Versie 1.0 3 E 0402a Handleiding wijzigingsformulier ... - Rdw

Handleiding wijzigingsformulier Herinneringsbrief rijbewijzen (3 E 402)
Inleiding
De RDW informeert de houders van een rijbewijs over het verlopen van het rijbewijs (of
categorieën). Om te zorgen dat de eerder aangeleverde gegevens recent blijven kunt u als
gemeente middels het wijzigingsformulier herinneringsbrief rijbewijzen de wijzigingen aan de
RDW doorgeven.
In deze handleiding staat informatie over het invullen van het wijzigingsformulier.
Uitleg.
Het wijzigingsformulier “Herinneringsbrief rijbewijzen” is digitaal beschikbaar en dient met
de computer ingevuld en verstuurd te worden. Hierdoor kunnen de wijzigingen gemakkelijk
één op één door de RDW worden overgenomen.
De gevraagde gegevens zijn nodig om de wijziging zo snel en correct mogelijk door te
kunnen voeren. Daarvoor dient u de wijzigingen wel vroegtijdig door te geven.
Let op! U kunt het formulier niet gebruiken voor het doorgeven van een gemeentelijke
herindeling. Een juiste wijzigingsprocedure hiervoor is nog niet gereed, tot die tijd kunt u
zich het beste wenden tot de Helpdesk Rijbewijzen telefoonnummer: 0900 235 97 39
optie 1 (10 cpm).
Invulinstructie.
U dient de gegevens in de grijze vlakken op het formulier in te vullen. Het formulier is
stapsgewijs opgedeeld en kan daarmee eenvoudig doorlopen worden.
Stap 1 Gegevens gemeente(locatie)
In deze stap geeft u de gegevens van de gemeente op, zodat de RDW weet bij welke gemeente
de wijziging moet worden door gevoerd. Er wordt verzocht de volgende gegevens op te
geven;
* Naam, code van de gemeente(locatie).
Hierdoor kan de RDW de gemeentelocatie identificeren en terug vinden in het systeem.
* Naam en telefoonnummer contactpersoon.
Met behulp van een contactpersoon zal informatie over de herinneringsbrief gelijk bij de
juiste persoon terecht komen en ontstaat er geen vertraging in de communicatie over de
tekstkeuzes.
* E-mailadres.
Het e-mailadres wordt voor de communicatie over de herinneringsbrief gebruikt, zoals het
verzoek voor akkoord van de tekstkeuze.
Stap 2 Geef aan welke wijzigingen u door wilt voeren. U kunt meerdere zaken wijzigen.
In de 2 e stap geeft u aan welke wijziging van toepassing is. Dat kunt u aangeven door op het
hokje voor de desbetreffende optie te klikken. Vervolgens gaat u verder met de daarbij
horende stap. U kunt meerdere wijzigingen aangeven.
Stap 3 Wijzigen tekstkeuze
* Tekstkeuze.
De tekstkeuze is de tekst met de gemeentespecifieke gegevens die in de herinneringsbrief
komt te staan om de rijbewijshouder gegevens van de dichtstbijzijnde gemeente(locatie) te
verstrekken.
Versie 1.0 3 E 0402a

Vult u altijd de volledige tekstkeuze in, ook al is er maar een kleine wijziging. Vergeet dan
niet om bij verzending aan te geven om welke wijzigingen het gaat.
Per jaar kunt U 2 keer een wijzigingen gratis door voeren. Voor elke wijziging die daarna
volgt zal een tarief in rekening worden gebracht. De hoogte van dit bedrag is voor 2007 nog
niet bekend.
Plaats in het aangegeven de tekst die u namens uw gemeente in de herinneringsbrief wilt
hebben staan. U kunt gebruik maken van de standaardzinnen die al in het kader zijn
weergegeven. Op de plaats van een sterretje (*) vult u de standaardzinnen aan met
gemeentespecifieke gegevens (sterretje weghalen). U kiest zelf welke standaardzinnen u
gebruikt en in welke volgorde. De zinnen die u niet gebruikt, dient u te verwijderen. Eigen
tekst voegt u toe op de plek van het # (# weghalen).
U mag niet meer tekst vermelden dan waarvoor in de herinneringsbrief ruimte is (de ruimte op
het formulier is gelimiteerd), zie ook ‘Voorwaarden tekstkeuze’.
Kiest u ervoor om in de herinneringsbrief geen tekst van uw gemeente te laten plaatsen, dan
vermeldt u ‘geen tekst’. De RDW zal dan standaard de volgende tekst in de brief vermelden:
De openingstijden kunnen per gemeente verschillen. Voor informatie over de locatie waar u uw rijbewijs kunt
aanvragen en de openingstijden kunt u contact opnemen met uw gemeente.
De kosten van het rijbewijs kunnen per gemeente verschillen. Voor informatie over de kosten van het rijbewijs
kunt u contact opnemen met uw gemeente. Bij het niet kunnen overleggen van het oude rijbewijs kunnen extra
kosten in rekening worden gebracht.
Voorwaarden tekstkeuze
Aan de tekstkeuze zijn voorwaarden gesteld. Dit in verband met onder andere de ruimte die
beschikbaar is voor de tekstkeuze in de herinneringsbrief en om ervoor te zorgen dat de
tekstkeuzes van de gemeenten zoveel mogelijk dezelfde gegevens bevatten. De tekstkeuze
mag maximaal 80 karakters per regel en maximaal 41 regels bevatten.
Mocht uw tekstkeuze te groot worden dan kunt u b.v. ook verwijzen naar een website waarop
de informatie is na te lezen en/of vermelding van een telefoonnummer. Het is ook mogelijk
een tekstkeuze per gemeentelocatie op te geven.
Daarnaast mag de tekst mag geen tabellen of tabs bevatten. Alleen platte tekst is te gebruiken.
Daarnaast moet er minimaal iets gezegd worden over de openingstijden en de kosten voor de
aanvraag van een rijbewijs. Wordt hieraan niet voldaan dan zal de RDW een standaard
tekstblok opnemen in de brief.
De RDW controleert de tekstkeuze op stijl, grammatica, spellingsfouten en inhoudelijke
onvolkomenheden. Mocht de tekstkeuze hieraan niet voldoen dan wordt u verzocht om een
nieuwe tekstkeuze aan te leveren of er wordt een aangepaste tekstkeuze voor akkoord
aangeboden.
Stap 4 Wijzigen postcodes
* Postcodes.
Door middel van de postcodes kan de RDW de tekstkeuze van de gemeente(locatie) plaatsen
in de brief voor de rijbewijshouders die tot de betreffende gemeente(locatie) behoren.
Versie 1.0 3 E 0402a

U heeft hier 2 mogelijkheden. In het 1 e blokje kunt u aangeven welke postcodes toegevoegd
moeten worden bij uw gemeente. In het 2 e blokje dient u de postcodes te vermelden die bij de
gemeente komen te vervallen. Hier vermeldt u de numerieke postcodes die bij de
gemeente(locatie) behoren, bijvoorbeeld 9640, 9641, 9642, 9643 etc. Wordt voor alle
gemeentelocaties van uw gemeente één tekstkeuze aangeleverd, dan alle postcodes van uw
gemeente vermelden.
Stap 5 Wijzigen adres / contact persoon.
Hier heeft u de mogelijkheid om een wijziging van de adresgegevens of contactpersoon voor
de herinneringsbrief door te geven.
Stap 6 Wijzigingsformulier opsturen
Nadat u het wijzigingsformulier ‘Gegevens gemeente(locatie) herinneringsbrief rijbewijzen’
heeft ingevuld, dient u het formulier per e-mail te versturen naar rijbewijsmailing@rdw.nl.
Ook kunt u hier desgewenst een ingangsdatum opgeven. Dat kan bijvoorbeeld zijn wanneer
de leges zijn gewijzigd en vanaf een bepaalde datum ingaan.
Procedure
Accorderen tekstkeuze
Tevens krijgt u een verzoek om de aangeleverde tekstkeuze te accorderen. Zolang er geen
akkoord is, wordt de tekstkeuze ook niet in de herinneringsbrief vermeld, tenzij de RDW
anders bepaalt. Een akkoord of eventuele aanpassingen moeten worden gestuurd naar
rijbewijsmailing@rdw.nl. Bij aanpassingen van de tekstkeuze wordt u wederom gevraagd de
tekstkeuze te accorderen.
De RDW behoudt het recht om een tekstkeuze door te voeren zonder dat de tekstkeuze is
geaccordeerd door de gemeente(locatie). Dit om te voorkomen dat de rijbewijshouder onjuiste
of onvolledige informatie krijgt.
Let op: een formulier dat onjuist of niet compleet is ingevuld, kan niet afgehandeld worden.
Een onjuist of incompleet ingevuld formulier wordt retour gestuurd met het verzoek om het
formulier te completeren of aan te passen.
Wijzigingen
Wijzigingen in de gegevens van de gemeente(locatie) (zoals adres, contactpersoon), de
postcodes of de tekstkeuze dienen ruim voor aanvang van de wijziging aangegeven te worden.
Houdt u er rekening mee dat vanaf januari 2007 de rijbewijshouder 13 weken voor het
verlopen van het rijbewijs geïnformeerd wordt.
U bent zelf verantwoordelijk de wijziging op tijd bij de RDW aan te leveren. De RDW zal na
ontvangst de wijzigingen binnen enkele werkdagen verwerken. Ook bij een wijziging van de
tekstkeuze wordt u per e-mail verzocht om de nieuwe tekstkeuze te accorderen.
Vragen
Voor vragen over voorgaande kunt u terecht bij de Helpdesk Rijbewijzen telefoonnummer:
0900 235 97 39 optie 1 (10 cpm).
Versie 1.0 3 E 0402a