Fuifgids - gemeente Jabbeke
Fuifgids - gemeente Jabbeke
Fuifgids - gemeente Jabbeke
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
RICHTLIJNEN, TIPS, BEPALINGEN, VERORDENINGEN, RE-<br />
GLEMENTERINGEN, WETMATIGHEDEN, ORGANISATIE-<br />
STRUCTUUR, INFRASTRUCTUUR, VRIJWILLIGERS, FINAN-<br />
CIËN, VERZEKERINGEN, STATUTEN, AANSPRAKELIJKHEID,<br />
LOCATIES, SABAM, BILLIJKE VERGOEDING, ALCOHOL EN<br />
MINDERJARIGEN, SECURITY EN VEILIGHEID, BRANDVEILIG<br />
DRAAIBOEK VOOR DE<br />
FUIVEN<br />
ORGANISATIE VAN<br />
RICHTLIJNEN, TIPS, BEPALINGEN, VERORDENINGEN, RE-<br />
GLEMENTERINGEN, WETMATIGHEDEN, ORGANISATIE-<br />
STRUCTUUR, INFRASTRUCTUUR, VRIJWILLIGERS, FINAN-<br />
CIËN, VERZEKERINGEN, STATUTEN, AANSPRAKELIJKHEID,<br />
LOCATIES, SABAM, BILLIJKE VERGOEDING, ALCOHOL EN<br />
MINDERJARIGEN, SECURITY EN VEILIGHEID, BRANDVEILIG
PRIVAAT OF OPENBAAR?<br />
Vooraleer de organisatie van een fuif aan te vatten, dient men na te denken over het publiek karakter van<br />
het evenement. Wordt er gekozen voor een fuif exclusief voor genodigden of voor een fuif waar (in principe)<br />
iedereen welkom is?<br />
Een openbare fuif is voor iedereen toegankelijk, eventueel tegen de betaling van een toegangsprijs of door<br />
de aanschaf van een lidkaart. Een privé-fuif laat enkel mensen toe die een persoonlijke uitnodiging hebben<br />
ontvangen en waarvan de organisator een namenlijst heeft. Het moet dus uitgesloten zijn dat iemand anders<br />
een uitnodiging kan vragen of kopen. Als je al dan niet toegangsgeld vraagt, doet weinig ter zake.<br />
Welke keuze je ook maakt, dit heeft heel wat praktische gevolgen. De meeste wettelijke bepalingen zijn<br />
immers niet van toepassing op een privé-fuif. Politiereglementen, sluitingsuren, de wet op de bewakingsondernemingen,...<br />
gelden hier niet. Weliswaar dien je als organisator van een privé-fuif wel steeds SABAM<br />
en de billijke vergoeding te betalen.<br />
Let wel! Artikel 561 van het strafwetboek (verstoring van de nachtrust) geldt wél voor privé-fuiven,<br />
net als artikel 3 van het KB van 24 februari 1977 betreffende de geluidsnormen als de fuif plaatsvindt<br />
in een niet-ingedeelde inrichting.<br />
WAT IS EEN GESCHIKTE LOCATIE?<br />
Bij de keuze van een geschikte locatie moeten steeds een aantal elementen worden afgewogen. Prioritair<br />
is de brandveiligheid. De locatie moet beschikken over een attest brandveiligheid van de brandweer. Dit<br />
document maakt onder meer duidelijk of de locatie geschikt is om er een activiteit te organiseren en hoeveel<br />
mensen je maximum mag toelaten. Het tweede aspect is de technische uitrusting. Sommige locaties<br />
beschikken over een vaste muziekinstallatie of ook over verlichting en een podium. Je kunt ook materialen<br />
ontlenen (zie verder) bij diverse instanties. Het derde aspect is het geluid. De normen hangen af van het feit<br />
of de activiteit plaatsvindt in een ‘ingedeelde’ of in een ‘niet-ingedeelde’ locatie (zie verder).<br />
FUIVEN IN EEN DAARTOE GESCHIKTE ZAAL<br />
Net zoals bij de keuze voor een daartoe geschikte zaal dient men inzake een aantal elementen een voorafgaande<br />
studie te verrichten:<br />
Is de zaal technisch voldoende uitgerust en/of kan de zaal aanvullend uitgerust worden?<br />
Is de zaal geschikt om te fuiven en hoeveel personen zijn er wettelijk toegelaten?<br />
Hoe zit het met de geluidshinder? Hoeveel decibels mogen er geproduceerd worden?<br />
Beschikt de zaal over een attest ‘hygiëne 1 ’ en ‘brandveiligheid’?<br />
Werd de billijke vergoeding reeds betaald door de uitbater?<br />
Voorziet een eventueel contract met de uitbater ‘afstand van verhaal’ in geval van brand?<br />
Indien een locatie voldoet om te fuiven hangt grotendeels af van het onderscheid dat in de wetgeving wordt<br />
gemaakt tussen een ingedeelde en een niet-ingedeelde inrichting.<br />
Een ingedeelde inrichting is een zaal met een milieuvergunning, een zaal die aan de VLAREM 2-normen<br />
voldoet. De VLAREM 1-indelingslijst vermeldt dat feestzalen en lokalen over een milieuvergunning moeten<br />
beschikken wanneer ze een dansgelegenheid omvatten en de totale oppervlakte van de voor het publiek toegankelijke<br />
lokalen 100m² of meer bedraagt. Als de fuif plaatsvindt in een zogenaamde ingedeelde inrichting<br />
dan zijn de voorwaarden om te fuiven vastgelegd in de milieuvergunning.<br />
In een niet-ingedeelde inrichting gaan er dansactiviteiten door die niet onder de VLAREM 1-indelingslijst<br />
1 Een attest hygiëne (formulier 240i, KB van 3 april 1953, BS 4 april 1953) is te verkrijgen bij de politie van de <strong>gemeente</strong> waar de<br />
inrichting gelegen is.
vallen en waarvoor dus geen milieuvergunning nodig is:<br />
In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen,<br />
maximaal twee maal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen.<br />
Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden worden<br />
georganiseerd.<br />
Met bijzondere gelegenheden wordt bedoeld dat er een<br />
bijzondere reden moet zijn om deze dansacti-viteit te organiseren<br />
(kermissen, carnavals, jaarfeesten, huwelijksfeesten,...).<br />
In een niet-ingedeelde inrichting mogen er maximaal twaalf<br />
danspartijen per jaar plaatsvinden, met een maximum<br />
van twee per maand. Hieronder vallen openluchtfuiven, de<br />
meeste fuiven in tenten, fuiven in zalen waar er slechts occassioneel<br />
wordt gedanst.<br />
Als je de mogelijkheid hebt, huur je het best een zaal die over<br />
een milieuvergunning beschikt, op voorwaarde dat 90dB(A)<br />
en liefst zelfs 95 dB(A) kan en mag worden gehaald. Of je de<br />
opgelegde geluidsnormen al dan niet overschrijdt hangt ook<br />
samen met de manier waarop de muziekinstallatie een plaats<br />
krijgt. Een zaal die beschikt over een vaste geluidsinstallatie is<br />
dus ideaal.<br />
Indien je de fuif toch organiseert op een locatie die niet over<br />
een milieuvergunning beschikt, kan je een aanvraag indienen bij<br />
het college van burgemeester en schepenen om niet onder de<br />
geluidsnormen van het KB van 24/02/1977 te vallen. In principe<br />
kan dit alleen als het om een bijzondere gelegenheid gaat.<br />
WAT IS HET BELANG VAN DE UITBATER?<br />
Als de uitbating gebeurt door een <strong>gemeente</strong>lijke of parochiale vzw of door een jeugdhuis dan is er geen<br />
handelskarakter aanwezig. Of fuiven in deze zalen mag iedereen zonder problemen binnen. Als je echter een<br />
zaal huurt van bijvoorbeeld een discotheek of de <strong>gemeente</strong>lijke/parochiale zaal die in concessie werd gegeven<br />
(en de uitbater in principe dus recht heeft op een winstmarge op de drank) dan is er wel duidelijk een handelskarakter<br />
aanwezig. Min-zestienjarigen mogen dan in principe niet binnen, tenzij ze begeleid worden door<br />
een volwassene.<br />
Niet enkel de huurprijs van de zaal is belang-rijk, ook wat er in<br />
deze huurprijs is inbegrepen. Is er een muziekinstallatie aanwezig?<br />
Heb je als organisator een percentage op de winst die er via het<br />
drankverbruik gemaakt wordt of gaat dit volledig naar de uitbater?<br />
Vraag ook na of de uitbater het ‘jaarforfait B’ voor de billijke vergoeding<br />
heeft. Is dit niet het geval, dan gaat de faktuur naar de organisator.<br />
Dit betekent zeker bij grotere fuiven een stuk minder winst!
FUIVEN IN OPENLUCHT OF IN EEN TENT<br />
Bij de organisatie van fuiven in openlucht of in een tent dienen er tevens een aantal specifi eke zaken beschouwd<br />
te worden waarmee rekening dient gehouden te worden:<br />
Aandachtspunten<br />
Een geschikt terrein vinden.<br />
Eventueel een eettent of -kraam, podiumelementen en zeker toiletcabines voorzien.<br />
Melding bij het college van burgemeester en schepenen om niet onder het KB van 24/02/1977 te<br />
vallen dat voorschrijft dat je de geluidsnorm van 90 dB(A) niet mag overschrijden.<br />
Tijdig de omwonenden zij het persoonlijk, zij het met een strooibriefje op de hoogte brengen.<br />
Nadelen<br />
Er zal meer geluidshinder zijn in de buurt dan bij een fuif in de zaal. De kans is dus groot dat de fuif<br />
vroeger moet beëindigd worden. Het college van burgemeester en schepenen zal misschien een uitzondering<br />
toestaan op de geluidsnormen, maar in ruil vragen de fuif op een redelijk uur af te sluiten.<br />
Als de fuif plaatsvindt in de omgeving van stiltebehoevende instellingen of zones (bejaardentehuizen,<br />
ziekenhuizen, natuurreservaten,...) kan het college van burgemeester en schepenen hier eventueel beperkende<br />
maatregelen opleggen of zelfs de activiteit verbieden.<br />
Bij fuiven op een perceel van een gedeelde inrichting (bijvoorbeeld een terrein dat bij een zaal hoort)<br />
kan de uitzondering worden geweigerd omdat de milieuvergunning van de zaal ook geldig is voor het<br />
perceel.<br />
Voordelen<br />
Bij een openlucht- of tentfuif kan je kiezen welke brouwer je onder de arm neemt, bij de afhuring van<br />
een zaal bestaan hier veelal contractuele verplichtingen.<br />
Je kan op een gunstige regeling rekenen wat de billijke vergoeding betreft.<br />
! Bij een openluchtfuif moet steeds de toestemming gevraagd worden aan de burgemeester om de fuif te<br />
mogen organiseren. Bij een fuif in een tent moet dat in principe niet, maar is het toch raadzaam goed na<br />
te denken over de locatie en de eventueel te verwachten geluidshinder.<br />
Er wordt ook hier geadviseerd toestemming te vragen aan het college van burgemeester en schepenen,<br />
teneinde een vroegtijdige opschorting van de activiteit te vermijden.<br />
Een openluchtfuif is nooit gebonden aan de VLAREM-wetgeving. Ook voor een eenmalige tentfuif is er in<br />
principe geen milieuvergunning nodig. Volgens de VLAREM 1-indelingslijst mag de tent echter maximaal<br />
twee maal per jaar op datzelfde perceel of dezelfde percelen worden geplaatst, gedurende maximaal drie<br />
opeenvolgende dagen. Als de tentfuif de derde is op dat perceel gedurende dat jaar, is er in principe dus wel<br />
een milieuvergunning nodig. In de praktijk is dit quasi onmogelijk omdat er bij de aanvraag van een milieuvergunning<br />
voorafgaandelijk een akoestisch onderzoek moet gebeuren.
IS HET STATUUT VAN DE ORGANISATOR BELANGRIJK?<br />
Het is niet altijd nodig om voor de organisatie een rechtspersoon op te richten. Je kan ook samenwerken<br />
zonder juridische structuur, in welk geval men spreekt van een feitelijke vereniging. Onthoud wel dat leden<br />
van een feitelijke vereniging zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging en persoonlijk<br />
kunnen aangesproken worden bij bijvoorbeeld schulden.<br />
! Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid en kan bijgevolg als vereniging geen contracten<br />
aangaan. Deze zullen dus telkenmale op persoonlijke naam dienen te worden afgesloten.<br />
Om zeer uiteenlopende redenen kan het echter wel aangewezen zijn een rechtspersoon op te richten, waarbij<br />
vooral de keuze ‘winst als hoofddoel’ of ‘winst is niet het hoofddoel’ centraal staan.<br />
Heb je met je fuif de bedoeling om de winst voor jezelf te houden, of onder de mensen met wie je<br />
samen een fuif organiseert te verdelen, dan wordt de samenwerking juridisch gezien als een vennootschap<br />
beschouwd. Het oprichten van een vzw wordt niet toegelaten wanneer je handelsdaden uit<br />
zuiver winstbejag worden beoefend.<br />
Wanneer twee of meer personen het idee ontwikkelen om gezamenlijk een bepaald doel te verwezenlijken<br />
en overeenkomen om regelmatig een aantal initiatieven te nemen, is er sprake van een feitelijke<br />
vereniging. Je streeft met je initiatieven geen commercieel of industrieel, maar een sociaal, wetenschappelijk<br />
of cultureel doel na, waarbij het maken van winst niet het hoofddoel is. De winsten<br />
die de activiteiten opleveren moeten geheel besteed worden aan de realisatie van het doel. Je mag<br />
dus wel daden stellen die inkomsten teweegbrengen.<br />
Heb je geen juridische structuur en ben je dus eigenlijk een feitelijke vereniging, dan kan je overwegen om<br />
een vzw op te richten.<br />
VZW FEITELIJKE VERENIGING<br />
De vzw kan in eigen naam en voor eigen rekening<br />
eigendom verwerven, contracten afsluiten, leningen<br />
aangaan,... Inkomsten verwerven kan eveneens onder<br />
die voorwaarde dat ze geïnvesteerd worden in de<br />
werking.<br />
De leden van de vereniging zijn op dat moment<br />
niet persoonlijk gebonden. Bijgevolg kunnen zij niet<br />
persoonlijk worden aansprakelijk gesteld. Dit uiteraard<br />
op de voorwaarde dat er geen fraude wordt<br />
gepleegd en de vereniging geleid wordt volgens het<br />
principe van de ‘goede huisvader’.<br />
Als er schuldeisers zijn, kunnen de leden van de<br />
vereniging niet persoonlijk aansprakelijk worden<br />
gesteld of op hun privé-vermogen worden aangesproken.<br />
Het vermogen en de bezittingen van een<br />
vereniging met rechtspersoonlijkheid zijn volledig<br />
eigendom van de vereniging en duidelijk onderscheiden<br />
van het vermogen en de bezittingen van de effectieve<br />
leden.<br />
Een feitelijke vereniging heeft geen enkele juridische<br />
grond, ze kan geen verbintenissen aangaan, geen eigendommen<br />
bezitten of schenkingen aanvaarden.<br />
De leden verbinden zich persoonlijk tot de ‘verplichtingen’<br />
van de vereniging. Als namens de vereniging<br />
een contract wordt afgesloten, bijvoorbeeld voor de<br />
huur van de fuifzaal, dan geldt degene die ondertekent<br />
als contractant, hij/zij is persoonlijk aansprakelijk.<br />
Leden kunnen persoonlijk worden aangesproken op<br />
hun eigen vermogen als er schuldeisers zijn.<br />
! Loop je een redelijk groot fi nancieel risico, dan richt je het best een vzw op. Ook als je op het vlak van verantwoordelijkheid<br />
grote risico’s loopt. Het oprichten van een vzw vereist echter een aantal formaliteiten<br />
en brengen een aantal kosten met zich mee. Daarom is het nuttig dat je de kosten en inspanningen afweegt<br />
tegen de baten vóór je een beslissing neemt.
CONTRACTEN ALS NOODZAAK EN BESCHERMING<br />
De afspraken die je met de verschillende partijen maakt voor de organisatie van je fuif, zet je best ook op<br />
papier, om later eventuele betwistingen te voorkomen.<br />
CONTRACTEN TEKENEN<br />
Laat nooit een minderjarige een contract tekenen, burgerrechtelijk is een minderjarige immers niet<br />
handelingsbekwaam.<br />
Bekijk alles grondig voor je een contract afsluit. Je laat best een opschortende voorwaarde opnemen<br />
in het contract. Laat het contract ook steeds door derden nazien.<br />
Voor vele organisaties betekent een ‘grote fuif’ organiseren een omzet realiseren die een veelvoud is<br />
van hun normale jaarlijkse budget. Als het gaat over een feitelijke vereniging en het loopt financieel<br />
slecht af, dan heb je een probleem. Het zijn immers de individuele leden die zich persoonlijk verbinden<br />
tot de verplichtingen van hun vereniging.<br />
Contract met de zaaluitbater<br />
Bij een ingedeelde zaal zal het contract meestal de voorwaarden en beperkingen vermelden die door<br />
de milieuvergunning zijn opgelegd. Het gebruik van een geluidsbegrenzer wordt vaak verplicht. In sommige<br />
zalen is ook het gebruik van de vaste muziekinstallatie verplicht. De zaaluitbater is verantwoordelijk voor het<br />
respecteren van de geluidsnormen. Houd je je als organisator niet aan de opgelegde geluidsnormen en de<br />
uitbater wordt beboet, kan de uitbater via de burgerlijke rechtbank het geleden financiële verlies verhalen op<br />
de organisator.<br />
Bij een niet-ingedeelde inrichting kan de zaaluitbater er in het contract op wijzen dat jij als organisator<br />
verantwoordelijk bij de overschrijding van de geluidsnormen. Meestal zal ook melding gemaakt worden van<br />
het maximum aantal toegelaten personen, dat bepaald is in het brandveiligheidsattest.<br />
Afspraken over brandveiligheid, technische uitrusting en geluidsnormen zijn vaak in het contract vermeld,<br />
maar ook andere factoren zijn belangrijk:<br />
Welke lokalen zijn in de huurprijs inbegrepen?<br />
Mag je ramen en deuren openen? Dit is belangrijk voor geluidshinder en luchtregeling.<br />
Hoeveel betaal je voor verlichting, verwarming, telefoon, schoonmaak,...?<br />
Stelt de verhuurder personeel ter beschikking?<br />
Is er een speciale regeling voor SABAM en/of billijke vergoeding?<br />
Hoe wordt het voorschot geregeld?<br />
Hoe kan je het contact annuleren?<br />
Hoeveel bedraagt de waarborgsom?<br />
Moet je als huurder bepaalde verzekeringen afsluiten?<br />
Mag je de infrastructuur onderverhuren?<br />
Is een vestiaire verplicht, zo ja, wie baat deze uit?<br />
Moet je een verantwoordelijke voor de toiletten voorzien?<br />
Hoe stel je eventuele schade vast?<br />
Wat met het opruimen van de zaal?<br />
Indien je als organisator een vestiaire inricht, dan ben je verantwoordelijk voor diefstal of schade. Bordjes<br />
met de vermelding ‘niet verantwoordelijk voor diefstal’ hebben geen enkele zin. Enkel wanneer de vestiaire<br />
volledig onbewaakt en gratis is, ben je niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging.
VERZEKERINGEN ALS MUST EN ZEKERHEID<br />
Ook al neem je als organisator alle mogelijke en nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Om je<br />
in te dekken tegen de verschillende risico’s die aan het geven van een fuif verbonden zijn, kan je vooraf een<br />
aantal verzekeringen afsluiten. Als je een fout maakt, waardoor schade ontstaat, kan je immers burgerrechtelijk<br />
aansprakelijk worden gesteld. Door middel van het afsluiten van een verzekering, kan men in veel gevallen<br />
rekenen op een bescherming. Verzekeringen zijn niet enkel een zaak voor de organisator, ook de zaaluitbater<br />
heeft bepaalde verplichtingen.<br />
BRANDVERZEKERING (ART. 1732 BW)<br />
Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. In<br />
het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien<br />
van de inrichters. Deze clausule voorziet dat indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of<br />
delen ervan verhuurd worden, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. In feite zou ook de<br />
verzekeringsmaatschappij in haar contract met de zaaluitbater afstand moeten doen van verhaal bij verhuur.<br />
Indien er geen afstand van verhaal voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte<br />
brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel.<br />
! De voorwerpen die je zelf in het gebouw/zaal opstelt, vallen niet onder de vaste inboedel en bijgevolg ook<br />
niet onder de ‘afstand van verhaal’. Deze voorwerpen moet je, indien je dit nodig acht, afzonderlijk verzekeren.<br />
De brandverzekering dekt enkel schade veroorzaakt door een aantal welomschreven gebeurtenissen.<br />
Schade te wijten aan andere redenen wordt niet door een dergelijke polis gedekt en dient eventueel nog<br />
apart verzekerd te worden via een polis ‘contractuele aansprakelijkheid’.<br />
OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID BRAND EN ONTPLOFFING<br />
FUIVEN IN TENTEN<br />
Door de wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing<br />
(BS 20 september 1979) en betreffende de verplichte burgerrechtelijke<br />
aansprakelijkheid in dergelijke gevallen (KB 28 februari 1991, BS 13 april 1991)<br />
moet het merendeel van de voor publiek toegankelijke inrichtingen verplicht<br />
verzekerd te zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade ten gevolge van brand<br />
en ontploffing. De exploitant is verplicht om deze verzekering te nemen; dit kan<br />
dus de eigenaar zijn, maar tevens de huurder of de gebruiker.<br />
Uit antwoorden op parlementaire vragen blijkt dat infrastructuur die slechts zeer<br />
occassioneel gebruikt wordt, niet geviseerd wordt door deze reglementering.<br />
Klassieke tenten worden van deze verzekering uitgesloten op grond van art. 3<br />
M, punt III, 16° van de ministeriële omzendbrief van 3 maart 1992.<br />
Klassieke tenten worden van deze verzekering uitgesloten op grond van art. 3 M, punt III, 16° van de<br />
ministeriële omzendbrief van 3 maart 1992. Wanneer de tent echter als permanente of regelmatig<br />
terugkerende openbare dansgelegenheid wordt gebruikt, moet de verzekering wel worden afgesloten.<br />
FUIVEN IN OPENLUCHT<br />
De ministeriële omzendbrief van 3 maart 1992 preciseert dat openluchtbals ook onder deze wetgeving vallen.<br />
Fuiven in open lucht zijn te beschouwen als openluchtbals. In dit geval is de organisator verplicht om deze<br />
verzekering af te sluiten.
FUIVEN IN EEN LOODS (WAAR OCCASSIONEEL WORDT GEFUIFD)<br />
Wanneer het gaat om een loods die niet gewoon toegankelijk is voor het publiek omdat er slechts uitzonderlijk<br />
een fuif in plaatsvindt, valt niet onder het toepassingsgebied van de wet. Volgens de omzendbrief veronderstelt<br />
het derde criterium (gewoon toegankelijk voor het publiek) namelijk een regelmatig terugkomende<br />
omstandigheid, ook al wordt het publiek er slechts onder bepaalde voorwaarden toegelaten.<br />
TAAK VAN DE BURGEMEESTER<br />
De burgemeester moet controleren of de verzekeringsplichtige instellingen wel degelijk een verzekering<br />
hebben afgesloten. Wanneer dit laatste niet het geval is, mag de inrichting niet voor het publiek worden<br />
opengesteld.<br />
!<br />
Indien een verzekering niet verplicht is, zal de burgerlijke aansprakelijkheidspolis dekking bieden. In dit geval<br />
zijn de klassieke aansprakelijkheidsregels van toepassing. Wie schade veroorzaakt door een fout zal deze<br />
schade moeten vergoeden als er een oorzakelijk verband is tussen de schade en de fout.<br />
VERZEKERING BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID<br />
De gewone verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt een aantal dingen niet die je in verenigingsverband<br />
doet. Je doet er goed aan een verzekeringspolis burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten voor de schade die<br />
door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van de vrijwilligers werd toegebracht<br />
aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale<br />
polis van de betrokkene. Wat de bijkomende verzekering betreft, heb je twee mogelijkheden:<br />
Je sluit een dagverzekering af, bovenop de bestaande verenigingspolis.<br />
Als je regelmatig evenementen op poten zet, sluit je best een BA exploitatie op jaarbasis af.<br />
De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt materiële schade aan derden en lichamelijke schade (de<br />
terugbetaling van medische kosten tot een invaliditeitsuitkering), zolang er geen sprake is van eigen schuld,<br />
een actieve daad of nalatigheid.<br />
VERZEKERING CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID<br />
Als je een zaal huurt, dan wordt er verwacht dat je het gehuurde goed achterlaat in de staat waarin het<br />
zich bevond. Als er schade is, dan wordt volgens het Burgerlijk Wetboek de term ‘de huurder vermoed<br />
aansprakelijk te zijn’ gehanteerd. Tenzij het tegendeel kan bewezen worden en het bijvoorbeeld gaat om een<br />
geval van overmacht, een niet-oordeelkundige bouwconstructie of het overslaan van vuur van<br />
een naburig goed.<br />
VERZEKERING ‘ALLE RISICO’S’<br />
Met deze verzekering kan je voorwerpen, naast de risico’s van een brandverzekering, ook laten verzekeren<br />
tegen de risico’s als vandalisma en diefstal. Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan<br />
je op deze manier verzekeren. Een verzekering ‘alle risisco’s’ is echter geen ontlasting van mogelijke schuld.<br />
Je moet er dus steeds voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet en dat het risico dat er iets fout loopt,<br />
zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad<br />
of nalatigheid.<br />
ONGEVALLENVERZEKERING<br />
Bij de organisatie van een fuif of een groot evenmenent komen de risico’s op ongevallen om het hoekje<br />
loeren. Zeker bij de op- en afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Je kan overwegen om hiervoor een ongevallenverzekering<br />
af te sluiten.
WERKEN MET VRIJWILLIGERS<br />
Sinds 1 januari 2007 is de nieuwe Vrijwilligersweg (wet van 3 juli 2005) volledig van kracht. Vanaf die datum<br />
regelt één wet alle belangrijke aspecten van het vrijwilligerswerk. De Vrijwilligerswet bundelt de vroegere<br />
regelgeving maar voert ook belangrijke juridische nieuwigheden in, bijvoorbeeld rond het verzekeren.<br />
WAT IS VRIJWILLIGERSWERK?<br />
Volgens de wetgeving is vrijwilligerswerk elke activiteit die onbezoldigd en vrijwillig wordt verricht ten behoeve<br />
van één of meerdere anderen personen, een groep, een organisatie of ruimere samenleving, en die<br />
ingericht wordt door een organisatie. Uitgesloten van het vrijwilligerswerk is het werk in familieverband of in<br />
het kader van een tewerkstelling.<br />
WIE MAG VRIJWILLIGERSWERK DOEN?<br />
In principe mag iedereen vanaf vijftien jaar vrijwilligerswerk doen. Voor sommige categorieën personen<br />
gelden er echter speciale regels:<br />
Een uitkeringsgerechtigde werkloze kan met behoud van zijn/haar uitkeringen vrijwilligerswerk uitoefenen,<br />
op voorwaarde dat hij/zij dit vooraf en schriftelijk aangeeft bij de RVA.<br />
Bruggepensioneerden kunnen onder dezelfde voorwaarden vrijwilliger zijn als werklozen.<br />
Arbeidsongeschikten of invaliden hebben toestemming nodig van de bevoegde adviserend geneesheer.<br />
Een gewoon doktersbriefje volstaat niet.<br />
Enkel vreemdelingen van binnen de Europese Unie (‘gelijkgestelde’ vreemdelingen) mogen vrijwilligerswerk<br />
verrichten. Het bezitten van een arbeidskaart A, B of C volstaat dus niet.<br />
Leefl oongerechtigden moeten hun dossierbeheerder op de hoogte brengen.<br />
DE INFORMATIEPLICHT<br />
De eerste versie van de Vrijwilligerswet voerde een veelbesproken ‘organisatienota’ Dat document, dat organisaties<br />
verplicht aan hun vrijwilligers moet bezorgen, had als doel de vrijwilligers te informeren over<br />
bepaalde belangrijke aspecten van hun vrijwilligerswerk. Niettegenstaande het feit dat de ‘organisatienota’<br />
terug werd afgeschaft, blijft de verplichting om de vrijwilligers correct en uitvoerig in te lichten over de inhoud<br />
en de mogelijke gevolgen van hun vrijwilligerswerk. De organisatie kiest zelf vrij hoe ze deze informatie<br />
aan de vrijwilligers meedeelt, doch moet kunnen bewijzen dat de vrijwilliger deze informatie heeft ontvangen.<br />
DE DISCRETIEPLICHT<br />
Vrijwilligers zijn altijd gebonden aan de ‘discretieplicht’. Dit houdt in dat de vrijwilligers de deontologie van de<br />
organisatie moeten respecteren. En dat zij ervoor zorgen geen emotionele, lichamelijke of materiële schade<br />
te berokkenen aan de personen met wij zij als vrijwilliger in contact komen. Overtredingen van de discretieplicht<br />
zijn zelfs strafbaar volgens art. 458 van het Strafwetboek.<br />
VERGOEDING VOOR HET VRIJWILLIGERSWERK<br />
Een essentieel kenmerk van vrijwilligerswerk is dat het onbezoldigd is. Als vrijwilliger mag je nooit voor je<br />
prestaties worden vergoed. Een vrijwilliger mag wel een onkostenvergoeding ontvangen. Die dient niet om de<br />
geleverde prestaties te vergoeden, maar wel om te vermijden dat je als vrijwilliger naast tijd en energie ook<br />
nog geld in het engagement moet steken.<br />
Er bestaan twee soorten, namelijk de forfaitaire onkostenvergoeding (een vast bedrag) en de reële<br />
onkostenvergoeding (een bedrag gelijk aan de werkelijke kosten).
EEN FORFAITAIRE ONKOSTENVERGOEDING<br />
Bij een forfaitaire onkostenvergoeding hoef je de kosten niet te bewijzen. Al je kosten, behalve de reële vervoerskosten<br />
(maximaal 2000 kilometer per jaar en per vrijwilliger en het totaal uitgekeerde bedrag is maximaal<br />
633.80 euro), wordt geacht door deze vergoeding te zijn gedekt. Noch de organisatie, noch de vrijwilliger<br />
moet het bedrag aangeven aan de fiscus.<br />
Om misbruiken te voorkomen, is er een wettelijk vastgelegd plafond. Als vrijwilliger mag je maximaal 30.22<br />
euro per dag en 1208.72 euro per jaar ontvangen. Deze bedragen worden regelmatig geïndexeerd. Je vindt<br />
altijd de juiste bedragen op www.vrijwilligerswerk.be.<br />
!<br />
Ontvang je meer, dan kun je de belastingen over de vloer krijgen. Het is ook de plicht van de vrijwilligers<br />
om er zelf op toe te zien dat dit bedrag niet overschreden wordt.<br />
EEN REËLE ONKOSTENVERGOEDING<br />
Het systeem van reële onkostenvergoeding kent geen plafond. Alle werkelijk gemaakte kosten worden vergoed.<br />
Maar daartegenover staat dat je iedere kost moet kunnen bewijzen. Ook deze kosten moet je niet<br />
aangeven aan de fiscus. In dit systeem kan ook een kilometervergoeding worden uitbetaald (0.3169 euro<br />
per kilometer). Ook dit bedrag wordt regelmatig geïndexeerd. Je vindt altijd de juiste bedragen op www.<br />
vrijwilligerswerk.be.<br />
!<br />
De vrijwilligersorganisatie houdt het best een vrijwilligersregister bij. Daarin kan zij de data van de uitbetaalde<br />
kostenvergoeding en de hoogte van het bedrag koppelen aan de namen van de vrijwilligers. De<br />
uitgaven aan kostenvergoedingen moeten ook terug te vinden zijn in de boekhouding van de organisaties met<br />
rechtspersoonlijkheid.<br />
VRIJWILLIGERS EN VERZEKERINGEN<br />
Vrijwilligerswerk is niet zonder (financiële) risico’s. Er zijn verschillende soorten risico’s waarbij de vrijwilliger<br />
tijdens de uitvoering van zijn/haar activiteit zelf schade kan lijden of hij/zij schade kan veroorzaken waarvoor<br />
hij/zij verantwoordelijk wordt gesteld.<br />
De Vrijwilligerswet heeft belangrijke vernieuwingen ingevoerd inzake de aansprakelijkheid van de vrijwilliger.<br />
De vrijwilliger is enkel nog aansprakelijk in geval van een zware fout, het plegen van bedrog of het constant<br />
maken van dezelfde fout. De organisatie moet hiervoor verplicht een polis burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten.<br />
Feitelijke verenigingen zijn niet verplicht om een dergelijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten,<br />
maar hier geldt wel dat de vrijwilligers nog persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor fouten<br />
tijdens de uitoefening van hun taak. Niet wettelijk verplicht, maar in feite ook onmisbaar, is een verzekering<br />
lichamelijke ongevallen. Het is ook aan te raden bij alle verzekeringen een extra luik rechtsbijstand te voorzien<br />
voor het geval een juridische procedure wordt gestart.<br />
Vanaf 1 juli 2007 kunnen vrijwilligersorganisaties aankloppen bij de Provinciale Steunpunten Vrijwilligerswerk<br />
om te genieten van een gratis verzekering voor het vrijwilligerswerk. Deze gratis verzekering wordt zowel<br />
aan rechtspersonen als aan (alle) feitelijke verenigingen aangeboden. Alleen openbare besturen zoals de <strong>gemeente</strong><br />
komen hiervoor niet in aanmerking. Positief is ook dat deze provinciale polissen zowel de vrijwilligersactiviteit<br />
zelf als de weg van en naar de activiteit omvatten.<br />
Meer informatie kan bekomen worden bij het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk, Koning Leopold IIIlaan<br />
41 te 8200 Brugge (050/40 34 87 - vrijwilligerswerk@west-vlaanderen.be - www.west-vlaanderen.be/<br />
vrijwilligerswerk).
LOGISTIEKE EN MATERIËLE ONDERSTEUNING<br />
HET ONTLENEN VAN MATERIAAL<br />
De organisatie van een evenement vergt vaak een pak specifiek materiaal. Gelukkig hoef je niet alles aan te<br />
kopen. Er is immers naast de <strong>gemeente</strong>lijke uitleendienst tevens de mogelijkheid om de provinciale of andere<br />
uitleendiensten in de buurt te benutten, vaak tegen interessante voorwaarden.<br />
De <strong>gemeente</strong>lijke uitleendienst heeft zowat alles wat een organisator nodig kan hebben (audiovisueel materiaal,<br />
podiummateriaal, tafels, stoelen, veiligheidsmateriaal, dranghekken,...). Een volledige lijst met het bijhorende<br />
<strong>gemeente</strong>lijke reglement kunt u vinden op www.jabbeke.be.<br />
NUTSVOORZIENINGEN<br />
Water, elektriciteit, verwarming,... zonder nutsvoorzieningen kan je geen evenement organiseren. Ze zorgen<br />
voor meer comfort, zowel voor de organisator als de deelnemers. In een vaste locatie zijn de nutsvoorzieningen<br />
meestal voorhanden. In sommige opstelligen dient men echter alternatieven te zoeken.<br />
ELEKTRICITEIT<br />
Al bij het kleinste evenement heb je elektriciteit nodig. In een zaal is er vrijwel altijd elektriciteit. Controleer<br />
echter of de capaciteit volstaat. Voor evenementen in open lucht kun je soms op een bereidwillige buur<br />
rekenen. Bij grotere activiteiten kijk je beter uit naar aansluitkasten of stroomgeneratoren.<br />
AANSLUITKASTEN<br />
Een aansluitkast geeft een tijdelijke aansluiting op het elektriciteitsnet. Tot de liberalisering van de elektriciteitsmarkt<br />
stond de distributienetbeheerder daar zelf voor in. De meeste <strong>gemeente</strong>n hebben deze taak<br />
overgenomen.<br />
STROOMGENERATOREN<br />
Met stroomgeneratoren kun je zelf stroom opwekken. Misschien heb je een aannemer in je vriendenkring?<br />
Anders zul je waarschijnlijk beroep moeten doen op een commerciële verhuurfirma.<br />
WATER<br />
Voor kleine hoeveelheden volstaan enkele jerrycans of een behulpzame buur. Voor grotere evenementen<br />
kun je een tijdelijke aansluiting op het waternet nemen. Ook als organisator kun je, tegen vergoeding, de<br />
hydranten gebruiken die de brandweer in geval van nood gebruikt. Dan dient er een waterteller te worden<br />
geplaatst en een goedkeuring van de <strong>gemeente</strong> is vereist.<br />
VERWARMING<br />
Winterse en avondlijke activiteiten vergen vaak verwarming. Er zijn verschillende soorten toestellen te huur.<br />
Let er wel op dat de toestellen veilig staan, buiten het bereik van deelnemers en kinderen en uit de wind. Vermijd<br />
gevaar voor brand, ontploffing of koolmonoxide. Soms kan het gebruik van gasflessen door de <strong>gemeente</strong><br />
verboden worden.<br />
TOILETTEN<br />
Niemand verblijft graag in de geur van een openluchturinoir. Voorzie dus indien nodig toiletwagens of plaspalen.<br />
Je plaatst ze best net buiten het actieve deel van je terrein. Vorzien een duidelijke scheiding M/V.
PROMOTIE EN GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING<br />
De <strong>gemeente</strong> <strong>Jabbeke</strong> ondersteunt organisatoren op diverse kosteloze manier in promotionele ondersteuning.<br />
Zo is er de mogelijkheid tot het aanvragen van een melding in de activiteitenkalender (via het daartoe<br />
bestemde aanvraagformulier), de <strong>gemeente</strong>lijke website, de <strong>gemeente</strong>lijke aanplakpalen en de <strong>gemeente</strong>lijke<br />
banners (via het daartoe bestemde aanvraagformulier). Meer informatie hieromtrent kunt u vinden op www.<br />
jabbeke.be.<br />
Een prachtig concept uitdenken is één ding, maar een evenement is pas geslaagd als je ook het juiste publiek<br />
bereikt en voldoende deelnemers lokt. En dat is vaak een kwestie van communicatie. Hoe promoot je activiteiten<br />
bij het juiste publiek? Hoe krijgt jouw evenement aandacht in de media? Hoe begeleid je het publiek<br />
tijdens het evenement? Dit alles kun je bundelen in een communicatieplan.<br />
EEN COMMUNICATIEPLAN IN NEGEN STAPPEN<br />
Stap 1: Wat wil je bereiken binnen welke termijn?<br />
Een doel omschrijft de gewenste situatie: wat wil je met je communicatie bereiken? Wil je bijvoorbeeld veel<br />
publiek op je evenement of dient het evenement in eerste instantie om het imago van de organisatie te versterken?<br />
Stap II: Wie wil je bereiken?<br />
Het publiek dus. Het antwoord op deze vraag ligt grotendeels vervat in het evenement dat je opzet. Doelgroepen<br />
bepalen betekent duidelijk kiezen tot wie je je zult richten. Een jongerenpubliek vraagt een andere<br />
benadering bijvoorbeeld dan senioren.<br />
Stap III: Welke boodschap wil je overbrengen?<br />
Je boodschap moet duidelijk te onderscheiden zijn van andere boodschappen. Originaliteit is al een goed<br />
begin. Herkenbaarheid, zichtbaarheid, geloofwaardigheid en degelijkheid zijn meer dan trefwoorden. De verwachtingen<br />
die je schept, moet je kunnen waarmaken.<br />
Stap IV: Welke media en middelen ga je inzetten?<br />
Welke kanalen maken je boodschap het meest effectief? Timing, frekwentie en bereik zijn criteria die je helpen<br />
kiezen. Vaak biedt een mix van communicatiemiddelen de beste resultaten.<br />
Stap V: Wanneer ga je wat bekendmaken?<br />
Voor het plannen van je communicatie, gebruik je best een ‘retroplanning’. Je start op het moment waarop de<br />
promotie je publiek moet bereiken en vanaf dat moment keer je terug in de tijd. Zo bereken je hoeveel tijd<br />
je nodig hebt om de boodschap vorm te geven, te versturen,...<br />
Stap VI: Wie is verantwoordelijk voor wat?<br />
Stap VII: Hoeveel kan ik investeren in communicatie?<br />
Stap VIII: Wat is het resultaat/effect van onze communicatie?<br />
Stap IX: Is ons doel bereikt?
COMMUNICATIEMIDDELEN<br />
AFFICHES EN FLYERS<br />
Affiches zijn vaak letterlijk het uithangbord van jouw evenement en bevatten de belangrijkste basisinformatie.<br />
Belangrijk is dat ze vlot de aandacht trekken. Zoek daarom naar een herkenbare afbeelding, een ‘catchy’<br />
slogan of een origineel idee. Verspreid affiches ook op de juiste plaatsen. Flyers zijn vaak een verkleinde versie<br />
van de affiche en worden direct en persoonlijk gegeven aan de beoogde doelgroep. Dit bezorgt de organisatie<br />
een gezicht.<br />
Affiches en flyers moeten de verantwoordelijke uitgever vermelden, met het domicilieadres van de organisator.<br />
De verantwoordelijke uitgever moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Sinds mei 2003 is<br />
er een nieuwe regeling voor de ‘belasting voor aanplakking’ of de zogenaamde zegeltaks.<br />
Affiches die kleiner of gelijk zijn aan 15 dm² (± A3-formaat) zijn vrijgesteld, van 15 dm² tot 1 m² is er een taks<br />
van 0.10 euro per affiche en affiches die groter zijn dan 1 m² is er een taks van 0.50 euro per affiche.<br />
! Omwille van veiligheidsredenen mogen er geen verkeerstekens afgebeeld staan op je affiches en moeten<br />
fluorescerende affiches minstens 75 meter van verkeersborden vandaan blijven.<br />
FOLDERS OF BROCHURES<br />
Folders en brochures hebben het voordeel dat je er meer informatie in kwijt kan dan op een affiche of flyer.<br />
Het nadeel is dat ze vaak geraadpleegd worden door personen die reeds geïnteresseerd zijn. Je boort er<br />
weinig nieuw publiek mee aan.<br />
EIGEN WEBSITE/SOCIALE NETWERKSITES<br />
Een niet meer weg te denken digitaal medium is de website. In tegenstelling tot elektronische nieuwsbrieven<br />
en e-zines zijn websites ‘pull-media’. Het publiek moet zelf het initiatief nemen om naar je website te surfen.<br />
Je moet dus via een ander medium je publiek naar de webstek leiden. Het is dus veeleer een ondersteunend<br />
medium dat zelf promotie nodig heeft! Een combinatie met ‘push-media’ is een courante<br />
praktijk.<br />
Beschik je niet over een eigen website dan kun je steeds (aanvullend) gebruik maken van de sociale netwerksites<br />
en activiteitendatabanken zoals die legio op het internet te vinden zijn. Het gebruik hiervan neemt zowel<br />
passief als actief toe. Ze bestaan in alle vormen en maten en vormen een digitale ontmoetingsplaats. Een ideale<br />
manier dus om je evenement te promoten en bovendien kosteloos. Nodig je vrienden uit, waarop zij op hun<br />
beurt het bericht verspreiden naar hun vrienden. Plaats ook zeker een link naar je website en hou de pagina<br />
up-to-date. Ook blogs, photo-sharing sites en filmcommunities kunnen een handig communicatiemiddel zijn.<br />
PERS EN MEDIA<br />
Het inschakelen van pers en media kan extra promotie opleveren voor jouw evenenment. Media-aandacht<br />
krijgen is echter niet zo eenvoudig en vergt een grondige voorbereiding.<br />
Idealiter duid je één persoon aan van de orgranisatie om de contacten met de pers te verzorgen. Deze<br />
woordvoerder is een geloofwaardige en vlot bereikbare ‘go-between’. Hij of zij wordt het gezicht van de<br />
organisatie.<br />
Er zijn uiteraard nog tal van andere mogelijkheden om je product aan de man te brengen. Uitnodigingen,<br />
kaartjes, sponsor- en persdossiers, etiketten, naamkaartjes, wegwijzers, gadgets,... Vergeet vooral niet het belang<br />
van de kosteloze mond-aan-mondreclame.
VEILIGHEID ALS PRIORITEIT<br />
Het bijeenbrengen van publiek houdt altijd bepaalde veiligheidsrisico’s in. Het is dan ook meer dan een morele<br />
plicht van de organisator om te waken over de veiligheid van de deelnemers en de medewerkers aan een<br />
evenement. Voor grote en risicovolle evenementen is een veiligheidsbeleid nodig dat in sommige gevallen wettelijk<br />
gereglementeerd is.<br />
RISICOANALYSE<br />
Voor kleinschalige lijkt het een groot woord, maar het is altijd nuttig om een risicoanalyse te maken. Een<br />
goede risicoanalyse is de basis voor het verdere veiligheidsbeleid. Als hulpstuk dien je bij de aanvraag van de<br />
organisatie aan de <strong>gemeente</strong> een evenementenfiche in te vullen, die grotendele deze risicoanalyse belichaamt.<br />
COÖRDINATIEVERGADERINGEN EN OVERLEG<br />
Uit de risicoanalyse kan blijken dat er overleg nodig is met andere diensten zoals de brandweer, de politie,<br />
hulpdiensten en de <strong>gemeente</strong>lijk preventieambtenaar. Je kan desgevallend met hen een coördinatievergadering<br />
beleggen.<br />
AANDACHTSPUNTEN BIJ HET VEILIGHEIDSBELEID<br />
BRANDGEVAAR<br />
Brandgevaar wordt vaak geassocieerd met binnenactiviteiten. Ingedeelde of vergunde gebouwen zijn doorgaans<br />
in orde met de brandveiligheid. Bij binnenactiviteiten is het vrijhouden van de nooduitgangen van cruciaal<br />
belang. Het afsluiten van de nooduitgangen is strikt verboden.<br />
Ook buitenactiviteiten kunnen met brandgevaar te kampen hebben. Buitenactiviteiten waar bijvoorbeeld<br />
vuur centraal staat (kampvuren, kerstboomverbrandingen,...) dienen steeds aangevraagd te worden aan het<br />
<strong>gemeente</strong>bestuur.<br />
PERSOONSCONTROLE EN TOEZICHT<br />
Eer eerste filter voor amokmakers is de toegangscontrole. Gewapende, stomdronken of gedrogeerde personen<br />
weiger je zonder pardon de toegang. Hou er rekening mee dat je in principe niet het recht hebt om een<br />
persoonscontrole zoals een fouillering uit te voeren. Acht je persoonscontrole absoluut noodzakelijk, dan kun<br />
je beroep doen op een bewakingsfirma met vergunning. Onder strikte voorwaarden, zoals de toestemming<br />
van de burgemeester, mogen leden van de eigen organisatie een beperkte persoonscontrole uitvoeren.<br />
Tijdens de activiteit zorg je ervoor dat de personen die een oogje in het zeil houden opvallen en herkenbaar<br />
zijn. Een duidelijke aanwezigheid heeft een ontradend effect. Je kan de herkenbaarheid sterk vergroten<br />
door bijvoorbeeld de medewerkers dezelfde T-shirts te geven. Hierop mag echter nooit ‘security’ of ‘veiligheidscrew’<br />
vermeld worden. Zorg dat de mensen van de veiligheid en toezicht andere T-shirts dragen dan die<br />
van de organisatie. Zo maak je duidelijk wie de aanspreekpunten zijn bij een ongeval of bij onrust.<br />
MEDISCHE BIJSTAND<br />
Bij manifestaties met een beperkt risico staat het de organisator vrij om een EHBO-hulppost in te schakelen.<br />
Hoe groter het risico, hoe meer de aanwezigheid van een medische hulppost aan te raden is. Je kan terecht bij<br />
het Vlaams Kruis, het Rode Kruis of de Vlaamse Hulpdienst. Het best neem je contact op met de plaatselijke<br />
afdeling binnen de <strong>gemeente</strong>. Wanneer een hulppost niet opportuun lijkt, is het uithangen van noodnummers<br />
een minimale vereiste.
DIEFSTALPREVENTIE<br />
Voor de organisator is het beheer van de inkomsten uit toegang en drank een grote verantwoordelijkheid. De<br />
kassamedewerkers moet je volledig kunnen vertrouwen. Je laat het geld best regelmatig ophalen en natellen<br />
door twee personen. Voor avondactiviteiten maak je eventueel een afspraak met de bank voor het gebruik<br />
van de nachtkluis. Zorg steeds voor een degelijke geldkoffer.<br />
OMGAAN MET DRUGS<br />
Druggebruik toelaten, kan niet. Tijdens evenementen is zowel het gebruik van soft- als harddrugs verboden.<br />
Dit is soms moeilijk te controleren. Wel kan je je bezoekers er via affiches attent op maken dat handel of het<br />
gebruik van drugs niet getolereerd wordt.<br />
Verboden druggebruik is strafbaar. Als het druggebruik in groep gebeurt, is dat een bezwarende omstandigheid.<br />
Een lokaal ter beschikking stellen voor druggebruik geldt ook als een bezwarende omstandigheid. Een<br />
organisator die merkt dat er op zijn evenement verboden verdovende middelen worden gebruikt, heeft een<br />
meldingsplicht. Als je verzuimt dit te melden, wordt dit beschouwd als het ter beschikking stellen van een<br />
lokaal aan druggebruikers.<br />
BEWAKING<br />
Bij meerdaagse activiteiten in openlucht of in een tent, middelgrote tot grote organisaties of uit verstandelijke<br />
overweging is een bewakingsfirma soms noodzakelijk. Let er hierbij steeds op dat de bewakingsfirma vergund<br />
is.<br />
De politie zal op aanvraag extra patrouilleren indien dit tijdig wordt aangevraagd. Indien er een bewakingsfirma<br />
wordt ingeschakeld, dient dit ook steeds gemeld te worden aan de politie (onder meer via de evenementenfiche).
OVER HAPJES EN DRANK<br />
Bij evenementen zijn de hapjes en drankjes niet zelden het middel dat de organistor in staat stelt om fi nancieel<br />
rond te komen of om je medewerkers te motiveren. Vaak is het zelfs het essestieelste element van het<br />
evenement. Toch is dit gegeven gebonden aan een aantal wetmatigheden.<br />
VERGUNNINGEN VOOR HET AANBIEDEN VAN DRANK<br />
Tot voor kort was het zo dat wie als organisator alcoholhoudende drank aanbood, hiervoor een toelating<br />
nodig was voor het organiseren van een zogenaamde ‘gelegenheidsslijterij’. Deze toelating stond beter<br />
bekend als tapvergunning. Sinds 7 januari 2006 is dit systeem afgeschaft. Er moet geen aangifte meer gedaan<br />
worden bij Douane en Accijnzen. De <strong>gemeente</strong> hoeft ook de moraliteit van de organisator niet meer te<br />
onderzoeken. Bijgevolg heeft het attest 240i geen bestaansreden meer.<br />
!<br />
De algmene regels in verband met de tapvergunning zijn dan wel afgeschaft, maar het is wel nog mogelijk<br />
dat de <strong>gemeente</strong> haar eigen regels oplegt bij de organisatie van een ‘gelegenheidsslijterij’.<br />
Ook voor het schenken van sterke dranken was vroeger een vergunning benodigd. Sinds 7 januari 2006 is<br />
dit systeem afgeschaft. Er moet geen aangifte meer gedaan worden bij Douane en Accijnzen. De <strong>gemeente</strong><br />
hoeft ook de moraliteit van de organisator niet meer te onderzoeken. Bijgevolg heeft het attest 240i geen<br />
bestaansreden meer.<br />
!<br />
Dit wil echter niet zeggen dat je zomaar vrij sterke drank kunt schenken. Het is immers wettelijk nog altijd<br />
verboden om sterke drank te schenken op openbare manifestaties, tenzij je een voorafgaande machtiging<br />
hebt van het college van burgemeester en schepenen. Daarnaast kan de <strong>gemeente</strong> nog altijd voorzien in bijzondere<br />
vereisten voor het schenken van sterke drank op evenementen.<br />
Dronken personen kunnen je evenement ernstig verstoren. Wat met feestvierders die duidelijk dronken zijn?<br />
Om problemen te vermijden is er maar één stelregel: dronken mensen ontzeg je de toegang tot je evenement.<br />
Tijdens het evenement kun je hen soms zelf verzoeken het evenement te verlaten. Indien er echter gevaar of<br />
geweld dreigt, schakel je beter de politie in.<br />
VERGUNNINGEN VOOR DE VERKOOP VAN VOEDINGSMIDDELEN<br />
Infrastructuren met een vaste keuken beschikken meestal over een vergunning voor de verkoop van voedingsmiddelen.<br />
Ook professionele verkopers van voedingsmiddelen zijn meestal vergund (frituurhouders,<br />
hotdogventers,...).<br />
Het kan gebeuren dat je op je evenement ook zelf voedingsmiddelen wil aanbieden, in een niet-vergunde infrastructuur.<br />
In principe kan men eisen dat je een dergelijke vergunning moet kunnen voorleggen. Bij kleinere<br />
en occassionele evenementen zoals een mosselsouper, fuif of wijkfeest, hoef je geen vergunning meer aan te<br />
vragen.<br />
Voedingsproducten moeten op een gepaste manier bewaard worden. Zoniet zou je feestje wel eens letterlijk<br />
en figuurlijk kunnen bedorven worden. Spreek daarover met je leverancier. Zorg alvast voor voldoende koelruimte<br />
en koeling en hanteer toch een elementaire hygiëne.
DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT<br />
In deze rubriek zal enkel de organisatie de dag zelf en de dag erna worden besproken. Voorafgaandelijke<br />
handelingen werden eerder in het document opgenomen en kunnen nogmaals geverifieerd worden via de<br />
checklist in bijlage.<br />
DE DAG ZELF<br />
CONTROLE<br />
Het is belangrijk om voor de start van het evenement samen met de zaaluitbater een inventaris op te maken,<br />
niet alleen van drank en glazen, maar tevens van reeds bestaande schade aan het gebouw. Lees op voorhand<br />
nog eens alle contracten door, test de muziek- en belichtingsinstallatie. Zorg ervoor dat de controle bij de<br />
inkom goed georganiseerd is. Gebruik eventueel een nadarafsluiting. Voorzie steeds een gesloten doos met<br />
gleuf waarin de gebruikte drankbonnen kunnen worden gedeponeerd.<br />
TAAKVERDELING EN AFSPRAKEN<br />
Vraag alle medewerkers zeker op het afgesproken uur aanwezig te zijn. Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen<br />
de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid ze voor het evenement begint. Maak een overzicht van<br />
wie waar helpt en wanneer. Is het voor iedereen duidelijk tot hoe laat er inkom wordt gevraagd, er consumptiebonnen<br />
worden verkocht, er drank verkrijgbaar is, er muziek wordt gedraaid?<br />
INRICHTING EN VEILIGHEID<br />
Zorg voor de inrichting van de zaal of het terrein en zet alles op tijd klaar. Plaats een (goed zichtbare) drankbonnenstand<br />
(bij voorkeur een gesloten stand met loket). Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnumeers<br />
en zorg ervoor dat de fuiflocatie ten allen tijde vlot bereikbaar is voor de hulpdiensten.<br />
FINANCIËN<br />
Ga na wie wanneer moet betaald worden en zorg ervoor dat het geld ter beschikking is. Voorzie voldoende<br />
wisselgeld voor de (verschillende) kassa(‘s). Stel iemand aan die regelmatig het geld gaat weghalen om een te<br />
grote hoeveelheid cash geld te vermijden.<br />
BARBEHEER<br />
Tijdens de fuif of een evenement is de bar de belangrijkste bron van inkomsten. De ervaring leert echter<br />
dat de winst vaak 25% lager ligt dan verwacht. Er bestaan verschillende mogelijkse oorzaken die je vooraf<br />
goed dient in te schatten (slechte controle op het (her)gebruik van bonnetjes, medewerkers die gratis drank<br />
weggeven aan vrienden of zelf drinken zonder drankbonnetje in te leveren, drankbonnen die verdwijnen,<br />
mede-werkers die geen ervaring hebben met tappen, teveel aangesloten vaten op het einde van de fuif of<br />
evenement).<br />
DE DAG ERNA<br />
OPRUIMEN EN CONTROLE<br />
Je kan het best onmiddellijk na afloop opruimen. Op dat moment zijn de medewerkers immers nog aanwezig.<br />
Spreek op voorhand goed af wie opruimt! Spreek op voorhand ook goed af - in geval van een gehuurd pand -<br />
met de uitbater wat met opruimen bedoeld wordt. Vergeet het buitenterrein, panelen, borden en wegwijzers<br />
niet. Controleer of er nergens schade is, zowel binnen of buiten. Doe samen met de uitbater een controle.
MATERIAAL<br />
Denk eraan dat het uitgeleende materiaal tijdig moet terug zijn. Plaats nadarafsluitingen terug bij elkaar, zodat<br />
de <strong>gemeente</strong>lijke diensten dit makkelijk kunnen opladen. Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf<br />
de herstellingen uit te (laten) voeren. Bespreek dit met de zaaluitbater. Breng in geval van schade de verzekeringsmaatschappij<br />
tijdig op de hoogte.<br />
EVALUATIE<br />
Een evaluatie wordt vaak vergeten. Nochtans kan je leren uit de fouten en deze de volgende keer vermijden.<br />
Een evaluatiemoment kan ook worden aangegrepen om de medewerkers te bedanken. Evalueer alle fasen<br />
(voorbereiding, dag zelf, nadien).
CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN FUIF<br />
6 TOT 5 MAANDEN VOORAF<br />
¤ Zaal of locatie (tent bij openlucht) vastleggen via een contract met de uitbater/eigenaar. Voor grotere<br />
locaties kan het aangewezen zijn nog vroeger te reserveren.<br />
¤ Brandverzekering afsluiten (als er geen ‘afstand van verhaal’ is opgenomen in het huurcontract en de<br />
verzekeringspolis van de uitbater).<br />
¤ Toestemming vragen aan het <strong>gemeente</strong>bestuur.<br />
¤ Uitzondering vragen op de geluidsnormen als je fuif doorgaat in openlucht of in een tent.<br />
¤ Als je sterke dranken wil schenken, nagaan wat de procedure is bij de <strong>gemeente</strong>.<br />
¤ Een begroting opstellen met de verwachte uitgaven en inkomsten.<br />
¤ Dj’s en eventuele bands boeken (kostprijs, speelduur, materiaal dat je als organisator moet voorzien).<br />
¤ Firma boeken voor de geluids- en belichtingsinstallatie.<br />
¤ Een sponsordossier opstellen en er ook naar op zoek gaan.<br />
¤ Als je voor affiches groter dan 1m² kiest, een registratienummer affichetaks aanvragen (dit kan ook<br />
via een drukker).<br />
¤ Denk al aan elektriciteitstoevoer, nadarhekken, frigo’s, toog, verwarmingsinstallatie, podium,...).<br />
4 MAANDEN VOORAF<br />
¤ Kleinere sponsors zoeken.<br />
¤ Promotiemateriaal ontwerpen (affiches, flyers, T-shirts, toegangskaarten, website,...).<br />
¤ Voorverkooppunten contacteren en vastleggen.<br />
¤ Offertes voor drukwerk opvragen.<br />
¤ Een promotieplan opstellen.<br />
3 MAANDEN VOORAF<br />
¤ Drukklaar promotiemateriaal aanleveren bij de drukker.<br />
¤ Materiaal aanvragen bij de uitleendienst.<br />
¤ Takenoverzicht opmaken.<br />
¤ Nagaan bij de <strong>gemeente</strong> wat de procedure is voor aanplakking en borden langs de weg.<br />
¤ Eerste fase van het promotieplan uitvoeren.<br />
¤ Beslissen of je met een securityfirma of met je vrijwilligers werkt.<br />
¤ Als je met een eigen brouwer werkt (tapinstallaties, bekers, extra frigo’s,...).<br />
2 MAANDEN VOORAF<br />
¤ Als er een sluitingsuur werd bepaald in de <strong>gemeente</strong>, eventueel een verlenging aanvragen.<br />
¤ Affiches ophangen op plaatsen waar je doelpubliek komt en op aanplakplaatsen.<br />
¤ Kaarten in voorverkoop verdelen naar medewerkers en voorverkoopadressen.<br />
¤ Een (eerste) zoektocht naar medewerkers (voor het geval die er nog niet waren).<br />
¤ Afspraken maken met dj’s, groepen (soundcheck, vervoer, maaltijden,...).<br />
¤ Nagaan welke verzekeringen verplicht en/of interessant zijn en ze afsluiten.<br />
¤ Buren inlichten.<br />
¤ Eventuele eetstandjes contacteren en vastleggen.<br />
1 MAAND VOORAF<br />
¤ Flyers verdelen op andere evenementen.<br />
¤ SABAM en Billijke Vergoeding aanvragen.<br />
¤ Tweede plak- en flyerronde.
¤ Voorverkoop opvolgen.<br />
¤ Afspraken maken en overleg plegen met de politie.<br />
3 WEKEN VOORAF<br />
¤ Een persbericht opmaken en verspreiden.<br />
¤ Een derde plak- en flyerronde.<br />
¤ Taakverdeling inclusief opkuis opstellen en verspreiden naar de medewerkers toe.<br />
¤ Verzekering voor de medewerkers afsluiten.<br />
¤ Lijst met nuttige telefoonnummers opstellen.<br />
¤ Noodplan opstellen.<br />
¤ Gegevens contactpersonen bezorgen aan de <strong>gemeente</strong> en politie.<br />
MINDER DAN EEN WEEK VOORAF<br />
¤ Dj’s en eventuele groepen nogmaals contacteren.<br />
¤ Parking in orde maken.<br />
¤ Bewegwijzering uithangen en aangeven waar je mag parkeren/waar de inkom is.<br />
¤ Tent/fuifterrein opbouwen.<br />
¤ Buurtbewoners (opnieuw) verwittigen.<br />
¤ Voorverkoop afrekenen en resterende kaarten ophalen.<br />
¤ Medewerkers briefen met de laatste afspraken.<br />
¤ Lijst nuttige telefoonnummers aanvullen.<br />
¤ Wisselgeld halen.<br />
DE DAG ZELF<br />
¤ Klein (bar)materiaal voorzien.<br />
¤ Discobar, lichtinstallatie en ander materiaal ophalen of laten leveren.<br />
¤ Zaal klaarzetten en inrichten, afspraken met de zaal checken.<br />
¤ Drank inventariseren.<br />
¤ Onthaaltafel klaarzetten.<br />
¤ Sound- en lightcheck.<br />
¤ Werlijst en nuttige telefoonnummers ophangen.<br />
¤ Enveloppen met geld klaarleggen voor contante betalingen.<br />
¤ Medewerkers briefen.<br />
¤ !!!FEEST!!!<br />
NA DE FUIF/EVENEMENT<br />
¤ Zaal en directe omgeving opkuisen.<br />
¤ Drank inventariseren.<br />
¤ Wegwijzers, affiches en borden weghalen.<br />
¤ Facturen betalen (zaal, dj, installatie,...).<br />
¤ Materiaal terugbrengen.<br />
¤ Financieel verslag maken.<br />
¤ Evaluatie met de organisatoren.<br />
¤ Evaluatie met politie en <strong>gemeente</strong>bestuur.<br />
¤ Medewerkers bedanken.<br />
¤ Een nieuwe bijeenkomst plannen voor een eerstvolgende editie.