Gerrichhauzen en Partners | Circus Nederland

De matrix van figuur 2 is een praktisch hulpmiddel bij
het analyseren van de relatie met belanghouders. Het
schema dwingt de invuller zich in te leven in de wereld
van zijn belanghouders. Door met meerdere personen
deze matrix in te vullen ontstaat een completer beeld en
kan de bestaande relatie vanuit meerdere invalshoeken
geëvalueerd worden.
Invloed en borging van
belanghoudersinformatie
Nadenken over belangen, invloeden en machtsfactoren in
de omgeving en hoe deze te absorberen in het organisatiebeleid
wapent een organisatie tegen onverwachte gebeurtenissen.
Niet zelden echter worden belanghouders en
klantgroepen actief benaderd en bevraagd, maar weet de
organisatie de informatie niet op waarde te schatten of mee
te wegen bij beleidskeuzes. De dialoog lijkt dan vooral een
verplicht nummer. Niet zelden gaat de dialoog over deelonderwerpen,
terwijl de kernactiviteiten van de organisatie
worden afgeschermd van invloed van buiten. Belanghouders
beoordelen organisaties juist op hun kernactiviteiten.
Het is daarom belangrijk om van relevante belanghouders
te weten waarover en in welke mate zij betrokken wensen
te zijn en met hen overeenstemming te krijgen over hun
betrokkenheid en de invloed die zij hebben. Een organisatie
zal niet over alles te rade willen gaan bij belanghouders,
vaak is hier ook begrip voor bij belanghouders, mits de
organisatie hier duidelijk in is.
In het KWH visitatiestelsel wordt ten aanzien van het
betrekken van belanghouders onderscheid gemaakt in:
Betrokken bij:
1. het definiëren van de opgaven:
het verkrijgen van inzicht in de ontwikkelingen
in het werkgebied en het bepalen
van de ‘agenda’ van de corporatie;
2. het formuleren van doelstellingen voor
de corporatie;
3. het bepalen van de inzet (activiteiten) van de
corporatie om de doelstellingen te bereiken;
4. het evalueren van beleid en
uitvoering.
Diverse belanghouders zullen aangeven niet betrokken te
willen zijn bij de agendering van de corporatie maar vinden
het wel interessant om betrokken te zijn bij het bepalen
van de inzet van activiteiten van de corporatie. Kern is het
afstemmen van verwachtingen over betrokkenheid.
In het meest ideale geval wordt de mening, het belang en
de wens van relevante belanghouders standaard meegenomen
in de (beleids)keuzen van de organisatie. In de
praktijk blijkt echter dat het betrekken van de mening van
belanghouders er op diverse besluitvormingsniveaus
(operationeel, tactisch, strategisch) er regelmatig bij inschiet
of sluitpost is. Vaak gebeurt dit niet eens bewust, het
meewegen van belangen zit niet in het afwegingsmodel of
de beleidscyclus van de organisatie. Onderstaande figuur
toont de mogelijke plaatsen in het beleidsproces waar
belanghouders betrokken kunnen zijn.
Figuur 3: beleidscyclus en mogelijke plaats belanghouders
Dialoogvormen
Bij elk dialoogdoel en elke dialooggroep kan op verschillende
manieren de dialoog aangegaan worden. Hieronder
staat een aantal vormen gepresenteerd. Elke vorm of combinatie
van vormen kan succesvol zijn.
> Persoonlijk relatiegesprek: dit is de meest krachtige
vorm.
> Belanghoudersinterview of belanghoudersonderzoek:
De belangrijkste partijen worden geïnterviewd. Men
kan ervoor kiezen dit door eigen medewerkers te laten
doen (vergroot lerend vermogen van de organisatie)
of door een extern bureau (belanghouders zullen eerder
geneigd zijn informatie te geven). In een centrale
25