Jaarverslag 2005 - Noord-Hollands Archief

n
a
h
4
Inspectie
De directeur van het Noord-Hollands Archief is ingevolge art. 32 van de Archiefwet 1995 belast met het toezicht op het beheer
van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de organisaties die hem als archivaris heb-
ben benoemd. Dit zijn naast de twaalf aangesloten gemeenten de Regiopolitie Kennemerland en de Milieudienst IJmond.
De gemeentelijke archiefinspecteur oefent namens de directeur dit toezicht uit. Het archiefbeheer van de rijks- en provinciale instellin-
gen valt onder het toezicht van respectievelijk de Erfgoedinspectie en de provinciale archiefinspectie.
Onder archiefbeheer vallen zaken als postregistratie,
archivering, vernietiging, digitalisering
en overbrenging. De directeur heeft
deze taak gemandateerd aan de archiefinspecteur.
Naast toezicht op het beheer is er ook toezicht
op de zorg voor de archieven. Dit toezicht
heeft betrekking op het personeel, de middelen
en de archiefruimte en wordt uitgeoefend
door de provinciale archiefinspectie.
De eerste 2000 foto’s uit het fotoarchief van de sector Stedelijke Ontwikkeling van de gemeente Haarlem zijn inmiddels gedigitaliseerd.
Het Noord-Hollands Archief heeft ervoor
gekozen om samen met de provinciale
inspectie te inspecteren. Inspecties van de
provincie en de gemeentelijke archiefinspectie
vullen elkaar aan en brengen eventuele
knelpunten beter in beeld. Ze bezitten een
meerwaarde boven een inspectie uitsluitend
door de provincie of door de archiefinspectie
van het Noord-Hollands Archief. Toezicht op
zorg en toezicht op het beheer zijn niet altijd
helemaal van elkaar te scheiden. In 2005 zijn
op deze wijze geïnspecteerd:: de sector
Stedelijke Ontwikkeling van de gemeente
Haarlem, de Regiopolitie Kennemerland en
de gemeente Bennebroek. De organisaties
worden eenmaal in de drie à vier jaar op deze
manier geïnspecteerd. Hiernaast verricht het
Noord-Hollands Archief ook zelfstandig
inspecties. Deze inspecties richten zich meer
op de hoofdlijnen en zijn wat informeler,
maar er wordt wel gerapporteerd aan de
zorgdrager. De gemeenten Bloemendaal en
Heemskerk zijn op deze wijze geïnspecteerd. In geel de twaalf gemeenten waarvan de directeur van het Noord-Hollands Archief gemeentearchivaris is.
Een via de e-mail verstuurde vragenlijst gaf
inzicht in de stand van zaken bij de overige
deelnemende gemeenten.
De inspectie was in 2005 intensief betrokken
bij de volgende projecten: digitalisering
van de bouwdossiers in Haarlem, digitalisering
van de bouwdossiers in Velsen,
mentorschap van een cursist VVA en digitalisering
van het fotoarchief van de sector
Stedelijke Ontwikkeling van de gemeente
Haarlem.
Verder werd tijd besteed aan: advisering
over archiefbeheer en archiefverordeningen,
regelen van de overbrenging van
archieven (Zandvoort, COB-Velsen,
Haarlem, Heemskerk), begeleiden van
inventarisaties (inclusief offertetrajecten)
en het beoordelen van staten van vernietiging
van de deelnemende gemeenten. Er
werden drie regiobijeenkomsten georganiseerd
voor de medewerkers van de bureaus
documentaire informatieverzorging. De
belangrijkste functies van deze bijeenkomsten
zijn: voorlichting, het uitwisselen van
ervaringen en het bespreken van knelpunten
in het archiefbeheer. Voor het onderwerp
‘digitalisering’ was de meeste belangstelling
onder de betrokkenen, dit thema is
dan ook veelvuldig aan de orde geweest.
Ook werd vanuit de inspectie een aanzet
gegeven voor het ontwikkelen van beleid
om een digitaal depot te realiseren.
n
a
h
5