E-Factureren voor het bedrijfsleven

originele factuur soms bewaard in een beveiligde omgeving, zodat de factuur niet meer kan worden
veranderd en kan worden opgevraagd als dat nodig is.
• Bij het factureren aan consumenten wordt het gereedzetten van de factuur in een webportaal vaak
gecombineerd met automatische incasso. Ook als de klant de elektronische factuur niet inkijkt, wordt
het bedrag toch afgeschreven.
• Aandachtspunt: als de ontvanger veel verschillende portalen gebruikt, met elk hun eigen wachtwoord,
dan raakt hij het overzicht snel kwijt. Wanneer de ontvanger een factuur niet bekijkt of ophaalt, blijft
bovendien de vraag of de factuur echt is ontvangen. Als ondernemer loopt u op deze manier het risico
dat uw afnemer niet op tijd betaalt. Wanneer de afnemer een consument is en u combineert zo’n webportaal
met automatische incasso, dan is het niet erg wanneer de factuur niet wordt ingezien. Wanneer
de afnemer een ander bedrijf is, dan kunnen wel allerlei juridische en fiscale problemen ontstaan.
Immers: de factuur is fiscaal gezien wel uitgereikt, ook al heeft het ontvangende bedrijf de factuur niet
gezien.
De traditionele rolverdeling tussen leverancier en afnemer kan nog verder worden doorbroken.
Twee voorbeelden:
• De factuur wordt niet meer gemaakt door de leverancier, maar door de afnemer zelf gespecificeerd. Bij
webwinkels komt dit veel voor: de consument bestelt een aantal artikelen en krijgt, bij het bevestigen
van de order, meteen de factuur te zien. Als de factuur wordt geaccepteerd (en wellicht direct wordt
betaald), worden de goederen of diensten geleverd.
• Niet meer de afnemer geeft de opdracht tot betaling, maar de leverancier zorgt dat de factuur wordt
betaald. De leverancier voert daarbij zelf de factuur in het systeem van de klant in. Sommige supermarkten
gebruiken dit systeem. Zij hebben leveranciers die ervoor zorgen dat schappen op tijd worden
bijgevuld. Iedere keer als de leverancier levert, specificeert hij de factuur en geeft tegelijkertijd de opdracht
tot betalen.
Rol van dienstverleners
Bij de papieren factuur spelen de posterijen een belangrijke rol. Zij zorgen ervoor dat het postgeheim wordt
bewaard en de envelop ongeschonden bij de ontvanger komt. Er is een heel systeem van straatnamen, huisnummers
en postcodes ontwikkeld, zodat de envelop bij de juiste ontvanger komt. Zelfs de afmetingen van
de brievenbus zijn vastgelegd, zodat de envelop met de factuur aankomt.
Bij de elektronische factuur zijn dienstverleners als de posterijen niet meer nodig. De factuur kan immers
direct naar de ontvanger worden verstuurd. Toch ontwikkelen zich allerlei vormen van dienstverlening rond
het verzenden, ontvangen en verwerken van facturen.
2. E-Factureren: Waar hebben we het over? 19