Vertrouwenspersonen, risicoanalyse en ... - Bestuurszaken
Vertrouwenspersonen, risicoanalyse en ... - Bestuurszaken
Vertrouwenspersonen, risicoanalyse en ... - Bestuurszaken
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Vertrouw<strong>en</strong>sperson<strong>en</strong></strong><br />
Risicoanalyse<br />
Cultuurbeïnvloeding<br />
17 mei 2013 – Ed F<strong>en</strong>ne<br />
Themathiek<br />
• Functie, roll<strong>en</strong> <strong>en</strong> opleiding van de<br />
Vertrouw<strong>en</strong>spersoon<br />
• Risicoanalyse integriteit<br />
• Cultuurbeïnvloeding<br />
1<br />
2<br />
5/27/2013<br />
1
Ontstaansred<strong>en</strong> VP(I)<br />
• Seksuele intimidatie van<br />
vrouw<strong>en</strong> op de werkvloer<br />
(VPO)<br />
• Klokk<strong>en</strong>luiders (VPI)<br />
Regulering meld<strong>en</strong> misstand<strong>en</strong><br />
• Meldprocedure verplicht (indirect<br />
gevolg ontstaan VPI)<br />
• Motief (te goeder trouw/zuiver)<br />
• Gevolg (bescherming melder/VP)<br />
3<br />
4<br />
5/27/2013<br />
2
Wat is de rol van de VPI?<br />
Meldmogelijkhed<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>s procedure:<br />
• (directe) leidinggev<strong>en</strong>de<br />
• Intern meldpunt (indi<strong>en</strong> aanwezig)<br />
• VPI (= meldmogelijkheid!)<br />
• externe commissie<br />
Waarom gaan medewerkers<br />
naar de VP ?<br />
Gesprek (ca.70%),<br />
Luister<strong>en</strong>d oor, stoom afblaz<strong>en</strong>, sparr<strong>en</strong>, advies,<br />
ondersteuning, etc….<br />
maar als dat niet g<strong>en</strong>oeg is:<br />
– Melding (integriteit)<br />
– Klacht (ongew<strong>en</strong>ste omgangsvorm<strong>en</strong>)<br />
Opmerking: Arbeidsgeschil niet voor de VP<br />
5<br />
6<br />
5/27/2013<br />
3
Naar welke VP ga je?<br />
• VPI, VPOO of VPIOO?<br />
– VPI: Integriteit<br />
– VPOO: Ongew<strong>en</strong>ste<br />
omgangsvorm<strong>en</strong><br />
– VPIOO: combinatiefunctie/één<br />
loketgedachte<br />
Waar zit het verschil?<br />
Ongew<strong>en</strong>st omgangsvorm<strong>en</strong><br />
Als er in de arbeidssituatie stress onstaat door:<br />
• discriminatie<br />
• seksuele intimidatie<br />
• agressie <strong>en</strong> geweld<br />
• pest<strong>en</strong><br />
• werkdruk<br />
Integriteit<br />
Vermoed<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> misstand<br />
• Sch<strong>en</strong>ding regels/gezondheid, veiligheid of milieu in<br />
het geding/ functioner<strong>en</strong> op<strong>en</strong>bare di<strong>en</strong>st;<br />
7<br />
8<br />
5/27/2013<br />
4
Organisatieproblem<strong>en</strong><br />
Integriteitsch<strong>en</strong>ding Ongew<strong>en</strong>ste<br />
omgangsvorm<strong>en</strong><br />
Arbeidsgeschil<br />
Financiële sch<strong>en</strong>ding<strong>en</strong> Discriminatie Functioner<strong>en</strong><br />
Misbruik<br />
positie/belang<strong>en</strong>verstr<strong>en</strong>geling<br />
(Seksuele) intimidatie Ruzie met baas/collega’s<br />
Lekk<strong>en</strong>/misbruik<strong>en</strong> informatie Pest<strong>en</strong> One<strong>en</strong>s met beoordeling<br />
Misbruik bevoegdhed<strong>en</strong> Agressie/geweld Ongeoorloofde afwezigheid<br />
Misbruik geweldsbevoegdhed<strong>en</strong> One<strong>en</strong>s met<br />
functiewaardering<br />
Misbruik<br />
bedrijfsmiddel<strong>en</strong>/overtreding<br />
interne regels<br />
Misdraging in privésfeer<br />
Misstand<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>s de<br />
klokk<strong>en</strong>luidersregeling<br />
Etc, etc<br />
Roll<strong>en</strong> vertrouw<strong>en</strong>spersoon<br />
Vrag<strong>en</strong>:<br />
• Wat zijn 3 belangrijkste roll<strong>en</strong> van VPI?<br />
• Welke roll<strong>en</strong> moet VPI zeker niet hebb<strong>en</strong>?<br />
9<br />
10<br />
5/27/2013<br />
5
Oef<strong>en</strong>ing:<br />
Roll<strong>en</strong> vertrouw<strong>en</strong>spersoon<br />
Adviseur Facilitator Klankbord Probleem<br />
oplosser<br />
Ambassadeur Expert Meldpunt Procesadviseur<br />
Bemiddelaar Coach Motor Steun in rug<br />
Sparring<br />
partner<br />
Registratie Toezicht<br />
houder<br />
Handhaver Help<strong>en</strong> bij<br />
melding<br />
Wat doet e<strong>en</strong> VPI?<br />
Waakhond<br />
Politieag<strong>en</strong>t Hulpverl<strong>en</strong>er<br />
• Klankbord<br />
• Morele ondersteuning<br />
• Gidsfunctie<br />
• Neemt e<strong>en</strong> melding ev<strong>en</strong>tueel in ontvangst<br />
• Overhandigd melding aan bevoegd gezag<br />
• Fungeert als doorgeefluik (melding bij VPI<br />
is vertrouwelijk <strong>en</strong> anoniem)<br />
11<br />
12<br />
5/27/2013<br />
6
Dilemma’s voor de VPI<br />
• Vertrouwelijk meld<strong>en</strong> is de regel.<br />
VPI mag id<strong>en</strong>titeit van melder niet zonder<br />
toestemming bek<strong>en</strong>d mak<strong>en</strong><br />
• Alle<strong>en</strong> de VPI k<strong>en</strong>t de id<strong>en</strong>titeit van de melder<br />
Als de omstandighed<strong>en</strong> dit vereis<strong>en</strong> moet de VPI<br />
overweg<strong>en</strong> of hij zijn vertrouwelijkheid doorbreekt<br />
–ofzelfs<br />
moet doorbrek<strong>en</strong> ( bepaalde misdrijv<strong>en</strong>)<br />
Soort<strong>en</strong> misdrijv<strong>en</strong><br />
Voorbeeld<strong>en</strong><br />
misdrijv<strong>en</strong><br />
(niet limitatief!)<br />
Aangifteplicht ogv art. 160 SV<br />
(geldt voor alle burgers)<br />
(niet limitatief!)<br />
Aangifteplicht ogv art. 162 SV<br />
(geldt alle<strong>en</strong> voor ambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong>)<br />
(niet limitatief!)<br />
Diefstal Misdrijf teg<strong>en</strong> veiligheid staat Verduistering<br />
geld/waardepapier<strong>en</strong><br />
Verduistering Verkrachting Vervalsing boek<strong>en</strong>/registers<br />
Op<strong>en</strong>lijke<br />
geweldpleging<br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>roof Wegmak<strong>en</strong> bewijsstukk<strong>en</strong><br />
Verzekeringsbedrog Moord <strong>en</strong> doodslag Aannem<strong>en</strong>/vrag<strong>en</strong><br />
steekp<strong>en</strong>ning<strong>en</strong><br />
etc Misbruik gezag door<br />
uitoef<strong>en</strong>ing dwang<br />
Afpersing<br />
Lat<strong>en</strong> ontsnapp<strong>en</strong><br />
gedetineerde<br />
Bezit kinderporno= onder bepaalde omstandighed<strong>en</strong> ook ambtsmisdrijf<br />
Brandstichting= onder bepaalde omstandighed<strong>en</strong> ook ambtsmisdrijf<br />
13<br />
14<br />
5/27/2013<br />
7
Vaardighed<strong>en</strong> VPI<br />
• Empatisch vermog<strong>en</strong>, luister<strong>en</strong><br />
• Wet<strong>en</strong> wat zijn rol is (rolvastheid bij combi I & O)<br />
• Wet<strong>en</strong> wanneer<br />
– Het vertrouw<strong>en</strong> moet word<strong>en</strong> doorbrok<strong>en</strong><br />
• meldplicht (aan managem<strong>en</strong>t)<br />
• aangifteplicht<br />
• Anonimiteit niet meer gegarandeerd kan<br />
word<strong>en</strong><br />
• Inm<strong>en</strong>ging justitie/rechterlijke macht<br />
Opleiding VPI<br />
• 4 – 5 dag<strong>en</strong><br />
• K<strong>en</strong>nis regelgeving<br />
• Training vaardighed<strong>en</strong> (acteur)<br />
• Tak<strong>en</strong>, rol <strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
• Interne promotie<br />
15<br />
16<br />
5/27/2013<br />
8
(her)k<strong>en</strong> drempels om te meld<strong>en</strong><br />
Risicoanalyses<br />
17<br />
18<br />
5/27/2013<br />
9
Ethical Life Cycle<br />
Ontk<strong>en</strong>ning<br />
`Ge<strong>en</strong> problem<strong>en</strong>´<br />
`We zijn in control´<br />
`We zoud<strong>en</strong> het wet<strong>en</strong> als er iets niet goed is´<br />
20<br />
19<br />
5/27/2013<br />
10
Wake-up Call<br />
Regels <strong>en</strong> procedures<br />
Publiek schandaal<br />
Netherland: bijv. bouwfraude<br />
1 e reflex:<br />
wetgeving<br />
Sterke focus op repressie<br />
Corruptie aanpakk<strong>en</strong> door strikte regels <strong>en</strong> handhaving<br />
21<br />
22<br />
5/27/2013<br />
11
Beperking<strong>en</strong><br />
Achterdeurtjes<br />
Zoek<strong>en</strong> naar de ruimte tuss<strong>en</strong> de regels<br />
Striktheid soms onzinnig <strong>en</strong> daardoor onbegrep<strong>en</strong><br />
Teveel focus op repressie…<br />
Straff<strong>en</strong> rechtvaardig <strong>en</strong> uitlegbaar<br />
Plaats, tijd, context spel<strong>en</strong> e<strong>en</strong> rol<br />
Straf moet voorzi<strong>en</strong> word<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> goede motivatie<br />
23<br />
24<br />
5/27/2013<br />
12
Prev<strong>en</strong>tie<br />
Balans<br />
Soft controls<br />
Verantwoordelijkheid<br />
Bewustwording<br />
Belang van integriteit inzi<strong>en</strong><br />
Waard<strong>en</strong> georiënteerd waar mogelijk<br />
Regel georiënteerd indi<strong>en</strong> noodzakelijk<br />
25<br />
26<br />
5/27/2013<br />
13
BIOS - visie<br />
Integriteits Infrastructuur<br />
Het model<br />
27<br />
28<br />
5/27/2013<br />
14
start<br />
Creeër inzicht <strong>en</strong> overzicht<br />
• Wat hebb<strong>en</strong> we al<br />
• Wat zijn de kwetsbare<br />
plekk<strong>en</strong><br />
Instrum<strong>en</strong>t<br />
Methode<br />
• Interviews, onderzoek,<br />
vrag<strong>en</strong>lijst<strong>en</strong>,<br />
zelfsdiagose, audits etc.<br />
• Risicoanalyse (RA)<br />
Bedacht <strong>en</strong> ontworp<strong>en</strong> door drie<br />
partners (2004):<br />
-Algem<strong>en</strong>e Rek<strong>en</strong>kamer<br />
-Geme<strong>en</strong>te Amsterdam<br />
-BIOS<br />
29<br />
30<br />
5/27/2013<br />
15
Kwetsbare werkgebied<strong>en</strong>/handeling<strong>en</strong><br />
Vertrouwelijke informatie<br />
Toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> recht<strong>en</strong><br />
/ bevoegdhed<strong>en</strong><br />
Handhav<strong>en</strong><br />
Omgaan met geld<br />
Beoordel<strong>en</strong> / adviser<strong>en</strong><br />
Inspecter<strong>en</strong><br />
Solistisch handel<strong>en</strong><br />
Saint – voorbereiding<strong>en</strong><br />
Input organisatie<br />
• Lijst organisatieprocess<strong>en</strong><br />
• Selectie deelnemers (14 max)<br />
─ Doorsnede van organisatie<br />
─ Positieve grondhouding<br />
─ K<strong>en</strong>nis van de organisatie<br />
structur<strong>en</strong>/process<strong>en</strong>/system<strong>en</strong><br />
Machts- <strong>en</strong><br />
monopoliepositie<br />
Inkop<strong>en</strong> /<br />
<strong>en</strong> aanbested<strong>en</strong><br />
In de directe invloedsfeer<br />
burgers/bedrijv<strong>en</strong><br />
31<br />
32<br />
5/27/2013<br />
16
Saint - workshop (1)<br />
Mindset:<br />
Integrity?<br />
Doel workshop<br />
Condities<br />
Group Decision Room (GDR)<br />
Saint –workshop (2)<br />
Vaststell<strong>en</strong> <strong>en</strong> prioriter<strong>en</strong> van<br />
kwetsbare process<strong>en</strong>(oorzaak & gevolg)<br />
Bed<strong>en</strong>k<strong>en</strong> <strong>en</strong> uitwerk<strong>en</strong><br />
oplossingsrichting<strong>en</strong> (risicoreductie/<br />
SMART)<br />
– Vrag<strong>en</strong>lijst werking <strong>en</strong> aanwezigheid<br />
bestaande regels<br />
– adviesrapport tbv organisatie<br />
(managem<strong>en</strong>t)<br />
33<br />
34<br />
5/27/2013<br />
17
Saint (3)<br />
• Snel,<br />
• Effici<strong>en</strong>t<br />
• Bottom up<br />
• Veilig<br />
• Inspirer<strong>en</strong>d<br />
• Betrouwbaarheid vrag<strong>en</strong>lijst neemt af<br />
naarmate er meer werknemers zijn<br />
• Vaste workshop locatie<br />
• GDR: hoge kost<strong>en</strong><br />
Saint – nieuw (1)<br />
Nieuwe opzet:<br />
1. Vrag<strong>en</strong>lijst via internet (vooraf)<br />
2. Workshop: ½ day ipv hele dag,<br />
3. Risico’s op taak/activiteitniveau<br />
-hele organisatie is betrokk<strong>en</strong>/op locatie<br />
-Betrouwbaarheid vrag<strong>en</strong>lijst<br />
-workshopbegeleider heeft voorinformatie<br />
-goedkoper (½ day, trainer, travel etc)<br />
-risico’s op lager abstracti<strong>en</strong>iveau<br />
-Voorbereiding & minder systeem risico’s<br />
35<br />
36<br />
5/27/2013<br />
18
Saint – nieuw (2)<br />
Flexibel: overal inzetbaar<br />
-goedkoper (deelnemers langer beschikbaar<br />
voor eig<strong>en</strong> taak, door korte workshop/reistijd)<br />
-Voorbereiding (locatie, catering)<br />
Saint – nieuw(3)<br />
Adviesrapport managem<strong>en</strong>t:<br />
Terugkoppeling<br />
Wat moet (wetgeving)<br />
Wat is afgesprok<strong>en</strong> (onderlinge sectorafspraak)<br />
Ideaalsituatie (Integriteits Infrastructuur)<br />
Top 3 risico’s inclusief oorzaak, gevolg <strong>en</strong> (creatieve)<br />
oplossingsrichting niet direct teruggrijp<strong>en</strong> op regels<br />
37<br />
38<br />
5/27/2013<br />
19
Stur<strong>en</strong> op creatieve risicobeheersing<br />
Saint – nieuw(4)<br />
Heldere prioritering tbv aanpak<br />
Betrokk<strong>en</strong>heid medewerkers (deelname <strong>en</strong><br />
ontvangst sam<strong>en</strong>vatting)<br />
-goedkoper (minder reis- <strong>en</strong> werktijd)<br />
-Voorbereiding (locatie, catering)<br />
39<br />
40<br />
5/27/2013<br />
20
Saint – rapport<br />
Weerstand<strong>en</strong><br />
Managem<strong>en</strong>t:<br />
-Resultat<strong>en</strong> confronter<strong>en</strong>d<br />
-Relatie tuss<strong>en</strong> resultaat <strong>en</strong><br />
manag<strong>en</strong>t zichtbaar<br />
-Zichtbare problem<strong>en</strong> moet je<br />
aanpakk<strong>en</strong><br />
Werknemers:<br />
-Veiligheid werknemers: vooraf,<br />
tijd<strong>en</strong>s <strong>en</strong> afloop<br />
-angst dat het e<strong>en</strong> oordeel is over<br />
de eig<strong>en</strong> integriteit<br />
41<br />
42<br />
5/27/2013<br />
21
Tips<br />
Commitm<strong>en</strong>t managem<strong>en</strong>t<br />
-promotie workshop & online vrag<strong>en</strong>lijst<br />
-resultat<strong>en</strong> opvolg<strong>en</strong><br />
-creëer e<strong>en</strong> veilige omgeving<br />
vrag<strong>en</strong>lijst & GDR zijn<br />
anoniem<br />
Cultuurbeïnvloeding<br />
43<br />
44<br />
5/27/2013<br />
22
BIOS & cultuurbeïnvloeding<br />
Wat hebb<strong>en</strong> we:<br />
• Niet<br />
– totaal cultuur programma<br />
• Wel:<br />
– handreiking hoe <strong>en</strong> waar integriteit te besprek<strong>en</strong><br />
– Dilemma trainingsmodel (Kubus <strong>en</strong> Deugd<strong>en</strong>)<br />
– Handreiking/training aansprek<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
aangesprok<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
Waar <strong>en</strong> wanneer?<br />
• Werkoverlegg<strong>en</strong><br />
– Integriteit niet als vast punt achter aan op de<br />
ag<strong>en</strong>da maar juist onderwerp<strong>en</strong> b<strong>en</strong>oem<strong>en</strong>.<br />
• Functioneringsgesprekk<strong>en</strong><br />
• Dilemmatraining<strong>en</strong> organiser<strong>en</strong> <strong>en</strong> herhal<strong>en</strong>.<br />
• “Moresprud<strong>en</strong>tie” verzamel<strong>en</strong><br />
• introductiebije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong><br />
• Eed/belofte aflegging<br />
• Andere suggesties????<br />
45<br />
46<br />
5/27/2013<br />
23
Integriteitsdilemma’s<br />
Het gaat hier om dilemma’s die je in je dagelijks werk<br />
teg<strong>en</strong>komt.<br />
• Waarom moet het bespreekbaar gemaakt word<strong>en</strong>?<br />
• Wie maakt het bespreekbaar?<br />
• Wanneer maak je het bespreekbaar?<br />
Zes-stapp<strong>en</strong>-plan<br />
1. Welke beslissing moet ik nem<strong>en</strong>?<br />
2. Wie zijn de belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong>?<br />
3. Wat zijn relevante kaders?<br />
4. Welke argum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> aangevoerd?<br />
5. Wat is mijn conclusie?<br />
6. Doe ik het ook?<br />
47<br />
48<br />
5/27/2013<br />
24
Aansprek<strong>en</strong><br />
• Vorm van handhaving<br />
• Helpt excess<strong>en</strong> voorkom<strong>en</strong><br />
• Belangrijk voor bevorder<strong>en</strong> zelfreinig<strong>en</strong>d vermog<strong>en</strong><br />
Gespreksmodel aansprek<strong>en</strong><br />
Aansprek<strong>en</strong> Aangesprok<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
1 B<strong>en</strong>oem het doel van het gesprek 1 Accepteer het doel van het<br />
gesprek<br />
2 Beschrijf de feitelijke waarneming<br />
in gedragsterm<strong>en</strong><br />
3 Vertel het effect van het gedrag<br />
op uzelf <strong>en</strong> op ander<strong>en</strong><br />
4 Geef de ander ruimte om te<br />
reager<strong>en</strong> <strong>en</strong> controleer of de<br />
boodschap is overgekom<strong>en</strong><br />
2 Luister aandachtig<br />
3 Probeer de ander te begrijp<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
vraag door<br />
4 Vat sam<strong>en</strong> wat u hebt gehoord <strong>en</strong><br />
hoe u de boodschap hebt<br />
begrep<strong>en</strong><br />
5 Zoek sam<strong>en</strong> naar alternatiev<strong>en</strong> 5 Vraag om suggesties of tips<br />
6 Maak afsprak<strong>en</strong> voor het vervolg 6 Maak afsprak<strong>en</strong> voor het vervolg<br />
7 Bedank uw collega 7 Bedank uw collega<br />
49<br />
50<br />
5/27/2013<br />
25
Nog vrag<strong>en</strong> of opmerking<strong>en</strong><br />
51<br />
5/27/2013<br />
26
Change language