profiel medewerker bedrijfsbureau

Bedrijf: de Kombinatie
Afdeling: Vastgoed & Techniek
Functie: Medewerker Bedrijfsbureau
Doel van de functie:
Het zorgdragen voor de efficiënte en effectieve voorbereiding en uitvoering van
het (niet) planmatig onderhoud gericht op de instandhouding en verbetering van
de verhuureenheden en woonomgeving. Tevens het houden van toezicht op de
uit te voeren werkzaamheden. Het ondersteunen bij het Strategisch
voorraadbeleid. Zorgdragen voor het verwerken van technische gegevens in de
cartotheek. Het ondersteunen van onderhoudsdienst en de afdeling Wonen bij
het invullen van zijn taken op technisch vlak.
Plaats in de organisatie:
De Medewerker Bedrijfsbureau is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan
de Coördinator Bedrijfsbureau.
Resultaatgebieden:
Resultaat 1:
(Niet) planmatig onderhoud.
Kernactiviteiten:
• Ondersteunt bij het jaarlijks opstellen van het planmatig
onderhoudsbudget;
• Ondersteunt bij het vertalen van het Strategisch voorraadbeleid naar het
meerjaren onderhoudsbeleid en operationele documenten;
• Ondersteunt bij het opstellen, bewaken en actualiseren van de meerjaren
onderhoudsplanning voor de Kombinatie, gemeentewoningen en de
VVE’s;
• Is verantwoordelijk voor de voorbereiding, het aanvragen en beoordelen
van offertes voor de hem toebedeelde onderhoudsactiviteiten;
• Is verantwoordelijk voor het maken van bestekken/technische
omschrijvingen voor de hem toebedeelde onderhoudsactiviteiten;
• Draagt er zorg voor dat de aanbesteding van werken plaatsvinden voor de
hem toebedeelde onderhoudsactiviteiten;
• Is verantwoordelijk voor controle op de kwalitatieve en tijdige uitvoering
van de werkzaamheden, in het kader van het planmatig onderhoud, zowel
in- als extern voor de hem toebedeelde onderhoudsactiviteiten;
Resultaat 2:
Overige taken:
Kernactiviteiten:
• Zorgt mede voor een goed werkklimaat binnen het bedrijfsbureau;
• Mede opstellen en uitvoeren van het afdelingsbeleidsplan;
• Bevorderen zakelijk klimaat binnen het bedrijfsbureau
• Is medeverantwoordelijk voor het afsluiten van contracten met
leveranciers en aannemers;
\\ka01\Afdelingen\P&O\Algemeen\Werving & Selectie\Vacatures site\Vacatures site 2010\Mw Bedrijfsbureau\profiel
medewerker bedrijfsbureau.doc

• Ondersteunt de afdeling techniek bij het optimaliseren van procedures en
processen;
• Is medeverantwoordelijk voor het adviseren op het gebied van
materiaalkeuze, bouwtechnische ontwikkelingen en methodieken richting
zijn collega’s en andere afdelingen.
• Volgt de ontwikkelingen binnen zijn vakgebied en bespreekt dit in het
werkoverleg met zijn collega’s.
Heterogeniteit:
De functie bestaat uit het voorbereiden, aanbesteden, controleren van o.a. het
planmatig onderhoud van het woningbezit. De gevarieerde taken bevatten
aspecten van onder meer begroting, technische inkoop, administratie, planning,
organisatie, onderhandelen en calculaties. De functionaris schakelt gemiddeld om
de 30 minuten tussen de verschillende taken, ook door externe verstoringen. De
functionaris werkt regelmatig onder tijdsdruk door periodieke deadlines.
Accuratesse is vereist bij aspecten als begroten, plannen en onderhandelen.
Kennis:
MBO niveau. Goede kennis is benodigd van bouwkundige- en
onderhoudstechnieken alsmede volkshuisvestingszaken. Ontwikkelingen op het
vakgebied moeten bijgehouden worden.
Zelfstandigheid:
De functionaris is bij het indelen van de eigen tijd deels gebonden aan
rapportagemomenten en richtlijnen. Hij stelt daarbinnen zelf zijn prioriteiten. De
werkaanpak is vastgelegd in interne richtlijnen, procedures en externe
regelgeving. Initiatief nemen is hierbij van belang. De te maken keuzes betreffen
de voortgang van werkzaamheden in het kader van de aanbestedingen in het
planmatig onderhoud en onderhandelingen met leveranciers en aannemers.
Er is indirect toezicht op de functionaris via overleg en rapportages achteraf.
In en externe contacten:
Intern: alle afdelingen, medewerkers van uiteenlopend niveau en manager
techniek. Het accent hierbij ligt op informatie uitwisseling over financiële kaders,
(woon)technische mogelijkheden en toekomstige uitgaven en inspanningen
Extern: Er zijn contacten met bewoners en aannemers gericht op effectieve
informatie uitwisseling en op de uitvoering van de werkzaamheden die
opgedragen zijn in het kader van het planmatig onderhoud. Tact en
overtuigingskracht zijn hierbij vereist.
Afbreukrisico:
Door het maken van fouten of onzorgvuldigheden in het werk (b.v. beoordelen,
analyseren, begroten, aanbesteden werken en controle op het aanbestede werk)
kan er vertraging en/of (grote) financiële schade optreden. Door voornamelijk
zelfcontrole, overleg met anderen en toezicht van de coördinator, kunnen fouten
meestal voorkomen of opgelost worden.
\\ka01\Afdelingen\P&O\Algemeen\Werving & Selectie\Vacatures site\Vacatures site 2010\Mw Bedrijfsbureau\profiel
medewerker bedrijfsbureau.doc

Speciale eisen:
Discretie met betrekking tot bedrijfsgegevens en gegevens van huurders is
gewenst. De functionaris moet weerstand kunnen bieden tegen gunstig
stemmende gestes van buitenaf.
Fysieke aspecten:
De functionaris werkt grotendeels op kantoor. Voor een deel van de
werkzaamheden bezoekt hij aannemers op locatie.
Competenties:
• Operationeel leiding geven:
o Open en duidelijke communicatie;
Collega’s op een open en eerlijke wijze tegemoet treden.
Helder zijn in zijn communicatie.
o Overtuigingskracht.
Ziet, ook in lastige omstandigheden, kans om anderen te
overtuigen en instemming te krijgen bij het uitvoeren van
het planmatig onderhoud.
• Technisch inzicht:
o Inzicht in c.q. gevoel voor bouwkunde en techniek.
• Stress bestendig:
o Moet in voorkomende gevallen kunnen werken onder hoge
tijdsdruk zonder daarbij de kwaliteit uit het oog te verliezen.
• Analytisch denkvermogen
• Onderhandelingsvaardigheid
\\ka01\Afdelingen\P&O\Algemeen\Werving & Selectie\Vacatures site\Vacatures site 2010\Mw Bedrijfsbureau\profiel
medewerker bedrijfsbureau.doc