Whitepaper 'Inkoop en contractmanagement'
Whitepaper 'Inkoop en contractmanagement'
Whitepaper 'Inkoop en contractmanagement'
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Whitepaper</strong><br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
Gratis rapport met waardevolle<br />
vakinformatie voor vastgoed,<br />
huisvesting <strong>en</strong> facility managers.
Contractmanagem<strong>en</strong>t is e<strong>en</strong> ess<strong>en</strong>tieel onderdeel van de bedrijfsvoering, zowel bij<br />
overheidsinstanties als bij bedrijv<strong>en</strong>. De facility manager verantwoordelijk voor de inkoop<br />
<strong>en</strong> sluit de daaruit voortvloei<strong>en</strong>de contract<strong>en</strong> af. Contract<strong>en</strong> afsluit<strong>en</strong> lijkt e<strong>en</strong><br />
administratieve handeling. Niets is minder waar. Het is de verantwoordelijkheid van de<br />
facility manager om de inkoop- <strong>en</strong> contractprocess<strong>en</strong> goed te manag<strong>en</strong>. Daar valt veel<br />
winst te behal<strong>en</strong>.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
2
Inhoudsopgave<br />
Sleutel tot succesvol manag<strong>en</strong> facilitaire contract<strong>en</strong> 4<br />
Kost<strong>en</strong> bespar<strong>en</strong> met contractmanagem<strong>en</strong>t 9<br />
Maatschappelijk Facilitair Contracter<strong>en</strong> 12<br />
Innovatief onderhoud inkop<strong>en</strong> 15<br />
Eeuwige spagaat bij duurzaam inkop<strong>en</strong> 20<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
3
Sleutel tot succesvol manag<strong>en</strong> facilitaire contract<strong>en</strong><br />
Martijn Voorham<br />
De traditionele facility manager was als lijnmanager verantwoordelijk voor e<strong>en</strong><br />
omvangrijk personeelsbestand. Als gevolg van uitbesteding verandert hij in e<strong>en</strong><br />
intermediair tuss<strong>en</strong> vraag <strong>en</strong> aanbod. Indi<strong>en</strong> de contractvorm<strong>en</strong> daarnaast ook<br />
nog verschuiv<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> traditioneel single-service kortetermijncontract naar<br />
e<strong>en</strong> langetermijncontract voor geïntegreerde di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>, gaat de manier waarop<br />
hij zijn taak vormgeeft verander<strong>en</strong>. Dit heeft vooral gevolg<strong>en</strong> voor het inricht<strong>en</strong><br />
van het contractmanagem<strong>en</strong>t. Het niet tijdig of verkeerd inricht<strong>en</strong> hiervan heeft<br />
voor de organisatie <strong>en</strong> dus ook voor de facility manager vergaande<br />
consequ<strong>en</strong>ties.<br />
Dit artikel beschrijft e<strong>en</strong> methode om gestructureerd het contractmanagem<strong>en</strong>t van<br />
geïntegreerde di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ingscontract<strong>en</strong> vorm te kunn<strong>en</strong> gev<strong>en</strong>. Gezi<strong>en</strong> de<br />
onvolwass<strong>en</strong>heid van het vakgebied contractmanagem<strong>en</strong>t in het algeme<strong>en</strong>, <strong>en</strong> voor<br />
facilitaire geïntegreerde di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing in het bijzonder, moet dit model gezi<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
als eerste stap om het ler<strong>en</strong> <strong>en</strong> ontwikkel<strong>en</strong> vorm te gev<strong>en</strong>.<br />
Het ‘contractmanagem<strong>en</strong>tmodel Blom Voorham’ is ontwikkeld <strong>en</strong> gevalideerd voor<br />
situaties waarbij de facilitaire di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> geïntegreerd zijn uitbesteed middels e<strong>en</strong><br />
geïntegreerd contract. Dit type uitbesteding k<strong>en</strong>merkt zich door e<strong>en</strong> relatief grote<br />
financiële contractomvang (deels door de scope <strong>en</strong> deels door de looptijd), e<strong>en</strong> manier<br />
van uitbesteding waarbij de opdrachtgev<strong>en</strong>de organisatie in beginsel meer op afstand<br />
staat (regie- <strong>en</strong> demandorganisaties) <strong>en</strong> e<strong>en</strong> grot<strong>en</strong>deels op output gebaseerde manier<br />
van het omschrijv<strong>en</strong> van de te contracter<strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>. Vooral de omvang in scope <strong>en</strong> de<br />
duur van het contract <strong>en</strong> het hiermee sam<strong>en</strong>hang<strong>en</strong>de effect op de<br />
organisatiedoelstelling<strong>en</strong> <strong>en</strong> risico's mak<strong>en</strong> professioneel contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
noodzakelijk. Het meer op afstand stur<strong>en</strong> <strong>en</strong> het formuler<strong>en</strong> van contractafsprak<strong>en</strong> in<br />
outputspecificaties zijn nieuwe vorm<strong>en</strong> van aansturing <strong>en</strong> hiermee ook aandachtspunt<strong>en</strong><br />
bij het vormgev<strong>en</strong> van contractmanagem<strong>en</strong>t.<br />
Hoe werkt het model?<br />
Het contractmanagem<strong>en</strong>tmodel is geïnspireerd op het waardeket<strong>en</strong>model van Porter<br />
(1985). Porter heeft in zijn model de aspect<strong>en</strong> onderscheid<strong>en</strong> waarmee e<strong>en</strong> organisatie<br />
waarde toevoegt <strong>en</strong> e<strong>en</strong> concurr<strong>en</strong>tievoordeel behaalt. Uit de visuele pres<strong>en</strong>tatie, in de<br />
vorm van e<strong>en</strong> pijl (zie figuur 1), blijkt dat contractmanagem<strong>en</strong>t ge<strong>en</strong> doel op zich is,<br />
maar gericht op het toevoeg<strong>en</strong> van r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> dus net als het model van Porter op<br />
het realiser<strong>en</strong> van waarde <strong>en</strong> concurr<strong>en</strong>tievoordeel. Hierbij geldt dat de kost<strong>en</strong> voor<br />
contractmanagem<strong>en</strong>t moet<strong>en</strong> opweg<strong>en</strong> teg<strong>en</strong> de waarde die het heeft voor de<br />
organisatie, zoals minder risico.<br />
De activiteit<strong>en</strong> die binn<strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t word<strong>en</strong> onderscheid<strong>en</strong>, zijn in eerste<br />
instantie onderverdeeld in precontractuele activiteit<strong>en</strong> <strong>en</strong> postcontractuele activiteit<strong>en</strong>.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
4
Figuur 1. Contractmanagem<strong>en</strong>tmodel Blom Voorham.<br />
Precontractuele activiteit<strong>en</strong><br />
De activiteit<strong>en</strong> die in deze fase plaatsvind<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> tot doel om de uitvoering van<br />
contractmanagem<strong>en</strong>t vorm te gev<strong>en</strong>. Ze bestaan uit e<strong>en</strong> risicoanalyse <strong>en</strong> het inricht<strong>en</strong><br />
van contractmanagem<strong>en</strong>t. E<strong>en</strong> groot deel van deze activiteit<strong>en</strong> grijpt in op de manier<br />
waarop het contract wordt vormgegev<strong>en</strong> <strong>en</strong> di<strong>en</strong>t in e<strong>en</strong> vroegtijdig stadium van het<br />
inkoopproces te word<strong>en</strong> gestart <strong>en</strong> onderdeel te zijn van het inhoudelijke Programma van<br />
Eis<strong>en</strong>.<br />
Risicoanalyse<br />
Het uitvoer<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> risicoanalyse vindt plaats op basis van de risicoformule. De<br />
gebeurt<strong>en</strong>is waarover in het model wordt gesprok<strong>en</strong> is het feit dat e<strong>en</strong> opdrachtnemer<br />
niet of niet volledig levert. Hierbij is inzicht in de in te kop<strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> ess<strong>en</strong>tieel. Zeker<br />
bij geïntegreerde contract<strong>en</strong> kan deze risicoanalyse niet voor het gehele pakket word<strong>en</strong><br />
uitgevoerd, maar slechts voor de afzonderlijke di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> of groep<strong>en</strong> van di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>. Hierbij<br />
geldt dat indi<strong>en</strong> de facilitaire di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> nauwer verbond<strong>en</strong> zijn met het primaire product<br />
van de organisatie, het negatieve effect van het niet geleverd word<strong>en</strong> van deze facilitaire<br />
di<strong>en</strong>st groter is.<br />
E<strong>en</strong> risicoanalyse wordt uitgevoerd door het niet of niet volledig lever<strong>en</strong> te scor<strong>en</strong> op de<br />
kans dat dit voorkomt <strong>en</strong> het effect dat dit heeft (risico = kans * effect). De kans dat e<strong>en</strong><br />
leverancier niet levert wordt beïnvloed door de volg<strong>en</strong>de aspect<strong>en</strong>:<br />
• Heeft e<strong>en</strong> leverancier belang bij het niet lever<strong>en</strong> (wat vaak in beginsel het geval<br />
is, aangezi<strong>en</strong> hij daarmee minder kost<strong>en</strong> heeft)?<br />
• Valt het op als e<strong>en</strong> leverancier niet of minder kan lever<strong>en</strong>?<br />
• Wat is de mate van deskundigheid <strong>en</strong> professionaliteit van de leverancier?<br />
Vooral dat laatste aspect is lastig in te schatt<strong>en</strong>, doordat de leverancier nog niet bek<strong>en</strong>d<br />
is, maar het kan wel word<strong>en</strong> beïnvloed door het op te nem<strong>en</strong> in de selectie- <strong>en</strong><br />
gunningseis<strong>en</strong>.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
5
Het effect van het niet lever<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> di<strong>en</strong>st kan variër<strong>en</strong> per organisatie, binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
organisatie per di<strong>en</strong>st <strong>en</strong> zelfs binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> di<strong>en</strong>st. Het niet lever<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> facilitaire<br />
di<strong>en</strong>st kan leid<strong>en</strong> tot de volg<strong>en</strong>de effect<strong>en</strong>:<br />
• imagoverslechtering,<br />
• verstoring van het primaire proces,<br />
• ontevred<strong>en</strong>heid bij interne klant<strong>en</strong>,<br />
• impact op financiële resultat<strong>en</strong>,<br />
• technische risico’s,<br />
• juridische consequ<strong>en</strong>ties.<br />
Het analyser<strong>en</strong> van risico's door het beoordel<strong>en</strong> van de kans<strong>en</strong> <strong>en</strong> effect<strong>en</strong> leidt tot<br />
inzicht in de acceptabele <strong>en</strong> onacceptabele risico's voor de organisatie <strong>en</strong> vormt de input<br />
voor het inricht<strong>en</strong> van het contractmanagem<strong>en</strong>t.<br />
Inrichting<br />
Het inzett<strong>en</strong> van contractmanagem<strong>en</strong>tinstrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> heeft tot doel de risico's voor de<br />
organisatie tot e<strong>en</strong> acceptabel niveau terug te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>. Het in te zett<strong>en</strong> instrum<strong>en</strong>tarium<br />
kan ingrijp<strong>en</strong> op de kans dat er niet of niet volledig geleverd wordt <strong>en</strong> op het effect van<br />
het niet of niet volledig lever<strong>en</strong>.<br />
Bij het inricht<strong>en</strong> van contractmanagem<strong>en</strong>t word<strong>en</strong> instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, process<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
medewerkers gepositioneerd om in de operationele fase de kans op het niet lever<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
de effect<strong>en</strong> van het niet lever<strong>en</strong> te beperk<strong>en</strong>. Bij het inricht<strong>en</strong> van het<br />
contractmanagem<strong>en</strong>t moet er aandacht zijn voor de volg<strong>en</strong>de aspect<strong>en</strong> (waarbij voor<br />
verschill<strong>en</strong>de onderdel<strong>en</strong> van de di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing verschill<strong>en</strong>de afweging<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> gemaakt):<br />
• Welke houding wordt ing<strong>en</strong>om<strong>en</strong> t<strong>en</strong> opzichte van de leverancier? Is dat e<strong>en</strong><br />
houding van sam<strong>en</strong>werking <strong>en</strong> oog voor wederzijdse belang<strong>en</strong> of e<strong>en</strong> houding van<br />
alle<strong>en</strong> maar oog voor de eig<strong>en</strong> belang<strong>en</strong> <strong>en</strong> wantrouw<strong>en</strong>?<br />
• Welke afstand heeft de organisatie tot de operationele uitvoering van<br />
di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> op welke manier is geborgd dat er voldo<strong>en</strong>de deskundigheid in<br />
huis is om zicht te hebb<strong>en</strong> op de geleverde prestaties?<br />
• Will<strong>en</strong> we het toezicht op de di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing zelf uitvoer<strong>en</strong>, mak<strong>en</strong> we de<br />
leverancier verantwoordelijk voor het toezicht houd<strong>en</strong> op zijn kwaliteit of<br />
contracter<strong>en</strong> we hier e<strong>en</strong> derde partij voor?<br />
• Gaan we actief monitor<strong>en</strong> op de geleverde prestaties of hanter<strong>en</strong> we e<strong>en</strong> systeem<br />
waarbij we wacht<strong>en</strong> tot interne gebruikers klag<strong>en</strong>?<br />
• Welke reactiepatron<strong>en</strong> zijn effectief bij d<strong>en</strong>kbare problem<strong>en</strong>, <strong>en</strong> zijn we in de<br />
geleg<strong>en</strong>heid om bij problem<strong>en</strong> middels deze actiepatron<strong>en</strong> onze belang<strong>en</strong> af te<br />
dwing<strong>en</strong>?<br />
Op basis van antwoord<strong>en</strong> op deze vrag<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> de operationele <strong>en</strong> ondersteun<strong>en</strong>de<br />
contractmanagem<strong>en</strong>taspect<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ingericht.<br />
Postcontractuele activiteit<strong>en</strong><br />
De postcontractuele activiteit<strong>en</strong> vang<strong>en</strong> aan na het afsluit<strong>en</strong> van het contract, maar ze<br />
word<strong>en</strong> ontworp<strong>en</strong> tijd<strong>en</strong>s de inrichtingsfase. Hierbij zijn primaire <strong>en</strong> ondersteun<strong>en</strong>de<br />
contractmanagem<strong>en</strong>tactiviteit<strong>en</strong> te onderscheid<strong>en</strong>. Het primaire contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
bestaat uit het verzamel<strong>en</strong> van informatie (oftewel prestaties), het beoordel<strong>en</strong> of deze<br />
prestaties voldo<strong>en</strong> <strong>en</strong> het reager<strong>en</strong>.<br />
Het informatie verzamel<strong>en</strong> kan op verschill<strong>en</strong>de manier<strong>en</strong> word<strong>en</strong> uitgevoerd. Het meer<br />
passieve piepsysteem wacht op e<strong>en</strong> klacht van e<strong>en</strong> eindgebruiker. Daarnaast kunn<strong>en</strong> ook<br />
steekproefsgewijs eindresultat<strong>en</strong> word<strong>en</strong> beoordeeld of kan tijd<strong>en</strong>s de voortbr<strong>en</strong>ging van<br />
e<strong>en</strong> di<strong>en</strong>st al informatie word<strong>en</strong> verzameld.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
6
Het beoordel<strong>en</strong> van de verzamelde informatie vindt in eerste instantie plaats op basis van<br />
de contractueel gemaakte afsprak<strong>en</strong>. Daarnaast kan ook de contractmanager zelf<br />
beoordel<strong>en</strong> of hetge<strong>en</strong> wordt uitgevoerd nog wel aansluit bij de oorspronkelijke int<strong>en</strong>ties<br />
van het contracter<strong>en</strong>. Aanbevol<strong>en</strong> wordt om in elk geval jaarlijks te kijk<strong>en</strong> of de<br />
oorspronkelijke int<strong>en</strong>ties nog wel word<strong>en</strong> behaald (e<strong>en</strong> vorm van contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
die meer van de operatie af staat).<br />
Afhankelijk van het gevormde oordeel wordt e<strong>en</strong> actie ondernom<strong>en</strong>. Die kan variër<strong>en</strong>: er<br />
kan bewust niets word<strong>en</strong> gedaan, er kan e<strong>en</strong> positieve prikkel word<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong> of er kan<br />
e<strong>en</strong> negatieve prikkel word<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>. Bij acties kan gedacht word<strong>en</strong> aan het gev<strong>en</strong> van<br />
e<strong>en</strong> bonus of boete bij e<strong>en</strong> uitzonderlijke positieve of negatieve prestatie, het gev<strong>en</strong> van<br />
e<strong>en</strong> complim<strong>en</strong>t, het opschal<strong>en</strong> van de communicatie naar managem<strong>en</strong>t- of<br />
directi<strong>en</strong>iveau of zelfs juridische stapp<strong>en</strong>.<br />
De ondersteun<strong>en</strong>de activiteit<strong>en</strong> zijn randvoorwaard<strong>en</strong> voor het goed kunn<strong>en</strong> functioner<strong>en</strong><br />
van het contractmanagem<strong>en</strong>t. Het hebb<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> up-to-date contractadministratie, de<br />
communicatie met stakeholders, kwaliteitszorg van het contract <strong>en</strong> het<br />
contractmanagem<strong>en</strong>t, de bemanning van de contractmanagem<strong>en</strong>tafdeling <strong>en</strong> ICTondersteuning<br />
moet<strong>en</strong> zijn georganiseerd.<br />
Conclusie<br />
Facility managers hebb<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> verander<strong>en</strong>de rolopvatting e<strong>en</strong> ander aanvull<strong>en</strong>d<br />
instrum<strong>en</strong>tarium nodig. De aanname dat het alle<strong>en</strong> afsluit<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> contract leidt tot<br />
e<strong>en</strong> effectieve <strong>en</strong> efficiënte uitvoer van de di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing is te kort door de bocht. Je<br />
kunt nog zo goed e<strong>en</strong> contract afsluit<strong>en</strong>, zonder het manag<strong>en</strong> hiervan is de kans groot<br />
dat je belang<strong>en</strong> als opdrachtgever niet word<strong>en</strong> behartigd. Het toepass<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
instrum<strong>en</strong>tarium waarmee dit contractmanagem<strong>en</strong>t kan word<strong>en</strong> vormgegev<strong>en</strong>, biedt<br />
kans<strong>en</strong> om tijdig, doelgericht <strong>en</strong> met de organisatiedoelstelling<strong>en</strong> voor og<strong>en</strong> de<br />
contract<strong>en</strong> te manag<strong>en</strong>. Het toepass<strong>en</strong> hiervan leidt tot transparante verwachting<strong>en</strong>, e<strong>en</strong><br />
afgewog<strong>en</strong> inzet van beheersinstrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> grotere voorspelbaarheid van<br />
di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing.<br />
Het jaarlijks inkop<strong>en</strong> van facilitaire di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> ter waarde van 21 miljard euro zonder<br />
gefundeerd <strong>en</strong> zich ontwikkel<strong>en</strong>d contractmanagem<strong>en</strong>t is onverantwoord.<br />
Contractmanagem<strong>en</strong>t is, zeker in vergelijking met andere vakgebied<strong>en</strong> zoals inkoop <strong>en</strong><br />
financieel managem<strong>en</strong>t, onderontwikkeld. Dat is e<strong>en</strong> gemis.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
7
Zes goud<strong>en</strong> tips voor het organiser<strong>en</strong> van contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
1. Begin op tijd<br />
De basis voor succesvol contractmanagem<strong>en</strong>t kan alle<strong>en</strong> heel vroeg in het inkoopproces<br />
word<strong>en</strong> gelegd. In deze fase di<strong>en</strong><strong>en</strong> strategische keuzes gemaakt te word<strong>en</strong> die van<br />
invloed zijn op de inkoop <strong>en</strong> het contractmanagem<strong>en</strong>t.<br />
2. Weet wat je gaat manag<strong>en</strong><br />
Facilitaire di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> zeer diverse betek<strong>en</strong>is voor het primaire proces. Weet<br />
wat het contract of e<strong>en</strong> deel van het contract betek<strong>en</strong>t voor het primaire proces in<br />
term<strong>en</strong> van risico’s <strong>en</strong> stem het contractmanagem<strong>en</strong>t hierop af.<br />
3. Realiseer de dynamiek van e<strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<br />
Het inkop<strong>en</strong> van di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> <strong>en</strong> het manag<strong>en</strong> van contract<strong>en</strong> is iets fundam<strong>en</strong>teel anders<br />
dan het inkop<strong>en</strong> van product<strong>en</strong>. De interactie tuss<strong>en</strong> de opdrachtgever <strong>en</strong> de<br />
opdrachtnemer is wez<strong>en</strong>lijk voor het resultaat. Dit maakt e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>werkingshouding,<br />
zeker voor complexe vorm<strong>en</strong> van di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing, onontbeerlijk.<br />
4. Organiseer deskundigheid<br />
Het effect van uitbesteding van geïntegreerde di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> is dat de afstand tot de uitvoer<br />
opnieuw bezi<strong>en</strong> wordt. Om in de contractfase e<strong>en</strong> goede gesprekspartner te zijn voor<br />
leveranciers is voldo<strong>en</strong>de deskundigheid noodzakelijk. Zorg dat je deze in huis hebt of<br />
huur hem in.<br />
5. Werk aan twee soort<strong>en</strong> kwaliteit<br />
Naast de kwaliteit van het contract is e<strong>en</strong> andere dim<strong>en</strong>sie de kwaliteit van het<br />
contractmanagem<strong>en</strong>t. Evalueer sam<strong>en</strong> met de leverancier periodiek of de manier van<br />
contractmanagem<strong>en</strong>t werkt <strong>en</strong> of er aanvulling<strong>en</strong> noodzakelijk zijn.<br />
6. D<strong>en</strong>k vooraf na over sc<strong>en</strong>ario’s<br />
E<strong>en</strong> deel van het contractmanagem<strong>en</strong>t wordt pas nodig als het ernstig fout gaat tuss<strong>en</strong><br />
partij<strong>en</strong>. Stel vooraf sc<strong>en</strong>ario’s op <strong>en</strong> analyseer hierbij of er vanuit contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
voldo<strong>en</strong>de drukmiddel<strong>en</strong> beschikbaar zijn.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
8
Kost<strong>en</strong> bespar<strong>en</strong> met contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
Steffart Buijs<br />
Dagverse salade in de bedrijfskantine, schoon sanitair, de nieuwste<br />
kopieervoorzi<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>; talloze facilitaire di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> word<strong>en</strong> al vele jar<strong>en</strong> geheel of<br />
gedeeltelijk uitbesteed. Niets nieuws onder de zon. Wél nieuw is dat het werk<br />
van facility managers verschuift van het beheer naar het manag<strong>en</strong> van<br />
contract<strong>en</strong> met leveranciers. Onderzoeksbureau Integron vroeg dit jaar zo’n<br />
4.400 werknemers naar hun beleving van de kwaliteit van de facilitaire<br />
di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing. E<strong>en</strong> van de conclusies: werknemers beoordel<strong>en</strong> de kwaliteit<br />
van de services als minder goed indi<strong>en</strong> deze zijn uitbesteed.<br />
De minder goede beoordeling geldt vooral voor zak<strong>en</strong> als schoonmaak, beveiliging,<br />
receptie <strong>en</strong> de bedrijfscatering. Interessanter dan die conclusie is natuurlijk de vraag<br />
naar de mogelijke oorzaak. Hoe kan het dat facility-organisaties op deze terrein<strong>en</strong><br />
minder goed prester<strong>en</strong> in de perceptie van veel werknemers? En dat terwijl je als<br />
opdrachtgever toch zak<strong>en</strong> doet met leveranciers voor wie dergelijke di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing core<br />
business is?<br />
Volg<strong>en</strong>s Jean-Pierre Schuurmans, sales consultant van Integron, heeft het alles te mak<strong>en</strong><br />
met beleving. ‘Werknemers hebb<strong>en</strong> overweg<strong>en</strong>d hogere verwachting<strong>en</strong> van bijvoorbeeld<br />
e<strong>en</strong> extern schoonmaakbedrijf dan van e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> medewerker die het kantoor<br />
schoonhoudt’, zegt hij. ‘Bij iemand die je k<strong>en</strong>t, b<strong>en</strong> je toch wat toeschietelijker of d<strong>en</strong>k je<br />
eerder: dat komt morg<strong>en</strong> wel. Bij e<strong>en</strong> extern schoonmaakbedrijf is de<br />
schoonmaakbeleving van de eindgebruikers anders <strong>en</strong> zijn daarmee de verwachting<strong>en</strong><br />
hoger. Zij zijn immers de externe professionals.’<br />
Goed fundam<strong>en</strong>t<br />
In de praktijk is het niet e<strong>en</strong>voudig om met externe leveranciers in gesprek te gaan over<br />
de beleving van de di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing. Immers: zolang opdrachtgever <strong>en</strong> opdrachtnemer<br />
voldo<strong>en</strong> aan de contractueel gemaakte afsprak<strong>en</strong>, is er formeel niets aan de hand. Het<br />
draait dan om de overe<strong>en</strong>gekom<strong>en</strong> indicator<strong>en</strong>, hoe de beleving ook is. Sandy<br />
Knoll<strong>en</strong>burg is business unit manager van Het NIC, e<strong>en</strong> adviesbureau op het gebied van<br />
onder meer inkoop, contractbeheer <strong>en</strong> -managem<strong>en</strong>t. De afdeling van Knoll<strong>en</strong>burg <strong>en</strong><br />
di<strong>en</strong>s collega’s heeft onder meer voor zo’n 300 klant<strong>en</strong> de schoonmaakcontract<strong>en</strong> onder<br />
zijn hoede – in de praktijk meer dan duiz<strong>en</strong>d overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>. Onder het motto ‘practise<br />
what you preach’ maakte Het NIC voor e<strong>en</strong> groot deel van deze overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> in de<br />
afgelop<strong>en</strong> jar<strong>en</strong> de beweging van contractbeheer naar contractmanagem<strong>en</strong>t. E<strong>en</strong><br />
bewuste keuze, vertelt Knoll<strong>en</strong>burg. ‘Contractmanagem<strong>en</strong>t draait allereerst om het<br />
legg<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> goed fundam<strong>en</strong>t in de vorm van e<strong>en</strong> doordacht inkoopproces. Vervolg<strong>en</strong>s<br />
gaat het om het gestructureerd g<strong>en</strong>erer<strong>en</strong> van bruikbare managem<strong>en</strong>tinformatie uit alle<br />
contract<strong>en</strong> die zijn afgeslot<strong>en</strong>. Daarna kun je deze informatie actief gaan gebruik<strong>en</strong> om<br />
verbetering te realiser<strong>en</strong>. Vooral aan dat laatste gev<strong>en</strong> we veel aandacht. Dat kost<br />
wellicht meer tijd, maar het levert e<strong>en</strong> <strong>en</strong>orme sprong op in zowel kwaliteitsverbetering<br />
als kost<strong>en</strong>beheersing.’<br />
Contract<strong>en</strong> inzichtelijk mak<strong>en</strong><br />
Vanzelfsprek<strong>en</strong>d is het van belang dat organisaties wet<strong>en</strong> met wie er allemaal contract<strong>en</strong><br />
zijn afgeslot<strong>en</strong>. Vooral bij grotere organisaties met meerdere kantor<strong>en</strong> is dit<br />
ondoorzichtig. Uit onderzoek van IT-adviesbureau Mitopics uit 2009 blijkt bijvoorbeeld<br />
dat zo’n 60 proc<strong>en</strong>t van de contract<strong>en</strong> niet actief wordt beheerd. Integron concludeerde<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
9
in februari 2011 dat de prestaties van facilitaire di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> in de helft van de gevall<strong>en</strong> niet<br />
word<strong>en</strong> gemonitord. Met alle gevolg<strong>en</strong> van di<strong>en</strong>, zoals stilzwijg<strong>en</strong>de contractverl<strong>en</strong>ging,<br />
onvoldo<strong>en</strong>de sturing op de kwaliteit, budgetoverschrijding<strong>en</strong> door onvoorzi<strong>en</strong> meerwerk<br />
<strong>en</strong> onvoldo<strong>en</strong>de b<strong>en</strong>utting van schaalvoordel<strong>en</strong>. Veel organisaties zi<strong>en</strong> op teg<strong>en</strong> de<br />
administratieve belasting van elektronische contractbeheersystem<strong>en</strong>, volg<strong>en</strong>s<br />
Knoll<strong>en</strong>burg omdat de output ervan vaak onvoldo<strong>en</strong>de wordt b<strong>en</strong>ut. Hierdoor zi<strong>en</strong><br />
organisaties de toegevoegde waarde van adequate registratie niet. ‘Contractbeheer is<br />
vaak reactief’, zegt hij. ‘Maar registrer<strong>en</strong> is pas het begin. Stel je voor: in het contract<br />
staat dat de schoonmaak gedaan moet word<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> kwaliteitscijfer 7, maar bij de<br />
controle komt er e<strong>en</strong> 5 uit. Wat doe je dan? Als daarover niets is vastgelegd in het<br />
contract, heb je onvoldo<strong>en</strong>de houvast om bevinding<strong>en</strong> in te zett<strong>en</strong> om verbetering te<br />
realiser<strong>en</strong>. Het is zaak vooraf na te d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> over de gevolg<strong>en</strong> die je daaraan als<br />
opdrachtgever wilt verbind<strong>en</strong>.’ Die gevolg<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> bijvoorbeeld zijn dat het<br />
schoonmaakbedrijf binn<strong>en</strong> twee wek<strong>en</strong> e<strong>en</strong> plan van aanpak moet indi<strong>en</strong><strong>en</strong>, maar ook<br />
bonus-maluscontructies kom<strong>en</strong> voor. ‘Het kunn<strong>en</strong> ook e<strong>en</strong>voudig op te loss<strong>en</strong> klacht<strong>en</strong><br />
zijn, bijvoorbeeld als medewerkers de schoonmaakmedewerkers niet herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>,<br />
waardoor er onduidelijkheid is over wat iemand in het kantoorgebouw te zoek<strong>en</strong> heeft’,<br />
zegt Knoll<strong>en</strong>berg. ‘E<strong>en</strong> oplossing kan dan zijn om de leverancier te vrag<strong>en</strong> medewerkers<br />
herk<strong>en</strong>bare werkkleding of uniforms te gev<strong>en</strong>.’<br />
Duidelijke sancties<br />
Sv<strong>en</strong> Schmitz is hoofd facilitaire di<strong>en</strong>st van Mundium College in Roermond, onderdeel van<br />
de Stichting Onderwijs Midd<strong>en</strong>-Limburg (SOML). Zo’n 2.000 leerling<strong>en</strong> bevolk<strong>en</strong> dagelijks<br />
de verschill<strong>en</strong>de schoolgebouw<strong>en</strong>. Als de schoonmaakwerkzaamhed<strong>en</strong> ook maar e<strong>en</strong> paar<br />
dag<strong>en</strong> te w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> overlat<strong>en</strong>, is de situatie al snel verslechterd, weet Schmitz. In 2010 is<br />
de schoonmaak Europees aanbesteed, omdat SOML aanbestedingsplichtig is. ‘We hebb<strong>en</strong><br />
vooraf heel goed nagedacht over de inhoud van het bestek. Hierbij hebb<strong>en</strong> we ons lat<strong>en</strong><br />
bijstaan door specialist<strong>en</strong> op dit terrein. Wat vrag<strong>en</strong> we exact van het<br />
schoonmaakbedrijf, <strong>en</strong> wat niet? Hoe will<strong>en</strong> we dat de rapportages plaatsvind<strong>en</strong>, welke<br />
vaste prijz<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> we afsprek<strong>en</strong> voor regiewerk, hoe vind<strong>en</strong> de kwaliteitscontroles<br />
plaats <strong>en</strong> welke consequ<strong>en</strong>ties verbind<strong>en</strong> we daaraan? Al die zak<strong>en</strong> zijn vervolg<strong>en</strong>s<br />
gedetailleerd in het beschrijv<strong>en</strong>d docum<strong>en</strong>t <strong>en</strong> uiteindelijk dus ook in de contract<strong>en</strong><br />
vastgelegd.’<br />
Maar de praktijk is weerbarstig. Schmitz is kritisch over de kwaliteit van de<br />
di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing. ‘De eerste maand<strong>en</strong> beschouw<strong>en</strong> we als aanloopperiode, maar na <strong>en</strong>kele<br />
wek<strong>en</strong> moet het personeel van het schoonmaakbedrijf toch ingewerkt zijn <strong>en</strong> bek<strong>en</strong>d met<br />
de afgesprok<strong>en</strong> werkprogramma’s. Toch leert de praktijk dat er ondanks duidelijke<br />
afsprak<strong>en</strong> in de loop van de tijd problem<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> ontstaan. Omdat we er zo bov<strong>en</strong>op<br />
zitt<strong>en</strong>, kond<strong>en</strong> we al snel de vinger op de zere plek legg<strong>en</strong>. Zo ontdekt<strong>en</strong> we dat de<br />
schoonmakers níet beschikk<strong>en</strong> over werkprogramma’s, terwijl dat wel was afgesprok<strong>en</strong>.<br />
Het zit ’m in de communicatie tuss<strong>en</strong> leidinggev<strong>en</strong>d<strong>en</strong> <strong>en</strong> de m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> op de werkvloer.<br />
Sam<strong>en</strong> met de externe partner die de controles uitvoert, voer<strong>en</strong> we nu dus gesprekk<strong>en</strong><br />
met het schoonmaakbedrijf om de situatie te verbeter<strong>en</strong>.’<br />
Omdat SOML financiële consequ<strong>en</strong>ties heeft lat<strong>en</strong> opnem<strong>en</strong> in de contract<strong>en</strong>, is er wel<br />
e<strong>en</strong> extra stok achter de deur om de situatie te verbeter<strong>en</strong>. Schmitz: ‘Dit is het soort<br />
onaang<strong>en</strong>ame verrassing<strong>en</strong> waarop je veel invloed kunt uitoef<strong>en</strong><strong>en</strong> als je het voortraject<br />
zorgvuldig aanpakt. Al blijft het natuurlijk e<strong>en</strong> proces van continu ler<strong>en</strong> <strong>en</strong> bijstur<strong>en</strong>.’<br />
Visie <strong>en</strong> strategie<br />
‘Contractmanagem<strong>en</strong>t levert ook besparing<strong>en</strong> op’, stelt Tanja Brok, consultant van Het<br />
NIC. Voortijdig verander<strong>en</strong> van schoonmaakbedrijf kost immers geld. ‘D<strong>en</strong>k alle<strong>en</strong> al aan<br />
de interne proceskost<strong>en</strong>.’<br />
Bij de invoering van contractmanagem<strong>en</strong>t moet e<strong>en</strong> organisatie strategische keuzes<br />
mak<strong>en</strong>. Welke facilitaire di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> zijn voor de opdrachtgever dusdanig belangrijk dat het<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
10
e<strong>en</strong> extra tijdsinvestering rechtvaardigt? Voor de <strong>en</strong>e organisatie kan dat het beheer van<br />
de technische installaties zijn, terwijl dat voor e<strong>en</strong> andere organisatie de schoonmaak of<br />
het callc<strong>en</strong>ter is.<br />
Als consultant begeleidt Brok uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de organisaties bij het ontwikkel<strong>en</strong> van visie <strong>en</strong><br />
beleid op het gebied van contractmanagem<strong>en</strong>t. ‘Het is echt zaak om daar goed over na te<br />
d<strong>en</strong>k<strong>en</strong>’, beaamt ze. ‘Als organisatie moet je zicht hebb<strong>en</strong> op wat je wilt <strong>en</strong> nodig hebt.<br />
Wanneer raakt het je core business <strong>en</strong> wat zijn de risico’s? Afhankelijk daarvan bepaal je<br />
welk niveau van contractmanagem<strong>en</strong>t nodig is.’<br />
De volg<strong>en</strong>de stap is het inzichtelijk <strong>en</strong> toegankelijk mak<strong>en</strong> van alle lop<strong>en</strong>de contract<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
afsprak<strong>en</strong>. Zeker voor grote organisaties met veel leveranciers kan dat e<strong>en</strong> tijdrov<strong>en</strong>de<br />
klus zijn. Als die gegev<strong>en</strong>s duidelijk zijn, is het zaak om er informatie aan toe te voeg<strong>en</strong>,<br />
zoals tuss<strong>en</strong>tijdse rapportages. Vervolg<strong>en</strong>s kun je er ‘sturingsinformatie’ uit g<strong>en</strong>erer<strong>en</strong>.<br />
Brok: ‘Het doel is natuurlijk om met die informatie in de hand in te kunn<strong>en</strong> spel<strong>en</strong> op de<br />
di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing die je inkoopt. De kunst is om de ruimte tuss<strong>en</strong> wat de leverancier aan<br />
kwaliteit biedt <strong>en</strong> de eis<strong>en</strong> <strong>en</strong> w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> van de opdrachtgever zo klein mogelijk te houd<strong>en</strong>.’<br />
Wat is contractmanagem<strong>en</strong>t?<br />
Contractmanagem<strong>en</strong>t vindt zijn oorsprong in de IT-sector. Voor organisaties die hun IT<br />
geheel of gedeeltelijk uitbested<strong>en</strong>, zijn de kwaliteit <strong>en</strong> beschikbaarheid ervan van<br />
lev<strong>en</strong>sbelang. Daarom monitor<strong>en</strong> opdrachtgevers de prestaties van externe leveranciers<br />
op dit gebied nauwgezet, vaak via Service Level Agreem<strong>en</strong>ts (SLA’s) of Key Performance<br />
Indicator<strong>en</strong> (KPI’s). Naarmate de risico’s van uitbesteding groter zijn voor de organisatie,<br />
vindt er int<strong>en</strong>siever contractmanagem<strong>en</strong>t plaats. Contractmanagem<strong>en</strong>t houdt daarom<br />
nauw verband met risicomanagem<strong>en</strong>t. Voor e<strong>en</strong> gemiddeld kantoor is bijvoorbeeld de<br />
kwaliteit van de schoonmaak belangrijk, maar voor e<strong>en</strong> ziek<strong>en</strong>huis is het letterlijk van<br />
lev<strong>en</strong>sbelang. De aansturing van externe schoonmaakbedrijv<strong>en</strong> vindt daar veel<br />
int<strong>en</strong>siever plaats. Contractmanagem<strong>en</strong>t omvat het gehele uitbestedingsproces: van<br />
inv<strong>en</strong>tarisatie van de behoefte <strong>en</strong> de aanbesteding tot <strong>en</strong> met het bewak<strong>en</strong> <strong>en</strong> verbeter<strong>en</strong><br />
van de kwaliteit van de geleverde di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
11
Maatschappelijk Facilitair Contracter<strong>en</strong><br />
Suzanne Bakker (Citigate First Financial)<br />
Steeds meer inkopers <strong>en</strong> verkopers in de facilitaire di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing beseff<strong>en</strong><br />
zich dat er e<strong>en</strong> einde moet kom<strong>en</strong> aan de huidige onethische <strong>en</strong><br />
onverantwoordelijke manier van zak<strong>en</strong> do<strong>en</strong>. Anno 2011 zijn de gr<strong>en</strong>z<strong>en</strong><br />
bereikt. Beide partij<strong>en</strong> lijk<strong>en</strong> echter opgeslot<strong>en</strong> te zitt<strong>en</strong> in hun eig<strong>en</strong> systeem<br />
<strong>en</strong> cultuur. E<strong>en</strong> interview met Jacqueline de Block, managing consultant bij<br />
Mercuri International, <strong>en</strong> John Weinstock, k<strong>en</strong>nismanager <strong>en</strong> trainer bij NEVI.<br />
Wat gebeurt er op dit mom<strong>en</strong>t op de facilitaire markt?<br />
De Block: ‘De markt van facilitaire product<strong>en</strong> <strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> is volwass<strong>en</strong> <strong>en</strong> de traditionele<br />
di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing wordt veelal gezi<strong>en</strong> als e<strong>en</strong> ‘commodity product’. Verkopers prober<strong>en</strong> hun<br />
onderscheid<strong>en</strong>d vermog<strong>en</strong> aan te ton<strong>en</strong>. Inkopers daar<strong>en</strong>teg<strong>en</strong> volg<strong>en</strong> veelal e<strong>en</strong><br />
rationeel proces waarbij de contract<strong>en</strong> tot stand kom<strong>en</strong> door maximale marktwerking,<br />
waarbij e<strong>en</strong> goede hospitalitybeleving behoort tot de hygiënefactor<strong>en</strong>.’<br />
Weinstock: ‘Als we kijk<strong>en</strong> naar verschill<strong>en</strong>de b<strong>en</strong>chmarkcijfers, bijvoorbeeld van<br />
Twynstra Gudde uit 2010, dan is de inschatting dat er ook voor het kom<strong>en</strong>d jaar niet veel<br />
verbetering te verwacht<strong>en</strong> valt. De b<strong>en</strong>chmarks lat<strong>en</strong> duidelijk zi<strong>en</strong> dat de facilitaire<br />
markt qua financiële omvang krimpt, er meer aanbieders op de markt kom<strong>en</strong> <strong>en</strong> er e<strong>en</strong><br />
to<strong>en</strong>ame is qua uitbesteding bij opdrachtgevers. Kortom, dit zorgt voor e<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong>de<br />
financiële druk op deze markt, e<strong>en</strong> markt bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> grote mate van<br />
concurr<strong>en</strong>tie. Deze ontwikkeling zorgt ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s voor onrealistische druk <strong>en</strong> verwachting<br />
t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van de arbeidsproductiviteitsstijging. Daarteg<strong>en</strong>over staat dat bij veel<br />
opdrachtgev<strong>en</strong>de organisaties ook de eig<strong>en</strong> financiële situatie nog niet echt rooskleurig<br />
is. E<strong>en</strong> extra druk op beheersing van de kost<strong>en</strong> staat veelal c<strong>en</strong>traal. De kom<strong>en</strong>de<br />
periode wordt dus e<strong>en</strong> pas op de plaats gemaakt. Positief is wel dat er door de lop<strong>en</strong>de<br />
initiatiev<strong>en</strong> van bijvoorbeeld V<strong>en</strong>eca, de Nederlandse Veiligheidsbranche <strong>en</strong> OSB (bidbook<br />
Blijv<strong>en</strong>d van waarde) meer transparantie <strong>en</strong> moraal komt in deze markt. E<strong>en</strong><br />
gedragsverandering wordt dus maximaal geactiveerd.’<br />
Moraliteit versus complexiteit<br />
De weg naar e<strong>en</strong> ‘echte sustainable’ organisatie is veelal ge<strong>en</strong> geplaveid pad. Dit geldt<br />
voor beide partij<strong>en</strong>; zowel voor inkoop als voor verkoop. De transformatie gaat namelijk<br />
de businessmodell<strong>en</strong> van de organisatie rak<strong>en</strong>. Dergelijke vraagstukk<strong>en</strong> van de 21 ste<br />
eeuw kun je niet oploss<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> managem<strong>en</strong>tbesturing <strong>en</strong> visie van de twintigste<br />
eeuw. Het vraagt inzicht <strong>en</strong> verandering op meerdere niveaus binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> organisatie.<br />
Alle<strong>en</strong> organisaties met e<strong>en</strong> hoge mate van moraliteit kunn<strong>en</strong> sustainable zijn of word<strong>en</strong>.<br />
Om dit te bereik<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> we de complexiteit van de process<strong>en</strong> <strong>en</strong> de daaraan<br />
gekoppelde (toe)leveranciers transparant mak<strong>en</strong>. Door dit te do<strong>en</strong> wordt de bijdrage<br />
vanuit de eig<strong>en</strong> organisatie <strong>en</strong> die van leveranciers loepzuiver. Echter, hierdoor kom<strong>en</strong><br />
ook de eerste vrag<strong>en</strong> los, zoals: Toets<strong>en</strong> we alle<strong>en</strong> onze directe leveranciers (first tier of<br />
suppliers) of gaan we ook na hoe hun leveranciers het do<strong>en</strong> (second tier of suppliers)?<br />
Hoe do<strong>en</strong> wij het zelf eig<strong>en</strong>lijk? In welke mate is er binn<strong>en</strong> onze eig<strong>en</strong> organisatie<br />
alignm<strong>en</strong>t tuss<strong>en</strong> inkoop <strong>en</strong> verkoop <strong>en</strong> de huidige businessmodell<strong>en</strong>? Het afpell<strong>en</strong> van<br />
deze complexiteit maakt de gevolg<strong>en</strong> voor het proces <strong>en</strong> businessmodell<strong>en</strong> zichtbaar <strong>en</strong><br />
dit kan zorg<strong>en</strong> voor stress <strong>en</strong> chaos. Hoe zit het nu eig<strong>en</strong>lijk echt <strong>en</strong> will<strong>en</strong> we dit? Zie als<br />
voorbeeld de staking<strong>en</strong> in de schoonmaak <strong>en</strong> als gevolg hiervan het aanbied<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
bidbook <strong>en</strong> het direct opzoek<strong>en</strong> van media. Eig<strong>en</strong>lijk, diep in de DNA-structuur van onze<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
12
organisatie, hebb<strong>en</strong> we wel het inzicht (<strong>en</strong> gewet<strong>en</strong>) hoe het zou moet<strong>en</strong>. Echter, dit<br />
inzicht raakt onze businessmodell<strong>en</strong>, <strong>en</strong> verandering hiervan vraagt lef, moed <strong>en</strong> durf.<br />
Figuur 1. KPI’s van inkoop <strong>en</strong> verkoop.<br />
Wat heeft dit voor effect?<br />
De Block: ‘We zitt<strong>en</strong> hierdoor dus met elkaar gevang<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> systeem <strong>en</strong> cultuur. De<br />
balans tuss<strong>en</strong> r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> maatschappelijk verantwoord ondernem<strong>en</strong> staat onder druk<br />
aan beide kant<strong>en</strong>. Inzicht in elkaars achtergrond<strong>en</strong> <strong>en</strong> de juiste dialoog op gang br<strong>en</strong>g<strong>en</strong><br />
zijn daarom ess<strong>en</strong>tieel om te kom<strong>en</strong> tot verandering. Met het gezam<strong>en</strong>lijk met NEVI<br />
organiser<strong>en</strong> van round tables strev<strong>en</strong> we ernaar dat beide partij<strong>en</strong> tot dat inzicht kom<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> hun gedrag gaan aanpass<strong>en</strong>. Het is belangrijk om e<strong>en</strong> kritische massa in de markt te<br />
creër<strong>en</strong>, zodat we e<strong>en</strong> beweging in gang kunn<strong>en</strong> zett<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> klein voorbeeld: in e<strong>en</strong> onlangs gehoud<strong>en</strong> rondetafelgesprek hebb<strong>en</strong> we e<strong>en</strong><br />
onderzoek gedaan onder de deelnemers naar de verschill<strong>en</strong> in KPI’s tuss<strong>en</strong> de inkopers<br />
<strong>en</strong> verkopers. Dus waarop word<strong>en</strong> de inkopers <strong>en</strong> verkopers afgerek<strong>en</strong>d. Het bleek dat<br />
we nog wel e<strong>en</strong> paar stapp<strong>en</strong> met elkaar moet<strong>en</strong> mak<strong>en</strong>. De veelal traditionele KPI’s,<br />
zoals bespar<strong>en</strong> vanuit inkoop <strong>en</strong> mak<strong>en</strong> van marge vanuit verkoop, voer<strong>en</strong> nog steeds de<br />
bov<strong>en</strong>toon. Het mag duidelijk zijn dat er dan ook gelijk e<strong>en</strong> link is naar het gedrag op de<br />
markt.’<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
13
Figuur 2. Van unsustainable naar sustainable.<br />
Maatschappelijk Facilitair Contracter<strong>en</strong><br />
Weinstock: ‘Maatschappelijk Facilitair Contracter<strong>en</strong> k<strong>en</strong>t dus twee partij<strong>en</strong>, twee<br />
wereld<strong>en</strong>, twee cultur<strong>en</strong>, maar één filosofie. Beide partij<strong>en</strong> strev<strong>en</strong> één <strong>en</strong> hetzelfde doel<br />
na: goede facilitaire di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing met de juiste balans tuss<strong>en</strong> performance, r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t<br />
<strong>en</strong> kost<strong>en</strong>.’<br />
De Block: ‘De partij<strong>en</strong> die deelnem<strong>en</strong> aan de bije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> zijn in veel gevall<strong>en</strong> leid<strong>en</strong>d<br />
in hun markt, <strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> dus echt invloed uitoef<strong>en</strong><strong>en</strong> op het huidige systeem. En er zijn<br />
ook al voorbeeld<strong>en</strong> van ontwikkeling<strong>en</strong> in die richting. Zo wordt er aan inkoopzijde aan<br />
e<strong>en</strong> gedragscode gewerkt <strong>en</strong> zijn er aan leverancierszijde verschill<strong>en</strong>de voorbeeld<strong>en</strong> van<br />
nieuwe businessmodell<strong>en</strong>, waarin de medewerker <strong>en</strong> de service aan de klant weer<br />
c<strong>en</strong>traal staan, in plaats van de kost<strong>en</strong> of de marge. En deze initiatiev<strong>en</strong> word<strong>en</strong> met luid<br />
gejuich ontvang<strong>en</strong>. Het mooiste is nog: deze nieuwe businessmodell<strong>en</strong> zorg<strong>en</strong> vaak voor<br />
e<strong>en</strong> nog beter r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t, <strong>en</strong> omdat er betere aansluiting is bij de behoefte van de klant<br />
ook voor e<strong>en</strong> hogere medewerkerstevred<strong>en</strong>heid <strong>en</strong> dus ook klanttevred<strong>en</strong>heid. Die<br />
aanpak werkt dus.’<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
14
Innovatief onderhoud inkop<strong>en</strong><br />
B<strong>en</strong> Grijpstra <strong>en</strong> Paul Quak<br />
Heeft u grip op de vele onderhoudscontract<strong>en</strong> voor uw gebouw<strong>en</strong>? Er is e<strong>en</strong><br />
gerede kans dat dit niet het geval is. Dat is ongew<strong>en</strong>st, zeker in tijd<strong>en</strong> van<br />
kost<strong>en</strong>besparing, waarbij ook het onderhoud e<strong>en</strong> belangrijke factor is.<br />
draaijer+partners bv merkt dat er bij veel kleine tot middelgrote organisaties<br />
met veelal meerdere vastgoedobject<strong>en</strong> onvoldo<strong>en</strong>de zicht is op de aanwezige<br />
onderhoudscontract<strong>en</strong>, dat de contract<strong>en</strong> die er zijn vaak niet (meer)<br />
marktconform zijn <strong>en</strong> de afgesprok<strong>en</strong> kwaliteit <strong>en</strong> leveringsvoorwaard<strong>en</strong> niet<br />
bek<strong>en</strong>d zijn.<br />
Vrag<strong>en</strong> die onze klant<strong>en</strong> stell<strong>en</strong> zijn hoe de onderhoudscontract<strong>en</strong> weer actueel <strong>en</strong><br />
marktconform te krijg<strong>en</strong> zijn, rek<strong>en</strong>ing houd<strong>en</strong>d met mogelijke kost<strong>en</strong>besparing,<br />
effici<strong>en</strong>cy <strong>en</strong> wet- <strong>en</strong> regelgeving, <strong>en</strong> hoe ze weer e<strong>en</strong> goed beeld van de scope <strong>en</strong> de<br />
kwaliteit van het geheel krijg<strong>en</strong>. Veelal zijn dit vraagstukk<strong>en</strong> die de verantwoordelijke<br />
gebouwbeheerder er ‘ev<strong>en</strong> bij’ moet do<strong>en</strong>, terwijl draaijer+partners ervan overtuigd is<br />
dat opnieuw aanbested<strong>en</strong> vaak loont, <strong>en</strong> dat dit veel minder ingewikkeld is dan het lijkt.<br />
Veel organisaties vermoed<strong>en</strong> wel dat het opnieuw aanbested<strong>en</strong> van<br />
onderhoudscontract<strong>en</strong> geld kan oplever<strong>en</strong>, zeker in combinatie met schaalvoordeel <strong>en</strong><br />
beter contractbeheer. De meest<strong>en</strong> zi<strong>en</strong> echter op teg<strong>en</strong> het opnieuw aanbested<strong>en</strong> van de<br />
contract<strong>en</strong>. Het lijkt e<strong>en</strong> omvangrijke klus waarbij facilitair managers,<br />
gebouwbeheerders, vastgoedverantwoordelijk<strong>en</strong> <strong>en</strong> inkopers allemaal hun rol <strong>en</strong> belang<br />
hebb<strong>en</strong>. Hierdoor d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> veel organisaties dat de verantwoordelijk<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> tijd hebb<strong>en</strong><br />
voor zo’n omvangrijk <strong>en</strong> complex project <strong>en</strong> dat de kost<strong>en</strong> niet opweg<strong>en</strong> teg<strong>en</strong> de bat<strong>en</strong>.<br />
T<strong>en</strong> onrechte. draaijer+partners bv vertelt u graag welke afweging<strong>en</strong> u kunt mak<strong>en</strong> als u<br />
uw onderhoud opnieuw wilt aanbested<strong>en</strong>.<br />
Di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing<br />
De wijze van uitvoering van het onderhoud <strong>en</strong> de beleving die de directe of indirecte<br />
gebruiker hiervan heeft gaat over di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing. En bij di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing staan service <strong>en</strong><br />
kwaliteit voorop. Betek<strong>en</strong>t dit dat service <strong>en</strong> kwaliteit per definitie veel geld kost<strong>en</strong>? Niet<br />
altijd. Het omgekeerde geldt vaak wel: inkop<strong>en</strong> op basis van de laagste prijs gaat<br />
meestal t<strong>en</strong> koste van de service. Dat hoeft echter niet per se e<strong>en</strong> probleem te zijn.<br />
Immers, als zoals bijvoorbeeld bij onbemande vastgoedobject<strong>en</strong> de wijze van uitvoering<br />
<strong>en</strong> de beleving niet doorslaggev<strong>en</strong>d zijn voor uw pand, is het logisch om op basis van de<br />
laagste prijs in te kop<strong>en</strong>.<br />
Voor veel gebouw<strong>en</strong> ligt het wat ingewikkelder. Daar is goed onderhoud e<strong>en</strong> waarborg<br />
dat het gebouw zijn functie kan blijv<strong>en</strong> vervull<strong>en</strong>, met zo min mogelijk overlast voor de<br />
gebruiker. Dan loont het wel om te invester<strong>en</strong> in service <strong>en</strong> kwaliteit. Het is nu e<strong>en</strong>maal<br />
zo dat gebouw<strong>en</strong> technisch ingewikkelde zak<strong>en</strong> zijn die meestal niet probleemloos<br />
functioner<strong>en</strong>. Deze technische complexiteit leidt, ev<strong>en</strong>als de relatie tuss<strong>en</strong> gebruikers <strong>en</strong><br />
techniek, tot e<strong>en</strong> min of meer continu proces van reparer<strong>en</strong> <strong>en</strong> optimaliser<strong>en</strong> van het<br />
gebouw <strong>en</strong> de installaties. Daarbij zijn service <strong>en</strong> kwaliteit juist vaak doorslaggev<strong>en</strong>d<br />
voor succes. Het afsluit<strong>en</strong> van contract<strong>en</strong> op basis van Kritische Prestatie Indicator<strong>en</strong><br />
pass<strong>en</strong>d bij de aard van het gebouw is de kracht van het systeem.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
15
Strategie<br />
Uw organisatie heeft e<strong>en</strong> visie, e<strong>en</strong> missie <strong>en</strong> e<strong>en</strong> strategie (zie figuur 1). Als het goed is,<br />
zijn uw structuur, cultuur <strong>en</strong> medewerkers hiermee in balans. Ook uw vastgoed maakt<br />
hiervan deel uit. Wat betek<strong>en</strong>t dit voor het onderhoud van uw vastgoed? Meer dan u<br />
misschi<strong>en</strong> d<strong>en</strong>kt. Wij zijn namelijk van m<strong>en</strong>ing dat uw strategie <strong>en</strong> uw<br />
organisatiek<strong>en</strong>merk<strong>en</strong> bepal<strong>en</strong> welke contractvorm <strong>en</strong> -aanpak het meest geschikt zijn.<br />
Als u uw aanbestedingsproces, contractvorm <strong>en</strong> wijze van sam<strong>en</strong>werking afstemt op de<br />
‘g<strong>en</strong><strong>en</strong>’ van uw organisatie, vergroot u de kans op succesvol onderhoud.<br />
Hoe legt u de relatie tuss<strong>en</strong> uw visie <strong>en</strong> strategie <strong>en</strong> het onderhoud van uw vastgoed? In<br />
figuur 2 ziet u drie aspect<strong>en</strong> waarnaar u kunt kijk<strong>en</strong>. Uw huisvestingsstrategie hangt<br />
nauw sam<strong>en</strong> met uw organisatiestrategie. E<strong>en</strong> sterk verander<strong>en</strong>de vastgoedportefeuille<br />
vraagt om flexibele <strong>en</strong> variabele contract<strong>en</strong> waarmee snel <strong>en</strong> efficiënt aan de vraag kan<br />
word<strong>en</strong> voldaan. Groei <strong>en</strong> krimp van de organisatie <strong>en</strong> de huisvesting kunn<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudig<br />
word<strong>en</strong> opgevang<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> stabiele vastgoedportefeuille heeft meer baat bij vaste<br />
contract<strong>en</strong> waarbij op basis van prestaties afsprak<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gemaakt.<br />
Voor uw onderhoudsmanagem<strong>en</strong>t is het van belang in hoeverre uw vastgoedbeheer<br />
geprofessionaliseerd is. Is uw organisatie gew<strong>en</strong>d om ad hoc te werk<strong>en</strong>, met<br />
voornamelijk technische specialist<strong>en</strong>? Wordt onderhoud uitgevoerd volg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong><br />
onderhoudsplan, al dan niet volg<strong>en</strong>s de NEN-systematiek? Of is uw beheer uitbesteed op<br />
basis van prestaties, waarbij contractbeheerders de vinger aan de pols houd<strong>en</strong>? De<br />
uitvoering van het onderhoud di<strong>en</strong>t hierop te word<strong>en</strong> afgestemd.<br />
Uw inkoopmanagem<strong>en</strong>t t<strong>en</strong> slotte volgt bij voorkeur uw huisvestingsstrategie <strong>en</strong><br />
onderhoudsmanagem<strong>en</strong>t. Hierbij geldt in het algeme<strong>en</strong>: naarmate er meer zekerheid is<br />
in huisvestingsstrategie <strong>en</strong> ontwikkeling<strong>en</strong> van de organisatie zelf, is het verstandiger<br />
meer resultaatafsprak<strong>en</strong> of prestatiecontract<strong>en</strong> aan te gaan. Wanneer sturing meer ad<br />
hoc plaatsvindt, volstaan regie- of inspanningsverplichting<strong>en</strong> beter. Binn<strong>en</strong> de drie<br />
aspect<strong>en</strong> moet de ideale mix word<strong>en</strong> gevond<strong>en</strong> die op dit mom<strong>en</strong>t voor uw organisatie<br />
het meest efficiënt is.<br />
Figuur 1. Strategie <strong>en</strong> organisatiek<strong>en</strong>merk<strong>en</strong> in relatie tot het aanbestedingsproces.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
16
Figuur 2. Huisvestingsstrategie in relatie tot onderhoudsmanagem<strong>en</strong>t <strong>en</strong><br />
inkoopmanagem<strong>en</strong>t.<br />
Bestekgericht versus prestatiegericht<br />
Onderhoudsbeheer is dus vooral di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> inspel<strong>en</strong> op de situatie waarin uw<br />
organisatie zich begeeft. De manier waarop onderhoud in uw organisatie wordt belegd <strong>en</strong><br />
uitgevoerd heeft e<strong>en</strong> directe relatie met uw organisatiestrategie. Als we in lijn hiermee<br />
kijk<strong>en</strong> naar de wijze waarop u uw onderhoudscontract<strong>en</strong> kunt afsluit<strong>en</strong>, zijn er twee<br />
uiterst<strong>en</strong> d<strong>en</strong>kbaar (zie figuur 3).<br />
Figuur 3. Onderhoudscontract<strong>en</strong> afsluit<strong>en</strong>: traditioneel versus innovatief.<br />
De traditionele vorm bestaat uit het opstell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> handeling<strong>en</strong>bestek. U<br />
inv<strong>en</strong>tariseert alle elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die onderhoud behoev<strong>en</strong> <strong>en</strong> schrijft de<br />
onderhoudshandeling<strong>en</strong> voor. Het voordeel hiervan is dat u vooraf duidelijkheid heeft<br />
over de uit te bested<strong>en</strong> activiteit<strong>en</strong> <strong>en</strong> de kost<strong>en</strong>. Het nadeel is dat de voorbereiding u<br />
veel tijd (<strong>en</strong> geld) kost. U moet alle gebouw<strong>en</strong> inv<strong>en</strong>tariser<strong>en</strong> <strong>en</strong> bestekk<strong>en</strong> schrijv<strong>en</strong>.<br />
Geïnteresseerde aanbieders moet<strong>en</strong> die bestekk<strong>en</strong> beoordel<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> aanbieding do<strong>en</strong>.<br />
Daarbij wordt gunning gebaseerd op de laagste prijs. Dit kost allemaal veel tijd. Daar<br />
komt nog bij dat activiteit<strong>en</strong> die niet correct in het bestek staan achteraf tot meerwerk <strong>en</strong><br />
meerkost<strong>en</strong> leid<strong>en</strong>, aangezi<strong>en</strong> u zelf verantwoordelijk b<strong>en</strong>t voor hetge<strong>en</strong> de inschrijver<br />
moet aanbied<strong>en</strong>. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> maakt u op deze manier ge<strong>en</strong> gebruik van de k<strong>en</strong>nis van de<br />
aanbied<strong>en</strong>de partij<strong>en</strong>.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
17
Het grote voordeel van innovatief aanbested<strong>en</strong> is dat u de beste partij selecteert op basis<br />
van uw kwalitatieve w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> (KPI’s). Die partij komt dan sam<strong>en</strong> met u tot e<strong>en</strong><br />
onderhoudsvoorstel. Uiteraard selecteert u niet alle<strong>en</strong> op kwaliteit, maar ook op prijs<br />
(tariev<strong>en</strong>, opslagperc<strong>en</strong>tages), op basis van e<strong>en</strong> in te vull<strong>en</strong> calculatieschema. Dit heeft<br />
e<strong>en</strong> aantal voordel<strong>en</strong>:<br />
• De geselecteerde partij inv<strong>en</strong>tariseert zelf uw gebouw<strong>en</strong>. Vervolg<strong>en</strong>s komt zij met<br />
e<strong>en</strong> op<strong>en</strong> voorstel voor uitvoering van het onderhoud. Deze partij heeft e<strong>en</strong> grote<br />
mate van zekerheid om de opdracht te krijg<strong>en</strong>, want u heeft haar reeds<br />
geselecteerd als sam<strong>en</strong>werkingspartner. Hierdoor is het redelijk dat u deze<br />
inspanning van haar vraagt.<br />
• Er zijn minder voorbereidingskost<strong>en</strong> voor u, de opdrachtgever.<br />
• Er zijn minder inschrijvingskost<strong>en</strong> voor de opdrachtnemer. Dit verlaagt de<br />
drempel om mee te do<strong>en</strong>.<br />
• De nadruk ligt op het selecter<strong>en</strong> van partij<strong>en</strong> die qua visie, kwaliteit <strong>en</strong> organisatie<br />
bij u pass<strong>en</strong>.<br />
• De prijs wordt relatief e<strong>en</strong>voudig meegewog<strong>en</strong> (door het lat<strong>en</strong> invull<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
calculatieschema). Zo kunt u ook de concurr<strong>en</strong>tievoordel<strong>en</strong> b<strong>en</strong>utt<strong>en</strong>.<br />
• De inschrijv<strong>en</strong>de partij is verantwoordelijk voor hetge<strong>en</strong> wordt aangebod<strong>en</strong>.<br />
Naast de twee uiterst<strong>en</strong> zijn tuss<strong>en</strong>vorm<strong>en</strong> d<strong>en</strong>kbaar waarbij bijvoorbeeld wel op e<strong>en</strong><br />
traditionele wijze wordt aanbesteed, maar ook responstijd<strong>en</strong>, leveringsvoorwaard<strong>en</strong> et<br />
cetera als wegingscriterium meetell<strong>en</strong>.<br />
Strategisch inkop<strong>en</strong>: stap voor stap<br />
Het proces van strategisch inkop<strong>en</strong> is in figuur 4 schematisch weergegev<strong>en</strong>. We zull<strong>en</strong> bij<br />
elke stap kort stilstaan.<br />
Figuur 4. Het proces van strategisch inkop<strong>en</strong>.<br />
Fase 1: voorbereiding<br />
In deze fase inv<strong>en</strong>tariseert u zelf welke contract<strong>en</strong> aanwezig zijn. Ook stelt u vast wat de<br />
scope van de aanbesteding moet gaan word<strong>en</strong>. Daarnaast d<strong>en</strong>kt u na over de prestaties<br />
<strong>en</strong> kwaliteitseis<strong>en</strong> die u wilt stell<strong>en</strong>, bijvoorbeeld in de vorm van Service Level<br />
Agreem<strong>en</strong>ts (SLA’s).<br />
Fase 2: voorselectie<br />
In deze fase selecteert u uit alle mogelijke aanbieders e<strong>en</strong> beperkt aantal gegadigd<strong>en</strong>.<br />
Eerst stelt u e<strong>en</strong> voorselectiedocum<strong>en</strong>t op. Hierin legt u alle criteria voor deelname vast,<br />
zoals technische bekwaamheid (bijvoorbeeld door middel van refer<strong>en</strong>ties, certificat<strong>en</strong>),<br />
financiële draagkracht (door middel van financiële ratio’s van de organisatie) <strong>en</strong><br />
dergelijke. Ook de procedure van het selectieproces beschrijft u in dit docum<strong>en</strong>t.<br />
Vervolg<strong>en</strong>s publiceert u dit stuk (bij op<strong>en</strong>bare aanbesteding) of verstrekt u het aan<br />
gegadigd<strong>en</strong> (bij onderhandse aanbesteding). Gegadigd<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> e<strong>en</strong> voorstel in. Dat<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
18
eoordeelt u op e<strong>en</strong> transparante manier. Uiteindelijk gaan alle<strong>en</strong> de partij<strong>en</strong> met de<br />
beste voorstell<strong>en</strong> (bijvoorbeeld vijf partij<strong>en</strong>) verder in het proces.<br />
Fase 3: selectie<br />
Om uiteindelijk één geselecteerde partij te kiez<strong>en</strong> waarmee u de sam<strong>en</strong>werking aangaat,<br />
stelt u e<strong>en</strong> inschrijfdocum<strong>en</strong>t op. Hierin beschrijft u uw eis<strong>en</strong> <strong>en</strong> beoordelingscriteria. Dit<br />
docum<strong>en</strong>t geeft de geselecteerd<strong>en</strong> uit de voorselectie e<strong>en</strong> goed beeld van uw organisatie,<br />
uw vraagstelling <strong>en</strong> de k<strong>en</strong>merk<strong>en</strong> van uw vastgoed. Ook het calculatieschema maakt<br />
deel uit van dit docum<strong>en</strong>t. De geselecteerd<strong>en</strong> schrijv<strong>en</strong> in op basis van dit docum<strong>en</strong>t <strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> door u beoordeeld. De winn<strong>en</strong>de inschrijver ontvangt de voorlopige gunning.<br />
Fase 4: gunning<br />
Met de winn<strong>en</strong>de inschrijver bepaalt u het format voor uw onderhoudsvoorstel. Op basis<br />
hiervan beoordeelt de aannemer uw gebouw<strong>en</strong> <strong>en</strong> inv<strong>en</strong>tariseert hij de b<strong>en</strong>odigde<br />
onderhoudsactiviteit<strong>en</strong>. Dit gebeurt in de vorm van e<strong>en</strong> op<strong>en</strong> begroting, gebaseerd op<br />
het calculatieschema.<br />
Fase 5: contract<br />
Pas als u het sam<strong>en</strong> e<strong>en</strong>s b<strong>en</strong>t over de begroting <strong>en</strong> het bijbehor<strong>en</strong>de contract, kan<br />
gunning plaatsvind<strong>en</strong>, kan het contract word<strong>en</strong> ondertek<strong>en</strong>d <strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> afsprak<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> gemaakt omtr<strong>en</strong>t het inregel<strong>en</strong> van het contract.<br />
Deze vorm van selectie <strong>en</strong> beoordeling wordt steeds meer toegepast in de bouw. Het is<br />
e<strong>en</strong> bewez<strong>en</strong> middel om de aannemer met de beste prijs te contracter<strong>en</strong> <strong>en</strong> tegelijkertijd<br />
zijn k<strong>en</strong>nis te gebruik<strong>en</strong> – zeker in combinatie met nieuwe bouwcontractvorm<strong>en</strong> als<br />
Design & Build. Het proces dat wij voorstaan biedt alle ruimte om op kwaliteit te<br />
selecter<strong>en</strong> zonder de prijsstelling uit het oog te verliez<strong>en</strong>.<br />
Hogere kwaliteit, lagere kost<strong>en</strong><br />
U ziet het, voor het optimaliser<strong>en</strong> van uw onderhoud zijn er meerdere afweging<strong>en</strong> te<br />
mak<strong>en</strong> alvor<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> leverancier te betrekk<strong>en</strong> <strong>en</strong> is er meer mogelijk dan traditioneel<br />
onderhoud inkop<strong>en</strong> alle<strong>en</strong>. Onze visie is dat het afweg<strong>en</strong> van de (huisvestings)strategie<br />
in combinatie met het innovatief aanbested<strong>en</strong> voor de uitvoering van het onderhoud<br />
ervoor zorgt dat alle betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> hun eis<strong>en</strong>, w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> <strong>en</strong> criteria heel helder kunn<strong>en</strong><br />
aangev<strong>en</strong> <strong>en</strong> het onderhoud is toegespitst op de organisatie. Omdat er meer ruimte is<br />
voor kwalitatieve criteria, bevorder<strong>en</strong> innovatieve method<strong>en</strong> e<strong>en</strong> betere kwaliteit van<br />
di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing. Wij zijn dan ook van m<strong>en</strong>ing dat innovatief aanbested<strong>en</strong> leidt tot betere<br />
sam<strong>en</strong>werking <strong>en</strong> service, lagere inschrijvingskost<strong>en</strong> voor uw opdrachtnemer <strong>en</strong> lagere<br />
voorbereidingskost<strong>en</strong> voor u als opdrachtgever. En dat is heel belangrijk in deze tijd<br />
waarin steeds meer organisaties op hun (onderhouds)kost<strong>en</strong> lett<strong>en</strong>. Hoeveel u aan<br />
kwaliteit kunt winn<strong>en</strong> <strong>en</strong> aan kost<strong>en</strong> kunt bespar<strong>en</strong>, hangt af van uw situatie <strong>en</strong><br />
organisatie. Daarover gaan wij graag met u in gesprek.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
19
Eeuwige spagaat bij duurzaam inkop<strong>en</strong><br />
Peter Bekkering<br />
Op 2 december 2010 ondertek<strong>en</strong>d<strong>en</strong> de Chief Procurem<strong>en</strong>t Officers van<br />
zev<strong>en</strong>ti<strong>en</strong> private <strong>en</strong> publieke bedrijv<strong>en</strong> het manifest Maatschappelijk<br />
Verantwoord Inkop<strong>en</strong> <strong>en</strong> Ondernem<strong>en</strong>. Voor de facility manager betek<strong>en</strong>t dit<br />
perman<strong>en</strong>t zoek<strong>en</strong> naar het ev<strong>en</strong>wicht tuss<strong>en</strong> kost<strong>en</strong>besparing, verantwoord<br />
servic<strong>en</strong>iveau <strong>en</strong> maatschappelijk verantwoord ondernem<strong>en</strong>. Pi<strong>en</strong> Oosterman,<br />
Head of Procurem<strong>en</strong>t Professionals Services bij ING (e<strong>en</strong> van de zev<strong>en</strong>ti<strong>en</strong><br />
bedrijv<strong>en</strong>), <strong>en</strong> Jan Willem van der Meer van NEVI, het k<strong>en</strong>nisc<strong>en</strong>trum voor<br />
inkoop <strong>en</strong> supply managem<strong>en</strong>t, gev<strong>en</strong> advies over hoe inkoopmanagem<strong>en</strong>t tot<br />
dit ev<strong>en</strong>wicht kan leid<strong>en</strong>.<br />
Bedrijv<strong>en</strong> kop<strong>en</strong> dagelijks product<strong>en</strong> <strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> in. Hierbij wordt e<strong>en</strong> keuze gemaakt op<br />
basis van verschill<strong>en</strong>de criteria, bijvoorbeeld voldo<strong>en</strong> aan de technische specificaties,<br />
kwaliteit, logistiek <strong>en</strong> prijs. Het is nog niet altijd vaste praktijk dat er ook met milieu- <strong>en</strong><br />
sociale aspect<strong>en</strong> rek<strong>en</strong>ing wordt gehoud<strong>en</strong> bij de keuze van product<strong>en</strong> <strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>. Om<br />
e<strong>en</strong> impuls te gev<strong>en</strong> aan duurzaam inkop<strong>en</strong> ondertek<strong>en</strong>d<strong>en</strong> de Chief Procurem<strong>en</strong>t<br />
Officers van zev<strong>en</strong>ti<strong>en</strong> private <strong>en</strong> publieke bedrijv<strong>en</strong> op 2 december 2010 het manifest<br />
Maatschappelijk Verantwoord Inkop<strong>en</strong> <strong>en</strong> Ondernem<strong>en</strong>. Het manifest is e<strong>en</strong> initiatief van<br />
deze zev<strong>en</strong>ti<strong>en</strong> bedrijv<strong>en</strong> in sam<strong>en</strong>werking met NEVI, het k<strong>en</strong>nisc<strong>en</strong>trum voor inkoop <strong>en</strong><br />
supply managem<strong>en</strong>t. De doelstelling van het manifest is drieledig: de markt voor<br />
duurzame product<strong>en</strong> <strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> e<strong>en</strong> stevige impuls gev<strong>en</strong>; met maatschappelijk<br />
verantwoord inkop<strong>en</strong> e<strong>en</strong> bijdrage lever<strong>en</strong> aan het maatschappelijk verantwoord<br />
ondernem<strong>en</strong> van de organisatie; <strong>en</strong> als ondertek<strong>en</strong>aars e<strong>en</strong> voorbeeld zijn voor andere<br />
bedrijv<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun toeleveranciers.<br />
Waarom is maatschappelijk verantwoord inkop<strong>en</strong> zo belangrijk?<br />
Van der Meer: ‘In 2009-2010 is het al het jaarthema geweest van NEVI. We wild<strong>en</strong> al<br />
onze 6.000 led<strong>en</strong> bewust mak<strong>en</strong> van het belang van duurzaam inkop<strong>en</strong>. In diezelfde<br />
periode is door de Stuurgroep Inkoop Grote Bedrijv<strong>en</strong> (SIGB) – waar ook Pi<strong>en</strong> Oosterman<br />
deel van uitmaakt – begonn<strong>en</strong> met het opstell<strong>en</strong> van het manifest. NEVI heeft dit<br />
manifest omarmd om tot awar<strong>en</strong>ess <strong>en</strong> implem<strong>en</strong>tatie van duurzaam inkop<strong>en</strong> te kom<strong>en</strong>.’<br />
Is het aandeel van inkoop dat duurzaam moet zijn gekwantificeerd?<br />
Oosterman: ‘Dat hebb<strong>en</strong> we bewust niet gedaan, want we wild<strong>en</strong> organisaties niet<br />
belast<strong>en</strong> met grote investering<strong>en</strong> <strong>en</strong> zware auditprocedures. Daarmee ontmoedig je<br />
organisaties. Doelstelling van de Stuugroep was – zoals Jan Willem al opmerkte – het<br />
bewustzijn vergrot<strong>en</strong>. M<strong>en</strong>s<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> het met kleine stapp<strong>en</strong> in de praktijk gaan<br />
br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>. We will<strong>en</strong> aanmoedig<strong>en</strong>, niet ontmoedig<strong>en</strong>.’<br />
En het aantal deelnem<strong>en</strong>de bedrijv<strong>en</strong>?<br />
Oosterman: ‘Ik nodig standaard alle leveranciers uit waarmee ik werk om aan dit<br />
initiatief deel te nem<strong>en</strong>. Door het te lat<strong>en</strong> zi<strong>en</strong>, het te b<strong>en</strong>oem<strong>en</strong> <strong>en</strong> de leveranciers erbij<br />
te betrekk<strong>en</strong> hop<strong>en</strong> we op e<strong>en</strong> zwaan-kleef-aaneffect.’<br />
Van der Meer: ‘Naar aanleiding van de publiciteit rond het manifest hebb<strong>en</strong> we zo’n<br />
dertig verzoek<strong>en</strong> gekreg<strong>en</strong> om meer informatie. Het zou mooi zijn om eind 2011 rond de<br />
honderd deelnem<strong>en</strong>de bedrijv<strong>en</strong> te hebb<strong>en</strong>. Daarbij komt overig<strong>en</strong>s nog wel het nodige<br />
kijk<strong>en</strong>: m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> e<strong>en</strong> daadwerkelijke case inbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> de hoogst<br />
verantwoordelijke voor de inkoop binn<strong>en</strong> het bedrijf – de Chief Procurem<strong>en</strong>t Officer –<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
20
moet zijn handtek<strong>en</strong>ing zett<strong>en</strong>. Als we voldo<strong>en</strong>de body aan deelnem<strong>en</strong>de bedrijv<strong>en</strong><br />
hebb<strong>en</strong>, kunn<strong>en</strong> we e<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de stap zett<strong>en</strong>: e<strong>en</strong> onderzoek do<strong>en</strong> waar we kwalitatief<br />
<strong>en</strong> kwantitatief staan met duurzaam inkop<strong>en</strong>.’<br />
Komt de facility manager niet in e<strong>en</strong> hele lastige positie? Hij moet aan<br />
duurzaam inkop<strong>en</strong> do<strong>en</strong>, maar tegelijkertijd kost<strong>en</strong> bespar<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
verantwoord servic<strong>en</strong>iveau hal<strong>en</strong>.<br />
Oosterman: ‘Er zitt<strong>en</strong> twee aspect<strong>en</strong> aan. Als ik – vanuit mijn functie bij ING – kijk naar<br />
de druk van buit<strong>en</strong>af: wij word<strong>en</strong> als ING niet alle<strong>en</strong> aangesprok<strong>en</strong> op onze kost<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
onze kost<strong>en</strong>/inkomst<strong>en</strong>-ratio. In de media is juist veel aandacht voor aspect<strong>en</strong> als<br />
ethisch handel<strong>en</strong> <strong>en</strong> je maatschappelijke verantwoordelijkheid als bedrijf. Duurzaam<br />
inkop<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> onderdeel daarvan.<br />
Intern is er vanzelfsprek<strong>en</strong>d ook druk. Dat is inderdaad e<strong>en</strong> dilemma. De mooiste<br />
oplossing voor de facility manager is vanzelfsprek<strong>en</strong>d wanneer hij het kan ver<strong>en</strong>ig<strong>en</strong>: als<br />
je duurzaam inkoopt <strong>en</strong> tegelijkertijd kost<strong>en</strong> bespaart. Wanneer dat niet te combiner<strong>en</strong><br />
is, moet de facility manager steeds per case kijk<strong>en</strong> hoever hij kan gaan.’<br />
Van der Meer: ‘Er zijn g<strong>en</strong>oeg voorbeeld<strong>en</strong> dat duurzaam inkop<strong>en</strong> niet duur hoeft te zijn.<br />
Inmiddels heeft VNO-NCW sam<strong>en</strong> met MVO Nederland <strong>en</strong> ondersteund door NEVI het<br />
initiatief g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> om in juni e<strong>en</strong> voorstel aan de politiek te pres<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> hoe je e<strong>en</strong> boost<br />
kunt gev<strong>en</strong> aan duurzaam inkop<strong>en</strong>.’<br />
Hans Triep, Head of Procurem<strong>en</strong>t Facility Managem<strong>en</strong>t and Travel & Exp<strong>en</strong>ses, m<strong>en</strong>gt<br />
zich nu ook in de discussie <strong>en</strong> kijkt naar zijn eig<strong>en</strong> praktijkervaring: ‘Ik wil nog ev<strong>en</strong><br />
terugkom<strong>en</strong> op die interne druk: bij ING werk<strong>en</strong> in Nederland zo’n 34.000 m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>. Die<br />
will<strong>en</strong> allemaal dat hun bedrijf het netjes doet. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> kan ik uit de praktijk ge<strong>en</strong><br />
voorbeeld bed<strong>en</strong>k<strong>en</strong> waarbij ik voor e<strong>en</strong> minder duurzame oplossing heb moet<strong>en</strong> kiez<strong>en</strong><br />
omdat het goedkoper was. Er zijn altijd voldo<strong>en</strong>de oplossing<strong>en</strong> voorhand<strong>en</strong>, waarbij je <strong>en</strong><br />
duurzaam <strong>en</strong> minimaal budgetneutraal kunt operer<strong>en</strong>.’<br />
Triep noemt het voorbeeld van FSC-hout, dat wordt gebruikt bij de papierinkoop. ‘Er is<br />
e<strong>en</strong> hele periode geweest dat de vraag het aanbod oversteeg. Inmiddels begint dat te<br />
k<strong>en</strong>ter<strong>en</strong>. Als wij FSC-hout will<strong>en</strong>, krijg<strong>en</strong> we niet meer te hor<strong>en</strong> van onze leveranciers<br />
dat ze het niet kunn<strong>en</strong> lever<strong>en</strong>.’<br />
E<strong>en</strong> ander voorbeeld is afvalverwerking. Triep: ‘We gev<strong>en</strong> redelijk veel geld uit aan<br />
afvalverwerking. Daarbij zie je dat de cradle-to-cradle-gedachte steeds meer terrein<br />
wint. Tegelijkertijd probeer je als bedrijf ook zoveel mogelijk afval te vermijd<strong>en</strong>.<br />
Mom<strong>en</strong>teel zijn we met e<strong>en</strong> leverancier bezig met e<strong>en</strong> <strong>en</strong>orme pilot, waarbij we 100<br />
proc<strong>en</strong>t gerecycled papier gebruik<strong>en</strong>.’<br />
Zijn sustainabilitycriteria al knock-outcriteria bij inkoop?<br />
Triep: ‘Nog niet. Je kunt nu de opdracht nog krijg<strong>en</strong> terwijl je niet aan die criteria<br />
voldoet. Maar dat is snel aan het verander<strong>en</strong>. Binn<strong>en</strong>kort gaat de Global Procurem<strong>en</strong>t<br />
Bank ING aan het bestuur van Facility Managem<strong>en</strong>t Nederland ING het voorstel do<strong>en</strong> om<br />
juist die sustainabilitycriteria wel knock-outcriteria te lat<strong>en</strong> word<strong>en</strong>. We zull<strong>en</strong> wel kritisch<br />
moet<strong>en</strong> kijk<strong>en</strong> welke sustainabilitycriteria het meest geschikt zijn. Ik d<strong>en</strong>k dan zelf<br />
bijvoorbeeld aan zak<strong>en</strong> als C02-uitstoot van e<strong>en</strong> wag<strong>en</strong>park.’<br />
Zijn er al richtlijn<strong>en</strong> voor duurzaam inkop<strong>en</strong>?<br />
Van der Meer: ‘Mom<strong>en</strong>teel heb je de criteria van Ag<strong>en</strong>tschap NL, maar die zijn puur op<br />
product<strong>en</strong> gericht. Met VNO-NCW <strong>en</strong> MVO Nederland zijn we mom<strong>en</strong>teel bezig om die<br />
criteria van tafel te krijg<strong>en</strong> <strong>en</strong> meer te gaan kijk<strong>en</strong> naar procescriteria. Die zijn<br />
gemakkelijker toepasbaar. Productcriteria hebb<strong>en</strong> als nadeel dat ze kunn<strong>en</strong> leid<strong>en</strong> tot het<br />
afvink<strong>en</strong> van lijstjes <strong>en</strong> dat ze vaak in beton gegot<strong>en</strong> zijn. Dan br<strong>en</strong>g je dus bij de inkoop<br />
niet innovatie van het verduurzam<strong>en</strong> op gang.’<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
21
Oosterman: ‘Ik merk dat er bij de bedrijv<strong>en</strong> die serieus werk will<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> van duurzaam<br />
inkop<strong>en</strong> e<strong>en</strong> grote behoefte is aan richtlijn<strong>en</strong>. Er zijn wel poging<strong>en</strong> gedaan door<br />
individuele bedrijv<strong>en</strong>, maar die zijn nog erg versnipperd.’<br />
En hoe werk<strong>en</strong> die procescriteria?<br />
Triep: ‘Ze kijk<strong>en</strong> hoe duurzaam e<strong>en</strong> bedrijf werkt. Als je bijvoorbeeld alle<strong>en</strong> kijkt naar het<br />
product koffie, weet je nog niets over het vervoerstraject, van de totstandkoming <strong>en</strong> de<br />
wijze van productie. Koffie importer<strong>en</strong> via lange aanvoerlijn<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> hoge CO2-uitstoot<br />
blijkt dan helemaal niet zo duurzaam te zijn.’<br />
We ker<strong>en</strong> ev<strong>en</strong> terug naar de eerderg<strong>en</strong>oemde spagaat van de facility manager.<br />
Is duurzaam inkop<strong>en</strong> eig<strong>en</strong>lijk wel haalbaar?<br />
Van der Meer: ‘Eig<strong>en</strong>lijk moet je de vraag omdraai<strong>en</strong>: Is het teg<strong>en</strong>overgestelde nog wel<br />
verkoopbaar? Het is ond<strong>en</strong>kbaar anno 2011 dat ik nog facility managers teg<strong>en</strong>kom die<br />
trots meld<strong>en</strong> dat ze e<strong>en</strong> goede deal hebb<strong>en</strong> geslot<strong>en</strong> t<strong>en</strong> koste van e<strong>en</strong> hoge CO2uitstoot.<br />
Daar komt bij dat de kost<strong>en</strong>verschill<strong>en</strong> minimaal zijn. Je hebt het maximaal over<br />
<strong>en</strong>kele proc<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Dat zijn niet verschill<strong>en</strong> die e<strong>en</strong> bedrijf de kop kost<strong>en</strong>. En er zijn ook<br />
voorbeeld<strong>en</strong> waar het kost<strong>en</strong>neutraal gebeurt of waar de duurzame inkoop zelfs<br />
goedkoper is.’<br />
Kun je e<strong>en</strong> praktisch voorbeeld noem<strong>en</strong>?<br />
Triep: ‘Neem de kantoorartikel<strong>en</strong>. Daar word<strong>en</strong> zak<strong>en</strong> als herbruikbaarheid, zuiniger<br />
gebruik, c<strong>en</strong>traal neerlegg<strong>en</strong> <strong>en</strong> minder grootschalig inkop<strong>en</strong> steeds belangrijker. En bij<br />
kantoorartikel<strong>en</strong> heb je het over grote volumes. Uiteindelijk is natuurlijk niet gebruik<strong>en</strong><br />
altijd de meest duurzame oplossing.’<br />
E<strong>en</strong> ander dilemma voor de facility manager die aan duurzaam inkop<strong>en</strong> wil<br />
do<strong>en</strong>, zijn de langdurige contract<strong>en</strong> met leveranciers.<br />
Triep: ‘In de aanloop naar het voorstel dat we in juni aan de politiek gaan pres<strong>en</strong>ter<strong>en</strong><br />
hebb<strong>en</strong> we e<strong>en</strong> quickscan gehoud<strong>en</strong> onder de leveranciers. E<strong>en</strong> van de vrag<strong>en</strong> was: Wat<br />
zoud<strong>en</strong> jullie ervan vind<strong>en</strong> als we de duurzaamheidscriteria gaan inbedd<strong>en</strong> in de nieuwe<br />
<strong>en</strong> de lop<strong>en</strong>de contract<strong>en</strong>. Tot mijn verbazing kreg<strong>en</strong> we ge<strong>en</strong> <strong>en</strong>kele negatieve reactie!<br />
Zelfs to<strong>en</strong> we vroeg<strong>en</strong> naar de kost<strong>en</strong>technische implicaties riep<strong>en</strong> de leveranciers niet<br />
dat het duurder ging word<strong>en</strong>.’<br />
Oosterman: ‘Ik merk in de contact<strong>en</strong> met mijn leveranciers dat ze zelfs opschepp<strong>en</strong> over<br />
hun duurzaamheidsaanpak. Ze gebruik<strong>en</strong> het als verkoopargum<strong>en</strong>t. Het is niet meer: ik<br />
b<strong>en</strong> de goedkoopste of de beste, maar ik b<strong>en</strong> de duurzaamste. Je ziet ook dat facility<br />
managem<strong>en</strong>t e<strong>en</strong> voorloper is op dit gebied.’<br />
Hoe verklaar je dat?<br />
Oosterman: ‘Bij ING is de inkoopportefeuille met name het deel waar de product<strong>en</strong> <strong>en</strong> de<br />
CO2-uitstoot zit. Bij andere onderdel<strong>en</strong> – IT, professional services – gaat het veel meer<br />
om di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing.’<br />
Triep: ‘De trigger zit soms in kleine ding<strong>en</strong>. Zo is FM verantwoordelijk voor<br />
afvalverwerking. ING produceert in Nederland per jaar 14,2 miljo<strong>en</strong> plastic<br />
koffiebekertjes. Die zijn herbruikbaar, maar je zult m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> ler<strong>en</strong> om de<br />
bekertjes terug te plaats<strong>en</strong>. Daar zijn we al jar<strong>en</strong> mee bezig, <strong>en</strong> met succes. E<strong>en</strong> ander<br />
voorbeeld is <strong>en</strong>ergie. We hebb<strong>en</strong> al e<strong>en</strong> tijd e<strong>en</strong> <strong>en</strong>ergiemonitoringsysteem, waarbij je op<br />
etag<strong>en</strong>iveau <strong>en</strong> zelfs op onderdel<strong>en</strong> van etages piek<strong>en</strong> kunt constater<strong>en</strong> <strong>en</strong> kunt<br />
bijstur<strong>en</strong>. Met de besparing<strong>en</strong> die je daarmee realiseert, heb je de investering in het<br />
systeem er dik uit.’<br />
Oosterman: ‘Waar we nog e<strong>en</strong> stap in kunn<strong>en</strong> zett<strong>en</strong>, is het terugkoppel<strong>en</strong> naar de<br />
medewerkers van de resultat<strong>en</strong>. Daar komt bij dat veel facility managers de resultat<strong>en</strong><br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
22
vanzelfsprek<strong>en</strong>d vind<strong>en</strong>. Ze zijn van nature vaak niet gew<strong>en</strong>d om zichzelf op de borst te<br />
slaan. Toch is juist communicatie <strong>en</strong> k<strong>en</strong>nisdeling zo belangrijk om die bewustwording bij<br />
medewerkers tot stand te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>.’<br />
De case die ING inbracht bij het manifest was het project Sustainable Paper<br />
Policy. ING streeft er daarbij ondermeer naar dat eind 2011 100 proc<strong>en</strong>t van het<br />
papier uit e<strong>en</strong> duurzame bron komt.<br />
Triep: ‘Inmiddels hebb<strong>en</strong> we e<strong>en</strong> contract geslot<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> grote<br />
kantoorartikel<strong>en</strong>leverancier, die 100 proc<strong>en</strong>t recyclebaar kopieerpapier van e<strong>en</strong> barcode<br />
voorziet, waarmee de afkomst is na te gaan. Je kunt zelfs op de website van de<br />
leverancier zi<strong>en</strong> uit welk FSC-bos het hout stamt. Met zulke maatregel<strong>en</strong> verhoog je de<br />
awar<strong>en</strong>ess bij de medewerkers aanzi<strong>en</strong>lijk.’<br />
Heeft deze case e<strong>en</strong> voorbeeldfunctie voor andere bedrijv<strong>en</strong>?<br />
Van der Meer: ‘Zeker. Mom<strong>en</strong>teel hebb<strong>en</strong> we bij NEVI e<strong>en</strong> d<strong>en</strong>ktank met zo’n zesti<strong>en</strong><br />
bedrijv<strong>en</strong>. Daarin zitt<strong>en</strong> zowel m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> vanuit inkoop als vanuit managem<strong>en</strong>t. Wat mij<br />
opvalt is dat er al zoveel gebeurt op het gebied van duurzaam inkop<strong>en</strong>, maar dat dit<br />
weinig wordt gedeeld met ander<strong>en</strong>. NEVI moet daarom k<strong>en</strong>nisdeling promot<strong>en</strong>, zodat niet<br />
iedere<strong>en</strong> het wiel opnieuw hoeft uit te vind<strong>en</strong>. En de cases veralgem<strong>en</strong>iser<strong>en</strong> tot tools <strong>en</strong><br />
instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.’<br />
Oosterman: ‘De diversiteit in die d<strong>en</strong>ktank is opvall<strong>en</strong>d: verschill<strong>en</strong>de disciplines, grote<br />
<strong>en</strong> kleine bedrijv<strong>en</strong>, eig<strong>en</strong> ondernemers, verkoop, inkoop. Daardoor krijg je andere<br />
discussies dan wanneer je alle<strong>en</strong> met inkopers om tafel zou zitt<strong>en</strong>. Leuk is ook de trots<br />
die m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> uitstral<strong>en</strong> wanneer ze over hun initiatiev<strong>en</strong> vertell<strong>en</strong>. Daarmee wordt het<br />
zichtbaar, <strong>en</strong> juist dat is zo belangrijk.’<br />
Van der Meer: ‘Het gaat zelfs nog verder. M<strong>en</strong>s<strong>en</strong> die op hun werk duurzaam bezig zijn,<br />
nem<strong>en</strong> dat gedrag mee naar huis. M<strong>en</strong>s<strong>en</strong> verinnerlijk<strong>en</strong> het <strong>en</strong> dat is het mooie aan het<br />
proces. Inkoop is daarbij cruciaal. Inkoop is de poort naar maatschappelijk verantwoord<br />
ondernem<strong>en</strong>.’<br />
Waar staan we met duurzaam inkop<strong>en</strong> over vijf jaar?<br />
Van der Meer: ‘Dan ga ik eerst vijf jaar terug. To<strong>en</strong> was maatschappelijk verantwoord<br />
ondernem<strong>en</strong> vaak: ik zet vijf proc<strong>en</strong>t van mijn winst opzij <strong>en</strong> geef het aan e<strong>en</strong> goed doel.<br />
Met vijf proc<strong>en</strong>t werd in feite het gewet<strong>en</strong> afgekocht. Nu gaat het veel meer om<br />
‘fatso<strong>en</strong>lijk ondernem<strong>en</strong>’.’<br />
Oosterman: ‘Bedrijv<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> het ook onderdeel van hun strategie: we moet<strong>en</strong> wel<br />
duurzaam inkop<strong>en</strong>, want mijn toevoer van grondstoff<strong>en</strong> houdt op. Die druk is er<br />
natuurlijk ook.’<br />
Van der Meer: ‘Duurzaam inkop<strong>en</strong> is dus meer dan alle<strong>en</strong> idealisme. Het is vanwege<br />
schaarste vaak ook noodzaak <strong>en</strong> bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> e<strong>en</strong> manier om geld te verdi<strong>en</strong><strong>en</strong>.’<br />
Oosterman: ‘Ik d<strong>en</strong>k dat over vijf jaar 95 proc<strong>en</strong>t van de bedrijv<strong>en</strong> e<strong>en</strong> supply code of<br />
conduct heeft. Ook in het MKB, dat er nu nog amper mee bezig is. Ik verwacht dat er ook<br />
organisaties zull<strong>en</strong> ontstaan die massaal gaan audit<strong>en</strong> op de ket<strong>en</strong>. Nu ontstaan er in<br />
sommige branches, zoals de detailhandel, al initiatiev<strong>en</strong> om leveranciers te controler<strong>en</strong>,<br />
maar ik verwacht dat er op veel bredere schaal toezichthoud<strong>en</strong>de organisaties zull<strong>en</strong><br />
kom<strong>en</strong>. Dan kun je duurzaam inkop<strong>en</strong> ook echt gaan kwantificer<strong>en</strong>.’<br />
Van der Meer: ‘Enkele bedrijv<strong>en</strong> zijn al bezig met pilots met duurzaamheidsdatabases,<br />
waarbij leveranciers zich kunn<strong>en</strong> kwalificer<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> bepaald systeem. Als inkoper<br />
kun je dan e<strong>en</strong> bedrijf check<strong>en</strong> op duurzaamheid. Vanzelfsprek<strong>en</strong>d d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> we als NEVI<br />
graag mee bij zulke initiatiev<strong>en</strong>.’<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
23
Pi<strong>en</strong> Oosterman<br />
Pi<strong>en</strong> Oosterman (1973) studeerde Commerciële Economie in Amsterdam naast haar<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> bij Yakult Nederland. In 1998 maakte ze de stap naar Sogeti, waar ze in<br />
de elf jaar van haar di<strong>en</strong>stverband verschill<strong>en</strong>de commerciële functies vervulde <strong>en</strong><br />
uiteindelijk als Commercieel Directeur Finance werkzaam was. In 2009 koos zij voor de<br />
andere kant van de commerciële tafel, namelijk die van Procurem<strong>en</strong>t bij ING. In 2010<br />
bracht zij sam<strong>en</strong> met zesti<strong>en</strong> andere organisaties het Manifest Duurzaam Inkop<strong>en</strong> tot<br />
stand. Duurzaamheid, in de meest brede zin van het woord, staat c<strong>en</strong>traal in de manier<br />
waarop zij invulling geeft aan partnerships, zakelijke overweging<strong>en</strong> <strong>en</strong> persoonlijke<br />
ambities.<br />
Drie adviez<strong>en</strong> van Pi<strong>en</strong> Oosterman<br />
1. Duurzaam ondernem<strong>en</strong> moet je do<strong>en</strong>. Ook al begin je klein, begin.<br />
2. Deel je duurzame initiatiev<strong>en</strong> met iedere<strong>en</strong> die het hor<strong>en</strong> wil. En laat je verrass<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
inspirer<strong>en</strong> door de verhal<strong>en</strong> van ander<strong>en</strong>.<br />
3. Steun duurzame initiatiev<strong>en</strong> van medewerkers. De trots <strong>en</strong> passie die voortkomt uit<br />
zinvolle bijdrag<strong>en</strong> is niet alle<strong>en</strong> aanstekelijk, het bevordert ook de productiviteit <strong>en</strong> het<br />
commitm<strong>en</strong>t van medewerkers.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
24
Jan Willem van der Meer<br />
Jan Willem van der Meer (1955) studeerde strafrecht aan de Erasmus Universiteit<br />
Rotterdam <strong>en</strong> is na zijn studie gaan werk<strong>en</strong> bij het Ministerie van Binn<strong>en</strong>landse Zak<strong>en</strong>.<br />
Hij heeft daar verschill<strong>en</strong>de functies bekleed, waaronder bij de Rijksinspectie<br />
Bevolkingsregisters <strong>en</strong> het Project Geme<strong>en</strong>telijke Basisadministratie. In 1988 heeft hij de<br />
overstap gemaakt naar het Hoofdbedrijfschap Detailhandel, waar hij verantwoordelijk<br />
was voor de collectieve belang<strong>en</strong>behartiging van de ambulante handel in Nederland <strong>en</strong> de<br />
detailhandel in Aardappel<strong>en</strong>, Gro<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> Fruit. In 1995 werd hij secretaris van Mobis, de<br />
werkgeversorganisatie van op<strong>en</strong>baar vervoerbedrijv<strong>en</strong>, onderdeel van Koninklijk<br />
Nederlands Vervoer. Hij trad 1 juni 1999 in di<strong>en</strong>st van NEVI als directeur van de<br />
ver<strong>en</strong>iging. Binn<strong>en</strong> de huidige directie van NEVI is hij verantwoordelijk voor het NEVI<br />
Netwerk met haar Kring<strong>en</strong>, Secties <strong>en</strong> Platforms. Tev<strong>en</strong>s heeft hij beleid <strong>en</strong><br />
opinievorming in zijn portefeuille, met thema’s zoals Professioneel opdrachtgeverschap,<br />
Aanbestedingswet, Integriteit <strong>en</strong> Maatschappelijk Verantwoord Inkop<strong>en</strong> <strong>en</strong> Ondernem<strong>en</strong>.<br />
NEVI ziet het Manifest als startschot voor haar MVIO-beleid <strong>en</strong> haar inbr<strong>en</strong>g voor de<br />
discussie over Duurzaam Inkop<strong>en</strong> in de Tweede Kamer.<br />
Drie adviez<strong>en</strong> van Jan Willem van der Meer<br />
1. Duurzaam inkop<strong>en</strong> is voor iedere organisatie weggelegd, groot <strong>en</strong> klein. Kijk naar je<br />
organisatie <strong>en</strong> kijk waar je het verschil mee kunt mak<strong>en</strong>.<br />
2. Duurzaam inkop<strong>en</strong> maakt <strong>en</strong>ergie los. Kijk ook naar wat leveranciers kunn<strong>en</strong> do<strong>en</strong><br />
voor je eig<strong>en</strong> duurzaamheidsbeleid. Gebruik het innovatieve vermog<strong>en</strong>.<br />
3. Ik onderstreep de tip van Pi<strong>en</strong>. Doe het sam<strong>en</strong> met je medewerkers. Dit br<strong>en</strong>gt<br />
<strong>en</strong>ergie <strong>en</strong> e<strong>en</strong> trotse organisatie met zich mee. Bijeffect: het leidt tot e<strong>en</strong> verspreiding<br />
van duurzaam gedrag.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
25
Hans Triep<br />
Hans Triep MFM (1955) startte zijn loopbaan in het facilitaire werkveld in 1988 bij<br />
Nationale-Nederland<strong>en</strong>, dat daarna deel uit ging mak<strong>en</strong> van ING Groep. Hij vervulde<br />
e<strong>en</strong> aantal managem<strong>en</strong>tfuncties <strong>en</strong> hield zich onder andere bezig met crisis-, project-,<br />
account- <strong>en</strong> operations managem<strong>en</strong>t in meerdere Nederlandse sted<strong>en</strong>. Sinds 2000<br />
maakte hij deel uit van het managem<strong>en</strong>tteam van ING Facilitair Bedrijf Nederland, later<br />
ING Facility Managem<strong>en</strong>t. Hij stond mede aan de basis van de optimalisatie van het<br />
facilitair bedrijf van ING, onder andere door de vestiging van cli<strong>en</strong>t interfacing <strong>en</strong> de<br />
introductie van stakeholder managem<strong>en</strong>t in het facilitaire werkveld. In 2008 was hij<br />
programmamanager Assessm<strong>en</strong>t Sourcing ING FM, dat leidde tot e<strong>en</strong> gedetailleerd<br />
inzicht in de positie van het facilitair bedrijf van ING in het perspectief van Total Facility<br />
Managem<strong>en</strong>t. Eind 2010 maakte hij de overstap naar ING Global Procurem<strong>en</strong>t Bank,<br />
waar hij nu als Head of Procurem<strong>en</strong>t verantwoordelijk is voor de domains Facility<br />
Managem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> Travel & Exp<strong>en</strong>ses. Beide domein<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> wereldwijde scope.<br />
Drie adviez<strong>en</strong> van Hans Triep<br />
1. Blijf nieuwsgierig naar de ontwikkeling<strong>en</strong> op het gebied van duurzaamheid. Die<br />
ontwikkeling<strong>en</strong> gaan heel snel <strong>en</strong> mak<strong>en</strong> vaak meer mogelijk in je eig<strong>en</strong> omgeving dan je<br />
misschi<strong>en</strong> dacht.<br />
2. Ga er niet voetstoots vanuit dat iedere<strong>en</strong> het onacceptabel vindt om tropische bom<strong>en</strong><br />
om te hakk<strong>en</strong> om lekker goedkoop aan papier te kom<strong>en</strong>. Duurzaamheid is nog steeds<br />
e<strong>en</strong> missie. Blijf communicer<strong>en</strong> <strong>en</strong> vooral overtuig<strong>en</strong>.<br />
3. Ga er niet voetstoots vanuit dat iedere<strong>en</strong> het onacceptabel vindt om meer geld uit te<br />
gev<strong>en</strong> om het milieu te spar<strong>en</strong>. Met de juiste argum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> beetje creatief<br />
managem<strong>en</strong>t kun je ver kom<strong>en</strong>.<br />
www.realestatemagazine.nl<br />
Inkoop <strong>en</strong> contractmanagem<strong>en</strong>t<br />
26