Whitepaper 'Inkoop en contractmanagement'

Sleutel tot succesvol managen facilitaire contracten
Martijn Voorham
De traditionele facility manager was als lijnmanager verantwoordelijk voor een
omvangrijk personeelsbestand. Als gevolg van uitbesteding verandert hij in een
intermediair tussen vraag en aanbod. Indien de contractvormen daarnaast ook
nog verschuiven van een traditioneel single-service kortetermijncontract naar
een langetermijncontract voor geïntegreerde diensten, gaat de manier waarop
hij zijn taak vormgeeft veranderen. Dit heeft vooral gevolgen voor het inrichten
van het contractmanagement. Het niet tijdig of verkeerd inrichten hiervan heeft
voor de organisatie en dus ook voor de facility manager vergaande
consequenties.
Dit artikel beschrijft een methode om gestructureerd het contractmanagement van
geïntegreerde dienstverleningscontracten vorm te kunnen geven. Gezien de
onvolwassenheid van het vakgebied contractmanagement in het algemeen, en voor
facilitaire geïntegreerde dienstverlening in het bijzonder, moet dit model gezien worden
als eerste stap om het leren en ontwikkelen vorm te geven.
Het ‘contractmanagementmodel Blom Voorham’ is ontwikkeld en gevalideerd voor
situaties waarbij de facilitaire diensten geïntegreerd zijn uitbesteed middels een
geïntegreerd contract. Dit type uitbesteding kenmerkt zich door een relatief grote
financiële contractomvang (deels door de scope en deels door de looptijd), een manier
van uitbesteding waarbij de opdrachtgevende organisatie in beginsel meer op afstand
staat (regie- en demandorganisaties) en een grotendeels op output gebaseerde manier
van het omschrijven van de te contracteren diensten. Vooral de omvang in scope en de
duur van het contract en het hiermee samenhangende effect op de
organisatiedoelstellingen en risico's maken professioneel contractmanagement
noodzakelijk. Het meer op afstand sturen en het formuleren van contractafspraken in
outputspecificaties zijn nieuwe vormen van aansturing en hiermee ook aandachtspunten
bij het vormgeven van contractmanagement.
Hoe werkt het model?
Het contractmanagementmodel is geïnspireerd op het waardeketenmodel van Porter
(1985). Porter heeft in zijn model de aspecten onderscheiden waarmee een organisatie
waarde toevoegt en een concurrentievoordeel behaalt. Uit de visuele presentatie, in de
vorm van een pijl (zie figuur 1), blijkt dat contractmanagement geen doel op zich is,
maar gericht op het toevoegen van rendement en dus net als het model van Porter op
het realiseren van waarde en concurrentievoordeel. Hierbij geldt dat de kosten voor
contractmanagement moeten opwegen tegen de waarde die het heeft voor de
organisatie, zoals minder risico.
De activiteiten die binnen contractmanagement worden onderscheiden, zijn in eerste
instantie onderverdeeld in precontractuele activiteiten en postcontractuele activiteiten.
www.realestatemagazine.nl
Inkoop en contractmanagement
4