Bijlage I: Factureringsregels per 1 januari 2013 - KPMG Meijburg & Co

BTW
FACTURERINGSREGELS PER 1 JANUARI 2013
In de btw staat de factuur centraal. Het is voor zowel leveranciers als afnemers van groot belang dat deze
correct wordt opgesteld en dat eventueel incorrect opgestelde facturen tijdig worden gecorrigeerd.
Dit memorandum beschrijft de verplichtingen die de btw-regelgeving in Nederland aan een factuur stelt
(hierna: factureringsregels), zoals deze per 1 januari 2013 zullen gelden. De volgende zaken komen daarbij
aan bod:
1. Wanneer en door wie moet een factuur worden uitgereikt?
2. Welke gegevens moeten op een factuur staan?
3. De regelgeving rond elektronisch factureren.
Dit memorandum heeft een algemene strekking en dekt niet alle mogelijke uitzonderingen. Ook wordt zeer
beperkt ingegaan op de regels van andere landen dan Nederland. Vanzelfsprekend zijn wij u graag van
dienst bij eventuele vragen over de factureringsregels.
1. Wanneer en door wie moet een factuur worden uitgereikt?
Een ondernemer moet een factuur (laten) uitreiken voor de 16 e dag volgend op de maand waarin hij een van
de hierna genoemde prestaties heeft verricht of daarvoor een vooruitbetaling heeft ontvangen.
1. Er wordt een goederenlevering of dienst verricht aan een rechtspersoon of aan een persoon die ondernemer
is.
2. Er is sprake van zogeheten afstandsverkopen (verkopen van goederen waarbij deze worden verstuurd
naar een niet-ondernemer in een andere EU-lidstaat), waarbij buitenlandse btw moet worden
berekend. Deze regeling geldt bij uitstek voor ‘postorderverkopen’, wanneer de waarde van de goederen
die u in een andere EU-lidstaat hebt verkocht in een kalenderjaar meer bedraagt dan de door dat
EU-land vastgestelde drempel. Deze drempel verschilt per EU-lidstaat en varieert van € 30.000 tot
€ 100.000.
Bij ontvangst van een vooruitbetaling voor een intracommunautaire goederenlevering (een goederenlevering
aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat) hoeft pas op het moment van de levering te worden
gefactureerd.

Een ondernemer die een vrijgestelde prestatie verricht, hoeft hiervoor geen factuur uit te reiken. Op deze
regel bestaat een aantal uitzonderingen. Bij de levering van een in het bedrijf gebruikte roerende zaak waarvoor
eerder geen aftrek is geclaimd, moet wel een factuur worden uitgereikt. Ook kan een factuur zijn vereist
voor (bepaalde) vrijgestelde prestaties aan ondernemers in een andere EU–lidstaat. Bij onder meer de financiële
en verzekeringsdiensten aan ondernemers in andere EU-lidstaten is een factuur echter niet vereist.
Voor prestaties belast tegen het 0%-tarief (oftewel: een vrijstelling met aftrek van voorbelasting) moet in
principe wel een factuur worden uitgereikt.
Daarnaast moeten groothandels in levensmiddelen, dranken, tandheelkundige grondstoffen en (onderdelen
van) tandtechnische werken een factuur uitreiken voor al hun leveringen.
Voor verscheidene afzonderlijke prestaties, zoals de levering van onderdelen of schoonmaakdiensten, kan
periodiek worden gefactureerd. De periode waarop een dergelijke factuur ziet, is maximaal een kalendermaand.
Ook is het mogelijk om te werken met verzamelfacturen die wekelijks of maandelijks worden uitgereikt.
Het kan daarbij gaan om uitgereikte bonnen en soortgelijke documenten die op zich niet voldoen aan
de ‘volledige’ factureringsregels, maar waaraan de verzamelfactuur en de bonnen samen wel voldoen.
De factuur mag in naam en voor rekening van de presterende ondernemer worden uitgereikt door een ander.
Dit betekent dat een derde ('outsourcing') of de afnemende partij ('self-billing') de factuur kan opstellen
en uitreiken. Voorafgaande aan self-billing moeten partijen hiertoe een overeenkomst hebben gesloten.
Daarnaast moet iedere afzonderlijke 'selfbillingfactuur' deel uitmaken van een proces van aanvaarding door
partijen.
2. Inhoud factuur
Hierna gaan wij in op de inhoud van de volledige en de vereenvoudigde factuur, waarna de hiervan afwijkende
factureringsregels aan bod komen.
2.1 Volledige factuur
Een volledige factuur moet de volgende gegevens bevatten:
a) de datum van uitreiking van de factuur, en de datum waarop de prestatie werd verricht, voltooid of
vooruitbetaald;
b) het factuurnummer;
c) het btw-identificatienummer van de presterende ondernemer;
d) indien de btw wordt geheven van de afnemer (hierna: ‘verleggingsregeling’) of wanneer sprake is van
een intracommunautaire levering, moet tevens het btw-identificatienummer van de afnemer worden
vermeld;
e) de volledige naam en het adres van de presterende partij en zijn afnemer;
f) het nummer waaronder de presterende ondernemer is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel
(deze voorwaarde volgt niet uit de btw-regelgeving);
g) de hoeveelheid en aard van de goederen of de omvang en aard van de diensten;
h) bij een intracommunautaire levering of een vrijstelling dient dit op de factuur te worden vermeld, bijvoorbeeld
door middel van de tekst ‘intracommunautaire levering’ of ‘vrijgesteld’. Het opnemen van
een wets- of richtlijnartikel op basis waarvan de prestatie onder die specifieke regeling valt is toegestaan,
maar niet verplicht;
i) de vergoeding gespecificeerd naar vrijstelling en eenheidsprijs exclusief btw, evenals kortingen en teruggaven
die daarin niet zijn begrepen;
j) het btw-tarief en het bedrag waarop dit is toegepast;

k) het bedrag van belasting moet worden vermeld (in euro’s). In enkele gevallen moet het btw-bedrag
juist niet op de factuur staan (zie hierna);
l) wanneer sprake is van de intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel: de gegevens
waaruit blijkt dat het vervoermiddel nieuw is;
m) indien sprake is van een fiscaal vertegenwoordiger die de btw voldoet: zijn btw-identificatienummer,
volledige naam en adres. Een fiscaal vertegenwoordiger treedt vaak op voor in het buitenland gevestigde
ondernemers met activiteiten in Nederland;
n) wanneer de desbetreffende regeling van toepassing is, de volgende voorgeschreven verwijzing:
i. ‘kasstelsel’;
ii. ‘factuur uitgereikt door afnemer’;
iii. ‘btw verlegd’;
iv. ‘bijzondere regeling reisbureaus’;
v. ‘bijzondere regeling – gebruikte goederen’;
vi. ‘bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’;
vii. ‘bijzondere regeling – voorwerpen voor verzameling of antiquiteiten’.
Het is dus verplicht om – zoals hiervoor (onder 'n') is weergegeven – bij toepassing van een specifieke regeling
een voorgeschreven verwijzing op te nemen. Deze moet zijn opgesteld in de taal van de lidstaat
waarvan de factureringsregels van toepassing zijn. Op prestaties die worden verricht door een in Nederland
gevestigde ondernemer of vaste (bedrijfs)inrichting zijn in principe de Nederlandse factureringsregels van
toepassing.
In de volgende grensoverschrijdende uitzonderingssituaties gelden echter de factureringsregels van de
Europese lidstaat waar de prestatie wordt geacht te zijn verricht.
1) Als transacties door uw buitenlandse vaste (bedrijfs)inrichting worden verricht, dient in principe gebruik
te worden gemaakt van de taal van dat land.
2) Als uw levering of dienst is belast met btw van een andere EU-lidstaat en u daadwerkelijk buitenlandse
btw in rekening moet brengen. Dit is een uitzondering, omdat vaak de verleggingsregeling
van toepassing zal zijn wanneer u prestaties verricht in het buitenland.
3) Als uw buitenlandse afnemer de factuur opstelt (self-billing).
Bovenstaande uitzonderingssituaties kunnen ertoe leiden dat een factuur in een 'vreemde' taal wordt ontvangen
of moet worden uitgereikt. In de bijlage bij dit memorandum zijn de verplicht voorgeschreven verwijzingen
in de 22 talen van de EU opgenomen. Het Ministerie van Financiën kijkt overigens naar een vereenvoudiging
van deze regeling, door bijvoorbeeld altijd een Engelstalige verwijzing toe te staan. Wij achten
het echter verdedigbaar – met een direct beroep op de diverse taalversies van de Europese richtlijn – dat
een ondernemer de verplicht voorgeschreven tekst in een andere taalversie van de richtlijn op zijn factuur
kan opnemen. Mocht de Belastingdienst bezwaren hebben tegen deze handelwijze, dan zou een dergelijk
klein factuurgebrek in principe niet tot boetes moeten leiden.
Verder merken wij op dat de gespecificeerde vergoeding (onder 'i'), het tarief (onder 'j') en het bedrag aan
btw (onder 'k') niet hoeft te worden vermeld bij een prestatie die wordt geacht plaats te vinden in een andere
lidstaat dan die waar de presterende ondernemer is gevestigd en waarbij de verleggingsregeling van toepassing
is. In plaats daarvan moet wel de vergoeding, evenals de hoeveelheid of omvang en de aard van de
prestaties, worden vermeld.

2.2 De vereenvoudigde factuur
In principe mag de vereenvoudigde factuur worden uitgereikt als het bedrag – inclusief btw – maximaal
€ 100 is, of wanneer sprake is van een correctiefactuur.
De verplichte inhoud van een vereenvoudigde factuur omvat:
a) de datum van uitreiking van de factuur;
b) de identiteit van de presterende ondernemer;
c) de aard van de geleverde goederen of diensten;
d) het te betalen bedrag aan btw of de gegevens waarmee dat bedrag kan worden berekend.
In aanvulling hierop bevat een correctiefactuur tevens een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de
oorspronkelijke factuur en een expliciete mededeling van de wijzigingen.
Een vereenvoudigde factuur mag echter niet worden uitgereikt als sprake is van (i) afstandsverkopen, (ii)
een intracommunautaire levering of (iii) wanneer de prestatie wordt geacht plaats te vinden in een andere
lidstaat dan die waar de presterende ondernemer is gevestigd en de verleggingsregeling van toepassing is.
In de laatstgenoemde situatie (iii) is wel een versoepeling van toepassing, zoals in de laatste paragraaf van
onderdeel 2.1 al aan de orde kwam.
2.3 Afwijkende factureringsregels
In bepaalde situaties is het lastig of omslachtig om een volledige factuur uit te reiken. Belastingplichtigen
worden in Nederland dan tegemoetgekomen en de inhoud van de factuur kan in principe worden beperkt
tot die van de vereenvoudigde factuur. De tegemoetkomingen mogen niet worden toegepast bij afstandsverkopen
of intracommunautaire goederenleveringen.
Het betreft de volgende situaties:
a) vervoersbewijzen voor het vervoer door taxi’s en openbare vervoersbedrijven;
b) horeca-uitgaven (eten en drinken bij kort verblijf);
c) inruiltransacties (oftewel: de ruil van soortgelijke goederen), indien die factuur de gehele transactie
dekt en alle verplichte vermeldingen omvat van de afzonderlijke prestaties;
d) acceptgiro’s en automatische overschrijvingen.
Verder kan bij de levering van brandstof voor landvoertuigen de naam en het adres van de afnemer op de
factuur worden weggelaten, onder de voorwaarde dat de afnemer via de betalingswijze te achterhalen valt.
Voor zakelijke aankopen van benzine kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van een bankpas op naam
van de ondernemer.
Groothandelaren kunnen op de factuur die wordt uitgereikt voor de door hen geleverde goederen, in plaats
van de aard van de goederen een door de inspecteur goedgekeurde code vermelden.
Verder dient het bedrag van de belasting niet te worden vermeld indien een bijzondere regeling van toepassing
is die de vermelding uitsluit. Dit is onder meer zo bij toepassing van de margeregeling, maar ook bij
de bijzondere regeling voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen en verzamelingen of antiquiteiten.

3. Elektronische of papieren factuur en bedrijfscontroles
Het idee is dat de factuur vorm- en middelvrij moet zijn; elektronische en papieren facturen moeten daarom
gelijk worden behandeld. Onder elektronisch factureren wordt verstaan het niet op papier, maar langs de
elektronische weg verstrekken van een factuur door een ondernemer en het elektronisch ontvangen van
deze factuur door een afnemer. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een pdf die per e-mail wordt
verstuurd.
De factuur moet de feitelijke situatie goed weergeven. Daartoe moet bij de uitreiking en gedurende de gehele
bewaarperiode worden gewaarborgd dat:
de identiteit van de presterende dan wel facturerende partij kan worden gegarandeerd (authenticiteit
van de herkomst);
de factuur voldoet aan de wettelijke vereisten en geen wijzigingen kan ondergaan (integriteit van de
inhoud);
de factuur, evenals de gegevens ter bepaling van de authenticiteit en integriteit, (gemakkelijk) kunnen
worden ingezien (leesbaarheid).
De wijze waarop de authenticiteit en integriteit worden gewaarborgd, kan in principe plaatsvinden naar eigen
inzicht van de ondernemer. Dit kan bijvoorbeeld via bedrijfscontroles die een ‘betrouwbaar controlespoor’
tussen de factuur en de prestatie opleveren.
Wij verwachten dat lidstaten aan de waarborging van deze authenticiteit en integriteit een verschillende praktische
uitleg zullen geven. Het zou kunnen zijn dat het huidige Nederlandse beleid wordt aangepast, wat
mogelijk neerkomt op strengere voorwaarden voor elektronisch factureren dan die tot nu toe worden gehanteerd.
Wanneer u zaken doet met het buitenland, adviseren wij u hier bij het gebruik van elektronische facturen
– ondanks deze vereenvoudiging – rekening mee te houden. Bij twijfel valt afstemming met de betreffende
belastingdienst(en) aan te raden. De waarborging blijft overigens mogelijk via de – niet langer verplicht
gestelde – elektronische uitwisseling van gegevens (EDI) of met de geavanceerde elektronische handtekening.
Overigens merken wij op dat de afnemer kan weigeren elektronische facturen te accepteren. U bent dan
voor deze afnemer verplicht een papieren factuur uit te reiken. Andersom kunt u als afnemer dus ook weigeren
om een elektronische factuur te accepteren wanneer uw systemen hier bijvoorbeeld (nog) niet op zijn
voorbereid.
Contact
T: +31 (0)20 656 1656
www.meijburg.nl
KPMG Meijburg & Co
De in deze publicatie opgenomen informatie is van algemene aard en heeft geen betrekking
op de specifieke omstandigheden van een bepaald individu of een bepaalde entiteit.
Hoewel bij de totstandkoming van deze publicatie de grootst mogelijke zorgvuldigheid is
betracht, kunnen wij niet garanderen dat de daarin opgenomen informatie op de datum van
ontvangst juist en volledig is of dat in de toekomst zal blijven. Op grond van deze informatie
dient geen actie ondernomen te worden zonder adequate professionele advisering na een
grondig onderzoek van de specifiek van toepassing zijnde situatie.
© 2012 KPMG Meijburg & Co, belastingadviseurs is een samenwerkingsverband van
besloten vennootschappen, staat ingeschreven in het Handelsregister onder nummer
53753348 en maakt deel uit van KPMG International Cooperative ("KPMG International"),
een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden.