pdf, nieuw venster - Instituut Samenleving en Technologie
pdf, nieuw venster - Instituut Samenleving en Technologie
pdf, nieuw venster - Instituut Samenleving en Technologie
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
PARTICIPATIEVE METHODEN<br />
E<strong>en</strong> gids voor gebruikers<br />
21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting®
Colofon<br />
PARTICIPATIEVE METHODEN. E<strong>en</strong> gids voor gebruikers<br />
Methode: 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting<br />
Dit is e<strong>en</strong> onderdeel van de publicatie ‘Participatieve method<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> gids voor gebruikers’, e<strong>en</strong> publicatie van het Vlaams<br />
<strong>Instituut</strong> voor Wet<strong>en</strong>schappelijk <strong>en</strong> Technologisch Aspect<strong>en</strong>onderzoek, Vlaams Parlem<strong>en</strong>t, 1011 Brussel.<br />
Deze publicatie is ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s beschikbaar in het Frans onder de titel: Guide de méthodes participatives. Le manuel du<br />
practici<strong>en</strong>, <strong>en</strong> in het Engels (<strong>en</strong>kel digitaal) onder de titel: Participatory Methods Toolkit. A practitioner’s manuel.<br />
De Engelstalige uitgave ‘Participatory Methods Toolkit. A practitioner’s manuel’ (september 2005) is e<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>schappe-<br />
lijke publicatie van de Koning Boudewijnstichting <strong>en</strong> het Vlaams <strong>Instituut</strong> voor Wet<strong>en</strong>schappelijk <strong>en</strong> Technologisch<br />
Aspect<strong>en</strong>onderzoek (viWTA).<br />
Alle publicaties zijn gratis online verkrijgbaar via www.kbs-frb.be of www.viWTA.be.<br />
De volledige publicatie van de handleiding bestaat uit:<br />
- E<strong>en</strong> korte beschrijving van e<strong>en</strong> ruime waaier aan techniek<strong>en</strong> <strong>en</strong> method<strong>en</strong><br />
- Derti<strong>en</strong> diepgaande fiches die in detail e<strong>en</strong> bepaalde methode beschrijv<strong>en</strong>: 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting; Charette;<br />
Burgerjury; Cons<strong>en</strong>susconfer<strong>en</strong>tie; Deliberative Polling; Delphi; Expert panel; Focusgroep; Planningcel; Praatcafé;<br />
Sc<strong>en</strong>ariomethod<strong>en</strong>; <strong>Technologie</strong>festival; Evaluatie van participatieve process<strong>en</strong>.<br />
- E<strong>en</strong> vergelijk<strong>en</strong>de tabel voor de derti<strong>en</strong> uitvoerig beschrev<strong>en</strong> participatieve method<strong>en</strong><br />
- Algem<strong>en</strong>e richtlijn<strong>en</strong> <strong>en</strong> tips voor het inzett<strong>en</strong> van participatieve method<strong>en</strong>.<br />
Redactie originele Engelstalige versie<br />
Stef Steyaert (viWTA) <strong>en</strong> Hervé Lisoir (Koning Boudewijnstichting)<br />
Eindredactie Nederlandstalige versie<br />
Stef Steyaert (viWTA)<br />
Auteurs<br />
Carolyn J. Luk<strong>en</strong>smeyer (Global Voices, USA)<br />
Opmaak <strong>en</strong> druk<br />
Belgian Advertising (B.AD)<br />
Vertaling<br />
Luk Vanrespaille<br />
Januari 2006
21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting® 1<br />
I. DEFINITIE<br />
E<strong>en</strong> «21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting» is e<strong>en</strong> forum waarbij technologie gecombineerd wordt met rechtstreekse dialoog in<br />
kleine groep<strong>en</strong>, waarbij duiz<strong>en</strong>d<strong>en</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> tegelijk (tot 5.000 per bije<strong>en</strong>komst) kunn<strong>en</strong> betrokk<strong>en</strong> word<strong>en</strong> bij de beraad-<br />
slaging over complexe kwesties van publiek belang. Dankzij e<strong>en</strong> combinatie van stemapparatuur, groupware computers,<br />
projectie op groot scherm, teleconfer<strong>en</strong>cing <strong>en</strong> andere technologieën, stell<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meetings de talrijke<br />
deelnemers in staat om bij te drag<strong>en</strong> tot het debat <strong>en</strong> de collectieve k<strong>en</strong>nis van e<strong>en</strong> zeer grote groep. E<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury<br />
Town Meeting is meer dan alle<strong>en</strong> maar e<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t: het is e<strong>en</strong> geïntegreerd proces van betrokk<strong>en</strong>heid van burgers,<br />
stakeholders <strong>en</strong> gezagsdragers waarbij aanbeveling<strong>en</strong> tot stand kom<strong>en</strong> over de politieke besluitvorming binn<strong>en</strong> tijdska-<br />
ders die spor<strong>en</strong> met de bestuurscycli <strong>en</strong> de vrag<strong>en</strong> van de media.<br />
II. WANNEER GEBRUIKEN<br />
Grootschalig publiek overleg kan e<strong>en</strong> invloed hebb<strong>en</strong> op de voorwaard<strong>en</strong> <strong>en</strong> resultat<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> debat, de vorm <strong>en</strong> de<br />
inhoud van voorgestelde of aang<strong>en</strong>om<strong>en</strong> beleidsmaatregel<strong>en</strong> of de besteding van e<strong>en</strong> budget. Ongeacht het concrete<br />
onderwerp, zull<strong>en</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> makkelijker deelnem<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> overlegprocedure als ze ervan overtuigd zijn dat hun bijdra-<br />
ge op e<strong>en</strong> redelijke termijn gevolg<strong>en</strong> zal hebb<strong>en</strong> in het echte lev<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting valt om die red<strong>en</strong> te<br />
overweg<strong>en</strong> waar er e<strong>en</strong> rechtstreekse link is met de voornaamste beleidsvormers die borg staan voor resultat<strong>en</strong>.<br />
Drie categorieën van publieke besluitvorming (ongeacht of ze qua reikwijdte lokaal, regionaal of nationaal is) zijn bijzon-<br />
der geschikt voor de methodologie van de 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting: planning <strong>en</strong> economische ontwikkeling, budgette-<br />
ring <strong>en</strong> toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van middel<strong>en</strong> <strong>en</strong> beleidsformulering.<br />
1. ECONOMISCHE PLANNING EN ONTWIKKELING.<br />
Planning, ongeacht het politieke niveau waarop ze plaatsvindt, is e<strong>en</strong> complexe onderneming waarbij uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de<br />
kwesties teg<strong>en</strong>over elkaar moet<strong>en</strong> afgewog<strong>en</strong> word<strong>en</strong> (economische ontwikkeling, milieu, huisvesting, onderwijs), met<br />
aandacht voor de wisselwerking tuss<strong>en</strong> investering<strong>en</strong> op korte <strong>en</strong> op lange(re) termijn. Met de 21st C<strong>en</strong>tury Town<br />
Meeting kan e<strong>en</strong> grote groep m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> efficiënt doorhe<strong>en</strong> e<strong>en</strong> dergelijke planningsdoolhof geloodst word<strong>en</strong>. De zorgvul-<br />
dig ontwikkelde richtsnoer<strong>en</strong> <strong>en</strong> dialoogvrag<strong>en</strong> van het model word<strong>en</strong> gecombineerd met stemtechnologie om over de<br />
gew<strong>en</strong>ste thema’s te besliss<strong>en</strong> <strong>en</strong> om de deelnemers in staat te stell<strong>en</strong> hun opties te rangschikk<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>s vooraf over-<br />
e<strong>en</strong>gekom<strong>en</strong> criteria <strong>en</strong> waard<strong>en</strong>.<br />
1 "21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting" is e<strong>en</strong> handelsmerk van AmericaSpeaks, e<strong>en</strong> Amerikaanse nonprofit-organisatie. Omwille van de vlotte leesbaarheid zal<br />
het symbooltje van gedeponeerd handelsmerk niet systematisch gebruikt word<strong>en</strong>.<br />
29<br />
21ST CENTURY TOWN MEETING®
21ST CENTURY TOWN MEETING®<br />
30<br />
2. BUDGETTERING EN TOEKENNING VAN MIDDELEN.<br />
E<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting kan zeer nuttig zijn wanneer verkoz<strong>en</strong><strong>en</strong> of beambt<strong>en</strong> budgettaire prioriteit<strong>en</strong> moet<strong>en</strong><br />
vastlegg<strong>en</strong> of moeilijke knop<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> doorhakk<strong>en</strong>. Begroting<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> <strong>en</strong>orme impact op de kwaliteit van het<br />
dagelijkse lev<strong>en</strong> van m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> omdat de behoeft<strong>en</strong> vaak groter zijn dan de beschikbare middel<strong>en</strong>. Daardoor zijn er bij elke<br />
besluitvorming rond begroting winnaars <strong>en</strong> verliezers. E<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting eff<strong>en</strong>t het terrein: ge<strong>en</strong> <strong>en</strong>kele<br />
georganiseerde groep kan de beraadslaging<strong>en</strong> naar zich toetrekk<strong>en</strong>. Iedere<strong>en</strong> deelt dezelfde ag<strong>en</strong>da <strong>en</strong> elke aanwezige<br />
heeft e<strong>en</strong> gelijkwaardige stem in het kapittel. Door gebruik te mak<strong>en</strong> van dit publieke <strong>en</strong> transparante proces voor de<br />
besluitvorming rond budgettering, vergroot de kans dat het toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van de middel<strong>en</strong> het geme<strong>en</strong>schappelijk belang<br />
zal reflecter<strong>en</strong> <strong>en</strong> niet zomaar de prioriteit<strong>en</strong> van de meest mondig<strong>en</strong>.<br />
3. BELEIDSFORMULERING.<br />
E<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting is bij uitstek geschikt wanneer belangrijke beslissing<strong>en</strong> over het politieke lev<strong>en</strong> moet<strong>en</strong><br />
g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> word<strong>en</strong>, wanneer het politieke landschap "op<strong>en</strong> ligt", e<strong>en</strong> bepaalde bevolkingsgroep grote belang<strong>en</strong> heeft bij<br />
e<strong>en</strong> of andere maatregel <strong>en</strong>/of wanneer uit onderzoek blijkt dat m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> gelov<strong>en</strong> dat e<strong>en</strong> cons<strong>en</strong>sus mogelijk is, ook al<br />
kom<strong>en</strong> de politici er vanwege partijgebond<strong>en</strong> standpunt<strong>en</strong> niet uit. Het model is ideaal om de angel te hal<strong>en</strong> uit neteli-<br />
ge kwesties, omdat het alle deelnemers e<strong>en</strong> gelijkwaardige stem geeft <strong>en</strong> e<strong>en</strong> schema volgt waarbij waardegebond<strong>en</strong><br />
vrag<strong>en</strong> gebruikt word<strong>en</strong> om tot concrete aanbeveling<strong>en</strong> voor het beleid te kom<strong>en</strong>.<br />
In elk van de drie hierbov<strong>en</strong> geschetste situaties kan e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting bijzonder nuttig blijk<strong>en</strong> bij het<br />
nem<strong>en</strong> van maatregel<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> geografisch uitgestrekt gebied. Teleconfer<strong>en</strong>cing <strong>en</strong> satellietvideo-technologie, gecom-<br />
bineerd met bestaande vergadermethodologieën bied<strong>en</strong> mogelijkhed<strong>en</strong> op het vlak van simultane informatie-uitwisse-<br />
ling <strong>en</strong> overleg op verschill<strong>en</strong>de locaties.<br />
III. PROCEDURE<br />
A. Kort overzicht<br />
Zoals hierbov<strong>en</strong> opgemerkt, is e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting e<strong>en</strong> geïntegreerd proces van onderling <strong>en</strong>gagem<strong>en</strong>t van<br />
burgers, stakeholders <strong>en</strong> politieke verantwoordelijk<strong>en</strong> verspreid over maand<strong>en</strong>, maar voorafgaand aan <strong>en</strong> volg<strong>en</strong>d op e<strong>en</strong><br />
grootschalig ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t. C<strong>en</strong>traal in het proces staat het één dag dur<strong>en</strong>de Town Meeting-ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t, maar het door-<br />
slaggev<strong>en</strong>de voorbereid<strong>en</strong>de werk omvat:<br />
ervoor zorg<strong>en</strong> dat de beleidsm<strong>en</strong>s<strong>en</strong> voorbereid zijn om sam<strong>en</strong> te werk<strong>en</strong> met het publiek,<br />
betrekk<strong>en</strong> van de stakeholders bij het planningproces,<br />
het tot stand br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> politiek neutrale, relevante <strong>en</strong> toegankelijke leidraad bij de discussie,<br />
opstell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>wichtige ag<strong>en</strong>da <strong>en</strong><br />
vastlegg<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> actieplan voor de follow-up.
De 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting zelf verloopt via vier stadia:<br />
vastlegg<strong>en</strong> van de context,<br />
verduidelijk<strong>en</strong> van de waard<strong>en</strong>,<br />
ontwikkel<strong>en</strong> van aanbeveling<strong>en</strong>,<br />
rapporter<strong>en</strong>.<br />
Uiteindelijk is het de bedoeling dat dat e<strong>en</strong> grote, demografisch repres<strong>en</strong>tatieve doorsnede van de sam<strong>en</strong>leving haar<br />
stem kan lat<strong>en</strong> hor<strong>en</strong>. De deelnemers verlat<strong>en</strong> e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting met e<strong>en</strong> neerslag van hun werk <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
reëel belang in de implem<strong>en</strong>tering ervan. Aangezi<strong>en</strong> beleidsm<strong>en</strong>s<strong>en</strong> bij het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t betrokk<strong>en</strong> zijn <strong>en</strong> zich in princi-<br />
pe akkoord verklar<strong>en</strong> om de aanbeveling<strong>en</strong> op te volg<strong>en</strong>, kan het werk van 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting e<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong>de<br />
impact hebb<strong>en</strong>.<br />
BEMERK: E<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting is gefocust op discussie <strong>en</strong> overleg tuss<strong>en</strong> burgers. Toesprak<strong>en</strong>, vraag-<br />
<strong>en</strong>-antwoord-sessies of panelpres<strong>en</strong>taties zijn bijgevolg niet voorzi<strong>en</strong>.<br />
B. De voorbereid<strong>en</strong>de fase<br />
Het proces van e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting bestaat uit e<strong>en</strong> aantal sleutelcompon<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, sommige <strong>en</strong>kel behor<strong>en</strong>d tot<br />
bepaalde stadia, andere k<strong>en</strong>merk<strong>en</strong>d voor de hele duur van het project:<br />
In kaart br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> van de situatie met betrekking tot het onderwerp. Het onderwerp voor e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town<br />
Meeting moet zorgvuldig gekoz<strong>en</strong> <strong>en</strong> uitgewerkt word<strong>en</strong>. Bij de vrag<strong>en</strong> die m<strong>en</strong> zich moet stell<strong>en</strong> vermeld<strong>en</strong> we:<br />
o Wie zijn de belangrijkste beleidsverantwoordelijk<strong>en</strong>, stakeholders <strong>en</strong> betrokk<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong>?<br />
o Hoe ligg<strong>en</strong> de kaart<strong>en</strong> voor de belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> precies?<br />
o Welke besluitvormingsprocess<strong>en</strong> zijn al aan de gang?<br />
o Hoe kan het debat voortbouw<strong>en</strong> op eerdere activiteit<strong>en</strong>?<br />
o Welke informatie is voor het besluitvormingsproces vereist?<br />
o Hoe ziet de geschied<strong>en</strong>is van het onderwerp eruit <strong>en</strong> wat met het huidige politieke klimaat er rond?<br />
Het uitwerk<strong>en</strong> van e<strong>en</strong>der welke kwestie is e<strong>en</strong> geleidelijk proces. Wellicht zull<strong>en</strong> daarom voortdur<strong>en</strong>d dergelijke<br />
vrag<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong> opduik<strong>en</strong> <strong>en</strong> om <strong>nieuw</strong>e antwoord<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong>.<br />
Betrekk<strong>en</strong> van de stakeholders <strong>en</strong> coalitievorming. 21st C<strong>en</strong>tury Town Meetings hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> reële impact van-<br />
wege de rechtstreekse <strong>en</strong> overduidelijke band(<strong>en</strong>) met de politiek <strong>en</strong> de besluitvormingsprocess<strong>en</strong> aangaande<br />
het onderwerp. Zonder de deelname <strong>en</strong> het <strong>en</strong>gagem<strong>en</strong>t van e<strong>en</strong> grote groep manifeste bondg<strong>en</strong>ot<strong>en</strong> <strong>en</strong> zich<br />
duidelijk profiler<strong>en</strong>de voorstanders kan het nooit succes hebb<strong>en</strong>. Daarom kan het ook niet aangepast word<strong>en</strong><br />
voor gebruik bij workshops van het type "focusgroep" (zie verder) noch als alternatief voor e<strong>en</strong> opiniepeiling. E<strong>en</strong><br />
gesofistikeerde <strong>en</strong> perman<strong>en</strong>te strategie voor stakeholderanalyse resulteert in e<strong>en</strong> grote betrokk<strong>en</strong>heid van die<br />
stakeholders, zowel in het eig<strong>en</strong>lijke proces als in de activiteit<strong>en</strong> op lange termijn. Ook dieg<strong>en</strong><strong>en</strong> van wie de<br />
belang<strong>en</strong> door de publieksconsultatie op het spel staan, moet<strong>en</strong> van in e<strong>en</strong> vroeg stadium bij het proces betrok-<br />
k<strong>en</strong> word<strong>en</strong> <strong>en</strong> m<strong>en</strong> voorziet best in reservestrategieën om bij weerstand op terug te vall<strong>en</strong>.<br />
31<br />
21ST CENTURY TOWN MEETING®
21ST CENTURY TOWN MEETING®<br />
32<br />
BEMERK: Het proces van het ontwikkel<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting kan wez<strong>en</strong>lijk bijdrag<strong>en</strong> tot het<br />
verhog<strong>en</strong> van de algem<strong>en</strong>e capaciteit van e<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>schap wat burgerparticipatie <strong>en</strong> betrokk<strong>en</strong>heid betreft.<br />
Sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> organisatiecomité. E<strong>en</strong> organisatiecomité trekt het proces van het 21st C<strong>en</strong>tury Town<br />
Meeting-proces <strong>en</strong> draagt ook de verantwoordelijkheid. Hij bepaalt de strategie, zorgt voor het budget, <strong>en</strong>ga-<br />
geert externe consultants voor bepaalde deeltak<strong>en</strong> (rekrutering, communicatie <strong>en</strong> public relations, beheer van<br />
het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t, inschrijving<strong>en</strong>) <strong>en</strong> begeleidt de projectleiders <strong>en</strong> het betrokk<strong>en</strong> personeel.<br />
Garander<strong>en</strong> van diversiteit onder de deelnemers. Deelnemers aan e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting moet<strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de achtergrond hebb<strong>en</strong> <strong>en</strong> afkomstig zijn uit de verschill<strong>en</strong>de geme<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong> voor wie de kwestie<br />
gevolg<strong>en</strong> kan hebb<strong>en</strong>. Diversiteit onder de deelnemers zal de beleidsmakers ervan help<strong>en</strong> overtuig<strong>en</strong> dat het<br />
resultaat van het proces de behoeft<strong>en</strong> <strong>en</strong> standpunt<strong>en</strong> van de hele geme<strong>en</strong>schap weerspiegelt. Hoewel de deel-<br />
nemers zich in laatste instantie zelf aandi<strong>en</strong><strong>en</strong>, moet al het mogelijke gedaan word<strong>en</strong> om m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> uit alle lag<strong>en</strong><br />
van de bevolking aan te trekk<strong>en</strong>, <strong>en</strong> in het bijzonder uit die groep<strong>en</strong> die zich achtergesteld voel<strong>en</strong> <strong>en</strong> normaal<br />
weinig of niet participer<strong>en</strong> in dat soort van activiteit<strong>en</strong> voor de burger. Om zeker te zijn dat de gew<strong>en</strong>ste doel-<br />
groep<strong>en</strong> bereikt word<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> teams aan de slag gaan (doorgaans sam<strong>en</strong>gesteld uit voltijdse <strong>en</strong> deeltijdse veld-<br />
werkers die lev<strong>en</strong> <strong>en</strong>/of werk<strong>en</strong> in doelgroepgeme<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong>) om de betrokk<strong>en</strong>heid te garander<strong>en</strong> van plaatse-<br />
lijke organisaties <strong>en</strong> voortrekkers die tegelijk het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t ondersteun<strong>en</strong> <strong>en</strong> help<strong>en</strong> bij het aantrekk<strong>en</strong> van de<br />
deelnemers. Naarmate de deelnemerslijst<strong>en</strong> langer word<strong>en</strong>, zull<strong>en</strong> die teams ingeschakeld kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> om<br />
na te gaan welke demografische <strong>en</strong> geografische bevolkingsgroep<strong>en</strong> onderverteg<strong>en</strong>woordigd zijn, om di<strong>en</strong>over-<br />
e<strong>en</strong>komstig, via de media <strong>en</strong> via de ‘straat’, de rekruteringsinspanning<strong>en</strong> bij te stell<strong>en</strong>.<br />
Ontwikkel<strong>en</strong> van het materiaal. De capaciteit van e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting om grote groep<strong>en</strong> burgers<br />
doorhe<strong>en</strong> e<strong>en</strong> complex besluitvormingsproces met tal van facett<strong>en</strong> te loods<strong>en</strong>, berust op de nadruk die in het<br />
model gelegd wordt op zorgvuldig uitgewerkt informatiemateriaal dat politiek neutraal, bevattelijk <strong>en</strong> repres<strong>en</strong>-<br />
tatief is voor het onderwerp. Het educatief materiaal dat in het kader van e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting ont-<br />
wikkeld wordt, moet niet alle<strong>en</strong> alle standpunt<strong>en</strong> vertolk<strong>en</strong> maar ook voldo<strong>en</strong>de context <strong>en</strong> historische achter-<br />
grond bied<strong>en</strong> én tegelijk ruimte lat<strong>en</strong> opdat m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> <strong>nieuw</strong>e opties kunn<strong>en</strong> ontwikkel<strong>en</strong>.<br />
De rol van de media. Media-aandacht is van cruciaal belang voor de participatie in e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town<br />
Meeting, ev<strong>en</strong> belangrijk als de opbouw van de nodige legitimiteit in de og<strong>en</strong> van het grote publiek <strong>en</strong> de beleid-<br />
smakers. De eerste inspanning<strong>en</strong> om de media te bereik<strong>en</strong> betreff<strong>en</strong> doorgaans plaatselijke <strong>nieuw</strong>sblad<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
radiostations. Naarmate het project op dreef komt, zull<strong>en</strong> ook de grotere blad<strong>en</strong> <strong>en</strong> belangrijker media belang-<br />
stelling beginn<strong>en</strong> te verton<strong>en</strong>.<br />
Uitbouw<strong>en</strong> van de personeelsstructuur. Het beheer van e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting vereist e<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong>lijk<br />
aantal personeelsled<strong>en</strong> <strong>en</strong> vrijwilligers. De grootte van de staf is uiteraard afhankelijk van de grootte van het<br />
ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t. Voor e<strong>en</strong> groep van 4.000 deelnemers di<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> ongeveer 40-50 personeelsled<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> 500-tal<br />
vrijwilligers te voorzi<strong>en</strong>. Gaat het om 200 deelnemers, dan volstaan 8 à 10 stafm<strong>en</strong>s<strong>en</strong> <strong>en</strong> 40 à 45 vrijwilligers.<br />
Die vrijwilligers krijg<strong>en</strong> e<strong>en</strong> opleiding om e<strong>en</strong> van de drie roll<strong>en</strong> op zich te nem<strong>en</strong> die bepal<strong>en</strong>d zijn voor het wel-<br />
slag<strong>en</strong> van het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:
1. Tafelbegeleiders of facilitators. De basisprincipes van e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting (ruimte creër<strong>en</strong> voor<br />
e<strong>en</strong> echte dialoog, gelijkheid garander<strong>en</strong> van alle deelnemers, aandacht sch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> aan alle standpunt<strong>en</strong>)<br />
kunn<strong>en</strong> niet volgehoud<strong>en</strong> word<strong>en</strong> zonder e<strong>en</strong> productief overleg per tafel. Maar om e<strong>en</strong> productief overleg<br />
te krijg<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> trefzekere begeleiding doorslaggev<strong>en</strong>d. De tafelbegeleiders moet<strong>en</strong> daarom e<strong>en</strong> stevige<br />
achtergrond hebb<strong>en</strong> in het werk<strong>en</strong> met kleine groep<strong>en</strong> <strong>en</strong> ervaring hebb<strong>en</strong> <strong>en</strong> vertrouwd zijn met het afwer-<br />
k<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> int<strong>en</strong>sief programma van e<strong>en</strong> hele dag.<br />
2. "Thema team"-led<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> van de unieke onderdel<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting is het herhaald in<br />
thema’s sam<strong>en</strong>vatt<strong>en</strong> van het werk van de deelnemers: het lez<strong>en</strong> van de ideeën afkomstig van de verschill<strong>en</strong>-<br />
de tafels (in real time doorgestuurd via e<strong>en</strong> draadloos netwerk), er de belangrijkste thema’s of boodschap-<br />
p<strong>en</strong> uit distiller<strong>en</strong> <strong>en</strong> ze in die vorm weer voorlegg<strong>en</strong> aan de grote groep, om te bevestig<strong>en</strong> wat eerder werd<br />
besprok<strong>en</strong> <strong>en</strong> verdere verfijning<strong>en</strong> mogelijk te mak<strong>en</strong>. Het werk van het ‘Thema team’ zorgt ervoor dat met<br />
de discussie onmiddellijk wordt ingegaan op de standpunt<strong>en</strong> <strong>en</strong> de input van de deelnemers. Verder maakt<br />
het ‘Thema team’ mogelijk dat er gewerkt kan word<strong>en</strong> in de richting van e<strong>en</strong> cons<strong>en</strong>sus omtr<strong>en</strong>t aanbevelin-<br />
g<strong>en</strong> waarmee de beleidsverantwoordelijk<strong>en</strong> direct aan de slag kunn<strong>en</strong>.<br />
3. Deskundig<strong>en</strong> in het onderwerp. De deskundig<strong>en</strong> lop<strong>en</strong> door de zaal <strong>en</strong> beantwoord<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong>, opdat de<br />
tafelgesprekk<strong>en</strong> op hoog niveau verlop<strong>en</strong> <strong>en</strong> niet blijv<strong>en</strong> stek<strong>en</strong> bij gebrek aan technische informatie, speci-<br />
fiek voor het onderwerp.<br />
Naast deze stafmedewerkers staan vrijwilligers in voor bepaalde belangrijke tak<strong>en</strong>, zoals het oproep<strong>en</strong> van de<br />
ingeschrev<strong>en</strong> person<strong>en</strong> om h<strong>en</strong> te herinner<strong>en</strong> aan het tijdstip van de bije<strong>en</strong>komst <strong>en</strong> om de laatste informatie<br />
mee te del<strong>en</strong>. Ze vull<strong>en</strong> de mapp<strong>en</strong> voor de deelnemers met handleiding<strong>en</strong>, formulier<strong>en</strong> <strong>en</strong> achtergrondmateri-<br />
aal <strong>en</strong> verspreid<strong>en</strong> bijkom<strong>en</strong>d materiaal op de tafels. Vergeet niet dat bij e<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t met 4.000 deelnemers<br />
minst<strong>en</strong>s 400 tafels nodig zull<strong>en</strong> zijn. Ze zorg<strong>en</strong> voor de inschrijving<strong>en</strong> van de deelnemers ter plaatse, verwelko-<br />
m<strong>en</strong> <strong>en</strong> begeleid<strong>en</strong> h<strong>en</strong>. Ze verdel<strong>en</strong> de maaltijd<strong>en</strong>, vull<strong>en</strong> ontbrek<strong>en</strong>d materiaal aan <strong>en</strong> help<strong>en</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> met spe-<br />
cifieke behoeft<strong>en</strong>. Ze kunn<strong>en</strong> inspring<strong>en</strong> bij het moderer<strong>en</strong> van de tafelgesprekk<strong>en</strong> door vrag<strong>en</strong> te beantwoord<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> desgevall<strong>en</strong>d e<strong>en</strong> van de aanwezige deskundig<strong>en</strong> te stur<strong>en</strong>. Ze houd<strong>en</strong> zich bezig met het computergebruik,<br />
met software- <strong>en</strong> hardwareproblem<strong>en</strong>, <strong>en</strong>z.<br />
C. De 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting zelf<br />
Situer<strong>en</strong> in de context. E<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting begint met e<strong>en</strong> verwelkoming door de organisator<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> e<strong>en</strong> kort woordje van de voornaamste politieke figur<strong>en</strong> die de context van het overleg schets<strong>en</strong>. De deel-<br />
nemers beginn<strong>en</strong> met het beantwoord<strong>en</strong> van demografische vrag<strong>en</strong>. Op die manier rak<strong>en</strong> ze vertrouwd met<br />
de gebruikte stemapparatuur <strong>en</strong> ontstaat e<strong>en</strong> beeld van het publiek in de zaal : leeftijd, geslacht, ras, inko-<br />
m<strong>en</strong>, woonplaats <strong>en</strong> andere criteria die relevant zijn voor het behandelde onderwerp.<br />
De eig<strong>en</strong> waard<strong>en</strong> verduidelijk<strong>en</strong>. Vóór elke beraadslaging over de inhoud zelf is er e<strong>en</strong> ‘waard<strong>en</strong>discussie’<br />
waarin de deelnemers uitzoek<strong>en</strong> wat voor h<strong>en</strong> in de aangekaarte kwesties echt van belang is. E<strong>en</strong> 21st<br />
33<br />
21ST CENTURY TOWN MEETING®
21ST CENTURY TOWN MEETING®<br />
34<br />
C<strong>en</strong>tury Town Meeting wil dat de deelnemers tot e<strong>en</strong> rangorde kom<strong>en</strong> van hun ideeën <strong>en</strong> bekommerniss<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> het model gaat ervan uit dat zulks moeilijk is zolang m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> duidelijkheid hebb<strong>en</strong> omtr<strong>en</strong>t hun<br />
onderligg<strong>en</strong>de waard<strong>en</strong>. Die waard<strong>en</strong>discussie legt de basis voor de kom<strong>en</strong>de vier à vijf uur gesprekk<strong>en</strong>.<br />
Aanbeveling<strong>en</strong> formuler<strong>en</strong>. Tijd<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting, gaan de deelnemers korte, diverse tafelge-<br />
sprekk<strong>en</strong> aan die begeleid word<strong>en</strong> door ervar<strong>en</strong> professionals. De grootte van de groep (10-12 deelnemers per<br />
tafel) zorgt voor e<strong>en</strong> geruststell<strong>en</strong>de omgeving waarin de deelnemers kunn<strong>en</strong> ler<strong>en</strong> van elkaar, reager<strong>en</strong> op idee-<br />
ën <strong>en</strong> gebruik mak<strong>en</strong> van het aangebod<strong>en</strong> material<strong>en</strong> om zich e<strong>en</strong> m<strong>en</strong>ing te vorm<strong>en</strong> <strong>en</strong> uiteindelijk tot e<strong>en</strong><br />
geme<strong>en</strong>schappelijk standpunt te kom<strong>en</strong> waarin zo goed mogelijk de individuele perspectiev<strong>en</strong> weerspiegeld<br />
zijn. De tafelbegeleiders zorg<strong>en</strong> ervoor die iedere<strong>en</strong> aan bod komt <strong>en</strong> dat het hele proces democratisch verloopt.<br />
Vrijwilligers aan elke tafel houd<strong>en</strong> zich bezig met de verslaggeving. Ze gebruik<strong>en</strong> daarvoor draagbare com-<br />
puters die door middel van e<strong>en</strong> netwerk met elkaar zijn verbond<strong>en</strong> <strong>en</strong> di<strong>en</strong>st do<strong>en</strong> als elektronische flip-<br />
overs waarop de ideeën uit de gesprekk<strong>en</strong> bije<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gebracht. De verzamelde gegev<strong>en</strong>s gaan naar het<br />
Thema team dat er de geme<strong>en</strong>schappelijke prioriteit<strong>en</strong> <strong>en</strong> aanbeveling<strong>en</strong> uit distilleert <strong>en</strong> ze dan snel pre-<br />
s<strong>en</strong>teert aan de voltallige vergadering, met het oog op de nodige verduidelijking<strong>en</strong> <strong>en</strong> aanpassing<strong>en</strong> <strong>en</strong> om<br />
er uiteindelijk over te stemm<strong>en</strong>. Dat over <strong>en</strong> weer schakel<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> de klein- <strong>en</strong> de grootschalige dialoog<br />
vindt zo vaak plaats als nodig om tot aanbeveling<strong>en</strong> te kom<strong>en</strong>.<br />
De deelnemers stemm<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> draadloos toets<strong>en</strong>bordje dat ze bij het begin van de bije<strong>en</strong>komst gekreg<strong>en</strong> heb-<br />
b<strong>en</strong>. Die stemapparatuur wordt gebruik voor allerhande peiling<strong>en</strong> in de loop van het forum. Bijvoorbeeld om uit<br />
te mak<strong>en</strong> welke aanbeveling<strong>en</strong> de deelnemers verkiez<strong>en</strong>, om beslissing<strong>en</strong> te nem<strong>en</strong> over de onderwerp<strong>en</strong> die<br />
verder word<strong>en</strong> uitgediept, om demografische informatie te verkrijg<strong>en</strong> <strong>en</strong> om de bije<strong>en</strong>komst te evaluer<strong>en</strong>.<br />
De combinatie van laptop computers <strong>en</strong> stemapparatuur levert grote volumes aan demografisch sorteerba-<br />
re gegev<strong>en</strong>s op die zeer waardevol kunn<strong>en</strong> zijn voor beleidsmakers maar ook voor de media. Die vorm van<br />
stemm<strong>en</strong> tijd<strong>en</strong>s de vergadering komt ook de transparantie tijd<strong>en</strong>s de vergadering t<strong>en</strong> goede <strong>en</strong> maakt aan<br />
alle deelnemers duidelijk dat hun stem wel degelijk wordt gehoord.<br />
E<strong>en</strong> hoofdfacilitator leidt het verloop van het programma van op het podium, waar op grote videoscherm<strong>en</strong><br />
ook in real time voor alle aanwezig<strong>en</strong> de gegev<strong>en</strong>s, thema’s <strong>en</strong> informatie word<strong>en</strong> geprojecteerd. Wanneer de<br />
thema’s (met het perc<strong>en</strong>tage van de aanwezig<strong>en</strong> dat ze steunt) op de scherm<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geprojecteerd, krij-<br />
g<strong>en</strong> duiz<strong>en</strong>d<strong>en</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> onmiddellijke feedback over hoe de resultat<strong>en</strong> van hun tafelgesprekk<strong>en</strong> aansluit<strong>en</strong><br />
bij of afwijk<strong>en</strong> van die van het hele forum. Het gebruik van grote scherm<strong>en</strong> toont de individuele deelnemer<br />
hoe de m<strong>en</strong>ing van de groep als geheel in de loop van de gesprekk<strong>en</strong> evolueert.<br />
Eindrapportering. De laatste 30 minut<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gebruikt om de dag te evaluer<strong>en</strong>, de volg<strong>en</strong>de stapp<strong>en</strong> te<br />
overlop<strong>en</strong> <strong>en</strong> de beleidsmakers aan het woord te lat<strong>en</strong> over wat ze van de deelnemers hebb<strong>en</strong> opgestok<strong>en</strong>.<br />
Teg<strong>en</strong> het einde van de vergadering levert het Thema team e<strong>en</strong> voorlopig verslag af met de bevinding<strong>en</strong> : de<br />
stemresultat<strong>en</strong> <strong>en</strong> de thema’s die zijn kom<strong>en</strong> bov<strong>en</strong>drijv<strong>en</strong>. Elke deelnemer, beleidsverantwoordelijke <strong>en</strong><br />
journalist krijgt bij het verlat<strong>en</strong> van de zaal het verslag.
IV. OVER DE BENODIGDE MIDDELEN<br />
A. Plan van aanpak<br />
E<strong>en</strong> grootschalige 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting is arbeidsint<strong>en</strong>sief <strong>en</strong> duur. De beschikbaarheid van de infrastructuur <strong>en</strong><br />
de vraag naar de nodige middel<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> hoe dan ook aan bod moet<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> bij de beslissing om er al dan niet gebruik<br />
van te mak<strong>en</strong>. Alles sam<strong>en</strong> kan het e<strong>en</strong> half jaar tot e<strong>en</strong> jaar dur<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting-project te organi-<br />
ser<strong>en</strong> <strong>en</strong> te implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong>. Veel van de tijd zal in het begin gaan naar het ontwikkel<strong>en</strong> van het onderwerp, het aantrek-<br />
k<strong>en</strong> van stakeholders <strong>en</strong> het vorm<strong>en</strong> van coalities. In de meest gevall<strong>en</strong> volgt het verloop van het opzett<strong>en</strong> van het ev<strong>en</strong>e-<br />
m<strong>en</strong>t min of meer de onderstaande tijdlijn:<br />
15 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Besliss<strong>en</strong> over de datum <strong>en</strong> de grootte van de vergadering<br />
De plaats van het gebeur<strong>en</strong> vastlegg<strong>en</strong><br />
De voorlopige begroting finaliser<strong>en</strong><br />
E<strong>en</strong> organisatiecomité sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong><br />
De stakeholders id<strong>en</strong>tificer<strong>en</strong><br />
Financieringsbronn<strong>en</strong> <strong>en</strong> medeorganisator<strong>en</strong> zoek<strong>en</strong><br />
14 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Eerste discussie over inhoud/opzet<br />
Verder stakeholders blijv<strong>en</strong> id<strong>en</strong>tificer<strong>en</strong><br />
Contractant<strong>en</strong> zoek<strong>en</strong> voor het plaatselijke personeel<br />
E<strong>en</strong> ‘Achter de scherm<strong>en</strong>’-ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t voorbereid<strong>en</strong> voor de uit-<br />
g<strong>en</strong>odigde gast<strong>en</strong> die belangstelling ton<strong>en</strong> voor het proces<br />
13 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Hoe wordt het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t bek<strong>en</strong>d gemaakt: bepal<strong>en</strong> van de<br />
doelstelling<strong>en</strong> <strong>en</strong> strategie<br />
Laatste hand legg<strong>en</strong> aan de personeelsomkadering<br />
Inhoudelijke vereist<strong>en</strong> vastlegg<strong>en</strong><br />
Planning <strong>en</strong> timing opstell<strong>en</strong> voor de organisatiecomité<br />
Nad<strong>en</strong>k<strong>en</strong> over gegev<strong>en</strong>sbronn<strong>en</strong> om inhoudelijke ondersteu-<br />
ning vorm te gev<strong>en</strong><br />
12 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Follow-up van de telefoongesprekk<strong>en</strong> met lokale partners<br />
(Creër<strong>en</strong> van website design)<br />
Plann<strong>en</strong> <strong>en</strong> implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> van opstell<strong>en</strong> inhoudelijk materi-<br />
aal<br />
Organisatiecomité sam<strong>en</strong>roep<strong>en</strong><br />
Mediastrategie beginn<strong>en</strong> voor te bereid<strong>en</strong><br />
11 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Plaatselijke medewerkers opleid<strong>en</strong> <strong>en</strong> tijdsband voor het pro-<br />
ject opstell<strong>en</strong><br />
Strami<strong>en</strong> van deelnemershandleiding ontwikkel<strong>en</strong><br />
Start bek<strong>en</strong>dmaking naar beleidsmakers, VIP’s<br />
Bezoek aan de plaats van het gebeur<strong>en</strong> <strong>en</strong> sam<strong>en</strong>roep<strong>en</strong> van<br />
de partners<br />
Gesprekk<strong>en</strong> met <strong>en</strong> aanwerving van plaatselijke veldwerkers<br />
10 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
(Plan ontwikkel<strong>en</strong> voor de website)<br />
Plan ontwikkel<strong>en</strong> voor de inschrijving<strong>en</strong><br />
De laatste hand legg<strong>en</strong> aan de voornaamste mediastrategieën<br />
Vervolledig<strong>en</strong> van het eerste programma-ontwerp<br />
Finaliser<strong>en</strong> van verloop, beheer van het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t<br />
Kladversie van het promotiemateriaal<br />
Beginn<strong>en</strong> met de rekrutering van thema team <strong>en</strong> deskundi-<br />
g<strong>en</strong><br />
35<br />
21ST CENTURY TOWN MEETING®
21ST CENTURY TOWN MEETING®<br />
36<br />
9 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Afwerk<strong>en</strong> van werkgebiedstrategieën <strong>en</strong> werkplann<strong>en</strong><br />
Afwerk<strong>en</strong> van promotiemateriaal<br />
Beginn<strong>en</strong> met de rekrutering van begeleiders; e<strong>en</strong> timing<br />
opmak<strong>en</strong> voor hun opleiding<br />
Nazi<strong>en</strong> 1st kladversie Deelnemershandleiding<br />
Start van de promotie naar pot<strong>en</strong>tiële deelnemers<br />
8 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
(Lancer<strong>en</strong> van de website)<br />
Lancer<strong>en</strong> van de inschrijving<strong>en</strong> (online & telefonisch)<br />
Lancer<strong>en</strong> van de promotie<br />
Afwerk<strong>en</strong> plan voor de speciale di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing (bvb. kinderopvang)<br />
Gesprekk<strong>en</strong> met de rester<strong>en</strong>de consultants/verkopers<br />
7 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Besprek<strong>en</strong> eerste programmaopzet<br />
Begin vergadering<strong>en</strong> met beleidsmakers/VIPs<br />
Afwerk<strong>en</strong> van Deelnemershandleiding<br />
Contract<strong>en</strong> onderhandel<strong>en</strong> voor het inhur<strong>en</strong> van consultants/verkopers<br />
Organisatiecomité vergadert over<br />
deelnemershandleiding/opzet van het programma<br />
6 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Plan opstell<strong>en</strong> voor vertaalwerk<br />
Grafisch ontwerp van deelnemershandleiding ontwikkel<strong>en</strong><br />
Besprek<strong>en</strong> tweede programmaopzet<br />
Focusgroep houd<strong>en</strong> rond deelnemershandleiding<br />
5 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Onderdel<strong>en</strong> van de medialancering voorbereid<strong>en</strong><br />
Follow-up-plan opstell<strong>en</strong> voor de eerste 2-4 wek<strong>en</strong><br />
Deelnemershandleiding klaarmak<strong>en</strong> voor druk<br />
Organisatiecomité sam<strong>en</strong>roep<strong>en</strong> betreff<strong>en</strong>de promotie/programmaopzet<br />
Vrijwillige medewerkers voor Town Meeting rekruter<strong>en</strong><br />
4 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Laatste hand legg<strong>en</strong> aan technische vereist<strong>en</strong>, grondplan<br />
Definitieve ‘look & feel’ van de plaats van het gebeur<strong>en</strong> bepal<strong>en</strong><br />
Behoeft<strong>en</strong> catering<br />
Laatste hand sprekerslijst<br />
Plan opstell<strong>en</strong> voor di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing in kader van bijzondere<br />
behoeft<strong>en</strong><br />
Opleiding van vrijwilligers <strong>en</strong> medewerkers plann<strong>en</strong><br />
3 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Lancer<strong>en</strong> van mediaplan<br />
Int<strong>en</strong>sief naar buit<strong>en</strong> br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> van het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t<br />
Lancer<strong>en</strong> promotie<br />
Producer<strong>en</strong> <strong>en</strong> finaliser<strong>en</strong> van materiaal ter vertaling<br />
Producer<strong>en</strong> van deelnemershandleiding <strong>en</strong> verspreid<strong>en</strong> onder<br />
de deelnemers<br />
2 wek<strong>en</strong> voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Start van media-inschrijving<strong>en</strong><br />
Follow-up-plan afwerk<strong>en</strong><br />
Deelname VIP’s <strong>en</strong> aangezochte verkoz<strong>en</strong><strong>en</strong> bevestig<strong>en</strong><br />
Definitieve promotie <strong>en</strong> int<strong>en</strong>sieve mediacampagne<br />
Volledig uitgewerkt programmaopzet<br />
Beginn<strong>en</strong> aan definitieve programmascript<br />
Laatste hand opleidings- <strong>en</strong> oriënter<strong>en</strong>d materiaal<br />
Definitieve bestelling catering<br />
De laatste week voor het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t:<br />
Herinneringstelefoontjes naar de ingeschrev<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
Laatste hand aan programmascript<br />
Voorbereiding vergadering bestaffing<br />
Training/briefing sprekers, facilitator, medewerkers <strong>en</strong> vrijwilligers<br />
Planning van de audiovisuele installatie <strong>en</strong> technologie<br />
G<strong>en</strong>erale repetitie van het programma<br />
Materiaal <strong>en</strong> mapp<strong>en</strong> voor de deelnemers voorbereid<strong>en</strong><br />
Planning gegev<strong>en</strong>sanalyse <strong>en</strong> redactie eindrapport<br />
De follow-up:<br />
Vergadering<strong>en</strong> met organisaties, leiders,VIPs, organisatiecomité<br />
Follow-up van de perscontact<strong>en</strong><br />
Gegev<strong>en</strong>sanalyses<br />
Updat<strong>en</strong> van gegev<strong>en</strong>sbestand<br />
Publicer<strong>en</strong> van eindrapport <strong>en</strong> ter beschikking stell<strong>en</strong> via<br />
internet
B. Budget<br />
De voornaamste begrotingspost<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting zijn<br />
Projectbeheer: opzet, planning, begeleiding, productie, follow-up, administratieve kost<strong>en</strong>,<br />
<strong>Technologie</strong> <strong>en</strong> audiovisuele hulpmiddel<strong>en</strong>: laptop computers, stemapparatuur, software, grote projectiescherm<strong>en</strong>,<br />
geluidsysteem, teleconfer<strong>en</strong>cing-apparatuur,<br />
Communicatie <strong>en</strong> promotie: planning, personeel, materiaal,<br />
Ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t: huur- <strong>en</strong> productiekost<strong>en</strong>: planning, logistiek, verhuurservice, veiligheid, materiaal,<br />
Ondersteun<strong>en</strong>de di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>: vertaling, dov<strong>en</strong>tolk<strong>en</strong>, inschrijving, transport, kinderopvang<br />
MERK OP: Hoewel het opzett<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting behoorlijk wat geld kost, kan deze methode<br />
doorgaans concurrer<strong>en</strong> met bijvoorbeeld opiniepeiling<strong>en</strong> of PR-strategieën, als ze al niet goedkoper uitvalt.<br />
Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> kan e<strong>en</strong> auth<strong>en</strong>tieke publieksdeelname rond controversiële onderwerp<strong>en</strong> de hoge kostprijs van con-<br />
troverses <strong>en</strong> vertraging naderhand wellicht help<strong>en</strong> voorkom<strong>en</strong>.<br />
V. ANDERE BESTE PRAKTIJKEN EN MOGELIJKE VALKUILEN<br />
E<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting stelt duiz<strong>en</strong>d<strong>en</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> in staat om sam<strong>en</strong> e<strong>en</strong> kant-<strong>en</strong>-klare lijst van aanbeveling<strong>en</strong> op<br />
te stell<strong>en</strong> omtr<strong>en</strong>t complexe op<strong>en</strong>bare kwesties. Hoewel ge<strong>en</strong> twee Meetings dezelfde zijn bepal<strong>en</strong> variabel<strong>en</strong> zoals het<br />
eig<strong>en</strong>lijk thema, de omvang van de groep, aard van de aanwezig<strong>en</strong> <strong>en</strong> het politieke landschap mee hoe het eindresultaat<br />
eruit ziet. Er zijn bepaalde kerncompon<strong>en</strong>t<strong>en</strong> noodzakelijk opdat het initiatief e<strong>en</strong> succes kan word<strong>en</strong>:<br />
E<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong>de "rijp" onderwerp. De (financiële) inspanning<strong>en</strong> zijn pas goed besteed als de overlegprocedure e<strong>en</strong><br />
impact heeft op de reële <strong>en</strong> huidige politiek <strong>en</strong>/of de beslissing<strong>en</strong> omtr<strong>en</strong>t de besteedbare middel<strong>en</strong>.<br />
Geloofwaardigheid, zowel bij de burger als bij de beleidsverantwoordelijk<strong>en</strong>. Partijdigheid <strong>en</strong> vooroordel<strong>en</strong> moet<strong>en</strong><br />
geweerd word<strong>en</strong> bij de planning <strong>en</strong> de verwez<strong>en</strong>lijking van ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t<strong>en</strong> maar ook in de mix van deelnemers <strong>en</strong> in<br />
het discussiemateriaal is neutraliteit belangrijk. Het besluitvormingsproces moet op<strong>en</strong> <strong>en</strong> transparant zijn.<br />
MERK OP: De beleidsmakers kunn<strong>en</strong> het zich niet veroorlov<strong>en</strong> e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting als "window dres-<br />
sing" te beschouw<strong>en</strong>. Ze zijn actief betrokk<strong>en</strong> in de paneldiscussies, observer<strong>en</strong> het proces <strong>en</strong> reager<strong>en</strong> aan het<br />
einde van de dag op de input vanwege de burgers.<br />
Diversiteit in de participatie. Ge<strong>en</strong> <strong>en</strong>kele groep mag buit<strong>en</strong> het proces blijv<strong>en</strong> <strong>en</strong> daarbij maakt het niet uit hoe<br />
groot de “geme<strong>en</strong>schap” is. Alle stemm<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> gehoord word<strong>en</strong>, zeker die van de meest gemarginaliseerde groe-<br />
37<br />
21ST CENTURY TOWN MEETING®
21ST CENTURY TOWN MEETING®<br />
38<br />
p<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong>de divers segm<strong>en</strong>t van het beoogde publiek moet aan het proces deelnem<strong>en</strong> om de geloofwaardig-<br />
heid bij beleidsmakers <strong>en</strong> media niet in het gedrang te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> veilige publieke ruimte. Ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> zo opgezet word<strong>en</strong> dat ze consequ<strong>en</strong>t op zoek gaan naar e<strong>en</strong> eer-<br />
lijke <strong>en</strong> productieve dialoog <strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> geëff<strong>en</strong>d terrein zorg<strong>en</strong> waar de stem van individuele burgers net zo goed<br />
gehoord wordt als die van de gevestigde belang<strong>en</strong>groep<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> geïnformeerde dialoog. Om de perceptie teg<strong>en</strong> te gaan dat burgers ongeïnformeerde m<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> vertolk<strong>en</strong>,<br />
moet e<strong>en</strong> beraadslaging van hoge kwaliteit gepaard gaan met e<strong>en</strong> degelijke begeleiding, educatief materiaal dat<br />
neutraal is <strong>en</strong> alle perspectiev<strong>en</strong> gelijk behandelt <strong>en</strong> de beschikbaarheid van deskundig<strong>en</strong> die problem<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong><br />
ophelder<strong>en</strong> <strong>en</strong> vrag<strong>en</strong> beantwoord<strong>en</strong><br />
E<strong>en</strong> publieke cons<strong>en</strong>sus. Om werkbaar te zijn, moet het proces informatie oplever<strong>en</strong> die duidelijk de gedeelde prio-<br />
riteit<strong>en</strong> van het publiek weerspiegelt.<br />
De 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting is e<strong>en</strong> succesvol model geblek<strong>en</strong> voor overleg met hoge impact. Maar één dergelijke bij-<br />
e<strong>en</strong>komst volstaat nog niet om van e<strong>en</strong> stevig proces van publieksparticipatie te sprek<strong>en</strong>. Uiteindelijk zal het succes van<br />
de onderneming afhankelijk zijn van de mate waarin ze in staat is:<br />
1. e<strong>en</strong> duurzame publieke achterban voor actie te ontwikkel<strong>en</strong>,<br />
2. sectoroverschrijd<strong>en</strong>de institutionele toezegging<strong>en</strong> te verkrijg<strong>en</strong> dat de ag<strong>en</strong>da wordt uitgevoerd,<br />
3. de nodige burgercapaciteit tot stand te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong>de ondersteuning van toekomstige beslissingspro-<br />
cess<strong>en</strong>.<br />
Om de impact <strong>en</strong> de betrokk<strong>en</strong>heid na het ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t te verhog<strong>en</strong>, di<strong>en</strong><strong>en</strong> in de globale strategie manier<strong>en</strong> ingebouwd<br />
te zitt<strong>en</strong> om zowel deelnemers als beleidsmakers actief <strong>en</strong> bewust te houd<strong>en</strong> <strong>en</strong> h<strong>en</strong> daarin ook te volg<strong>en</strong>. We vermeld<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong>kele manier<strong>en</strong> om de deelnemers na het grootschalige ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t te blijv<strong>en</strong> betrekk<strong>en</strong> : <strong>nieuw</strong>e informatie opstur<strong>en</strong><br />
over de voortgang <strong>en</strong> de evolutie in de besprok<strong>en</strong> kwesties; contacter<strong>en</strong> van verkoz<strong>en</strong> mandatariss<strong>en</strong> of opzett<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
petitie; deelnem<strong>en</strong> aan “dieper grav<strong>en</strong>de” discussies, al dan niet online; download<strong>en</strong> van materiaal om zelf georganiseer-<br />
de vergadering<strong>en</strong> op te zett<strong>en</strong>; ander<strong>en</strong> aantrekk<strong>en</strong> <strong>en</strong> inschakel<strong>en</strong> in het proces. Dankzij die volgehoud<strong>en</strong> betrokk<strong>en</strong>heid<br />
van het publiek zull<strong>en</strong> de beleidsverantwoordelijk<strong>en</strong> begrijp<strong>en</strong> dat het resultaat van e<strong>en</strong> 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting<br />
meer is dan e<strong>en</strong> zoveelste rapport, maar e<strong>en</strong> lev<strong>en</strong>de verklaring omtr<strong>en</strong>t datg<strong>en</strong>e wat voor de led<strong>en</strong> werkelijk telt <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
lijst van punt<strong>en</strong> waarvoor de politici verantwoording zull<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> af te legg<strong>en</strong>.<br />
Bronn<strong>en</strong> <strong>en</strong> refer<strong>en</strong>ties<br />
Links naar uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de gepubliceerde bronn<strong>en</strong> <strong>en</strong> refer<strong>en</strong>tiemateriaal over 21st C<strong>en</strong>tury Town Meeting©, <strong>en</strong> andere<br />
grootschalige publieksinitiatiev<strong>en</strong> is te vind<strong>en</strong> op www.americaspeaks.org. De site geeft ook e<strong>en</strong> lijst van meer dan 15<br />
organisaties die op dat terrein actief zijn.