Kerkinformatie nr. 178, februari 2010 - Kerk in Actie

De lokale ledenadministrateur
| 17
Wie gaan er straks werken met het nieuwe
systeem voor ledenadministratie? In
de komende nummers van Kerkinformatie
belichten we de rol van een aantal
vrijwilligers, die in hun eigen gemeente
nauw betrokken zijn bij de bouw van het
nieuwe ledenregistratiesysteem. Deze
maand: de lokale ledenadministrateur.
Arie Braspenning is ledenadministrateur van kerkelijke
gemeente Het Anker in Zaltbommel en projectmedewerker
van LRP, het nieuwe landelijke ledenregistratiesysteem van
de Protestantse Kerk in Nederland. De praktijk kan soms
weerbarstig zijn, zoals blijkt uit zijn verhaal.
Een gastvrije gemeente
De gemeente bestaat uit leden met een gereformeerde, hervormde,
remonstrantse, baptisten en lutherse achtergrond.
Vanuit de ledenadministratie verzorgt Arie Braspenning de
dienstverlening naar de kerkelijke medewerkers. Eerder was
hij secretaris van de Commissie van Beheer en het College
van Kerkrentmeesters. Binnen LRP maakt hij deel uit van de
werkgroep Ledenadministratie.
‘We hebben in Zaltbommel samen ruim 700 leden. Het is
een pluriforme gemeente, die zich door God weet geroepen
en zich inzet voor groei in geloof, gemeenschap en diaconaal-maatschappelijk
bewustzijn. Wij willen de boodschap
van Christus uitdragen door om te zien naar elkaar en actief
in de samenleving te staan. We willen een gemeente zijn
die een gastvrij huis biedt aan jong en oud en daarbij ruimte
biedt voor verschillende belevingen van het christelijk geloof.
Daarnaast zoeken wij kansrijke wegen om in het bijzonder
jongeren mee te laten bouwen aan de kerk van de toekomst.’
Samen … en weer ontbonden
De Gereformeerde Kerk en de Hervormde Gemeente van
Zaltbommel kerkten enige tijd samen. Tot oktober 2002 waren
beide gemeenten zeer actief betrokken bij het Samen op
Weg-proces. Arie: ‘De federatie in oprichting heeft bestaan
van 1 januari 2000 tot 8 oktober 2002. Aanvankelijk werden
ook de twee bestaande ledenadministraties samengevoegd,
al bleven beide ledenadministrateurs hun eigen werk doen,
tot er een definitieve federatie zou zijn. Helaas werd de federatie
weer ontbonden en daardoor moesten ook de ledenadministraties
weer worden gesplitst.’
Een praktijkvoorbeeld waarom het nieuwe systeem nodig
is: ‘Bij het uiteenvallen gaven veel ‘hervormde’ leden van
Het Anker aan verder te willen als lid van de protestantse
gemeente, terwijl ze tegelijk lid wilden blijven van hun eigen
kerk, met alle rechten en plichten. Zij zijn toen als lokale
leden ingeschreven bij de protestantse gemeente. Dat gaf
het probleem dat alle mutaties handmatig verwerkt moesten
worden, omdat het huidige systeem van de SMRA de lokale
leden niet automatisch kan muteren.’
Arie Braspenning.
Grote betrokkenheid
Binnen het LRP-project zijn veel vrijwilligers actief, met een
grote betrokkenheid. Arie was er vanaf het begin bij, vanaf
het moment dat de Protestantse Kerk startte met de aanpassing
en vernieuwing van de ledenregistratie. ‘In de vorige
ronde (project Numeri) bleef ik aanvankelijk op afstand tot
het nieuwe systeem klaar zou zijn, om daarna als proefgemeente
mee te doen in een pilotproject. Als daarna het
nieuwe systeem uitgezet zou worden in de gemeenten, zou
ik als instructeur aan het werk gaan. Een functie die me
aansprak omdat ik in die tijd ook mijn actieve loopbaan in het
onderwijs beëindigde en dus over de benodigde tijd daarvoor
zou beschikken.’
De weg naar het projectplan
Het jaar 2009 stond in het teken van de voorbereidingen van
de doorstart van het nieuwe systeem. Dat leverde in oktober
het projectplan op dat door de synode werd goedgekeurd,
met als nieuwe leverancier Mendix. Arie: ‘In de bijeenkomsten
van de werkgroep - alle deelnemers verzorgen de ledenadministratie
van hun gemeente - moesten we steeds terug
naar de basisprincipes van het systeem: wat is de kern van
je werk en wat heb je daar voor nodig? Dat is voor ervaren
ledenadministrateurs soms moeilijk, omdat je steeds weer uitgaat
van de oude manier van werken met een landelijk centraal
systeem en een gekoppeld lokaal pakket met maar één
gebruiker. We keken nu naar de hele samenhang, dus niet alleen
naar de ledenadministratie, maar ook de dienstverlening
daar omheen voor andere gebruikers. Dat van elkaar scheiden
viel voor ons niet altijd mee. Er zijn toch meer systeemeisen
en functies nodig dan we voor onze eigen taak of rol nodig
hadden. Er werd soms op het scherp van de snede gediscussieerd:
wat hoort er wel bij, wat niet? Uiteindelijk hebben we
alles ingebracht wat voor de ledenregistratie noodzakelijk
is, zodat de ontwikkelaars van het nieuwe systeem precies
weten wat wij als administrateurs nodig hebben.
Zeer leerzaam vond ik de projectmedewerkersbijeenkomsten,
waar alle werkgroepen de gehaalde resultaten aan elkaar
lieten zien en waar we vragen aan elkaar konden stellen. Zo
wist je dat je met zijn allen aan hetzelfde project bezig was
en hoe je weer verder kon.’
En nu verder…
‘Voor de toekomst hoop ik dat het ledenregistratiesysteem
zodanig gaat werken dat je als administrateur meteen je mutaties
zelf kunt doorvoeren en dat je die wijzigingen binnen
het systeem dan ook ziet, ook naar de andere gebruikers. Tevens
zou het systeem een oplossing moeten bieden voor het
‘dubbel’ ingeschreven zijn bij twee kerkgemeenschappen. Ik
zie met belangstelling uit naar de volgende periode waarin
het nieuwe systeem kan worden getest en we weer een stap
dichterbij een goed ledenregistratiesysteem komen’, aldus
Arie Braspenning. •
Max Mesman
is communicatieadviseur en lid van het Projectteam Ledenregistratie
Protestantse Kerk.
Pastoraat
Kerkinformatie • februari 2010