Aanvraagformulier voor de organisatie van openbare ... - Holsbeek
Aanvraagformulier voor de organisatie van openbare ... - Holsbeek
Aanvraagformulier voor de organisatie van openbare ... - Holsbeek
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Aanvraagformulier</strong> <strong>voor</strong> <strong>de</strong> <strong>organisatie</strong> <strong>van</strong><br />
<strong>openbare</strong> evenementen<br />
<strong>Aanvraagformulier</strong> <strong>voor</strong> <strong>de</strong> <strong>organisatie</strong> <strong>van</strong> <strong>openbare</strong> evenementen, feesten en fuiven in<br />
<strong>de</strong> gemeente <strong>Holsbeek</strong><br />
De organisator <strong>van</strong> een openbaar evenement, feest of fuif bezorgt dit formulier<br />
volledig ingevuld terug aan <strong>de</strong> uitleendienst <strong>van</strong> <strong>de</strong> gemeente <strong>Holsbeek</strong><br />
Via e-mail<br />
o Document is beschikbaar op www.holsbeek.be, on<strong>de</strong>r <strong>openbare</strong> werken - uitleendienst<br />
o Invullen kan als volgt: ga naar ‘bestand opslaan als’, vul het document in en verzend het als bijlage<br />
in een e-mail aan uitleendienst@holsbeek.be<br />
U kan het formulier ook afdrukken en versturen naar/bezorgen aan<br />
o Gemeente <strong>Holsbeek</strong><br />
College <strong>van</strong> burgemeester en schepenen<br />
Uitleendienst<br />
Dutselstraat 15<br />
3220 <strong>Holsbeek</strong><br />
De aanvraag moet minstens 6 weken <strong>voor</strong> <strong>de</strong> activiteit ingediend wor<strong>de</strong>n bij<br />
het gemeentebestuur<br />
Toepassingsgebied - <strong>de</strong> <strong>organisatie</strong> <strong>van</strong> <strong>openbare</strong> evenementen, feesten en fuiven op<br />
het grondgebied <strong>van</strong> <strong>de</strong> gemeente <strong>Holsbeek</strong><br />
Een feest is openbaar als er kaarten te koop zijn of als ie<strong>de</strong>reen binnen mag. Een openbaar evenement moet u<br />
altijd mel<strong>de</strong>n aan het gemeentebestuur.<br />
Een privé feest hoeft u niet te mel<strong>de</strong>n.<br />
Een feest is privé als enkel en alleen <strong>de</strong> genodig<strong>de</strong>n zijn toegelaten, ongeacht of het feest in een woning of een<br />
gehuur<strong>de</strong> zaal wordt georganiseerd. We ra<strong>de</strong>n u aan om privé feesten met een groot aantal genodig<strong>de</strong>n toch<br />
aan het gemeentebestuur te mel<strong>de</strong>n, zodat <strong>de</strong> politiediensten hier<strong>van</strong> op <strong>de</strong> hoogte zijn.<br />
Een formulier in 3 <strong>de</strong>len<br />
Deel 1 en <strong>de</strong>el 2 zijn verplicht in te vullen.<br />
Deel 3 moet u enkel invullen als u bij <strong>de</strong> gemeente materiaal wil ontlenen.<br />
Deel 1 – algemene informatie over het evenement<br />
Deel 2 – informatie <strong>voor</strong> politie, brandweer en milieudienst<br />
Deel 3 – aanvraag <strong>voor</strong> het ontlenen <strong>van</strong> gemeentelijk materiaal
DEEL 1. Algemene informatie<br />
A. Informatie evenement<br />
Type evenement<br />
(kruis aan wat <strong>van</strong> toepassing is)<br />
fuif of bal buurtfeest 2<br />
concert<br />
rommelmarkt<br />
(sport)evenement<br />
beurs<br />
schoolfeest<br />
tentoonstelling<br />
garageverkoop<br />
circus<br />
eetfeest<br />
an<strong>de</strong>re<br />
Plaats evenement Naam zaal/café/gelegenheid :<br />
Straat :<br />
Postco<strong>de</strong> : Deelgemeente :<br />
Huisnummer:<br />
(schrappen wat niet past)<br />
openlucht zaal tent<br />
Openbaar (straat, plein, …)<br />
privé (huis, tuin, firma, …)<br />
Datum en uur Datum : Uur <strong>van</strong> : tot :<br />
Datum : Uur <strong>van</strong> : tot :<br />
Datum : Uur <strong>van</strong> : tot :<br />
Doelgroep Doelgroep :<br />
Verwacht aantal bezoekers :<br />
Geef <strong>de</strong> naam en een korte omschrijving <strong>van</strong> het evenement.<br />
Graag een ge<strong>de</strong>tailleerd programma bijvoegen a.u.b. (eventueel affiche)<br />
2 Voor <strong>de</strong> <strong>organisatie</strong> <strong>van</strong> straat-, buurt- of wijkfeesten kan u een aanvraag indienen <strong>voor</strong> subsidies. Zie hier<strong>voor</strong><br />
www.holsbeek.be – gemeentelijk subsidiereglement op <strong>de</strong> straat-, buurt- of wijkfeesten.
B. Informatie organisator<br />
Organisator<br />
Persoon / vereniging / firma<br />
(schrappen wat niet past)<br />
Naam persoon :<br />
Naam vereniging/firma :<br />
Feitelijke vereniging/vzw/bvba/nv/ … an<strong>de</strong>re vennootschap :<br />
Contactpersonen Persoon 1<br />
Naam :<br />
Adres :<br />
Telefoon/GSM :<br />
Fax :<br />
e-mail :<br />
Persoon 2 (bij afwezigheid persoon 1)<br />
Naam :<br />
Adres :<br />
Telefoon/GSM :<br />
Fax :<br />
e-mail :<br />
Verantwoor<strong>de</strong>lijke ter plaatse<br />
I<strong>de</strong>m contactpersoon : ja / neen (schrappen wat niet past)<br />
Zo neen :<br />
Naam :<br />
Telefoon/GSM :
DEEL 2. Detail-informatie <strong>voor</strong> politie, brandweer, milieu en preventie<br />
Als u een openbaar evenement organiseert, dan vult u <strong>de</strong>ze rubriek zo nauwkeurig mogelijk in. Het<br />
komt <strong>de</strong> <strong>voor</strong>bereiding en <strong>de</strong> veiligheid <strong>van</strong> uw <strong>organisatie</strong> ten goe<strong>de</strong>. Mogelijk oor<strong>de</strong>elt het bestuur<br />
of <strong>de</strong> politie n.a.v. <strong>de</strong>ze gegevens dat bijzon<strong>de</strong>re veiligheids-, milieu- of verkeersmaatregelen nodig<br />
zijn. Uiteraard moet u dan <strong>de</strong> <strong>voor</strong>waar<strong>de</strong>n <strong>van</strong> <strong>de</strong> collegebeslissing of <strong>van</strong> <strong>de</strong> politieveror<strong>de</strong>ning<br />
naleven.<br />
Wordt er muziek gespeeld 3<br />
Ja / nee (schrappen wat niet past)<br />
Elektronische versterkte muziek ? JA/NEEN<br />
Binnen / buiten<br />
Wordt er een afwijking gevraagd <strong>van</strong> het KB <strong>van</strong> 1977 en <strong>van</strong> het gemeentelijk<br />
reglement? 4<br />
Er zal muziek gespeeld wor<strong>de</strong>n <strong>van</strong> uur tot uur.<br />
Is er publiciteit op <strong>de</strong><br />
<strong>openbare</strong> weg <strong>voor</strong>zien ?<br />
Ja / nee (schrappen wat niet past)<br />
Op welke manier wordt er publiciteit gevoerd? (schrappen wat niet past)<br />
Flyers<br />
Wegwijzers 5<br />
Opsomming plaatsen waar publiciteit zal wor<strong>de</strong>n gevoerd<br />
Heeft <strong>de</strong> <strong>organisatie</strong> parking<br />
<strong>voor</strong>zien <strong>voor</strong> <strong>de</strong> bezoekers ?<br />
Ja / nee (schrappen wat niet past)<br />
Is er een parking <strong>voor</strong> wagens? Ja / nee (schrappen wat niet past)<br />
Locatie :<br />
Capaciteit:<br />
Is er een parking <strong>voor</strong> fietsen en bromfietsen? Ja / nee (schrappen wat niet past)<br />
Locatie:<br />
Capaciteit:<br />
Is er een inzet <strong>van</strong> parkeerwachters? Ja / nee (schrappen wat niet past) )<br />
Is er een veiligheidscoördinator<br />
?<br />
Ja / nee (schrappen wat niet past)<br />
Naam :<br />
Adres<br />
Telefoon/GSM :<br />
E-mail :<br />
3 Wordt er muziek gespeeld tij<strong>de</strong>ns een <strong>voor</strong> het publiek toegankelijke activiteit? Dan moet u hier<strong>voor</strong> vergoedingen betalen (SABAM en een billijke<br />
vergoeding). De aanvrager is zelf verantwoor<strong>de</strong>lijke <strong>voor</strong> <strong>de</strong> aangifte.<br />
4 Het Koninklijk Besluit <strong>van</strong> 24-02-1977 hou<strong>de</strong>n<strong>de</strong> vaststelling <strong>van</strong> geluidsnormen <strong>voor</strong> muziek in <strong>openbare</strong> en private inrichtingen legt geluidsnormen <strong>voor</strong><br />
elektronisch versterkte muziek op nl. max. 90 db(A) in <strong>de</strong> inrichting. Bij een activiteit in open lucht of in een tent kan men bij het college <strong>van</strong> burgemeester<br />
en schepenen een tij<strong>de</strong>lijke afwijking <strong>van</strong> <strong>de</strong> geluidsnorm aanvragen on<strong>de</strong>r bepaal<strong>de</strong> <strong>voor</strong>waar<strong>de</strong>n. Een afwijking op <strong>de</strong> geluidsnormen betekent niet dat<br />
‘alles mag’. Indien <strong>de</strong> overlast naar <strong>de</strong> buurt onaanvaardbaar hoog wordt, kan er steeds wor<strong>de</strong>n ingegrepen door <strong>de</strong> politie.<br />
5 Wegwijzers moeten zo snel mogelijk na <strong>de</strong> activiteit wor<strong>de</strong>n weggenomen. Indien u aankondigingsbor<strong>de</strong>n en/of pijlen wil aanbrengen op gewestwegen,<br />
moet u een vergunning aanvragen bij <strong>de</strong> Vlaamse overheid, Agentschap Infrastructuur, af<strong>de</strong>ling Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant.
Bijzon<strong>de</strong>re aandachtspunten<br />
milieu.<br />
Wie staat in <strong>voor</strong> <strong>de</strong> opkuis <strong>van</strong> het afval na het evenement?<br />
Naam verantwoor<strong>de</strong>lijke:<br />
GSM:<br />
E-mail:<br />
Wanneer is <strong>de</strong> opkuis gepland ?<br />
Bijzon<strong>de</strong>re aandachtspunten<br />
veiligheid 6<br />
Zijn er evacuatiewegen <strong>voor</strong>zien? JA/NEEN<br />
Zijn er nooduitgangen <strong>voor</strong>zien? JA/NEEN<br />
- Aantal + beschrijving:<br />
- Hoe zijn ze gesignaleerd?<br />
- Totale nuttige breedte uitgedrukt in cm:<br />
Wordt er gebruik gemaakt <strong>van</strong><br />
het <strong>openbare</strong> domein? 7<br />
<br />
Hier<strong>voor</strong> heeft u een<br />
politieveror<strong>de</strong>ning nodig.<br />
De gemeente neemt hier<strong>voor</strong><br />
contact op met <strong>de</strong> wijkpolitie.<br />
JA / NEEN (schrappen wat niet past)<br />
Zo ja<br />
Wanneer ?<br />
Dag ?<br />
Van uur tot uur ?<br />
Het is noodzakelijk dat u bij<br />
<strong>de</strong>ze aanvraag een plan voegt<br />
<strong>van</strong> het <strong>de</strong>el <strong>van</strong> het <strong>openbare</strong><br />
domein dat u gebruikt.<br />
Situeringsplan/parcours<br />
Het is verplicht een inplantings- en omgevingsplan bij te voegen met exacte<br />
afmetingen.<br />
Veiligheidplan/<br />
coördinatieverga<strong>de</strong>ring<br />
De lokale politie beslist of dit vereist is en neemt zo nodig telefonisch contact<br />
op.<br />
6 Als organisator <strong>van</strong> een activiteit kan u verantwoor<strong>de</strong>lijk zijn en kan u na<strong>de</strong>rhand aansprakelijk gesteld wor<strong>de</strong>n <strong>voor</strong> gebeurlijke ongevallen. Als uw<br />
vereniging een activiteit organiseert is het wenselijk hier<strong>voor</strong> een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten.<br />
Als <strong>de</strong> activiteit plaatsvindt in een tent met een oppervlakte <strong>van</strong> 50m² of meer is een verzekering <strong>voor</strong> <strong>de</strong> objectieve aansprakelijkheid in geval <strong>van</strong> brand<br />
en/of ontploffing vereist. Zorg in dit geval ook <strong>voor</strong> een brandattest nummer 2.<br />
Bovendien wor<strong>de</strong>n organisatoren <strong>van</strong> activiteiten waar vrijwilligers wor<strong>de</strong>n ingezet wettelijk verplicht om ook <strong>voor</strong> <strong>de</strong>ze vrijwilligers een verzekering BA af te<br />
sluiten.<br />
7 Overlast – het is <strong>de</strong> taak <strong>van</strong> <strong>de</strong> organisator er<strong>voor</strong> te zorgen dat <strong>de</strong> overlast <strong>voor</strong> <strong>de</strong> buurt tot een minimum beperkt blijft. Dit houdt oa. in vermij<strong>de</strong>n dat<br />
er grote groepen personen op straat <strong>voor</strong> <strong>de</strong> <strong>de</strong>ur staan (vb. <strong>voor</strong> het roken) of dat fietsen of wagens <strong>de</strong> doorgang <strong>voor</strong> voetgangers versperren.
DEEL 3: Aanvraag om ontlening <strong>van</strong> gemeentelijk materiaal<br />
Aandachtspunten 8<br />
De materialen moeten minimum 6 weken vóór <strong>de</strong> activiteit plaatsheeft aangevraagd wor<strong>de</strong>n.<br />
Het aangevraag<strong>de</strong> materiaal is niet altijd beschikbaar. De aanvragen wor<strong>de</strong>n in volgor<strong>de</strong> <strong>van</strong> ont<strong>van</strong>gst<br />
behan<strong>de</strong>ld.<br />
De uitleendienst verwittigt u uiterlijk 2 weken na ont<strong>van</strong>gst <strong>van</strong> het volledig ingevul<strong>de</strong> aanvraagformulier<br />
over welk materiaal u kan beschikken.<br />
De waarborg moet uiterlijk 2 weken vóór <strong>de</strong> activiteit wor<strong>de</strong>n betaald d.m.v. een overschrijving op het<br />
gemeentelijk rekeningnummer BE96 0910 0015 2805, met vermelding <strong>van</strong> naam en datum activiteit en<br />
naam organisator. Er wordt niet geleverd als <strong>de</strong> waarborg niet tijdig wordt gestort.<br />
A. Aanvraag gebruik materiaal<br />
Uit te lenen materiaal Benodig<strong>de</strong> aantal Waarborg 9 Initiële waar<strong>de</strong> 10<br />
Nadarhekken (150) 125,00 EUR 70,00 EUR<br />
herashekwerk – gewoon (40) 125,00 EUR 85,50 EUR<br />
Herashekwerk – geblin<strong>de</strong>erd<br />
(40)<br />
125,00 EUR 95,00 EUR<br />
podiumelementen (40) 500,00 EUR 500,00 EUR<br />
tentoonstellingspanelen (30) 125,00 EUR 50,00 EUR<br />
Datum aanvraag en handtekening <strong>van</strong> <strong>de</strong> ontlener<br />
Nuttige contactpersonen<br />
jeugddienst (016/62.95.02)<br />
sportdienst (016/62.95.04)<br />
cultuurbeleidscoördinator (016/62.95.02)<br />
uitleendienst (016/62.95.09)<br />
wijkpolitie <strong>Holsbeek</strong> (016/62.95.13)<br />
8 Zie reglement uitleendienst <strong>Holsbeek</strong>, goedgekeurd door <strong>de</strong> gemeenteraad op 20 <strong>de</strong>cember 2012.<br />
9 De waarborgbedragen gel<strong>de</strong>n per type uitgeleend product, ongeacht het gevraag<strong>de</strong> aantal<br />
10 Initiële waar<strong>de</strong> per stuk
Change language