14 tips voor succesvol uitbesteden Een groot aantal Nederlandse ...

eleidsuitvoeringen en de controle daarop? Elk van deze doelen vraagt om een andere
uitbestedingsrelatie. Een organisatie die zijn doelstellingen niet scherp heeft, zal
hoogstwaarschijnlijk niet tot de juiste leveranciersselectie komen. Dan wordt een bevredigende
samenwerkingsrelatie een lastig te bereiken doel.
2. Neem ook andere opties in overweging.
Uitbesteden is niet de enige manier om de prijs-kwaliteitverhouding van de eigen bedrijfsvoering
en/of dienstverlening te verbeteren. Ten eerste heeft het normaliter geen toegevoegde waarde
activiteiten uit te besteden waarin men zelf goed is. Voor een pensioenfonds – en dan met name
voor wat betreft het vermogensbeheer – ligt er daarnaast tussen uitbesteden en zelf doen, een scala
aan mogelijkheden: samen met andere fondsen een shared services centre opzetten, fuseren,
herverzekeren, liquideren. Om er maar een paar te noemen. Het is dan ook verstandig de voor- en
nadelen van outsourcen af te zetten tegen die van andere varianten.
3. Probeer niet zelf het wiel opnieuw uit te vinden.
Hoe specifiek de doelstellingen van een organisatie ook zijn om uit te besteden, hoeveel maatwerk
potentiële leveranciers ook kunnen bieden, de kans is groot dat de vragen die rond een specifieke
aanbesteding spelen al eerder zijn gesteld. Uitbesteden is immers al zo oud als de weg naar Rome. In
de meeste markten bestaan er dan ook gespecialiseerde leveranciers om organisaties bij te staan bij
het opzetten en onderhouden van outsourcingsrelaties. Te denken valt aan organisatieadviseurs,
juristen, ICT-leveranciers, en partijen die de noodzakelijke controle- en rapportagemechanismen
voor hun rekening kunnen nemen. Samenwerken met dergelijke onafhankelijke adviseurs zorgt
ervoor dat een uitbesteder niet geheel afhankelijk is van het advies en de expertise van de
‘inbestedende’ partij. Ook tijdens de uitbestedingsrelatie kan een dergelijke derde (of derden) de
kwaliteit van de geleverde dienstverlening bewaken.
4. Een big bang is niet altijd noodzakelijk.
Soms zien organisaties uitbesteden als een alles-of-niets-strategie. Of het hele vermogensbeheerder
en/of de hele administratie wordt uitbesteed, of geen van twee. In de praktijk zijn er echter veel
meer mogelijkheden. De internationale markt voor dienstverlening aan pensioenfondsen heeft zich
over de afgelopen decennia sterk ontwikkeld. Er zijn vele specialistische leveranciers opgestaan. Het
is daardoor goed mogelijk specifieke onderdelen van de bedrijfsvoering gericht uit te besteden. De
incrementele aanpak die dit mogelijk maakt, heeft twee voordelen. Ten eerste kan een
pensioenfonds op deze wijze ‘proefdraaien’. Door bijvoorbeeld eerst alleen de vastgoedbeleggingen
of het callcenter uit te besteden, zal de organisatie leren wat het is om uitbestede activiteiten aan te
sturen, en kan men in de praktijk testen of de leverancier bevalt en zijn beloften waarmaakt.
Daarnaast betekent dit, dat voor elke specifieke functie kan worden samengewerkt met een
gespecialiseerde, innovatieve onderneming, de koploper in zijn vakgebied. Het track record en de
referenties van een potentiële leverancier zijn wat dit betreft dan ook belangrijke graadmeters. Aan
de andere kant zijn er ook juist partijen die zich toeleggen op het bieden van een geïntegreerd
aanbod. Werken met (te) veel leveranciers heeft immers weer als nadeel dat het lastiger wordt de
verschillende uitbestede activiteiten onderling op elkaar afgestemd te houden en zo synergie te
creëren.
5. Stem af met toezichthouder.