14 tips voor succesvol uitbesteden Een groot aantal Nederlandse ...

vooruitzichten vereist. De uitvoerende activiteiten uitbesteden betekent dat een
pensioenfondsbestuur zich meer dan voorheen kan concentreren op deze kernactiviteiten en zich
dus kan professionaliseren. Dat laatste hoeft overigens niet te betekenen dat het zittende bestuur
gaat investeren in het vergroten van de eigen kennis. Ook het aantrekken van professionele
bestuurders en/of adviseurs (bijvoorbeeld mensen met een achtergrond in het vermogensbeheer, of
een voormalige leidinggevende van een administratiekantoor) behoort tot de mogelijkheden.
12. Werk met diepgaande en actuele rapportages.
De hiervoor geschetste countervailing power is alleen van waarde als het pensioenfondsbestuur ook
voldoende inzicht heeft in de activiteiten van de ‘inbestedende’ partij om deze daadwerkelijk strikt te
controleren. Om deze reden zijn diepgaande en actuele rapportages over de prestaties van de
leverancier cruciaal. Bij het uitbesteden van het vermogensbeheer is het bijvoorbeeld zaak dat het
bestuur in tijden van financiële turbulentie een actueel inzicht heeft in de stand van zaken. Te allen
tijde moet worden voorkomen dat de opdrachtgever in dat soort gevallen niet anders kan dan blind
varen op de adviezen van zijn leverancier. Zoals eerder opgemerkt zijn er verschillende
gespecialiseerde leveranciers (o.a. custodians en accountants) die ondersteuning bieden met het
opzetten en uitvoeren van deze rapportages. Deze rapportages kunnen betrekking hebben op het
vermogensbeheer en ook op de uitvoering van pensioenadministratie. Houd er hierbij rekening dat
het niet alleen gaat om het beschikken over cijfers, maar vooral om het beschikken over de juiste
cijfers: de managementinformatie die noodzakelijk is om daadwerkelijk gefundeerde beslissingen te
nemen.
13. Zorg voor tweerichtingsverkeer.
Een relatie met een leverancier, zeker als hij verantwoordelijk is voor het vermogensbeheer gaat
verder dan het vertalen van het beleid naar werkinstructies en het controleren van de uitvoering
daarvan. Strikte regels en limieten, en rapportages over de toepassing daarvan zijn noodzakelijk om
ervoor te zorgen dat de opdrachtgever in control blijft over de uitvoering. Dit is echter geen garantie
dat ook de beste beleggingsbeslissingen worden genomen. Immers, het pensioenfondsbestuur stelt
dan wel beleid, regelgeving en limieten op, juist vanwege haar beperkte kennis van de financiële
markten heeft zij ervoor gekozen de vermogensbeheeractiviteiten uit te besteden. Om deze reden is
het uiterst zinvol bij het opstellen van beleid en regelgeving, juist gebruik te maken van de kennis en
kunde van de uitvoerder. Gestructureerd periodiek overleg kan ervoor zorgen dat deze kennis ook
daadwerkelijk ter beschikking komt van het pensioenfondsbestuur. Deze korte communicatielijnen
zijn ook van grote waarde in tijden van financiële onrust. Juist op dat soort cruciale momenten
blijken eerder opgestelde regels vaak te kort te schieten. Dan is het noodzakelijk dat de beheerder
kan aangeven hoe de regel moet worden aangepast, of dat hij om toestemming kan vragen om
eenmalig of tijdelijk van de regel af te wijken. Zo worden ook op dit soort moment optimale
beleggingsresultaten behaald.
14. Zorg voor exitmogelijkheden en onderhandelingsruimte.
Bij het aangaan van een relatie met een leverancier, is het verstandig zich te realiseren dat de relatie
ook ooit ten einde zal komen. Sterker nog, realiseer dat er zich omstandigheden kunnen voordoen
waaronder de opdrachtgever van zijn leverancier afscheid zal willen nemen. Om deze reden is het
verstandig om al bij het opstellen van het contract concrete afspraken te maken over
exitmogelijkheden. Leg vast na hoeveel jaar de klantleveranciersrelatie ten einde komt (waarbij