Evaluatie proef zelfcontrole, september 2010 - Provincie Utrecht

3.
Interne en externe afstemming
3.1
Communicatie
De communicatie was zowel intern als extern van belang:
Interne communicatiedoelen, activiteiten en doelgroepen:
De interne communicatie tussen projectteamleden en communicatieadviseur vond plaats tijdens regulier
gepland overleg en tussentijdse adhoc overleggen werd de voortgang en resultaten besproken. Teamleden van
het team Bedrijven en Veiligheid werden tijdens de reguliere team- en afdelingsoverleggen geïnformeerd over
de stand van zaken en de resultaten.
Externe communicatiedoelen, activiteiten en doelgroepen:
Bij de uitvoering en evaluatie is handhavingscommunicatie ingezet bij de deelnemende bedrijven. Dit proces
wordt ondersteund door een communicatieadviseur.
3.2
Risico’s
De kans op risico’s en de gevolgen daarvan:
a. De projectmedewerkers en projectleider kregen de gelegenheid het project met de hoogste prioriteit binnen
de geplande tijd uit te voeren. De kans dat dit niet zou slagen was klein omdat het om een groep bedrijven
gaat die zichzelf gaat controleren.
b. De controlegegevens moesten op tijd terug worden gestuurd naar de provincie. De gekozen periode voor
de Zelfcontrole, vlak voor de meivakantie, was achteraf geen goede keuze. Doordat een aantal contactpersonen
van bedrijven die hadden toegezegd mee te doen, niet bereikbaar waren, zijn een aantal vragenlijsten
bij verkeerde personen terechtgekomen en ruim een maand na aangegeven datum teruggestuurd.
Daarbij komt dat mede door de gelijktijdige introductie van het nieuwe documentbeheersysteem bij de
afdeling Handhaving drie vragenlijsten die per post waren toegezonden, tijdelijk (of blijvend) zoek raakten.
Deze lijsten moesten door betrokken personen opnieuw worden ingevuld en verzonden.
c. Als de lijst niet op tijd was ontvangen, dan was de afspraak dat alsnog een fysieke controle met controlelijst
plaatsvindt.
De maatregelen die we troffen om de gevolgen van bovenstaande risico’s zoveel mogelijk te beperken waren:
Ad a. Het reserveren van tijd in de agenda voor het beoordelen van vragenlijsten en maken van rapportages
en brieven. Het streven om de brief binnen twee weken uit te doen is voor 50% (16 inrichtingen) gelukt.
In 15% (4 bedrijven) van de gevallen is de brief pas na vier weken uitgegaan. Dit laatste kwam voornamelijk
doordat een toelichting nodig was van het bedrijf op de in de vragenlijst ingevulde gegevens.
Ad b. Door middel van een systeem voor monitoring en bewaking van de voortgang (in Excel) was het
mogelijk de voortgang en afhandeling van de controles te bewaken. Indien nodig werd ter herinnering
telefonisch of per mail contact gezocht met het bedrijf.
Ad c. Twee bedrijven gaven, ondanks eerdere toezegging, aan niet meer mee te willen doen aan Zelfcontrole.
Een van de redenen was dat zij vonden dat dit een taak van de overheid is. Na ontvangst van alle
vragenlijsten was het pas mogelijk de steekproefcontroles uit te voeren.
5