10.1 BRIEVEN - KNNV Vereniging voor Veldbiologie

10.1 BRIEVEN
Geldig tot: september 2012
Functionaris Naam Paraaf
Voorzitter
Geert van Poelgeest
Secretaris
Huub van ’t Hart
KNNV afdeling Delfland

1. INLEIDING
De externe correspondentie vormt het visitekaartje van de KNNV. Het is daarom van
belang dat de brieven een verzorgd uiterlijk hebben en volgens een vaste stijl
worden ingedeeld. Ook bij interne correspondentie kan het van belang zijn dat de
brief er verzorgd uitziet. Als richtlijn kan aangehouden worden: alles wat
gearchiveerd wordt, dient op 'net' papier verzonden te worden.
Bij de indeling van een brief gaan we van de moderne lay-out uit dat alles links
begint. Wij lezen van links naar rechts, dus geen losse tekstdelen aan de
rechterkant. Dubbele onderdelen ook zo veel mogelijk vermijden.
Er is een digitale versie van een lege brief.
2. LAY-OUT VAN DE BRIEF
Bij het ontwerp van de lay-out gaan we uit van het officiële briefpapier. Hierop staat
het volgende in de koptekst van de digitale versie.
o rechts het KNNV-logo dit is 3,51 (b) x 3,3 (h), in groen,
o links de naam voluit in Arial 8 punts en bold.
De verdere invulling ziet er als volgt uit:
o 1 x witregel,
o de naam van de afdeling (Arial 8 bold)
o het postbusnummer, en de postcode (Arial 8 bold)
o daarna het e-mail adres en de URL van de website (Arial 8 bold)
buiten de koptekst
o 2 of 3 witregels
De volgende tekst in Arial 12 of 10 punts.
o Daaronder de datum, waarbij de maand voluit in letters wordt vermeld (geen
plaatsaanduiding dit staat reeds in het adres vermeld)
o Daaronder Onderwerp:
o Kenmerk: afkorting 1ste drie letters achternaam, gevolgd door een nummer
bijvoorbeeld de datum in omgekeerde volgorde 20061226
o 1 x witregel
o Daaronder de naam van de geadresseerde (als deze persoon een functionaris is
van een organisatie noem dan deze organisatie en eventueel zijn functie in plaats
van zijn naam)
o Daaronder straat en huisnummer
o Daaronder postcode en woonplaats (beide in hoofdletters; dit is TGP-regel)
o 2 x witregel
o Daarna Geachte (of Beste, wanneer het een informeel schrijven betreft) [naam
van de geadresseerde] gevolgd door een komma
o 1 x witregel
Hierna volgt de tekst van de brief. Een nieuwe alinea wordt steeds aangegeven door
het plaatsen van 1 witregel. Er wordt geen gebruik gemaakt van een inspring bij een
nieuwe alinea, dus alle regels beginnen vooraan de kantlijn.
10.1 Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli 2010 2/6

Aan het einde van de brieftekst:
o 1 x witregel
o Hoogachtend (of Met vriendelijke groeten) gevolgd door een komma
o 3 of 4 x witregel (afhankelijk van de nog beschikbare ruimte)
o Naam van de eerste ondertekenaar (dit is meestal de opsteller van de brief, en
indien gewenst, zijn functie + telefoonnummer).
o Op dezelfde hoogte de naam van de tweede ondertekenaar (twee
handtekeningen heeft te maken met het feit dat we een vereniging zijn, dit heeft
de notaris ons verteld bij het vaststellen van de statuten). Dit is uiteraard
uitsluitend voor externe correspondentie.
De tweede ondertekenaar wordt bepaald door de inhoudsopgave van het
Organisatiehandboek, de derde kolom).
In diverse gevallen kunnen uitgaande brieven door één persoon worden ondertekend
(bijvoorbeeld bij de tentoonstellingen) maar dat is geregeld in de betreffende
paragraaf van die activiteit.
Bij het aangaan van verplichtingen of bij belangrijke stukken wordt altijd door twee
personen getekend.
Uitsluitend door het bestuur kunnen financiële verplichtingen worden aangegaan.
Wanneer een brief langer is dan 1 bladzijde moet deze een voettekst hebben
de volgorde is:
Naam brief (= onderwerp), KNNV afdeling Delfland, datum
paginanummer
(8 punts, Times New Roman)
Wanneer je een kopie van de brief ter kennisname aan iemand stuurt (Copie
conform, afgekort Cc), vermeld dan diens naam of functie onderaan de brief:
(minimaal) 1 x witregel
Cc: [naam van degene die de kopie krijgt]
Stuur altijd een afschrift aan het secretariaat.
Als de brief vergezeld gaat van een of meer bijlagen, volsta je met onderaan te
vermelden:
(minimaal) 1 x witregel
Bijlage: 1 (of, indien het meerdere bijlagen zijn)
Bijlagen: [aantal, meer dan 1]
Je moet op deze plaats de aard van de bijlage(n) niet vermelden.
In de voetnoot van elke brief staat een pay-out:
De KNNV afdeling Delfland is de natuurvereniging voor Delfland. De KNNV maakt mensen enthousiast voor de 3 N’s:
natuurstudie, natuureducatie en natuurbescherming. Het werkgebied omvat de gemeenten Delft, Lansingerland, Midden-
Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Westland, en de gebieden Sion, Wilhelminapark, Elsenburgerbos (Rijswijk) en Ypenburg (Den
Haag).
In 8 punts, Times New Roman.
10.1 Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli 2010 3/6

3. E-MAIL
In deze tijd worden steeds meer e-mail verstuurd ook daar is het verstandig dat dit
bericht herkenbaar is als KNNV-uiting.
De e-mail volgt de opbouw van een brief.
Deze is:
• Naam en adres bovenin
• Bericht
• Ondertekening
10.1 Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli 2010 4/6

Een voorbeeld:
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging
KNNV afdeling Delfland
Postbus 133
2600 AC DELFT
email: afdelingDelfland@knnv.nl
www.knnv.nl/afdelingDelfland
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
Aan de Delftse leden,
Bijgaande brief is gisteren uitgegaan.
Groeten,
Geert van Poelgeest
De KNNV afdeling Delfland, de natuurvereniging voor Delfland, is een actieve natuurvereniging.
De Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging komt op voor de belangen van de natuur.
Geef onze vereniging draagvlak met je lidmaatschap.
http://www5.knnv.nl/lidworden
5. INFORMELE (INTERNE) MEDEDELINGEN
Voor mededelingen tussen leden en bestuursleden en tussen (bestuurs)leden
onderling zijn geen voorschriften.
Desondanks is het prettig als in de mededeling de geadresseerde vermeld staat, de
datum en de afzender, eventueel gevolgd door het telefoonnummer waar deze te
bereiken is.
Ook de interne communicatie is gebaat bij het vermijden van onduidelijkheid.
10.1 Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli 2010 5/6

BIJLAGE I: VOORBEELD LAY-OUT VAN EEN BRIEF
Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging
KNNV afdeling Delfland
Postbus 133
2600 AC DELFT
email: afdelingDelfland@knnv.nl
www.knnv.nl/afdelingDelfland
Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging
[datum]
Onderwerp:
Kenmerk:
Naam geadresseerde
Straat en huisnummer
POSTCODE & WOONPLAATS
Geachte . . . . . . . ,
zoals verhaal verhaal verhaal
Wij zullen in de loop . . . . . . . verhaal verhaal
Hoogachtend,
[Naam afzender]
[evt. functie]
[evt. telefoonnummer]
[naam tweede ondertekenaar]
[functie tweede ondertekenaar]
Bijlage: (aantal)
Cc: [Na(a)m(en; stuur altijd een kopie van een brief met deze lay-out aan het
secretariaat]
10.1 Brieven, KNNV afdeling Delfland, 4 juli 2010 6/6