Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen - Bestuurszaken

VR 2011 2406 DOC.0565/2
Beheersovereenkomst
van het intern verzelfstandigd agentschap
zonder rechtspersoonlijkheid
Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen
2011 - 2015

Inhoudsopgave
I. Algemene bepalingen .................................................................................................... 3
Ondertekenende partijen .............................................................................................. 3
Voorwerp van de overeenkomst .................................................................................... 3
Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst ......................................................... 4
Definities ........................................................................................................................ 4
II. Engagementen van het agentschap.......................................................................... 5
Relevante beleidsdoelstellingen / Beleidskader ........................................................... 5
Strategische en operationele organisatiedoelstellingen ............................................. 14
Strategisch project: Masterplan voor het museumgebouw ........................................ 25
Interne werking ........................................................................................................... 30
Aanvullende opdrachten .............................................................................................. 37
Andere engagementen ................................................................................................. 37
III. Engagementen van de Vlaamse regering ............................................................ 38
Financiële bepalingen .................................................................................................. 38
Andere engagementen ................................................................................................. 38
IV. Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen ........................ 38
Herkomst van de financiële middelen van het agentschap ....................................... 38
Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen .................................... 39
Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen ................... 3939
V. Opvolging, rapportering en evaluatie .................................................................... 39
Opvolging en rapportering .......................................................................................... 39
Evaluatie ...................................................................................................................... 40
VI. Geschillenregeling .................................................................................................. 400
VII. Aanpassingen beheersovereenkomst - opschortende voorwaarden .......... 411
VIII. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen ......................................... 41
2

Beheersovereenkomst van het intern verzelfstandigd
agentschap zonder rechtspersoonlijkheid
Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen
2011 - 2015
I. Algemene bepalingen
Ondertekenende partijen
Deze beheersovereenkomst wordt gesloten tussen
De Vlaamse Regering, voor wie optreedt mevrouw Joke Schauvliege, Vlaams minister
van Leefmilieu, Natuur en Cultuur, gevestigd te 1000 Brussel, Koolstraat
35,
hierna genoemd ‘de minister’
en
het intern verzelfstandigd agentschap Koninklijk Museum voor Schone Kunsten
Antwerpen, vertegenwoordigd door de heer Paul Huvenne, administrateurgeneraal,
gevestigd te 2000 Antwerpen, Plaatsnijdersstraat 2
hierna genoemd ‘het agentschap’.
Voorwerp van de overeenkomst
Deze beheersovereenkomst wordt gesloten ter uitvoering van artikel 7 van het
‘Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd
agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten
Antwerpen’ van 19 september 2008.
Deze beheersovereenkomst wordt tevens gesloten overeenkomstig artikel 8 van
het ‘Kaderdecreet Bestuurlijk Beleid’ van 18 juli 2003 dat bepaalt dat tussen de
Vlaamse Regering en het hoofd van een intern verzelfstandigd agentschap na
onderhandeling een beheersovereenkomst wordt gesloten.
Deze beheersovereenkomst is een wederzijdse overeenkomst tussen de bevoegde
Vlaamse minister gemachtigd door de Vlaamse Regering en een intern verzelfstandigd
agentschap, handelend over de bijzondere regels en voorwaarden waaronder
het agentschap opdrachten zoals omschreven in zijn oprichtingsbepalingen
moet uitvoeren.
3

Zij regelt de wederzijdse verantwoordelijkheden in het kader van de hierna genoemde
doelstellingen. De overeenkomst wordt tevens opgevat als een stuur- en
opvolgingsinstrument binnen de volledige beleids- en beheerscyclus, alsmede de
financiële cyclus, en is in het bijzonder gericht op een doelmatige uitvoering, opvolging
en evaluatie.
Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst
§1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2011 en eindigt op 31 december
2015.
§2. Om in te spelen op wijzigende omstandigheden kan jaarlijks, op verzoek van
één van de partijen, en volgens de modaliteiten zoals hierna vastgelegd, een bijakte
gesloten worden tot wijziging van deze overeenkomst.
Definities
- Agentschap: het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid
Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) zoals
opgericht bij het ‘Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern
verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk
Museum voor Schone Kunsten Antwerpen’ van 19 september 2008,
- Agentschap voor Facilitair Management (AFM),
- Departement: het departement binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd,
Sport en Media,
- Departement Bestuurszaken (BZ),
- Departement Financiën en Begroting (FB),
- Fonds voor Culturele Infrastructuur (FoCI),
- International Council of Museums (ICOM),
- Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA),
- Managementcomité van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media
(MACODO),
- Managementondersteunende Diensten (MOD) van het ministerie van Cultuur,
Jeugd, Sport en Media,
- Masterplan : Masterplan voor het museumgebouw van het KMSKA.
- Minister: Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur, onder wiens
hiërarchisch gezag het agentschap ressorteert (Cfr. Artikel 6 BVR 19 september
2008).
4

II. Engagementen van het agentschap
Relevante beleidsdoelstellingen / Beleidskader
Het agentschap draagt via zijn werking bij tot het realiseren van het Vlaams regeerakkoord
2009-2014, de doelstellingen in de Vlaamse Regeringsverklaring, de
Beleidsnota Cultuur 2009-2014 met bijhorende jaarlijkse beleidsbrieven en de
meerjarenbegroting.
Het Vlaams regeerakkoord 2009-2014 vermeldt op p. 67 aangaande het KMSKA:
“Bij de besteding van de middelen wordt voorrang gegeven aan het onderhoud en
de uitbouw van de eigen infrastructuur en wordt bijzondere aandacht besteed aan
duurzaamheid en architecturale kwaliteit. De Vlaamse Regering bevestigt haar
keuze om te investeren in de verbouwingen van het KMSKA en de Koningin Elisabethzaal,
inclusief de residentie voor de Filharmonie, en in de ontwikkeling van de
Waalse Krook in Gent”.
Met dit Masterplan voor de renovatie van het museumgebouw geeft de Vlaamse
Regering het KMSKA de broodnodige infrastructuur en de kans om zijn werking
op een hoger niveau te tillen om zo uit te groeien tot een nieuw referentiepunt in
het museumlandschap. Hierdoor kan het KMSKA een belangrijke bijdrage leveren
aan de ontwikkeling en internationale culturele uitstraling van Vlaanderen.
Het regeerakkoord wordt verder uitgewerkt in de Beleidsnota Cultuur 2009 -
2014 die volgende strategische doelstellingen bevat:
SD 1. Duurzaam beleid voeren,
SD 2. Participatie en diversiteit als motoren voor vernieuwing verankeren,
SD 3. E-cultuur en digitalisering bevorderen,
SD 4. Competentieverwerving en -waardering stimuleren,
SD 5. Aandacht voor cultuurmanagement en een culturele economie,
SD 6. Internationaal cultuurbeleid versterken,
SD 7. Eco-cultuur initiëren.
Het agentschap schrijft zich in dit beleid in. Dit wordt duidelijk in onderstaande
concordantietabel die de doorvertaling van de doelstellingencascade bevat. In de
kolom SD/OD worden de strategische en operationele doelstellingen van het
KMSKA gelinkt aan de strategische doelstellingen uit de Beleidsnota cultuur
2009 – 2014. De beleidsnota cultuur werd door de minister praktisch vertaald in
het Raamkader beleidsnota cultuur. Dit document werd door het KMSKA verder
uitgewerkt in de Implementatie beleidsnota cultuur voor die acties waarbij het
rechtstreeks betrokken is. Omwille van de consistentie tussen de verschillende
beleidsdocumenten werd deze Implementatie beleidsnota cultuur integraal overgenomen,
ook al beperken sommige acties zich vanaf 2011 tot de evaluatie ervan.
Wanneer de SD vermeld wordt is de dekkingsgraad volledig. De kolom Acties bevat
een doorvertaling van de acties van het KMSKA naar de relevante acties uit
de Beleidsnota en het Raamkader beleidsnota cultuur.
5

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA
CULTUUR
SD1. Duurzaam beleid voeren
SD/OD
SD 1 Collecties
OD 1.1
Collectieontwikkeling
OD 1.2
Wetenschappelijk onderzoek
OD 1.3
Presentatie- en tentoonstellingsbeleid
OD 1.4
Collectiebeheer
OD 1.5
Conservatie
OD 1.6
Restauratie
SD 3 Kennis
OD 3.1
Documentaire informatie
OD 3.2
Publicaties
OD 3.3
Kennismanagement
OD 4.1
Deugdzaam bestuur
OD 4.4
HRM-beleid
OD 5.1
Masterplan
KMSKA
OD21: De eigen instellingen blijven ondersteunen
Duurzame beheersvorm voor het KMSKA A 4.1.1
ACTIES
6

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA
CULTUUR
Coördinatie projectmanagement Masterplan
museumgebouw
Collectiebeheer in functie van het masterplan
SD2. Participatie en diversiteit als motoren voor vernieuwing
verankeren
SD 2 Publiek
OD 2.1
Publieksbereik
OD 2.2
Educatie en evenementen
OD 2.3
Bezoekerservaring
OD 2.4
Bezoekersfaciliteiten
OD 3.2
Publicaties
KMSKA
Deugdzaam bestuur
A 4.1.2
Belanghebbendenmanagement
A 5.1.1
Masterplan
A 1.4.1
Collectiebeheersplan
A 1.4.2
Toegankelijke collecties
A 1.5.1
Preventieve conservering
A 1.5.2
Conserveringsplan
A 1.6.1
Restauratieplan
OD20. Participatie bevorderen door evenementen
Opzetten van een publieksgericht beleid A 1.3.1
Presentatie eigen collectie
7

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA
CULTUUR
SD3. E-cultuur en digitalisering bevorderen OD 2.1
Publieksbereik
SD 3 Kennis
OD 3.1
Documentaire informatie
OD 3.2
Publicaties
OD 3.3
KMSKA
A 1.3.2
Tentoonstellingsprojecten
A 2.1.1
Communicatieplan
A 2.1.2
Marketingplan
A 2.1.3
Partnerschappen
A 2.2.1
Educatie
A 2.2.2
Evenementen
A 2.3.1
Verbeterde uitrusting
A 2.3.2
Professioneel onthaal
A 2.4.1
Museumshop
A 2.4.2
Museumcafé
A 3.2.1
Publicaties
8

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA
CULTUUR
KMSKA
Kennismanagement
Algemeen
E-cultuurbeleid verder ontwikkelen A 2.1.1
Communicatieplan
A 2.1.2
Marketingplan
A 2.1.3
Partnerschappen
A 3.2.1
Publicaties
OD7. Ontwikkeling van de digitale bibliotheek
OD19. Digitalisering en nieuwe vormen van ontsluiting
aanmoedigen
Geïntegreerd elektronisch collectiebestand:
collectiecatalogus
Digitaliseren collecties: uitwerken centraal
beeldbeheer
OD16. Inzetten op bewaring en ontsluiting van
A 3.1.1
Ontwikkeling documentaire informatie
A 3.1.2
Documentaire informatiebeheersplan
A 3.1.3
Toegankelijkheid documentaire informatie
A 3.2.1
Publicaties
A 3.1.1
Ontwikkeling documentaire informatie
A 3.1.2
Documentaire informatiebeheersplan
A 3.1.3
Toegankelijkheid documentaire informatie
A 3.2.1
Publicaties
9

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA
CULTUUR
erfgoed
Bibliotheek, archief en documentatiecentrum
doen groeien naar een kenniscentrum
SD4. Competentieverwerving en -waardering stimuleren
Algemeen
Ontwikkelen van wetenschappelijke kennis
i.v.m. museologische expertise
SD5. Aandacht voor cultuurmanagement en een culturele
economie
OD 1.2
Wetenschappelijk onderzoek
OD 2.2
Educatie en evenementen
OD 3.1
Documentaire informatie
OD 3.2
Publicaties
OD 4.4
HRM-beleid
OD 3.3
Kennismanagement
KMSKA
A 3.1.1
Ontwikkeling documentaire informatie
A 3.1.2
Documentaire informatiebeheersplan
A 3.1.3
Toegankelijkheid documentaire informatie
A 3.2.1
Publicaties
A 1.2.1
Cultureel-antropologische onderdzoeksprogramma’s
A 1.2.2
Materiaaltechnische onderszoeksprogramma’s
A 1.2.3
Museologische onderzoeksprogramma’s
10

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA
CULTUUR
Algemeen
Opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan
i.h.k.v. organisatiebeheersing
Enterprise Resource Planning: uitbouwen
intern management- en prestatiemeetsysteem
SD6. Internationaal cultuurbeleid versterken
SD 4 Ondersteuning
OD 4.1
Deugdzaam bestuur
OD 4.2
Financieel beleid
OD 4.3
Wettelijke verplichtingen
OD 4.4
HRM-beleid
SD 1 Collecties
OD 1.1
Collectieontwikkeling
OD 1.2
Wetenschappelijk onderzoek
OD 1.3
Presentatie- en tentoonstellingsbeleid
OD 1.4
Collectiebeheer
OD 1.5
Conservatie
OD 1.6
Restauratie
OD 2.2
Educatie en evenementen
KMSKA
A 3.3.2
Bedrijfscontinuïteitsmanagementplan
A 3.3.1
Systeem interne controle en organisatiebeheersing
11

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA
CULTUUR
Algemeen
Een sterke bijdrage tot het Belgisch voorzitterschap
EU
Realisatie pilootproject Kunst en Mobiliteit
i.h.k.v. het Europees programma Mobility
of Collections
OD16. Inzetten op bewaring en ontsluiting van
erfgoed
Onderzoek rond profiel van de museumcollecties
OD17. Internationale ambitie met de 'Collectie
Vlaanderen'
Uitgeven van wetenschappelijke publicaties
Organisatie van tentoonstellingsprojecten
met internationale uitstraling
OD 3.2
Publicaties
OD 4.1
Deugdzaam bestuur
KMSKA
A 1.3.1
Presentatie eigen collectie (Closing Time)
A 1.3.2
Tentoonstellingsprojecten (Closing Time - Ensor
ontmaskerd)
A 2.2.2
Evenementen (Gastheer EU-activiteiten)
A 1.1.2
Collectiemobiliteit
A 1.1.1
Collectieverwerving
A.1.2.1
Cultureel-antropologische onderzoeksprogramma’s
A 3.2.1
Publicaties
A 3.2.1
Publicaties
A 1.3.2
Tentoonstellingsprojecten
12

BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA
CULTUUR
OD21. De eigen instellingen blijven ondersteunen
Uitwerken en bestendigen van internationele
onderzoeksprojecten: kunsthistorisch
en materiaal-technisch
Verworven expertise delen en promoten op
(inter-) nationaal niveau
KMSKA
A 1.2.1
Cultureel-antropologische onderdzoeksprogramma’s
A 1.2.2
Materiaaltechnische onderszoeksprogramma’s
A 1.2.3
Museologische onderzoeksprogramma’s
A 1.2.1
Cultureel-antropologische onderdzoeksprogramma’s
A 1.2.2
Materiaaltechnische onderszoeksprogramma’s
A 1.2.3
Museologische onderzoeksprogramma’s
SD7. Eco-cultuur initiëren OD 5.1
Masterplan
OD 5.2
Infrastructuur
OD25. Investeren in culturele infrastructuur
Opstellen van milieuactieplan A 5.2.1
Infrastructuurbeheersplan
13

Strategische en operationele organisatiedoelstellingen
Wetenschappelijke instelling
Het KMSKA is een wetenschappelijke instelling van de Vlaamse overheid en een
onderzoekscentrum van het Vlaamse erfgoed. In de verzamelingen van het
KMSKA bevinden zich 8.230 kunstwerken : 2.800 schilderijen, 4.000 tekeningen
en prenten, 700 beeldhouwwerken en 730 overige werken (o.m. parafernalia,
mixed media). De verzamelingen bevatten hoofdzakelijk werk van Vlaamse en
Belgische kunstenaars van de 14de eeuw tot het midden van de 20ste eeuw. Het
KMSKA legt zich toe op de studie van zijn patrimonium door kunsthistorische
onderzoeken, materiaal-technische onderzoeken en restauraties. Via publicaties
en tentoonstellingen worden de onderzoeksresultaten publiek bekendgemaakt.
De verschillende onderzoeken bepalen de verwerving en de conservatie van de
kunstwerken. Het verzamelen van documentaire gegevens en archieven, de
kunsthistorische bibliotheek en permanente studie in verband met publieksinformatie
zijn elementaire onderdelen van de wetenschappelijke opdracht van het
KMSKA.
Missie
“Het agentschap KMSKA heeft als missie langs museale weg het nationale en internationale
publiek in de eerste plaats een representatief overzicht te bieden van
de beeldende kunst in de Zuidelijke Nederlanden van de eerste helft van de 14e tot
de eerste helft van de 20ste eeuw. Bovendien doet het museum dat in een Europese
context die door de aanwezigheid van een aantal topstukken wordt aangereikt. Het
agentschap streeft ernaar de collectie, het historische gebouw en zijn daaraan verbonden
kennis toegankelijk te maken voor een divers en ruim publiek. Het wil zo
een bijdrage leveren aan de ontwikkeling en internationale culturele uitstraling
van Vlaanderen. Essentieel voor alle facetten van zijn werking is dat daartoe netwerken
en samenwerkingsverbanden op lokaal, regionaal, landelijk, Europees en
mondiaal vlak worden uitgebouwd”, artikel 2 van het ‘Besluit van de Vlaamse
Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid
Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen’ van 19
september 2008.
Visie
Kwaliteit en duurzaamheid in een vernieuwd museaal referentiepunt.
Strategische en operationele doelstellingen
Het KMSKA formuleert strategische en operationele doelstellingen vanuit zijn
eigenheid als wetenschappelijke instelling en vanuit zijn missie en visie. De wetenschappelijke
en museale werking is geclusterd rond vijf kernbegrippen - collecties,
publiek, kennis, ondersteuning en infrastructuur - die in essentie terug te
voeren zijn op de internationaal erkende ICOM-definitie van een museum :
14

“Een museum is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst,
toegankelijk voor publiek, die ten dienste staat aan de samenleving en haar ontwikkeling.
Een museum verwerft, behoudt, onderzoekt, presenteert, documenteert
en geeft bekendheid aan de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en
zijn omgeving, voor doeleinden van studie, educatie en genoegen” (ICOM 2006).
In deze eerste beheersovereenkomst wordt er een tijdspad uitgezet waarin in de
beginfase aandacht gaat naar het opmaken van gevalideerde plannen. Deze
plannen leiden vervolgens tot het uitwerken van een set betekenisvolle indicatoren
die nadien de opvolging van de doelstellingen mogelijk maken. De minimale
en reeds bestaande indicatoren die de museale werking in kaart brengen worden
evenwel toegevoegd.
Omdat het Masterplan gedurende deze beleidsperiode een prominente rol toebedeeld
krijgt, wordt het als een strategisch project in de beheersovereenkomst opgenomen.
15

SD 1 COLLECTIES
Via het uitbouwen, onderzoeken, beheren en behouden van de kunstcollecties
een expertisecentrum van internationaal niveau opzetten
en prestigieuze tentoonstellingen aanbieden
OD 1.1
Ontwikkelen en versterken van de collectie aan de hand van
een collectieplan
Acties
1.1.1 Kwaliteitsvolle kunstwerken verwerven in overeenstemming
met het collectieplan via aankoop, schenking, legaat, bruikleen
1.1.2 Gefundeerde collectiemobiliteit uitwerken en realiseren
Indicatoren
- Gevalideerd collectieverwervingsplan beschikbaar tegen eind 2011
- Percentage kunstwerken ingeschreven in collectiemobiliteit in
verhouding tot de volledige collectie
OD 1.2
(Inter-)nationaal wetenschappelijk onderzoek voeren naar
de collectie vanuit een interdisciplinaire invalshoek
Acties
1.2.1 Ontwikkelen en uitvoeren van (inter-)nationale kunsthistorische
en cultureel-antropologische onderzoeksprogramma's
1.2.2 Ontwikkelen en uitvoeren van materiaal-technische (inter-)
nationale onderzoeksprogramma's
1.2.3 Ontwikkelen en uitvoeren van museologische (inter-)nationale
onderzoeksprogramma's
Indicatoren
- Gevalideerd onderzoeksprogramma beschikbaar tegen eind 2011
- Aantal onderzoeksprojecten
- Voortgangscontrole met aanduiding van de gerealiseerde output
OD 1.3
Een evenwichtig, stimulerend, innovatief, informatief en
aantrekkelijk presentatie- en tentoonstellingsbeleid ontwikkelen
en voorstellen vanuit zowel een nationaal als een internationaal
perspectief
16

Acties
1.3.1 De zichtbaarheid, de contextualisering en de toegankelijkheid
van de eigen collectie voor het publiek maximaliseren
1.3.2 Ontwikkelen en presenteren van (inter-)nationale betekenisvolle
en engagerende tentoonstellingsprojecten
Indicatoren
- Gevalideerd tentoonstellingsprogramma beschikbaar tegen eind
2011
- Aantal presentatie- en tentoonstellingsprojecten
- Voortgangscontrole met aanduiding van de gerealiseerde output
- Statistieken publieksbereik : zie : SD 2 Publiek
OD 1.4
De museumcollectie beheren in overeenstemming met het
collectieplan
Acties
1.4.1 Opmaken en uitvoeren van een collectiebeheersplan conform
de vigerende (inter-)nationale standaarden
1.4.2 Maximale toegang tot de collecties garanderen
Indicatoren
- Gevalideerd collectiebeheersplan beschikbaar tegen eind 2012
- Percentage kunstwerken beschreven in het collectieinformatiesysteem
- Volledigheidsgraad beschrijvingen van kunstwerken opgenomen
in het collectieinformatiesysteem
- Statistieken bruikleenverkeer
- Aantal collectiebezoeken in de niet voor het publiek toegankelijke
ruimtes
OD 1.5
De museumcollectie bewaren in overeenstemming met het
collectieplan
Acties
1.5.1 De preventieve conservering, de beveiliging van de collectie en
de adequate omgevingsfactoren waarin de collectie wordt bewaard
en tentoongesteld maximaal garanderen
1.5.2 Opmaken en uitvoeren van een conserveringsplan om het
acuut gevaar voor verder verval van de verschillende deelcollecties
te beperken en te stabiliseren
17

Indicatoren
- Gevalideerd conserveringsplan beschikbaar tegen eind 2011
- Percentage kunstwerken met minimale conditiecontrole
- Aantal collectiegerelateerde incidenten
OD 1.6
Via restauratie de staat van de museumcollectie op een hoger
niveau brengen
Acties
1.6.1 Opmaken en uitvoeren van een restauratieplan om meerwaarde
voor de collectie te realiseren
Indicatoren
- Gevalideerd restauratieplan beschikbaar tegen eind 2011
- Percentage gerestaureerde kunstwerken volgens restauratieplan
SD 2 PUBLIEK
De toekomst van het museum verzekeren door een ruim en divers publiek
aan te trekken en te inspireren aan de hand van boeiende verhalen
OD 2.1
Een breed en divers publiek aanspreken door gerichte communicatie,
strategische marketing en het afsluiten van de
juiste partnerschappen
Acties
2.1.1 Opmaken en uitvoeren van een communicatieplan met aandacht
voor de mogelijkheden van nieuwe technologieën
2.1.2 Opmaken en uitvoeren van een marketingplan met aandacht
voor de mogelijkheden van nieuwe technologieën
2.1.3 De bestaande partnerschappen verdiepen en opportuniteiten
voor het afsluiten van nieuwe partnerschappen benutten
Indicatoren
- Gevalideerd communicatieplan beschikbaar tegen eind 2011
- Gevalideerd marketingplan beschikbaar tegen eind 2011
- Datacollectie persgegevens en bezoekersgegevens
- Aantal communicatieinitiatieven
- Aantal persartikelen
18

- Statistieken publieksbereik : museumbezoek per doelgroep en type
activiteit, website
- Periodieke kwaliteitsbevragingen van het publiek
- Aantal lopende partnerschappen
OD 2.2
Inspirerende educatieve en drempelverlagende programma's
organiseren geënt op de collectie en de onderzoeksprogramma's
Acties
2.2.1 Organiseren van educatieve activiteiten die de kunstbeleving
stimuleren en het inzicht in de collectie verhogen
2.2.2 Organiseren van evenementen die het brede publiek laat kennis
maken met het museum en zijn collectie
Indicatoren
- Aantal educatieve activiteiten en publieksbereik
- Aantal evenementen en publieksbereik
OD 2.3
Een rijke bezoekerservaring verzekeren waardoor herhalingsbezoek
wordt gestimuleerd
Acties
2.3.1 Maximaal inzetten op een verbeterde inrichting en uitrusting
van het publieksgedeelte van het gebouw
2.3.2 Door professionalisering van de ontvangst de kwaliteit van
het museumbezoek optimaliseren
Indicatoren
- Periodieke kwaliteits- en tevredenheidsbevragingen van het publiek
OD 2.4
De beleving voor de bezoeker vervolledigen door het aanbieden
van extra dienstverlening
Acties
2.4.1 Het aanbod en de presentatie van de museumshop verder uitbouwen
en verbeteren
2.4.2 Een aangenaam museumcafé met een aantrekkelijk en afwisselend
aanbod realiseren
19

Indicatoren
- Assortiment en inkomsten
SD 3 KENNIS
Het museum doen groeien naar een kenniscentrum en het binnenloodsen
in een geïnformatiseerde 21ste eeuw
OD 3.1
De museale werking maximaal faciliteren door het uitbouwen,
beheren en toegankelijk maken van documentaire informatie
Acties
3.1.1 Ontwikkelen en versterken van de deelcollecties documentaire
informatie
3.1.2 De deelcollecties documentaire informatie conform de vigerende
(inter-)nationale standaarden beheren en bewaren in
overeenstemming met het documentaire informatiebeheersplan
3.1.3 De deelcollecties documentaire informatie optimaal toegankelijk
maken voor interne en externe klanten
Indicatoren
- Gevalideerd plan documentaire informatie : uitgeschreven collectievormings-
en collectiebeheersplan per deelcollectie (collectiedocumentatie,
bibliotheek, archief- en documentatiecentrum, beeldbeheer)
beschikbaar tegen eind 2011
- Percentage gedocumenteerde kunstwerken in verhouding tot de
volledige collectie
- Statistieken bibliotheek- en archiefwerking
- Percentage gedigitaliseerde kunstwerken in verhouding tot de
volledige collectie
- Aantal informatieverstrekkingen en documentleveranties aan interne
en externe klanten
OD 3.2
Bekendmaken van kennis en informatie over de collectie, de
onderzoeksprogramma's en de activiteiten van het museum
Acties
3.2.1 Kennis en informatie publiceren in verschillende publicatievormen
voor een gediversifieerd publiek inspelend op de mogelijkheden
van nieuwe technologieën
20

Indicatoren
- Gevalideerd publicatieplan beschikbaar tegen eind 2011
- Aantal publicaties per publicatievorm
- Percentage kunstwerken toegankelijk via de collectiecatalogus online
in verhouding tot de volledige collectie
OD 3.3
Het uitwerken en implementeren van een strategie voor
kennismanagement met het oog op deugdelijk bestuur
Acties
3.3.1 Uitbouwen en implementeren van een adequaat systeem voor
interne controle en organisatiebeheersing met het doel de maturiteit
te meten en te verbeteren
3.3.2 Opmaken en uitvoeren van een bedrijfscontinuïteitsmanagementplan
om de risico's voor de werking van het museum te
beheersen
Indicatoren
- Gevalideerd strategisch plan kennismanagement beschikbaar tegen
eind 2013
- Gevalideerd bedrijfsontinuïteitsmanagementplan beschikbaar tegen
eind 2012
- Gevalideerd stappenplan voor een verbetertraject interne controle
en organisatiebeheersing op maat van de wetenschappelijke instelling
aan de hand van de initiële maturiteitsaudit (IAVA)
SD 4 ONDERSTEUNING
Door een gedegen management het museum en zijn werking van een
solide basis voorzien
OD 4.1
De museale werking maximaal ondersteunen door het aansturen
en opvolgen van de cycli van besturen en beheren
Acties
4.1.1 Via de beleids- en beheerscyclus, de financiële cyclus, de contractcyclus
en de personeelscyclus de hoogste standaarden
van deugdzaam bestuur toepassen en onderhouden
21

4.1.2 Efficiënt communiceren met alle bij de museumwerking betrokken
actoren : de politieke en bestuurlijke overheid, de interne
en externe belanghebbenden
Indicatoren
- Gevalideerde beheersovereenkomst 2011 – 2015 en jaarlijkse ondernemingsplannen
- Geactualiseerd beleidsplan tegen eind 2011
- De integratie van de cycli van besturen en beheren bewerkstelligen
via periodiek intern geïnstitutionaliseerd overleg
- Actief deelnemen aan, uitvoeren en opvolgen van beslissingen genomen
in de schoot van bestuurlijke overlegorganen (binnen het
beleidsdomein en bij uitbreiding binnen de Vlaamse Overheid)
- Aantal overlegmomenten met interne en externe belanghebbenden
OD 4.2
Een uitgebalanceerd en transparant financieel beleid voeren
Acties
4.2.1 De financiële cyclus conform de overheidsstandaarden toepassen
en integreren in de cycli van besturen en beheren
4.2.2 In samenwerking met de bestuurlijke overheid, de non-profit
en de private sector proactief de financiële middelen noodzakelijk
voor operationele en programmatorische werking van
het museum verzekeren
Indicatoren
- Gevalideerd en geconsolideerd financieel meerjarenplan 2011 -
2015
- Geïntegreerd efficiënt beheer en periodieke opvolging van de verschillende
inkomsten- en uitgavenstromen
- Financiële rapportering volgens de bepalingen van het Besluit
van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en materiële
beheer van de dienst met afzonderlijk beheer Beheersdienst van
het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen (11
april 2008)
- Verdeling van en verhouding tussen de verschillende inkomstenbronnen
OD 4.3
Het museum beheren in overeenstemming met de wettelijke
verplichtingen
Acties
4.3.1 De contractcyclus conform de overheidsstandaarden toepassen
22

4.3.2 Overeenkomsten voortvloeiend uit de museale werking opmaken
en screenen op rechtsgeldigheid
Indicatoren
- Aantal opgemaakte contracten
- Aantal verstrekte adviezen
OD 4.4
Een stimulerend HRM-beleid voeren gericht op maximale
ontwikkeling en adequate inzetbaarheid van de medewerker
in de organisatie
Acties
4.4.1 Een efficiënt en accuraat personeelsbeheer voeren
4.4.2 Opzetten en toepassen van innoverende en ontwikkelingsgerichte
HRM-projecten
Indicatoren
- Gevalideerd personeelsplan beschikbaar tegen eind 2011
- Statistieken personeelswerking
- Gefaseerd digitaliseringstraject voor personeelsdossiers
- Aantal uitgewerkte HRM-projecten
SD 5 INFRASTRUCTUUR
Vanuit een toenemend eco-bewustzijn het museum en zijn werking
maximaal materieel faciliteren
OD 5.1
Het museumgebouw renoveren tot een hedendaags museum
dat beantwoordt aan de eigentijdse en toekomstgerichte noden
Acties
5.1.1 Strategisch project : Masterplan voor het museumgebouw
Indicatoren
- Voltooiing binnen timing en budget
OD 5.2
De infrastructuur en het onderhoud van de gebruikte locaties
up to date houden
23

Acties
5.2.1 Ontwikkelen van een infrastructuurbeheersplan en punctueel
uitvoeren van het onderhoudsplan
5.2.2 Een rationeel logistiek beheer voeren
5.2.3 De uitbouw, het onderhoud en de continuïteit van de ICTinfrastructuur
verzekeren met inbegrip van de goede werking
van de toepassingen
Indicatoren
- Gevalideerd infrastructuurbeheersplan beschikbaar tegen eind
2011
- Geactualiseerd onderhoudsplan
- Gevalideerd ICT-beheersplan beschikbaar tegen eind 2011
- Monitoring uptime en gebruikersondersteuning aan de hand van
rapportering
OD 5.3
Een adequaat veiligheids- en preventiebeleid voeren
Acties
5.3.1 Opmaken en implementeren van een veiligheidsplan volgens
de vigerende standaarden
5.3.2 Optimaliseren van de interne bewakingsdienst
5.3.3 Opmaken en organisatiebreed uitrollen van een globaal preventieplan
Indicatoren
- Gevalideerd veiligheidsplan beschikbaar tegen eind 2011
- Gevalideerd preventieplan beschikbaar tegen eind 2010
- Inzet en percentage medewerkers dat voldoet aan alle kwalificaties
op basis van het opleidingsplan van de interne bewakingsdienst
- Aantal incidenten inclusief opvolging volgens de categorisering
van het intern noodplan
24

Strategisch project: Masterplan voor het museumgebouw
Het Vlaams regeerakkoord 2009-2014 vermeldt op p. 67 aangaande het KMSKA:
“De Vlaamse Regering bevestigt haar keuze om te investeren in de verbouwingen
van het KMSKA en de Koningin Elisabethzaal, inclusief de residentie voor de Filharmonie,
en in de ontwikkeling van de Waalse Krook in Gent”.
Bij de realisatie van het masterplan is het KMSKA als gebruiker van het gebouw
de bevoorrechte partner en adviesverlener. De hoofdverantwoordelijke voor de
realisatie van dit masterplan is de bouwheer, het Fonds voor Culturele Infrastructuur
(FoCI), hierin bijgestaan door de mandataris, de Afdeling Studie en
Advies van het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). Het FoCI, geassisteerd
door AFM, staat in voor het aanduiden van de ontwerper van elke fase
alsook voor de aannemer na het volgen van de daartoe geldende procedures in
het kader van de wet op de overheidsopdrachten en eventueel andere wetmatigheden
die gelden voor de Vlaamse Gemeenschap.
Tijdens de uitvoering van het masterplan voor renovatie van het KMSKA gaat de
museumwerking onverminderd door. Op verschillende externe locaties (MAS
Museum aan de Stroom, Fabiolazaal Antwerpen, Schepenhuis Mechelen, museum
Wuyts-Van Campen en Baron Caroly Lier) kan de bezoeker een substantieel
deel van de museumcollectie zien, vaak in wisselende opstellingen. Het KMSKA
staat in voor tentoonstellingsconcepten, art handling, gidsbeurten, educatieve
activiteiten, boekingen, bewaking (deels) en communicatie van deze tentoonstellingen.
De onderzoeksactiviteiten (Rubensonderzoek, Ensoronderzoek, materiaaltechnisch
onderzoek, museologisch onderzoek) van het KMSKA gaan eveneens
door. Er worden tentoonstellingspakketten samengesteld voor het buitenland.
Deze pakketten worden op de markt aangeboden, bovendien gebeurt de art handling
ervan door het KMSKA. De restauratoren zetten hun werk in een extern depot
voort en intensifiëren dit nog in functie van de nieuwe presentatie in het vernieuwde
museum. De wetenschappelijke bibliotheek en het archief- en documentatiecentrum
blijven tijdens de sluiting toegankelijk, de werkzaamheden van
hieraan verbonden medewerkers gaan eveneens voort. Het KMSKA voorziet een
informatiepunt in de buurt van het museum. De museumsite moet ook bewaakt
worden omdat een deel van de kunstwerken in het gebouw blijft tijdens de renovatie.
Op basis van de bij het opstellen van deze beheersovereenkomst gekende planning
volgt hierna een beknopt overzicht van de fasering van het Masterplan voor
het museumgebouw en de belangrijkste betrokken bestuurlijke verantwoordelijken.
De detailuitwerking wordt op het niveau van het ondernemingsplan uitgewerkt.
Gelet op de voorziene einddatum zal het Masterplan eveneens een invloed
hebben op de beheersovereenkomst vanaf 2016.
25

MASTERPLAN KMSKA
Bestuurlijke overheid
Fase Implicaties FoCI AFM KMSKA
FASE 1
Gebouw
2010
-
15/10/2011
Planning van uithuizing KMSKA en verhuis naar en ingebruikname van tijdelijke kantoren en
depots
Personeel
X
X
Planning van interne werking KMSKA
Planning van werking bij delocalisatie van personeelsleden en afspraken met gemeente, stad,
provincie
X
X
Collectie
Planning van inhuizing, inrichting van en verhuis naar voorlopig intern depot
Planning van uithuizing en ingebruikname van extern depot
X
X
X
X
Planning van langdurige externe presentatie (nationaal) : satelliet-musea
Planning van rondreizende tentoonstellingspakketten (internationaal)
X
X
Publiek
Informeren van het publiek over de sluiting en de uithuizing
Programmatie ‘kunsthal’
X
X
26

MASTERPLAN KMSKA
Bestuurlijke overheid
Fase Implicaties FoCI AFM KMSKA
Gebouw
FASE 2
Uitvoering fase 1 Masterplan : prioritaire werken : renovatie, sloop, asbestsanering, herstelwerkzaamheden,
voorbereiding, realisatie en inrichting van het definitief intern depot
X X X
Fase 2 A
Infrastructuur en het onderhoud van de extern gebruikte locaties up to date houden
X X
15/10/2011
- Personeel
31/01/2014
Voortzetting en opvolging van interne werking KMSKA
Voortzetting en opvolging van werking bij delocalisatie
Collectie
X
X
Beheer van intern depot
Beheer van extern depot
Opvolging van langdurige externe presentatie (nationaal) : satelliet-musea
Opvolging van rondreizende tentoonstellingspakketten (internationaal)
X
X
X
X
Publiek ‘Het museum is dicht maar dichtbij’
Het museum en zijn werking blijvend onder de aandacht van het publiek houden
Virtueel museum uitbouwen
X
X
27

MASTERPLAN KMSKA
Bestuurlijke overheid
Fase Implicaties FoCI AFM KMSKA
Gebouw
FASE 2
Uitvoering fase 2 Masterplan : realisatie verticaal museum
X X X
Fase 2 B
01/02/2014
Infrastructuur en het onderhoud van de extern gebruikte locaties up to date houden
Planning van uithuizing tijdelijke kantoren en depots en verhuis naar en ingebruikname van het
vernieuwde KMSKA
X
X
X
X
–
31/12/2017
(voorzien)
Oplevering van het vernieuwde KMSKA
Personeel
X
Voortzetting en opvolging van interne werking KMSKA
Voortzetting en opvolging van werking bij delocalisatie
Planning van personeelsinzet bij heropening
X
X
X
Collectie
Beheer van intern depot
Beheer van extern depot
Planning van uithuizing van extern depot
Opvolging van langdurige externe presentatie (nationaal) : satelliet-musea
Opvolging van rondreizende tentoonstellingspakketten (internationaal)
Planning concept vernieuwde presentatie en tentoonstelling
X
X
X
X
X
X
Publiek ‘Het museum is dicht maar dichtbij’
Het museum en zijn werking blijvend onder de aandacht van het publiek houden
Virtueel museum uitbouwen
Informeren van het publiek over de heropening van het vernieuwde KMSKA
X
X
X
28

MASTERPLAN KMSKA
Bestuurlijke overheid
Fase Implicaties FoCI AFM KMSKA
Gebouw
FASE 3
Verhuis naar en ingebruikname van het vernieuwde KMSKA
X X
01/01/2017
- Personeel
30/06/2018
(voorzien) Hernieuwde personeelsinzet bij heropening
X
Collectie
Ontruimen van extern depot
Opbouw vernieuwde presentatie en tentoonstelling
X
X
Publiek ‘Terug naar het museum’
Feestelijke heropening en prestigieuze tentoonstelling
X
29

Interne werking
Organisatiebeheersing
Het agentschap verhoogt verder de maturiteit van de eigen organisatie aan de
hand van een verbetertraject.
Voor het KMSKA is dit de eerste beheersovereenkomst sinds het op 1 januari
2009 IVA zonder rechtspersoonlijkheid werd (BVR 19 september 2008 en BVR 20
maart 2009).
Tijdens de vernieuwingsoperatie Beter Bestuurlijk Beleid kon het KMSKA geen
beroep doen op een traject met begeleidend transitiemanagement. Tot op heden
werd er voor het KMSKA geen initiële maturiteitsaudit uitgevoerd.
De Interne Audit van de Vlaamse Administratie gaf tijdens het MACODO van 7
september 2010 toelichting met betrekking tot de vooruitzichten inzake auditplanning
voor de periode 2011-2012, het controleprogramma Kwaliteit van Informatie
en Rapportering en het praktische verloop van de validatie-audits. IAVA
deelde eveneens mee dat de initiële maturiteitsaudit voor het KMSKA ingepland
wordt in de tweede helft van 2011.
Waar in de beheersovereenkomsten van de tweede generatie een verbetertraject
om meetbare efficiciëntiewinsten te realiseren centraal staat past het voor het
KMSKA bijgevolg beter een inhaaltraject voorop te stellen.
Bovendien een inhaaltraject dat gerealiseerd dient te worden in een periode van
ingrijpende veranderingen voor het KMSKA gezien het tijdens het Masterplan
zowel met de collectie, het personeel als de normale museale werking dient te
verhuizen naar verschillende locaties en dit binnen de stringente budgettaire beperkingen.
Dit inhaaltraject vertaalt zich voor deze eerste beheersovereenkomst (2011 –
2015) in : eerst plannen (P) maken en valideren (jaar 1 - 2), dan indicatoren opstellen
en valideren (jaar 1 - 2), vervolgens plannen uitvoeren (D) en evalueren
(A) (jaar 3 - 4 - 5). De set van indicatoren gehanteerd op het niveau van de operationele
doelstellingen (OD) resulteert in de opmaak van een aantal plannen die
de museale kernwerking beslaan. Het gedetailleerd uitschrijven en het valideren
van die plannen in het jaarlijkse ondernemingsplan zal aanleiding geven tot het
bepalen van prioriteiten. Prioriteiten die op hun beurt gestalte geven aan het af
te leggen gefaseerde verbetertraject.
Dit verhindert niet dat ook in de eerste twee jaren de museale werking onverminderd
doorgaat. Meer nog in het kader van het Masterplan zal tijdens deze
beleidsperiode de museale werking nog in intensiteit toenemen en in eerste instantie
geaxeerd worden op :
- het veilig herbergen van de collectie,
30

- de voortdurende publiekswerking a.h.v. ondermeer een ambitieus tentoonstellingsprogramma
en publieksactiviteiten,
- het systematisch onderzoek van de collectie waarbij een inhaalbeweging
gerealiseerd wordt met als output een vernieuwde presentatie en organisatie
van een prestigieus tentoonstellingsprogramma,
- het systematisch documenteren van de collectie waarbij eveneens een inhaalbeweging
gerealiseerd wordt met als belangrijkste output een geactualiseerde
collectiecatalogus in verschillende publicatievormen.
Het inhaaltraject resulteert in een gevalideerd stappenplan voor een verbetertraject
interne controle en organisatiebeheersing op maat van de wetenschappelijke
instelling KMSKA. Dit neemt niet weg dat het KMSKA zich reeds inschrijft in de
methodiek voor interne controle en organisatiebeheersing en in haar huidige
werking reeds verbeteracties nastreeft. Daarom wordt er alvast een concordantietabel
toegevoegd die de acties van het KMSKA groepeert per thema uit de
‘Leidraad interne controle en organisatiebeheersing’ (IAVA 2008). Een meer concrete
en realistische uitwerking is pas mogelijk na het doorvoeren van de initiële
maturiteitsaudit. Dit zal geconcretiseerd worden op het niveau van het ondernemingsplan.
31

THEMA’S
KMSKA ACTIES
ORGANISATIEBEHEERSING
1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement A 1.1.1
Collectieverwerving
A 1.1.2
Collectiemobiliteit
A 1.2.1
Cultureel-antropologische onderzoeksprogramma’s
A 1.2.2
Materiaaltechnische onderzoeksprogramma’s
A 1.2.3
Museologische onderzoeksprogramma’s
A 1.3.1
Presentatie eigen collectie
A 1.3.2
Tentoonstellingsprojecten
A 1.4.1
Collectiebeheersplan
A 1.4.2
Toegankelijke collecties
A 1.5.1
Preventieve conservering
A 1.5.2
Conserveringsplan
A 1.6.1
Restauratieplan
A 3.1.1
Ontwikkeling documentaire informatie
A 3.1.2
32

Documentaire informatiebeheersplan
A 3.1.3
Toegankelijke documentaire informatie
A 3.2.1
Publicaties
A 3.3.2
Bedrijfscontinuïteitsplan
A 4.1.1
Deugdzaam bestuur
2. Belanghebbendenmanagement A 2.1.1
Communicatieplan
A 2.1.2
Marketingplan
A 2.1.3
Partnerschappen
A 2.2.1
Educatie
A 2.2.2
Evenementen
A 2.3.1
Verbeterde uitrusting
A 2.3.2
Professioneel onthaal
A 2.4.1
Museumshop
A 2.4.2
Museumcafé
A 4.1.2
Communicatie met actoren
3. Monitoring A 3.3.1
Systeem interne controle en organisatiebeheer-
33

sing
A 3.3.2
Bedrijfscontinuïteitsmanagementplan
A 4.3.1
Contractcyclus
A 4.3.2
Rechtsgeldigheid
4. Organisatiestructuur A 4.1.1
Deugdzaam bestuur
A 4.1.2
Belanghebbendenmanagement
5. Human Resources Management A 2.3.2
Professioneel onthaal
A 4.4.1
Personeelsbeheer
A 4.4.2
HRM-projecten
A 5.3.2
Interne bewakingsdienst
6. Organisatiecultuur A 4.1.1
Deugdzaam bestuur
7. Informatie en communicatie A 2.1.1
Communicatieplan
A 2.1.2
Marketingplan
A 2.1.3
Partnerschappen
A 4.1.2
Belanghebbendenmanagement
8. Financieel management A 4.2.1
Financiële cyclus
34

A 4.2.2
Financiële middelen
9. Facility management A 2.3.1
Verbeterde uitrusting
A 5.1.1
Masterplan
A 5.2.1
Infrastructuurbeheersplan
A 5.2.2
Logistiek beheer
A 5.3.1
Veiligheidsplan
A 5.3.3
Globaal preventieplan
10. Informatie en communicatietechnologie (ICT) A 5.2.3
ICT-beheer
11. Veranderingsmanagement A 4.1.2
Belanghebbendenmanagement
35

Efficiëntiewinst
Het agentschap definieert een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te
realiseren.
Wat het binnen deze beleidsperiode behalen van de beoogde efficiëntiewinst betreft,
ligt de uitdaging voor de Vlaamse Overheid en meer specifiek voor het KMSKA in
het realiseren van het Masterplan, met inbegrip van de consolidatie van de collectie
en het personeel naast het garanderen van een continue museale werking en
dienstverlening, binnen de contraintes van de huidige begroting en de financiële
meerjarenplanning. Punctuele opvolging van de uitvoering van het Masterplan via
nauw gezamenlijk overleg tussen en een slagkrachtig optreden van alle betrokken
actoren (o.m. Stuurgroep Masterplan, FoCI, AFM, FB, BZ) en het kabinet van de
voogdijminister moeten dit garanderen.
Interne controle
Het agentschap bouwt en evalueert een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem
van interne controle, opvraagbaar door de functioneel bevoegde minister en de ministers
bevoegd voor Financiën en Begroting en Bestuurszaken, dat minstens de
elementen zoals bepaald in artikel 33 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid behelst,
met name:
- het effectief en efficiënt beheer van risico’s,
- de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering,
- de naleving van de regelgeving en de procedures,
- de effectieve en efficiënte werking van de diensten,
- de bescherming van de activa.
Personeel
Het agentschap dat het voorwerp uitmaakt van deze beheersovereenkomst engageert
zich tegenover de bevoegde minister om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt
in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte
van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het
Vlaams Regeerakkoord 2009-2014.
Indien het reëel aantal VTE is gestegen tussen het moment van het ingaan van het
Vlaams Regeerakkoord en de aanvang van de beheersovereenkomst, legt de entiteit
een structureel en haalbaar plan voor in functie van het afsluiten van de beheersovereenkomst,
met het oog op een volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze
toename, ten allerlaatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst.
Vanaf de aanvangsdatum van de beheersovereenkomst moet elke verhoging van
het reëel aantal VTE in de entiteit voorafgaandelijk, bij voorkeur in het kader van
het opstellen van het ondernemingsplan, worden gemotiveerd en ter goedkeuring
voorgelegd aan de Vlaamse Regering of een door haar gemandateerde. De motivatie
tot een verhoging moet gepaard gaan met een structureel en haalbaar plan met het
36

oog op een volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, in principe, ten
laatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst.
Indien blijkt dat personeelsuitbreiding als gevolg van nieuw beleid niet kan worden
ingevuld door middel van interne rekrutering of verschuivingen van personeel
(binnen de eigen entiteit en in tweede orde binnen het beleidsdomein) moet de behoefte
aan bijkomend personeel worden gemotiveerd en voorafgaand worden voorgelegd
voor beslissing aan de Vlaamse Regering.
Met het gelijk houden of het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook
overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en
kosten gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) in de entiteit, waar mogelijk,
gereduceerd.
Aanvullende opdrachten
Ingeval van toewijzing aan het agentschap van aanvullende opdrachten zal vooraf
een berekening van de nodige middelen worden uitgevoerd. Vervolgens zal in overleg
met het agentschap worden onderzocht of het agentschap deze aanvullende opdrachten
op zich kan nemen en in welke mate dit mogelijk is met de beschikbare
middelen, dan wel of er extra middelen moeten toegekend worden of dat er herschikkingen
moeten gebeuren.
Ingeval door omstandigheid of door de aard van de zaak zich aanvullende opdrachten
aan het agentschap opdringen, engageert de Vlaamse regering zich om met het
agentschap te overleggen over de middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aanvullende
voorwaarden.
Ingeval bij de uitvoering van het Masterplan zich onvoorziene omstandigheden
voordoen die resulteren in aanvullende opdrachten en tijdelijke aanwervingen, engageert
de Vlaamse regering zich om met het agentschap te overleggen over de
middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aanvullende voorwaarden.
Andere engagementen
Het agentschap zal uitvoering geven aan de acties opgenomen in het ‘Raamkader
beleidsnota cultuur’ en een bijdrage leveren aan de realisatie van de acties die worden
getrokken door een andere entiteit van het ministerie en waarbij het agentschap
als partner werd aangeduid.
Het agentschap engageert zich om proactief mee te werken aan de acties die vervat
zitten in het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding en die betrekking hebben op
zijn doelstellingen. Zo zal waar nodig overleg worden gepland met het Vlaams
Netwerk waar armen het woord nemen en andere relevante stakeholders zoals
vormingsinstellingen.
Het ‘Protocol tussen het departement cultuur, jeugd, sport en media en het agentschap
Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen betreffende de management
ondersteunende dienstverlening’ opgesteld op 30 november 2009 en in
37

werking vanaf 1 december 2009 bepaalt de samenwerking tussen het KMSKA en
het departement.
III. Engagementen van de Vlaamse Regering
Financiële bepalingen
De financiële engagementen van de Vlaamse Regering dienen te passen binnen de
contraintes van de meerjarenbegroting en de jaarlijks door het Vlaams Parlement
gestemde begroting. Dit gebeurt met een maximale vrijwaring van de kwaliteit van
de dienstverlening.
De aanwending, reservering van het begrotingssaldo en de modalteiten in verband
met het verlenen van en ter beschikking stellen van de dotaties wordt geregeld
door het ‘Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en materiële
beheer van de dienst met afzonderlijk beheer Beheersdienst van het Koninklijk
Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen’ van 11 april 2008.
Het KMSKA maakt gebruik van een onroerend patrimonium, waarvan aanpassing,
onderhoud en renovatie worden uitgevoerd door FoCI en AFM.
Andere engagementen
De Vlaamse Regering verbindt er zich steeds toe om een sluitend juridisch kader
aan te reiken waarbinnen het agentschap zijn activiteiten kan ontplooien, en zijn
engagementen kan realiseren.
IV. Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen
Herkomst van de financiële middelen van het agentschap
De IVA KMSKA
- de werkingsmiddelen (apparaatskredieten), zoals ingeschreven op de begroting
van de algemene uitgaven van de Vlaamse Gemeenschap, m.n.
• lonen en sociale lasten - niet verdeeld,
• algemene werkingskosten (vergoed aan andere sectoren dan de
overheidssector).
De DAB KMSKA
- het overgedragen saldo,
- de dotatie, zoals ingeschreven op de begroting van de algemene uitgaven van de
Vlaamse Gemeenschap,
- de inkomgelden en rondleidingen,
- publicaties,
- de diverse inkomsten,
38

- schenkingen en legaten,
geregeld via het ‘Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en
materiële beheer van de dienst met afzonderlijk beheer Beheersdienst van het Koninklijk
Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen’ van 11 april 2008.
Zowel de IVA KMSKA als de DAB KMSKA maken gebruik van het boekhoudpakket
OraFin van de Vlaamse overheid waardoor transparantie verzekerd wordt.
De rechtspersoonlijkheid, verleend aan het ‘Koninklijk Museum van schoone kunsten’
bij KB van 22 september 1931 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1931, p.
6048 – 6049), draagt via zijn eigen vermogen (gemeenzaam Patrimonium) en binnen
de grenzen van zijn eigen wettelijk kader bij tot de werking van de wetenschappelijke
instelling KMSKA.
Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen
Het agentschap (inclusief DAB) engageert zich, bij het nastreven van de organisatiedoelstellingen,
tot het realiseren van de in de begroting voorziene ESR-saldo.
Jaarlijks dient het agentschap bij het indienen van zijn ondernemingsplan en bij de
opmaak van de initiële begroting een begrotingsontwerp met betrekking tot de bestedingen
van het agentschap toe te voegen voor het betreffende begrotingsjaar.
Ook bij de rapportering omtrent de uitvoering van de beheersovereenkomst zal
steeds de nodige aandacht besteed worden aan de effectieve besteding van de middelen.
Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen
Inzake financieel beleid zijn alle agentschappen tot nader order onderhevig aan de
wetgeving op de rijkscomptabiliteit (agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid)
of de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van
openbaar nut en het BVR 21 mei 1997 betreffende een geïntegreerde economische
boekhouding en budgettaire rapportering voor de openbare instellingen (agentschappen
met rechtspersoonlijkheid).
Ingeval bij de uitvoering van het Masterplan zich onvoorziene omstandigheden
voordoen die resulteren in bijkomende werkingskosten en investeringen ten laste
van de IVA KMSKA, engageert de Vlaamse regering zich om met het agentschap te
overleggen over de middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aanvullende voorwaarden.
V. Opvolging, rapportering en evaluatie
Opvolging en rapportering
39

De partijen engageren zich tot regelmatig overleg en systematische doorstroming
van alle informatie die relevant is voor de uitvoering van de beheersovereenkomst.
Dit overleg wordt semestrieel voorzien en heeft betrekking op:
- de rapportering over de uitvoering van de beheersovereenkomst,
- externe en interveniërende factoren bij de uitvoering van de beheersovereenkomst,
- bespreking van beleidsinitiatieven relevant voor de uitvoering van de beheersovereenkomst
en de uitvoering van de opdrachten van het agentschap,
- bespreking van relevante beslissingen genomen in parlementaire commissies en
van antwoorden op parlementaire vragen.
Evaluatie
Jaarlijks wordt op een in overleg te bepalen tijdstip door beide partijen een gezamenlijke
evaluatie doorgevoerd van de uitvoering van de beheersovereenkomst en
de aanwending van de ter beschikking gestelde middelen. Dit gebeurt op basis van
de rapportering door het agentschap over de uitvoering van de beheersovereenkomst,
het eventuele opvolgingsrapport van het departement en eventuele verslagen
van de dienst Interne Audit.
Deze evaluatie handelt minimaal over de voortgang van de uitvoering van de beheersovereenkomst,
eventuele correctieve maatregelen van het beleid aan de evoluties
in het veld en eventuele noodzakelijke bijsturingen voor de nieuwe beheersovereenkomst
en het beleid.
In concreto wordt nagegaan of het agentschap het volgende heeft bereikt of vervuld:
- de vooropgestelde resultaatsnormen inzake strategische en operationele organisatiedoelstellingen
voor het betrokken jaar,
- de acties inzake beleidsuitvoering en beheer zoals die in het beleidsplan en het
daaraan gekoppelde actieplan van het betrokken jaar beschreven staan.
VI. Geschillenregeling
Vermits een beheersovereenkomst een sturingsinstrument is, onder de vorm van
een werkafspraak binnen de overheid en dus strikt genomen geen contractuele, juridisch
bindende overeenkomst tussen overheid en derden, wordt er geen mogelijkheid
ingebouwd om een burgerrechtelijke procedure in te stellen, ook niet nadat
alle middelen tussen de contractanten zijn uitgeput.
Geschillen die ontstaan bij de uitvoering van de beheersovereenkomst worden in
eerste instantie in onderling overleg geregeld tussen de beide contractanten.
Als uiteindelijk geen consensus tussen beide contractanten mogelijk blijkt, beslist
de Vlaamse Regering.
40

VII. Aanpassingen beheersovereenkomst - opschortende voorwaarden
Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen,
hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het agentschap actief is, hetzij in de
beleidsopties, hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor
financiën en begroting in overleg met de Vlaamse Regering t.g.v. een belangrijke
wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur
van de beheersovereenkomst, en deze wijzigingen de opdrachten van het agentschap
dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in
de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de beheersovereenkomst op
vraag van één van de ondertekenende partijen (of van de minister bevoegd voor
financiën en begroting) opnieuw onderhandeld en aangepast worden.
VIII. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen
Als bij het verstrijken van de beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst
in werking is getreden, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege
verlengd, tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking
treedt.
Gedaan op 15 oktober 2010 te Brussel
Voor de Vlaamse Gemeenschap
Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur
Joke Schauvliege
Voor het agentschap
De administrateur-generaal
Dr. Paul Huvenne
41