C) Memo vastgoed - Vergaderingen

13 juni 2012 Gemeente Amsterdam
Stadsdeel Zuidoost
Pagina 2 van 4
Aanbeveling 1: houd de vinger aan de pols bij het op orde brengen van de gegevens over
het vastgoedbezit.
Het stadsdeel was ten tijde van het onderzoek (eerste helft van 2011) volop bezig de
vastgoedadministratie op orde te brengen. Op dit moment is de organisatie daar op een
goede manier in geslaagd, waarbij de organisatie uiteraard niet stilstaat. Een van de
problemen bij het vastleggen van informatie was dat de aanbesteding voor een
vastgoedadministratiesysteem op centraal stedelijk niveau niet is gelukt. Met dat gegeven
en het gezegde “don’t build a bridge when a boat will do” in het achterhoofd is de
organisatie er ondanks deze tegenslag wel in geslaagd de vastgoedadministratie
overzichtelijk en inzichtelijk te maken. Verdere verbeteringen voor beschikbaarheid en
toegankelijkheid van de vastgoedadministratie zijn natuurlijk altijd mogelijk.
In Zuidoost zijn de gegevens digitaal op een centrale plaats opgeslagen, naast de
beschikbaarheid van de dossiers in fysieke zin. De basisbestanden zijn in Excel
ondergebracht waarbij de toegang tot de betreffende bestanden met wachtwoorden is
beperkt voor een kleine groep. De meeste fysieke dossiers zijn ook digitaal beschikbaar
gemaakt. Er vindt regelmatig en gestructureerd overleg plaatst met de afdeling Financiën
over de vastgoedexploitatie. Er is geen geautomatiseerde koppeling tussen de vastgoeden
de financiële administratie. Rapportagemomenten zijn daarom structureel in agenda’s
vastgelegd.
Aanbeveling 2: concentreer de administratie van vastgoed bij één afdeling.
Het merendeel van het vastgoed dat eigendom is van het stadsdeel is ondergebracht bij
de afdeling Beheer. Uitzondering hierop zijn bijvoorbeeld de schoolgebouwen van het
primair onderwijs, waarbij het beheer aan de betreffende schoolbesturen of
koepelorganisaties zijn overgedragen.
De organisatie is na de convergentie ingericht volgens een model waarin de rollen voor
beleid, realisatie en beheer van elkaar gescheiden zijn. Dat houdt in dat voor het vastgoed
de afdeling beheer fungeert als regisseur en optreedt als verhuurder. Een verdere
ontwikkeling is ingezet en de ketenregie is onderwerp van gesprek. De afdeling Beheer is
leidend in een verkooptraject, van het aanbieden van het dispositie(verkoop)plan aan
Dagelijks Bestuur tot de verkoop van het object via de makelaar.
Aanbeveling 3: leer van elkaar door vergelijking.
Stadsdelen en diensten kunnen van elkaar leren. Het stedelijk vastgoedoverleg voldoet in
dat kader duidelijk aan een behoefte. Zo kan een elders ontwikkelde methode of
beleidsvoorstel ook in Zuidoost als basis voor beleid dienen. Een voorbeeld hiervan is een
inventarisatie die in het stedelijk overleg gedaan is naar de wijze van verkopen van
vastgoed bij andere stadsdelen. De door de stadsdeelorganisatie voorgestelde werkwijze
om te verwachten verkopen te clusteren en op die manier de Raad geclusterd over
verkopen te informeren is een methode die in andere stadsdelen al wordt gehanteerd.
Rekenkameronderzoek verkopen vastgoed
De Rekenkamer heeft ook een onderzoek uitgevoerd naar de wijze van verkopen van
vastgoed waarvan onlangs het eindrapport is verschenen. Hieronder nogmaals
aangegeven de aanbevelingen uit het rapport en de reactie van het DB daarop.
2