C) Memo vastgoed - Vergaderingen

Directie Beheer & Handhaving
Memo “Stand van zaken beheerplan vastgoed”
Aan
De leden van de raad
Van
De leden van het Dagelijks Bestuur
Datum 26 juni 2012
Inleiding
Bij de vaststelling van het Beleidskader Vastgoed is aan de Raad een beheerplan
vastgoed toegezegd, waarin aangegeven wordt hoe het DB de in het Beleidskader
Vastgoed uitgezette lijnen verder vorm gaat geven.
De Rekenkamer stadsdelen Amsterdam heeft vorig jaar twee onderzoeken uitgevoerd
naar aanleiding waarvan de nodige acties in gang gezet zijn. Eén onderzoek betreft het
functioneren van de vastgoedadministratie en één onderzoek betreft het verkopen van
vastgoed. De onderzoeken hebben aanbevelingen opgeleverd welke nu in uitvoering zijn
genomen. De commissie wordt hierover in deze memo geïnformeerd.
Beheerplan vastgoed
Het DB vindt het van belang dat in het Beheerplan Vastgoed voldoende rekening
gehouden wordt met de aanbevelingen van de Rekenkamer en dat er tussen alle plannen
en onderzoeken voldoende samenhang te zien is. Daarom heeft het DB opdracht
gegeven de aanbevelingen van de Rekenkamer over de vastgoedadministratie en in het
bijzonder de aanbevelingen over het verkopen van vastgoed in het beheerplan te
verwerken.
In het Beheerplan Vastgoed moet de relatie met het eerder vastgestelde Beleidskader
Vastgoed goed zichtbaar zijn. Voortgaan op dat uitgangspunt betekent dat in het
beheerplan aangegeven moet staan:
- Wat de strategische waarde en maatschappelijke relevantie is van het vastgoed
- Welk vastgoed (op) termijn kan worden vervreemd
- Wat de gewenste onderhoudskwaliteit is.
- Wat de daarmee gepaard gaande budgetten zijn.
- Hoe het DB richting en vorm kan geven aan de budgettaire taakstelling.
Rekenkameronderzoek Vastgoedadministratie
Eind september 2011 heeft het stadsdeel van de Rekenkamer Stadsdelen Amsterdam het
rapport over de vastgoedadministratie ontvangen. Het rapport bevat een aantal
aanbevelingen.

13 juni 2012 Gemeente Amsterdam
Stadsdeel Zuidoost
Pagina 2 van 4
Aanbeveling 1: houd de vinger aan de pols bij het op orde brengen van de gegevens over
het vastgoedbezit.
Het stadsdeel was ten tijde van het onderzoek (eerste helft van 2011) volop bezig de
vastgoedadministratie op orde te brengen. Op dit moment is de organisatie daar op een
goede manier in geslaagd, waarbij de organisatie uiteraard niet stilstaat. Een van de
problemen bij het vastleggen van informatie was dat de aanbesteding voor een
vastgoedadministratiesysteem op centraal stedelijk niveau niet is gelukt. Met dat gegeven
en het gezegde “don’t build a bridge when a boat will do” in het achterhoofd is de
organisatie er ondanks deze tegenslag wel in geslaagd de vastgoedadministratie
overzichtelijk en inzichtelijk te maken. Verdere verbeteringen voor beschikbaarheid en
toegankelijkheid van de vastgoedadministratie zijn natuurlijk altijd mogelijk.
In Zuidoost zijn de gegevens digitaal op een centrale plaats opgeslagen, naast de
beschikbaarheid van de dossiers in fysieke zin. De basisbestanden zijn in Excel
ondergebracht waarbij de toegang tot de betreffende bestanden met wachtwoorden is
beperkt voor een kleine groep. De meeste fysieke dossiers zijn ook digitaal beschikbaar
gemaakt. Er vindt regelmatig en gestructureerd overleg plaatst met de afdeling Financiën
over de vastgoedexploitatie. Er is geen geautomatiseerde koppeling tussen de vastgoeden
de financiële administratie. Rapportagemomenten zijn daarom structureel in agenda’s
vastgelegd.
Aanbeveling 2: concentreer de administratie van vastgoed bij één afdeling.
Het merendeel van het vastgoed dat eigendom is van het stadsdeel is ondergebracht bij
de afdeling Beheer. Uitzondering hierop zijn bijvoorbeeld de schoolgebouwen van het
primair onderwijs, waarbij het beheer aan de betreffende schoolbesturen of
koepelorganisaties zijn overgedragen.
De organisatie is na de convergentie ingericht volgens een model waarin de rollen voor
beleid, realisatie en beheer van elkaar gescheiden zijn. Dat houdt in dat voor het vastgoed
de afdeling beheer fungeert als regisseur en optreedt als verhuurder. Een verdere
ontwikkeling is ingezet en de ketenregie is onderwerp van gesprek. De afdeling Beheer is
leidend in een verkooptraject, van het aanbieden van het dispositie(verkoop)plan aan
Dagelijks Bestuur tot de verkoop van het object via de makelaar.
Aanbeveling 3: leer van elkaar door vergelijking.
Stadsdelen en diensten kunnen van elkaar leren. Het stedelijk vastgoedoverleg voldoet in
dat kader duidelijk aan een behoefte. Zo kan een elders ontwikkelde methode of
beleidsvoorstel ook in Zuidoost als basis voor beleid dienen. Een voorbeeld hiervan is een
inventarisatie die in het stedelijk overleg gedaan is naar de wijze van verkopen van
vastgoed bij andere stadsdelen. De door de stadsdeelorganisatie voorgestelde werkwijze
om te verwachten verkopen te clusteren en op die manier de Raad geclusterd over
verkopen te informeren is een methode die in andere stadsdelen al wordt gehanteerd.
Rekenkameronderzoek verkopen vastgoed
De Rekenkamer heeft ook een onderzoek uitgevoerd naar de wijze van verkopen van
vastgoed waarvan onlangs het eindrapport is verschenen. Hieronder nogmaals
aangegeven de aanbevelingen uit het rapport en de reactie van het DB daarop.
2

13 juni 2012 Gemeente Amsterdam
Stadsdeel Zuidoost
Pagina 3 van 4
Op dit moment wordt voor elk te verkopen pand een dispositieplan opgesteld. Doelstelling
van elk dispositieplan is om de financiële randvoorwaarden van de verkoopprocedure
inzichtelijk te maken en een aantal verwachtingen te managen richting het Dagelijks
Bestuur.
Aanbeveling 1: maak afspraken over de betrokkenheid van de stadsdeelraad bij
verkopen
De stadsdeelraad heeft middels het “Beleidskader vastgoed, Stadsdeel Zuidoost, mei
2011”, kaders vastgesteld voor het verkopen van vastgoed. In het algemene kader zijn
voorwaarden aan de maatschappelijke voorzieningen verbonden die binnen de
beleidsdoelen van stadsdeel Zuidoost passen.
Zoals eerder aangegeven wordt momenteel elk te verkopen object middels een
dispositieplan ter besluitvorming voorgelegd aan het Bestuur. Daarbij heeft het Dagelijks
Bestuur de mogelijkheid om (financiële) kaders te stellen per te verkopen pand. Na
besluitvorming wordt het dispositieplan te kennisgeving aan de stadsdeelraad
voorgelegd. Een in te zetten traject zal zijn om de te verwachten verkopen voor het
komende jaar aan te geven, voor zover dat mogelijk is. Zie verder pagina 4: “relatie met
beleidskader.”
Aanbeveling 2: leg (financiële) analyses van alternatieven voor aan de stadsdeelraad
Deze aanbeveling is inmiddels in de werkprocessen verankerd en ook in de
besluitvorming terug te lezen. Voordat een pand op een dispositielijst geplaatst zal
worden, zal het alternatief “niet verkopen” al onderzocht moeten zijn. De analyses van
alternatieven worden in het dispositieplan aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd. Hierbij
zal ook worden getoetst in hoeverre voor het te verkopen object (het handhaven van)
een maatschappelijke doelstelling en de voorzieningen in de wijk voorwaarde moeten
zijn voor de verkoop.
Aanbeveling 3: leg vooraf duidelijk vast wat van verkopen wordt verwacht
De beleidsmatige kaders voor verkopen vastgoed zijn vastgelegd in het “Beleidskader
vastgoed, Stadsdeel Zuidoost”, mei 2011. Hierin staan de kaders aangegeven welk
vastgoed als strategisch vastgoed aangemerkt kan worden en welk vastgoed afgestoten
kan worden. De financiële kaders worden op dit moment per te verkopen pand
individueel per dispositieplan vastgelegd.
Aanbeveling 4: wees terughoudend met verkoopplannen tot vastgoedadministraties op
orde zijn
Wij erkennen de noodzaak om de vastgoedadministratie voor een volle 100% op orde te
hebben. Wij stellen vast dat de vastgoedadministratie van stadsdeel Zuidoost in grote
lijnen op orde is. Dat gegeven biedt het Dagelijks Bestuur en uiteindelijk de
stadsdeelraad voldoende inzicht om een verantwoorde inschatting te kunnen maken van
toekomstige ontwikkelingen en het aanhouden van een daarop gerichte
vastgoedportefeuille. Met dat inzicht kan dan ook een beslissing genomen worden over
verkopen van vastgoed.
3

13 juni 2012 Gemeente Amsterdam
Stadsdeel Zuidoost
Pagina 4 van 4
Aanbeveling 5: geef bij besluiten tot verkoop ook een houdbaarheidsdatum aan het
besluit
Deze aanbeveling zal worden meegenomen. Wij gaan in de toekomst per dispositieplan
expliciet vermelden binnen welke termijn de verkoop gerealiseerd dient te zijn en dus in
het vervolg een houdbaarheidsdatum opnemen. Zo kunnen de gemaakte keuzes die niet
meer actueel dan wel haalbaar zijn, bijgesteld worden.
Nawoord Rekenkamer
In het definitieve rapport “verkopen vastgoed” heeft de Rekenkamer in paragraaf 4.2 de
aanbeveling gedaan de deelraad actiever te betrekken bij de verkopen van vastgoed.
Relatie met beleidskader
In het vastgestelde “Beleidskader vastgoed, Stadsdeel Zuidoost” zijn beleidsmatige
kaders vastgelegd voor het verkopen van vastgoed. In het algemene kader zijn
voorwaarden verbonden aan de maatschappelijke voorzieningen die binnen de
beleidsdoelen van stadsdeel Zuidoost passen.
Op basis van de in het Beleidskader genoemde uitgangspunten wordt een traject ingezet
waarbij jaarlijks een overzicht gemaakt wordt van het vastgoed dat (nog) als strategisch
kan worden aangemerkt. Het DB is voornemens om een dergelijk overzicht aan het begin
van ieder kalenderjaar aan te bieden aan de raad. Gedurende het jaar en bij ieder
dispositie(verkoop)plan kan de raad toetsen of de verkochte objecten hebben voldaan aan
de uitgangspunten die in het vastgestelde kader zijn benoemd.
Dat betekent tevens dat de huidige wijze van informeren gehandhaafd blijft. Per te
verkopen object wordt individueel een dispositieplan opgesteld en ter besluitvorming aan
het DB voorgelegd. De raad zal de desbetreffende besluitvorming door het DB ter
kennisgeving ontvangen.
Het DB verwacht het Beheerplan Vastgoed met daarin verwerkt de hierboven gemelde
punten aan te bieden voor vergadering van de commissie M&V in september.
4