Projectmatig werken - SportServiceDesk

Voorbereidingsfase
In deze fase wordt alles gedaan dat nodig is om de realisatiefase vlekkeloos te laten verlopen. Wat we willen
bereiken, wat de eisen zijn en hoe we gaan werken is immers al bepaald in de definitiefase.
De praktijk leert echter dat er een overlap bestaat tussen de fases. Met het praktische werk van de
voorbereidingsfase wordt immers vaak (mede vanwege tijdsdruk) gestart indien het creatieve proces van de
definitiefase nog volop aan de gang is. Zorg er in deze fase voor dat deze overlap zich alleen voordoet bij
het vaststellen van het programma. Het gewenste resultaat en de projecteisen dienen echter wel vast te
staan. Deze zijn essentieel en dienen als basis voor de verdere stappen. Kijk dus ook geregeld terug naar
deze voorwaarden en communiceer ze goed binnen het projectteam en naar alle partners.
Draaiboek
Het eindresultaat van de voorbereidingsfase is het draaiboek. Hierin weergegeven wordt een complex
samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en
nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zet alle feiten op een rij en
zie geen enkel detail over het hoofd voordat je aan de slag gaat met het draaiboek. Neem ruim de tijd voor
het maken van een draaiboek; je bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker
moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers ‘geboekt’ staan. Pas als je het gevoel hebt
dat alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval wordt overgelaten, kun je met een gerust hart het
evenement beginnen.
Maak in het draaiboek een aparte pagina met telefoonnummers van alle betrokkenen (en eventueel
functievermeldingen), en zorg er ook voor dat in het draaiboek een plattegrond zit (met vluchtwegen). Ook
stellen gasten van buitenaf het altijd op prijs om meer te weten van het bedrijf en de reden van het
evenement. Op één A-4tje kun je kort en bondig de belangrijkste punten vermelden.
De meeste medewerkers die betrokken zijn bij een evenement kennen elkaar in veel gevallen niet. Het beste
kun je vóór het evenement een operationele vergadering organiseren waarbij alle betrokken medewerkers
worden uitgenodigd. Zo’n vergadering is niet alleen nuttig als kennismaking, maar bevordert ook nog eens
de samenwerking tijdens het evenement.
Realisatiefase
In de realisatiefase staat het uitvoeren van het projectresultaat centraal. Leidraad daarvoor is het draaiboek,
het eindresultaat van de voorbereiding. In het draaiboek zijn opgenomen alle afspraken en instructies voor
de uitvoerders van het evenement.
De projectleider bewaakt het draaiboek en stuurt bij daar waar nodig. Voor die bijsturing zijn de
geformuleerde projecteisen en het gewenste resultaat bepalend.
Nazorgfase
In deze fase wordt het project afgehandeld. De evaluatie (is het gewenste resultaat bereikt?) en de
eindafrekeningen staan hierin centraal. Maar ook het versturen van persberichten, het bedanken van de
partners en de overdracht van informatie komen hierin aan de orde.
© Sportservice Nederland BV • Projectmatig werken met evenementen • 1 juli 2012 8