Projectmatig werken - SportServiceDesk
Projectmatig werken - SportServiceDesk
Projectmatig werken - SportServiceDesk
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong><br />
De weg naar een succesvol evenement<br />
Versie: 1 juli 2012<br />
Sportservice Nederland BV • Nieuwe Gracht 7, 2011 NB, Haarlem • Postbus 338, 2000 AH Haarlem
<strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong><br />
De weg naar een succesvol evenement<br />
Versie: 1 juli 2012<br />
Sportservice Nederland BV<br />
Postbus 338<br />
2000 AH Haarlem<br />
Telefoon: (023) 5319475<br />
E-mail: mvanderjagt@sportservicenl.nl<br />
Website: www.sportservicenl.nl<br />
Samengesteld door Mark van der Jagt<br />
© Copyright<br />
Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd<br />
gegevensbestand, worden overhandigd aan derden, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze,<br />
hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder<br />
voorafgaande schriftelijke toestemming van Sportservice Nederland BV.<br />
Ongeautoriseerd of oneigenlijk gebruik van de inhoud van deze publicatie wordt beschouwd als een inbreuk<br />
op intellectuele rechten, regelgeving met betrekking tot privacy, publicatie en/of communicatie in de breedste<br />
zin van het woord<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 2
Inhoudsopgave<br />
Hoofdstukindeling<br />
1. Wat is projectmatig <strong>werken</strong>?<br />
2. Het faseren van evenementen<br />
3. Uitwerking van de fasen<br />
4. Inhoudelijke activiteiten in de diverse projectfasen<br />
Bijlagen<br />
<br />
<br />
Actielijst<br />
Contactenlijst<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 3
1. Wat is projectmatig <strong>werken</strong>?<br />
Een project wordt in het algemeen als volgt omschreven<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Het is een geheel van onscheidbare activiteiten.<br />
Het is gericht op een of meer concrete resultaten.<br />
In deze resultaten stellen een of meer zelfstandige personen (klanten, gebruikers, opdrachtnemers)<br />
duidelijk belang.<br />
De resultaten dienen binnen een bepaalde tijdsperiode en met beperkte middelen bereikt te worden.<br />
De resultaten omvatten voor de betrokken personen (opdrachtgever en opdrachtnemer) een of meer<br />
geheel nieuwe elementen.<br />
Waarom projectmatig <strong>werken</strong>?<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Door in de vorm van projecten te <strong>werken</strong> kan voor de organisatie zichtbaar worden gemaakt waar<br />
specifieke aandacht wordt besteed.<br />
De voortgang beter kan worden beheerst<br />
In de projectteams kunnen mensen uit verschillende disciplines/achtergronden zitting hebben. Dit biedt<br />
de mogelijkheid om verzuiling binnen de organisatie te doorbreken en mensen over de schutting van het<br />
eigen werkveld te laten kijken.<br />
Projecten zijn altijd tijdelijk. Mensen, vooral vrijwilligers, zijn vaak wel te motiveren om een tijdelijke<br />
opdracht te vervullen.<br />
In projectteams wordt vaak meer resultaatgericht gewerkt.<br />
Als een bestaand team niet goed functioneert, kan door middel van het opzetten van een projectteam<br />
die zich met een specifiek onderwerp bezighoudt, het niet functionerende team omzeild worden. Wellicht<br />
dat uit het projectteam enthousiaste medewerkers naar voren komen; mensen die hebben laten zien wat<br />
hun werk voor de organisatie waard is.<br />
Het management van een project dient te rusten op de volgende twee peilers<br />
1. Een gefaseerde besluitvorming met betrekking tot de alternatieven die men voorhanden heeft.<br />
2. Een integrale beheersing van de tijds-, geld-, kwaliteits-, informatie- en organisatieaspecten van het<br />
project.<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 4
2. Het faseren van evenementen<br />
Verschillende fasen<br />
1. Initiatieffase<br />
2. Definitiefase<br />
3. Voorbereidingsfase<br />
4. Realisatiefase<br />
5. Nazorgfase<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 5
Belangrijk bij elk project is de wil en de noodzaak het projectresultaat te bereiken. Vandaar dat het in de<br />
initiatieffase heel belangrijk is dat er een goede inschatting van het gewenste resultaat gemaakt wordt.<br />
Alleen dan kan er niet alleen doelgericht worden gewerkt, maar ook nog het juiste doel worden bereikt.<br />
De fasering is altijd ondergeschikt aan de doelstelling van het project. Het gaat tenslotte niet om de fasering<br />
zelf. Bovendien heeft de praktijk geleerd dat de verschillende fasen vaak cyclisch terugkomen. Toch kan het<br />
indelen van werk helpen om zo planmatig en doelgericht mogelijk te <strong>werken</strong>.<br />
Principes achter projectfasering<br />
Aan de projectfasering ligt een aantal algemene principes ten grondslag:<br />
A. Eerst denken dan doen<br />
B. Planvormen/denken van voor naar achteren en van achter naar voren.<br />
C. Het <strong>werken</strong> van grof naar fijn.<br />
A. Eerst denken dan doen<br />
Bezinning op het gewenste projectresultaat houdt in: overleggen, onderhandelen en (nader) onderzoek. Dit<br />
denkproces kost tijd en is heel belangrijk. Als helder voor ogen staat welk resultaat men wil bereiken, dan zal<br />
dat het vervolg van het project vereenvoudigen. Tevens moet een antwoord gevonden worden op de vraag<br />
welke deelproblemen wel en welke niet in het kader van het project meegenomen worden.<br />
B. Planvormen/denken van voor naar achteren en van achter naar voren.<br />
Vooruitdenken betekent dat men alles dat in de toekomst moet gebeuren om het gewenste projectresultaat<br />
te bereiken, boven tafel probeert te krijgen. Bij achteruitdenken stelt men zich voor dat men het<br />
projectresultaat al heeft en bedenkt dan teruggaande wat men allemaal heeft moeten doen om zover te<br />
komen. Dit voor- en achteruitdenken moet aan het begin van iedere fase gebeuren.<br />
C. Het <strong>werken</strong> van grof naar fijn.<br />
Werken van grof naar fijn betekent bijvoorbeeld dat men eerst globaal nagaat wat het gewenste<br />
projectresultaat moet zijn. Daarbij onthoudt men zich bewust van details. Van de globale projectomschrijving<br />
worden concrete en tenslotte zeer gedetailleerde resultaten vastgesteld.<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 6
3. Uitwerking van de fasen<br />
Initiatieffase<br />
Dit is de fase waarin een project al dan niet gestart wordt. Het gaat er in deze fase om het achterliggende<br />
probleem te verkennen en te beslissen of een projectaanpak wenselijk en zinvol is. Aan het einde van deze<br />
fase moet duidelijk zijn wat de projectopdracht is, wie de opdrachtgever is en wie met de projectleiding<br />
belast is.<br />
Definitiefase<br />
In deze fase zal gewerkt worden aan het zo concreet mogelijk formuleren van het gewenste projectresultaat.<br />
Indien nodig kan in deze fase het project in deelprojecten worden verdeeld. De activiteiten die in de<br />
volgende fase (voorbereidingsfase) gedaan moeten worden, zullen op een rijtje worden gezet. Tevens<br />
worden deze activiteiten in een logische volgorde geplaatst.<br />
Definiëren van het gewenste resultaat<br />
Het is belangrijk om duidelijk te maken waar precies naar toe moet worden gewerkt. Welk doel wordt gesteld<br />
en voor wie is het evenement bedoeld. Voor de duidelijkheid is het soms gewenst om tevens aan te geven<br />
wat het resultaat niet moet zijn. Op wie hoeven we ons niet te richten? Wat hoeven we niet te bereiken?<br />
Een praktisch hulpmiddel daartoe is het formuleren van projecteisen en -wensen. Bij het vaststellen hiervan<br />
zijn de beheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie van waarde.<br />
Soorten eisen en wensen<br />
1. Randvoorwaarden:<br />
Deze onontkoombare eisen aan het projectresultaat worden veelal bepaald door de opdrachtgever<br />
(bijvoorbeeld financiën, datum, locatie), partners (voorwaarden om te participeren) of de overheid<br />
(vergunningen en wetgeving)<br />
2. Functionele eisen:<br />
Deze eis wordt veelal gegeven door de opdrachtgever die een bedoeling heeft met het project. Hij/zij wil<br />
een project uitgevoerd hebben opdat het gaat presteren wat in de functionele eisen is vastgelegd.<br />
3. Operationele eisen:<br />
Dit is een eis/wens ten aanzien van de realisatie van het project. De operationele eis ontleent men<br />
meestal aan het gebruik van het eindresultaat. Denk daarbij aan gewenste kwaliteit (sjiek,<br />
gebruiksvriendelijk) die de opdrachtgever wil uitstralen en de doelgroep wenst. Ook de<br />
informatievoorziening en communicatie met de opdrachtgever staan hierin centraal.<br />
4. Programmabeperkingen:<br />
Welke beperkingen geeft de opdrachtgever? Zijn er verplichtingen op het gebied van het aanstellen van<br />
projectmedewerkers, het gebruik van materialen of het samen<strong>werken</strong> met bepaalde partners? Deze<br />
beperkingen kunnen in tegenstelling tot de randvoorwaarden nog ter discussie gesteld worden.<br />
Opstellen projectprogramma & begroting<br />
Op basis van het gewenste resultaat en de eisen wordt een projectprogramma en een begroting opgesteld<br />
en ter goedkeuring aan de opdrachtgever gepresenteerd.<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 7
Voorbereidingsfase<br />
In deze fase wordt alles gedaan dat nodig is om de realisatiefase vlekkeloos te laten verlopen. Wat we willen<br />
bereiken, wat de eisen zijn en hoe we gaan <strong>werken</strong> is immers al bepaald in de definitiefase.<br />
De praktijk leert echter dat er een overlap bestaat tussen de fases. Met het praktische werk van de<br />
voorbereidingsfase wordt immers vaak (mede vanwege tijdsdruk) gestart indien het creatieve proces van de<br />
definitiefase nog volop aan de gang is. Zorg er in deze fase voor dat deze overlap zich alleen voordoet bij<br />
het vaststellen van het programma. Het gewenste resultaat en de projecteisen dienen echter wel vast te<br />
staan. Deze zijn essentieel en dienen als basis voor de verdere stappen. Kijk dus ook geregeld terug naar<br />
deze voorwaarden en communiceer ze goed binnen het projectteam en naar alle partners.<br />
Draaiboek<br />
Het eindresultaat van de voorbereidingsfase is het draaiboek. Hierin weergegeven wordt een complex<br />
samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en<br />
nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zet alle feiten op een rij en<br />
zie geen enkel detail over het hoofd voordat je aan de slag gaat met het draaiboek. Neem ruim de tijd voor<br />
het maken van een draaiboek; je bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker<br />
moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers ‘geboekt’ staan. Pas als je het gevoel hebt<br />
dat alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval wordt overgelaten, kun je met een gerust hart het<br />
evenement beginnen.<br />
Maak in het draaiboek een aparte pagina met telefoonnummers van alle betrokkenen (en eventueel<br />
functievermeldingen), en zorg er ook voor dat in het draaiboek een plattegrond zit (met vluchtwegen). Ook<br />
stellen gasten van buitenaf het altijd op prijs om meer te weten van het bedrijf en de reden van het<br />
evenement. Op één A-4tje kun je kort en bondig de belangrijkste punten vermelden.<br />
De meeste medewerkers die betrokken zijn bij een evenement kennen elkaar in veel gevallen niet. Het beste<br />
kun je vóór het evenement een operationele vergadering organiseren waarbij alle betrokken medewerkers<br />
worden uitgenodigd. Zo’n vergadering is niet alleen nuttig als kennismaking, maar bevordert ook nog eens<br />
de samenwerking tijdens het evenement.<br />
Realisatiefase<br />
In de realisatiefase staat het uitvoeren van het projectresultaat centraal. Leidraad daarvoor is het draaiboek,<br />
het eindresultaat van de voorbereiding. In het draaiboek zijn opgenomen alle afspraken en instructies voor<br />
de uitvoerders van het evenement.<br />
De projectleider bewaakt het draaiboek en stuurt bij daar waar nodig. Voor die bijsturing zijn de<br />
geformuleerde projecteisen en het gewenste resultaat bepalend.<br />
Nazorgfase<br />
In deze fase wordt het project afgehandeld. De evaluatie (is het gewenste resultaat bereikt?) en de<br />
eindafrekeningen staan hierin centraal. Maar ook het versturen van persberichten, het bedanken van de<br />
partners en de overdracht van informatie komen hierin aan de orde.<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 8
4. Inhoudelijke activiteiten in de diverse projectfasen<br />
Initiatief<br />
fase<br />
Definitie<br />
fase<br />
Voorbereidings<br />
fase<br />
Realisatie<br />
fase<br />
Nazorg<br />
fase<br />
Start • Het idee/initiatief<br />
Activiteiten • Vaststellen van de stand van zaken<br />
• Onderzoeken globale probleemstelling<br />
• Globaal definiëren gewenste resultaat (doelstelling en doelgroep)<br />
• Weergave globale financiële mogelijkheden en financieringswijze<br />
• Aanstellen projectleider<br />
Einde/Start • Goedgekeurd projectconcept<br />
Activiteiten • Verzamelen basismateriaal (offertes, ideeën, draagvlak, etc.)<br />
• Bepalen projecteisen:<br />
Randvoorwaarden<br />
Functionele eisen<br />
Operationele eisen<br />
Programmabeperkingen<br />
• Definiëren gewenste resultaat (doelstelling en doelgroep)<br />
• Opzetten werkstructuur (definiëren deelprojecten)<br />
• Opstellen projectprogramma & begroting<br />
Einde/Start • Goedgekeurd projectprogramma & begroting / offerte<br />
Activiteiten • Aanstellen coördinatoren deelgebieden<br />
• Vaststellen programma<br />
• Opstellen communicatieplan<br />
• Opstellen actielijst<br />
• Opstellen draaiboek<br />
• Contracteren derden<br />
• Vastleggen medewerkers<br />
• Inkopen/maken materialen<br />
• Instrueren derden en medewerkers<br />
Einde/Start • Goedgekeurd ontwerp en draaiboek<br />
Activiteiten • Uitvoeren volgens draaiboek<br />
• Bijsturen van het draaiboek<br />
• Opstellen nazorgprogramma<br />
Einde/Start • Goedgekeurd nazorgprogramma<br />
Activiteiten • Bedanken partners en informeren over resultaten<br />
• Evalueren<br />
• Financiële eindafrekening<br />
Einde • Projectsluiting<br />
Check bij elk einde de beheersfactoren<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 9
Bijlagen<br />
1. Actielijst<br />
2. Contactenlijst<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 10
Bijlage 1 : Actielijst<br />
Door alle fases heen worden de te nemen acties door de projectleider geïnventariseerd, in een tijdsplanning<br />
opgenomen, verdeeld over de projectmedewerkers, gecommuniceerd binnen het projectteam en<br />
gecontroleerd op voltooiing. Hiervoor kan de volgende simpele tabel worden gehanteerd.<br />
WIE ACTIE WANNEER<br />
Desgewenst kan als kolom ‘projectdeelgebied’ worden opgenomen.<br />
In geval de tabel in Excel wordt aangemaakt kan deze op meerdere manieren geselecteerd worden<br />
waardoor overzichten zichtbaar gemaakt kunnen worden op tijdsvolgorde, actienemer of deelgebied.<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 11
Bijlage 2: Contactenlijst<br />
De contactenlijst geeft een overzicht van alle partners, bedrijven, leveranciers en medewerkers die<br />
betrokken zijn bij een of meerdere fasen van het project. De betrokken medewerkers voor de realisatiefase<br />
dienen tevens weergegeven te worden in het draaiboek. Desgewenst kan hier één bestand in Excel voor<br />
worden aangemaakt. Met zo’n bestand waarin opgenomen de kolom ‘fase’ of ‘draaiboek’ kan snel een<br />
selectie worden gemaakt voor de uitvoering van het evenement.<br />
Bedrijf/organisatie :<br />
Bezoekadres :<br />
Postadres :<br />
Website :<br />
Contactpersoon :<br />
Tel. :<br />
Mobiel :<br />
E-mail :<br />
Gemaakte afspraken :<br />
De contactenlijst is een vertrouwelijke lijst die alleen gebruikt wordt door de projectleider en/of de<br />
projectgroep.<br />
© Sportservice Nederland BV • <strong>Projectmatig</strong> <strong>werken</strong> met evenementen • 1 juli 2012 12