Informatie over het werken met klankbordgroepen

Om een beter contact met de achterban te onderhouden, heeft een ondernemingsraad de
mogelijkheid om te werken met klankbordgroepen.
Dit zijn groepen medewerkers die de ondernemingsraad regelmatig kan raadplegen om zo
feedback te krijgen over het eigen functioneren.
1 Waarom een klankbordgroep?
Met het instellen van een klankbordgroep krijgt de OR de gelegenheid om van
medewerkers terug te horen hoe zij de algemene werkwijze van de OR ervaren. Komt
bijvoorbeeld de informatie uit de OR-bulletins helder over? Maakt de verkiezingscampagne
de mede werkers inderdaad enthousiast zich kandidaat te stellen? De OR kan de
klankbordgroep ook inzetten om nieuwe ideeën te genereren. Hoe kan hij bijvoorbeeld de
communicatie met de medewerkers verbeteren of zijn imago positief beïnvloeden?
2 Samenstelling klankbordgroep
Om een klankbordgroep samen te stellen kan de OR een algemene oproep in de
organisatie doen. Maar de OR kan er ook voor kiezen om zelf gericht medewerkers te
benaderen. Een klankbordgroep kan tussen de vijf tot tien deelnemers tellen. Het is wel
belangrijk dat de samenstelling van de klankbordgroep een afspiegeling van de organisatie
is, zodat alle belangrijke afdelingen of functies hierin vertegenwoordigd zijn. Afhankelijk
van de grootte van de organisatie kan de OR besluiten met een of meerdere
klankbordgroepen te werken.
3 Hoe klankbordgroepen introduceren?
Zet een enthousiast communicatietraject in. Maak medewerkers duidelijk wat het belang is
van het werken met klankbordgroepen. Geef aan wat het doel en de functie is. Geef aan
dat het deelnemen aan klankbordgroepen niet als doel heeft om je persoonlijke problemen
bij de OR onder de aandacht te brengen. Het is aan te raden om na het samenstellen van
de klankbordgroepen een introductiebijeenkomst te organiseren. Dan kan de OR een
heldere toelichting geven op de functie en de werkwijze van de klankbordgroepen. Dit kan
ook dienen als een eerste kennismaking met elkaar.
4 Wat vooraf regelen?
Wil de OR met klankbordgroepen werken, bespreek dit dan vooraf met de bestuurder.
Schakel de bestuurder ook in bij het communicatietraject rond de invoering van de
klankbordgroepen. Hij kan mogelijk ook medewerkers enthousiasmeren een bijdrage te
leveren. Maak met de bestuurder afspraken over de faciliteiten die de leden van de
klankbordgroepen krijgen. Stel samen vast welke dag en welk tijdstip het meest geschikt
is voor de bijeenkomsten. Stel ook de frequentie van de overleggen vast. Gaat de
voorkeur uit naar eens per kwartaal of wil de OR de bijeenkomsten vaker inplannen?
5 Werkwijze
Het is belangrijk dat de OR inderdaad wat doet met de uitkomsten van de
klankbordgroepen. Daarom moet de OR voor iedere bijeenkomst vaststellen welke vragen
hij aan de klankbordgroepen voorlegt. Waarover wil de OR op dat moment feedback
ontvangen van de deelnemers aan de klankbordgroepen? Hierbij kan de OR open vragen
stellen, zoals: wat vinden jullie van het huidige OR-bulletin? Hoe kan de OR het huidige
OR-bulletin nog beter aan laten sluiten op de behoefte van de medewerkers? Maar
bijvoorbeeld ook in de vorm van een soort brainstormsessie: de OR wil de persoonlijke
contacten met de medewerkers verbeteren, hoe zouden we dat kunnen doen?

6 Voorwaarden voor succes
Formuleer de vragen zo concreet mogelijk en maak deze minimaal een week voor de
bijeenkomst bekend aan alle deelnemers. Geef hierbij aan waar de bijeenkomst
plaatsvindt. Kies hierbij een locatie die voor alle deelnemers makkelijk bereikbaar is.
Sommige OR’en publiceren de vragen ook in hun bulletin of op intranet. Zodat overige
medewerkers die hier ook iets over kwijt willen het klankbordgroeplid van hun afdeling
kunnen benaderen. Zorg voor een ervaren gespreksleider die het gesprek in goede banen
kan leiden en in staat is er een heldere samenvatting van te maken. Dit kan een OR-lid
zijn, maar dat is niet noodzakelijk. Geef een zorgvuldige terugkoppeling naar de leden van
de klankbordgroepen en zorg voor continuïteit van de bijeenkomsten.
7 Aandachtspunten
Stel een tijdslimiet voor de bijeenkomsten in. Bijeenkomsten van maximaal een uur zijn
lang genoeg. Is er meer tijd beschikbaar, dan is de kans op afdwalen ook groter.
Informeer de leidinggevenden van de deelnemers aan de klankbordgroepen. Geef het
belang hiervan aan en de functie van de klankbordgroepen. Meld ook welke consequenties
dit heeft voor de afwezigheid op de eigen afdeling en geef aan welke afspraken de OR
hierover met de bestuurder heeft gemaakt.
Maak een jaarplanning voor de bijeenkomsten en maak deze specifiek bekend aan de
bestuurder, de leidinggevenden van de leden en aan de leden zelf. Neem dit ook op in het
OR-bulletin, zodat de overige medewerkers ook weten wanneer er bijeenkomsten zijn.
8 Valkuilen
Pas op dat de bijeenkomsten geen persoonlijke klachtenrondes worden, maar dat de vraag
van de OR centraal blijft staan. Wek tijdens de bijeenkomsten geen valse verwachtingen.
Doe geen toezeggingen aan de deelnemers, want de OR zal uiteindelijk besluiten nemen
naar aanleiding van de uitkomsten van de bijeenkomsten. Probeer niet naar consensus te
streven. De OR wil zo veel mogelijk meningen horen en de voorzitter van de groep hoeft
tijdens de bijeenkomst niet te streven naar een eensluidende mening. In een groep zijn
altijd dominante en minder dominante deelnemers aanwezig. Zorg ervoor dat de OR de
mening van iedereen hoort.
9 Tips voor de begeleider
Houd je aan de vragen die de OR vooraf heeft geformuleerd. Zodat de OR ook
daadwerkelijk wat heeft aan de uitkomst van de bijeenkomst. De duur van de
bijeenkomsten is beperkt dus ga efficiënt met de tijd om.
Zorg voor een snelle en zorgvuldige terugkoppeling naar de OR. Maak zo snel mogelijk een
samenvatting van de bijeenkomst en maak afspraken over de verspreiding hiervan. Zie
erop toe dat de (ambtelijk) secretaris de uitkomst voor de eerstvolgende OR-vergadering
agendeert. Maak afspraken hoe de terugkoppeling naar de deelnemers van de
klankbordgroep plaatsvindt.
Bron: ORnet