GEMEENTELIJKE SPORTRAAD MALLE - Gemeente Malle

GEMEENTELIJKE SPORTRAAD MALLE
Voorzitter: Koen Meeusen, Ruggeveldlaan 762, 2100 Deurne, tel.: 0494-886.835
Sportdienst: Sint Jozeflei 6, 2390 Malle, tel.: 03-3100587
fax gemeentehuis: 03-3117170
rekeningnummer sportraad: 979-6419542-87
Erkend door de Gemeenteraad op 26 april 1990
VERSLAG VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN DE SPORTRAAD VAN 28/02/08 OM 19.00 UUR
Aanwezig RvB : Harco Kort ( BC Malle, penningmeester, vervangend voorzitter), Ronny Mertens (DLT
vzw), Ronny Cos (sportfunctionaris), Dick Vullinghs (adviseur), Jan Schellekens
(vertegenwoordiger gehandicaptenraad)
Afwezig: /
Verontschuldigd: Louis Van den Eynde (secretaris SR, WSCO), Koen Meeusen (voorzitter SR, ZV
Club 80), Wim Jordens (schepen voor sport), Leo Willems (BBC Westmalle), Erna
Van den Langenbergh (Sport Plus Malle en vertegenwoordiger Seniorenadviesraad),
Rita De Beuckeleer (Rap en Knap),
1. vervangend voorzitter
• Voorzitter Meeusen heeft Harco gevraagd de vergadering voor te zitten.
• De voorzitter gaf zijn volmacht ook aan Harco indien er gestemd moet worden in de vergadering.
2. goedkeuring vorig verslag
De RvB keurt het vorige verslag goed
De RvB neemt kennis van de uittreksels van het notulenboek van het schepencollege; de
uitreksels worden in bewaring gegeven aan de penningmeester en zijn daar ook ter inzage van de
RvB-leden.
3. evaluatie AV sportraad 28/01/08
De voorzitter geeft volgende feedback:
o Beter dan voorgaande AV’s
o Voorstellingen van clubs werden gesmaakt
Sportfunctionaris geeft zijn gevoel:
o Te veel 1 persoon aan het woord: sportraadsleden doen zelf geen inbreng waardoor het
beeld blijft bestaan dat de sportdienst de sportraad is (wat dus fout is)
o Voorstelling van de website van de gemeente: de clubs konden zelf zien hoe ze
waardevolle info voor hun club kunnen vergaren: pluspunt
o Gebruik powerpoint: OK
o Voorbereiding door de RvB kan beter waardoor de presentatie ook dynamischer kan
o Sportraadspandoek geeft profi-cachet
o Overlopen sportraadstatuten moet een vast onderdeeltje worden van de AV: dit kan
voorbereid word door een lid van de RvB.
o Algemeen: beter dan ooit, maar er zijn veel werkpunten.

4 opvolgen website deel sportraad
De voorzitter engageerde zich om deze pagina’s up to date te houden
Werkwijze: teksten doorsturen naar ronny.cos@malle.be en de sportdienst zet de teksten online
5 kampioenenviering 2007
Draaiboek is klaar en wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het schepencollege
Datum: 30 mei 2008 om 19.00 uur in zaal B en A van de gemeentelijke sporthal:
19.00 ontvangst kampioenen en genodigden in zaal B
19.30 verwelkoming door burgemeester en/of schepen voor sport
19.45 kampioenenhuldiging deel 1
20.10 optreden Lions
20.30 kampioenenviering deel 2
21.00 galawedstrijd G-team Club 80 Malle
21.15 einde kampioenenviering, uitnodiging receptie in Sportcafé
23.00 einde receptie, start opruim
Taken leden van de RvB:
o onthaal kampioenen en genodigden
o opbouw en opruim
o PR-functie sportraad
De RvB adviseert de sportdienst nuttige kadootjes aan te schaffen: de RvB verkiest een
hoofdlamp twv 5,91 EUR incl. BTW
De RvB adviseert de sportdienst te overwegen om voor de jeugdkampioenen ook een medaille te
voorzien
De RvB stelt voor om de prestaties van de kampioenen te visualiseren via een
powerpointprojectie van foto’s en/of filmpjes: mogelijk kan de fotoclub Malle hierin helpen. Wie
van de RvB wil hiervoor contacten leggen met de fotoclub?
Verdere afspraken omtrent de kampioenenviering zullen gemaakt worden tijdens de RvB van 16
april 2008.
6. accommodatieverdeling 2008-2009
visie op accommodatiegebruik
Visie: door overleg komen tot een zaalverdeling
Zowel de sportraad als de sportdienst ondersteunen de gedachte om zo lang als mogelijk géén
afspraken of reglementen te maken voor de zaalverdeling; zolang er dialoog blijft tussen de clubs,
zal dialoog de regel zijn om tot een zaalverdeling te komen.
huurovereenkomst of niet
Zowel de sportdienst als de sportraad adviseren het gemeentebestuur om werk te maken van
huurovereenkomsten tussen het gemeentebestuur en de clubs: op deze manier kunnen
duidelijke afspraken gemaakt worden wat betreft betalingen, gebruik, huishoudelijk
reglement,…
stand van zaken betaling huurfactuur sportclubs
De dienst financiën meldt dat slechts 2 clubs achterstand hebben voor de huurfacturen
september 2007- december 2007 nl
o Judoclub Kei I Sei Jitsu
o BBC Westmalle
BBC Westmalle heeft ook van andere facturen naar achterstallen
De RvB vraagt het schepencollege wat het gemeentebestuur op korte termijn gaat doen aan de
achterstallen die BBC Westmalle heeft tov het gemeentebestuur. De RvB is van mening dat de
huidige gang van zaken een precedent kan scheppen naar andere sportclubs als sportclubs te
weten komen dat er een sportclub is die met mondjesmaat of zelfs niet haar huurfacturen kan
betalen. De RvB vraagt zich af op welke manier het gemeentebestuur de clubs zal belonen die
hun facturen wel tijdig betalen: BBC Westmalle krijgt nu immers reeds enkele jaren “uitstel van
betaling”: de huur van sporthallen door BBC Westmalle wordt dus voor 100% gesubsidieerd
door het gemeentebestuur…
De RvB vraagt het schepencollege wat de rol van de advocaat is in deze kwestie.

stand van zaken zaalvoetbal Club 80 Malle
Club 80 Malle vzw zal voor haar eersteklassewedstrijden uitwijken naar sporthal de Valk in
Rijkevorsel; de RvB wenst duidelijkheid te hebben van Club 80 Malle welke uren de club niet
meer zal gebruiken in sporthal Berckhoven
De sportdienst doet navraag bij de club
evaluatie huidige huur-, annulatieprocedure en voorstel nieuwe procedure
De sportdienst onder impuls van Paulette evalueerde de procedure
Paulette maakt een vereenvoudigd en aangepast voorstel:
“
WERKWIJZE
HUUR GEMEENTELIJKE SPORTACCOMMODATIE
AANVRAGEN, ANNULEREN, BIJBOEKEN EN UREN WIJZIGEN
1. begin jaar: erkenning sportclubs
2. april-mei: erkende sportclubs worden op de vergadering voor de accommodatieverdeling
uitgenodigd
3. mei-juli: goedkeuring accommodatieverdeling en huurcontracten door het schepencollege;
ondertekenen huurcontracten door huurders
4. op basis van wat de club doorgaf op de vergadering van de accommodatieverdeling, wordt
het aantal uren dat gevraagd werd vermenigvuldigt met het gepaste tarief (volwassenen,
jeugd, senioren) en wordt, na nazicht door de clubs zelf, de facturatie opgemaakt door de
financiële dienst
5. de club betaalt vóór 30 november de eerste helft van het sportseizoen en vóór 30 maart de
tweede helft van het sportseizoen
OP WELKE MANIER GEBEUREN ANNULATIES, BIJBOEKINGEN OF UURWIJZIGINGEN?
Annulaties
Annulaties sporthallen
1. Stuur de annulatie 14 dagen vóór datum schriftelijk (brief, fax, mail) naar het
gemeentesecretariaat
2. Te wijten aan officiële maatregelen vanuit de sportfederatie (forfait, geen scheidsrechter,…):
stuur de annulatie ten laatste 2 dagen na datum schriftelijk (brief, fax, mail) naar het
gemeentesecretariaat. Deze moet vergezeld zijn van het document vanuit de sportfederatie waarin
de reden van annulatie vermeld staat
3. Sportdienst zet gewijzigde info op de website
4. Sportdienst brengt financiële dienst op de hoogte voor facturatie
Annulaties sportvelden
1. Stuur de annulatie 14 dagen vóór datum schriftelijk (brief, fax, mail) naar het
gemeentesecretariaat
2. Te wijten aan officiële maatregelen vanuit de sportfederatie (forfait, geen scheidsrechter,…):
stuur de annulatie ten laatste 2 dagen na datum schriftelijk (brief, fax, mail) naar het
gemeentesecretariaat. Dit moet vergezeld zijn van het document vanuit de sportfederatie waarin
de reden van annulatie vermeld staat
3. Te wijten aan onbespeelbaarheid van het veld: stuur de annulatie ten laatste 2 dagen na datum
schriftelijk (brief, fax, mail) naar het gemeentesecretariaat.
4. Sportdienst zet gewijzigde info op de website
5. Sportdienst brengt financiële dienst op de hoogte voor facturatie
Enkel indien de annulatie tijdig wordt doorgegeven wordt hiervoor een creditnota opgemaakt door
de financiële dienst.
Bijboekingen
Extra datum bijboeken of extra uren bijboeken

1. De club overlegt met de verhuurder van de sporthal (sportveld) of de gevraagde datum en uren
vrij zijn. Indien ja: u neemt hierop een optie bij de verhuurder
2. Stuur 14 dagen vóór je gewenste bijboekingsdatum een brief, fax of mail naar het
gemeentesecretariaat met de melding dat u (naam van de club, contactpersoon) op die bepaalde
dag en uren in die bepaalde sporthal en zaal (sportveld) optie hebt genomen, dus toelating hebt
om te huren
3. Sportdienst bevestigt u en de verhuurder van de zaal (veld) dat deze optie al dan niet definitief
mag gemaakt worden
4. Sportdienst zet info op de website
5. Sportdienst brengt financiële dienst op de hoogte voor facturatie
Uurwijzigingen
Minder uren boeken dan werd doorgegeven
1. Stuur 14 dagen vóór de gewenste uurwijziging een brief, fax of mail naar het
gemeentesecretariaat met daarin de volgende informatie:
- Wie (naam van de club)
- Contactpersoon (naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres)
- Waar (juiste locatie – bv. bovenzaal, benedenzaal, cafétaria, sportcafé, zaal A, zaal B)
- Reeds geboekt (datum, uren)
- Wijziging (nieuwe uren)
2. Sportdienst brengt verhuurder op de hoogte
3. Sportdienst zet gewijzigde info op de website
4. Sportdienst brengt financiële dienst op de hoogte voor facturatie
Enkel indien de bijboeking of aanvraag uurvermindering tijdig wordt doorgegeven wordt hiervoor
het nodige gedaan door de financiële dienst.
Alle annulaties, bijboekingen en uurwijzigingen worden doorgegeven aan het
gemeentesecretariaat:
- Per brief: ter attentie van Hilde Van den Plas, Antwerpsesteenweg 246, 2390 Malle
- Per fax: ter attentie van Hilde Van den Plas, 03/311.71.70
- Per mail: hilde.van.den.plas@malle.be => nieuw met ingang van 1 maart 2008!!!
De brief, fax of mail wordt geregistreerd en voor verdere verwerking bezorgd aan de sportdienst.
Enkel indien de annulatie, bijboeking of uurwijziging tijdig wordt doorgegeven kan hiermee
rekening gehouden worden voor de facturatie.”
Volgende opmerkingen komen van de RvB:
bij bijboekingen volgende opsplitsing doen:
o bijboekingen binnen een bestaande huurovereenkomst: 14 dagen vooraf
o bijboekingen buiten een bestaande huurovereenkomst: na advies van de sportraad en
na goedkeuring schepencollege
principe “wat je vraagt, wordt betaald” moet doorgevoerd worden
annulaties kunnen enkel voor competities, NIET voor trainingen
de RvB vindt het een goed idee om een uniform meldingsblad ter beschikking te stellen van de
sportclubs oa via de website
7. stand van zaken sportaccommodatie
MTB-parcours
sportdienst heeft de draad terug opgenomen:
a. opzoeken en uittekenen gegevens privé-eigenaars in overleg met dienst Ruimtelijke
ordening en werkgroep MTB
b. aanschrijven privé-eigenaars: vraag om toelating
schepen Jordens tracht opnieuw gesprekken aan te knopen met de Abdij der Trappisten
Speelveld in Drieboomkesberg
4 jaar geleden deed de sportdienst rondvraag bij de jeugdcentra rond Drieboomkesberg of
deze geïnteresseerd waren in een heraanleg van het voetbalveld dat in de gemeentebossen

ligt. Sint Jansburg en het scoutsdomein reageerden toen positief op het voorstel van de
sportdienst om het voetbalveld terug voor de helft in te zaaien en voor de helft om te vormen
tot een paardenpiste om zo tegemoet te komen aan de nood van de ruiters.
De RvB vraagt het schepencollege of het CBS deze visie onderschrijft en er werk van wil
maken.
Petanquevelden
Het petanqueveld aan sporthal Berckhoven is af en bruikbaar
De sportdienst overweegt met de schepen om het veldje tijdens de kampioenenviering officieel
in te gooien
8. allerlei
10 tips adviesraden (De Wakkere Burger): voor de volgende RvB
Etentje sportraad:1 april 2008 om 19.00 uur in taverne Kasteelhoeve in Westmalle
a. Enkel voor leden RvB (dus geen echtgenoten of s, vriendjes, vriendinnekes,…)
Uitnodigen “Accomco” haalbaarheidsstudie zwembad in Malle: akkoord op 16/4
9. rondvraag
De RvB vraagt het schepencollege of er al meer duidelijkheid is omtrent de assistentie van de
sportfunctionaris
10 volgende vergaderingen en vorige verslagen
Zie website www.malle.be > sport > sportraad
Voor verslag
Ronny Cos, sportfunctionaris
iov
Louis Van den Eynde
Secretaris sportraad
Koen Meeusen
Voorzitter Sportraad