1 Digitaal inventariseren, een onderzoek naar geschikte ...

Digitaal inventariseren, een onderzoek naar geschikte programma’s voor het digitaalontsluiten van archief en documentatieDit rapport kwam tot stand binnen het project ‘Pro Memorie, Een eerstelijns helpdesk voorarchief- en documentatiebeheerders in erfgoedverenigingen en Pro Memorie.be: het virtueelhistorisch archief van alledag’. Dit driefasig project begon in het najaar van 2006. De derde enlaatste fase loopt eind juni 2008 af.Pro Memorie wil personen die zich inzetten als erfgoedvrijwilliger bijstaan bij het beheer van hunarchief- en documentatiecollectie. Het project is een samenwerkingsverband van HeemkundeVlaanderen vzw met FARO, het Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed vzw; De Federatievan Vlaamse Historische Schuttersgilden; Kant in Vlaanderen vzw; Volkskunde Vlaanderen vzw;het Samenwerkingsverband Vlaamse Verenigingen voor Familiekunde vzw; Sportimonium en hetInstituut voor Vlaamse Volkskunst vzw. Pro Memorie wordt inhoudelijk mee ondersteund doorVCM-Contactforum voor Erfgoedverenigingen en de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-,Archief- en Documentatiewezen. Het project werd mee mogelijk gemaakt dankzij de financiëlesteun van de Vlaamse overheid.1. InleidingHet belang van een inventarisatie kan moeilijk overschat worden. Een archief- endocumentatiecollectie met een grote culturele waarde verliest veel van haar waarde zonder enigevorm van ontsluiting. Zonder inventarisatie is immers de collectie in de praktijk onbruikbaar,want een accurate inventaris vereenvoudigt het opzoekwerk. Bovendien zorgt een inventarisatievan archiefstukken ervoor dat de context van de stukken wordt bewaard. Zo kunnenarchiefdocumenten beter worden begrepen.Ondanks de voordelen zijn er vele archief- documentatiecollecties die nog niet voldoende zijnontsloten. Geschat wordt dat bij erfgoedverenigingen ongeveer 1/3 van de documentairecollectie niet is geïnventariseerd. Dit heeft meerdere redenen. Vaak ontbreekt het aan mensen en1

Ook werd uitgekeken naar programma’s die ontwikkeld werden binnen archiefinstellingen. Ookhier vormde de te hoge kostprijs een probleem, bv. bij Pallas. Ofwel werden de programma’s(nog) niet ter beschikking gesteld aan derden, bv. bij Probat, Archeion of Agrippa.Dit leidde ertoe dat de selectie van de programma’s beperkt bleef tot programma’s die ofwelontwikkeld werden binnen een erfgoedvereniging, ofwel gratis ter beschikking werden gesteld ophet internet. Zo kwamen wij tot vijf programma’s.2.3. De geteste programma’sHet eerste programma is Archivist’s Toolkit. Dit pakket werd in 2006 ontwikkeld met de hulpvan verschillende medewerkers van Amerikaanse universiteiten en archiefinstellingen, verenigd inArchivist’s Toolkit User Group. De volledige groep bevat honderden personen. Het programmawil de volledige archivalische processen ondersteunen, waaronder de inventarisatie, verwerving,bewaring en ter beschikking stellen. Wij werkten met de versie 1.1. In dit rapport wordt hetprogramma gemakkelijkheidhalve als Toolkit aangeduid.Het tweede programma is Midosa Online. Dit programma is een gratis online versie van hetprogramma Midosa XML. Het werd ontwikkeld door de Archivschule Marburg, die de meestprestigieuze archiefopleiding van Duitsland aanbiedt. Het werd ontworpen om digitaleinventarissen en databanken aan te maken voor archiefdocumenten. De eerste versie dateert uit1983 en werd sindsdien aangepast. Wij werkten met de Duitstalige versie 2.0. Voortaan zullen wedit programma Midosa noemen.Als derde programma werd CDS/ISIS gekozen. Dit programma werd voor het eerst ontwikkeldin 1985 en werd in 1995 geüpdatet naar een Windowsversie. Het werd aangemaakt door Unescomet de bedoeling om organisaties in Derde Wereldlanden ook inventarisatiesoftware aan tebieden. Het is vooral ontwikkeld om allerlei gegevens onder te brengen in databanken en wordtvoornamelijk gebruikt om bibliotheken mee te ontsluiten. Wij werkten met de Engelstalige versie1.5. uit 2003. Dit programma zal voortaan Isis worden genoemd.Het vierde programma werd ontwikkeld binnen de Academie voor Streekgebonden Gastronomie(ASG). Deze organisatie houdt zich bezig met de promotie en studie van het culinaire erfgoedvan Vlaanderen. In 2004 werd binnen ASG een programma ontworpen met de bedoeling om debibliotheek te ontsluiten. Het programma heeft geen specifieke naam en zal in dit rapport denaam prog. ASG meekrijgen. Wij werkten met versie 0.4 uit 2004.3

Het laatste programma werd aangemaakt door de Heemkundige Kring van Erpe-Mere voor deontsluiting van hun archief- en documentatiecollectie. Het programma werd ontwikkeld tussen2005 en 2006 en wij werken met de enige beschikbare versie van het programma. Het programmaheeft geen specifieke naam en zal hierna prog. Erpe-Mere worden genoemd.2.4. EvaluatieVoor iedereen betekent het ‘ideale programma’ iets anders. Voor de evaluatie zijn we vertrokkenvan de punten die voor elke doelgroep relevant zijn. Al naargelang uw profiel kan het enecriterium natuurlijk belangrijker zijn dan het andere. U vindt alle nuttige informatie via eenoverzichtstabel die in bijlage is opgenomen. De volgende alinea’s zijn beknopte samenvattingenvan de bevindingen. Indien u nadere informatie wenst, kan u altijd contact opnemen met deprojectmedewerker.2.4.1. StructuurDrie van de vijf programma’s beschikken over aparte modules, maar vullen dit helemaal andersin. Toolkit heeft zelfstandige modules volgens de soort informatie die u wenst in te voeren. Erzijn in totaal zes modules, maar de belangrijkste zijn veruit Resource om de eigenlijkearchiefstukken te beschrijven en Accession waarin u gegevens kwijt kan over de verwerving vande collectie. Het prog. ASG heeft 3 modules volgens de soort inventaris: de algemene catalogus,een index op de publicaties en een catalogus van de hoofdwoorden. Het prog. Erpe-Mere heeft 5modules volgens het soort document (archief, affiches, boeken, foto’s en kerkboeken).Deze indelingen in modules lijkt bij de eerste twee programma’s eerder overbodig, terwijl bijprog. Erpe-Mere de vraag kan gesteld worden of de indeling ‘kerkboeken’ relevant is. Enkel bijToolkit kan je een relatie tussen de verschillende modules leggen.2.4.2. StandaardenDe meeste programma’s zijn niet standaardengevoelig. Enkel Midosa volgt naar eigen zeggen destandaard ISAD(g). Dit is echter met voorbehoud, want we hebben vastgesteld dat hetprogramma de standaard niet altijd volgt. ISAD(g) is een standaard die ontwikkeld werd door deinternationale beroepsorganisatie ICA voor de beschrijving van archiefdocumenten.4

De standaard EAD wordt door Toolkit en Midosa ondersteund en die laatste ondersteunt ookMARC. Deze standaarden zijn ontwikkeld voor de elektronische verzending en import vanarchiefbeschrijvingen.2.4.3. GegevensinvoerJe kan stellen dat de gegevensinvoer in de meeste programma’s vrij gemakkelijk verloopt. Enkelbij Midosa is dit bijzonder moeilijk, want bij dit programma moet je los van je databank eerst eenindeling maken. Dit is een heel complexe procedure. Ook Toolkit is weinig gebruiksvriendelijkdoordat de gebruiker verzinkt in de vele modules en de vele mogelijke velden. Er zijn veelfuncties aanwezig in Toolkit die weinig interessant zijn voor een vereniging en die het programmanodeloos verzwaren.Door de aard van sommige programma’s kan je in twee programma’s niet gemakkelijkarchiefdocumenten ontsluiten. Dit is bij Isis en prog. ASG het geval. De reden ligt bij het feit datdeze programma’s ontworpen zijn om een bibliotheekcollectie te ontsluiten en niet specifiek voorarchieven.Het aantal aanwezige velden varieert enorm. U vindt een volledig overzicht in de tabel achteraanhet rapport. Voor de aanwezige velden is het vooral belangrijk om te zien of de meest relevantevelden voor de beschrijving van een archiefdocument aanwezig zijn. Opvallend veel programma’shebben geen apart veld voor de redactionele vorm. Dit veld geeft aan om welk soortarchiefdocument het gaat: bv. brief of rekening. Wellicht gaan de meeste ontwikkelaars ervan uitdat je dit in de inhoudsopgave kunt opnemen.De inhoudsopgave is dan ook in alle programma’s aanwezig. In de meer bibliotheekgerichteprogramma’s moet je hiervoor wel het veld titel gebruiken. Ook het veld ‘datering’ is in elkprogramma present.Dit is niet het geval bij het veld ontwikkelingsstadium. Dit geeft aan in welke ontwikkelingsfasehet archiefdocument zich bevindt. Enkele gekende voorbeelden van ontwikkelingsstadia zijnklad, kopie en concept. Enkel het prog. Erpe-Mere heeft dit veld voorzien en dan enkel voorkopie en origineel. Bij Toolkit en Midosa zijn er wel velden die je hiervoor kan gebruiken, maareen specifiek veld voor het ontwikkelingsstadium is eigenlijk niet voorzien.5

Het laatste relevante veld dat we nog nodig hebben voor een accurate archiefbeschrijving is deuiterlijke vorm. Dit geeft de ‘verpakkingseenheid’ aan, bv. 1 pak. Alle programma’s, behalve Isis,hebben dit veld. Bij prog. ASG kan je het veld medium hiervoor gebruiken.Indien je bepaalde informatie niet kwijt kunt, is een veld waar je commentaar kunt toevoegenaltijd handig. Alle programma’s behalve Isis hebben deze functie.Bij elk programma kan je invoeren via knippen en plakken. Enkel Midosa, Toolkit en Isisvoorzien de mogelijkheid om gegevensformaten in te voegen. De gestelde eisen zijn echter debasis van veel courante gebruikte programma’s en dat is een spijtige zaak. Hetzelfde geldt voorhet exporteren van gegevens. Eventueel kan je MS Access-bestanden in prog. Erpe-Mere enprog. ASG importeren, omdat deze programma’s gebaseerd zijn op dit databaseprogramma. Maarhet importeren vergt veel kennis van Access en is zeker niet gebruiksvriendelijk.De programma’s hebben een thesaurusfuntie ingebouwd. Bij Toolkit moet je die wel zelf nogaanmaken. Het invoeren via een thesaurus is enkel voorzien voor een aantal specifieke veldenzoals ‘trefwoord’.Belangrijk bij een archiefbeschrijving is het weergeven van een context. Het is daarom datarchivarissen bij voorkeur werken met hiërarchische beschrijvingen, omdat de beschrijvingen zoaltijd gelinkt zijn aan een bepaald archiefbestand. Slechts twee programma’s voorzien dezemogelijkheid. Bij Toolkit moet je dit verplicht doen bij elke beschrijving. Ook Midosa voorzietdeze mogelijkheid via de indeling die je kunt maken. Maar we zijn van mening dat het programmadeze bestanden niet hiërarchisch groepeert.Het zelf toevoegen van velden is niet bij elk programma voorzien, tenzij men gaat sleutelen metde broncode. Dit is echter niet aan te raden.2.4.4. ZoekmogelijkhedenDe programma’s scoren goed qua zoekmogelijkheden. Bijna elk programma voorziet eenmogelijkheid om te zoeken op ieder veld en in series, enkel prog. ASG kan dit niet.Het gebruik van Booleaanse operatoren (zoals EN, OF, NIET) is enkel voorzien in Toolkit enIsis. De presentatie van de zoekresultaten is in elk programma gebruiksvriendelijk.2.4.5. Nummering6

Ieder programma vereist een unieke nummering. Dit is een goede zaak, want hierdoor kunnengeen ‘dubbele nummers’ ontstaan. Enkel bij Midosa kan je werken met oude nummers. Je kan diteventueel ook in de andere programma’s toepassen, maar dan moet je wel een veld oneigenlijkgebruiken.2.4.6. MultimediaGeen enkel programma voorziet de mogelijkheid om media-bestanden of afbeeldingen toe tevoegen. Dit is jammer, omdat bepaalde erfgoedverenigingen graag gelijktijdig bij de inventarisatievan hun archief een beeldbank willen aanmaken.2.4.7. CollectiebeheerVooral het programma Toolkit heeft bijzonder veel mogelijkheden voor het invoeren van allerleigegevens rond collectiebeheer. Er is hier een volledige module aan gewijd. Het aantal velden ishier echter opnieuw zo uitgebreid en de mogelijkheden zo groot dat dit degebruiksvriendelijkheid niet ten goede komt.De andere programma’s hebben veel minder mogelijkheden op dit gebied. Prog. Erpe-Mere enMidosa scoren hier het beste.2.4.8. TechnischDe programma’s werden getest in recente digitale omgevingen, waar zij perfect werkten. Volgensde fabrikantgegevens en handleidingen werken zij meestal vanaf Windows 95 of 98. Enkel bijToolkit moet men Windows XP bezitten. Prog. ASG en prog. Erpe-Mere hebben wel MS Accessnodig. Voor Toolkit is MYSQL vereist.Geen enkel programma heeft een internetverbinding nodig. Wel worden de meeste programma’svia het internet ter beschikking gesteld. Prog. ASG en prog. Erpe-Mere worden via een cd-romgeïnstalleerd.De installatieprocedure is meest complex bij Toolkit en Midosa. De procedures zijn ingewikkelden tijdrovend. Vooral Toolkit spant de kroon. De installatie neemt verschillende uren in beslag,omdat ook een mysql-database dient aangemaakt te worden. De handleiding laat op dit vlak eenpaar steken vallen en de gebruiker is eigenlijk voor een groot stuk op zichzelf aangewezen. Deandere programma’s zijn heel eenvoudig te installeren.7

Voor het verwijderen van programma’s heeft enkel Toolkit een Uninstall-functie. Bij de andereprogramma’s kan je deze verwijderen via een courante verwijderopdracht.2.4.9. SysteembeheerDe programma’s zijn niet zodanig ontworpen dat de gebruiker makkelijk de volledig opbouw vanhet programma kan wijzigen. Enkel Toolkit voorziet deze optie, maar de procedure is opnieuwheel log. Grote wijzigingen worden afgeraden.Drie programma’s voorzien beveiliging van de gegevens via de aanmaak van ‘users’ die elk eenpaswoord toegewezen krijgen. Je kan echter bij geen enkel programma controleren wie welkerecords heeft gewijzigd.Mogelijkheden tot back-ups zijn niet vast ingebouwd in de programma’s. De gebruiker dient ditzelf te doen via zijn besturingssysteem. De meeste programma’s kunnen wellicht voldoendegegevens aan, maar dit valt moeilijk te controleren. De twee Accesgestuurde programma’s (prog.ASG en prog. Erpe-Mere) hebben hier de meeste beperkingen. Maar die zijn niet van die aard datdie de ontsluiting van een courante archief- en documentatiecollectie hinderen.2.4.10. FinancieelAlle programma’s die downloadbaar zijn via het internet, zijn gratis beschikbaar. Prog. ASG enprog. Erpe-Mere zijn niet vrij beschikbaar, over een eventuele prijs is er nog geen beslissinggenomen. Hierover dient er onderhandeld te worden met de erfgoedorganisaties in kwestie.2.4.11. Publicatie en publieke toegangAlle programma’s bieden de mogelijkheid tot een webtoegang, al is dit bij geen enkel programmastandaard ingebouwd. Enkel bij prog. ASG werd de mogelijkheid gevonden om een deel van degegevens af te schermen voor bezoekers.De bezoekers kunnen in elk programma resultaten afdrukken, maar enkel Midosa voorziet ookde mogelijkheid tot verzenden en opslaan. De resultaten worden meestal gebruiksvriendelijkgepresenteerd ofwel in tekstvorm of in fichevorm. Enkel Toolkit voorziet de mogelijkheid totaanpasbare presentatiegegevens.8

specifiek archivalische functies (zoals hiërarchisch omschrijven) minder belang hebben, kan Prog.ASG of Prog. Erpe-Mere gebruiken. Maar jammer genoeg, kunnen wij geen bevredigendeantwoorden geven.De archiefwereld worstelt al lang met digitale ontsluiting. In tegenstelling tot bv. de bibliotheekenmuseumsector zijn digitale inventarisatieprogramma pas enkele jaren geleden gemeengoedgeworden in archieven. Over de redenen - vooral van financiële en methodologische aard - gaanwe hier niet uitweiden. Maar deze problematiek heeft dit onderzoek alleszins drastisch gehinderd.Bijgevolg willen wij een warme oproep doen aan de archiefwereld om hiervan meer werk temaken.10

COLOFONVerslaggever rapportWim Vanhaecke (Projectmedewerker Pro Memorie)MedewerkersJeroen Buyse (Archiefbank Vlaanderen en Liberaal Archief)Bart De Nil (FARO, Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed)Walter Heirman (Academie voor Streekgebonden Gastronomie)Martijn Vandenbroucke (AMSAB-ISG)UitgeverHeemkunde Vlaanderen vzwHuis De ZalmZoutwerf 52500 Mechelenjuni, 2008.De brochure wordt enkel verspreid in digitaal formaat. De tekst mag niet verspreid wordenzonder de toestemming van de uitgever.11

1 StructuurVerschillende modules? Zes, de belangrijkste zijnResources om dearchiefstukken tebeschrijven en Accessionvoor het invoeren vangegevens rond deverwerving en eventueelook over andere aspectenvan collectiebeheer(afstoting, ontlening …)Kunnen er hiertussen relatiesworden gelegd?Archivists Toolkit Midosa Online Isis ASG HK Erpe-MereEigenlijk maar één modulebinnen het hele programmaNeen, maar 1 modulemet verschillendemenu’s, zoals courantincomputerprogramma’s3 modules volgenssoort catalogus(algemene catalogus,index op publicaties,en hoofdwordencatalogus)Ja Niet van toepassing Niet van toepassing Neen Neen5 secties volgensobjecttype (archief,affiches, boeken,foto’s en kerkboeken)2 StandaardenISAD(g) NeenJa, naar eigen zeggen, maar Neen Neen NeentwijfelachtigISAAR(cpf) Neen Neen Neen Neen NeenEAD Ja Ja Neen Neen NeenMARC Ja Neen Neen Neen Neen3 GegevensinvoerHoe?Kan je archiefdocumentenmakkelijk beschrijven?Via Resources en danNew Record ButtonHeel ingewikkeld, eerstdient een Databank teworden aangemaakt;vervolgens eenKlassifactiontabelle(eigenlijk een indeling vanje inventaris) en tenslottekan je gegevens invoerenEerst dient eendatabank aangemaaktte worden, vervolgensvia Edit en Data EntryRechtstreeks in dedatabank viaGegevensinvoerJa Ja Neen Neen JaRechtstreeks in dedatabank, via Invoer8

Verloopt de gegevensinvoergebruiksvriendelijk?Zijn er verplichte velden?Welke velden zijn aanwezig?Neen, de velemogelijkheden van hetprogramma maken dezaken nodeloosingewikkeldJa: Level (niveau van debeschrijving), Identifier(uniek nummer), Title,Date Expression, Extent(uiterlijke vorm),Language Code (taal)In de basisbeschrijving:de hierboven beschrevenvelden met daarbijRepository Note (voorbijkomende informatierond opslagplaats),daarnaast nog nadereomschrijvingen mogelijkdoor toevoegen vantrefwoorden via Namesand Subjects en nogandere informatie oververwerving, gerelateerdegebeurtenissen, … viaNotesNeen, de Duitse taalhindert de procedure, hetapart aanmaken van dedatabank en de indelingzorgt voor verwarring, deinvoer van gegevens is nietduidelijkNeenIn de Engelstalige versie:Level (niveau), Printcode,sequence number(volgnummer in deeigenlijke inventaris),Identifying Number (idnummervoor programma),Call number(depotnummer), Item,Title, Contains/Includes,Covering dates (datering),Size (omvang), Closing year(‘jaar van het afsluiten’),Structure Code, LastProvenance (herkomst),Preceding Referencecode(voorafgaandereferentiecode in origineeldocument), CallNumber/Microfilms(depotnummer microfilm),Damages (schade),Comments (opmerkingen)Ja, bijzondergemakkelijkNeen, invoer met enkelnummer is mogelijkTitle, Editor, Imprint(plaats en datum vanuitgave), Collation(aantal pagina’s),Personal Authors,Series (reeks), Notes(opmerkingen),Descriptors(trefwoorden), AddedTitles (ondertitel),Other Log Title (langeondertitel), CorporateBodies (organisatiebetrokken bij uitgave)Ja, bijzondergemakkelijkJa, alle veldenMedium,documentid, titel,auteur, pagina’s,editie, jaar,ISBN/ISSN, plaatsvan uitgave, uitgave,reeks, annotatie,korte inhoud,hoofdwoord,trefwoord,bezitsgegevensJa, bijzondergemakkelijkNeen, invoer metenkel nummer ismogelijkAard/drager,Orgineel/kopie,Documentnr, Datum,Gemeente, Inv nr,Trefwoord, Titel,Plaats- ofFormaatnummering,Commentaarveld9

Kan men zelf veldentoevoegen?Neen, men kan welvelden aanpassen doorde titel te veranderen,maar de basisstructuurblijft dezelfdeZijn de volgende veldenaanwezig?Redactionele vorm Neen, dit zit eventueelvervat in delevelomschrijvingNeen Neen Neen NeenJa (onder titel) Neen Neen NeenInhoudsomschrijving Ja Ja Ja (via Title) Ja JaDatering Ja Ja Ja Ja JaOntwikkelingsstadium Neen Neen Neen Neen Ja, maar enkelorigineel en kopiemogelijkUiterlijke vorm Ja Ja (onder size) Neen Ja (onder medium) Ja, onder aard/dragerZijn er velden voorzien voorbijkomende info?Kan er gewerkt worden metknippen en plakken?Kunnen volledige recordsworden gekopieerd enhernummerd?Kan er gebruik gemaaktworden van in het programmavastgelegde keuzelijsten,woordenlijsten of eenthesaurus?Ja Ja Ja Neen Ja, onder‘commentaar’Ja Ja Ja Ja JaNeenJa, maar die dienen zelfaangemaakt te wordenVoor welke velden? Voor verscheidendevelden, de belangrijkste isSubjects (trefwoorden)Kan men deze lijstenonderhouden?Ja, maar af te raden, omdatmen de hele indeling vande inventaris handmatigmoet veranderenJa ? NeenJa Neen Ja JaVoor persoons- enplaatsnamenNiet van toepassingTrefwoorden,hoofdwoord, SISOcodeJa Wellicht niet Niet van toepassing Ja NeenVoor de trefwoorden10

Kan er gewerkt worden meteen hiërarchischeboomstructuur?Ja, dit is verplicht bij elkebasisbeschrijvingJa/neen, die kan menaanmaken via de indeling,maar het programmagroepeert niet de bestandenonder een hiërachischniveauNeen Neen NeenWelke gegevensformaten zijnimporteerbaar in hetprogramma?Is er mogelijkheid totexporteren?EAD, MARCen XMLEAD, MARC en METS;je kan verschillenderapporten (vbaanwinstenlijst)aanmaken die je ook kanexporterenGeen mogelijkhedengevondenGeen mogelijkhedengevondenBestanden die volgensde ISO-2709 standaardzijn aangemaakt, dezestandaard regelt deelektronischeverzending vanbibliografischeverzendingenNaar bestanden dievolgens de ISO-2709standaard zijnaangemaakt, dezestandaard regelt deelektronischeverzending vanbibliografischeverzendingenEventueel viaAccess-bestandenGedeeltelijk viaAccessEventueel MSAccess-bestandenGedeeltelijk via Acces4 ZoekmogelijkhedenIs er een zoekfunctie aanwezig? Ja Ja Ja Ja JaKan er op ieder veld gezocht Ja, op haast elk relevant Ja Ja Neen, enkel: auteur, Jaworden?veldtitel, uitgeverij,reeksnr,hoofdwoord,trefwoord, SISOcodeKan men series doorzoeken? Ja Ja Ja Neen Neen11

Kan men Booleaanseoperatoren gebruiken?Hoe worden de zoekresultatengepresenteerd?Ja Neen Ja Neen NeenIn een queryvorm van dedatabankLijst met desbetreffenderecords die dadelijk wordenopgeroepenLijst met resultatenwaarin men kanbladerenEen lijst met titel,auteur en jaartal,waarna men kandoorklikken naareen volledige ficheEen lijst metresultaten metplaatsnr., titel, archief(tot welk archiefbehoort het) endatum, doorklikkenuit uitgebreide fichegeeft een foutmelding5 NummeringIs unieke nummering vereist? Ja Ja Ja Ja JaKan men werken met oudenummers?Neen Ja Neen Neen Neen6 MultimediaKan er beeldmateriaal wordenopgenomen in de databank?Kunnen film- engeluidsopnames wordenopgenomen?Neen Neen Neen Neen Neen, enkelbeschrijving vanfoto’s via module,maar geen opnamevan het beeldmogelijkNeen Neen Neen Neen Neen7 CollectiebeheerKan er informatie wordenbijgehouden over ontleningen?Ja, een volledige moduleis hieraan gewijd waar jeveel in kwijt kuntNeen Neen Ja, via veld‘bezitsgegevens’Ja, via een apartemoduleIdem afstoting Ja Neen Neen Neen Neen, eventueel viaextra commentaarIdem verwerving Ja Ja Neen Neen Neen, eventueel viaextra commentaar12

Idem locatie Ja Ja Neen Ja, via veld‘bezitsgegevens’Ja, je kuntreknummer envolgnummerinvoeren8 TechnischOnder welkbesturingsprogramma werkthet programma?Is er een internetverbindingvereist?Hoe wordt het programmabeschikbaar gesteld?Hoe verloopt deinstallatieprocedure?Windows XP of hoger,Mac OS X 1039 of hogerWindows 95 of hoger Windows 95 of hoger Windows 98 ofhoger, er moet eenpakket WindowsOffice aanwezig zijnNeen Neen Neen Neen NeenTe downloaden via dewebsitewwwarchiviststoolkitorg,doorklikken naar‘Downloads’Heel complex, voor deinstallatie moet je eersteen mysql-databankinstalleren, dit kan jedownloaden viawwwmysqlcom,vervolgens dien je dezete installeren metbepaalde toegangscodesen dan kan je TheArchivist’s Toolkitinstalleren. De installatieis complex en tijdrovend,verreist een grondigekennis van ICT, dehandleiding zit volfoutenTe downloaden via dewebsitehttp://wwwarchivschulede,doorklikken naar ‘Midosa’Vrij complex, hetdownloaden vergt tijd, deinterface van hetprogramma is niet klaarTe downloaden via dewebsite wwwunescovlaanderenbe,doorklikken naar ‘ISISsoftware’Heel gemakkelijk viaeen setup waarbij mende instructies moetvolgen, heelgemakkelijk en snelVia een cd-romEen installatiesetupwordt geopend naopladen cd-rom,instructie via schermen bijgeleverde kortehandleiding, heelkort en heelgemakkelijkWindows 95 ofhoger, er moet eenpakket WindowsOffice aanwezig zijnVia een cd-romInstallatie gebeurtdoor openen van dedatabase via Acces,gebruiksvriendelijk enkost weinig tijd13

Hoe kan je het programmaverwijderen?Bij het programma ziteen setup waarmee je hetprogramma kuntverwijderenBij de installatie wordt eenmap gecreëerd met deverschillende bestanden, demap kan via een normaledelete-opdracht verwijderdwordenBij de installatie wordteen map gecreëerd metde verschillendebestanden, de map kanvia een normale deleteopdrachtverwijderdwordenHet programmabestaat uit éénbestand die via eennormale deleteopdrachtkanverwijderd wordenHet programmabestaat uit éénbestand die via eennormale deleteopdrachtkanverwijderd worden9 SysteembeheerKan de opbouw van hetprogramma gewijzigd worden?Is er authoritycontrol mogelijk?Kan men controleren ofrecords gewijzigd zijn?Welke mogelijkheden tot backupszijn er?Is er een maximum aantalrecords?Ja, maar de procedure isheel complex entijdrovendJa, beveiliging metgebruikers enpaswoordenNeen, niet zonder kennisvan de broncodeJa, beveiliging metgebruikers en paswoordenNeenNeenNeen, niet zonderkennis van debroncodeJa, beveiliging metgebruikers enpaswoordenWellicht niet Wellicht niet Neen Wellicht niet NeenGeen speciaaltoegevoegdemogelijkhedenGeen speciaal toegevoegdemogelijkhedenGeen speciaaltoegevoegdemogelijkhedenGeen speciaaltoegevoegdemogelijkhedenNeen, niet zondergrondige kennis vanAccessNeenGeen speciaaltoegevoegdemogelijkhedenWellicht niet Wellicht niet Wellicht niet Wellicht niet Is Accesgestuurd, duswellicht wel, maarmoeilijk te bepalen10 FinancieelWat is de aankoopprijs? Gratis Gratis Gratis Te onderhandelen Te onderhandelen11 Publicatie en publieketoegangIs er mogelijkheid tot eenwebtoegang?Is er mogelijkheid om een deelvan de gegevens af teschermen?Niet standaardingebouwd, maar is welmogelijk mitsaanpassingenNiet standaard ingebouwd,maar is wel mogelijk mitsaanpassingenNiet standaardingebouwd, maar is welmogelijk mitsaanpassingenNiet standaardingebouwd, maar iswel mogelijk mitsaanpassingenNeen Neen Neen Ja NeenNiet standaardingebouwd, maar iswel mogelijk mitsaanpassingen14

Is er een apart zoekschermvoor gebruikers?Onduidelijk, wellicht wel,maar de mogelijkheidwerd niet in hetprogramma gevondenNeen Neen Ja NeenJa Ja Ja Ja JaKunnen de gebruikersresultaten afdrukkenIdem verzenden? Neen Ja Neen Neen NeenIdem opslaan? Neen Ja Neen Neen NeenZijn er standaardrapporten Ja Ja Neen Ja Neenaanwezig?Hoe worden de gegevens In verschillende In een Word-document In een tekstvorm In een fichevorm In een fichevormgepresenteerd?rapportvormenIs er mogelijkheid totJa, dit is aanpasbaar door Neen Neen Neen Neenverschillendede gebruikerpresentatieformaten?12 Overige gegevensContactgegevensArchivist’s Tooliktinfo@archiviststoolkitorgArchivschule Marburg,Bismarkstrasse 3235037 MarburgUneso VlaanderenFarasijnstraat 328670 KoksijdeAcademie voorStreekgebondenGastronomieKerkstraat 172970 ‘s GravenwezelHeemkring van Erpe-Mere vzwKerhofstraat 479420 Erpe-MereIs er ondersteuning of eenhelpdesk?Is er een erkenning ofkwaliteitslabel?Ja, via de website kanmen vragen stellen. Er iseen EngelstaligehandleidingNeen, maar verschillendehooggeplaatste institutenzijn betrokken bij hetprojectNeen, een enkel eenDuitstalige handleidingJa, Prof Dr Egbert DeSmet kan je ookaanspreken viaegbertdesmet@uaacbeNeenNeenNeen Neen Neen Neen15

In welke talen is hetprogramma beschikbaarIs er een helpfunctie in hetprogramma?EngelsDuits, een lightversie isbeschikbaar in het EngelsVerschillende talenwaaronder Engels,Frans en Spaans, maargeen NederlandsNederlandsNederlandsJa Ja Ja Ja Neen16