ARIS draagt bij aan efficiencyverbetering bij ... - IDS Scheer AG

Casestudy: overheid – Business Process Management
ARIS draagt bij aan efficiencyverbetering bij
ministerie van Verkeer en Waterstaat
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
Het ministerie van Verkeer en Waterstaat is een van de dertien
ministeries die samen de rijksoverheid vormen. Het ministerie
bestaat uit de beleidsdirecties en stafdiensten, en de agentschappen
Rijkswaterstaat, Inspectie Verkeer en Waterstaat en
KNMI.
Verkeer en Waterstaat zorgt ervoor dat de fysieke basis, het fundament
van Nederland, solide is en dat de inwoners van Nederland
zich vlot kunnen verplaatsen en veilig kunnen leven en werken.
Verkeer en Waterstaat draagt daarmee bij aan een dynamische en
duurzame samenleving.
� www.verkeerenwaterstaat.nl
Al in de jaren negentig zag het ministerie van Ver -
keer en Waterstaat de voordelen van het uniformeren
van processen. Uniforme processen leiden
tot hogere efficiency dat sluit aan bij de doelstelling
van de rijksoverheid om hoogwaardige dienstverlening
te leveren tegen lage kosten. Deze ontwikkeling
kreeg bij Verkeer en Waterstaat een
extra impuls door de keuze voor SAP ® als centraal
ERP-systeem voor de personele en financiële
processen. Hierbij is gekozen voor ARIS van
IDS Scheer voor uniformering van de processen.
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
uniformeert processen
Beginsituatie
Voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat zijn
uniforme processen een belangrijk uitgangspunt voor
de efficiënte inzet van mensen en middelen. Voor het
afbeelden van processen waren bij het ministerie verschillende
tools in gebruik. Nadat SAP als centrale
ERP-omgeving was geselecteerd, koos de organisatie
voor ARIS voor Business Process Management.
Aanpak
� Uniformeren van processen tijdens de inrichtingsfase
van SAP
� Delen en communiceren van processen met ARIS
� Evalueren, aanpassen en toevoegen van processen
Klantvoordelen ARIS
� Uitgebreide procesmodelleer-, publiceer- en
beheermogelijkheden
� Brengt documentatie, implementatie en werke -
lijkheid bij elkaar
Gebruikte ARIS-oplossingen
� ARIS Business Architect
� ARIS Business Designer
� ARIS Business Publisher
� ARIS ProcessWeb
www.ids-scheer.nl/overheid

“Onze processen zijn nu uniformer en transparanter, wat leidt tot meer efficiency.”
Peter Dijs, adviseur bij de directie Concern Bedrijfsprocessen en -Informatie van het ministerie van
Verkeer en Waterstaat
Beginsituatie
Voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat was eind jaren negentig
al duidelijk dat uniformering van processen een goede basis is om
efficiënt met mensen en middelen te kunnen omgaan. Dat leidde bij
verschillende onderdelen tot het inzetten van diverse tools voor procesmodellering.
Toen het ministerie rond 2000 koos voor SAP als centraal
ERP-platform voor human resources en financiën, kreeg het procesdenken
een extra stimulans. In plaats van een diversiteit aan op -
lossingen wilden we overstappen op een uniforme manier van werken.
Dat was voor de directie Concern Bedrijfsprocessen en -Informatie
(CBI) van het ministerie mede een aanleiding om een keuze te maken
uit de verschillende modelleertools die binnen Verkeer en Waterstaat
in gebruik waren. “Papier is geduldig, maar maakt het onderhouden
van processen en het communiceren over wijzigingen daarop erg
moeilijk”, zegt Peter Dijs, adviseur bij de directie CBI. “We hebben
toen goed gekeken naar de tools die in gebruik waren en kozen vervolgens
voor ARIS, omdat het niet alleen goed bruikbaar is voor het
modelleren van de processen, maar ook een methodiek biedt om struc -
tuur aan te brengen in procesbeschrijvingen en het ontsluiten van de
informatie aan gebruikers.”
Aanpak
ARIS speelde bij de implementatie van SAP Financieel in 2005 een
belangrijke rol. Henk Rozeboom, adviseur bij de directie CBI: “Er zijn al
tijdens de inrichtingsfase van SAP voor het vormgeven van uniforme
processen verschillende blauwdruksessies georganiseerd. Daarin
hebben we concreet op basis van de standaardmogelijkheden die
SAP ons bood, niet alleen de bestaande, generieke processen, maar
ook de nieuwe processen ingericht. Dat gebeurde met ondersteuning
van ARIS waarmee we de processen hebben gedeeld en waarin we
de processen vervolgens hebben vastgelegd. Mede dankzij het gebruik
van ARIS konden we toen deze processen makkelijker evalueren, aanpassen
en synchroon houden met de SAP-inrichting. Dat is sindsdien
een doorlopende activiteit van het onderhouden van processen ge -
wor den.” Om er zeker van te zijn dat de processen door de gehele or -
ganisatie heen uniform afgebeeld worden, heeft CBI een conventiehandboek
samengesteld. Daarmee is het mogelijk om uniformiteit te
handhaven binnen een decentrale organisatie met veel locaties in het
land. “Dit conventiehandboek maakt ook de communicatie makkelijker,
omdat je ongeacht de locatie dezelfde taal spreekt als het om procesbeschrijving
gaat. Kanttekening daarbij is, dat ARIS toepassing van
conventies niet hard afdwingt”, zegt Rozeboom.
© Copyright (C) IDS Scheer AG, 2001 – 2008. All rights reserved. The contents of this document is subject to copyright law. Changes, abridgments, extensions and supplements
require the prior written consent from IDS Scheer AG, Saarbrücken, Germany. Reproduction is only permitted provided that this copyright notice is retained on the reproduced
document. Each publication or translation requires the prior written consent from IDS Scheer AG, Saarbrücken, Germany. “ARIS”, “IDS”, “ProcessWorld”, “PPM”, ARIS with
Platform symbol and Y symbol are trademarks or registered trademarks of IDS Scheer AG in Germany and in many countries all over the world. “SAP NetWeaver” is a trademark
of SAP AG, Walldorf. All other trademarks are the property of their respective owners. U.S. pat. D561,778, pat. D561,777, pat. D547,322, pat. D547,323, pat. D547,324
ID-Number: CS-VW_CBI-0509-NL
Gebruikte ARIS-oplossingen
Recent is het ministerie van Verkeer en Waterstaat overgestapt op
ARIS 7 en kijkt de organisatie inmiddels naar de mogelijkheden van
Release Cycle Management. Daarmee is het mogelijk goedkeuringen
van proceswijzigingen te automatiseren, zodat ze sneller kunnen verlopen.
Ook zien we mogelijkheden voor het gebruik van ARIS bij de
verdere inrichting van ‘werken onder architectuur’ binnen onze direc -
tie CBI. Zo draagt ARIS dankzij zijn innovaties bij aan het optimaliseren
van de interne processen bij het ministerie.”
Klantvoordelen
Het zijn juist de voordelen van ARIS die nauw aansluiten bij het motto
van V&W: ‘vernieuwen, verbinden en vertrouwen’. Dit motto ligt ten
grondslag aan alle processen op gebied van financiën en human re -
sources. Voordelen die niet alleen te maken hebben met de methodiek
en de sterke integratie met SAP, maar tevens met beheer, innovatie
en continuïteit. Mede met ARIS is het ministerie er bovendien in ge -
slaagd om een klassiek probleem in de ICT-ondersteuning voor een
belangrijk deel inzichtelijk te maken. Peter Dijs: “We hebben het dan
over de driedeling documentatie, implementatie en werkelijkheid, die
makkelijk uit elkaar gaan lopen. Deze driedeling kunnen wij met be -
hulp van ARIS onderscheiden, wat een belangrijke bijdrage levert aan
de uniformering van werkwijzen en daarmee de efficiencyverbetering.”
Nadat de uniformering organistiebreed was doorgevoerd, is het ministerie
aansluitend het beheer rondom processen gaan adresseren.
Hierbij is niet alleen de inhoud van de processen, maar zijn ook de
eigenaren van de processen vastgelegd, alsmede door wie ze worden
beheerd. Door het beheer centraal door Verkeer en Waterstaat
te laten uitvoeren, kan ook de sturing vanuit het ministerie gedaan
worden. De rol van de stafdienst wordt daarmee groter, ook in het
streven naar nog meer uniformiteit, transparantie en het voldoen aan
politieke eisen. “We kunnen vanuit die centrale rol verder gaan en
op meer fronten profiteren van mogelijkheden die geboden worden
met ARIS”, aldus Dijs.
www.ids-scheer.nl/overheid