Wichtigste Herausforderungen & Lösungen - Software AG

SPINE Globalisierungsprogramm 

Globalisierung, Harmonisierung und Standardisierung bei Océ 

Ermöglicht durch Enterprise Architecture & Process-Driven SAP 

www.ids-scheer.com

Agenda 

1 

2 

3 

4 

5 

© IDS Scheer AG www.ids-scheer.com 

Océ-Technologies B. V. – Profil und Produkte 

Ausgangssituation und Ziele 

Lösung und Vorgehensweise 

Ergebnisse und Nutzen 

Zusammenfassung 

2

Océ-Technologies B.V. – Fakten 2007 

� 24.000 Mitarbeiter 

� 3,1 Milliarden € Umsatz 

� In mehr als 90 Ländern tätig 

� Hauptsitz in Venlo (NL) 

� Eigene Vertriebs- und 

Dienstleistungsunternehmen 

in mehr als 30 Ländern 

Das Unternehmen wurde 1877 

gegründet. Die Zentrale befindet sich 

in Venlo (Niederlande). Océ ist in über 

90 Ländern tätig und beschäftigt 

weltweit ca. 24.000 Mitarbeiter. 

Océ ist einer der weltweit führenden Anbieter von 

Dokumentenmanagement und professionellen Druckangeboten. 

Sein breites Angebot umfasst Bürodrucker und 

Kopiersysteme, Hochgeschwindigkeitsdigitaldrucker und 

Breitformatdrucksysteme für technische Dokumentation 

und Farbbildschirmgrafik. Océ ist auch ein Hauptanbieter 

für Dokumentenmanagement-Outsourcing. Viele der weltweiten 

Fortune 500-Unternehmen und großen Druckereien 

sind Océ-Kunden. 


�Dienstleistungen für 

Dokumentenmanagement 

�Digitale Drucksysteme, Software 

und Dienstleistungen für 

�Bürodruck & Kopierarbeiten 

�Hochgeschwindigkeitsdigitaldrucker 

�Breitformatdrucksysteme 

�Druckmedien, Toner, Tinte 

www.oce.com 

3

Ausgangssituation und Ziele: 

Changing the Way We Compete 

� Océ wollte sich von einer produktorientierten zu einer kundenorientierten 

Organisation verändern 

� Es sollte ein besserer Kundenfokus und Operational Excellence erreicht 

werden 

� Schnelle und harmonische Einführung neuer Geschäftsinitiativen 

� Harmonisierung der Geschäftsprozesse und Unternehmensrollen 

� Organisatorische Globalisierung und Zentralisierung 

� Standardisierung der Anwendungen und Infrastruktur 

� Untermauert durch gemeinsame, globale Stammdaten 


4

Lösung: SPINE Globalisierungsprogramm 

� Die Unternehmensführung hat das globale Effizienzprojekt SPINE mit den auf 

vorheriger Folie dargestellten Zielen ins Leben gerufen. Die Projektleitung 

hat daraufhin einen großen Bedarf nach einer verbesserten Dokumentation 

der Hauptprojekte definiert zur Unterstützung: 

� einer besseren Abstimmung zwischen der Dokumentation der Prozesse 

und der Systeme (sowie der Daten und der Infrastruktur) bzgl. der Istund 

Soll-Situation 

� einer einfacheren und konsistenteren Wartung bei Änderungen 

� einer zentralen Test-, Schulungs- und Nutzerdokumentation 

� einer Compliance-Grundlage 

� Außerdem benötigte die Abteilung für Enterprise Architecture ein Werkzeug 

zur stimmigen Dokumentation des Océ-Referenzmodells 


5

SPINE: 

ARIS als ZENTRALE, integrierte Plattform für verschiedene Szenarien 

ARIS ProcessWeb 

Business Process Management 

Kommunikation 

ARIS für: 

Single Point of Truth 

Endnutzer-Support 

Nutzerakzeptanz-Tests 

Training 

Projektkommunikation 

Impact-Analyse 


ARIS für: 

Harmonische Ist- & 

Soll-Prozesse 

IT-Prozess-Support 

Globale Rollen-/ 

Autorisierungsprofile 

Impact- & Gap-Analyse 

Process-Driven SAP 

ARIS Solution Manager- 

Synchronisierung für: 

ARIS/SSM-Blueprint 

Prozesskonfigurierung 

Prozessorientierte Tests 

Prozessorientierte 

Schulung 

Unterstützende Abläufe 

Enterprise Architecture Management 

ARIS für: 

IT-Modernisierung 

Anwendungs-Lifecycle 

Abgleich IT-Angebot mit 

Business-Anforderungen 

Migration zu zukünftiger 

Architektur 

6

Größte Herausforderungen: 

5 ARIS-bezogene Punkte 

1. Viel redundante Dokumentationsarbeit über verschiedene Quellen 

→ Teure, zeitintensive Projekte 

2. Bessere Koordination bei: Prozessharmonisierung, Globalisierung der 

Organisation und Anwendungsstandardisierung 

→ Bei Nichterreichung: weniger Agilität, längere Time to Market und teure IT-Umgebung 

3. Keine klaren Rollen und Aufgaben sowie ineffektive Verantwortlichkeiten 

→ Lange Entscheidungszyklen und gelegentlich falsche Entscheidungen 

4. Mangel an Standards und Methoden 

→ Unterschiedliche Realitäten, Misskommunikation, zunehmender Entscheidungsbedarf 

und geringere Qualität 

5. Keine einheitliche, klare Kommunikation 

→ Geringere Abstimmung zwischen Business und IT, 

dadurch weniger Akzeptanz bei Änderungen 

© IDS Scheer AG www.ids-scheer.com 7

Wichtigste Herausforderungen & Lösungen: 

1. Redundante Dokumentationsarbeit über mehrere Quellen 

PowerPoint (Ref.-Modell) 

Excel (End to End) 

Visio (High Level: 

plus nicht-SAP + 

Rollen) 

SAP 

Solution Manager 

Visio (Detailebene: 

plus Daten) 

Visio (Top Flows: 

Arbeitsanweisungen 

Arbeitsanweisungen 

6 

3 

1 

4 

5 

2 

Von: 6 Standalone Tools 

Zu: 1 ARIS Repository 

integriert mit SAP 

ARIS 

Top Down-Prozesse 

4 

5 

1 2 

3 4 

End to End 

“Von mehreren Werkzeugen (z. B. Visio, PowerPoint, Excel, Word, SAP Solution Manager) zu einem 

ZENTRALEN Repository mit einer ZENTRALEN Dokumentationsversion und einer ZENTRALEN Methode." 


6 

8

Wichtigste Herausforderungen & Lösungen 

2. Prozessharmonisierung, Globalisierung der Organisation, 

Anwendungsstandardisierung 

Vorgehensweise: 

� ARIS = Single Point of Truth 

� ARIS Redocumentation zur Beschleunigung 

der Dokumentation 

→ Detailliertes, systemorientier 

tes 

� Prozessdesign 

Verbesserte Prozesse durch 

Business Process Teams: 

− Mehr geschäftsorientierte 

Prozesse 

− Optimal harmonisierte 

Prozesse 

− Integrierte Prozesse entlang 

der Prozessbereiche 

� Bewertung durch Verantwortliche 

� Prozessdesign als Basis für: 

− Abstimmung mit 

Organisation 

− Blueprint, Konfigurierung, 

Dokumentation, Tests 

und Training 

− Support 


Von mehreren E2E-Szenarien 

bei verschieden Quellen … 

… zu harmonisierten E2E-Szenarien 

(30% Reduktion der E2E-Varianten) 

in einem zentralen ARIS Repository 

… und synchronisiert mit SAP 

Solution Manager zur Unterstützung 

eines globalen Template-Projekts. 

ECC … 

9

Wichtigste Herausforderungen & Lösungen 

3. Keine klaren Rollen oder Verantwortlichkeiten (I) 


Governance Rahmenwerk 

Governance Richtlinien 

Modelling/Registrstion 

RCM-scripts(autom.) 

Database Synchronisation and 

publication Processweb 

RACI 

Formale Freigaben 

über ARIS Reports 

ARIS RCM integriert mit 

SAP Solution Manager 

8. 

Viewers 

Call 

Incidents / Bugs (out of RCM) 

Management 

Call 

Management Known error (out of RCM) 7. 

On behalf Of 

14. 

(G)BPO and/or 

Role-based review 

review 

Architectural Owner 

Mail 

1. 2. 3. 

0. 

Production database 

Impact 

Development database 

analysis 

Impact 

RfC: 

Review database 

analysis 

START 

Development SolMan database 

RCM 

5. 

10. 12. 

released 

released 

create 

Scheduled 

model 

create 

check checked transfer 

approved 

transfer 

Scheduled 

model 

check checked transfer 

approved 

transfer 

processes for 

transfer 

production 

processes for 

transfer 

update 

check 

production 

model 

update 

check 

rejected 

rejected 

transfer 

model 

rejected 

rejected 

transfer 

Archive database 

4. 

6. 9. 11. 

archived 

archived 


Template Project B 

SAP Development 

Team 


13. 

Implementation Project(s) 

BPE / 

ARIS QA 

ARIS Modeler 

10

Wichtige Herausforderungen & Lösungen 

3. Keine klaren Rollen oder Verantwortlichkeiten (II) 

“Durch die Prozessharmonisierung und Anwendungsstandardisierung erreichten 

wir im Offer to Cash-Prozess für Produkte und Dienstleistungen eine Reduktion 

der Prozessvarianten um 30 %. Eine Analyse der Schwachstellen und 

Verbesserungspotentiale wurden zunächst in ARIS erfasst. Die Soll-Modelle 

wurden von den Prozessverantwortlichen freigegeben. 

Die Prozessverantwortlichen spielen eine entscheidende Rolle bei der 

Verknüpfung der Business-Anforderungen mit den IT-Implementierungen. 

Ergänzend zum SPINE-Programm überwachte ein Vorstandsmitglied den Prozess 

und fällte Entscheidungen wo es notwendig war. Gute Governance war 

entscheidend. 

Wir lernten sehr viel aus diesem SPINE-Programm und werden diese Erfahrungen 

definitiv in anderen Bereichen bei Océ nutzen. Im Moment sind BPM und ARIS 

auch die Basis für ein Logistikprogramm in den USA.“ 

Jo Bleser, VP und Programm-Manager, SPINE Programm 


11


4. Standards & Methode werden nicht immer genutzt (I) 

Prozesse 


Business-Szenarien 

Prozessschritte mit 

verknüpften Informationen 

12


4. Standards & Methode werden nicht immer genutzt (II) 

“Bevor wir ARIS nutzten war es sehr schwierig Änderungsanforderungen zu 

evaluieren, weil wir nicht wussten, wie diese Änderungen andere Prozesse 

beeinflussen würden. Durch die effiziente Dokumentation der Architektur des 

Business, der Anwendungen und der Infrastruktur in ARIS ist es nun möglich, 

Einblicke in die Auswirkungen von Änderungen zu erhalten. 

Dies verhindert unvorhergesehen Schaden in anderen Prozessen und 

ermöglicht eine gute Entscheidungsfindung." 

Jo Bleser, VP und Programm-Manager, SPINE Programm 


13

Ergebnis: 

Océ erfüllte einige wichtige Herausforderungen mit ARIS 

1 

4 

BPM- 

Vorgehensweise 

& 

Standards 

Standard ARIS- 

Konventionen 

Fixe Struktur 

Werkzeuge: 

ARIS & 

SAP Solution 

Manager 


2 

Eingebettete Common 

3 

5 

BPM Process Governance 

mit Repository ARIS RCM 

Call 

Management 

Call 

Management 

RfC: 

START 

RCM 

Modelling/Registrstion 

RCM-scripts(autom.) 

Level 

Database Synchronisation and 

publication Processweb 

update 

model 

update 

model 

Incidents / Bugs (out of RCM) Enterprise 

Known error (out of RCM) Map (EPC) 7. 

Role-based 

Mail 

1. 2. 3. 

Development database 

create 

model 

create 

model 

BPE / 

ARIS Modeler 

check 

check 

check 

check 

Process 

5. 

Area Map 

checked 

(EPC) checked 

rejected 

Process 

(EPC) 

Process model 

8. 

level End-to-End models 

Océ top down process areas 

1. Management Processes 

Management 

Reporting 

2. Products & Services 

P&S 

Offer to Order 

CPM 

Sales 

Procurement 

Marketing 

3. Consumables, Parts & Media 

4. Business Services 

CPM 

Order & Contract 

Handli ng 

5. Supporting OPCO Processes 

6. Supporting HQ Processes 

Product Life- 

Cycle Data 

Management 

transfer 

transfer 

P&S 

Project 

Management 

Integrated 

P lanning 

P&S 

Order 

Management 

CPM 

Sales 

Support 

P&S 

P&S 

Fulfillment and 

Procurement 

Logistics 

CPM 

CPM 

Procurement 

Logistics 

Cross-Functional 

Financial 

Management 

Accounting 

Accounting 

Accounting 

rejected 

ERP replacing lots of 

4. legacy systems 

ARIS QA 

reviewManufacturing 

& 

Assembly 

review 

P&S 

Contract 

P&S 

Management 

Invoicing 

Life-Cycle Data 

management 

(OMD) 

Business Partner 

Life-Cycle Data 

Management 

Review database 

Dezentrale Projekte mit mehreren Dokumentationsquellen 

After Sales 

Service 

Human Resourc e 

Management 

Global 

Logistics 

AS S 

Logistics 

OMDc 

OMDc 

approved 

approved 

rejected 

rejected 

SAP Development 

Team 

On behalf Of 

(G)BPO (G)BPO and/or 

Architectural Owner 

END-TO-END SCENARIOS 

Offer to Cash Products & Services 

P&S 'Customer Oriented' 

P&S 'Internal Oriented' 

P&S 'Contract Maintenance' 

P&S 'Fulfillm ent' 

Offer to Cash Consumables, Parts & Media 

After Sales Service, Support & Logistics 

After Sales Service Logistics 

After Sales Service Support 

Purchase to Pay 

Océ Manage 

Master ment Re DPA 

Data porting 

Object level 

in SAP 

Harmonized Scenario E2E 

14. 

processes 

10. 12. 

Processes 

transfer 

transfer 

transfer 

transfer 

6. 9. 11. 


Template Project 


Implementation Project(s) 

Viewers 

Impact 

analysis 

Impact 

analysis 

Development SolMan database 

B 

0. 

Scheduled 

processes 

Scheduled 

for 

production 

processes for 

production 

transfer 

transfer 

Global unified 

org. roles 

Process 

steps 

13. 

Production database 

released 

released 

Archive database 

archived 

archived 

BPM 

Governance- 

Struktur 

Procedures 

Verantwortung 

RACI 

ARIS CC für 

interne Dienste 

Kommunikation 

14

Enterprise Architecture Management (EA) 

“Wir nutzten ARIS Value Engineering (AVE) for Enterprise Architecture von IDS 

Scheer um effizient zu beginnen. Wir benötigten nur zwei Tage mit etwas Arbeit im 

Nachgang, um tatsächlich anzufangen. Wir identifizierten die Océ Stakeholder, die 

Ziele, die EA-Anwendungsfälle, die EA-Vorgehensweise und einen 

Implementierungsplan für ARIS. Dann implementierten wir die Anwendungsfälle 

und migrierten die bestehenden Architekturartefakte, was uns das Management 

der Enterprise Architecture ermöglichte. AVE for EA ist eine sehr effektive EA- 

Vorgehensweise." 

“Nachdem Océ mehrere Male übernommen worden war, war es schwierig die 

Vielfalt der globalen IT-Landschaft zu bemessen. Ohne diesen Einblick konnte es 

keine Verbesserung geben. Die Schlüsselfunktionalität besteht darin, dass die IT 

ARIS für die Wartung der IT Assets nutzt und die Fachabteilungen ARIS nutzen, 

um ihre Prozesse und Anforderungen für die IT aufzuzeichnen. Dies war eine 

Voraussetzung für erfolgreiche Prozessharmonisierung, kombiniert mit IT- 

Standardisierung.“ 

Louis Anderson, Corporate Application Architect 


15

EA-Vorgehensweise und -Status: 

ARIS Value Engineering for Enterprise Architecture 

Strategie & 

Ziele verstehen 

Stakeholder & 

Nutzer 

verstehen 

Unternehmenslandkarte 

aufnehmen 

Unternehmensanalysedurchführen 

Strategy 

Informationsquellen 

& 

bestehende 

Standards 

identifizieren 

Anforderungenidentifizieren 

EA-Umfang 

und -Plan 

entwerfen 

Unternehmensarchitekturplan 

Stakeholder 


Design 

Anwendungsfälle 

Identifizieren 

und beschreiben 

EA-Rahmenwerk 

festlegen 


spezifizieren 

Architekturinfrastrukturidentifizieren 

Implementierungsplandefinieren 

EA-Management-Rahmenwerk 


Rahmenwerk 

Implementierungsplan 

Implementation 

Architekturumgebung 

aufsetzen 


implementieren 

Architekturartefakte 

migrieren 

Architekur 

anreichern 

Go Live 

EA-Management-System 

Eingeführte Anwendungsfälle 

Migrierte Architekturartefakte 

Operation & Control 

Unternehmensarchitektur 

managen 

Architektur 

entwickeln 

Unternehmensentwicklung 

16

Ergebnisse und Nutzen 

BPM Value Potential 

Unternehmensnutzen 

Jo Bleser 


ARIS ist der 

“Single Point of 

Truth" für Océ’s 

Prozesse, 

Organisation, 

Anwendungen, 

Daten und 

Infrastruktur 

Geringere 

Implementierungskosten 

dank 

einheitlicher 

Prozesse 

VP und Globaler Programm-Manager 

SPINE Programm 

Die Nutzung von ARIS 

Redocumentation 

reduzierte die Kosten 

von Workshops und 

Dokumentation über 

die SAP Ist-Situation 

Wesentliche 

Einsparungen 

beim 

Management 

Die Nutzung von 

ARIS verschaffte 

eine bessere 

Transparenz über 

die Vielfalt der IT- 

Landkarte 

Besserer Einblick in 

die Auswirkungen 

von Änderungen auf 

das Business, was zu 

geringeren Risiken 

und besserer Entscheidungsfindung 

führt 

Bessere Kundenorientierung 

und 

bessere Abstimmung 

zwischen 

Business und IT 

Reduktion der 

Varianten in bestimmtenProzessen 

um 30 % 

“Durch die Prozessharmonisierung und Anwendungsstandardisierung 

erreichten wir 

eine Reduktion von 30 % bei den Prozessvarianten 

im Offer to Cash-Prozess bei 

Produkten und Dienstleistungen." 

17

BPE Award-Gewinner 2009 

Dr. Wolfram Jost (IDS Scheer), Jan Trienekens (Océ), Wim van den Akker (Océ), Louis Anderson (Océ) 

und Sven Roeleven (IDS Scheer). 


Océ Technologies B.V. hat 

den BPE Award for 

Business-Driven SOA & EA 

Management 2009 

gewonnen. 

Das Kernteam von Océ 

erhielt den Award für diesen 

großen Erfolg in München. 

“Durch die Nutzung von ARIS 

zur Harmonisierung und 

Standardisierung seiner 

Prozesse und IT-Systeme, war 

das Unternehmen in der Lage, 

einen ‘Single Point of Truth' 

für die gesamte Organisation 

zu schaffen. Die Reduzierung 

der Prozessvarianten um 30% 

hat Océ viel Zeit und Geld 

gespart. Dafür erhält Océ den 

BPE Award for Business- 

Driven SOA & EA Management 

2009." 

Dr. Wolfram Jost, Mitglied des 

Vorstands, IDS Scheer AG 

18

Océ 

Branche 

Thema 

ARIS Business Architect 

ARIS Business Architect for SAP 

ARIS IT Architect 

Investitionsgüter 

www.oce.de 

Océ ist ein Anbieter für digitale Druckverfahren, Software und 

Dienstleistungen für die Produktion, Reproduktion, Distribution und 

das Management von Dokumenten für professionelle Nutzer in 

allen Wirtschaftsbereichen, im Bildungssektor, in der Industrie, in 

der Werbebranche und im graphischen Bereich. Océ ist in mehr als 

90 Ländern aktiv. In Europa, den Vereinigten Staaten und in 

Kanada hat das Unternehmen eigene Forschungs- und 

Produktionsstätten. Im Jahr 2007 hat Océ fast 24.000 Mitarbeiter 

beschäftigt und einen Umsatz von 3,1 Mrd. € sowie einen 

Reinerlös von 78,9 Millionen € erzielt. 

“Die Transparenz in unserem weltweiten Anwendungsportfolio 

hat sich grundlegend verbessert. Dadurch konnten wir auch 

eine umfassende ICT-Strategie entwickeln.” 

Jo Bleser, VP Programm-Manager, SPINE 

Business Process Management 

Zielsetzung 

Océ hat im Laufe der Jahre eine extrem uneinheitliche und 

komplexe IT-Infrastruktur entwickelt. Dadurch fiel es dem 

Unternehmen schwer, schnelle Entscheidungen zu treffen. Océ hat 

deshalb das SPINE-Projekt ins Leben gerufen. Das wichtigste Ziel 

bestand darin, eine flexiblere und beweglichere Organisation zu 

schaffen, so dass Océ effektiv und effizient auf sich ständig 

verändernde Marktbedingungen reagieren kann. 

Lösung 

� Harmonisierung der Geschäftsprozesse und Rollen 

� Standardisierung der Anwendungen und Infrastruktur 

� Aufbau von weltweit gültigen Stammdaten 

� Einsatz von ARIS Business Designer zur Modellierung der 

Geschäftsprozesse 

� Einsatz von ARIS Business Publisher zur Kommunikation mit 

den Endnutzern und dem Projektteam 

� Einsatz von ARIS Business Architect for SAP für Prozesse, die 

mit dem SAP Solution Manager ausgetauscht werden sollen und 

Einsatz von ARIS Redocumentation 

� Einsatz von ARIS IT Architect für das Enterprise Architecture 

Management 

Kundennutzen 

� ARIS ist der ‘Single Point of Truth’ für Océ’s Prozesse, die 

Organisation, Anwendungen, Daten und Infrastruktur 

� Reduzierte Anzahl an Varianten bestimmter Prozesse um 30 % 

� Erhebliche Einsparungen beim Management 

� Geringere Implementierungskosten dank einheitlicher Prozesse 

� Verbesserte Kundenorientierung 

� Besserer Austausch zwischen Business und IT 

© IDS Scheer AG www.ids-scheer.com 19


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