1#2010 - Arkheion

OPPLAND OG VESTFOLD FYLKESKOMMUNER
T E K S T: Ø YS T E I N W I N D I N G S TA D ( O P P L A N D), H A R R I E T M A R I E T E R J E S E N ( V E S T F O L D)
Rett i mappa
Mange dokumenter som produseres på skoler blir ikke journalført.
”Rett i mappa” arbeider med å automatisere journalføringen av opplysninger fra ulike
skoleadministrative systemer til arkivsystemet. Prosjektet er per dags dato et integrasjonsprosjekt
mellom tre ulike fagsystemer og sak-/arkivsystemet 360⁰.
Det produseres årlig flere titalls tusen elevrelaterte
dokumenter på de videregående skolene i hver enkelt
fylkeskommune. Disse dokumentene er arkivverdige
og blir i beste fall håndtert manuelt. Denne prosessen
tar 6 -10 minutter per dokument. Men i verste fall blir
disse dokumentene ikke journalført i henhold til regel -
verket, og er dermed enten tapt for skole og elev/ fore -
satte eller befinner seg i et fagsystem uten funksjona -
litet for langtidslagring.
Målet for prosjektet er automatisk å sikre og journal -
føre alle arkivverdige elevdokumenter produsert i
skole fagsystemene samt tilgjengeliggjøre disse sikkert
for elev/foresatte elektronisk via eDialog og/eller
MinSide. Det er et mål å oppnå bedre kvalitet og
service samtidig som dokumentasjonen blir håndtert
i henhold til Riksarkivarens krav.
ET SAMARBEIDSPROSJEKT MED SEKS FYLKESKOMMUNER
Prosjektet ”Rett i mappa” er i dag et samarbeids -
prosjekt mellom fylkeskommunene Finnmark, Nord-
Trøndelag, Sør-Trøndelag, Oppland, Vestfold og Vest-
Agder. Samarbeidsfylkenes deltakelse er hjemlet i
vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative
ledelse. Samarbeidet er nedfelt i egen avtale som ble
underskrevet av de 6 samarbeidsfylkene i mai 2009.
Denne avtalen omfatter mer enn prosjektet ”Rett i
mappa”, da samarbeidets hensikt er å utvikle en
fylkeskommunal bransjeløsing for sak-/arkivsystemet
og Beste praksis innen integrasjoner mellom
fagsystemer for skole og sak-/arkivløsninger.
Alle de seks samarbeidsfylkene er gjensidig forpliktet
i avtaleform med hensyn til målsetting, organisering,
innsats/ressurser, økonomi og i forhold til å ta i bruk
den fylkeskommunale bransjeløsningen. ”Rett i
mappa” er som nevnt over et av mange delprosjekter i
dette fylkeskommunale samarbeidet. Et samarbeid som
er døpt FOT; Fylkeskommunal Optimal Tilpasning. To
viktige stikkord for å karakterisere dette samarbeidet
er at det er stimulerende og inspirerende. Dessuten gir
det mulighet for arbeidsdeling og tilgang på flere
ressurser og ressurspersoner, enn den enkelte fylkes -
kommune hadde maktet alene. Det å arbeide innova -
tivt er en tydelig uttalt forventning også fra de fylkes -
kommunale lederne. I tillegg har vi sterke fagmiljøer
som ønsker å forholde seg til lover og regler. Fylkes -
kommunenes IKT-avdelinger tenker også strategisk og
ønsker å legge til rett for automatiserte arbeidsproses -
ser og dokumentflyt. Med andre ord er den interne
forankringen tverrfaglig. Det er dessuten en drivkraft
å se at idéer/muligheter kan realiseres i et miljø hvor
mange faggrupper har eierskap.
Samarbeidet har altså stor nytteverdi på flere om -
råder, blant annet ved at fylkeskommunene inngår i
et nettverk hvor hovedfokus er utvikling, erfarings -
utveksling, samhandling på tvers av fylkeskommuner/
kommuner/stat, kompetansedeling samt å opparbeide
økt kunnskap om nye muligheter og effektive arbeids -
former. Tidligere har fylkeskommunene utviklet hver
sin kostbare tilpasning. Dette samarbeidet sørger altså
for en kostnadseffektiv bruk av offentlige ressur ser ved
å spesifisere og utvikle felles standardløsninger.
>>>
Arkheion - 1#2010 3