1#2010 - Arkheion

8 Arkheion - 1#2010
utvalget vil anbefale bevaringskriterier som er anvendbare i
et makroperspektiv.”
Vi meiner vurderingane og konklusjonen til rapporten på
dette området er god. Skal ein følgje rapporten på dette
området burde konsekvensen vere at utvalsbevaring vart
fjerna i alt regel verk. Det bør i alle fall som eit minimum
grunngjevast godt, dei gongene ein meiner at utvalsbevaring
er berettiga.
Eit grelt døme på reglement som ikkje har teke inn over seg
bevaringsutvalets konklusjonar er kassasjonsreglementet for
trygde kontora som er forankra i vedtak gjort i 1995. Der
definerer ein på side fire og fem kva sakstyper som skal
avleverast til arkiv verket og kva sakstypar som ikkje skal
avleverast. Når sakstypane er definert i reglementet står
følgjande:
”Det er et utvalg av disse sakstypene som skal avleveres til Arkiv -
verket. Utvalget omfatter saker på personer født 1. og 11. hver
måned og saker på personer født på årstall som ender på 0.”
Dette er etter vårt syn ein framgangsmåte som bryter med
proveniensprinsippet. Er arkivet eit objektarkiv må ein også ta
omsyn til dette når ein tek vare på utval. Er arkivet ordna på
objekt, som i dette tilfelle, kan ein ikkje gå inn i dette
materialet og i neste omgang kassere på emne. Anten kasserer
ein på objekt eller så kasserer ein på emne, ikkje begge deler.
Det vil i praksis nærmast vere umogeleg å unngå feilvurder -
ingar med ein slik framgangsmåte, samstundes som ein sit
igjen med eit materiale det heilt openbert vil vere svært
vanskeleg å forhalde seg til i forskningssamanheng. Alle dei
sektorvise reglementa som finst i dag bør med andre ord
gjennomgåast og reviderast i tråd med dei tilrådingar som vert
gjevne i Bevaringsutvalet sin rapport.
Dersom det er slik at det er magasinkapasiteten som er av -
gjerande for kor mykje ein tek vare på, er vi av den formeining
at det er betre å erkjenne at ein ikkje kan ta vare på alt. Er
arkiv serien av ein slik karakter at den framstår som uover -
siktleg og uetterrettleg etter at kassasjonsvurderinga er gjort,
er det betre å kassere heile serien enn berre deler av den. Vi
ynskjer oss ein normalinstruks med rettleiing tilpassa dei
enkelte forvaltningsområda og -nivåa i offentleg sektor.
Denne skal vere fundert på Bevaringsutvalet sin rapport som
på makronivå, i regelen på arkivserienivå, seier noko om
bevaringstid. Deretter kan prosessen vidare vere at bevarings -
planane i offentleg sektor skal forankrast i desse rettleiingane,
men endeleg godkjennast av Riksarkivet før dei vert gjeld -
ande. For saksarkiv, vil det vere naudsynt å gjere ei vurdering
på nivået under arkivserienivået. Vi meiner at ein her bør
legge arkivnøkkelen til grunn.
Riksarkivet vil kanskje innvende at dette vil verte eit for
tidkrev jande arbeid for dei. Vi trur ikkje det. Vi trur at langt
dei fleste arkivseriane vil vere uproblematiske å vurdere. Ein
lyt bruke litt meir tid på enkelte seriar, men etterkvart som ein
får erfaring med desse, vil også dette arbeidet verte enklare
og krevje mindre ressursar. Best av alt er at ein då vil ha eit
konkret reglement som ein fortløpande kan justere og
kommentere etterkvart som ut viklinga innanfor offentleg
sektor gjer dette naudsynt. •