Prosjektmandat for SAK-innkjøp - UHRs

Prosjektmandat
for SAK-innkjøp
Skrevet av: Kjetil Skog og Olav Holden
Filnavn: Prosjektbeskrivelse SAK‐innkjøp
Versjon: 1
Opprettet: 12.01.2011
Sist endret: 11.04.2011 18:46:35
Sider: 8
Filnavn: 11843_1_P_O
Side: 1 / 8

Filnavn: 11843_1_P_O
Side: 2 / 8

Innholdsfortegnelse
BAKGRUNN 4
STRATEGISK GRUNNLAG 4
FORMÅL 5
PROSJEKTETS MÅL 5
OMFANG - LEVERANSER 6
AVGRENSNINGER 6
ORGANISERING OG BEMANNING 6
ØKONOMISKE RAMMER/BUDSJETT 7
HOVEDMILEPÆLER 7
VEDLEGG 8
Filnavn: 11843_1_P_O
Side: 3 / 8

Bakgrunn
Strategisk grunnlag
Universitets‐ og høgskolesektoren har en utfordring med allokering av innkjøpskompetanse. De faglige
kravene som stilles de enkelte institusjoner innen anskaffelsesfaget har økt betydelig de senere år.
Dette gjelder både kommersiell innkjøpsfaglig kompetanse så vel som juridisk kompetanse. Videre har
krav til dokumentasjon og etterprøvbarhet blitt betydelig skjerpet.
Riksrevisjonen har ved flere anledninger påpekt mangler ved etterlevelse av Lov og forskrift om
offentlige anskaffelser for sektoren. Riksrevisjonen har påpekt at det er spesielt alvorlig at funn som er
gjort og påpekt overfor institusjoner ikke er fulgt opp ved senere revisjoner. Dette viser institusjonenes
manglende evne til å gjøre noe med påviste feil og brudd innen feltet.
UHR‐innkjøpsutvalg fikk i sitt mandat av 2006 at det skal jobbes med utvikling av faglige nettverk i
sektoren innen innkjøpsområdet. Utvalget har i perioden både gjennomført kartleggingsarbeid samt
iverksatt forskjellige tiltak for å utvikle samarbeid i sektoren. Blant annet ble det i 2009 levert en rapport
fra en arbeidsgruppe oppnevnt av innkjøpsutvalget (Rapport fra arbeidsgruppe for evaluering og
videreutvikling av innkjøpsnettverk UH‐sektoren, datert 05.10.2009). Rapporten tar for seg eksisterende
nettverk i sektoren, analyserer disse samt foreslår en videre utvikling.
Arbeidsgruppens hovedfunn var at de eksisterende nettverkene har en komplementær rolle. De dekker
spesielt avtalebehov innen IKT og administrative systemer. Det er arbeidsgruppens anbefaling at de
eksisterende nettverkene opprettholdes og videreutvikles.
Arbeidsgruppen peker på tre hovedutfordringer;
1. Det er ikke nettverk som ivaretar den resterende rammeavtaleporteføljen
2. Det er ikke nettverk som ivaretar støtte ved gjennomføring av større enkeltanskaffelser
(anskaffelser med verdi over 100 000 kr)
3. Det er ikke nettverk som ivaretar kompetansebygging og strategisk utviklingsarbeid
Arbeidsgruppen anbefalte derfor å etablere regionale nettverk for virksomheter uten egne store
innkjøpsmiljø.
Ser vi på Universitets‐ og høyskolesektoren samlet er det kun de største institusjonene som har etablert
fagmiljøer innen innkjøp med kompetanse på større anskaffelser og kontraktarbeid. Videre er det kun
de største institusjonene som har ressurser til og etablere nødvendige rammeavtaler som dekker hele
institusjonens sitt behov. Det er derfor kun de største institusjonene som ikke har behov for støtte til
gjennomføring av større anskaffelser.
Nødvendig innkjøpskompetanse kan deles inn i tre hovedroller. Prosess og kontraktsansvarlig, lokal
innkjøpsansvarlig og bestiller. De enkelte roller er overordnet beskrevet i figuren under.
I sektoren er det mange av virksomhetene som er små / middels store, og som har begrensede ressurser
øremerket til å jobbe med anskaffelser. For mange er det ett årsverk avsatt til arbeid med anskaffelser,
for andre inngår arbeid med anskaffelser som en del av flere funksjoner / oppgaver. Det vil for noen av
virksomhetene være vanskelig å få rekruttert kompetent arbeidskraft innenfor anskaffelsesområdet,
Filnavn: 11843_1_P_O
Side: 4 / 8

enten pga av beliggenhet eller konkurranse om arbeidskraft. Det vil også være veldig forskjellig hvor
stort omfang arbeidet med anskaffelser har, i og med at virksomhetenes kostnader vanligvis er bundet
opp i lønnskostnader og husleie.
Erfaringene er at det å ikke å ha et team å jobbe i eller det å jobbe sjelden med en oppgave, bidrar til å
forringe kompetansen og det er krevende og til enhver tid å holde seg oppdatert på fagområdet. Det at
en gjør oppgavene sjelden innebærer at terskelen for å gjøre oppgaven er høyere, både med tanke på å
bruke IKT‐verktøyene og sette seg inn i aktuelle regelverk, rutiner mv. Når en hverdag består av både
driftsoppgaver, saksbehandling og utvikling, så er erfaringen at driftsoppgavene har en tendens til å bli
prioritert.
Det er naturlig å spørre seg om alle institusjonene skal bygge opp all denne kompetansen selv. Dersom
alle ikke skal bygge opp samme kompetanse bør det utvikles modeller for å utnytte den samlede
kompetansen i sektoren.
For å lykkes med en slik modell må det defineres hva som er minimumskompetanse i alle institusjoner
og hva som kan hentes hos andre. Videre må det utvikles modeller for hvordan en slik utveksling av
kompetanse skal
foregå.
Formål
Utvikle nettverksmodell for kompetansebaser for innkjøp i sektoren. Hovedmålet er at alle institusjoner
får tilgjengelig ressurser som gjør de i stand til å møte alle utfordringer i forhold til anskaffelsesområdet.
Prosjektets mål
Gjennom to pilotprosjekter skal det utvikles ressursmodeller som ivaretar;
Filnavn: 11843_1_P_O
Side: 5 / 8

felles rammeavtalebehov/rammeavtaleforvaltning på vegne av nettverket
utarbeide modell for bistand i gjennomføring av enkeltanskaffelser for nettverket
utarbeide modell for kompetansebygging i nettverket
Omfang - leveranser
De konkrete leveransene fra prosjektet skal være:
Kartlegging av erfaringer fra andre etablerte offentlige innkjøpsnettverk, som helse‐ /
kommuner etc.
Bistå for å utvikle mål, retningslinjer og organisasjonsstruktur for anskaffelsene ved den enkelte
virksomheten
Opplæring av lokale innkjøpere og ledere med godkjenningsfullmakter ved hver virksomhet
Kartlegge behov for rammeavtaler
Inngå felles rammeavtaler og lage struktur for oppfølging av avtaleporteføljen
Bistå ved gjennomføring av større enkeltkjøp ved hver virksomhet
Filnavn: 11843_1_P_O
o Kjøp > 100.000 (forenklet anbudsprosess)
o Kjøp > 500.000 (full anbudsprosess)
Bistå ved innføring av støtteverktøy knyttet til anskaffelsene
Avgrensninger
o Maler/verktøy for anbudsprosesser
o Verktøy og rutiner for BtB‐prosessen (Bestilling Faktura)
Det forutsettes at alle institusjoner har en minimumskompetanse innen anskaffelser i egen
organisasjon. Konkret betyr dette at den enkelte må være dekket inn på rollene Lokal Innkjøper og
Bestiller. Videre er det viktig å presisere at nettverkene ikke skal være organisasjoner som overtar
ansvaret for anskaffelsesområdene ved de enkelte institusjonene.
Prosjektet skal yte bistand, som betyr at det endelige ansvaret knyttet til hver enkelt anskaffelse fortsatt
ligger på den enkelte enheten.
Det forutsettes at hver deltakende virksomhet stiller med et minimum av ressurser for gjennomføring
knyttet til hver leveranse, som framskaffing av datagrunnlag, deltakelse på samlinger og delta ved
opplæring. Endelig omfang vil bli definert ved oppstart av prosjektet.
Organisering og bemanning
Prosjekteier KD
Side: 6 / 8

Styringsgruppe: Økonomidirektør ved NTNU og UiB
Pilot NTNU
Prosjekteier Innkjøpssjef
Prosjektleder: NN ansettes
Referansegruppe: Utvalg fra deltakende virksomheter
Prosjektdeltakere fase
1:
Prosjektdeltakere fase
2:
Filnavn: 11843_1_P_O
HiST, HiNT ++
Prosjekteier Innkjøpssjef
Prosjektleder: NN ansettes
Referansegruppe: Utvalg fra deltakende virksomheter
Prosjektdeltakere: NHH, HiB, KH,HSH
Prosjektdeltakere fase
2:
Økonomiske rammer/budsjett
Følgende gir et overordnet bilde av de økonomiske rammer for prosjektet:
Post Kommentar Beløp
Prosjektressurser 1 person ved hvert universitet i to år. 900 000 NOK *4
Andre kostnader Reisestøtte, møter og kurs – 200.000 ved hver pilot
Hovedmilepæler
Tabellen under gir en oversikt over hovedmilepæler i prosjektet:
Dato Milepæl Kommentar
3 600 000
400 000
Sum: 4 000 000
Side: 7 / 8

15. juni 2011 Oppstart med virksomheter i som var
med i opprinnelig søknad
15. august 2011 Ansette prosjektressurser En 100% stilling ved hver pilot
15. september Avklare tilknytning av flere virksomheter
1. januar 2012 Kartlegginger Erfaringer fra andre
Status ved virksomhetene
Avtalebehov
2012 Opplæring
2011/2013 Rammeavtaler
2011/2013 Enkeltkjøp
15. september
2013
Vedlegg
Filnavn: 11843_1_P_O
Sluttrapport
1. Rapport fra arbeidsgruppe for evaluering og videreutvikling av innkjøpsnettverk UH‐sektoren,
datert 05.10.2009
Side: 8 / 8