Departementenes servicesenter - Difi
Departementenes servicesenter - Difi
Departementenes servicesenter - Difi
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Erfaringer fra anskaffelse av<br />
vektertjenester<br />
Vigdis Myran<br />
Juridisk fagansvarlig<br />
DepKjøp<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Innholdet i presentasjonen<br />
• Formålet med presentasjonen<br />
• Kort om DSS<br />
• Bakgrunn – vekteravtalen<br />
• Markeds- og behovsvurdering<br />
• Rettslige rammer<br />
• Gjennomføring av konkurransen<br />
• Kort om leverandøroppfølging<br />
• Oppsummering<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Formålet med presentasjonen<br />
Erfaringer kjøp av vektertjenester i DSS<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Kort om <strong>Departementenes</strong><br />
<strong>servicesenter</strong> - DSS (1)<br />
Visjon<br />
• ” et attraktivt og effektivt byråkrati”<br />
Formål<br />
• DSS er regjeringens instrument for en<br />
effektiv, sikker og fremtidsrettet<br />
departementsvirksomhet.<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Kort om DSS (2)<br />
• Sikkerhetstjenesteavdelingen (SAV)<br />
• Ansvar for fysisk sikring<br />
• Skal yte sikkerhets-, resepsjonstjenester til<br />
departementsfellesskapet i henhold til<br />
gjeldende trusselbilde og inngåtte<br />
tjenesteavtaler.<br />
• Kontrakts- og leverandøroppfølging<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Kort om DSS (3)<br />
• <strong>Departementenes</strong> innkjøpstjenester<br />
(DepKjøp)<br />
• Rådgivningstjeneste<br />
• Juridisk og merkantil bistand<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Bakgrunn - vekteravtalen<br />
Hendelsen 22.7.2012: stort behov for å<br />
kjøpe vektertjenester<br />
• betydelig usikkerhet knyttet til antall<br />
fremtidige lokasjoner<br />
• endring av type og antall lokasjoner,<br />
inkludert endring av lokasjoner til<br />
byggeplasser mv<br />
• ikke tilstrekkelig antall egne ansatte<br />
• samtlige regjeringsbygg skulle sikres<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Markeds- og behovsvurdering (1)<br />
Behov knyttet til<br />
vektertjenestene<br />
• Strategisk viktig<br />
anskaffelse<br />
• Behov for god<br />
kompetanse og<br />
kapasitet<br />
• Ønske om størst<br />
mulig grad av<br />
konkurranse i<br />
markedet<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Markeds- og behovsvurdering (2)<br />
• Antatt 4 aktører med tilstrekkelig<br />
kapasitet<br />
• Ingen antatt store nok til å håndtere<br />
avtalen alene<br />
• Behov for egnet fordeling av oppdraget,<br />
samt egnet administrering av<br />
leverandørene i kontraktsperioden<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Rettslige rammer (1)<br />
Rettslig ramme i anskaffelsesforskriften:<br />
• Rammeavtale med 1<br />
• Rammeavtale med flere:<br />
krav til fordelingsnøkkel eller<br />
minikonkurranser<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Rettslige rammer (2)<br />
Vurdering og konklusjon:<br />
• Rammeavtale med 3 leverandører<br />
Avrop etter fordelingsnøkkel<br />
• Åpen anbudskonkurranse<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Gjennomføring av konkurranse (1)<br />
- kvalifikasjonskrav<br />
Formål sikre egnede leverandører<br />
• 3 leveranser siste 3 år med relevans for<br />
dette oppdraget:<br />
levering av vektertjenester med<br />
døgnkontinuerlig bemanning med minst<br />
20 vektere over lengre tidsperioder.<br />
• tilstrekkelig bemanning til å gjennomføre<br />
denne rammeavtalen.<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Gjennomføring av konkurranse (2)<br />
- tildelingskriterier<br />
Formål : identifisere det beste tilbudet<br />
TK 1 Kompetanse<br />
• De tilbudte vekternes/teamets kunnskap<br />
og erfaring relatert til vektertjenester<br />
• Formell kompetanse som er relevant for å<br />
gjennomføre oppdraget<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Gjennomføring av konkurranse (3)<br />
- tildelingskriterier<br />
TK 2 Oppdragsforståelse<br />
Vurdering av beskrevet tilnærming til<br />
oppdraget<br />
TK 3 Pris<br />
• Døgnpris<br />
• Ukespris<br />
• Døgnpris og timespris<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Gjennomføring av konkurranse (4)<br />
- krav til ytelsen, eksempler<br />
Formål: sikre leveringsdyktighet og<br />
kapasitet<br />
- i)krav til 30 vektere i døgnkontinuerlig<br />
turnus 7 dager i uken (omtrent 150<br />
vektere)<br />
- ii)vektere som har fullført minimum vekterkurs<br />
trinn 3 etter foreliggende regelverk, i praksis<br />
minimum 4-6 mnd vektererfaring<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Gjennomføring av konkurranse (5)<br />
- kontraktsgrunnlag<br />
• Egenutviklet rammeavtale<br />
• Spørsmål fra leverandør til dette<br />
• Hvorfor ble ikke NS 8434 benyttet?<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Gjennomføring av konkurranse (6)<br />
• Mottok 4 tilbud<br />
• Utfordringer ved evalueringen<br />
• Alle hadde besvart krav i) og ii) ulikt<br />
• Forhandlingsforbud<br />
• Likebehandlingsprinsippet<br />
Konkurransen ble avlyst<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Gjennomføring av konkurranse (7)<br />
- runde 2<br />
Hva måtte endres?<br />
• Samme kvalifikasjonskrav<br />
• Noe modererte tildelingskriterier<br />
• Minimumskrav moderert og presisert<br />
• Kontraktsgrunnlag supplert med NS 8434<br />
• Mottok tilbud fra samme 4 leverandører<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Gjennomføring av ny<br />
konkurranse (8) - valg av kontrakt<br />
• Egenutviklet rammeavtale med bilag<br />
• NS 8434 med noen endringer<br />
• I den grad ikke annet følger av<br />
rammeavtalen gjelder NS 8434:2008<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Kort om leverandøroppfølging<br />
• Jevnlige oppfølgingsmøter med<br />
leverandørene<br />
• Etter behov, ca 4-6 uke<br />
• Avtagende behov for møter utover i kontraktsperioden<br />
• Praktiske, operative avklaringer skjer fortløpende<br />
• Bruk av fordelingsnøkkelen<br />
• Noe utfordring ved praktisk bruk av fordelingsnøkkel<br />
da behovet varierer og det er noe usikkerhet mht<br />
fremtidig uttak. Krever en del administrasjon fra<br />
oppdragsgiver<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Oppsummering (1)<br />
• Utforming av<br />
minimumskrav<br />
• Utforming av<br />
tildelingskriterier og<br />
dokumentasjonskrav<br />
• Fokus på de ulike<br />
standarder i<br />
forskjellige bransjer,<br />
ref NS 8434<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Oppsummering (2)<br />
• Parallelle rammeavtaler med<br />
fordelingsnøkkel krever strukturert<br />
kontraktsadministrasjon<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Oppsummering (3)<br />
• Spørsmål?<br />
• Innspill?<br />
• Kommentarer?<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Takk for oppmerksomheten!<br />
vigdis.myran@dss.dep.no, tlf. 472 57 157<br />
<strong>Departementenes</strong> <strong>servicesenter</strong>
Change language