S A K S F R A M L E G G

Sak-Dok.nr.: 07/4513-1
Emnekode:
Saksbehandler: Heidi Vifladt
S A K S F R A M L E G G
ORIENTERING OM ELEKTRONISK SAMHANDLING I
VIRKSOMHETSOMRÅDE HELSE OG OMSORG
Rådmannens forslag til vedtak:
Orientering om ”Elektronisk samhandling i Virksomhetsområde Helse og omsorg ” tas
til etterretning.
Hovedutvalg for omsorg imøteser implementering av de ulike tiltakene i forbindelse
med videre drift i 2008.
Fakta:
I denne saken legges det fram en beskrivelse av nødvendig satsning innenfor feltet
informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) for virksomhetsområde Helse og omsorg
for kommende år.
Virksomhetsområde Helse og omsorg dokumenterer i dag pasientopplysninger både på papir
og elektronisk. Virksomhetsområdet har innført Tieto Enators system Gerica. Enkelte av
modulene i dette systemet er tatt i bruk, men rapportskriving og tiltaksplaner dokumenteres
på papir. Vår nærmeste samarbeidspartner, Sykehuset Innlandet HF, har i dag innført
elektronisk pasientjournal.
Det har i lang tid vært behov for å ta i bruk håndholdte enheter (PDA) i hjemmetjenesten.
Dette er små windowsbaserte telefoner som personalet har med seg ut til brukerne. Via sin
PDA kan de hente opp pasientjournalen, arbeidslister og relevant oppslagsverk. Med denne
lille pcen kan personalet også skrive inn rapporten etter hvert som de har foretatt besøk, og i
tillegg har de dokumentert medgått tid.
De fleste fastleger i Gjøvik kommune er påkoblet Norsk Helsenett. Virksomhetsområde Helse
og omsorg har innhentet priser for tilknytning til Norsk Helsenett. Gjøvik kommune har fått
invitasjon til å delta i prosjekt for elektronisk informasjonsutveksling i pleie- og
omsorgstjenesten (ELIN-k) og har bekreftet deltagelse. Dette prosjektet omhandler
kommunens forberedelse til elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorgstjenesten,
fastleger og sykehus. Prosjektet er initiert fra Sosial- og helsedirektoratet.

Høsten 2006 ble det besluttet å investere i et virksomhetsovergripende
dokumenthåndteringssystem med spesielt henblikk på bruk innen fagområdet
informasjonssikkerhet for å imøtekomme krav om internkontroll. Dette blir kommunens
interne styrings- og ledelsesverktøy som kan bidra til faglige forsvarlige tjenester. Det er
besluttet at Helse og omsorg skal være pilot for anskaffelse av systemet. Anbudsdokumentene
er ferdigstilt og vil bli kunngjort på DOFFIN når det er avklart om de andre kommunene i
Gjøvik-regionen også ønsker å være med i denne prosessen.
Alle 23 avdelinger i Virksomhetsområde Helse og omsorg bruker lønns- og personalsystemet
Gat til ajourhold i den daglige drift. Dette innebærer at samtlige avdelinger siden februar
2007 har sendt variabel lønn elektronisk til lønningskontoret. Det er nå i liten grad manuell
registrering av timelister i virksomhetsområdet.
Virksomhetsområdet har hatt en omfattende gjennomgang av IKT-utstyr ute i avdelingene.
Denne oversikten skal brukes som grunnlag for å sette opp en framdriftsplan på
innkjøp/utbytting av hensiktmessig utstyr i overenstemmelse med vedtatt standard og sentrale
føringer.
Nasjonale føringer :
”S@mspill 2007: Statlig strategi for elektronisk samarbeid i helse og sosialsektoren 2004-
2007”.
Den inneholder to viktige hovedelementer:
–Styrke informasjonsflyt i sektoren
• infrastruktur, informasjonsstruktur, informasjonssikkerhet, elektroniske
pasientjournaler, meldingsutveksling og tilgang fagstøtte
–inkludere nye aktører i det elektronisk samarbeidet
• pasienter, brukere, pårørende, apotek, kommunale
”KS Strategi for IKT- satsning i helse/omsorg”
1) samhandlingsavtale i kommunene i 2008
2) all dokumentasjon i EPJ i 2008
3) alle kommuner i Helsenett 2008
4) all dokumentasjon og kommunikasjon jmf standarder
5) utveksling mellom kommuner og andre i all hovedsak elektronisk i
2008
6) sørge for nødvendig kompetanse
Egenvurdering:
”Samspill 2007” og ”KS:strategi for IKT i helse og omsorg” gir oss føringer for hva som
forventes av kommunenes satsning innen IKT i året som kommer.
Med utgangspunkt i dette har vi valgt å starte opp med fornying av datautstyret i kommunen.
I den forbindelse er det gjort en stor kartlegging av alt utstyr. Dette skal danne grunnlaget for
innkjøp av nytt utstyr. Det er da tatt hensyn til krav som stilles i lovverket når det gjelder
informasjonssikkerhet. I denne vurderingen er det også viktig å følge med i utviklingen av
IKT utstyr. Utviklingen på dette området går raskt og det er vanskelig å tenke 4 år fram i tid.

Skal vi lykkes med vår framdriftsplan er det helt grunnleggende at utstyret er brukervennlig
og at de ansatte er trygge i bruken av dataverktøy.
I tillegg til at det settes opp en plan for innkjøp må behovet for dataopplæring planlegges. På
bakgrunn av kartlegging av datakunnskap til ca 900 ansatte er det gjennomført 15 timers
opplæringskurs i grunnleggende datakunnskaper for de som hadde behov/ønsket det. I tillegg
til denne undervisningen skal alle ansatte læres opp i de spesifikke datasystem. Den største
utfordringen her ligger i å innføre elektronisk pasientjournal. Personalet skal da gå over fra å
skrive i papirbasert kardex / pasientjournal til elektronisk pasientjournal på alle vakter. Dette
vil kreve at de setter seg inn i nye systemer, men også at de må legge om sine arbeidsrutiner.
I planen er det satt opp pilotprosjekt med PDA i tre avdelinger. PDA vil kunne være et nyttig
hjelpemiddel for å sikre kvalitet på pasientdokumentasjonen, og også være nyttig ved at
pasientopplysninger og oppslagsverk blir lett tilgjengelig
Målsetningen med prosjektet forutsetter at pasientdokumentasjonen foregår elektronisk. Skal
vi ha elektronisk samhandling med våre samarbeidspartnere må vi ha noe å sende via nettet. I
dette arbeidet med å implementere elektronisk pasientjournal er det sentralt at dokumentasjon
ikke skjer både på papir og elektronisk, kilden til avvik og dobbeltføring vil da være stor og
gevinsten med økt kvalitet og effektivitet kan utebli. Vi ser det som en stor fordel å være
invitert inn i ELIN-k –prosjektet. Vi vil da få hjelp og støtte fra allerede etablerte
erfaringsnettverk i tillegg til at vi vil bli tildelt stimuleringsmidler.
I løpet av første del av 2008 vil det bli implementert et virksomhetsovergripende
dokumenthåndteringssystem med spesielt henblikk på bruk innen fagområdene
informasjonssikkerhet og helse/ omsorg for å imøtekomme krav om internkontroll. Dette blir
kommunens interne styrings- og ledelsesverktøy som kan bidra til faglige forsvarlige
tjenester. Det er lagt stor vekt på at dette skal være et oversiktlig og selvinstruerende system,
men det vil naturlig nok føre med seg behov for opplæring og rydding i dokumenter som skal
legges inn i dette systemet. Det gjøres allerede i dag en stor jobb med rydde og revidere
allerede eksisterende prosedyrer.
Implementering av lønns og personalsystemet Gat har så langt vært en vellykket prosess. I
framdriftplanen er det lagt opp til at vi i året som kommer tar i bruk moduler som inneholder
kompetansekartlegging, ønsketurnus og IA- registreringer. Dette er moduler som i først og
fremst vil være et hjelpemiddel for ledere.
Virksomhetsområdet har en stor utfordring i å rapportere korrekt og effektivt. På dette
området er IKT et nødvendig verktøy. Datasystemene som vi nå står i ferd med å ta i bruk har
hensiktsmessige rapportsentra som vil bli til stor nytte dersom de ansatte kan å bruke dem og
legger inn de rette opplysninger på en rett måte. På denne måten vil en oppnå langt bedre
aktivitet- og ressursstyring som gir mulighet for aktiv styring.
Gjøvik, [ sett inn dato]

Trond Lesjø Jan Morten Andreassen