Veiledning i skikk og bruk - utgitt 15. mars 2014

5 Brevskrivning
5.1 Tjenesteskriv
Forsvaret har en standard for de forskjellige
måter man henvender seg formelt i skriftlig
form til andre. Denne baserer seg på «Håndboken
for Forsvarets visuelle profil». Noe av
det viktigste man skal ta hensyn til i denne
forbindelse, er forskjellen på ekstern og intern
kommunikasjon. Henvender man seg til en
adressat utenfor Forsvaret, er dette ekstern
kommunikasjon. Da er det Forsvaret som etat
brevet kommer fra, og ikke den aktuelle driftsenhet
eller avdeling. Det er Forsvaret som
skal profileres. I brevhodet skal man da bruke
Forsvarets heraldiske våpen, riksvåpenet på
de to kryssede sverdene. Hvem som skal
skrive under brevet, henger sammen med
hvem som juridisk, i kraft av sin stilling, har
rett til å forplikte Forsvaret med sin underskrift.
I intern kommunikasjon, dvs. innad
i Forsvaret, kan man bruke eget avdelingsmerke
i sine brev. De fleste mottakere av slike
brev har en rimelig oversikt over Forsvarets
organisasjon, og avdelingsmerket er med på
å understreke avsenderens identitet. Brev som
settes opp i Forsvarets arkiv- og post system,
DocuLive, vil automatisk få riktig merke
i brevhodet ut i fra hvilken type dette er.
5.2 Private brev
kan skrives for hånd. En pen, håndskrevet
meddelelse vil virke mer personlig enn et
maskinskrevet brev. Ønsker man å være
spesielt høflig overfor mottakeren, som
f.eks. ved avsendelse av et takkebrev, bør
dette være håndskrevet.
Når man setter opp private brev, kan det
være greit å bruke Forsvarets brevmal som
mønster og tilpasse dette til brevets innhold.
Da vil brevet ligge tett opp til vanlige normer
for oppsett i vårt samfunn, det gjør det
lettere å lese for mottageren.
Skriv enkelt og kortfattet. Mange skriver stivt
og komplisert i alvorlige brev, og det er helt
unødvendig. Tenk på mottageren, og skriv
slik at brevet er lett å forstå. Man kan gjerne
skrive sinte og aggressive brev, men slike
brev bør sjelden sendes! Legg brevet til side
når det er ferdigskrevet, og les det om igjen
når temperamentet har kjølnet.
Det er mange som har lett for å se på e-post
som en fortsettelse av en muntlig samtale.
Men elektronisk post er også brev. Når vi
snakker sammen ansikt til ansikt kan vi
moderere og tilpasse budskapet ved hjelp
av kroppsspråk og gester. Det kan vi ikke
når vi skriver til hverandre. Derfor er skriftlig
kommunikasjon alltid sterkere enn muntlig
kommunikasjon, og det som er skrevet og
sendt forplikter også i sterkere grad.
Det kan virke som om det meste av privat,
skriftlig kommunikasjon i dag skjer via e-post
og sosiale medier som Facebook, Twitter osv.
Brev skrevet for hånd er kanskje en utdøende
foreteelse. Fra tid til annen har man likevel
behov for å sette opp et vanlig brev, både
formelt og i mer personlig sammenheng.
Brev kan skrives ut på en skriver og det
36 Veiledning i skikk og bruk for Forsvaret Veiledning i skikk og bruk for Forsvaret 37