Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket

Endeleg rapport etter undersøking av Hå kommune som matrikkelstyremakt
Kommunenamn: Hå kommune Saksnummer: 10/04829
Adresse: Rådhusgata 8
4360 Varhaug
Tidsrom for
undersøkinga: 20. - 21. februar 2013
Kontaktperson i
kommunen:
Sigmund Langerak Frå Kartverket: Knut Holter
Sigurd Langeland
Undersøkinga omfatta følgjande emne:
Korleis kommunen som matrikkelstyremakt sikrar truverde for matrikkelen belyst gjennom
• Organisering av kommunen sine oppgåver som lokal matrikkelstyremakt
• Samordning mellom plan og bygningslova og matrikkellovforvaltninga
• Føring av bygningsinformasjon
• Føring av adresse
• Føring av ikkje fullført oppmålingsforretning
• Behandling av krav om retting og ved retting av eige tiltak
• Behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysningar
• Behandling av matrikkelopplysningar i eigen administrasjon
Korleis kommunen som matrikkelstyremakt opprettar matrikkeleiningar og grensejusteringar
belyst ved saksbehandling frå det ligg føre rekvisisjon til saka er ferdig ført i matrikkelen og
arkivert.
Samandrag av resultat
Kartverket avdekka følgjende avvik ved undersøkinga:
- Hå kommune oppfyller ikkje krava til dokumentasjon av oppmålingsforretning
- Hå kommune oppfyller ikkje krava til merking og måling av grenser og dokumentasjon
av måling og utrekningar.

2
Det vart gitt følgjande merknad ved tilsynet:
- Samordning mellom plan- og bygningslova og matrikkellova er basert på rutinar som
ikkje er sett i system.
Utarbeida dato : 10. april 2013
Anders Fekjær
tilsynsansvarleg
Sigurd Langeland
leiar for tilsynet i Hå

3
Innhaldsliste
1. Innleiing
2. Dokumentunderlag
3. Omfang
4. Avvik
5. Merknader
6. Gjennomføring
Vedlegg
Vedlegg 1:
Vedlegg 2:
Vedlegg 3:
Omfanget av Kartverket si undersøking, varsel om tilsyn
Dokumentunderlag for Kartverket si undersøking
Deltakarar ved Kartverket si undersøking

4
1. Innleiing
Rapporten er utarbeida etter ei undersøking i Hå kommune i perioden 20. – 21. februar 2013.
Undersøkinga er ein del av Kartverket sin planlagde aktivitet for dette året. 20 av dei 428
kommunane i landet er valt ut. Val av kommunar er gjort gjennom loddtrekking, der grunnlaget
for loddtrekkinga er kor store kommunane er, folketalet og ei fylkesvis fordeling.
Tilsynet er retta inn mot kommunen si organisering av oppgåva som lokalt matrikkelmynde, og
er ein systemrevisjon. Undersøkinga fokuserer på at lov- og forskriftskrav skal haldast, og
rapporten beskriv eventuelle avvik og merknader som vart avdekka under undersøkinga.
Rapporten gir såleis ingen fullstendig vurdering av kommunen sitt arbeid etter matrikkellova.
Følgjande tema inngår i undersøkinga i Hå kommune:
• Korleis kommunen som matrikkelstyremakt sikrar trudom for matrikkelen belyst
gjennom
- organisering av kommunen sine oppgåver som lokal matrikkelstyremakt
- samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltninga
- føring av bygningsinformasjon
- føring av adresse
- føring av ikkje fullført oppmålingsforretning
- behandling av krav om retting og ved retting av eige tiltak
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysningar
- behandling av matrikkelopplysningar i eigen administrasjon
• Ut over dette korleis kommunen opprettar matrikkeleiningar og grensejusteringar belyst
ved saksbehandlinga frå det ligg føre rekvisisjon til saka er ferdig ført i matrikkelen og
arkivert
Undersøkinga vart utført ved gransking av dokument, ved intervju av både sentralt plasserte
personar og fagpersonar i kommunen, og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar
blir følgt opp i praksis. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under
undersøkinga.
Avvik er mangel på oppfylling av krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift.
Merknad er eit forhold som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men der
tilsynsstyremakta med utgangspunkt i krav frå myndigheitene, meiner det er eit potensiale til
forbetring.
2. Omfang
Omfanget av Kartverket si undersøking er nærare omtala i varselet om tilsyn, vedlegg 1.
Kartverket har ikkje vurdert andre område av kommunen si verksemd.

5
3. Dokumentunderlag
Dokumentunderlaget for undersøkinga var :
- Aktuelle lover og forskrifter
- Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta og forhold som kan
verka inn på dei tema som ligg til grunn for undersøkinga.
Spesielt viktige dokumenter for gjennomføring av undersøkinga er lista i vedlegg 2.
4. Avvik
AVVIK 1
Hå kommune oppfyller ikkje krava til dokumentasjon av oppmålingsforretning.
Avvik frå: Matrikkellova § 33. Oppmålingsforretning, jf matrikkelforskriftene § 38
Kommentarar: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon frå
oppmålingsforretninga:
1. Matrikkelforskriftene § 38 har krav til innhaldet i protokollen for oppmålingsforretninga.
o § 38 første ledd, bokstav a, inneheld krav om referanse til delingsløyve.
o Første ledd, bokstav d, har krav til erklæring om habilitet.
2. Matrikkelforskriftene § 38 andre ledd, har krav til at grensepåvisinga ved forretninga skal
visast på eit kart som er basert på ei utskrift frå matrikkelen på tidspunktet for
oppmålingsforretninga. Dette skal dokumentere endringar i dei grensene som tidlegare
var ført i matrikkelen.
Avviket byggjer på følgjande observasjonar: Etter ei gjennomgang av utlånte saker har
tilsynet funne manglar ved protokoll og dokumentasjon på følgjande punkt, jf. kommentarar
ovanfor:
1. I dei utleverte frådelingssakene er opplysning om løyve etter plan- og bygningslova ikkje
referert i protokollen. Protokollane manglar i nokre saker erklæring om habilitet.
2. I dei utleverte sakene er grensemerking vist på kartvedlegg eller ved beskrivelse i
protokollen. Det går ikkje alltid fram kva som er gamal og ny grensemerking.
Grensemerking er ikkje teikna inn på utskrift av matrikkelen.
Under intervjuer og i sluttmøtet vart ovennevnde funn bekrefta.
AVVIK 2
Hå kommune oppfyller ikkje krava til merking og måling av grenser og dokumentasjon av
måling og utrekningar.

6
Avvik frå: Matrikkellova § 34. Merking og måling av grenser, jf matrikkelforskriftene §§ 27, 41
Kommentarar: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til grensemerking, måling og
dokumentasjon av måle- og utrekningsarbeida.
1. Matrikkelforskriftene § 27 andre ledd, bokstav f, krev grunngjeving for å utelate
grensemerking. I matrikkelforskriftene § 41, første og andre ledd, vert det kravt at det ved
oppmålingsforretninga vert plassert godkjente grensemerke i alle knekkpunkt. Merking
kan berre utelatast viss det medfører vesentleg ulempe eller fare eller det på annan måte
ikkje er formålstenleg å setje ned godkjent grensemerke.
2. Matrikkelforskriftene § 41, fjerde og femte ledd, har krav til korleis måle- og
utrekningsarbeida skal dokumenterast i samsvar med gjeldande standardar.
Avviket byggjer på følgjande observasjonar: Etter gjennomgang av utlånte saker finn tilsynet
at nokre oppmålingsforretningar er ført i matrikkelen utan at grensene er fullstendig merka. I
dokumentasjonen er det ikkje grunngitt kvifor grensemerking er utelete i desse tilfella.
Det er ikkje laga ein rapport for utrekningar som tilfredsstiller ”Standard for stedfesting av
matrikkelenhets- og råderettsgrenser” kapittel 5.1.3. Standarden gir retningsliner for utforming
av rapporten. Denne rapporten skal blant anna dokumentere måleutstyr og målemetodar.
Resultatet av utrekningane skal vere vurdert og kommentert.
Tilsynet har merka seg at kommunen har utvikla malar som dokumenterer målingane og
utrekningane. Desse er ennå ikkje tatt i bruk.
Under intervjuer og i sluttmøtet vart ovennevnde funn bekrefta.

7
MERKNADER
Det vart gitt ein merknad etter undersøkinga:
MERKNAD 1
Samordning mellom plan- og bygningslova og matrikkellova er basert på rutinar som ikkje er
sett i system.
Kommentar: Det vert vist til dei avgrensingar og mogleg bruk som følgjer av
samordningsreglane i plan- og bygningslova §§ 20-1 første ledd bokstav m, og 21-9. Ei
handheving og bruk av desse heimlane vil kunne sikre at grunnlaget for vidare saksbehandling
etter matrikkellova vert betre tilrettelagt.
Merknaden byggjer på følgjande observasjonar: Samordning mellom pbl- og
matrikkellovsakene i kommunen er uformell og ikkje ein gjennomført rutine.
Dette kan medføre at:
• Eigedomsopplysningar ikkje blir sjekka tidleg i saksbehandlinga etter pbl
• Det ikkje vert stillt krav til at eigedomsopplysninger er klarlagt før tiltak blir behandla
etter pbl
• Det blir gitt delingsløyve utan at matrikkellova sine premissar for frådeling ved uklare
eigedomsforhold er oppfylt.

8
5. Gjennomføring
Undersøkinga omfatta følgjande aktivitetar:
Formøte vart gjennomført som telefonmøte og utveksling av epost.
Ved intervjua den 20. februar 2013 vart 5 personar intervjua.
Ved sluttmøtet den 21. februar 2013 vart det gitt ei oppsummering med presentasjon av resultata
I vedlegg 3 er det lagt ved eit oversyn over deltakarane på undersøkinga.

VEDLEGG 1
9
Se mottakerliste
Deres ref.: Vår ref. Dato:
Sak/dok.: 10/04829-111
08.01.2013
Ark.: 342.1
Varsel om tilsyn våren 2013 i Engerdal, Hå, Hemnes, Øvre Eiker, Volda, Holmestrand,
Sørreisa, Bergen, Fredrikstad og Risør kommuner som lokal matrikkelmyndighet
Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova § 28 med nevnte kommuner
våren 2013. Disse utgjør de første 10 av i alt 20 kommuner som undergis tilsyn året 2013.
Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er
sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Hver enkelt av kommunene
er kontaktet på forhånd pr telefon, og det er etter dette satt opp en liste over disse
(kontaktpersoner), se nedenfor. Også fylkesmennene er informert. Nærmere om tidspunkt og
gjennomføring (tilsynskalender) fremkommer her i en særskilt tabell.
Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i
verk i 1980. Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til
målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB.
Med matrikkellova som ble satt i verk i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har
blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre
offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen.
Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen
(matrikkelbrev).
Matrikkellova stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte
parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører
til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet.
Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som
lokal matrikkelmyndighet.
Statens kartverk Besøksadresse: Kartverksveien 21 Hønefoss Postadresse: 3507 Hønefoss
Telefon: 08700 Telefax: 32 11 81 01 E-post: post@kartverket.no Organisasjonsnummer: 971 040 238

10
Konkret vil tilsynet undersøke hvordan kommunen:
• sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom
- organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet
- samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning
- føring av bygningsinformasjon
- føring av adresse
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av
matrikkelopplysninger
- behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
• for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er
ferdig ført i matrikkel og arkivert.
Det lånes ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på
grensejustering.
Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den
dialogen Kartverket har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid
med kommunene. Rapportene blir ca 14. dager etter postforsendelse til kommunen lagt ut på
Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett.
Kartverket ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon:
- Organisasjonskart for kommunen
- Eventuelle rutiner som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling av
opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering, fra søknad om opprettelse, eller
rekvisisjon kommer inn til kommunen og fram til saken er avsluttet og ført i
matrikkelen
- Eventuelle rutiner for hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring
av ulike typer saker
- Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting.
- Eventuelle rutiner for behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av
matrikkelopplysninger
- Internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system
for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering

11
- Liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenheter og
grensejusteringssaker i årene 2011 og 2012 (se nærmere om dette nedenfor)
I den grad årsrapport for kommunen, gjeldende kommuneplan og delegasjonsreglement ikke er
tilgjenglig på kommunens side på Internett så vil vi også komme til å be om å få tilsendt dette.
Kartverket vil selv komme til å ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet.
Kartverket vil ca. en måneds tid før tilsynet avholdes ta kontakt med kommunen og avtale
metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få
dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server.
Det vi i denne forbindelse vil be om aller først er å få tilsendt en liste over saker som går ut på
opprettelse av matrikkelenhet og grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2011. Ut fra disse listene
vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på
grensejustering.
I mangel av at kommunen har gjennomført nevnte antall grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-
2011 så vil det bli lånt ut saker på oppretting av matrikkelenhet, slik at det til sammen blir lånt ut
5 saker totalt. For kommuner med et betydelig antall saker pr. år vil vi ønske å begrense antallet
til å omfatte de siste av sakene i 2012.
Det vil på bakgrunn av tilsendt organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene
bli satt opp en timeplan for gjennomføringen, og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass
hvilke navn/personer vi ønsker å intervjue. Normalt vil dette være rådmannen, og den person
som leder den enhet der matrikkellovforvaltning foregår. For øvrig den person som administrerer
samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning. Det kan også
være aktuelt å intervjue den personen som administrerer kommunens servicetorg. Mesteparten av
tiden vil likevel gå med til å intervjue en av kommunens landmålere, og den/de personer som
fører matrikkelen for matrikkelenhet, adresser og bygninger. Etter dette vil det bli fastsatt en
timeplan før gjennomføringen av tilsynet (se vedlegg til dette brev).
Første dag går med til formøte, intervju av 5 – 8 personer og en kort oppsummering hvor vi
forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i
tidsrommet 10:00 - 11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert.
Gjennom de samtaler vi til nå har hatt med kontaktpersonene er det avdekket at tidspunktene for
tilsyn passer for kommunen, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i
kommunen og i Kartverket nedenfor:

12
Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende:
Uke Dato Kommune og kontaktpersoner
Uke 7 torsdag 14. og fredag 15. februar Engerdal kommune
Kontaktperson:
Roar Moren
Kontaktperson i Kartverket:
Anders Fekjær
Tlf. 32118129
Uke 8 onsdag 20. og torsdag 21. februar Hå kommune
Kontaktperson:
Sigmund Langerak
Kontaktperson i Kartverket:
Sigurd Langeland
32118742
Uke 10 onsdag 6. og torsdag 7. mars Hemnes kommune
Kontaktperson:
Kjetil Sjåvik
Kontaktperson i Kartverket:
Sigurd Langeland
32118742
Uke 11 onsdag 13. og torsdag 14. mars Øvre Eiker kommune
Kontaktperson:
Terje Nordli
Kontaktperson i Kartverket:
Anders Fekjær
Tlf. 32118129
Uke 12 onsdag 20. og torsdag 21. mars Volda kommune
Kontaktperson:
Jørgen Vestgarden
Kontaktperson i Kartverket:
Sigurd Langeland
32118742

13
Uke 14 onsdag 3. og torsdag 4. april Holmestrand kommune
Kontaktperson:
Svend Bergan Grane
Kontaktperson i Kartverket:
Anders Fekjær
Tlf. 32118129
Uke 15 onsdag 10. og torsdag 11. april Sørreisa kommune
Kontaktperson:
Lennart Fagernes
Kontaktperson i Kartverket:
Sigurd Langeland
32118742
Uke 16 onsdag 17. og torsdag 18. april Bergen kommune
Kontaktperson:
Eivind Lund
Kontaktperson i Kartverket:
Anders Fekjær
Tlf. 32118129
Uke 17 onsdag 24. og torsdag 25. april Fredrikstad kommune
Kontaktperson:
Asbjørn Borge
Kontaktperson i Kartverket:
Sigurd Langeland
32118742
Uke 21 onsdag 22. og torsdag 23. mai Risør kommune
Kontaktperson:
Stig Sevenius
Kontaktperson i Kartverket:
Anders Fekjær
Tlf. 32118129
Da ser vi fram til å møte dere, og hvis det er noen spørsmål så er det bare å ta kontakt.
Med vennlig hilsen
Lars Elsrud
avdelingsdirektør, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen
Anders Fekjær
Tilsynsansvarlig
Kopi: - Fylkesmannsembetene, tilsynskoordinator
- Kartverket, fylkeskartkontorene

14
Mottaker Kontaktperson Adresse Post Land
Engerdal kommune 2440 ENGERDAL Norge
Hå kommune Postboks 24 4368 VARHAUG Norge
Hemnes kommune Sentrumsveien 1 8646 KORGEN Norge
Øvre Eiker kommune Rådhuset 3300 HOKKSUND Norge
Volda kommune Stormyra 2 6100 VOLDA Norge
Holmestrand
Postboks 312 3081
Norge
kommune
HOLMESTRAND
Sørreisa kommune Storveien 20 9310 SØRREISA Norge
Bergen kommune Postboks 7700 5020 BERGEN Norge
Fredrikstad
Postboks 1405 1602 FREDRIKSTAD Norge
kommune
Risør kommune Postboks 158 4952 RISØR Norge

15
VEDLEGG 2
Dokumentunderlag for Kartverket si undersøking
Utgreiing om kva dokument som vart lagt til grunn for Kartverket si
undersøking.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nedanfor er det lista dokument som var spesielt lagt vekt på som dokumentunderlag for
undersøkinga.
1. Matrikkellova med merknader
2. Matrikkelforskrifta med merknader
3. ”Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser”, standard, versjon 3.10.2011
4. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 6.6.2012
5. Kommuneplan
6. Årsrapport for Hå kommune 2011
7. Organisasjonsplan – Etat for tekniske saker og næring
8. Delegeringsreglement
a. Delegasjonsreglement for Hå kommune, vedtatt 14.10.99
b. Delegasjon av myndighet etter matrikkelloven, vedtatt 10.12.2009
c. Ny byggesaksdel i plan- og bygningslova - delegering av oppgåver og
kompetanse, vedtatt 29.06.2010
d. Ny plandel i plan- og bygningslova – delegeringsreglement, sist endra ved vedtak
29.10.2009
9. Rutinar for arbeid etter matrikkellova i Hå kommune
10. Saksmapper for 5 oppmålingsforretningar
11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkeleiningar basert på utlånte saksdokument

16
VEDLEGG 3
Deltakarar på Statens kartverk si undersøking
I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarar frå Hå kommune under opningsmøtet og
sluttmøtet, og kven som vart intervjua
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Namn Funksjon Opningsmøte Intervju Sluttmøte
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Rolf Einar Ree Kommunalsjef X X X
Asbjørn Netland Leiar byggesak X X X
Sigmund Langerak Leiar oppmåling X X X
Espen Haaland Landmålar, fører matrikkeleining X X X
Brynhild Gausland
Saksbehandlar, fører bygg og
adresse i matrikkelen X X X
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Frå Kartverket deltok Knut Holter og Sigurd Langeland, med den siste som tilsynsleiar.