Last ned rapport - Menon - Business Economics

erfaringene fra hele innkjøpsprosessen evalueres og påvirker innkjøpsprosessen for det neste innkjøpet. Skjer
ikke dette vil en ikke oppnå den ønskede kompetanseutviklingen i organisasjonen.
Ulik kompetanse er imidlertid nødvendig i ulike deler av prosessen. Intervjuer og internasjonal litteratur viser at
det i særlig grad er følgende kompetanseområder som trengs i ulike deler:
Det faglige fundamentet: Oppdragsgiver må ha spesifikk kompetanse på det fag- og/eller
bruksområdet anskaffelsen skal dekke.
• Det juridiske fundamentet: Oppdragsgiver må ha spesifikk kompetanse på det juridiske regelverket
som gjelder for offentlige anskaffelser og for kontraktene som skal inngås.
• Det prosessuelle fundamentet: Oppdragsgiver må ha spesifikk kompetanse på hvordan
anskaffelsesprosesser gjennomføres. Dette handler i stor grad om kunnskap om innkjøpsprosessen slik
at den kan bli gjennomført mest mulig effektivt samt det å inneha kompetanse til å koordinere
innkjøpet i samarbeid med fagpersoner. Det er også viktig å ha en sterk forståelse av markedene og en
god økonomisk og administrativ kompetanse.
Vi vil i de kommende delkapitlene vise hvilken type kompetanse som trengs i de ulike fasene.
3.2. Kompetansebehov i forarbeidsfasen
I forarbeidsfasen defineres og spesifiseres behovene innkjøpet skal dekke. En grundig prosess i denne fasen er
ofte avgjørende for å sikre seg mot tre typer svært kostbare feil:
- At en foretar en produkt- snarere enn en behovsspesifikasjon
- At en ikke er tilstrekkelig grundig eller kritisk i definisjonen
- At en ikke klarer å benytte seg av etablerte standarder
Om en starter med det første punktet, er det klart at et for sterkt fokus på tekniske spesifikasjoner kan føre til
at løsningene som finnes i markedet blir unødvendig begrenset. Skal en f.eks. kjøpe inn nye uniformer til de
ansatte og spesifiserer at de må være laget av en spesiell stofftype slik at de er lette å rengjøres, så vil det være
en rekke leverandører som ikke kan levere dette. Definerer en heller at en har behov for uniformer med en
stofftype som er lett å rengjøre, vil det åpne for at flere kan legge inn tilbud. Snever produktdifferensiering
bidrar til å redusere konkurransen og bidrar dermed til dyrere løsninger.
En for detaljert produktspesifikasjon kan også hindre innovasjon hos leverandøren. En klar beskrivelse av hvilke
produkter som ønskes, hindrer at leverandørene enten selv utvikler nye løsninger, eller benytter eksisterende
løsninger på en ny måte. I tillegg kan irrelevante tekniske krav føre til at tilbyderen bruker unødvendig mye tid i
tilbudsprosessen til å tilpasse seg kravene som blir stilt. Kostnaden ved dette blir til syvende og sist lempet over
på kunden. Alt i alt fører et for sterkt fokus på tekniske kravspesifikasjoner til dårligere og dyrere løsninger for
kjøperen.
En tredje potensielt svært kostnadskrevende feil er at innkjøperne ikke makter å benytte etablerte standarder.
Eksempelvis har mange kommuner og statlige etater utviklet spesialtilpassede dataløsninger uten at de
nødvendigvis trengte slik «skreddersøm», ettersom de kunne klart seg med de standardiserte løsninger som
markedet i dag bruker.
Menon Business Economics 10 RAPPORT