Sjekkliste for messedeltagere - Norges Varemesse

Norges Varemesse 

sjekkliste for 

profesjonell 

messedeltagelse 

Norges viktigste møteplass

Sjekkliste for profesjonell messedeltagelse 

Godt planlagt messedeltagelse gir bedre resultat og økt lønnsomhet 

Med denne sjekklisten vil Norges Varemesse 

bidra til en gjennomtenkt planlegging av 

messen, og dermed skape enda bedre forutsetninger 

for en lønnsom messedeltagelse. 

Messen som medium 

Ingen andre medier kommer i nærheten av messens muligheter 

til direkte avslutninger. Presentasjon av firmaet og 

produkter/tjenester på en messe gir treffsikkerhet, og du 

kan personlig demonstrere og argumentere for produktene 

dine. Messen fungerer som toveismedium – dvs. at budskapet 

formidles med direkte mulighet for tilbakemelding 

på markedets holdninger til produkter, markedsføring og 

salgsapparatet. Messedeltakelse gir i vår etter hvert så 

elektronisk pregede hverdag muligheten til å påvirke innkjøpere, 

beslutningstagere og brukere ansikt til ansikt. 

Et kostnadseffektivt supplement 

Messedeltagelse er et kostnadseffektivt supplement til tradisjonell 

kundebearbeidelse, og riktig gjennomført reduserer 

en messedeltagelse markedsføringskostnadene, øker 

salget og gir firmaledelsen et effektivt instrument for å 

måle markedets kunnskap om og interesse for bedriften og 

produktene. 

Bli en enda bedre utstiller 

– gå på messeskole! 

For å bidra til at våre utstillere får mest mulig ut av sin 

messedeltagelse, tilbyr Norges Varemesse et dagskurs hvor 

tema er alt fra A-Å rundt det å delta på messer. Det er lagt 

opp til innføring i jobbmetodikk, tips og råd om alt som er 

vesentlig før, under og etter messen. Kurset passer for alle 

som har befatning med messedeltagelsen – koordinator, 

stand-coach, selgere, øvrig standbetjening osv. 

2

Alt som er vesentlig før messedeltagelsen 

Planleggingen gir grunnlaget for suksess 

Å delta på messe er en kompleks markedsaktivitet 

som engasjerer mange personer både 

i og utenfor bedriften. Derfor må deltagelsen 

planlegges for å gi et optimalt resultat. 

Målsetting og andre rammebetingelser 

■ Opprett en prosjektgruppe/komité, samt en totalansvarlig 

koordinator (”messegeneral”) som må ha fullmakt til å 

styre prosjekter 

■ Informer alle berørte om beslutningen om messedeltakelse 

– og sørg for å informere disse løpende i prosessen 

■ Sett opp entydige og lettdefinerte mål for messedeltagelsen 

– sørg for å formulere mål som kan kvantifiseres og 

måles. Formuler også kvalitative mål. 

■ Bestem hvilke produkter/tjenester som skal presenteres 

på messen, og hva det skal fokuseres på. Koordiner dette 

med øvrige markedsaktiviteter 

■ Velg tema/hovedbudskap 

■ Lag et estimat på arealbehov 

■ Opprett et messebudsjett 

■ Bestem hvem som skal betjene standen, og hvor mange. 

(husk messesalg er noe annet enn vanlig oppsøkende salg!) 

■ Bestem hvordan nye kundeemner skal registreres. 

■ Etabler et system for evaluering av kvaliteten på de 

som besøker standen 

■ Er ”messetilbud” eller andre messespesifikke 

aktiviteter nødvendige 

■ Behov for strøartikler/give-aways 

■ Velg messeantrekk som understreker firmaprofilen, 

er enhetlig og som enkelt kan identifiseres 

■ Forsøk å forutse konkurrentenes messeaktiviteter og 

vurder om noe må gjøres i den anledning 

■ Sjekk terminlisten fra messearrangøren, og oversend 

alle bestillinger innen frist. 

■ Bestill reise, book hotellrom for standbetjening, agenter 

eller andre som skal være med på messen 

■ Bestill utstiller- og parkeringskort 

■ Sett opp en detaljert tidsplan med tema og frister, og sørg 

for at den er tilgjengelig for alle involverte i messeprosjektet. 

■ Standbetjeningen må ”drilles” og motiveres før messen. 

■ Kjør en "kick-off" med alle som er involvert i messedeltagelsen 

5 – 10 dager før. 

■ Planlegg inn- og utflytting 

Standen 

■ Avklar om kompetanse finnes i eget hus til standutformingen 

■ Lag en grovskisse på hvordan standarealet skal disponeres. 

(Type stand, produkter, demoområde(r), standbetjening, 

lagerrom, info, behov for adskilte kundeavlukke(r) osv.) 

■ Kontakt evt. messebygger/reklamebyrå for samarbeid/ 

forslag på utforming/løsning av standen (nøkkelferdig 

stand eller ”skreddersøm”) 

■ Standens utforming bør gjenspeile bedriftens profil 

■ Strukturer standen slik at du når frem med budskapet ditt. 

En besøkende skal på 15 m hold kunne se og oppfatte det! 

■ Dekor, tekst og bilder, skilter 

(Kort, i øyefallende og enkelt!) 

■ Sørg for forsikringer og transport (til/fra) 

av alt nødvendig materiell 

■ Bestill alt av utstyr og tjenester til standen hvis du ikke 

velger å sette det ut til et standbyggerfirma. Fra Norges 

Varemesse får du produktkatalog, prisliste og bestillingsskjema, 

og en kontaktperson som hjelper deg med alt det 

tekniske og praktiske ved bestilling av alt utstyr. 

■ Planlegg og bestill bevertning til standen 

Markedsføring og PR 

Arrangøren vil gjøre mye for å trekke besøkende til messen 

– din oppgave blir å sørge for at flest mulig kommer til 

akkurat din stand! 

■ Husk oppføring i messekatalogen! 

■ Husk å legg inn informasjon om din bedrifts produkter, 

brosjyrer, pressemeldinger, kontaktinfo osv. på messens 

internettsider for besøkende! 

■ Bestill annonsering i messekatalog, bransjetidsskrifter 

og evt dagspresse 

3


■ Brosjyre/info/salgsmateriell – tilgjengelig, eller må det 

produseres 

■ Benytt profileringsmuligheter i messesenteret utenom 

standen dersom messen tilbyr det. 

Eller vær med på å sponse et event på messen. 

■ Lag internettlink fra din bedrifts internettside til 

messens internettside og oppfordr dine kontakter til 

å melde seg på messen gjennom linken. 

■ Bestill invitasjonskort (hos arrangøren) 

■ Brev/DM med innbydelse til kunder/prospects 

vedlagt invitasjonskort. 

■ Møtebooking med kunder som har mottatt invitasjoner 

■ Utform og distribuer pressemeldinger. 

Bruk bransjetidsskriftene aktivt 

– en omtale er 12 ganger mer verdt enn en annonse! 

■ Forbered pressekonferanse/-materiell til messens 

pressesenter. 

■ Benytt ekstraaktiviteter/events. VIP-aktiviteter, 

coctailparty, konkurranser, seminarer, bransjetreff osv. 

Husk! 

Det er kombinasjonen av aktivitetene som er 

avgjørende. Søk å oppnå synergieffekter! 

Alt som er vesentlig under messen 

Gjennomføringen 

På messen skal utstiller treffe så mange som 

mulig på kortest mulig tid, med så høy kontaktkvalitet 

som mulig, til så lave kostnader 

som mulig. I forkant av messedagene er 

målene definert, de er tallfestet både totalt 

og brutt ned på hver enkelt som skal jobbe på 

standen. Dette forenkler og styrer jobbingen 

på standen, gjør oppfølgingsarbeidet enklere 

og gir mulighet for i etterhånd å bedømme om 

markedsføringsressursene er blitt optimalt 

utnyttet. 

Sjekkpunkter 

■ Standansvarlig er utnevnt 

■ Standbygging og innflytting koordinert og under kontroll 

■ Realistiske mål foreligger 

■ Standbetjeningen er utdannet og topp motivert! (De er 

”drillet” i messesalg, har relevant produktkunnskap, kan 

alt om hva man gjør og hva man ikke gjør på standen osv.) 

■ Bemanningslister foreligger 

■ Catering er OK 

■ Informasjonsmateriale klart til de som skal stå på standen 

■ Besøksregistrering tilpasset vårt bruk er OK. 

■ Sentralbord og annet relevant ”hjemmepersonale” 

har fått nødvendig informasjon 

■ Utflytting er planlagt og organisert 

Rutiner 

■ Er det mange som betjener standen kan man dele opp 

i team med en coach for hvert team. La gjerne teamene 

konkurrere med hverandre! 

■ Gjennomfør morgenmøter hver dag under ledelse av 

standansvarlig: 

■ hold lagånden oppe – skap entusiasme og motiver 

til videre innsats 

■ kontroll på at standen fungerer 

■ sjekk mot definerte mål 

■ belønn gode prestasjoner 

■ Følg opp dagens resultater hver kveld og samhold 

med de oppsatte mål. 

4

■ Sjekk at besøksregistreringen fungerer som planlagt. 

Sørg for at ”hjemmepersonalet” løpende får evt leads 

for rask videre bearbeidelse. 

■ Alle sørger for at standen til enhver tid er ryddig 

og tiltalende. 

Salg på messen 

Førsteinntrykket er avgjørende, og det en besøkende legger 

merke til er først og fremst ansiktsuttrykkene, hvordan vi 

er kledd, hygiene og hvordan standen ser ut. 

Selve møtets forløp: 

Kontakt 

■ Prøv å plukke ut og konsentrere deg om personer 

i din målgruppe 

■ Et steg fram 

■ Åpningsspørsmål 

■ Gi fra deg noe 

■ Presenter raskt deg selv og ditt firma 

Identifiser 

■ Hvem snakker du med 

■ Hva gjør han/hun 

■ Interesse for fortsatt presentasjon 

■ Avdekk behov/problemer/ønsker kunden har 

i forhold til ditt produkt/tjeneste 

Presenter 

■ Presenter produktet (styr samtalen etter kundens ønsker) 

■ Fortell om fordeler/hva produktet kan gjøre for kunden 

■ Engasjer besøkeren 

Avslutning 

■ Reaksjon på produktet 

■ Foreslå neste steg – hva blir dere enige om 

■ Selg/ta imot bestilling/noter kontakt 

Notér 

■ Få visittkort og/eller fyll ut kunde-/kontaktkort 

■ Bruk eventuelt strekkodeleser 

Følg opp 

■ Send ut tilpasset materiell 

■ Husk 5-dagers fristen for utsendelse! 

■ Brev – telefon – besøk 

Messeantrekket 

De besøkende skal med en gang kunne identifisere hvem 

som ”hører hjemme”, dvs betjener standen. Det kan gjøres 

enkelt ved firmaets navneskilt på jakkeslaget – eller mer 

omfattende med et likt og komplett antrekk som matcher 

og understreker det valgte budskapet. Det kan være 

skjorte/bukse med et friskt slips/skjerf som tar opp firmafargene, 

fargerike T-skjorter, gensere osv. Husk gode sko! 

Standbetjeningen 

Standbetjeningen er den mest kritiske suksessfaktoren 

under gjennomføringen av messen. Godt forberedt og topp 

motivert standpersonale øker sjansen for et godt messeresultat. 

Hva man gjør på standen 

■ Se positiv ut! 

■ Vær aktiv uten å være for pågående! 

■ Presenter deg med navn og funksjon for ukjente besøkende 

■ Kartlegg kundens behov og ønsker 

(unngå ja- og nei-spørsmål) 

■ Uttal deg bare om det du har greie på. 

Henvis til andre hvis du ikke kan svare 

■ Fokuser på nyheter, hvis dere har noen. Men husk at 

for enkelte kunder kan alle bedriftens produkter være nye 

■ Presenter gjerne kunden for kolleger eller for ”sjefen”. 

Det kan være med på å gi kunden en følelse av å være 

betydningsfull 

■ Bruk tiden riktig. 

Prioriter tidsbruken etter hvor viktig den besøkende er 

■ Men, vær hyggelig og hjelpsom mot alle! 

Også de som ikke tilhører målgruppen i dag, bør få et 

positivt bilde av firmaet. Kanskje blir de kunde i fremtiden. 

■ Kommer en potensiell kunde mens du er opptatt, 

så avtal tid senere (60 % går videre dersom de ikke blir 

kontaktet i løpet at et minutt!) 

■ Registrer og kvalifiser alle interessante besøkende 

løpende. Summer opp hver dag – det gjør oppfølgingsarbeidet 

lettere. 

■ Skriv ned konklusjonen på alle samtaler – ikke stol 

på hukommelsen. 

5


■ Hold standen ryddig – den er firmaets ansikt utad 

■ Sørg for at standen alltid er bemannet. 

■ Hver enkelt må maks. ha 4 timer på standen, så pause. 

(Forlat helst standen i pausen – få gjerne frisk luft) 

■ Spis sunt og regelmessig, det hjelper på energinivået. 

Husk å drikke vann/mineralvann mens du står på standen. 

Luften på messer er tørr, og det kan bli varmt. 

■ Viktige kunder kommer ikke bare om morgenen første 

messedag. Husk, dere skal holde helt til messen avsluttes 

siste dag! 

■ Vær korrekt kledd. Vær nøye med klær og sko – du skal 

se og føle deg presentabel hele dagen 

■ Følg landets skikker 

(framtreden, klær, kommunikasjon, mat, osv.) 

■ Sørg for å få sett hele messen 

■ Vær offensiv mot konkurrentene. Kontakt med konkurrentene 

kan gi nyttige opplysninger, og det er like bra å ta 

initiativet selv. 

■ Spør noen etter konkurrentenes stand – vis dem den. 

De finner den likevel! Pass på å gi et tillitvekkende inntrykk. 

… og hva man ikke gjør 

/unngår på standen 

■ Skravle i mobiltelefonen 

■ Røyke 

■ Sene kvelder med inntak av alkohol og krydret mat 

■ Spising på standen 

■ Gumle tyggegummi 

■ Ukritisk utdeling av brosjyremateriell 

■ Si til den besøkende ”Kan jeg hjelpe”, ”har du tid et 

øyeblikk” – dvs stille Spørsmål som gir ja/nei svar 

■ Undervurdere den besøkende 

■ Holde på den besøkende unødig 

■ Stå med armer i kors ved inngangen til standen 

■ Sitte/stå passiv på standen – verken alene eller med 

annen standbetjening 

■ Stå med ryggen mot standåpningen 

Alt som er vesentlig etter messedeltagelsen 

Oppfølgingen etter messen 

Sett av tid og ressurser til det viktige etterarbeidet. 

Nå skilles nemlig de halvgode 

messeutstillerne fra de som virkelig lykkes! 

Del kontaktene inn i kategorier 

■ Lister over kunder/kundeemner registrert på standen 

som skal bearbeides i prioritert rekkefølge (A, B, C) 

■ Innbudte som ikke ble registrert som besøkende hos oss 

■ Ukjente kundeemner blant de besøkende (databaser 

fra messearrangøren) 

Messekontakter er ferskvare 

og må følges opp før entusiasmen slukner – husk derfor 

5-dagers regelen! Kontakt alle relevante leads innen en uke. 

Dette bør inngå i planleggingen før messen. Er selgerne fullbooket 

med avtaler i denne perioden, slår det ”bena under” 

hele messedeltagelsen. 

Hvordan skal dere følge opp 

■ Utsendelse av brev, tilbud, brosjyremateriell osv. 

■ Telemarketing (i egen regi eller vha telemarketingfirma) 

for å avtale besøk hos kunden eller hos dere, 

referansebesøk eller lignende. 

■ Besøk hos kunden 

6

Sett opp plan 

Sett opp plan for videre oppfølging av leads (3, 6, 9 mnd alt 

etter behov). Følg opp og informer/motiver de som jobber 

med kontaktene. 

Bearbeid besøksstatistikk 

Bearbeid arrangørens besøkerstatistikk – er det noe vi kan 

dra nytte av 

Resultatmåling og evaluering 

En oppsummering og evaluering er avgjørende for å kunne 

se resultatene – og uvurderlig dokumentasjon med tanke 

på en eventuell senere messedeltagelse. 

■ Første oppsummeringsmøte med alle involverte umiddelbart 

etter messen - hva var bra, mindre bra, hva kunne 

vi gjort bedre, hva gjorde konkurrentene osv. 

■ Nådde vi våre mål (økt salg, nye kontakter, forsterket 

image, økt kjennskap til/kunnskap om vårt firma, 

produkter/tjenester osv.) 

■ Utarbeid messerapport – husk å distribuere hele eller 

deler av den til alle involverte 

■ Økonomisk resultat. Kostnader/inntekter 

(3, 6, 12 måneder etter messen) 

■ Hva gav messen oss 

■ Var det verdt investeringen 

■ Skal vi delta igjen Hvordan 

Ved å gjennomføre en markedsundersøkelse før og/eller 

etter messen rettet mot personer i målgruppen(e), kan 

man måle hvordan messedeltagelsen har innvirket på 

kjennskapen til bedriften og/eller konkurrentene. På 

samme måte kan man måle i hvilken grad messedeltagelsen 

har medvirket til å høyne bedriftens image. 

Messerapport 

En god evaluering av messedeltagelsen bør inneholde 

mange ulike mål og målemetoder. Disse målingene kan 

inkludere, men ikke begrense seg til, å få fram følgende 

informasjon: 

1. Besøkstall og kvalitet 

2. Resultat 

3. Måloppfyllelse 

4. Messens påvirkning 

5. Evaluering av hvordan standbetjeningen jobbet 

6. Erfa-møter 

Når det gjelder de tre første momentene er det viktig å 

skille mellom hvordan messearrangøren har lykkes og 

hvordan dere som utstillere har lykkes. 

Økonomisk resultat 

Det er viktig å få en totaloversikt over kostnader og inntekter 

i forbindelse med en messedeltagelse. Utgiftsiden vil 

som regel være enkel, men det kan være vanskeligere å få 

til et helt riktig inntektsbilde fordi salg i en del tilfeller kan 

være vanskelig å henføre til den enkelte messe. 

Investering I 

Resultat R 

= Effekt E 

For å få riktig mål på effekten kan det være nødvendig 

å se på resultatet 3, 6 eller 12 måneder etter messen. 

Kostnadsresultat kan være per kundekontakt, per interessert, 

per ordre/bestilling, per utdelte brosjyrer, per utdelte 

vareprøver eller per besøkere som har deltatt på produktdemonstrasjon 

osv. 

7

anne-kari@designkjelleren.no | Fotos: Barbro F. Steinde og Norges Varemesse | Trykk: Offset Forum as | Opplag: 3000 stk, mai 2005 

Norges viktigste møteplass 

Postboks 75 . Nesgata 1/3 . 2001 Lillestrøm 

Tel: 66 93 91 00 . Fax: 66 93 91 01 

E-post: nv@messe.no . www.messe.no

Sjekkliste for messedeltagere - Norges Varemesse

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?