Sjekkliste for messedeltagere - Norges Varemesse
Sjekkliste for messedeltagere - Norges Varemesse
Sjekkliste for messedeltagere - Norges Varemesse
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Norges</strong> <strong>Varemesse</strong><br />
sjekkliste <strong>for</strong><br />
profesjonell<br />
messedeltagelse<br />
<strong>Norges</strong> viktigste møteplass
<strong>Sjekkliste</strong> <strong>for</strong> profesjonell messedeltagelse<br />
Godt planlagt messedeltagelse gir bedre resultat og økt lønnsomhet<br />
Med denne sjekklisten vil <strong>Norges</strong> <strong>Varemesse</strong><br />
bidra til en gjennomtenkt planlegging av<br />
messen, og dermed skape enda bedre <strong>for</strong>utsetninger<br />
<strong>for</strong> en lønnsom messedeltagelse.<br />
Messen som medium<br />
Ingen andre medier kommer i nærheten av messens muligheter<br />
til direkte avslutninger. Presentasjon av firmaet og<br />
produkter/tjenester på en messe gir treffsikkerhet, og du<br />
kan personlig demonstrere og argumentere <strong>for</strong> produktene<br />
dine. Messen fungerer som toveismedium – dvs. at budskapet<br />
<strong>for</strong>midles med direkte mulighet <strong>for</strong> tilbakemelding<br />
på markedets holdninger til produkter, markedsføring og<br />
salgsapparatet. Messedeltakelse gir i vår etter hvert så<br />
elektronisk pregede hverdag muligheten til å påvirke innkjøpere,<br />
beslutningstagere og brukere ansikt til ansikt.<br />
Et kostnadseffektivt supplement<br />
Messedeltagelse er et kostnadseffektivt supplement til tradisjonell<br />
kundebearbeidelse, og riktig gjennomført reduserer<br />
en messedeltagelse markedsføringskostnadene, øker<br />
salget og gir firmaledelsen et effektivt instrument <strong>for</strong> å<br />
måle markedets kunnskap om og interesse <strong>for</strong> bedriften og<br />
produktene.<br />
Bli en enda bedre utstiller<br />
– gå på messeskole!<br />
For å bidra til at våre utstillere får mest mulig ut av sin<br />
messedeltagelse, tilbyr <strong>Norges</strong> <strong>Varemesse</strong> et dagskurs hvor<br />
tema er alt fra A-Å rundt det å delta på messer. Det er lagt<br />
opp til innføring i jobbmetodikk, tips og råd om alt som er<br />
vesentlig før, under og etter messen. Kurset passer <strong>for</strong> alle<br />
som har befatning med messedeltagelsen – koordinator,<br />
stand-coach, selgere, øvrig standbetjening osv.<br />
2
Alt som er vesentlig før messedeltagelsen<br />
Planleggingen gir grunnlaget <strong>for</strong> suksess<br />
Å delta på messe er en kompleks markedsaktivitet<br />
som engasjerer mange personer både<br />
i og uten<strong>for</strong> bedriften. Der<strong>for</strong> må deltagelsen<br />
planlegges <strong>for</strong> å gi et optimalt resultat.<br />
Målsetting og andre rammebetingelser<br />
■ Opprett en prosjektgruppe/komité, samt en totalansvarlig<br />
koordinator (”messegeneral”) som må ha fullmakt til å<br />
styre prosjekter<br />
■ In<strong>for</strong>mer alle berørte om beslutningen om messedeltakelse<br />
– og sørg <strong>for</strong> å in<strong>for</strong>mere disse løpende i prosessen<br />
■ Sett opp entydige og lettdefinerte mål <strong>for</strong> messedeltagelsen<br />
– sørg <strong>for</strong> å <strong>for</strong>mulere mål som kan kvantifiseres og<br />
måles. Formuler også kvalitative mål.<br />
■ Bestem hvilke produkter/tjenester som skal presenteres<br />
på messen, og hva det skal fokuseres på. Koordiner dette<br />
med øvrige markedsaktiviteter<br />
■ Velg tema/hovedbudskap<br />
■ Lag et estimat på arealbehov<br />
■ Opprett et messebudsjett<br />
■ Bestem hvem som skal betjene standen, og hvor mange.<br />
(husk messesalg er noe annet enn vanlig oppsøkende salg!)<br />
■ Bestem hvordan nye kundeemner skal registreres.<br />
■ Etabler et system <strong>for</strong> evaluering av kvaliteten på de<br />
som besøker standen<br />
■ Er ”messetilbud” eller andre messespesifikke<br />
aktiviteter nødvendige<br />
■ Behov <strong>for</strong> strøartikler/give-aways<br />
■ Velg messeantrekk som understreker firmaprofilen,<br />
er enhetlig og som enkelt kan identifiseres<br />
■ Forsøk å <strong>for</strong>utse konkurrentenes messeaktiviteter og<br />
vurder om noe må gjøres i den anledning<br />
■ Sjekk terminlisten fra messearrangøren, og oversend<br />
alle bestillinger innen frist.<br />
■ Bestill reise, book hotellrom <strong>for</strong> standbetjening, agenter<br />
eller andre som skal være med på messen<br />
■ Bestill utstiller- og parkeringskort<br />
■ Sett opp en detaljert tidsplan med tema og frister, og sørg<br />
<strong>for</strong> at den er tilgjengelig <strong>for</strong> alle involverte i messeprosjektet.<br />
■ Standbetjeningen må ”drilles” og motiveres før messen.<br />
■ Kjør en "kick-off" med alle som er involvert i messedeltagelsen<br />
5 – 10 dager før.<br />
■ Planlegg inn- og utflytting<br />
Standen<br />
■ Avklar om kompetanse finnes i eget hus til standut<strong>for</strong>mingen<br />
■ Lag en grovskisse på hvordan standarealet skal disponeres.<br />
(Type stand, produkter, demoområde(r), standbetjening,<br />
lagerrom, info, behov <strong>for</strong> adskilte kundeavlukke(r) osv.)<br />
■ Kontakt evt. messebygger/reklamebyrå <strong>for</strong> samarbeid/<br />
<strong>for</strong>slag på ut<strong>for</strong>ming/løsning av standen (nøkkelferdig<br />
stand eller ”skreddersøm”)<br />
■ Standens ut<strong>for</strong>ming bør gjenspeile bedriftens profil<br />
■ Strukturer standen slik at du når frem med budskapet ditt.<br />
En besøkende skal på 15 m hold kunne se og oppfatte det!<br />
■ Dekor, tekst og bilder, skilter<br />
(Kort, i øyefallende og enkelt!)<br />
■ Sørg <strong>for</strong> <strong>for</strong>sikringer og transport (til/fra)<br />
av alt nødvendig materiell<br />
■ Bestill alt av utstyr og tjenester til standen hvis du ikke<br />
velger å sette det ut til et standbyggerfirma. Fra <strong>Norges</strong><br />
<strong>Varemesse</strong> får du produktkatalog, prisliste og bestillingsskjema,<br />
og en kontaktperson som hjelper deg med alt det<br />
tekniske og praktiske ved bestilling av alt utstyr.<br />
■ Planlegg og bestill bevertning til standen<br />
Markedsføring og PR<br />
Arrangøren vil gjøre mye <strong>for</strong> å trekke besøkende til messen<br />
– din oppgave blir å sørge <strong>for</strong> at flest mulig kommer til<br />
akkurat din stand!<br />
■ Husk oppføring i messekatalogen!<br />
■ Husk å legg inn in<strong>for</strong>masjon om din bedrifts produkter,<br />
brosjyrer, pressemeldinger, kontaktinfo osv. på messens<br />
internettsider <strong>for</strong> besøkende!<br />
■ Bestill annonsering i messekatalog, bransjetidsskrifter<br />
og evt dagspresse<br />
3
<strong>Sjekkliste</strong> <strong>for</strong> profesjonell messedeltagelse<br />
■ Brosjyre/info/salgsmateriell – tilgjengelig, eller må det<br />
produseres<br />
■ Benytt profileringsmuligheter i messesenteret utenom<br />
standen dersom messen tilbyr det.<br />
Eller vær med på å sponse et event på messen.<br />
■ Lag internettlink fra din bedrifts internettside til<br />
messens internettside og opp<strong>for</strong>dr dine kontakter til<br />
å melde seg på messen gjennom linken.<br />
■ Bestill invitasjonskort (hos arrangøren)<br />
■ Brev/DM med innbydelse til kunder/prospects<br />
vedlagt invitasjonskort.<br />
■ Møtebooking med kunder som har mottatt invitasjoner<br />
■ Ut<strong>for</strong>m og distribuer pressemeldinger.<br />
Bruk bransjetidsskriftene aktivt<br />
– en omtale er 12 ganger mer verdt enn en annonse!<br />
■ Forbered pressekonferanse/-materiell til messens<br />
pressesenter.<br />
■ Benytt ekstraaktiviteter/events. VIP-aktiviteter,<br />
coctailparty, konkurranser, seminarer, bransjetreff osv.<br />
Husk!<br />
Det er kombinasjonen av aktivitetene som er<br />
avgjørende. Søk å oppnå synergieffekter!<br />
Alt som er vesentlig under messen<br />
Gjennomføringen<br />
På messen skal utstiller treffe så mange som<br />
mulig på kortest mulig tid, med så høy kontaktkvalitet<br />
som mulig, til så lave kostnader<br />
som mulig. I <strong>for</strong>kant av messedagene er<br />
målene definert, de er tallfestet både totalt<br />
og brutt ned på hver enkelt som skal jobbe på<br />
standen. Dette <strong>for</strong>enkler og styrer jobbingen<br />
på standen, gjør oppfølgingsarbeidet enklere<br />
og gir mulighet <strong>for</strong> i etterhånd å bedømme om<br />
markedsføringsressursene er blitt optimalt<br />
utnyttet.<br />
Sjekkpunkter<br />
■ Standansvarlig er utnevnt<br />
■ Standbygging og innflytting koordinert og under kontroll<br />
■ Realistiske mål <strong>for</strong>eligger<br />
■ Standbetjeningen er utdannet og topp motivert! (De er<br />
”drillet” i messesalg, har relevant produktkunnskap, kan<br />
alt om hva man gjør og hva man ikke gjør på standen osv.)<br />
■ Bemanningslister <strong>for</strong>eligger<br />
■ Catering er OK<br />
■ In<strong>for</strong>masjonsmateriale klart til de som skal stå på standen<br />
■ Besøksregistrering tilpasset vårt bruk er OK.<br />
■ Sentralbord og annet relevant ”hjemmepersonale”<br />
har fått nødvendig in<strong>for</strong>masjon<br />
■ Utflytting er planlagt og organisert<br />
Rutiner<br />
■ Er det mange som betjener standen kan man dele opp<br />
i team med en coach <strong>for</strong> hvert team. La gjerne teamene<br />
konkurrere med hverandre!<br />
■ Gjennomfør morgenmøter hver dag under ledelse av<br />
standansvarlig:<br />
■ hold lagånden oppe – skap entusiasme og motiver<br />
til videre innsats<br />
■ kontroll på at standen fungerer<br />
■ sjekk mot definerte mål<br />
■ belønn gode prestasjoner<br />
■ Følg opp dagens resultater hver kveld og samhold<br />
med de oppsatte mål.<br />
4
■ Sjekk at besøksregistreringen fungerer som planlagt.<br />
Sørg <strong>for</strong> at ”hjemmepersonalet” løpende får evt leads<br />
<strong>for</strong> rask videre bearbeidelse.<br />
■ Alle sørger <strong>for</strong> at standen til enhver tid er ryddig<br />
og tiltalende.<br />
Salg på messen<br />
Førsteinntrykket er avgjørende, og det en besøkende legger<br />
merke til er først og fremst ansiktsuttrykkene, hvordan vi<br />
er kledd, hygiene og hvordan standen ser ut.<br />
Selve møtets <strong>for</strong>løp:<br />
Kontakt<br />
■ Prøv å plukke ut og konsentrere deg om personer<br />
i din målgruppe<br />
■ Et steg fram<br />
■ Åpningsspørsmål<br />
■ Gi fra deg noe<br />
■ Presenter raskt deg selv og ditt firma<br />
Identifiser<br />
■ Hvem snakker du med<br />
■ Hva gjør han/hun<br />
■ Interesse <strong>for</strong> <strong>for</strong>tsatt presentasjon<br />
■ Avdekk behov/problemer/ønsker kunden har<br />
i <strong>for</strong>hold til ditt produkt/tjeneste<br />
Presenter<br />
■ Presenter produktet (styr samtalen etter kundens ønsker)<br />
■ Fortell om <strong>for</strong>deler/hva produktet kan gjøre <strong>for</strong> kunden<br />
■ Engasjer besøkeren<br />
Avslutning<br />
■ Reaksjon på produktet<br />
■ Foreslå neste steg – hva blir dere enige om<br />
■ Selg/ta imot bestilling/noter kontakt<br />
Notér<br />
■ Få visittkort og/eller fyll ut kunde-/kontaktkort<br />
■ Bruk eventuelt strekkodeleser<br />
Følg opp<br />
■ Send ut tilpasset materiell<br />
■ Husk 5-dagers fristen <strong>for</strong> utsendelse!<br />
■ Brev – telefon – besøk<br />
Messeantrekket<br />
De besøkende skal med en gang kunne identifisere hvem<br />
som ”hører hjemme”, dvs betjener standen. Det kan gjøres<br />
enkelt ved firmaets navneskilt på jakkeslaget – eller mer<br />
omfattende med et likt og komplett antrekk som matcher<br />
og understreker det valgte budskapet. Det kan være<br />
skjorte/bukse med et friskt slips/skjerf som tar opp firmafargene,<br />
fargerike T-skjorter, gensere osv. Husk gode sko!<br />
Standbetjeningen<br />
Standbetjeningen er den mest kritiske suksessfaktoren<br />
under gjennomføringen av messen. Godt <strong>for</strong>beredt og topp<br />
motivert standpersonale øker sjansen <strong>for</strong> et godt messeresultat.<br />
Hva man gjør på standen<br />
■ Se positiv ut!<br />
■ Vær aktiv uten å være <strong>for</strong> pågående!<br />
■ Presenter deg med navn og funksjon <strong>for</strong> ukjente besøkende<br />
■ Kartlegg kundens behov og ønsker<br />
(unngå ja- og nei-spørsmål)<br />
■ Uttal deg bare om det du har greie på.<br />
Henvis til andre hvis du ikke kan svare<br />
■ Fokuser på nyheter, hvis dere har noen. Men husk at<br />
<strong>for</strong> enkelte kunder kan alle bedriftens produkter være nye<br />
■ Presenter gjerne kunden <strong>for</strong> kolleger eller <strong>for</strong> ”sjefen”.<br />
Det kan være med på å gi kunden en følelse av å være<br />
betydningsfull<br />
■ Bruk tiden riktig.<br />
Prioriter tidsbruken etter hvor viktig den besøkende er<br />
■ Men, vær hyggelig og hjelpsom mot alle!<br />
Også de som ikke tilhører målgruppen i dag, bør få et<br />
positivt bilde av firmaet. Kanskje blir de kunde i fremtiden.<br />
■ Kommer en potensiell kunde mens du er opptatt,<br />
så avtal tid senere (60 % går videre dersom de ikke blir<br />
kontaktet i løpet at et minutt!)<br />
■ Registrer og kvalifiser alle interessante besøkende<br />
løpende. Summer opp hver dag – det gjør oppfølgingsarbeidet<br />
lettere.<br />
■ Skriv ned konklusjonen på alle samtaler – ikke stol<br />
på hukommelsen.<br />
5
<strong>Sjekkliste</strong> <strong>for</strong> profesjonell messedeltagelse<br />
■ Hold standen ryddig – den er firmaets ansikt utad<br />
■ Sørg <strong>for</strong> at standen alltid er bemannet.<br />
■ Hver enkelt må maks. ha 4 timer på standen, så pause.<br />
(Forlat helst standen i pausen – få gjerne frisk luft)<br />
■ Spis sunt og regelmessig, det hjelper på energinivået.<br />
Husk å drikke vann/mineralvann mens du står på standen.<br />
Luften på messer er tørr, og det kan bli varmt.<br />
■ Viktige kunder kommer ikke bare om morgenen første<br />
messedag. Husk, dere skal holde helt til messen avsluttes<br />
siste dag!<br />
■ Vær korrekt kledd. Vær nøye med klær og sko – du skal<br />
se og føle deg presentabel hele dagen<br />
■ Følg landets skikker<br />
(framtreden, klær, kommunikasjon, mat, osv.)<br />
■ Sørg <strong>for</strong> å få sett hele messen<br />
■ Vær offensiv mot konkurrentene. Kontakt med konkurrentene<br />
kan gi nyttige opplysninger, og det er like bra å ta<br />
initiativet selv.<br />
■ Spør noen etter konkurrentenes stand – vis dem den.<br />
De finner den likevel! Pass på å gi et tillitvekkende inntrykk.<br />
… og hva man ikke gjør<br />
/unngår på standen<br />
■ Skravle i mobiltelefonen<br />
■ Røyke<br />
■ Sene kvelder med inntak av alkohol og krydret mat<br />
■ Spising på standen<br />
■ Gumle tyggegummi<br />
■ Ukritisk utdeling av brosjyremateriell<br />
■ Si til den besøkende ”Kan jeg hjelpe”, ”har du tid et<br />
øyeblikk” – dvs stille Spørsmål som gir ja/nei svar<br />
■ Undervurdere den besøkende<br />
■ Holde på den besøkende unødig<br />
■ Stå med armer i kors ved inngangen til standen<br />
■ Sitte/stå passiv på standen – verken alene eller med<br />
annen standbetjening<br />
■ Stå med ryggen mot standåpningen<br />
Alt som er vesentlig etter messedeltagelsen<br />
Oppfølgingen etter messen<br />
Sett av tid og ressurser til det viktige etterarbeidet.<br />
Nå skilles nemlig de halvgode<br />
messeutstillerne fra de som virkelig lykkes!<br />
Del kontaktene inn i kategorier<br />
■ Lister over kunder/kundeemner registrert på standen<br />
som skal bearbeides i prioritert rekkefølge (A, B, C)<br />
■ Innbudte som ikke ble registrert som besøkende hos oss<br />
■ Ukjente kundeemner blant de besøkende (databaser<br />
fra messearrangøren)<br />
Messekontakter er ferskvare<br />
og må følges opp før entusiasmen slukner – husk der<strong>for</strong><br />
5-dagers regelen! Kontakt alle relevante leads innen en uke.<br />
Dette bør inngå i planleggingen før messen. Er selgerne fullbooket<br />
med avtaler i denne perioden, slår det ”bena under”<br />
hele messedeltagelsen.<br />
Hvordan skal dere følge opp<br />
■ Utsendelse av brev, tilbud, brosjyremateriell osv.<br />
■ Telemarketing (i egen regi eller vha telemarketingfirma)<br />
<strong>for</strong> å avtale besøk hos kunden eller hos dere,<br />
referansebesøk eller lignende.<br />
■ Besøk hos kunden<br />
6
Sett opp plan<br />
Sett opp plan <strong>for</strong> videre oppfølging av leads (3, 6, 9 mnd alt<br />
etter behov). Følg opp og in<strong>for</strong>mer/motiver de som jobber<br />
med kontaktene.<br />
Bearbeid besøksstatistikk<br />
Bearbeid arrangørens besøkerstatistikk – er det noe vi kan<br />
dra nytte av<br />
Resultatmåling og evaluering<br />
En oppsummering og evaluering er avgjørende <strong>for</strong> å kunne<br />
se resultatene – og uvurderlig dokumentasjon med tanke<br />
på en eventuell senere messedeltagelse.<br />
■ Første oppsummeringsmøte med alle involverte umiddelbart<br />
etter messen - hva var bra, mindre bra, hva kunne<br />
vi gjort bedre, hva gjorde konkurrentene osv.<br />
■ Nådde vi våre mål (økt salg, nye kontakter, <strong>for</strong>sterket<br />
image, økt kjennskap til/kunnskap om vårt firma,<br />
produkter/tjenester osv.)<br />
■ Utarbeid messerapport – husk å distribuere hele eller<br />
deler av den til alle involverte<br />
■ Økonomisk resultat. Kostnader/inntekter<br />
(3, 6, 12 måneder etter messen)<br />
■ Hva gav messen oss<br />
■ Var det verdt investeringen<br />
■ Skal vi delta igjen Hvordan<br />
Ved å gjennomføre en markedsundersøkelse før og/eller<br />
etter messen rettet mot personer i målgruppen(e), kan<br />
man måle hvordan messedeltagelsen har innvirket på<br />
kjennskapen til bedriften og/eller konkurrentene. På<br />
samme måte kan man måle i hvilken grad messedeltagelsen<br />
har medvirket til å høyne bedriftens image.<br />
Messerapport<br />
En god evaluering av messedeltagelsen bør inneholde<br />
mange ulike mål og målemetoder. Disse målingene kan<br />
inkludere, men ikke begrense seg til, å få fram følgende<br />
in<strong>for</strong>masjon:<br />
1. Besøkstall og kvalitet<br />
2. Resultat<br />
3. Måloppfyllelse<br />
4. Messens påvirkning<br />
5. Evaluering av hvordan standbetjeningen jobbet<br />
6. Erfa-møter<br />
Når det gjelder de tre første momentene er det viktig å<br />
skille mellom hvordan messearrangøren har lykkes og<br />
hvordan dere som utstillere har lykkes.<br />
Økonomisk resultat<br />
Det er viktig å få en totaloversikt over kostnader og inntekter<br />
i <strong>for</strong>bindelse med en messedeltagelse. Utgiftsiden vil<br />
som regel være enkel, men det kan være vanskeligere å få<br />
til et helt riktig inntektsbilde <strong>for</strong>di salg i en del tilfeller kan<br />
være vanskelig å henføre til den enkelte messe.<br />
Investering I<br />
Resultat R<br />
= Effekt E<br />
For å få riktig mål på effekten kan det være nødvendig<br />
å se på resultatet 3, 6 eller 12 måneder etter messen.<br />
Kostnadsresultat kan være per kundekontakt, per interessert,<br />
per ordre/bestilling, per utdelte brosjyrer, per utdelte<br />
vareprøver eller per besøkere som har deltatt på produktdemonstrasjon<br />
osv.<br />
7
anne-kari@designkjelleren.no | Fotos: Barbro F. Steinde og <strong>Norges</strong> <strong>Varemesse</strong> | Trykk: Offset Forum as | Opplag: 3000 stk, mai 2005<br />
<strong>Norges</strong> viktigste møteplass<br />
Postboks 75 . Nesgata 1/3 . 2001 Lillestrøm<br />
Tel: 66 93 91 00 . Fax: 66 93 91 01<br />
E-post: nv@messe.no . www.messe.no