Rutiner for innmelding og registrering av fravær i ...

More documents

Recommendations

Info

‣ Fraværsrapporten kontrolleres av den ansatte og returneres til Servicesenteret hvis den er iorden. Dersom fraværsrapporten ikke er riktig, meldes korrigeringer tilbake til Servicesenteretog ny fraværsrapport tas ut‣ Dersom ansatte ikke returnerer kontrollert fraværsrapporten til Servicesenteret hver måned,vil det gå melding om dette til den ansatte og fagenhetsleder.Ved avvik ved stemplinger (for eksempel ved avspasering og ferie uten arbeidsdager imellom) gisbeskjed om til Servicesenteret snarest mulig, eller den ansatte foretar korreksjoner direkte iMinTid. Ved feilstempling og andre endringer foretas rettelser slik at fleksitidssaldoen blir ajour.1.4 Utbetaling av overtid og justering av fleksimetersaldoMer enn 20 minustimerFleksiliste med navn på ansatte som har mer enn 20 minustimer siste dagen i måneden, blir sendtPersonal og lønn, som tar kontakt med vedkommende og fagenhetsleder og sjekker om saldo erriktig. Ved feil bli fleksisaldo korrigert, ellers blir det foretatt trekk i lønn på neste hovedkjøringpå timer over minus 20. Minustimer over 20 timer slettes da fra fleksimetersaldo.Utbetaling av overtid og overføring av timer til fleksimeteretUtfylt skjema Timeliste/variabel lønn anvises av fagenhetsleder og sendes Personal og lønn forkontroll. Fleksirapport som viser overtidsstemplinger skal alltid vedlegges. Kopi av skjemaetTimeliste/variabel lønn blir sendt fleksioperatør fra Personal og lønn, dersom det er timer somskal legges til eller trekkes fra på fleksimeteret.Eksempler:‣ Når det utbetales diff. Overtid (kun overtidstillegget), skal timene legges til i fleksimeteret,hvis det ikke allerede er stemplet (for eksempel ved utført arbeid på tjenestereise).‣ Når det utbetales 50% eller 100% overtidsbetaling, skal timene trekkes, hvis det ikke alleredeer stemplet korrektJustering av fleksimeteret som kun gjelder reisetid (uten utbetaling), sendes via fagenhetslederdirekte til fleksioperatør.1.5 Varsel om saldoer i EDB-fraværsmodulEgenmeldingerVarsel om når grensen for bruk av egenmeldinger nås (24 egenmeldingsdager i løpet av 12måneder), kommer automatisk fram i EDB-fraværsmodul.Den enkelte ansatte og fagenhetsleder skal informeres fortløpende om slike varsler.Feriesaldo_______________________________________________________________________________________Rutiner registrering fravær sentraladm Side 2
Feriesaldo (antall feriedager overført og antall feriedager til gode) går fram av feriesaldo under580-bildet i NLP-fraværsmodul.Innen 15. september hvert år skal fagenhetsledere og den enkelte ansatte informeres omferiesaldo i NLP og kontrollere at antall feriedager til gode er riktig. Tidspunkt for avvikling avrestferie må planlegges slik at ved ferieårets utgang skal all ferie enten være avviklet eller avtaltoverført til neste ferieår.Oppbevaring av egenmeldingsskjemaer, permisjonssøknader mvAlle skjema skal oppbevares i 2 år. Skjemaene settes i avdelingsvise permer og ajourholdes avServicesenteret. Når alle fravær er registrert og kontrollert overføres permene til Personal oglønn for oppbevaring.Når det er etablert tilfredsstillende rutiner for elektronisk lagring av skjema, er målsettingen åredusere oppbevaringen av papirkopier.2 ANSVAR2.1 Fagenhet personal og lønn er ansvarlig for‣ Utvikling og vedlikehold av ulike typer registreringsskjema, jfr. pkt. 1.2‣ Utvikling og vedlikehold av regelverk og rutiner for fraværsregistrering‣ Opplæring av de medarbeidere som skal håndtere og registrere fraværsdata i NLPfraværsmodul‣ Uttak av EDB-rapport feriestatus og distribusjon av denne til den enkelte fagenhetslederinnen 15. september hvert år‣ Følgen opp ansatte som har mer enn 20 minustimer ved utgangen av måneden, og sørge foreventuell lønnstrekk‣ Sjekke at det er overensstemmelse mellom Timeliste/variabel lønn og stempling ifleksimeteret for å unngå dobbelt godtgjøring.2.2 Fagenhet servicesenter er ansvarlig for‣ Informasjon om rutiner for fraværsregistrering til ansatte og fagenhetsledere‣ Innhenting og kontroll av fraværsdata‣ Registrering av meldinger om sykefravær, utfylling ut pkt. 1 i egenmeldingsskjemaet ogsending av dette elektronisk til den ansatte‣ Registrering av fravær i NLP-fraværsmodul‣ Oversending av grunnlag for trygderefusjon til lønningskontoret (sykmelding ut overarbeidsgiverperioden, kronisk syke, søknader om fedrekvote og nedkomstpermisjon mv)‣ Ved registrering av permisjon uten lønn i EDB; sjekke med Personal og lønn at det blirforetatt lønnstrekk‣ Informasjon til fagenhetsleder og den enkelte ansatte når det gis varsel i EDB-fraværsmodulom at grensen for bruk av egenmeldinger i løpet av 12 måneder er nådd‣ Systematisere/ta vare på alle skjema avdelingsvis i perm, eventuelt oversending til arkiv avmateriale som skal lagres i personalmappe_______________________________________________________________________________________Rutiner registrering fravær sentraladm Side 3
Page 1: Personal og lønnRutiner for innmel

Rutiner for innmelding og registrering av fravær i ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?