Medindo o iceberg inteiro: como analisar custos de maneira ...

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MOSS: alavancando a colaboração e a estratégia
corporativa
Cada vez mais aumenta a demanda por ferramentas que auxiliam a coordenação e organização
de projetos nas corporações. Uma solução de fácil implementação e que é muito bem aceita no
mercado é o Microsoft Office SharePoint Server 2007.
InTRODuçãO
Carlos é gerente de desenvolvimento de produtos
de uma empresa multinacional. Para lançar um
novo produto no mercado, ele precisa coordenar
o trabalho de centenas de colaboradores em mais
de 15 escritórios espalhados em cinco continentes.
Fusos-horário diversos, culturas diferentes,
curtos prazos para entregas e expectativa de alta
qualidade dos produtos finais são os desafios que
ele tem que enfrentar. Boa parte da comunicação
e troca de informações é feita através de email:
agendamento de reuniões presenciais e
conferências, compartilhamento de documentos,
controle de tarefas e discussões. Resultado:
desencontro de agendas, arquivos com versões
erradas, tarefas fora do prazo e um volume
gigantesco de e-mails trocados.
O caso descrito acima, não é real, mas reflete
a forma que diversas organizações trabalham.
Os problemas são sintomáticos, resultando em
atrasos de entregas e perda de produtividade.
Neste cenário, os softwares que ajudam as
pessoas a lidar melhor com um volume crescente
de informação se tornaram as ferramentas críticas
para a rotina e projetos das empresas.
Uma dessas ferramentas que possui grande
aceitação no mercado é o Microsoft Office
José Cláudio Terra, Bruno Chaves, David Kato,
Fábio Makio e Rodrigo Domingues
SharePoint Server (MOSS) 2007 por oferecer
eficiência e versatilidade, disponibilizando
diversos serviços e funcionalidades em uma única
plataforma integrada.
O MOSS
O MOSS é o sucessor do SharePoint Portal
Server 2003. Ele foi desenvolvido para fornecer
ferramentas de produtividade para usuários
que lidam com um número muito grande de
informações. Em outras palavras, ele consegue,
de maneira prática, simples e organizada criar
um sistema de trocas de informações com baixo
custo de desenvolvimento técnico e de fácil
utilização para os usuários finais. Corporações
com dificuldades semelhantes à ilustrada no caso
de Carlos e que adotaram a plataforma MOSS, ou
com dificuldades relacionadas com a necessidade
de lidar com uma quantidade muito grande de
informações, percebem rapidamente as diferenças
de cenários antes e depois da implementação do
MOSS, como as demonstradas na tabela a seguir.

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Geração de propostas ou
solicitações
Coleta de dados
Coerência e consistência
dos documentos
Formulários e
informações
Tecnologia
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Antes Depois
Construído por meio de diversas
ligações e trocas de e-mail entre muitas
pessoas.
Diversos telefonemas, buscas em
muitos sites relacionados ao tema e
trocas de e-mails
Riscos de edição com falhas ou
feitas em locais indevidos, versões
desatualizadas.
Armazenados totalmente distribuído em
lugares como máquinas dos usuários,
drives de memória próprios, diretório da
rede ou papel.
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Feito pelo Microsoft Office SharePoint
Server e InfoPath, controlando cada
passo no fluxo de trabalho.
Conteúdos captados em diversas
fontes são centralizados e
organizados por tema em um único
ambiente para todos os integrantes
da equipe de trabalho.
Totalmente consistentes e escritas
nos locais corretos e pré-definidos.
Todas as informações, formulários e
validações encontrados em um único
ambiente comum a todos os usuários.
Integração com os diversos sistemas
Sistemas diversos sem integração,
presentes na corporação em um
controle único de usuários ou segurança
único modelo de autenticação de
usuários (single sign on).
O MOSS foi criado com base em seis diferentes pilares de sustentação - Colaboração, Portal,
Busca, Gestão de Conteúdo, Formulários e Regras de Negócio e Business Intelligence - o que
garante consistência e uma ampla oferta de solução para problemas recorrentes na produtividade de
trabalhadores que lidam com muita informação.
Fonte: Microsoft

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OS SeIS PIlaReS De SuSTenTaçãO
DO MOSS
Colaboração
O pilar Colaboração caracteriza-se por um
conjunto de funcionalidades que permitem aos
usuários trocar informações de forma mais
eficiente. Como exemplos, podemos citar Wiki,
ferramenta que permite que várias pessoas
editem um único texto, guardando o histórico das
alterações; e blogs, que facilitam a troca de idéias
e informações relevante com a possibilidade de
todos os usuários comentarem os conteúdos
postados.
Além desses recursos, é possível integrá-lo com
ferramentas de mensageria através do Microsoft
Office Communicator Server e Microsoft Exchange
integrando funcionalidades e-mails, telefonia IP,
videoconferência e mensagens instantâneas
(estilo MSN Messenger). Há também integração
com Outlook 2007, permitindo sincronização entre
as tarefas e calendários, contatos e documentos
do usuário com o MOSS.
Portal
O pilar Portal caracteriza-se por funcionalidades
que possibilitam a integração de diferentes
aplicações corporativas e entrega de conteúdo
customizado e personalizado para os diferentes
usuários. Podemos destacar a flexibilidade
a adaptações, controle de privacidade e
possibilidade de personalizar sites como
características importantes do MOSS.
O MOSS também permite a integração com
sistemas desenvolvidos com outras ferramentas.
Essa livre comunicação é de extrema importância
para se melhorar a produtividade dos usuários
centralizando informações que estão em sistemas
distintos. A integração com os softwares do Office
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(Word, Excel, Power Point, etc) e também com
o Outlook 2007 facilitam a sua utilização pelos
usuários.
Busca
O pilar Busca diz respeito ao conjunto de
facilidades do MOSS que permitem aos usuários
encontrar rapidamente informações relevantes
para seu contexto de trabalho, sejam documentos,
comunidades, informações externas como
notícias ou até mesmo pessoas e especialistas
em assuntos específicos. O MOSS permite
buscas avançadas de acordo com categorias prédefinidas,
e busca em textos dentro dos conteúdos
internos aos documentos como palavras em um
parágrafo específico de um documento Word por
exemplo. Oferece também opções avançadas de
parametrização do motor de busca e permite que
conteúdos que não estão sejam encontrados.
Para garantir a segurança das informações, ele
oferece um sistema que manipula o resultado,
filtrando os dados a serem exibidos para os
usuários de acordo com as suas permissões no
sistema.
Gestão de Conteúdo
O pilar Portal caracteriza-se por funcionalidades
que permitem uma melhor criação, organização
e apresentação de conteúdos. Em se tratando
de conteúdo corporativo, podemos destacar
uma serie de tipos de conteúdos de extrema
importância para a organização, tais como
notícias, comunicados, padrão, normativos,
circulares, entre muitos outros.
Através das funcionalidades de gestão de
conteúdo é possível controlar todo o ciclo
de vida da informação: construção, fluxo de
aprovação e validação, publicação, organização
e apresentação e remoção (regras de expiração

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de informação). É possível desenvolver regras e
parâmetros de auditorias através da ferramenta. O
administrador consegue gerenciar o ciclo de vida
dos conteúdos com menor esforço.
O MOSS oferece a possibilidade de os usuários
utilizarem ferramentas que já conhecem como
o Word para publicar uma informação no portal.
Além disso, a ferramenta conta com integração
com outros softwares como Access 2007, Excel
2007, PowerPoint 2007, e Word 2007. Dessa
forma, os usuários podem acessar e contribuir
para o portal utilizando ferramentas com as quais
já possui familiaridade.
Formulários e Regras de Negócio
As funcionalidades de Formulários e Regras de
Negócio permitem a otimização de fluxos de
trabalho, eliminando a necessidade de papel e
facilitando a realização de tarefas administrativas
e processuais. O MOSS é construído de forma
integrada com o Windows Workflow Foundation
(WF) que permite a criação de fluxos de trabalho
para os mais variados contextos. Essa facilidade
deve-se ao fato de já estar disponível como default
quatro workflows prontos para serem usados
no processo de aprovação dos seus conteúdos:
Aprovação, Coletor de assinaturas, Aprovação de
disposição (análise de expirações) e coletor de
comentários. Além desses quatro componentes
oferecidos previamente e que resolvem grande
parte dos processos de aprovação e fluxo, o
Microsoft Office SharePoint Server 2007 apresenta
versatilidade e possibilidade de criação de novos
workflows, de duas formas diferentes: (1) através
do SharePoint Designer 2007, para a construção
de fluxos de processos com a simplicidade de
criação de regras de rotas, totalmente focada no
usuário, e (2) utilizando o Visual Studio para a
construção de fluxos mais complexos e com um
numero de passos grandes.
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Além disso, o MOSS oferece completa integração
do Windows Workflow Foundation com o Office
InfoPath para a criação e preenchimento de
formulários. Utilizando essa ferramenta, a
eliminação de fluxos de trabalho que envolva
papel se torna extremamente rápida e fácil,
permitindo que este trabalho seja realizado
pelas próprias pessoas não técnicas, como as
secretárias e analistas de processos, sem a
necessidade de uma equipe de TI específica para
a criação e manutenção de formulários. Assim,
há uma desburocratização e maior agilidade em
processos das mais diversas áreas da corporação.
Existe também a possibilidade de arquivar em uma
biblioteca os formulários já criados, possibilitando
novas utilizações ou adaptações.
Business Intelligence
O último pilar é o de Business Intelligence
oferece uma estrutura para acesso a informações
consolidadas ou detalhadas na hora certa e
em qualquer lugar. Permite montar painéis
de indicadores, com gráficos, informações
consolidadas e no caso de precisar de mais
detalhes, recursos de “drill-down”.
Os participantes do portal podem compartilhar
planilhas de maneira organizada e eficaz,
permitindo que gráficos sejam montados a partir
das informações destas planilhas, mesmo que
estejam na máquina do usuário. Há a possibilidade
de filtrar informações para que somente as mais
relevantes sejam exibidas em uma determinada
disposição, o que facilita a análise da situação
e a aquisição das informações. Por outro lado,
também é possível organizar dados de outras
fontes, como bancos de dados, cubos no SQL
Analisys Server, listas do SharePoint, ou qualquer
outra fonte, conectada pelo BDC (business data
catalog – um recurso extremamente rico e útil para
trazer informações de qualquer fonte de dados que
a empresa necessite) ou fazer consultas a bancos

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de dados que não estejam alocados no portal
desenvolvido. É possível mapear sites externos
para serem consultados, independente de qual
plataforma foi utilizada para seu desenvolvimento.
Outro diferencial que agrega grande valor
para trabalhos de Business Intelligence Key
Performance Indicators (KPIs), que promovem
indicadores visuais para a rápida tomada de
decisão. Esses indicadores darão informações
relevantes ao usuário para acompanhamento
de determinado assunto ou tomada de decisão.
São oferecidos KPIs padrões, que podem ser
customizados e criados de acordo com as
necessidades de cada usuário, consolidando
informações de dentro do próprio MOSS, ou de
fontes externas.
DeSaFIOS PaRa IMPleMenTaçãO
Uma ferramenta como esta influencia diretamente
na produtividade das corporações e é um grande
diferencial competitivo. No entanto, mudanças
na forma de se trabalhar apresentam desafios
para que sejam implantados de forma a extrair o
máximo dos benefícios.
Durante a implantação do MOSS é muito
importante envolver as pessoas, garantindo o
alinhamento das necessidades da empresa e das
pessoas que serão diretamente influenciadas. Por
meio de metodologias é possível levantar todas
as necessidades e adequá-las ao novo portal
facilitando assim a integração e a familiarização
dos colaboradores.
Após a análise da situação atual, a condução
de um planejamento com objetivos claros e
mensuráveis e com o sistema já desenvolvido,
o próximo desafio é construir uma governança
bem estruturada. Definir diretrizes e políticas de
publicação e utilização do novo sistema, ter papéis
e responsabilidades claras e definidas. Esta etapa
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é extremamente estratégica para o funcionamento
e evolução da ferramenta.
Por fim, outras dificuldades de implementação são
em relação à resistência das pessoas a novas
ferramentas de trabalho. Mitos sobre a segurança
da informação de sua utilização é um fator em
diferentes projetos. Os usuários geralmente
demoram algum tempo para confiar em trocas
de documentos ou privacidades garantidas por
alguma ferramenta nova, apesar de tecnicamente
essas questões serem facilmente contornáveis por
meio da utilização de permissionamento para os
diferentes usuários.
Outra dificuldade ligada a essa resistência é a
mudança de filosofia e forma de trabalho dos
usuários. Apesar de rapidamente perceberem
o valor que a ferramenta agrega, Portanto,
um estudo de Gestão de Mudança também é
essencial para o sucesso do projeto. Motivar as
pessoas a participarem de forma ativa e aplicar
treinamentos é importante para que a ferramenta
tenha um bom grau de aderência das pessoas.
Por outro lado, os desafios param por ai. Um
projeto desse tipo deve de forma constante
procurar melhorias baseadas em críticas e
sugestões dos colaboradores, monitorar o uso,
os termos mais pesquisados, e os locais mais
acessados, estão entre ações necessárias para
que uma ferramenta como o Microsoft Office
SharePoint Server 2007 seja aproveitada por
completo,gerando um ganho expressivo de
produtividade .
***

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Dr. José Cláudio Terra é presidente da TerraForum
Consultores. Atua como consultor e palestrante
no Canadá, nos Estados Unidos, em Portugal, na
França e no Brasil. Também é professor de vários
programas e pós-graduação e MBA e autor de
vários livros sobre o tema.
Seu email é jcterra@terraforum.com.br
Bruno Chaves é consultor da TerraForum
Consultores. Seu e-mail é
bruno.chaves@terraforum.com.br
David Kato é consultor da TerraForum
Consultores. Seu e-mail é
david@terraforum.com.br
Fábio Makio é consultor da TerraForum
Consultores. Seu e-mail é
fabio.makio@terraforum.com.br
Rodrigo Domingues é gerente de TI da
TerraForum Consultores. Seu e-mail é
rodrigo@terraforum.com.br
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A TerraForum Consultores é uma empresa
de consultoria e treinamento em Gestão do
Conhecimento (GC) e Tecnologia da Informação. Os
clientes da empresa são, em sua maioria, grandes
e médias organizações dos setores público, privado
e terceiro setor. A empresa atua em todo o Brasil
e também no exterior, tendo escritórios em São
Paulo, Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo
Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior referência
em Gestão do Conhecimento no país. Além disso,
conta com uma equipe especializada e internacional
de consultores.
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Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio
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Realizing the Promise of Corporate Portals:
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Gestão de Empresas na Era do Conhecimento