JC 01 - Jornal Contabil

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Nestes dias tive uma reunião
com cliente na qual o
principal ponto de discussão
foi sobre responsabilidades
envolvendo o software, gestão
interna e a assessoria contábil
externa. Conversávamos
sobre uma melhoria em tecnologia
e a atualização para uma
nova solução em seu software
de gestão. Durante a conversa,
ele extremamente preocupado
com a gestão tributária,
me apresentou várias situações
corriqueira, dúvidas
dos próprios gestores das áreas
internas, além das do escritório
de contabilidade que
o assessora, mas principalmente
a influência que o assunto
tem sobre o sucesso das
empresas do seu segmento.
Até aqui nada de novo, afinal,
em nosso país questões
tributárias tiram o sono de
muitos gestores e contabilistas.
Com a proposta de ajudar
no controle dos dados e facilitar
a gestão como um todo,
não só das informações contábeis
e fiscais, os softwares
de gestão são ferramentas importantes.
Porém neste ponto
é importante pensarmos em
duas palavras: processo e procedimento.
Estes termos, que
confundem muitas pessoas,
são básicos para termos esclarecimentos
muito importantes
sobre as responsabilidades
que envolvem a polêmica
vivência empresarial de
softwares e usuários, de
quem são as responsabilidades
sobre dados e quem deve
fazer o que.
A palavra processo significa
o ato de proceder, de andar,
ou seja, exprime uma série
de ações sistemáticas que
buscam alcançar algum resultado.
Já o termo procedimento
está contido na explicação
do primeiro. O procedimento
é a forma de proce-
der, é a sistemática das ações
realizadas ou a serem realizadas.
Ai você que lê este
artigo agora se pergunta: o
que isso tudo tem haver com
o tema? Tudo. O entendimento
entre a diferença do que é
o que, é a base para dar ‘no-
mes aos bois’, para que se
compreendam os papéis.
Numa analogia muito
simples temos a conhecida
fábula do lenhador e seu machado.
Com ela penso que podemos
facilmente identificar
o que vem a ser o processo e
o procedimento. O fato de o
homem ter desenvolvido experiência
e conhecer cada
tipo de madeira, seus veios e
como encravar a ferramenta
dá a ele apenas parte do que
é necessário para realizar seu
trabalho eficientemente. O
que determina se o trabalho
será produtivo e bem feito é
o conjunto complementado
por uma boa ferramenta, firme
e afiada. Aliada ao conhecimento
do lenhador um bom
machado é importante para
formar o conjunto entre processos
e procedimentos que
envolvem o trabalho de rachar
a lenha.
Assim também todos os
profissionais precisam ter
boas ferramentas e conhecer
as formas de boa aplicação.
Neste sentido o software é o
machado de profissionais que
gerenciam as empresas. A partir
daqui consegui conversar
e me entender melhor com
meu cliente. Conseguimos traçar
claramente até onde vai o
poder da ferramenta e onde
está o fator humano.
Nas dúvidas geradas sobre
as responsabilidades na
geração, validação e conferência
das informações ao
Fisco, precisamos entender
quais são os processos que os
procedimentos, o que é machado,
lenha e lenhador.
Igualmente à fábula, o resultado
da história bem sucedida
é composto por um conjunto
de fatores.
Os softwares de gestão
empresarial, também conhecidos
como ERPs (do inglês
Enterprise Resource Planning)
em suma são aplicativos
que integram os dados
dos mais variados setores da
organização. Nos suprimentos,
tudo que passa pelo recebimento
é lançado como
Jornal Contábil edição Impressa – Ano 1 – Número 01 – Setembro de 2011
Ao contador o que é do contador.
Ao software o que é do software
A quem atribuir responsabilidades sobre as informações que são repassadas ao Fisco?
entrada na empresa. Quando
de uma venda, a saída é registrada
no faturamento. Todas
estas ações geram dados
que um sistema integrado utiliza
para formar as demais
movimentações, como a contábil.
A ferramenta, neste caso
o software, é apenas a base
para que os processos sejam
bem executados. O software
é desenvolvido com base nos
procedimentos que devem ser
aplicados pera uma boa gestão,
porém para que sejam realmente
eficientes é necessário
que os processos também
sejam executados de forma
correta.
Os procedimentos por si
só não garantem que o resultado
será satisfatório, tão
pouco é possível realizar
processos sem ter procedimentos
bem preparados e
adequados. A responsabilidade
pela correta manutenção
das informações fiscais
que passam pela geração,
validação e conferência dos
dados deve ser compartilhada
pelo conjunto formado
pela boa ferramenta e o bom
lenhador.
Softwares houses que oferecem
aplicativos de gestão
devem ter analistas capazes
de entender os procedimentos
previstos pela Legislação e
transformar todos os pontos
em ferramentas afiadas e capazes
de atender as necessidades
das pessoas que os operam.
Já as empresas devem ter
usuários treinados e com conhecimentos
sobre o que fazer
com estas ferramentas.
Mais especificamente os contabilistas,
que fazem a finalização
dos processos, devem
saber como utilizar a ferramenta
da melhor forma possível,
e até mesmo orientar a
utilização aos demais usuários
da empresa, para que se
alcancem os objetivos.
Daniel Germano Scheidt
é gerente de Marketing da
Delsoft Sistemas, empresa
brasileira com expertise de
cerca de 20 anos em softwares
de gestão que tem em seu
portfólio soluções integradas
de ERP, RH, CRM, TMS
e BI par segmentos como
metalomecânico, moveleiro,
transportes, clubes e agronegócios.
A Delsoft Sistemas atua
há 20 anos no mercado de
desenvolvimento de aplicações
para a gestão de negócios
tornando mais ágeis os
processos administrativos.