ÐнÑегÑиÑан инÑоÑмаÑиÑки ÑиÑÑем - ЦаÑинÑка ÑпÑава на ...
ÐнÑегÑиÑан инÑоÑмаÑиÑки ÑиÑÑем - ЦаÑинÑка ÑпÑава на ...
ÐнÑегÑиÑан инÑоÑмаÑиÑки ÑиÑÑем - ЦаÑинÑка ÑпÑава на ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
eDMS-Електронски<br />
систем за управување со документи<br />
ERP (Enterprise Resourse Planning) software-Систем за планирање на ресусрси<br />
Драган Јолевски – Координатор на комисија за имплементација на еДМС<br />
Скопје, 2011
0<br />
IIS-Интегриран информациски ситем<br />
IT решението на ИИС го сочинуваат повеќе<br />
модули, софтверски компоненти и решенија за<br />
нивно интегрирање:<br />
IIS е содржан од три главни составни модули:<br />
• Систем за управување на документи(DMS)<br />
• Систем за управување на човечки ресурси(HRM)<br />
• Систем за планирање на ресурси (ERP)<br />
2
0<br />
IIS-Интегриран информациски ситем<br />
Со своето функционирање, ИИС-от:<br />
• овозможува брз проток на информации и документи низ деловниот<br />
систем;<br />
• го забрза процесот на донесување на квалитетни и правовремени<br />
одлуки;<br />
• го унапреди функционирањето како на поедини организациски<br />
делови така и на институцијата во целина;<br />
• доставува точни и правовремени информации во управувачката<br />
функција на Царинската управа пред или за време на донесување на<br />
одлуки;<br />
• обезбедува документација на основа на која може да се<br />
спроведуваат деловни/работни процеси; и<br />
• обезбедува единственост на податоците, кога еден податок се внесе<br />
во ИИС на место на настанувањето, истиот истовремено е достапен<br />
до сите авторизирани корисници;<br />
3
0<br />
Основни карактеристики на IIS - систем<br />
Стандарден кориснички интерфејс<br />
Системот е достапен преку стандарден веб пребарувач<br />
Интероперабилност<br />
Размена на информациите помеѓу различните модули на<br />
системот, преземање на информации од останатите системи во<br />
склоп на Царинската управа.<br />
Сигурност<br />
Имплементирани три нивоа на безбедност на податоците:<br />
Сегментирање на пристапот до функционалните модули,<br />
сегменитрање на пристапот до типовите на податоци и до<br />
парцијалните информации согласно дефинираните шеми на<br />
пристап.<br />
Законска усогласеност<br />
Системите се во согласност со сите законски прописи кои се во<br />
сила во Македонија<br />
Ревизорска контрола<br />
Системите овозможуваат ревизорска контрола, наведувајќи го<br />
датумот и времето кога некој корисник извршил измена и што е<br />
изменето<br />
4
1<br />
ЕДМС - Дефиниција<br />
ЕДМС, Системот за<br />
Електронско<br />
управување со<br />
документацијата се<br />
користи за чување и<br />
следење на<br />
целокупната<br />
документација на<br />
Царинската управа на<br />
Република Македонија<br />
5
1<br />
ЕДМС - Факти<br />
ОРГАНИЗАЦИЈА<br />
СТАНДАРДИЗАЦИЈА<br />
ЦЕНТРАЛНА АРХИВА<br />
6
1 ЕДМС – Факти<br />
Моментална состојба:<br />
1. 01.01.2010 – комплетно електронско работење<br />
2. 900 корисници. Повеќе од половина од нив секојдневно работат<br />
со системот. Во секој момент односно константно има околу 70-<br />
80 корисници логирани<br />
3. 107,743 предмети и 130,225 документи<br />
4. Од 130,225 документи 109,285 се интерни документи<br />
• Исклучиво се доставуваат електронски<br />
• Нема копии<br />
• Нема печатење<br />
5. 170 различни работни процеси<br />
6. Над 50 економски оператори регистрирани на Порталот за<br />
електронска размена<br />
7. Интеграција со останатите системи на Царинската управа<br />
• Човечки ресурси<br />
• Плати<br />
• Финансиско и материјално работење<br />
7
1 ЕДМС – Факти<br />
Практични придобивки во работата:<br />
1. Олеснување со влезно излезната пошта<br />
2. Пронаоѓање на стари документи е прашање на секунди<br />
3. Дистрибуција на документацијата<br />
• Автоматизирано<br />
• Веднаш<br />
4. Пристап до документите<br />
• Строго дефинирано овластување<br />
• Контрола<br />
5. Раководниот кадар има целосен увид<br />
• На состојбата на предметите<br />
• Аларми<br />
6. Комплетно работење согласно правилниците за работа и<br />
квалитет – имплементирано во системот<br />
8
2 ЕДМС – Функционалности<br />
1. Дистрибуција на Евиденција и класификација на основниот регистар на<br />
документите и предметите.<br />
Системот обезбедува евиденција на сите документи и предмети преку<br />
дефинирање на основен збир на атрибути кои ги карактеризираат. Со внесување<br />
на основните податоци од документите, по дефинирана автоматизација секој<br />
документ добива идентификациона ознака и се вклучува во активната<br />
документациска база.<br />
2. Документацијата и автоматски известувања<br />
Автоматска дистрибуција на документите во влезната пошта на примачите<br />
(раководителите на секторите и одделенијата) согласно дефинираните работни<br />
текови. Секој примач е соодветно информиран при приемот на нова<br />
документација преку испраќање на електронска пошта.<br />
3. Систем на одобрување<br />
Поддршка за паралелно или сериско одобрување на документацијата пред<br />
нејзино понатамошно процесирање согласно утврдените деловни процеси. Пр.<br />
Одобрување на влезни фактури, одобрување на излезна пошта, годишни одмори,<br />
прекувремена работа и т.н.<br />
4. Едноставен систем на заклучување и отклучување на документите<br />
Можност за резервација и ексклузивно заклучување на документацијата.<br />
5. Моја работна листа<br />
Секој вработен има своја работна листа составена од документи кои чекаат на<br />
негова активност/одговор.<br />
9
2 ЕДМС – Функционалности<br />
6. Привремена и длабока архива<br />
Затворените предмети се складираат во повеќеслојна архива со цел нивно<br />
зачувување согласно утврдените законски норми.<br />
7. Водење на управни постапки<br />
Системот содржи дополнителни функционалности за спроведување на управните<br />
постапки и автоматско генерирање на УП Извештај и статистички извештај.<br />
8. Водење на судски постапки<br />
Системот е прилагоден за комплетно водење на целокупната документација и<br />
податоци во однос на судските постапки.<br />
9. Процесирање на влезни фактури<br />
Прилагодени модули за работа со влезните фактури почнувајќи од процесот на<br />
електронско евидентирање на сите фактури, електронска контрола и процес на<br />
одобрување и следење на статусот на наплатата<br />
10. Скенирање и обработка на скенирана документација<br />
Интеграција со различни типови на скенери и можност за обработка на<br />
скенираната документација пред нејзино зачувување во системот.<br />
11. Дигитално потпишување на документи<br />
Можност за електронско потпишување на документите со поддршка на паралелно<br />
и сериско потпишување од страна на повеќе потпишувачи со користење на<br />
дигитални сертификати.<br />
12. Централна контрола и увид врз документите<br />
Увид на раководниот кадар врз состојбата над надлежните предмети, аларми и<br />
различни статистички извештаи<br />
13. Веб портал за електронска комуникација со економските оператори<br />
Како додаток на ЕДМС системот развиен е веб портал за електронска размена на<br />
документација со економските оператори преку веб страницата на Царинската<br />
управа.<br />
10
2 ЕДМС – Функционалности – Преглед на системот<br />
Архива<br />
Сектор 1<br />
Одделение<br />
Сектор 2<br />
Одделение<br />
Сектор 3<br />
Одделение<br />
11
2 ЕДМС – Функционалности<br />
Дигитално потпишани документи<br />
Classical<br />
signature<br />
Electronic<br />
signature<br />
• Постои правна<br />
основа<br />
Electronic data<br />
Verification<br />
<br />
?<br />
<br />
<br />
• Технички<br />
стандард X.509<br />
Integrity<br />
Non-repudiation<br />
?<br />
?<br />
<br />
<br />
Legal validity<br />
Permanent validity<br />
<br />
<br />
<br />
?<br />
12
2 ЕДМС – Функционалности<br />
Преглед<br />
13
2 ЕДМС – Функционалности<br />
Жалба одбијена и нема тужба<br />
За архивирање<br />
Избор на тип на предмет и работен тек<br />
14
2 ЕДМС – Функционалности<br />
Класификација и евидентирање<br />
15
2 ЕДМС – Функционалности<br />
Увид во документација<br />
16
2 ЕДМС – Функционалности<br />
Одобрување на документација<br />
17
3 Искуство од процесот на воведување<br />
Времетрање на процесот на воведување: 1 год<br />
Клучен фактор за успешноста: Посветеноста и вклученоста на<br />
вработените во ЦУ во целиот тек на имплементација<br />
18
4 ЕДМС – Портал за електронска размена на документи<br />
www.customs.gov.mk/edms<br />
Портал за електронска размена на документација со<br />
Царинската управа на Р. Македонија<br />
•Регистрирани 50 економски<br />
оператори<br />
19
4 ЕДМС ЕДМС – Портал за електронска размена на документи<br />
Превземање на електронски<br />
потпишани документи<br />
20
4 ЕДМС ЕДМС – Портал за електронска размена на документи<br />
Превземање на обрасци и<br />
електронско поднесување на барања<br />
21
5 ЕДМС Новости<br />
• Набавка на алатка за водење на целосна историја на промени и пристапи во<br />
ДМС системот<br />
• Набавка на алатка за извршување на автоматски и инкрементирачки бекап на<br />
ДМС решението<br />
• Проширување на ДМС системот со можност за електронско потпишување на<br />
прилози преку веб интерфејсот наменет за сите вработени во Царинската<br />
управа<br />
• Имплементација на електронско водење на административни такси<br />
• Имплементација на решение за електронско водење на мандатни казни за<br />
физички и правни лица<br />
• Дистрибуција на ДМС решението во кластер околина и креирање на<br />
инфраструктура за поддршка на истото<br />
• Можност за електронско потпишување на доставените барања до Царинската<br />
управа од страна на економските оператори (преку ПЕК - Порталот за<br />
електронска комуникација)<br />
• Оптимизација на електронските ДМС работни процедури<br />
22
Luca<br />
ERP (Enterprise Resourse Planning) software<br />
Систем за планирање на ресурси<br />
23
Што е Luca?<br />
ERP software - решение за управување со деловните процеси<br />
Решение (Solution) = производ (Product) + дотерување (Customisation)<br />
+ имплементација (Deployment) + Поддршка (Support)<br />
• Деловни процеси<br />
• административни: сметководство, финансии, план и анализа,<br />
човечки ресурси – кадровско, интегритет<br />
• оперативни: набавка, продажба, логистика<br />
• Менаџерска алатка за:<br />
• носење одлуки<br />
• планирање<br />
• оптимизација<br />
• контрола<br />
24
Luca - основни факти<br />
Luca (се чита Лука) - единствен вистински македонски ERP<br />
(Enterprice Resource Planning)<br />
• софтвер со кој целосно се покриваат сметководствените,<br />
финансиските, оперативните активности на Царинската<br />
управа на Република Македонија<br />
• комплексен систем од пакети на апликации со преку 90<br />
софтверски модули(не се сите вклучени во нашето<br />
апликативно решение)<br />
• изработен со најмодерни технолошки алатки (Microsoft)<br />
• висок степен на приспособување и дотерување<br />
(customisation)<br />
25
Како ни помага Luca ? - 1<br />
•Драстично го зголеми потенцијалот за<br />
носење на брзи и квалитетни одлуки<br />
• билансирање во реално време<br />
• промптно следење на обврските и<br />
побарувањата<br />
• тековно управување со залихи<br />
• drill down аналитика<br />
• веб базиран начин на изработка на извештаи<br />
• планирање<br />
26
Drill down аналитика<br />
• drill down - копање по<br />
податоците надолу - од<br />
општи кон поединечни<br />
• интуитивно и лесно<br />
движење кон<br />
посакуваната<br />
информација и нејзино<br />
извлекување од масата<br />
податоци<br />
• движење: биланси -<br />
салда - картички -<br />
документи - оригинали<br />
27
Веб базиран начин на добивање извештаи<br />
• достапност до податоците од секаде во секое<br />
време<br />
• моќна алатка за менаџери кои многу патуваат или<br />
сакаат да работат и од дома<br />
• следење на сите неопходни информации за<br />
decision making - биланси, деловни партнери,<br />
планови, материјални документи<br />
• движење по линковите по принцип на drill down<br />
• аналитички и надзорни функции<br />
28
Како помогна Luca ? -2<br />
• Ги оптимизира и автоматизира процесите и<br />
документите и лесно се поврзува со други системи<br />
• Single entry принцип<br />
• скратено време на обработка на документите<br />
• автоматизација на сложени пресметки<br />
• автоматски контирања и книжења во главна книга<br />
• поврзување со други системи<br />
29
Single entry принцип<br />
• еднократно внесување на<br />
заеднички податоци во<br />
различни документи<br />
• намален ризикот од грешка<br />
за повеќекратен внес на<br />
исти податоци<br />
• намалено времето на<br />
внесување<br />
• податокот се внесува на<br />
местото на настанување а<br />
не отпосле од друг<br />
корисник<br />
• секој си го работи својот<br />
дел. Пр.: магацинско -<br />
количините, материјално -<br />
цените<br />
• промптна достапност на<br />
заедничките податоци<br />
30
Скратено време за обработка на документите<br />
• функционален кориснички<br />
интерфејс (Windows и Office<br />
стандарди)<br />
• електронско движење на<br />
податоците и документите<br />
• предефинирање и<br />
параметризација,<br />
• автонумерирање<br />
• бирање по повеќе атрибути,<br />
избор од look up табели<br />
• повеќедимензионално<br />
филтрирање и сортирање<br />
• преземање од матични<br />
документи: Пр. фактурирање со<br />
цени од ценовници, преземање<br />
на ставки од претходни<br />
документи во циклусот: Пр. внес<br />
на ставки од фактура со<br />
преземање на ставките од<br />
нарачката<br />
31
Поврзување со други системи<br />
• поддршка за печатење,<br />
даулоудирање и<br />
копирање на извештаите<br />
на произволни медиуми<br />
во стандардни формати<br />
• трансфер на извештаи и<br />
документи преку<br />
електронска пошта<br />
• овозможен експорт на<br />
податоци кон други<br />
комерцијални апликации<br />
(MS Word, MS Excel,<br />
OLAP) без преправки на<br />
изворниот код,<br />
• можност за преземање<br />
на податоци од други<br />
софтвери (шифрарници,<br />
документи и сл.)<br />
32
Како ни помага Luca ? -3<br />
•Го контролира и надгледува целокупното<br />
работење<br />
• Kонтрола на корисниците<br />
• Трошочен менаџмент<br />
• Контрола на работата<br />
33
LUCA-Поглед<br />
34
Модули – Финансиско материјално работење<br />
• Главна книга<br />
• Буџет<br />
• Финансова оператива<br />
• Плати<br />
• Патни налози<br />
• План за јавна набавка<br />
• Запленета стока<br />
• Фактурирање на закупнини<br />
• Попис на основни средства<br />
• Евиденција на обрасци ЕУР1<br />
• Евиденција на царински пломби<br />
• Евиденција на потрошен материјал<br />
• Евиденција на основни средства<br />
• Евиденција на лабараториски<br />
материјал<br />
35
Модул - Човечки ресурси<br />
• Персонално досие<br />
• Систематизација на работни места<br />
• Патни налози<br />
• Работни листи<br />
• Обука<br />
• Регрутирање<br />
• Вреднување на вработените<br />
• Интегритет-анкетни листови<br />
36
Модул - Логистика<br />
• Планирање во логистика<br />
• Магацинско работење<br />
• Серии и сериски броеви<br />
• Локации и адреси<br />
• Етикетирање и бар кодирање<br />
37
Придружни модули<br />
• Менаџмент<br />
• Генератор на извештаи<br />
• OLAP(Online Analytical Processing)<br />
OLAP имплементацијата во склоп на LUCA системот се<br />
базира на повеќедимензионален податочен модел<br />
што обезбедува генерирање на комплексни и ad-hoc<br />
извештаи за кратко време<br />
• Системска администрација<br />
• Безбедност<br />
• Корисници и бизнис логика<br />
• Синхронизација<br />
38
Благодарам на вниманието<br />
39
eDMS-Електронски<br />
систем за управување со документи<br />
ERP (Enterprise Resourse Planning) software-Систем за планирање на ресусрси<br />
Драган Јолевски – Координатор на комисија за имплементација на еДМС<br />
Скопје, 2011<br />
40
Change language