Leaf, 2012

m e d l e m s c a s e
leaF
färska erfarenheter från ett M3 10.1-projekt
T e x T : f r e d r i k n y b y f o T o : s h u T T e r s T o c k , L e A f
Konfektyrtillverkaren LEAF såg
en en möjlighet i att ha ett
affärssystem och samtidigt en
affärsrisk i att ligga kvar i sin
gamla affärssystemsdatamiljö
från 1999. Efter en utvärdering
av olika ERP-lösningar
föll valet 2010 på M3. LEAF
i Skandinavien gick live med
10.1 den första januari i år
och nu jobbas det frenetiskt
på att trimma systemet.
Lena Wiklund
Working Together Magazine passade på att
ställa några frågor om verksamheten och
LEAFs M3-satsning till Lena Wiklund, projektledare
M3 10.1 och Senior IT Manager.
Varför tog LEAF beslutet att uppgradera till 10.1?
– LEAF önskade ett affärssystem för
verksamheten i Europa, samtidigt som det
var en affärsrisk att ligga kvar i den gamla
Movex MIA10.2 från 1999.
Vid tre tidigare tillfällen hade vi inom
CSM och sedermera LEAF utvärderat vilket
affärssystem som skulle bli det koncerngemensamma.
I en utvärdering 2002/03 föll
valet på JDEdwards, vilket man hann implementera
i Holland. CSM delades sedan
upp och det blev aldrig någon ytterligare
utvärdering. 2007/08 gjordes ytterligare en
utvärdering och valet föll på Movex, men
investeringsbegäran blev aldrig godkänd.
6 W o r k i n g t o g e t h e r n r 2 · 2 0 1 2
För LEAF i Skandinavien så hade det funnits
en önskan om att uppgradera Movex sedan
2002. I Movex MIA10.2 hade det gjorts en
lång rad modifieringar som medförde att det
inte var möjligt att på ett enkelt sätt följa
med i de nya versionerna.
– Nya buggar hittades i stort sett varje
vecka i den gamla miljön. Det var inte heller
lätt att få till en ny standardfunktionalitet då
den alltid ledde till någon ny liten överraskning.
Vändningen kom när koncernledningen
beställde en utvärdering som genomför-
des under 2010 för att se över vilket kon-
cerngemensamt system LEAF skulle ha.
– Vi jämförde de befintliga systemen JD-
Edwards och Movex. Sen önskade ledningen
att vi även skulle utvärdera ett antal wild
cards, såsom ”SAP All in One”, Dynamics
Ax samt NetSuite (Software as a service).
Det hela resulterade i referensbesök hos företag
som körde Movex och JDEdwards samt
senare även en Proof of concept dragning
med ett antal funktionsfrågor där systemleverantörerna
för JDEdwards, M3 samt
Dynamics Ax visade dessa och projektupplägg
diskuterades.

– Valet föll på M3. Food&Beverage motsvarade
våra systemfunktionalitetskrav och
vi skulle kunna få ett snabbt projekt med
hjälp av Quickstep för Food&Beverage.
Vilka utmaningar har varit mest resurskrävande?
– Vi hade inte alla svar på hur strukturer
för artiklar och kunder skulle sättas upp,
samt att standard chart of account tog lång
tid att värka fram ur organisationen. Det
faktum att vi började sätta upp systemet
utan att ha klara riktlinjer gjorde att vi i
efterhand fick ändra systemuppsättningen.
Även tidsåtgången att hantera en referensgrupp
med 15 personer i nyckelbefattningar
inom LEAF underskattades. Styrgruppen för
”content”, det vill säga hur vi skulle sätta
upp den globala templaten för LEAF, tog
också mycket mer tid för mig som projektledare
samt för mina teamleads.
Projektgruppen hade även helt undervärderat
arbetet med att ändra standard Quickstep-utskrifterna
till att bli fullt användbara.
– Fast vi satt ribban väldigt lågt så la vi
ner långt över Pi x budget på de externa
dokumenten, exempelvis inköpsorder och
faktura. Vi hade inte egen kompetens i att
använda A3 verktyget som vi köpt av Accure
utan fick ta konsulthjälp till detta. Det
blev en iterativ process minst sagt.
Ytterligare ett undervärderat arbete var att
driva igenom en förändring till Analytics
rapporter.
– Ur ett ERP sammanhang har vi ju hävdat
att LEAF är standard och inte behöver något
annat än standard. För de verksamhetskritiska
rapporterna tog vi utgångspunkt i våra
gamla rapporter och kortade ned listan på
de 200 rapporterna till ett minimikrav på
80 rapporter. Vi utgick från hur de gamla
rapporterna var specificerade och försökte
återskapa dessa med hjälp av Analyticskuberna
plus nya kuber och kombinationer.
Det blev ganska svårt att testa de nya rapporterna
då vi i och med nya M3 ändrade en
hel del strukturer och masterdatabegrepp.
Detta blev också en iterativ process, där vi
fortfarande jobbar med förändringar.
Är det någon del/område som gått ”lättare” att
genomföra?
– Förändringsarbetet där verksamheten
faktiskt anammade och ”köpte” att ”LEAF
är standard” och kunde relatera till Quickstep
för Food&Beverage rent processmässigt
gjorde att vårt projekt snabbt kom igång
och kunde testa de olika flödena.
Hur har projektet uppfattats av användarna?
– I och med att vi redan körde Movex så
var inte steget så stort till att köra M3, vi har
ju fortfarande transaktionskoderna att ta till.
Men man uppskattar det nya gränssnittet
och att kunna använda Lawson Enterprise
Search. Och att i framtiden kunna göra
personaliseringar kommer att underlätta i
det dagliga arbetet.
Vilken utbildning har ni genomfört?
Samtliga deltagare i projektgruppen samt
referensteamet har gått en Food Camp för
att få översikten i vad M3 F&B innebär,
denna kördes hos Lawson. Sedan har vi gått
ett antal tekniska utbildningar hos Lawson.
Processerna har projektgruppen lärt sig
under projektets gång.
För verksamheten körde vi dels en halvdags
översiktskurs i M3-flödet och hur de
navigerar med hjälp av Smart Office. Sedan
har vi haft utbildningar i ”teori plus övning”
i två omgångar för slutanvändarna i respektive
område. Kommunikation har skett
löpande i form av infomöten och nyhetsblad
från vår Change Management grupp, ledd
av vår HR representant och med representanter
på alla sex siterna.
Var ligger fokus just nu i integrations-processen?
– Vi jobbar med svansen som blev kvar
efter att projektet stängde i mitten av mars.
Just nu ligger fokus på att slutföra ändringar
i utskrifter samt att få till en change request
rutin för ändringar i våra Analyticsrapporter.
Samtidigt gör vi två förstudier för
att utreda hur vi går vidare i och med att vi
blivit uppköpta av Cloetta. Vi undersöker
vad ett M3-projekt på Cloetta i Ljungsbro
och Norrköping skulle innebära samt på vår
fabrik i Levice, Slovakien.
Vad skulle ni vilja tipsa andra medlemsföretag
som står inför en uppgradering?
– Ställ krav på ledningen att projektet
börjar först när beslut om strukturer och
masterdata är tagna. Utgå från Quickstep
Food&Beverage men gör en förstudie och
se att det verkligen täcker allt. Vi upptäckte
undantagen ganska sent under projektet.
Börja i tid med både utskrifter och rapporter.
Ställ krav på specifikationer från
processägarna för att minska antalet iterationer
och ändringsomgångar. Internationella
legala skillnader kan också bli tidsödande
procedurer om man inte tänker på dem från
början.
Slutligen tar allt längre tid än man tror. En testvecka
ska föregås av en vecka för att sätta
upp masterdata. Utbildning tar också längre
tid. Se till att planera rejält med tid för både
teorigenomgång och praktik. Frågorna kommer
först när användarna tvingas att testa
själva i Fullskaletesterna.
>>
LEAF
Försäljning: 530 miljoner euro (153
miljoner euro i Skandinavien)
Anställda: 2 400 i 12 länder (320 i
Sverige, 435 i Skandinavien)
Antal Movex/M3 användare: 180
personer i Skandinavien
Marknadsledare: i Sverige, Finland,
Holland och Belgien
Mest kända produkter: Läkerol, Malaco,
Ahlgrens bilar och TOY.
Historik
1997: Holländska CSM köper
Malaco-gruppen.
1999: CSM förvärvar Leaf och slår
samman de båda verksamheterna
i Skandinavien; MalacoLeaf bildas.
Malaco blir ett varumärke istället för
bolag.
2005: MalacoLeaf säljs till CVC Capital
Partners och Nordic Capital. Nytt
namn blir LEAF.
2012: Cloetta och LEAF går samman.
Intentionen finns att produktionen
i Gävle och Aura läggs ned.
W o r k i n g t o g e t h e r n r 2 · 2 0 1 2 7

LEAFs önskade effektmål (från projektbeskrivningen)
Direct Internal
q
q
q
q
q
q
Great success – feeling of being most admired!
Stable system
Less vulnerable
User friendly system
System and process documentation in English
Clean out of old data =>Improved data quality in new system
Direct External
q
Smooth Go live “None of our customers will experience/notice the system change in a bad way!”
Indirect Internal
q
q
q
q
q
q
q
We set a common system and language within LEAF
System and process documentation in English makes a great foundation for the LEAF roll-out
Possibilities to build a great foundation for BI tool
Less firefighting – instead we will be able to do more valuable work
Less administrative work in new efficient system
Feeling of be “in the front”
Improved cost control
Indirect External
q
q
q
M3 10.1 enables ESAP20 compliant – customer requirement when it comes to communication standards
Better prepared to respond to new other external requirements
Attractive to new future employees
8 W o r k i n g t o g e t h e r n r 2 · 2 0 1 2
Visste du att:
• Ahlgrens grundades i Gävle 1885 och sysslade till en början med olika typer
av kemiskteknisk produktion, bland annat parfym och skrivbläck. Ahlgrens
klassiska bilar hade säljstart 1953.
• Cloetta grundades i Köpenhamn 1862 av de schweiziska bröderna Cloetta.
• Läkerol började säljas 1909.
• Kexchoklad lanserades 1921 (under namnet ”five o´clock”).
• Malmö Lakritsfabrik, sedermera Malaco, grundades 1934.
• Malaco Gott & blandat lanserades 1979.
• Vi åt 14,1 kilo godis per person i Sverige 2010.
• 4 miljarder Ahlgrens bilar rullar ut från Gävlefabriken varje år.
Banker Transportörer
SWIFT Pharos
Leverantörer
EDIFACT, RosettaNet SFTI, ESAP, Odette
Leaf
sFTP, SMTP ebMS, AS2, X.400
Kunder
MQ Series MQ Series
SHS TDR005
OFTP/X.25
Produktionssystem Myndigheter Tullverket CRM
En översikt på LEAFs IT-utmaning med olika gränssnitt och standard.

En godisjätte blir ännu större Cloetta och LEAF fusionerar
LEAF är sött, salt, syrligt, surt och uppfriskande.
De är även Movex/M3-användare
och marknadsledare inom sockerkonfektyr
i Skandinavien. Med varumärken som Ahlgrens
bilar, Gott & blandat och Läkerol har
bolaget ett stort igenkännande bland svenska
folket. I kapp med bilarna rullar nu LEAF ut
M3 10.1 för att effektivisera informations-
flödet och IT-stödet. I och med fusionen
med Cloetta så lär affärssystem-satsningen
aktualiseras ytterligare.
Den skandinaviska godismarknaden har
de senaste årtiondena genomsyrats av en
fusionskarusell kring historiska varumärken.
Senaste i raden var samgåendet mellan
konfektyrbolaget Cloetta och LEAF som
genomfördes den 15 februari 2012. Cloetta
förvärvade samtliga LEAFs aktier. På koncernnivå
heter det nya företaget Cloetta och
är fortsatt börsnoterat på Stockholmsbörsen.
I Sverige kommer LEAF och Cloetta under
en övergångsperiod fortsatt att vara två
bolag.
W o r k i n g t o g e t h e r n r 2 · 2 0 1 2 9