Projektplan för - Miljösamverkan Sverige
Projektplan för - Miljösamverkan Sverige
Projektplan för - Miljösamverkan Sverige
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Projektplan</strong> <strong>för</strong> ”Samsyn i hantering av 12:6 samråd”<br />
Uppdrag<br />
Bakgrund<br />
Syfte<br />
Mål<br />
Länsrådsgrupp 6 har gett i uppdrag åt miljövårdsdirektörernas tillsynsgrupp att driva<br />
<strong>Miljösamverkan</strong> <strong>Sverige</strong> och att inom ramen <strong>för</strong> det arbeta fram olika handläggarstöd.<br />
Under naturvårdshandläggarträffen i Västerås 2010 diskuterades möjliga naturvårdsprojekt<br />
inom <strong>Miljösamverkan</strong> <strong>Sverige</strong>. Frågan om samsyn kring samråd 12:6 lyftes där. In<strong>för</strong><br />
verksamhetsplanering 2011 kom <strong>för</strong>slag om projekt kring samråd 12:6 från Länsstyrelsen i<br />
Gävleborg, Sofia Engberg och Länsstyrelsen i Västmanland, Lena Strömvall.<br />
Både i kontakt med verksamhetsutövare och i kontakter mellan länsstyrelserna märks att vi<br />
inom länsstyrelserna hanterar 12:6-samråd väldigt olika (vad som ska samrådas, vilka<br />
skyddsåtgärder olika verksamheter ska vidta osv). Naturvårdsverkets handbok om samråd<br />
enligt 12:6 börjar även bli gammal. Det behövs ta fram ett handläggarstöd som kan leda till<br />
ökad samsyn i hanteringen av 12:6 samråd.<br />
Syftet med projektet är att på sikt åstadkomma en mer likriktad och effektiv hantering av<br />
12:6 samråd inom länsstyrelserna.<br />
Projektet har följande mål:<br />
1. Att genom<strong>för</strong>a en kartläggning av länens samrådsarbete genom att skicka en enkät till<br />
samtliga 21 län i syfte att identifiera likheter och skillnader i handläggningen på de olika<br />
länsstyrelserna.<br />
2. Att nå en samsyn hos länen inom 12:6 samråd genom att:<br />
- Ta fram en bruttolista över de ärendetyper lst samråder om.<br />
- Ta fram <strong>för</strong>slag på vilket underlagsmaterial lst bör begära in i normalfallet.<br />
- Kartlägga hur länsstyrelserna samordnar samråden med kulturmiljö,<br />
vattenverksamheter och terrängkörning.
Styrgrupp (SG)<br />
Projektledare (PL)<br />
Projektgrupp (PG)<br />
Referensgrupp<br />
- Ta fram ett underlag till en gemensam blankett (samverkan med P4 e-tjänster)<br />
- Ta fram <strong>för</strong>slag på när länsstyrelsen ska <strong>för</strong>elägga om <strong>för</strong>siktighetsåtgärder, hur och<br />
vad vi kan kräva (exempel på <strong>för</strong>siktighetsåtgärder).<br />
- Ta fram <strong>för</strong>slag på skrivningar att använda vid yttranden/beslut.<br />
- Ta fram <strong>för</strong>slag på en lista på vilka externa myndigheter som det kan vara lämpligt<br />
att remissa samråden med.<br />
3. Att klargöra lagrummet <strong>för</strong> 12:6<br />
4. Att ta fram <strong>för</strong>slag till en fortsättning av projektet. Var finns behov av fortsatt arbete?<br />
Materialet sammanställs till ett handläggarstöd i form av en rapport.<br />
<strong>Miljösamverkan</strong> <strong>Sverige</strong>s styrgrupp<br />
Carl-Philip Jönsson, Länsstyrelsen i Kronobergs län<br />
Annelie Johansson, Länsstyrelsen i Jönköpings län<br />
Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsen i Västra Götalands län<br />
Magnus Eklund, Länsstyrelsen i Örebro län-<br />
Anders Nylén, Länsstyrelsen i Stockholms län<br />
Martin Påhlman, Naturvårdsverket (adjungerad)<br />
Marianne Löwenhielm, Socialstyrelsen (adjungerad)<br />
Carina Lif<br />
Annica Andersson, Länsstyrelsen i Hallands län<br />
Karin Hansson, Länsstyrelsen i Värmlands län<br />
Martin Jakobsson, Länsstyrelsen i Jämtlands län<br />
Linda Olofsson, Länsstyrelsen i Västerbottens län<br />
Lena Strömvall, Länsstyrelsen i Västmanlands län<br />
Charlotta Urberg, Länsstyrelsen i Jönköpings län<br />
Egon Enocksson, Naturvårdsverket<br />
Gunilla Kock Hansson, Skogsstyrelsen<br />
Ulf Ståhl, jurist, Länsstyrelsen i Halland<br />
Eva Walden Selin, Riksantikvarieämbetet<br />
Karin Spansk, Länsstyrelsen i Norrbottens län
Avgränsningar<br />
Kritiska framgångsfaktorer<br />
Utvärdering och<br />
<strong>för</strong>tydligande av när<br />
projektet är avslutat<br />
Vem tar hand om resultatet<br />
Genom<strong>för</strong>ande<br />
Tidplan<br />
Budget<br />
Dokumentation<br />
Sofia Engberg, Länsstyrelsen i Gävleborgs län<br />
Petter Söderberg, Länsstyrelsen i Uppsala län<br />
Johan Larsson, Länsstyrelsen i Västra Götalands län<br />
Andrea Nowag Länsstyrelsen i Skåne län<br />
Britt Forsén, Länsstyrelsen i Stockholms län<br />
Representant från Länsantikvarie<strong>för</strong>eningen<br />
Inom projektet ska vi inte arbeta med:<br />
- Kontrollerande tillsyn<br />
- Åtalsanmälningar<br />
- ”Djupdykningar” inom specifika samrådsområden<br />
- Information till VU<br />
- Gemensam hemsidetext<br />
- Samråd som hanteras av andra myndigheter<br />
Att gruppen lyckas hålla sig inom projektets ramar.<br />
Att vi får in tillräckligt material från enkätsvaren.<br />
Att projektgruppen behålls intakt. Om gruppen understiger fem personer är det angeläget att<br />
<strong>för</strong>stärka gruppen. Risken är annars stor att det blir <strong>för</strong> hög arbetsbelastning på övriga<br />
gruppmedlemmar samt att viktig kompetens går <strong>för</strong>lorad.<br />
En utvärdering av gruppens arbetssätt ska ske efter halva projekttiden samt vid projektets<br />
avslut.<br />
Projektet är avslutat när:<br />
- Ett handläggarstöd är framtaget i form av en rapport eller dylikt och godkänd av<br />
styrgruppen.<br />
Resultatet blir ett handläggarstöd i form av en rapport. Rapporten <strong>för</strong>valtas av MSS.<br />
Se tids- och aktivitetsplan<br />
Se tids- och aktivitetsplan<br />
Projektledarens lön, kostnader <strong>för</strong> projektdeltagarnas resor och övernattningar.<br />
Projektdeltagarnas arbetstid bekostas av respektive arbetsgivare, preliminärt uppskattas den<br />
till 2-3 arbetsveckor per deltagare.<br />
All dokumentation ska samlas på projektets grupparbetsplats. Alla checkar in och ut<br />
dokumenten vid arbete på grupparbetsplatsen. Versionshantering ska användas.<br />
Minnesanteckningar ska <strong>för</strong>as vid varje träff/möte. Carina skriver på träffarna. Anteckningar<br />
ska <strong>för</strong>as enligt ett rullande schema på telefonmöten.
Mötesstruktur<br />
Bilagor<br />
Slutrapport där handläggarstödet ingår som en bilaga<br />
Kort sammanfattning och utvärdering av hur arbetet med projektet har genom<strong>för</strong>ts med<br />
avseende på tidsåtgång, mötesstruktur etc.<br />
Regelbundna projektgruppsträffar och telefonmöten ska hållas efter behov. Delar av<br />
projektet ska hanteras i mindre grupper med varierande gruppsammansättning.<br />
1. Kommunikationsplan<br />
2. Tid- och aktivitetsplan<br />
3. Kontaktlista
Kommunikationsplan Bilaga 1<br />
Kommunikation kommentar Vem<br />
Syfte med kommunikationen<br />
PL OCH PG<br />
- Informera berörda handläggare om projektet och dess syfte<br />
Klart<br />
- Inhämta underlag in<strong>för</strong> arbetet med projektet<br />
- Förankra projektet och dess resultat<br />
- Marknads<strong>för</strong>a resultatet av projektet<br />
Klart<br />
Målgrupp:<br />
- Länsstyrelsernas ärendehandläggare inom naturvården<br />
- Referensgruppen<br />
- Styrgruppen<br />
- Miljövårdsdirektörernas <strong>för</strong>ening<br />
- ToFR<br />
- Naturvårdsverket, enheter som berörs av tillsynsfrågor<br />
PL OCH PG<br />
Kommunikationsmål gärna SMARTA (specifika, mätbara, accepterade, realistiska, tidsbestämda) mål:<br />
PL OCH PG<br />
- Utskick av enkät till 21 länsstyrelser samt inhämta svar.<br />
Svar från 18 lst<br />
- E-postutskick till naturvårdshandläggare med info om projektet och inbjudan att lämna synpunkter<br />
och <strong>för</strong>slag.<br />
Klart<br />
- Informera på naturvårdshandläggarträffen 2011 om projektet och efterfråga synpunkter.<br />
- Kommunicera resultatet med samtliga målgrupper.<br />
- Skicka resultatet på remiss till MVdir samt hantera remissvaren<br />
- Skicka projektplan och slutrapport till referensgruppen<br />
- Presentera resultatet av projektet på naturvårdshandläggarträffen 2012<br />
Klart<br />
Sätt att följa upp målen <strong>för</strong> kommunikationen<br />
Målen tas regelbundet upp på projektets träffar och stäms av.<br />
PL<br />
Valda kanaler <strong>för</strong> kommunikationen:<br />
- Handläggarträff <strong>för</strong> naturvården (2011 och 2012)<br />
- E-postutskick av enkät till 21 länsstyrelser<br />
- E-postnätverket Naturvårdstillsyn<br />
- E-postutskick till referensgruppen<br />
PL OCH PG
- E-postutskick till MV-dir
Tid och aktivitetsplan Bilaga 2<br />
Vad<br />
Planering<br />
Projekttid april 2011-april<br />
2012<br />
Kommentar När (kl) Vem<br />
Träff 6-7 april Stockholm, Klart PG + PL<br />
Telefonmöte 19 april Enkätframställan<br />
10-12 Enkätgruppen; Martin,<br />
Klart<br />
Lena, Karin och Annica<br />
Telefonmöte 10 maj Enkätframställan<br />
13-15 Enkätgruppen; Martin,<br />
Utskick <strong>för</strong> kommentarer till gruppen, Klart<br />
Lena, Karin och Annica<br />
Telefonmöte 17 maj Avstämning Klart 14-15:30 PG + PL<br />
Telefonmöte 30 maj Avstämning Klart 9-11 PG + PL<br />
Träff 20-21 juni Stockholm.<br />
Ta hand om resultatet av enkätsvaren. Utifrån<br />
detta fortsatt arbete med tid- och aktivitetsplan<br />
Klart<br />
Måndag kl 10- tisdag kl 16 PG + PL<br />
Telefonmöte 12 sep Avstämning 9-11 PG + PL<br />
Träff 5-6 okt Uppsala<br />
Arbetsmöte, datasalen bokad.<br />
PG + PL<br />
Stående dagordning Ska innehålla bl a återkoppling till<br />
projektplanen<br />
15 maj PL<br />
Versionshantering av I samband med varje möte ses<br />
löpande<br />
projektplanen<br />
versionshanteringen av projektplanen över. Nytt<br />
huvuddokument skapas.<br />
Använda verktyget Efter genom<strong>för</strong>da möten ska tilldelade uppgifter löpande PL<br />
”uppgifter”<br />
Informera och <strong>för</strong>ankra<br />
<strong>för</strong>as in i verktyget på grupparbetsplatsen.<br />
Handläggarträff 2011 Förankra projektet, diskutera projektets mål och 13 april Lotta, Lena, Karin och<br />
flagga <strong>för</strong> enkäten och vikten av ut<strong>för</strong>liga svar.<br />
Klart<br />
Martin<br />
E-postutskick Sändlista <strong>för</strong> Naturvårdstillsyn, <strong>för</strong> information, 15 april Carina
synpunkter och <strong>för</strong>slag på projektet<br />
Klart<br />
Styrgruppen Förankra projektplan, klart<br />
Godkänna projektgruppens <strong>för</strong>slag, klart<br />
Tillfråga aktuella personer<br />
om de kan ingå i<br />
referensgruppen<br />
Regelbunden avstämning.<br />
Egon Enocksson, Naturvårdsverket klart<br />
Gunilla Kock Hansson, Skogsstyrelsen klart<br />
Ulf Ståhl, jurist, Länsstyrelsen i Halland klart<br />
Eva Walden Selin, Riksantikvarieämbetet klart<br />
Karin Spansk, Länsstyrelsen i Norrbottens län<br />
klart<br />
Sofia Engberg, Länsstyrelsen i Gävleborgs län<br />
klart<br />
Petter Söderberg, Länsstyrelsen i Uppsala län<br />
klart<br />
Johan Larsson, Länsstyrelsen i Västra<br />
Götalands län klart<br />
Andrea Nowag Länsstyrelsen i Skåne län klart<br />
Britt Forsén, Länsstyrelsen i Stockholms län<br />
klart<br />
Representant från Länsantikvarie<strong>för</strong>eningen<br />
Start 27 april<br />
14 juni<br />
Gruppen sammansatt till 30<br />
maj.<br />
Handläggarträff 2012 Redovisa <strong>för</strong> resultatet av projektet 2012 PG<br />
Genom<strong>för</strong>ande<br />
Samla in och gå igenom<br />
domar.<br />
Ta fram enkät Syfte med enkät:<br />
- Identifiera likheter och skillnader i<br />
handläggningen på de olika länsstyrelserna.<br />
- Ge underlag till vad som samråds i<br />
normalfallet.<br />
- Ge hjälp till att ta fram <strong>för</strong>slag på vilket<br />
underlagsmaterial länsstyrelsen ska begära in i<br />
kontakt med VU.<br />
Carina<br />
Sammanställning klar 20 juni Linda<br />
Carina tar kontakt med<br />
Länsantikvarie<strong>för</strong>eningen<br />
7 april-16 maj Enkätgruppen:<br />
Annica<br />
Karin (sammankallande)<br />
Martin<br />
Lena
Skicka ut enkät<br />
- Ge info om när länen <strong>för</strong>elägger om<br />
<strong>för</strong>siktighetsåtgärder, (hur och vad lst kräver<br />
med exempel på <strong>för</strong>siktighetsåtgärder samt<br />
<strong>för</strong>slag på yttranden <strong>för</strong>slagsvis genom att<br />
bifoga en besluts-/yttrandemall).<br />
- Ge info om vilka instanser (interna och<br />
externa) som remissas.<br />
Klart<br />
Klart 16 maj-10 juni Karin<br />
Sammanställa enkätsvar klart Klart <strong>för</strong> analys den 20 juni Annika och Lotta<br />
Föra in svaren i enkäten Föra över sammanställningssiffrorna i enkäten<br />
klart<br />
21 juni Lena<br />
Samla in befintliga<br />
blanketter<br />
Kollas på länens hemsidor klart 17 maj Annica<br />
Sammanställa kommentarer<br />
från enkätsvaren<br />
Gruppera och ta fram en lista Utkast klart 12 sep<br />
Karin<br />
Ta fram en lista på vad som Utgå från <strong>för</strong>ordning, allmänna råd och Utkast klart 12 sep<br />
Lena<br />
samråds i normalfallet.<br />
Ta fram ett <strong>för</strong>slag på vilket<br />
underlagsmaterial<br />
länsstyrelsen ska begära in i<br />
kontakt med VU.<br />
Ta fram <strong>för</strong>slag på en lista<br />
på vilka externa<br />
myndigheter som det kan<br />
vara lämpligt att remissa<br />
samråden med.<br />
handbok och komplettera utifrån nuläget<br />
Utgå från enkäten och de blanketter som har<br />
samlats in. SGU har tagit fram en lista <strong>för</strong> vad<br />
som ska ingå i prospekteringssamråd. Nytta av<br />
det?<br />
Utgå från enkäten<br />
Utkast klart 12 sep<br />
Utkast klart 12 sep<br />
Charlotta<br />
Annica<br />
Ta fram diagram Utifrån enkätsvaren <strong>för</strong> att visualisera svaren Klart i oktober Charlotta<br />
Ta fram <strong>för</strong>slag på när Utgå från enkäten<br />
Underlag <strong>för</strong> diskussion klart Martin, Karin (Annica?)<br />
länsstyrelsen ska <strong>för</strong>elägga Ta fram exempel på skrivningar<br />
till oktober<br />
om <strong>för</strong>siktighetsåtgärder,<br />
skriva <strong>för</strong>bud; hur och vad<br />
vi kan kräva<br />
Ge exempel på <strong>för</strong>siktighetsåtgärder
Ta fram <strong>för</strong>slag på<br />
skrivningar att använda vid<br />
yttranden.<br />
Utgå från enkäten och samådsyttranden i länen Underlag <strong>för</strong> diskussion klart<br />
till oktober<br />
Klargöra lagrum <strong>för</strong> 12:6 Sammanställning av vilka lagar som berörs, gå<br />
igenom handboken och allmänna råd och<br />
kommentera denna om vad som är inaktuellt<br />
Ta fram <strong>för</strong>slag på ”övriga Bollas med jurist, referensgrupp från andra<br />
upplysningar”<br />
verksamhetsområden.<br />
Ta fram <strong>för</strong>slag till Mallar finns i handboken att utgå ifrån samt<br />
beslutsmall<br />
Ta fram ett underlag till en<br />
gemensam blankett<br />
insamlade mallar från länen och de från domar.<br />
Samverkan med P4 e-tjänster<br />
Uppstartsmöte har varit v 21.<br />
Samråd 12:6<br />
Hur ser processen ut idag? (nuläge)<br />
Hur vill vi att det ska vara vid en e-tjänst?<br />
(nyläge!) Pirjo, lst Stockholm, tar fram underlag<br />
<strong>för</strong> detta.<br />
Träff i Sthlm 27 juni.<br />
Oklart läge, vem, vad och när? Diskussioner<br />
pågår.<br />
Underlag <strong>för</strong> diskussion klart<br />
till oktober<br />
Bestäms i oktober<br />
Bestäms i oktober<br />
Analys av blanketterna klart<br />
12 september<br />
Underlag tas fram i slutet av<br />
projektet<br />
Skarpt läge maj 2012 (P4 &<br />
MSS).<br />
Lena<br />
Linda och Martin<br />
Linda och Lotta, deltar<br />
fram till maj 2012.<br />
Ta fram ram <strong>för</strong> rapport Rubriker + bilagor Skelett klart i oktober Carina<br />
Ta fram <strong>för</strong>slag till<br />
fortsättningsprojekt<br />
Lista med idéer och grovplaner Tas fram i slutet av projektet Carina + PG<br />
Uppföljning och<br />
utvärdering av projektet<br />
Uppföljning sker löpande på Sätta syfte och mål <strong>för</strong> projektgruppsträffarna.<br />
PL<br />
möten<br />
Stämma av vid mötets slut.<br />
Utvärdering av projektet Efter halva tiden 5-6 oktober PL<br />
Utvärdering av projektet Vid projektets avslut April 2012 PL<br />
Vem tar hand om Projektgruppen <strong>för</strong>eslår styrgruppen April 2012 PL och PG<br />
resultatet av projektet? lämpligt tillvägagångssätt.
Kontaktlista Bilaga 3<br />
Projektgrupp Namn Org e-post telefon<br />
Annica Andersson Länsstyrelsen i<br />
Hallands län<br />
Annica.andersson@lansstyrelsen.se 035-132273<br />
Karin Hansson<br />
Länsstyrelsen i<br />
Värmlands län<br />
Karin.hansson@lansstyrelsen.se 054-197339<br />
Martin Jakobsson Länsstyrelsen i<br />
Jämtlands län<br />
Martin.jakobsson@lansstyrelsen.se 063-146142<br />
Linda Olofsson<br />
Länsstyrelsen i<br />
Västerbottens län<br />
Linda.olofsson@lansstyrelsen.se 090-107298<br />
Lena Strömvall<br />
Länsstyrelsen i<br />
Västmanlands län<br />
Lena.stromvall@lansstyrelsen.se 021-195259<br />
Charlotta Urberg Länsstyrelsen i<br />
Jönköpings län<br />
Projektledare<br />
Referensgrupp<br />
Carina Lif <strong>Miljösamverkan</strong><br />
<strong>Sverige</strong><br />
Gunilla Kock Hansson Verksjurist<br />
Skogsstyrelsen<br />
Charlotta.urberg@lansstyrelsen.se<br />
036-395244<br />
Carina.lif@lansstyrelsen.se 026-17 13 06<br />
070 677 13 06<br />
gunilla.kock.hansson@skogsstyrelsen.se<br />
Egon Enocksson Avdelningen <strong>för</strong><br />
genom<strong>för</strong>ande<br />
Naturvårdsverket<br />
Egon.enocksson@naturvardsverket.se<br />
Ulf Ståhl<br />
Länsstyrelsen i<br />
Hallands läm<br />
Ulf.stahl@lansstyrelsen.se<br />
Karin Spansk<br />
Länsstyrelsen i<br />
Norrbottens län<br />
Karin.spansk@lansstyrelsen.se<br />
Sofia Engberg<br />
Länsstyrelsen i<br />
Gävleborgs län<br />
Sofia.engberg@lansstyrelsen.se<br />
Petter Söderberg Länsstyrelsen i Petter.soderberg@lansstyrelsen.se<br />
46 (0)36 35 93<br />
19<br />
010-698 11 91<br />
035-132025<br />
0920-963 17<br />
026-171248
Britt Forsén<br />
Uppsala län<br />
Länsstyrelsen i<br />
Stockholms län<br />
Britt.forsen@lansstyrelsen.se<br />
: 08-785 46 10<br />
Johan Larsson Länsstyrelsen i Västra Johan.larsson@lansstyrelsen.se 0521-60 54 81<br />
Götalands län<br />
0703-06 54 81<br />
Andrea Nowag Länsstyrelsen i Skåne Andrea.nowag@lansstyrelsen.se 044-25 11 16<br />
län<br />
070-848 56 80<br />
Eva Walden Selin Riksantikvarieämbetet Eva.walden.selin@raa.se 08-5191 85 37<br />
Länsantikvaire<strong>för</strong>eningen,<br />
Lansantikv@lansstyrelsen.se alt<br />
en representant<br />
sändlistan<br />
Sändlistor LST-DL-Ext-<br />
Naturvardstillsyn<br />
LST-DL-Mvdir<br />
LST-DL-Miljosamverkan<br />
Lst-dl-Lansantikv
Change language