Kundcase - Haparanda stad - Lemontree

Sveriges första pappersfria kommun!
Haparanda stad satte 2010 upp ett mål om att öka servicen och
transparensen till medborgare, företagare och interna kollegor
genom att bli den första pappersfria kommunen i Sverige! Det var
ett av kommunchef, Patrik Ojas mål. Ett annat mål är att bli årets
kvalitetskommun 2013, vilket ställer höga krav på verksamheten.
För att lyckas med dessa målsättningar behövde Haparanda Stad
digitalisera sina informationsprocesser fullt ut.
Här följer historien om hur den lilla kommunen, med i förhållande
små medel, lyckades med det många andra kommuner i Sverige
strävat efter men inte nått under de senaste tio åren.
Utmaningen
Haparanda stads vision är mångfacetterad. Visionen bottnar i en po-
litisk överenskommelse mellan Haparanda stad och Tornio i Finland
som säger att de ska skapa ett internationellt centrum i barentsregi-
onen, den visionen är sedan nedbruten i olika delar. En av delarna
handlar om att Haparanda stad inte vill följa utvecklingen utan leda
utvecklingen och visa att det är den snabba som slår den långsamma
och inte den stora som slår den lilla.
”Jag vill leverera kvalité till kommuninvånarna genom att ge alla som
bor i Haparanda stad möjlighet att arbeta mer digitalt. Inom Haparanda
stad har vi redan infriat ett mer digitalt sätt att arbeta på och vi följer
visionen om att bli en pappersfri kommun. Vi är den första kommunen
som har gått ut och tagit ett helhetsgrepp om att realisera det. Med
det menas att ha struktur på processer, struktur på dokumentation, an-
vända den senaste tekniken för att skapa det vi gör med händer och
fötter”, säger Patrik Oja, kommunchef i Haparanda stad.
En viktig del i Haparanda stads arbete med att digitalisera kommunen
fullt ut är att visa att det går att minska den digitala klyftan mellan re-
sursstarka storstadsregioner och mindre glesbyggnadskommuner. Det
blev en utmaning för Haparanda stad att med begränsade medel införa
e-förvaltningen fullt ut.
”Jag vill visa att Haparanda stad, en liten kommun med begränsade
medel kan uppnå snabbare och mer resultat än vad många storstads-
kommuner med betydligt mer resurser har klarat av”, säger Patrik Oja,
kommunchef i Haparanda stad.
Lemontree Enterprise Solutions AB www.lemontree.se info@lemontree.se +46 8 600 41 60
Kundcase
Det krävdes nytänkande och innovation samt en förmåga att se saker
annorlunda för att resultatet inte skulle bli samma som det blivit för de
flesta kommuner i Sverige, det vill säga att arbetet fastnar i tekniska
och funktionsmässiga detaljer.
En del i nytänkandet var att se till målen och visionen samt att skapa en
förståelse i ledningsgruppen för att det fullt ut är en verksamhetsfråga
och inte en teknikfråga. För att lyckas krävdes det att arbetet leddes av
kommunchefen och ledningsgruppen, istället för att ansvaret distribu-
eras ut i organisationen och risken är att det blir fokus på funktion och
tekniska krav.
”Vi har aldrig tänkt på själva systemfrågan utan fokuserat på att hitta
en lösning som klarar att lösa det vi vill uppnå, den pappersfria kom-
munen. Den lösning som klarade av att leverera våra krav var helhets-
lösningen eGo – från ax till limpa”, fortsätter Patrik Oja.
”Transparensen mellan kommunen och våra intressenter är
viktig. Jag vill som medborgare i en kommun 2012 veta vad
som händer med mitt ärende, vem handlägger mitt ärende, vem
är min kontaktperson, vem fattar beslut och så vidare. Detta är
ett av problemen som tekniken kan lösa och vi tror att eGo är
en lösning”, säger Patrik Oja, kommunchef i Haparanda stad.
Patrik Oja
Kommunchef
Haparanda stad
Lösningen
Eftersom att de flesta leverantörerna på marknaden levererar enskilda
funktioner och inte en färdig, fungerande helhetslösning skulle Hapar-
anda stad bli tvingade att knyta ihop enskilda funktioner till en helhet
själva, vilket var precis det kommunen ville undvika. Det var inte heller
någon leverantör som kunde svara på vad helheten skulle kosta eller
hur lång tid det skulle ta att få helheten på plats.
”När vi först uttalade oss om vår vision återkom det en hel del leveran-
törer som ville lösa vårt problem vilket resulterade i att vi var tvungna att

“
Varför valde ni Lemontree?
upphandla detta och ställa krav på lösningen. Vi ville undvika att hamna
i dilemmat där vi skulle vara tvungna att knyta ihop säcken själva”,
säger Patrik Oja.
Efter en omvärldsbevakning konstaterade kommunen att det fanns en
helhetslösning, eGo. Under en vecka i augusti 2012 har Lemontree
implementerat eGo i kommunen och nu är visionen inom räckhåll –
Haparanda stad ska bli den första pappersfria kommunen i Sverige!
Lösningen, Lemontree eGo, gör det möjligt för Haparanda stad att
arbeta digitalt fullt ut, samtidigt som både medborgarkontoret, andra
verksamheter inom kommunen och medborgarna får full insyn i alla
ärenden över tiden. eGo förenklar vardagen för Haparanda stads med-
borgare, företag, besökare och andra intressenter som vill komma i
kontakt med kommunen.
”Vi hade vår målbild klar – vi visste tidigt i ledningen vad vi ville uppnå
– vår IT-ansvarig sa att det finns en lösning för det. Vårt svar blev att
skaka fram den lösningen så köper vi in den”, fortsätter Patrik Oja.
Resultatet
Sedan augusti 2012 har Haparanda stad, via eGo, en komplett e-för-
valtningslösning som täcker de flesta av kommunens processer från
upprättande via e-tjänst, genom handläggning och beslutsprocessen
hela vägen till långtidslagringen. Haparandas lösning har även blivit
framröstad av e-förvaltningsdagarna till den bästa kommunlösningen
för e-förvaltning 2012.
Eftersom den tekniska lösningen kom på plats under endast en vecka
sparade Haparnda in flera års arbete med tekniken och kan nu fullt ut
fokusera på den nödvändiga förädlingen av sina verksamhetsproces-
ser. Det är inte förrän dessa verksamhetsförändringar är fullt genom-
förda som den faktiska framgången och effektmålsuppfyllnaden kan
mätas.
”Vi behöver lära om en organisation i Haparandas storlek att arbeta
med dator och inte anteckna för hand. Genom att vi förändrar arbets-
sätten och via tekniken skapar förutsättningar för detta ser vi att det
trillar ut effektivitet”, säger Patrik Oja.
Lemontree Enterprise Solutions AB www.lemontree.se info@lemontree.se +46 8 600 41 60
Kundcase
Vi valde Lemontree och lösningen eGo av flera anledningar. En av anledningarna var
att vi kunde få en digital lösning som kunde realisera Haparanda stads vision från ax till
limpa, vilket var en grundförutsättning för oss. Vi ville inte fundera över hur alla lösningar
fungerar, det ska bara funka. Min erfarenhet är att det annars blir en verkstad där speciallösningar
ska snickras, säger Patrik Oja, kommunchef i Haparanda stad.
Kvalitén i Haparanda stad har höjts bara genom att implementera eGo.
Efterfrågan på e-tjänster finns redan nu och Haparanda stad ligger
långt fram i att använda tekniken fullt ut.
”Jag är nöjd med samarbetet mellan oss och Lemontree, vi har en rak
och tydlig dialog. Vi har fått en bra service och det vi förväntade oss.
Nu har vi vår läxa att göra, gå hem och skapa arbetsprocesser som
stödjer den digitala lösningen”, säger Patrik Oja.
Haparanda stad kan nu se framemot bland annat:
■ Högre service – medborgarna kan på ett enkelt sätt komma
i kontakt med kommunen på det sätt som passar individen
bäst.
■ Högre kvalitet – genom att ha struktur på processer,
struktur på dokumentation och använda den senaste
tekniken, Lemontree eGo.
■ Mer transparens – genom att informationen och dess status
hela tiden är synlig och spårbar.
■ Kortare ledtider – genom att bland annat införa e-tjänster
och digitalisera ärendehanteringen kommer kommunens
ärenden kunna hanteras fortare.
■ Förbättrade interna arbetsprocesser – som ett led i att göra
förändringen.
”Det som skiljde eGo från andra erbjudanden på marknaden
är till stor del enkelheten, att vi fick en helhetslösning som vi
trodde på. Vi förstår att det låg mycket komplext arbete bakom
lösningen men vi ville inte hamna i en teknisk diskussion utan
det vi ville var att få en lösning som täckte helheten”.
Patrik Oja
Kommunchef
Haparanda stad
Lemontree är en lösningsleverantör som levererar ledande lösningar för integrerad och automatiserad informationshantering för att förbättra våra kunders lönsamhet.
Lemontrees framgång är intimt förknippad med vår erfarenhet och vår förmåga att skapa färdiga lösningar baserade på ledande produkter från våra partners.
Lemontree är ett Gasellföretag och har sedan 2010 den högsta kreditratingen AAA. Besök www.lemontree.se för mer information.