EXECUTIVE ASSISTANT - Talentum Events

EXECUTIVE
ASSISTANT
23-24 maj 2013
Elite Hotel Marina Tower, Stockholm
– så bidrar du till verksamhetens affärer, resultat och effektivitet!
Ur agendan:
n Chefens perspektiv – förväntningar på
samarbetet med assistenten
n Parallella roller och ansvarområden i en
och samma befattning – så hanterar du
utmaningarna
2013
n Koordinator, sambandscentral och informell
ledare – vad innebär det och hur får du ihop
alla beståndsdelarna?
n Allt fler arbetsuppgifter och begränsat med
tid – verktygen som gör att du lyckas med
din time management
n En företagsledares ständigt föränderliga
agenda – konsekvenser och frågor du som
assistent måste kunna hantera
Workshop inkluderat i programmet!
www.talentumevents.se/assistant
Närmare 600 deltagare i Norden – 95 %
av deltagarna rekommenderar konferensen!
8 givande praktikfall från:
• Tele2 AB
• Bisnode
• Europeiska miljöbyrån
• Statoil Fuel & Retail Sverige AB
• Oriflame Cosmetics
• Eli Lilly Sweden AB
• Regeringskansliet
• Prime
Att tala så att alla lyssnar
– så når du igenom med ditt budskap!
Om språk, ord och retorikens påverkan
Workshopledare: Joakim Thulin, Head of Strategic Insight,
Berghs School of Communication och Marcus Höök,
kommunikationsrådgivare, Thulin & Höök
Arrangör: Mediepartner:

EXECUTIVE ASSISTANT
– så behärskar du nya ansvarsområden,
arbetsmetoder och
den snabba förändringstakten!
Assistentens roll blir allt mer mångfacetterad och komplex och högre krav ställs på såväl
kompetens som personliga egenskaper. Med kraven följer inte bara ansvar utan också intressanta
möjligheter – både att kunna påverka, göra sig hörd och medverka vid viktiga affärskritiska beslut.
Executive Assistant 2013 vänder sig till dig som arbetar som assistent till företagsledare och andra
chefsbefattningar inom privat näringsliv och offentlig förvaltning och syftar till att stärka dig i din
roll och hjälpa dig bemöta alla de varierande utmaningar du står inför.
Tyngdpunkten ligger på det praktiska perspektivet där du tar del av flera intressanta praktikfall
som ger dig nya insikter, kunskaper och färdigheter. Du får bl.a. lyssna till hur en proffsrekryterare
resonerar vid tillsättning av en VD-assistent. Du får också inblick i hur chefen ser på samarbetet
med sin assistent avseende gränssnitt, arbetsuppgifter, förtroende och support.
Flera yrkesrollskollegor delar med sig av sina erfarenheter av assistentrollen: allt från hur man
talar så att folk förstår och lyssnar, till hur man hanterar alla arbetsuppgifter på ett effektivt och
metodiskt sätt, delegerar, prioriterar och kommunicerar på alla nivåer i organisationen.
Den 23-24 maj slår vi upp dörrarna till Executive Assistant 2013 på Elite Hotel Marina Tower i
Stockholm. Missa inte ett gyllene tillfälle att vässa din kompetents, stärka dig i din roll, nätverka
och lära av såväl proffs som kollegor!
Varmt välkommen,
Åsa Severgårdh
Projektledare
Executive Assistant 2013
2013

EXECUTIVE ASSISTANT 2013
Torsdag 23 maj
08:30 Registrering och morgonkaffe
09:00 Välkommen till EXECUTIVE ASSISTANT 2013!
Konferensens moderator Joakim Kellner, senior rådgivare,
Geelmuyden.Kiese, hälsar välkommen och inleder konferensen
09:10 Vilka krav ställer dagens chef på assistenten
– en chefsassistentrekryterares perspektiv
CASE:
Assistentens roll utvecklas i takt med att nya organisations- och
samarbetsformer växer fram. Allt högre krav ställs på kompetens,
ansvar och simultanförmåga.
n Utveckling och trender – vilken kompetens och vilka kunskaper
anses avgörande idag och i framtiden?
n VDs ständigt föränderliga agenda får konsekvenser på
assistents roll och kompetensprofil
n Vari ligger de största möjligheterna och utmaningarna?
n Hur drar du bäst nytta av din befintliga kompetens och rustar
dig för framtiden för att säkra din konkurrenskraft?
Anna Schauman, VD och Petra Weslien, konsult,
Novare Executive Search
09:50 Vikten av nätverk – så tillvaratar du andras kraft,
erfarenheter och energi!
n En informell värld av likasinnade erfarenheter, tankar och
känslor
n Inspireras - fördelarna med att få följa andra som ligger
steget före
n Utvecklas – vet du vad som förväntas av din roll i framtiden?
n Ingen får ett nätverk om de inte lägger kraft på att skapa det
Else-Britt Lundgren, Executive Assistant & Office Manager,
Eli Lilly Sweden AB
10:30 Förmiddagskaffe och erfarenhetsutbyte med
branschkollegor
11:00 Rollen och ansvaret – så hanterar du de många
utmaningarna i jobbet!
CASE:
Med mer än 12 års internationell administrativ erfarenhet delar
Elena Aylott med sig av sina erfarenheter och redskap i sin roll
som Executive Assistant. Elena kommunicerar, koordinerar och
samordnar i sitt dagliga arbete och vet hur det känns att vara den
omtalade ”spindeln i nätet”. En av hennes största passioner i livet
är ny teknik, olika gadgets och allt som kan göra vardagen mer
effektiv, produktiv och spännande!
n Chefens sparringpartner och en skicklig problemlösare
n Hur klarar du av alla parallella arbetsuppgifter?
n Så når du fram med ditt budskap och får uppbackning av
chefen
n Hur gör du rätt prioriteringar i en människointensiv miljö där
många påkallar din uppmärksamhet?
n Får Executive Assistant göra misstag?
n Konkreta verktygen som ökar produktivitet och skapar
vederhäftighet och ömsesidig respekt hos chef, kollegor och
medarbetare.
Elena Aylott, Executive Support Manager and Executive Assistant
to CEO & President, Oriflame Cosmetics
11:40 Den informella ledaren i organisationen – att leda
och samordna utan att vara chef
CASE:
Nya utmaningar i ett nytt ansvarsområde där trovärdighet,
samordning och kommunikation är viktiga byggstenar.
n Hur rustar du dig för rollen som informell ledare och vad kräver
rollen av dig?
n Hur når du fram med viktiga budskap trots att du saknar en
formell chefsbefattning?
n Hur effektiviserar du din roll som informell ledare?
n Vad skapar motivation och fokus hos vår omgivning?
n Samspelet med kollegor och medarbetare
12:20 Lunch
Marie Holmberg, CEO Assistant, Tele2 AB
WORKSHOP:
13:20 Personlig påverkan – så når du fram med ditt
budskap!
Trovärdighet, kommunikation och feedback – och konsten att
befinna sig i händelsernas centrum och få saker och ting gjorda.
Din förmåga att påverka och göra avtryck kommer inifrån. Den
styrs av vad vi kallar ditt inre tillstånd, som avgör om ditt budskap
går igenom tydligt eller inte. Lär dig hantera detta och få ökad
genomslagskraft.
n Hur stärker du med enkla tekniker din förmåga att påverka?
n Hur anpassar du bäst din kommunikation till olika typer av
människor för att försäkra dig om att du blir förstådd på rätt sätt?
n Trovärdighet - hur kommer det sig att man lyssnar på vissa och
inte på andra?
n Så når du fram med ditt budskap genom tydlig kommunikation
n Så uppmärksammas du för andra uppdrag och möjligheter
n Hur sätter du gränser och säger ifrån?
Workshopledare:
Joakim Thulin, Head of Strategic Insight, Berghs School of
Communication och Marcus Höök, kommunikationsrådgivare,
Thulin & Höök
14:30 - 14:50 Eftermiddagskaffe
16:00 Sammanfattning av första konferensdagen
16:15 Dagen avslutas
16:30 ”After Conference” – mingel under lättsamma former
Boka din plats idag:
Webb: www.talentumevents.se/assistant
E-post: kundtjanst@talentumevents.se
Telefon: 08-796 64 00

EXECUTIVE ASSISTANT 2013
Fredag 24 maj
08:30 Morgonkaffe
09:00 Moderatorn inleder andra konferensdagen
09:05 Chefens och assistenternas syn på framgångs-
CASE:
faktorerna i ett väl fungerande samarbete – så
skapas värde för chefen, företaget och assistenterna
Primes grundare Carl Fredrik Sammeli – en korsning mellan Jan
Stenbeck och en Duracell-kanin – är känd som en av de tuffaste
cheferna i svenskt näringsliv.
Hans krav är stenhårda, och den som inte står ut blir snart utbytt.
Men ur höga krav och förväntningar växer mycket gott och många
intressanta möjligheter.
Med inspel från Carl Fredrik berättar Ellen Kvarby och David
Augustsson, konsulter på kommunikationsföretaget Prime,
om erfarenhet och lärdomar från tiden som assistenter till
företagets grundare.
09:45 Paus – bensträckare
09.55 Effektivitetshöjande processer i samarbetet mellan
dig och din chef
n Olika typer av människor – vilken typ är din chef?
n Så behärskar du retorik, kroppspråk och tonfall
n Vikten av rak feedback och en chosefri dialog – hur påverkar
olika stiltyper vårt sätt att ge och ta feedback?
n Mod, integritet och lojalitet – grundfundament i ett solitt och
effektivt samarbete
n Enkla verktyg som ökar effektiviteten i samarbetet
Talare meddelas inom kort på
www.talentumevents.se/assistant.
10:40 Förmiddagskaffe och nätverksmöjligheter
11:00 Så lyckas du med projektledning av stora affärsmöten
och evenemang
CASE: Planering och genomförande av möten och evenemang av olika
storlekar ställer krav på projektledning och samordning. Vad krävs
för att lyckas med evenemangen?
11:30 Lunch
n Uppstart av ett projekt
n Tids- och resursallokering i förhållande till övriga
arbetsuppgifter?
n Målgrupper, budget och samarbeten
Maija Adriansson, Executive Assistant, Bisnode
RUNDABORDSSAMTAL:
12:45 Möjligheter och utmaningar i det dagliga arbetet
Rundabordssamtalet ger möjlighet att diskutera och utbyta
erfarenheter i små grupper om 4-6 deltagare. Sammanfattning
sker av konferensens moderator.
13:45 Att lämna den egna chefsbefattningen för en roll
som chefsassistent – mitt medvetna val
CASE:
n Egen erfarenhet som chef – hur påverkar det min roll, mitt
arbetssätt och min syn på assistentrollen?
- Hur såg jag på chefsrollen då och hur jobbar jag idag?
- Den optimala sparringpartnern?
n Hur min nuvarande roll har formats till följd av min
chefserfarenhet
n Mer makt än man tror – den informella ledarens vardag
n Att leva i en värld där övervägande är ad-hoc – hur man
förhåller sig och får tidplaneringen att gå ihop
Katarina Arenhage, ledningsassistent, Statoil Fuel & Retail
Sverige AB
14:25 Eftermiddagskaffe och nätverksmöjligheter
14:45 Vägen från sekreterare till poliskt sakkunnig hos
statsministern
CASE:
Möt Melinda Forssell, tidigare assistent åt Fredrik Reinfeldt, som
genom medvetna karriärval inom Nya Moderaterna tagit plats som
politiskt sakkunnig i statsrådsberedningen.
n Stegen längs vägen till där jag är idag
n En öppen och ärlig dialog fortlöpande med min chef
n Att våga framföra önskemål och ställa krav
n Att bli sedd och bekräftad av sin chef som får mig att växa
Melinda Forssell, sakkunnig Stadsrådsberedningen,
Regeringskansliet
15:25 Prioritering och effektiv tidsplanering – gör rätt
saker och få mer gjort
Time management är en förutsättning idag då allt fler arbetsuppgifter
ska hanteras av färre resurser i jämförelse med tidigare.
n Effektiv planering och tidsdisponering
n Överblick och struktur
n Prioritera rätt – jobba smartare!
n Urskildring av vad som är viktigt och mindre viktigt
Maria Henze, Assistant to the Executive Director,
Europeiska miljöbyrån
16:05 Summering av konferensens moderator
16:20 Slut på konferensen
Boka din plats idag! Webb: www.talentumevents.se/assistant E-post: kundtjanst@talentumevents.se Tel: 08-796 64 00

2013
EXECUTIVE
ASSISTANT
Arrangör:
FYI är ett av Talentum Events varumärken. Talentum Events är ledande arrangör
av affärsarrangemang och erbjuder information via konferenser, seminarier och
events i Norden. Vårt mål är att förse dig med information, idéer och insikter som
utvecklar både dig och din verksamhet och bidrar till avgörande konkurrensfördelar.
Talentum Events har verksamhet i Sverige, Finland och Danmark.
www.talentumevents.se/assistant

Boka innan 29.3. Ordinarie pris
Konferens 7 495 SEK 8 995 SEK
Lunch, kaffe och digitaldokumentation är inkluderat i priset. Betalning kommer att ske
via faktura. Alla priser är exklusive moms.
Boka din plats idag:
Webb: www.talentumevents.se/assistant
E-post: kundtjanst@talentumevents.se
Telefon: 08-796 64 00
Konferenslokal:
Elite Hotel Marina Tower - Stockholm
Adress: Saltsjöqvarn Kaj 25, 131 71 Nacka
Telefon: 08-783 10 60
Avbokning och överlåtelse
Om du får förhinder och inte kan delta på en konferens eller annat event/evenemang kan du när som helst överlåta din plats till en kollega.
Mottar vi din skriftliga avbokning senast 14 dagar innan konferensstart krediteras du det inbetalda beloppet med avdrag för en administrativ
kostnad på 15% exkl. moms. Mottar vi din skriftliga avbokning mindre än 14 dagar innan konferensstart uteblir ersättning. Ersättning delas i
detta fall dock ut mot uppvisande av läkarintyg och då skriftlig avbokning inkommit innan konferensstart. I det fall Talentum Events ställer in
ett event/evenemang (konferensdag, temadag, middag etc.) krediteras du det inbetalda beloppet.
Betalningsvillkor
Betalning erläggs mot faktura 20 dagar netto dock senast tre arbetsdagar före konferenstillfället.
Information om behandling av personuppgifter
Dina uppgifter behandlas med modern informationsteknik och lagras hos Talentum Sverige, som äger Talentum Events. Den kan delas med
andra företag inom Talentum Sverige. Läs mer om hur vi behandlar dina personuppgifter på: www.talentum.se/pul