Projektplan_sammanhallen _arendehantering_ver100.pdf - Sambruk
Projektplan_sammanhallen _arendehantering_ver100.pdf - Sambruk
Projektplan_sammanhallen _arendehantering_ver100.pdf - Sambruk
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Projektplan</strong><br />
<strong>Projektplan</strong>_<strong>sammanhallen</strong> _<strong>arendehantering</strong>_ver100.doc<br />
Dokumenttyp Ver Sida<br />
<strong>Projektplan</strong> 1.0 1 av 7<br />
Upprättat av Datum<br />
B Thunberg, S-H Olsson 2010-04-19<br />
Projektets namn Förstudie sammanhållen ärendehantering<br />
Beställare/sponsor <strong>Sambruk</strong><br />
Projektledare Johanna Fransson<br />
Datum 2010-04-19<br />
1. Sammanfattning<br />
Detta dokument är en plan för att förverkliga en förstudie om sammanhållen, generisk<br />
ärendehantering. Planen sträcker sig över första halvåret 2010.<br />
Referenser<br />
o Projektförslag Förstudie Generisk Ärendehantering, 2009-12-16.<br />
o ÖTP, Öppen Teknisk Plattform<br />
2. Bakgrund, syfte och mål<br />
Bakgrundsbeskrivning<br />
Vad ordet ”ärende” står för har vidgats på senare tid. Kommunerna lägger större vikt vid<br />
service till medborgarna, parallellt med de mer formellt/juridiska ärendena - alltifrån<br />
frågor om när simhallen är öppen, anmälan om nerfallna träd och trasiga gatlyktor, till<br />
komplexa formella ärenden inom t.ex socialförvaltning och byggnadsnämnd.<br />
Både de formella och de mer serviceorienterade ärendena förtjänar hanteras i rationella<br />
ärendesystem. Bland system som hanterar ärenden finns dels specifika dokument- och<br />
ärendehanteringssystem (DÄHS), dels verksamhetsapplikationer inom förvaltningarna<br />
som är hårt specialiserade och hanterar en mångfald aspekter av ärenden (och service).<br />
I princip alla kommuner har, och kommer att under överskådlig tid ha, ett flertal<br />
ärendehanterande applikationer.<br />
Dessa ärendehanterande applikationer bör vara samverkande i mycket högre grad än<br />
idag. Behovet accentueras av att många kommuner börjat arbeta med Kontaktcenter,<br />
Medborgarkontor och Mina Sidor. Alla dessa tre företeelser förväntas fungera generellt<br />
och genomgående inom kommunen.<br />
Inom <strong>Sambruk</strong> har ett antal kommuner samlats runt ett initiativ för att i en förstudie<br />
belysa kraven på sådan sammanhållen ärendehantering.<br />
Syfte<br />
Syftet med projektet är att;<br />
Att på sikt uppnå en effektivare service i kommunerna genom en sammanhållen<br />
ärendehantering.<br />
Mål<br />
Resultatet ska kunna användas som beslutsunderlag för deltagande kommuner i deras<br />
arbete att uppnå en sammanhållen ärendehantering och omfatta följande:<br />
krav på och förutsättningar för en sammanhållen ärendehantering inom kommunal<br />
verksamhet. Kraven ska omfatta både verksamhetskrav och tekniska krav.<br />
Kravjämförelse med de viktigare ärendehanteringssystemen som finns tillgängliga<br />
på marknaden<br />
Handlingsplan för att åstadkomma en sammanhållen ärendehantering.
Avgränsningar<br />
<strong>Projektplan</strong>_<strong>sammanhallen</strong> _<strong>arendehantering</strong>_ver100.doc<br />
Dokumenttyp Ver Sida<br />
<strong>Projektplan</strong> 1.0 2 av 7<br />
Upprättat av Datum<br />
B Thunberg, S-H Olsson 2010-04-19<br />
Projektet ska arbeta enligt principen takkostnad (så kallad ”cost-boxing”), varför:<br />
Ambitionsnivå i de olika leveranspunkterna avpassas så att alla kan<br />
levereras<br />
Antal typfall av ärendesamverkan som inkluderas måste på liknande sätt<br />
avgränsas<br />
Genomgång av ärendehanteringssystem på marknaden måste också på<br />
liknande sätt avgränsas<br />
Antal scenarion i nyttokalkylen avgränsas<br />
Endast ärenden inom kommunsektorn omfattas av projektet<br />
3. Övergripande kravspecifikation<br />
Krav på slutleveransen<br />
Resultatet ska kunna användas som beslutsunderlag för deltagande kommuner i deras<br />
arbete att uppnå en sammanhållen ärendehantering.<br />
Förutsättningar<br />
Deltagande kommuner behöver vara aktiva i arbetet.<br />
Vi skulle behöva förutsätta av någon befintlig kommunjurist kan bistå vid ärendelegala<br />
bedömningar.<br />
4. Leverans<br />
Eftersom budget är lägre än första kalkylen, behöver en prioritering ske av de områden<br />
som skall behandlas utförligare än andra (se även avgränsningar ovan). Förslag på<br />
avgränsning anges nedan för varje huvudpunkt:<br />
Leveransen från projektet ska belysa följande:<br />
1. Beskriva en målbild för ärendesystem<br />
Baseras på den vidgade betydelsen av generisk ärendehantering som<br />
beskrivs ovan<br />
Systemet ska i grunden vara byggt för att kunna samverka med andra<br />
ärendehanterande system<br />
Specifikt ska systemet också kunna utgöra ärendknutpunkt för<br />
ärendehändelser signalerade från andra ärendehanterande system<br />
Målbilden ska inte låsas av ifall system nu finns befintligt på marknaden,<br />
vidareutvecklas eller nyskapas<br />
Målbilden ska i eventuell efterföljande etapp kunna vara bas för<br />
vidareutveckling till kravspecfikation eller upphandlingsunderlag.<br />
Avgränsning: Detaljeringsgraden inom denna leveranspunkt måste avvägas mot<br />
tillgänglig budget.<br />
2. Beskriva ett antal typfall av ärendesamverkan<br />
Förhoppningen är att typfallen kan användas för att snabba upp analysen<br />
av faktiska ärendetyper i samband med införande av sammanhållen<br />
ärendehantering. Om det t.ex. visar sig att 80 % av ärendetyperna går att<br />
hänföra till något typfall så går det mycket snabbare att definiera<br />
ärendetyperna i systemen vad gäller ärendemetadata, processtyrning,<br />
checklistor etc. Risken minskar också att man annars missar viktiga<br />
kvalitetsaspekter av den sammanhållna ärendehanteringen.
<strong>Projektplan</strong>_<strong>sammanhallen</strong> _<strong>arendehantering</strong>_ver100.doc<br />
Dokumenttyp Ver Sida<br />
<strong>Projektplan</strong> 1.0 3 av 7<br />
Upprättat av Datum<br />
B Thunberg, S-H Olsson 2010-04-19<br />
Ett antal typiska ärendesamverkansfall ska ingå som täcker t.ex.<br />
i. Då ”övertagande” av ärendeansvaret helt görs från primär<br />
ärendemottagare till annan organisatorisk enhet/förvaltning<br />
ii. Då ”uppdrag” istället förmedlas, men där det övergripande<br />
ärendeansvaret stannar hos den primära enheten<br />
iii. Då formellt övertagande av ärendeansvaret sker men<br />
statistikansvaret kvarstår hos primär enhet<br />
Varje typfall för ärendesamverkan ska belysas ur olika hänseenden -<br />
juridiskt m.fl.:<br />
i. Juridiskt hänseende<br />
ii. Ur servicehänseende<br />
iii. Ur effektivitetshänseende<br />
iv. Ur synvinkeln att kunna skapa övergripande ärendestatistik<br />
v. Vad gäller teknisk genomförbarhet<br />
vi. Gällande genomförbarhet relativt existerande ärendehanterande<br />
system som vi måste förvänta oss kvarstår<br />
Avgränsning: Antalet typfall föreslås avgränsas successivt under arbetet.<br />
3. Genomgång av ärendehanteringssystem på marknaden<br />
De flesta viktigare systemen bör täckas<br />
Relativt grundlig genomgång bör göras av egenskaper både funktionellt,<br />
tekniskt och kommersiellt<br />
Organisationer som praktiskt använt respektive system bör om möjligt<br />
intervjuas<br />
I denna genomgång tas inte t.ex. förvaltningars specialiserade<br />
verksamhetssystem som hanterar ärenden med<br />
Avgränsning: Antalet system föreslås begränsas till cirka 5 st.<br />
4. Nyttokalkyl<br />
Målbilden för kalkylen är ett införande av en ärendeknutpunkt för<br />
samverkande ärendehantering enligt ovan<br />
Kalkylen utförs enligt ett scenario (eller möjligen flera) där ett antal<br />
representativa egenskaper fastställs och redovisas<br />
PENG-metoden används<br />
Avgränsning: Scenarion föreslås utarbetas för en liten respektive stor/medelstor<br />
kommun. Detaljeringsgraden i kalkylen föreslås att hållas begränsad.<br />
5. Underlag för Vinnova-ansökan<br />
FoU-medel ska kunna sökas för kommande etapper av arbete med<br />
generisk ärendehantering<br />
Om det kommer fram andra möjligheter för ansökan av medel, såsom<br />
inom EU, bör de också beaktas<br />
6. Föreslå kommande etapper.
<strong>Projektplan</strong>_<strong>sammanhallen</strong> _<strong>arendehantering</strong>_ver100.doc<br />
Dokumenttyp Ver Sida<br />
<strong>Projektplan</strong> 1.0 4 av 7<br />
Upprättat av Datum<br />
B Thunberg, S-H Olsson 2010-04-19<br />
5. Nulägesanalys och intressenter<br />
Intressenter<br />
Följande kommuner har anmält sig för deltagande i projektet:<br />
Borlänge<br />
Botkyrka<br />
Eslöv<br />
Jönköping<br />
Järfälla<br />
Malmö<br />
Ockelbo<br />
Östra Göinge<br />
Övriga intressenter: <strong>Sambruk</strong> och <strong>Sambruk</strong>s medlemmar som ej deltar i projektet.<br />
Sveriges kommuner och landsting, SKL.<br />
6. Tidsplan och aktiviteter<br />
Övergripande tidplan<br />
v 5/6 2010 Projektstart<br />
15 april Leverans av delrapport (ska kunna utgöra underlag för<br />
kommunernas budgetprocess)<br />
15 juni 2010 Leverans av Förstudierapport<br />
Milstolpeplan<br />
BP= beslutspunkt<br />
Aktivitetsplan<br />
Inläsning/planering<br />
Planering av aktiviteter. Ta fram projektplan för beslut i styrgrupp.<br />
Genomförande<br />
Genomförande av arbete enligt projekt med avstämningspunkt/punkter.<br />
I inledningen genomförs en kartläggning av nuläget.<br />
Ta fram delrapport<br />
Delrapport utarbetas med leveransdatum senast den 15:e april.<br />
Ta fram slutrapport<br />
Slutrapport utarbetas, leveransdatum senast den 15:e juni.
Tidsplan<br />
<strong>Projektplan</strong>_<strong>sammanhallen</strong> _<strong>arendehantering</strong>_ver100.doc<br />
Dokumenttyp Ver Sida<br />
<strong>Projektplan</strong> 1.0 5 av 7<br />
Upprättat av Datum<br />
B Thunberg, S-H Olsson 2010-04-19
7. Organisation och bemanning<br />
Roller, ansvar och befogenheter<br />
<strong>Projektplan</strong>_<strong>sammanhallen</strong> _<strong>arendehantering</strong>_ver100.doc<br />
Dokumenttyp Ver Sida<br />
<strong>Projektplan</strong> 1.0 6 av 7<br />
Upprättat av Datum<br />
B Thunberg, S-H Olsson 2010-04-19<br />
Beställare: <strong>Sambruk</strong>.<br />
Styrgrupp: Ordförande: Claes-Olof Olsson, <strong>Sambruk</strong><br />
Janne Dicander, Jönköpings kommun<br />
Jan Kylhammar, Botkyrka kommun<br />
Projektgrupp: Johanna Fransson, projektledare, Bertil Thunberg, biträdande<br />
projektledare, Hans Haraldsson, Jönköpings kommun samt Sven-Håkan Olsson.<br />
Arbetsgrupp: Representanter från vissa kommuner som har möjlighet att arbeta djupare<br />
med projektet.<br />
Referensgrupp: Representanter från alla deltagande kommuner.<br />
Bemanningsplan/arbetsformer<br />
8. Budget<br />
o För att skapa en hanterlig arbetsgrupp föreslås ett mindre antal kommuner<br />
ingå som har möjlighet att sätta av tid till projektet. Dessa kommuner<br />
träffas på ett antal arbetsgruppsseminarium.<br />
o Projektgruppen bearbetar och sammanställer resultaten från<br />
arbetsgruppsseminariumen.<br />
o Resultaten förankras sedan under några seminarier med referensgruppen<br />
(alla kommuner).<br />
Total budget för projektet är 419 tkr . Budgeten fördelar sig på externa kostnader enligt<br />
följande (deltagande kommuner bidrar utan debitering med sin arbetstid och med egna<br />
reseomkostnader):<br />
Persontid: 389 tkr<br />
Resor: 25 tkr<br />
Övriga kostnader: 5 tkr<br />
Finansiering sker enligt följande tabell:<br />
Kommun Finansiering (kr)<br />
Borlänge 38 501<br />
Botkyrka 52 637<br />
Eslöv 29 870<br />
Jönköping 74 702<br />
Järfälla 45 782<br />
Malmö 148 357<br />
Ockelbo 15 000<br />
Ö Göinge 15 000<br />
SUMMA 419 849
<strong>Projektplan</strong>_<strong>sammanhallen</strong> _<strong>arendehantering</strong>_ver100.doc<br />
Dokumenttyp Ver Sida<br />
<strong>Projektplan</strong> 1.0 7 av 7<br />
Upprättat av Datum<br />
B Thunberg, S-H Olsson 2010-04-19<br />
9. Kommunikation och kvalitetssäkring<br />
Rapporter och dokumentation<br />
Statusrapportering sker var 14:e dag till beställaren. I statusrapport redovisas<br />
genomförda och planerade aktiviteter samt eventuella risker, beslut och åtgärder.<br />
Slutdokumentation ska arkiveras på <strong>Sambruk</strong>s hemsida (inloggningsskyddat).<br />
Informationsplan<br />
Dokument sprids till deltagande kommuner via e-post. Översiktlig statusrapportering<br />
sker öppet på <strong>Sambruk</strong>s hemsida.<br />
Ändringshantering<br />
Med tanke på metoden att prioritera arbetet löpande efter tillgänglig budget, ska<br />
styrgruppen kontinuerligt besluta om avgränsningar och prioriteringar i projektet.<br />
10. Riskanalys<br />
De avgränsningar som måste göras pga budgetförutsättningarna, blir grannlaga och<br />
skulle kunna påverka projektets resultat.<br />
En annan risk är att deltagande kommuner inte kan avsätta nödvändig tid för<br />
projektarbetet.<br />
Projektet måste kunna förutsätta tillgång till viss ärendejuridisk kompetens.<br />
11. Övrigt<br />
Följande var en sammanställning kring sammanhållen, generisk ärendehantering som<br />
nyligen gjordes vilken här inkluderas som idéunderlag.<br />
Drivkrafter för en sammanhållen ärendehantering:<br />
Att ge utmärkt stöd till kommunsammanhållet arbete såsom i kontaktcenter och<br />
medborgarkontor<br />
Att ge utmärkt stöd till medborgare/företag/organisationer på ett<br />
kommunsammanhållet sätt<br />
Att vidga ärendebegreppet för att inkludera informationsärende, serviceärende,<br />
diariefört juridiskt ärende och nämndshantering mm<br />
Att hantering av denna bredd av ärendetyper bör utföras med stöd av modern IT<br />
(som möjligen inte riktigt finns idag).<br />
Att se kommunen som en helhet där ärendehandläggning ska klaras bättre än idag<br />
oavsett hur man är organiserad i fackförvaltningar etc (kräver organisatoriskt god<br />
samverkan men även teknisk samverkan mellan många<br />
verksamhetssystem/ärendesystem)
Change language