Förstudierapport om framtidens elektroniska arkiv - Statskontoret

M 

Karl Wessbrandt 

Dnr 2003/67 1 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Förstudierapport om 

framtidens elektroniska arkiv 

Rapporten har utarbetats av en arbetgrupp på Statskontoret 

bestående av Susanne Ekroth, Gustaf Johnssén, Göran Ribbegård 

och Karl Wessbrandt (uppdragsansvarig) under perioden mars - maj 2003. 

Medverkande e-Forum-myndigheters representanter har beretts möjlighet att 

kommentera rapportens innehåll och Riksarkivet har bidragit med ett antal 

förbättringar och förtydliganden. 

STATSKONTORET 

Karl Wessbrandt/förstudierapport e-arkiv final.doc

M 


INNEHÅLL 

Dnr 2003/67 2 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

1 SAMMANFATTNING .............................................................................. 4 

2 UPPDRAGET ......................................................................................... 5 

2.1 Mål .............................................................................................. 5 

2.2 Avgränsningar............................................................................. 5 

2.3 Bakgrund..................................................................................... 5 

2.4 Metod .......................................................................................... 6 

3 KARTLÄGGNING – AKTÖRER OCH AKTIVITETER................................... 7 

3.1 Workshop med e-Forum-myndigheter......................................... 7 

3.2 Riksarkivet................................................................................. 10 

3.3 Andra myndigheter.................................................................... 12 

3.4 Övriga Statskontorsprojekt ....................................................... 12 

3.5 Elektroniska arkiv inom näringslivet ........................................ 14 

3.6 Internationella länkar ............................................................... 14 

3.7 USA, Kanada, Australien, ......................................................... 14 

3.8 EU ............................................................................................. 15 

3.9 IDA ............................................................................................ 15 

3.10 DLM .......................................................................................... 16 

3.11 Forskning .................................................................................. 16 

3.12 IT-branschen ............................................................................. 17 

3.13 Standardisering......................................................................... 18 

3.14 Öppna dokumentformat............................................................. 19 

4 REGELVERK FÖR E-ARKIV .................................................................. 20 

4.1 Inledning ................................................................................... 20 

4.2 Tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen ........................... 20 

4.3 Arkivlagen och arkivförordningen ............................................ 21 

4.4 Riksarkivets föreskrifter ............................................................ 21 

4.5 Särskilda registerlagar ............................................................. 22 

4.6 Offentlighets- och sekretesskommitténs förslag........................ 22 

4.7 Kommande normer för elektronisk kommunikation.................. 23 

5 PROBLEMINVENTERING...................................................................... 24 

5.1 Förändrade förutsättningar ...................................................... 24 

5.2 Handlingsbegreppet .................................................................. 26 

5.3 Original och kopia .................................................................... 26 

5.4 Ursprungligt skick..................................................................... 27 

5.5 Beständighet.............................................................................. 27 

5.6 Migrering, konvertering, emulering.......................................... 28 

5.7 Gallring, partiell gallring ......................................................... 29 

5.8 Fysisk lagring............................................................................ 29 

5.9 Logiska e-dokumentformat........................................................ 29 

5.10 Registrering och diarieföring.................................................... 30 

5.11 Arkivorganisation och arkivförteckning ................................... 30 

5.12 Ämnesdossiéer och ärendeakter................................................ 31 

5.13 Informationssökning och navigering ........................................ 31 

5.14 Spårbarhet................................................................................. 31 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 3 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

6 ARKIVERING AV HANDLINGAR MED ELEKTRONISK SIGNATUR............ 32 

6.1 Elektroniska signaturer eller underskrifter............................... 32 

6.2 Problem med elektroniska signaturer i arkiv............................ 33 

6.3 Sanningens minut ...................................................................... 33 

6.4 Lösningar .................................................................................. 34 

7 IT-SYSTEM OCH E-ARKIVERING – ÖVERSIKT ...................................... 35 

7.1 Förgrundssystem....................................................................... 35 

7.2 Webb-gränssnitt ........................................................................ 35 

7.3 e-Blanketter............................................................................... 35 

7.4 Kontorsstödsystem .................................................................... 36 

7.5 e-Post ........................................................................................ 36 

7.6 Sökverktyg och sökmöjligheter.................................................. 37 

7.7 Bakgrundssystem....................................................................... 37 

7.8 Systemarvet ............................................................................... 37 

7.9 Skräddarsydda ärendehanteringssystem................................... 37 

7.10 Traditionella diarie/ärendehanteringssystem ........................... 38 

7.11 Dokumenthanteringssystem ...................................................... 38 

8 FRAMTIDENS ELEKTRONISKA ARKIV – PRIORITERADE 

INSATSOMRÅDEN.................................................................................... 40 

8.1 Process- och systemutformning ................................................ 40 

8.2 God offentlighetsstruktur .......................................................... 41 

8.3 Registrering och arkivstrukturering.......................................... 42 

8.4 XML och metadata .................................................................... 42 

8.5 Standarder................................................................................. 44 

8.6 Öppna dokumentformat............................................................. 44 

8.7 Migrering och konvertering ...................................................... 44 

8.8 Gallring..................................................................................... 45 

8.9 e-Arkivsystem (Records Management Systems)........................ 45 

9 FÖRSLAG TILL FORTSATTA AKTIVITETER............................................ 47 

9.1 Teknisk normering och utveckling av regelverket..................... 47 

9.2 Standardisering......................................................................... 47 

9.3 Riktlinjer, vägledningar och seminarier ................................... 48 

9.4 Samverkan och pilotprojekt ...................................................... 48 

9.5 Teknisk utvärdering................................................................... 48 

9.6 Forskning och utveckling .......................................................... 48 

9.7 Erfarenhetsutbyte vid nätverk och konferenser......................... 49 

10 REFERENSLITTERATUR................................................................... 49 

11 WORKSHOP OM E-ARKIV ................................................................ 50 

12 OM MYNDIGHETERNAS ARKIVVÅRD............................................... 52 

12.1 Om arkivlagen och arkivförordningen...................................... 52 

12.2 Arkivreglerna är både teknikneutrala och mediespecifika ....... 52 

12.3 Om gallring ............................................................................... 53 

12.4 Från vilken tidpunkt gäller arkivreglerna ................................ 54 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 4 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

1 Sammanfattning 

För de myndigheter som går i spetsen för utvecklingen av 24-timmarsmyndigheten 

är det en akut uppgift att lösa arkivfrågorna och det är 

angeläget att finna gemensamma, praktiskt hållbara lösningar. 

Förstudiens mål var därför att kartlägga prioriterade problemområden kring 

e-arkivering samt att utarbeta ett planeringsunderlag för fortsatta aktiviteter 

som bidrar till att lösa nätverksförvaltningens och 24-timmarsmyndigheternas 

behov av att hantera och arkivera ärendedata i form av 

elektroniska handlingar. (De särskilda frågeställningar som avser införandet 

av elektroniska urkunder med elektroniska underskrifter har redan kartlagts i 

en fristående rapport) 

Efter den inledande workshopen med ett antal e-Forum-myndigheter stod det 

klart att för många är problemkomplexet betydligt mer omfattande än att 

fastställa lämpliga standarder och tekniska dokumentformat. Arkivet måste 

organiseras så att det uppfyller kraven från såväl samtid som framtid. 

Kärnfrågan handlar om att de pappersdokument, som nu inkommer i 

pappersrutinen och som arkiveras fysiskt som bevis på hur ärendet har 

initierats och hanterats, inte med självklarhet har en likvärdig motsvarighet i 

den elektroniska ärenderutinen. Det är denna skillnad som måste 

kompenseras med väl genomtänkta elektroniska handläggnings- och 

arkiveringsrutiner och med lämpligt IT-stöd för dessa rutiner. 

Det handlar om att först tydliggöra kravbilden och ansvarsfördelningen och 

att kartlägga hur de elektroniska rutinerna påverkar verksamheten innan det 

är dags att gå in på tekniska frågor om arkivstruktur, IT-stöd och 

arkivformat. För att klara denna uppgift måste myndighetens 

verksamhetsansvariga, arkivansvariga och IT-ansvariga samverka. 

Statskontoret avser att intensifiera samverkan med Riksarkivet, andra 

myndigheter, forskningsinstitutioner, IT-branschen och berörda EU-projekt 

kring e-förvaltningens arkivfrågor. Föreslagna aktiviteter är bland annat att, 

tillsammans med Riksarkivet, utarbeta förslag till tekniska normer, att 

publicera vägledningar och att stödja praktiska pilotprojekt. 

Nedan listas sju områden där Statskontoret under de kommande två åren 

föreslås bidra med insatser för att främja utvecklingen och införandet av 

framtidens elektroniska arkiv: 

1. Teknisk normering och utveckling av regelverket 

2. Standardisering 

3. Riktlinjer, vägledningar och seminarier 

4. Samverkan och pilotprojekt 

5. Teknisk utvärdering 

6. Forskning och utveckling 

7. Erfarenhetsutbyte vid nätverk och konferenser. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 5 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

2 Uppdraget 

Förstudien skall klarlägga ansvarsfördelning och föreslå fortsatt 

projektinriktning för att etablera ett samlat projekt för att ta fram normer, 

vägledningar, skapa erfarenhetsutbyte och genomföra pilotprojekt inom 

området arkivering av elektroniska handlingar. 

2.1 Mål 

Förstudiens mål är att kartlägga prioriterade problemområden och 

utrednings-/beslutsstatus hos berörda aktörer och intressenter samt att 

utarbeta ett förslag till fortsatt handlingsplan. 

2.2 Avgränsningar 

Förstudien skall utgå från nätverksförvaltningens och 24-timmarsmyndigheternas 

behov av att kunna hantera och arkivera ärendedata i form 

av elektroniska handlingar, i första hand i form av textbaserade dokument. 

(Speciella frågor kring dynamiska databaser, komplexa format såsom 

ritningar, kartor, foton, ljud och film noteras men behandlas inte närmare). 

Förstudien skall primärt utgå från myndigheternas egna behov av att skapa 

och hantera de elektroniska närarkiv som de behöver för sin egen löpande 

verksamhet. Vid hanteringen av elektroniska original torde dessa behov i stor 

utsträckning sammanfalla med de krav som ställs på en säker 

långtidsarkivering för senare överlämning till arkivmyndighet. 

I första hand skall frågor om logiska arkivformat (t.ex. XML, metadata, 

elektroniska signaturer mm) behandlas och inte krav på fysiska 

lagringsenheter (som CD-skivor, magnetband mm). 

2.3 Bakgrund 

I Statskontorets decemberrapport till regeringen om 24-timmarsuppdraget 

står bl. a. följande under rubriken Framtidens elektroniska arkiv: 

För de myndigheter som går i spetsen för utvecklingen är det nu en akut 

uppgift att lösa arkivfrågorna och det är angeläget att finna gemensamma, 

praktiskt hållbara tekniska lösningar. 

Arkivutredningen (SOU 2002:78) lyfter fram betydelsen av forskning och 

utveckling inom elektronisk långtidsarkivering som en förutsättning för att 

fullt ut satsa på en utbyggd e-förvaltning. 

Statskontoret avser därför att intensifiera samverkan med Riksarkivet, 

representativa myndigheter, forskningsinstitutioner, IT-branschen och 

berörda EU-projekt kring e-förvaltningens arkivfrågor. Planerade aktiviteter 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 6 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

är att tillsammans med Riksarkivet utarbeta förslag till tekniska normer, att 

publicera vägledningar och att stödja genomförandet av praktiska projekt hos 

utvalda pilotmyndigheter. 

De särskilda frågeställningar som avser införandet av elektroniska urkunder 

med elektroniska underskrifter har redan kartlagts i en fristående rapport 

(http://www.statskontoret.se/pdf/200313.pdf , se även kapitel sex nedan). 

Nästa steg i arbetet är den översiktliga kartläggning av området som har 

gjorts i denna förstudie och de slutsatser och förslag till fortsatta aktiviteter 

som presenteras i denna rapport. 

2.4 Metod 

Följande metoder har använts och aktiviteter har genomförts inom ramen för 

förstudiearbetet: 

• Genomförande av workshop med e-Forum-myndigheterna. 

• Kontakter med Riksarkivet angående deras arbete med föreskrifter 

etc. 

• Kartläggning av pågående aktiviteter inom EU, IDA och inom 

internationell och svensk standardisering. 

• Genomgång av eventuella beröringspunkter med interna projekt 

(SHS, infratjänsten, infoförsörjningsprodukter) 

• Bedömning av eventuella konsekvenser av genomförda respektive 

föreslagna lagändringar (Tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, 

sekretesslagen etc.) 

• Informella kontakter med ett urval myndigheter och 

forskningsinstitutioner, IT-leverantörer, konsulter som kan tänkas 

medverka i fortsatta utvecklings- eller pilotprojekt. 

Kartläggningen har huvudsakligen skett genom den inledande workshopen, 

enskilda intervjuer, litteraturstudier och informationssökning på Internet. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 7 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

3 Kartläggning – aktörer och aktiviteter 

3.1 Workshop med e-Forum-myndigheter 

Vid e-Forums möte den 9 januari 2003 noterades bland annat följande: 

"Ett gemensamt arbete inom området informationsförsörjning påbörjas under 

2003. Statskontoret har i samarbete med myndigheterna identifierat 

angelägna projektinriktningar, där insatser kring Framtidens elektroniska 

arkiv - t.ex. genom vägledningar, normer, erfarenhetsutbyte och 

genomförande av pilotprojekt gavs hög prioritet." 

Statskontoret inbjöd därför till en workshop den 18:e mars för att ta del av 

behov och erfarenheter på området och samråda med e-Forummyndigheterna 

om aktuella frågor kring e-arkiv. Syftet var att lyfta fram, 

föreslå och prioritera områden som behöver utvecklas samt att skissa på en 

fortsatt arbetsplan. Följande myndigheter var representerade på mötet: 

Riksarkivet, Tullverket, PRV, Länsstyrelsen i Skåne län, CSN, RPS och 

Statskontoret. 

För deltagarförteckning och agenda, se bilaga. Följande noterades: 

Regelverken för arkivering upprättades ursprungligen för pappersburen 

information. Användningen av medel och metoder för framställning av 

handlingar har reglerats i cirka hundra år. Från och med arkivlagens 

ikraftträdande 1991 utgår dock arkivreglerna inte längre från papperstänkande 

utan har anpassats så att de inte hindrar elektronisk handläggning. 

Genom införandet av 24-timmarsmyndigheter blir e-tjänster en realitet. En 

förutsättning för att ta om hand handlingar i elektronisk form är att berörda 

regelverk vid behov anpassas och att myndigheternas rutiner och metoder 

utvecklas. 

Utifrån 24-timmarsmyndighetens perspektiv är alla myndigheter berörda och 

det gäller att finna gemensamma och praktiskt hållbara lösningar. 

Elektroniska handlingar, eventuellt försedda med någon form av elektronisk 

underskrift, måste kunna hanteras och arkiveras vid myndigheterna. 

Myndigheternas arkiv måste kunna gallras eller överföras till långtidsarkiv. 

Planeringen av närarkiven på myndigheterna måste därför i allt högre grad 

även inbegripa den långsiktiga arkiveringen. 

3.1.1 Aktuella aktiviteter på representerade e-Forum-myndigheter 

På Riksskatteverket har ett projekt under hösten arbetat med arkivfrågor. 

Målbilden är att ta fram ett program för e-arkiv. RSV har tidigare hanterat 

arkivfrågorna ur ett retroaktivt perspektiv men nu handlar det inte längre om 

att bara ta om hand materialet. Att gå över till e-arkiv innebär både stora 

ekonomiska vinster, minskat lagringsutrymme och att kunna frigöra 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 8 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

personella resurser. Det är ett stort arbete som behöver göras på den egna 

myndigheten, men också i samverkan med andra. RSV ser gärna ett 

samarbete mellan myndigheter, men det viktigaste är att man kommer igång 

nu. 

Idag kontrolleras e-deklarationernas certifikat när de kommer in och det finns 

vissa möjligheter till återsökning. Det är dock svårt att få struktur och 

samsyn för arkiveringsfrågor och många frågor återstår att lösa – lagring av 

sammansatta dokument, tidsstämpling vid e-signaturer mm. 

Tullverkets tulldatasystem för export- och importhandlingar är ett system 

som hanterar 60-70 % av ärendena elektroniskt. Inom kort hanteras över 80% 

av tullhandlingarna elektroniskt, varav en del direkt på nätet via tullens 

webb- och mobiltjänster (med e-identifiering via mobiltelefon). De flesta 

handlingarna skall gallras efter sex år. Hur handlingarna skall arkiveras 

elektroniskt är ett olöst problem och Tullverket ser behov av en ’elektronisk 

arkivarie’. 

Fokus för Patent- och registreringsverkets patentavdelning (som var 

representerad på mötet) är den internationella arenan. Webbplatsen är idag en 

väl utvecklad hemsida för patentansökningar. Alla blanketter är tillgängliga 

som e-blanketter på webben och där finns en ingång till ett elektroniskt 

globalt arkiv för patent. Det finns idag inget kundtryck på e-ingivning 

(inkomna patentansökningar). Inkomna handlingar scannas. I ett pilotprojekt 

prövas ett elektroniskt ärendearkiv. 

PRVs bolagsavdelning har ett annat system som innebär att 

bolagsregistreringar tas emot elektroniskt – men bevaras på papper. 

Länsstyrelserna har bedrivit ett gemensamt utvecklingsprojekt, ELDprojektet, 

för elektronisk dokumenthantering. Länsstyrelserna har ansvaret 

för många olika ärendetyper och har drivit flera olika testprojekt, som 

kommer att avrapporteras inom kort. Länsstyrelserna har också ett 

gemensamt blankettsystem, men varje länsstyrelse kan också lägga ut lokala 

blanketter. Länsstyrelserna var representerade av Länsstyrelsen i Skåne län. 

Centrala studiestödsnämnden har många stora e-system med stora arkiv och 

har scannat inkommande dokument de senaste tio åren. Man har tittat på 

XML och metadata och har verksamhetsdata med metadata i en katalog. 

Svarar dock troligtvis inte mot de behov som finns för ett elektronisk arkiv. 

Nu är e-ansökan och e-återbetalning aktuellt, vilket inbegriper frågor som har 

att göra med lagring, signaturer etc. Pappersflödet på CSN är redan 

rationaliserat. Bland diskuterade utvecklingsprojekten är årsbesked via 

webben mest kostnadseffektivt, medan e-ansökan ger mest att vinna 

avseende förbättrad service. Om handlingar ska bevaras i ursprungligt skick 

kan det innebära en del problem och nya frågeställningar – uppgifter i filer 

från skolor och universitet används i handläggningen, studieförsäkran 

inhämtas via webb och lagras bara i tabellformat. Studieförsäkran kan också 

lämnas på telefon. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 9 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Rikspolisstyrelsen har ännu inget samlat grepp om utvecklingen till 24timmarsmyndighet, 

bl a finns hinder i regelverket. Webben utvecklas 

kontinuerligt och enklare brott kan anmälas på några polismyndigheters 

webbsidor eller till call centers. Det finns en förstudie om gemensamt 

dokument- och ärendehanteringssystem och XML-baserade lösningar 

studeras. Ett stort problem är t.ex. bevismaterial och förhörsdokument som 

finns på digitala ljud-, bild- och videosystem och som måste arkiveras. 

3.1.2 Skiss till fortsatt arbetsplan 

Ett försök att dela upp arkiveringsfrågorna i frågor som kan hänföras till 

myndighetens förgrunds- respektive bakgrundsfunktioner skisserades. Att 

fokusera på indataflödet och att styra indata sågs som en framkomlig väg. 

Det konstaterades att ju mer självbetjäningstjänster på webben som införs, 

desto mer strukturerat blir ärendeflödet med viktiga metadata angivna redan 

från början. Att styra inflödet via e-blanketter är också ett sätt att begränsa 

inflödet via e-post, som ärt svår att få bra kontroll över. 

Erfarenheter från myndigheterna visar att fler webbtjänster minskar inflödet 

av e-post och att förbättrad service också minskar inflödet av e-post. Helt 

kommer e-posten dock inte att kunna undvikas. 

Styra 

Signatur 

Frontoffice Backoffice 

Blankett-In 

E-post-In 

STATSKONTORET 

Karl Wessbrandt/förstudierapport e-arkiv final.doc 

Diarieföra Arkivera

M 


3.2 Riksarkivet 

Dnr 2003/67 10 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Arkivfrågan är central för satsningen på en offentlig e-förvaltning. 

Regeringen tillsatte en arkivutredning för att se över arkivfrågorna (Arkiv för 

alla, SOU 2002:78) och där föreslås bl a åtgärder för hur arkivmyndigheterna 

kan rustas för att möta satsningen på en utbyggd e-förvaltning. 

Offentlighets- och sekretesskommitténs betänkande (Ordning och reda bland 

allmänna handlingar, SOU 2002:97) föreslår en ny lag om hantering av 

allmänna handlingar som ev. kan träda i kraft 2004-07-01. Vissa ändringar 

av Tryckfrihetsförordningen som berör detta har införts från 2003-01-01. 

Riksarkivets regler om ADB-upptagningar återfinns i tre olika författningar 

(RA-FS), en som rör utveckling, säkerhet, digitalisering, 

systemdokumentation, framställning, hantering och långtidslagring hos 

myndigheten, en som rör rutiner för överlämnande till arkivmyndigheten och 

en som behandlar tekniska krav och standarder. 

Hittills har Riksarkivet inte reglerat de initiala formaten vid framställning av 

ADB-upptagningar, då detta skulle ha hindrat IT-användning inom många 

verksamhetsområden. Det har också bedömts svårt att få acceptens för en 

sådan reglering. Istället ställer Riksarkivet krav på att myndigheterna vid 

framställning av upptagningarna skall välja format som möjliggör migrering. 

Kraven skärps därefter stegvis, vid långtidslagring hos myndigheten och vid 

överlämnandet till arkivmyndigheten. 

Riksarkivets föreskriftsrätt när det gäller materiel och metoder avser inte bara 

statliga myndigheter, utan även kommuner och landsting. Med hänsyn till 

den kommunala självbestämmanderätten har Riksarkivet hittills avstått från 

att föreskriva för kommunerna. I praktiken har Riksarkivets föreskrifter ändå 

ett visst genomslag på den kommunala sidan, då många kommuner hänvisat 

till Riksarkivets tekniska regler i sina reglementen. 

Vissa uppdateringar i författningarna trädde ikraft i april i år, med anledning 

av de förtydligande som gjorts i 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen med 

avseende på handlingsbegreppet. Från och med 2004-07-01 kommer 

föreskrifterna att ha annan karaktär. Riksarkivets avser att i högre grad 

påverka valet av initiala format för att möjliggöra ett bevarande av handlingarna 

i ursprungligt skick. 

Personal från Riksarkivet deltar aktivt i den standardisering som bedrivs 

inom främst SIS TK321 Dokumentation och är tillsammans med Kungliga 

Biblioteket största finansiär av kommitténs verksamhet. Riksarkivet innehar 

för närvarande posten som ordförande i kommittén. 

Inom RA pågår projekt för att följa den standard som utgör ett ramverk för 

uppbyggnad av arkiv - OAIS (Open Archival Information System). OAIS är 

en referensmodell för digitala arkiv som är framtagen av den amerikanska 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 11 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

rymdflygstyrelsen NASA. Modellen etablerar terminologi och koncept som 

är relevanta för digital arkivering och kan åskådliggöras grafiskt enligt 

nedanstående bild. 

OAIS 

Arkivförvaring 

Arkivbildare Arkivleverans Tillgängliggörande Användare 

Dataadministration 

Arkivförvarande 

institution 

Källa: OAIS Paper, Vision av hur ett långsiktigt bevarande av elektronisk information skulle kunna 

fungera i en framtid (www.ra.se) 

Riksarkivet kommer också att upphandla ett HSM-system (Hierarchical 

Storage Management) för automatisk e-hantering och datalagring. Med hjälp 

av ett virtuellt filsystem kan data i HSM-systemet lagras i flera nivåer och på 

olika mediatyper. 

RA har genom informations- och utbildningsaktiviteter väckt ett stort 

intresse kring att besvara frågeställningar som dessa: 

• Äktheten garanteras via den elektroniska signaturen, men är 

signaturen en del av handlingen? 

• På vilka sätt skiljer sig hanteringen om en blankett fylls i på 

webben och skickas in elektroniskt contra om ett dokument 

sänds med e-post och e-signatur? 

• Ursprungshandlingen för ett scannat dokument är 

pappersdokumentet, krävs då speciellt gallringsbeslut? 

• I framtidens nätverksmyndighet kommuniceras handlingar 

mellan myndigheter över Internet och det är den ansvariga 

myndigheten som ska stå för arkiveringen, men hur garantera 

att säkerhetsnivån är densamma på alla myndigheter som 

förvarar dokumenten? 

Tillsammans med aktörer i Norrbotten (Länsstyrelsen, Luleå Tekniska 

universitet, Bodens kommun) planerar RA också ett forskningssamarbete om 

e-arkivering (se nedan under avsnitt forskning). 

STATSKONTORET 


M 


3.3 Andra myndigheter 

Dnr 2003/67 12 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Kungl. Biblioteket (KB) har i uppgift att samla allt svenskt tryck. Numera 

publiceras många dokument enbart i elektronisk form och antalet ökar 

snabbt. Därför driver KB ett projekt som syftar till långsiktigt bevarande av 

elektronisk information. Målet för verksamheten är att samla, bevara och 

tillhandahålla svenska dokument på Internet. På så sätt läggs också grunden 

till en samling av den svenska elektroniska utgivningen för vår tid och för 

kommande generationer. 

Statens ljud- och bildarkiv har det nationella arkivansvaret för radio- och 

TV-program, filmer, skivor, kassetter, multimedier och videor. 

I uppdraget som nationell minnesinstitution ingår att samla in och bevara 

materialet för framtiden och göra det tillgängligt för besökare och forskare. 

RFV driver ett utvecklingsprojekt för e-arkivering som bygger på OAIS-och 

ISAD(G)-modellerna. Strukturering av metadata och innehåll baseras på E- 

Akt och E-Dok-koncepten som ursprungligen togs fram inom 

Toppledarforum och som RFV i samverkan med RSV har vidareutvecklat 

(på RSV under namnet G-Dok.) 

Ett stort antal myndigheter har infört eller provat elektroniska ärende- och 

dokumenthanteringssystem eller elektroniska arkivsystem för lagring av 

såväl inscannade pappersdokument som av upprättade elektroniska 

handlingar. Så vitt vi känner till används dock det stora flertalet av dessa earkiv 

endast som arbetsarkiv, medan myndighetens officiella arkiv 

fortfarande lagrar motsvarande inkomna eller upprättade pappersdokument. 

3.4 Övriga Statskontorsprojekt 

Elektronisk identifiering 2001 

En förutsättning för att myndigheterna ska kunna vara elektroniskt 

tillgängliga för ärendehantering är att medborgaren har en elektronisk 

identitetshandling och kan underteckna handlingar elektroniskt. För det 

ändamålet har Statskontoret genomfört en upphandling och tecknat ramavtal 

för elektroniska ID-handlingar och –underskrifter. Hur elektroniska 

underskrifter långsiktigt skall bevaras är ett specialfall som kräver fortsatt 

utredning och metodutveckling. 

Nyligen publicerade Statskontoret rapporten Elektroniska urkunder 

(2003:13) som är resultatet av ett arbete som bedrivits tillsammans med 

Riksarkivet. 

Den kartlägger några av de frågeställningar om arkivering som möter 

myndigheterna när de börjar ta emot elektroniskt signerade handlingar (se 

även kapitel 6). 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 13 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Infratjänst 

Ett inledande upphandlingsarbete pågår för att tillhandahålla standardiserade 

och förvaltningsgemensamma basfunktioner för utveckling av e-tjänster. Den 

s.k. Infratjänsten ska minska myndigheternas investeringströsklar och 

underlätta för framförallt de små och medelstora myndigheter att börja 

utveckla e-tjänster. Centrala funktioner blir säker informationstransport över 

Internet enligt SHS-specifikationen (Spridnings- och Hämtningssystem) och 

kontroll av olika leverantörers e-id och e-underskrifter. Tjänster som 

mottagningssystem för e-blanketter, ankomstarkiv, tidsstämpling mm. är 

också aktuella och behöver kunna samordnas med myndighetens arkiv. 

Informationsförsörjning 2002 

För att underlätta utvecklingen av e-tjänster är den myndighetsinterna 

hanteringen av dokument och ärendeprocesser en avgörande faktor. 

Statskontoret har genomfört en ramavtalsupphandling med produkter och 

tjänster för informationsförsörjning och 20 ramavtal är tecknade, där över 50 

produkter ingår för att kunna täcka hela ärendekedjan från hantering av 

inkommande elektroniska dokument till arkivering och utdatapresentation. 

I ramavtalen ingår t.ex. 13 olika programvaror inom funktionsområdet 

e-arkivering som täcker in olika nivåer på efterfrågad kravuppfyllnad. 

Kanslistöd till normerande samordningsorgan 

Regeringen har planer på att inrätta ett samordningsorgan (en nämndmyndighet) 

med normgivningsrätt för elektronisk kommunikation. 

Grundtanken är att nämnden skall verka för att förvaltningsgemensamma 

standarder och normer etableras och att nämnden skall kunna fatta beslut i 

frågor som rör utvecklingen av 24-timmarsmyndigheter. Statskontoret räknar 

vidare med att tilldelas uppgiften att svara för nämndens kansliresurser. 

I förberedelserna ingår bland annat vidareutveckling av Statskontorets 

vägledningar för XML och metadata för att på begäran kunna tillhandahålla 

ett underlag åt nämnden. 

Standardmeddelanden 

Ovan nämnda bindande normer för informationsutbyte är 

bland annat avsedda att komma till användning vid myndigheternas 

utformning av s.k. standardmeddelanden som skall förenkla utväxlingen av 

frekvent efterfrågad ärendeinformation mellan e-myndigheter. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 14 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

3.5 Elektroniska arkiv inom näringslivet 

Inom näringslivet har användningen av elektroniska dokument ökat kraftigt 

under det senaste decenniet. Elektronisk kommunikation med kunder och 

affärspartners regleras ofta genom avtal, vilket minskar tröskeln att komma 

igång, ett exempel på detta är Internetbankerna. Arkiveringen styrs av egna 

verksamhetskrav, kundkrav och myndighets-/legala krav. Branscher som har 

kommit långt med elektronisk dokumenthantering är ofta de som är hårt 

styrda av omfattande externa krav på god dokumentation och spårbarhet, 

t.ex. 

• Läkemedelsindustrin, 

• Försvarsindustrin, 

• Bank och försäkring, 

• Flygbranschen och 

• Energiproduktionen. 

Särskilt för bolag med verksamhet i USA har t.ex. Enron/Andersen-affären 

och andra uppmärksammade börsskandaler medfört betydligt hårdare lagar 

och ansvarsförhållanden för arkivering och spårbarhet av e-post och andra 

elektroniska dokument. 

3.6 Internationella länkar 

Denna förstudie gör inga anspråk på att försöka ge en samlad bild av det 

internationella läget beträffande elektroniska arkiveringsmetoder. Följande 

urval skall mer tjäna som ingång och inspiration för vidare efterforskningar. 

Många arbetar med liknande frågor som vi och det finns säkert åtskilliga 

goda idéer att låna, vidareutveckla och anpassa för svenska förhållanden. 

3.7 USA, Kanada, Australien 

Viktiga delar av utvecklingen av metoder, programvaror och standarder sker 

i USA, ofta inom konsortier eller privata organisationer. Informationsutbudet 

är stort och ofta är delstaterna mer relevanta att jämföra med svenska 

förhållanden än USA:s federala myndigheter, se t.ex Minnesota 

http://www.mnhs.org/preserve/records/electronicrecords/erguidelines.html 

eller Texas http://www.tsl.state.tx.us/slrm/recordspubs/#ueta . 

Branschföreningar som ARMA och AIIM organiserar mycket av det 

praktiska standardiseringsarbetet, i samverkan med t.ex. ANSI och ISO. 

Se http://www.arma.org/standards/ och http://www.aiim.org/ . 

En etablerad metod för SGML/XML-beskrivning av arkiv är 

Encoded Archival Description, SGML DTD, se http://www.loc.gov/ead/ . 

Kanada och Australien har länge varit pionjärländer med att ta fram riktlinjer 

för elektronisk arkivering, se t.ex. http://www.cio-dpi.gc.ca/im-gi/ resp. 

http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/summary.html . 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 15 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

3.8 EU 

Läget inom EU är svårt att överblicka, men intrycket är att det ännu är 

sällsynt med praktiskt fungerande goda exempel. EU-administrationen har 

själv en mycket omfattande dokumenthantering och det finns många olika 

delprojekt för elektronisk arkivering men någon framväxande generell 

lösningsansats har vi inte kunnat identifiera. 

Däremot har en hel del investerats i framtagning av relaterade arkitekturer 

och modeller, se också under IDA och DLM nedan. 

Bland EU:s medlemsstater har vi funnit att Storbritannien, Danmark och 

Tyskland har tagit initiativ som är värda att studera närmare: 

Storbritannien har kommit långt med riktlinjer för Records Management och 

har även utvecklat ett förfarande för godkännande av programvaruprodukter 

för ändamålet. 

http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/erecords/default.htm 

Storbritanniens generella riktlinjer för utveckling av eGovernment är också 

av intresse (e-GIF, e-Government Interoperability Framework, och 

publicering av standardiserade UML- och XML-scheman mm.) 

Se http://www.govtalk.gov.uk/ . 

I Tyskland har förbundsregeringen låtit utveckla DOMEA, riktlinjer för 

Document Management och Elektronisk Arkivering och även här har en 

procedur skapats för att utvärdera och godkänna programvaruprodukter. 

Se http://www.bmi.bund.de/dokumente/Artikel/ix_19219.htm 

Den nordtyska delstaten Schleswig-Holstein bedriver ett projekt för öppna 

dokumentformat, se http://www.1dok.org/eng/ 

Danmark satsar mycket resurser på att utveckla riktlinjer, metoder och 

systemstöd för XML-baserade informationsstrukturer, se http://www.oio.dk/ 

I september 2003 inträffar i Danmark ”e-Dagen”, då alla myndigheter får 

rättighet att kommunicera elektroniskt med varandra. Man utvecklar också 

gemensamma lösningar för ärende- och dokumenthantering, se 

http://e.gov.dk/ . 

3.9 IDA 

Inom IDA http://europa.eu.int/ISPO/ida/ (Interchange of Data between 

Administrations) drivs ett antal projekt med inslag av e-arkiveringsfrågor 

t.ex. 

• IDA Architecture Guidelines version 6.1 

• Model Requirements for the Management of Electronic Records 

(MoReq) 

• Managing Information Resources for e-Government (MIReG) 

• Promoting an open document exchange format 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 16 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

3.10 DLM 

DLM Forum baseras på slutsatser från ett EU-rådsmöte 1994 om behovet av 

att stimulera samarbetet i arkivfrågor och organiseras av EU-kommissionen. 

Förkortningen DLM stod ursprungligen för "Données Lisibles par Machine" 

(Maskinläsbara data) men omtolkades vid 2002 års konferens till "Document 

Lifecycle Management". Detta arrangemang i Barcelona var den tredje större 

DLM-konferensen (de föregående hölls 1996 och 1999 i Bryssel). Det 

beslutades att förstärka och bredda satsningen på ett europeiskt "DLM- 

Network of Excellence on Electronic Archives" som även fick i uppgift att 

planera nästa DLM Forum. 

Riksarkivet är Sveriges huvudrepresentant och dessa utvecklingsplaner håller 

nu på att förverkligas under ledning av Riksarkivets överdirektör. Dels 

skapas ”DLM-Network European Economic Interest Group” (med 

Statskontoret anmält som associerad medlem) och dels organiseras ett 

internationellt forskningsprogram (CUBE, se nedan). 

DLM Forum samarbetar bl.a. med AIIM och IDA och förhoppningsvis 

kommer såväl forsknings- och utvecklingsarbetet som erfarenhetsutbytet och 

informationsspridningen att intensifieras och stimuleras genom dessa 

satsningar. 

Se vidare http://europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum/index_en.htm 

3.11 Forskning 

DLM-CUBE-projektet (se ovan) håller nu på att formeras, med Riksarkivet 

som svensk huvudrepresentant, och man hoppas på att kunna få betydande 

forskningsbidrag från Europeiska kommissionens 6:e ramprogram. Exempel 

på föreslagna forskningsområden är Metadata och Knowledge Management, 

Dokumentfångst och digitalisering, Records Management och 

sökhjälpmedel, Test- och valideringsmiljöer, Regelverk och referensmodeller 

mm. Se http://www.cscaustria.at/cube/ . 

Länsstyrelsen i Norrbotten, Luleå Tekniska universitet, Bodens kommun och 

Riksarkivet har planer på att bygga upp en forsknings- och utvecklingsenhet 

för elektronisk arkivering i Boden med följande målsättning: 

”Inledningsvis behöver projektet under två år utveckla ett generellt arkivinformat 

samt rutiner och metoder för överföring av arkivinformation från 

arkivbildande myndigheter. Dessutom måste en teknisk plattform för 

masslagring utvecklas. Konkret handlar det om att 

1. Utveckla modeller för analys av innehållet i IT-system med olika 

komplexitet; syftet är att identifiera och definiera 

arkivinformation (data) i systemen som sedan kan ligga till grund 

för vidare åtgärder. 

2. Utveckla metoder för att bevara systemdokumentation och 

användarmanualer i ett enhetligt format för långtidslagring. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 17 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

3. Ta fram metoder och riktlinjer för hur arkivbeskrivningar 

upprättas för de IT-system som skall bevaras för framtiden i 

fastställda arkivformat. 

4. Definiera hur arkivdata, systemdokumentation, användarmanualer 

samt arkivbeskrivningar enligt ovan kan sammanföras till 

enhetliga ”informationspaket” som ger förutsättningar för 

automatiserade leveranser av IT-system från de arkivbildande 

myndigheterna till mottagande arkivinstitutioner. 

5. Utveckla metoder och rutiner för leveranskontroller och 

administration av IT-system (inkl kopplingar till återsöknings- 

och arkivinformationssystem) som överförts från arkivbildande 

myndigheter till en statlig eller kommunal arkivmyndighet. 

6. Definiera format (fysiska och logiska) och metadata för 

långtidslagring. 

7. Utveckla presentationsgränssnitt för långtidslagrade IT-system 

mot olika användarkategorier.” 

3.12 IT-branschen 

Den ökande efterfrågan på pålitliga systemlösningar för elektroniska arkiv 

har noterats av branschen och det finns numera ett antal specialprodukter och 

konsultspecialister på området. I Statskontorets nya ramavtal för 

informationsförsörjning finns t.ex. 13 olika programvaror inom kategorin earkivering, 

som representerar olika nivå på funktioner och kravuppfyllnad. 

Mycket forskning och utveckling pågår, såväl i Sverige som internationellt, 

och de tekniska möjligheterna att skapa väl fungerande system är goda. Detta 

förutsätter dock att tillhörande verksamhetsprocesser anpassas till de 

elektroniska förutsättningarna och även på detta område har IT-branschens 

konsulter en viktig uppgift avseende rådgivning, integration och anpassning. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 18 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

3.13 Standardisering 

Standarder för elektronisk dokumenthantering och arkivering finns på många 

olika nivåer och de utvecklas av många olika organisationer. Nedan följer 

några exempel: 

ISO-standarder 

http://www.iso.ch/iso/en/ SS-ISO 15489-1 är sedan oktober 2001 

internationell och svensk standard för dokumenthantering (Records 

Management). Standarden behandlar policyfrågor, organisatoriska aspekter 

och verksamhetsprocesser men den anvisar inga tekniska metoder. 

ISO stöder också arbetet med att NASA:s arkivramverk OAIS (Open 

Archival Information System, se kapitel 3.2 ovan) skall utvecklas till en 

internationell standard, se 

http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas/overview.html 

Man röstar även om att sätta igång ett arbete med att standardisera PDF som 

arkivformat - SC2N226, NWI Ballot for Document management - Long-term 

electronic preservation - Use of PDF (PDF/A). 

Dublin Core Metadata Initiative http://dublincore.org/ har etablerat sig som 

ledande organisation för utveckling av generella metadatastandarder. 

Dublin Core Metadata Element Set har nyligen godkänts som ny 

internationell standard (ISO 15836). 

En annan spridd metadatastandard är MARC, se http://www.loc.gov/marc/ . 

SIS – Standardiseringen i Sverige, http://sis.se , organiserar vissa projekt 

inom området dokumentation. 

Inom SIS TK 321 – Dokumentation finns bl a följande arbetsgrupper som 

kan vara relevanta för e-arkiverings-frågor: 

SIS/TK 321/AG 1 - Arkiv- och dokumenthantering 

SIS/TK 321/AG 13 - Identifiering och beskrivning av dokument 

SIS/TK 321/AG 14 - Ljud- och bilddokument 

SIS/TK 321/AG 6 - Terminologi 

SIS/TK 321/Ag 7 - Scanning och micrografi. 

Ett projekt för standardisering av e-blanketter diskuteras också. 

International Council on Archives (ICA, http://www.ica.org/ ) tar fram 

arkivstandarder, t.ex. ISAD(G), General International Standard Archival 

Description och den kompletterande ISAAR(CPF) International Standard 

Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 

vilka delvis börjat användas i svensk arkivredovisning. 

EAD (Encoded Archival Description) är en standardiserad SGML/XMLtillämpning 

för att tekniskt realisera ISAD(G) se http://www.loc.gov/ead/. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 19 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

3.14 Öppna dokumentformat 

OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information 

Standards) http://www.oasis-open.org är ett internationellt konsortium för att 

utveckla e-business-standarder, som bl.a. driver ett projekt om Open Office 

XML Format. Liknande projekt pågår i Tyskland och inom IDA (se kapitel 

3.8 och 3.9 ovan). 

Open Office och Star Office stöder redan idag XML-baserade 

dokumentformat, liksom nästa version av Microsoft Office (prel. hösten 

2003). Hur flexibla och öppna dessa är i praktiken återstår att konstatera. Om 

en utvärdering visar på tillräcklig öppenhet så kan det innebära ett 

genombrott för hur problemområdet med produkt- och versionsberoende vid 

produktion och arkivering av kontorsdokument skall kunna få en lösning. 

PDF är ett generellt filformat som är en de facto standard för att bevara 

originalutseendet hos elektroniska dokument. 

För scannade dokument kan TIFF-formatet betraktas som en allmänt 

vedertagen de facto standard. 

Både PDF- och TIFF-formaten ägs av Adobe men de finns publicerade och 

tillgängliga och ligger till grund för pågående standardiseringsarbete. 

Vissa TIFF-format är numera standardiserade genom ANSI och ISO och för 

PDF Archive pågår standardisering inom AIIM. 

STATSKONTORET 


M 


4 Regelverk för e-arkiv 

Dnr 2003/67 20 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

4.1 Inledning 

I detta avsnitt beskrivs översiktligt de rättsregler som reglerar 

arkiveringsfrågor. Framställningen är i första hand avsedd som bakgrund och 

gör inga anspråk på att vara uttömmande. För närvarande pågår 

lagstiftningsarbete på detta område. Den sittande Offentlighets- och 

sekretesskommittén (dir. 1998:32) har behandlat arkiveringsfrågor i två 

delbetänkanden: SOU 2001:3 Offentlighetsprincipen och den nya tekniken 

och SOU 2002:97 Ordning och reda bland allmänna handlingar. Det förra 

betänkandet har lett till ändringar i tryckfrihetsförordningen (TF). Det senare 

betänkandet, vari föreslås ändringar i arkivlagen (1990:782), är för 

närvarande på remiss. Detta avsnitt utgår från att de föreslagna ändringarna 

kommer att genomföras. 

Myndigheternas arkivering syftar till att bevara allmänna handlingar för att 

förverkliga offentlighetsprincipen. Arkiveringen vid myndigheter tjänar 

liksom all informationshantering även andra syften än offentlighetsintresset. 

Arkivering är viktig även för myndighetens egen ärendehantering, för 

revision m.m. När myndigheten utformar sitt informationssystem är även 

andra intressen än offentlighetsintresset relevanta. Detta gäller både för ITsystem 

och traditionell, pappersbaserad informationshantering. 

Informationssystemens utformning måste i första hand syfta till att 

möjliggöra för myndigheten att sköta sina huvuduppgifter. Därtill måste 

myndigheten också beakta offentlighetsintresset. 

4.2 Tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen 

Myndigheternas arkivering syftar, som nämnts, till att förverkliga 

offentlighetsprincipen. Allmänhetens tillgång till allmänna handlingar 

förutsätter att dessa bevaras och är ordnade på ett sådant sätt att de kan 

återfinnas. Den grundläggande regeln om arkivering finns därför i 2 kap. TF, 

som handlar om allmänna handlingars offentlighet. 2 kap. 18 § TF lyder: 

”Grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar skall bevaras 

samt om gallring och annat avhändande av sådana handlingar meddelas i 

lag.” 

Regeln infördes genom en ändring 2002 efter förslag i SOU 2001:3. I 

propositionen (prop. 2001/02:70) lyfts fram att arkivreglerna måste få en mer 

framträdande roll när myndigheterna använder IT. Särskilt påpekas vikten av 

att elektroniska handlingar redan från början förvaras på ett ur arkivsynpunkt 

riktigt sätt. 

Vissa regler om hantering av allmänna handlingar finns också i 15 kap. 

sekretesslagen (1980:100). Dessa regler handlar om hur allmänna handlingar 

ska registreras när de kommer in till eller upprättas vid myndigheten. De tar 

alltså inte i första hand sikte på långtidslagring av handlingarna. Oavsett 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 21 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

detta får de naturligtvis betydelse för långtidslagringen, eftersom handlingar 

enligt den rådande s.k. proveniensprincipen ska bevaras i sin ursprungliga 

form. 

4.3 Arkivlagen och arkivförordningen 

Regleringen i grundlagen preciseras i arkivlagen (1990:782) som innehåller 

allmänna regler om arkivvården vid myndigheterna. Bl.a. föreskrivs (5 § 2) 

att myndigheterna ”vid framställningen av handlingar [ska] använda materiel 

och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet”. 

Vidare föreskrivs (6 § 1) att myndigheten ska ”organisera arkivet på ett 

sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas”. 

Regleringen i arkivlagen är mycket allmän. Den kompletteras av regler i 

arkivförordningen (1991:446). Även dessa regler är relativt allmänna och 

förordningen innehåller huvudsakligen ett antal regler som delegerar till 

Riksarkivet att utfärda föreskrifter om arkivvården. 

(För mer information, se även kapitel 12 ”Om myndigheternas arkivvård”). 

4.4 Riksarkivets föreskrifter 

Riksarkivet utfärdar föreskrifter om arkivvården vid myndigheterna. 

Riksarkivets föreskrifter grundar sig på normgivningskompetens som 

delegerats genom arkivförordningen och instruktionen för Riksarkivet och 

landsarkiven (1995:679). Den delegerade normgivningskompetensen grundar 

sig på regeringens restkompetens. 

För traditionella handlingar omfattar föreskrifterna exempelvis sådant som 

gallring, arkivlokaler, tekniska standarder för papper, kopiatorer m.m. 

Föreskrifterna reglerar alltså en stor del av den hantering av allmänna 

handlingar som sker på en myndighet. För IT-material omfattar föreskrifterna 

bl.a. skanning och annan överföring, säkerhetskrav och systemdokumentation, 

samt krav på att de dokument som upprättats och de 

sammanställningar som myndigheten har kunnat göra skall kunna presenteras 

upprepat över tiden. Därtill föreskrivs om standarder och format som skall 

användas när materialet överlämnas till arkivmyndighet. Reglerna i 

Riksarkivets föreskrifter är i vissa stycken mycket detaljerade men de täcker 

inte alla områden som idag efterfrågas och är delvis i behov av modernisering. 

I enlighet med bestämmelserna i arkivlagen får en myndighet gallra allmänna 

handlingar endast om det finns särskilda gallringsföreskrifter. Sådana 

bestämmelser kan finnas i lag (t.ex. registerlag), förordning eller i 

Riksarkivets föreskrifter. För statliga myndigheter utfärdar Riksarkivet 

generella och myndighetsspecifika gallringsföreskrifter (RA-FS och RA-MS) 

Kommuner och landsting får själva föreskriva om gallring. Riksarkivet 

utfärdar dock allmänna råd om handlingar som är vanligt förekommande hos 

kommunerna. När det gäller personuppgifter finns det särskilda registerlagar 

som även omfattar gallring (se 4.5) 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 22 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

4.5 Särskilda registerlagar 

På vissa områden finns särskilda registerlagar, som reglerar hanteringen av 

personuppgifter. Dessa regler gäller framför allt verksamheter där särskilt 

känsliga uppgifter hanteras, exempelvis polisen och socialförsäkringsadministrationen. 

Dessa registerlagar innehåller också ofta specialregler om 

gallring, som då ersätter de allmänna reglerna om gallring i de generella 

författningarna. 

Som exempel kan nämnas 16 § lagen (2002:546) om behandling av 

personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten: 

”Uppgifter om arbetssökande i en arbetsmarknadspolitisk databas skall 

gallras två år efter utgången av det år då behandlingen av uppgifterna har 

avslutats i ett ärende hos den handläggande myndigheten. Uppgifter som har 

avskiljts för statistikändamål skall gallras tio år efter avskiljandet. 

Regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, får meddela 

föreskrifter om undantag från dessa gallringstider när det gäller bevarande av 

material för forskningens behov. Sådant material skall lämnas över till en 

arkivmyndighet.” 

4.6 Offentlighets- och sekretesskommitténs förslag 

Offentlighets- och sekretesskommittén har i delbetänkandet SOU 2002:97 

Ordning och reda bland allmänna handlingar föreslagit att arkivlagen och 15 

kap. sekretesslagen slås samman till en ny lag om hantering av allmänna 

handlingar. Riksarkivet föreslås få tillsynsansvar för den nya lagen. 

Materiellt innebär förslaget inga förändringar jämfört med nuvarande 

rättsläge. Däremot innebär förslaget att Riksarkivets tillsynsansvar vidgas till 

att omfatta inte bara arkivlagen, utan även de frågor som nu behandlas i 15 

kap. sekretesslagen. Detta innebär att Riksarkivet får ansvar för tillsyn av 

hanteringen av allmänna handlingar genom hela processen med hantering av 

allmänna handlingar, dvs. även registrering. 

Genom de föreslagna förändringarna tydliggörs att hanteringen av allmänna 

handlingar ska ske i ett sammanhang från det att handlingen upprättas eller 

kommer in till dess att den omhändertas för långtidslagring. Mot den 

bakgrunden framstår det som rimligt att en myndighet får ansvaret för tillsyn 

för hela hanteringen av allmänna handlingar. Rimligen borde detta också 

innebära att myndighetens normgivningsmakt utökas på motsvarande sätt så 

att den även omfattar registrering, en god offentlighetsstruktur och service 

vid utlämnande. I detta avseende är dock inte förslaget helt tydligt. Den 

föreslagna lagen innehåller delegeringsregler avseende gallring och annat 

avhändande av allmänna handlingar. Däremot innehåller den ingen generell 

delegeringsregel som ger Riksarkivet normgivningsmakt inom hela det 

område som omfattas av lagen. Uppenbart är i vart fall att formuleringarna 

kan anses ge en antydan om att arkivmyndigheten bör få en del att säga till 

om redan i början av handläggningsprocessen. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 23 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

4.7 Kommande normer för elektronisk kommunikation 

Statskontoret har föreslagit att ett samordningsorgan inrättas med ansvar för 

att peka ut standarder för myndigheternas IT-system och elektroniska 

kommunikation. Regeringen har i budgetpropositionen 2003 uttalat sin avsikt 

att inrätta ett sådant organ (prop. 2002/03:1 utgiftsområde 2). Ärendet bereds 

för närvarande i Regeringskansliet. Den exakta utformningen och 

omfattningen av samordningsorganets normgivningskompetens, om det 

inrättas, är inte känd. Det kan dock finnas anledning att, med utgångspunkt i 

antagandet att samordningsorganet får kompetens att utfärda föreskrifter, 

göra några allmänna reflexioner kring förhållandet mellan Riksarkivets 

föreskrifter och de föreskrifter som kan komma att utfärdas av det föreslagna 

samordningsorganet. 

Först och främst ska konstateras att de normer som de båda organen utfärdar 

är föreskrifter. De befinner sig alltså på samma normhierarkiska nivå. Även 

om normerna inte är över- eller underordnade varandra så är det i praktiken 

viktigt att de överensstämmer med varandra. Om normerna inte stämmer 

överens måste rimligen Riksarkivets föreskrifter anses vara speciallag i 

förhållande till det nya samordningsorganets föreskrifter. Detta skulle kunna 

innebära att Riksarkivets föreskrifter har företräde framför 

samordningsorganets. 

Å andra sidan måste utgångspunkten för samordningsorganets normgivning 

rimligen vara handläggningen av ärenden hos myndigheterna, medan 

Riksarkivets föreskrifter syftar till att allmänna handlingar skall kunna 

bevaras så att de tillgodoser offentlighetsprincipen och behovet av 

information för rättskipning, förvaltning (inklusive den enskildes 

rättssäkerhet) och forskning. Därtill utgör handlingarna en del av det 

nationella kulturarvet. Utgångspunkterna är sålunda olika, men inte motsatta. 

Som nämnts ovan är dock offentlighetsintresset i någon mening sekundärt i 

förhållande till myndigheternas primära uppgifter. Systemutformning och val 

av standarder för kommunikation etc. måste i första hand göras utifrån de 

krav som ärendehandläggningen ställer. Från denna utgångspunkt torde alltså 

samordningsorganets föreskrifter kunna ges företräde framför Riksarkivets. 

Som framgått kommer det att finnas behov av att närmare klargöra hur de 

olika föreskrifterna kan komma att förhålla sig till varandra. Ett sådant 

klargörande kan göras när det är känt dels hur det nya organets 

normgivningskompetens kommer att preciseras, dels hur Riksarkivets 

normgivningskompetens kommer att preciseras med utgångspunkt i 

eventuella lagändringar. Under alla omständigheter är det uppenbart att en 

betydande samordning mellan de båda regelkomplexen kommer att vara 

nödvändig. 

STATSKONTORET 


M 


5 Probleminventering 

Dnr 2003/67 24 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

5.1 Förändrade förutsättningar 

Nedanstående schematiska figur skall förtydliga kärnfrågan för denna 

förstudie: 

Redan idag är myndigheternas ärendehandläggningsrutiner i de flesta fall 

beroende av IT-stöd. Ibland är det i form av ett generellt diarie- och 

ärendehanteringssystem, men ofta handlar det om ett för verksamheten 

skräddarsytt system, särskilt när det gäller hantering av massärenden i 

myndigheternas kärnverksamhet. 

Pappersansökan 

Webbansökan 

Myndighetens ärendeprocesser: 

Registrering 

Pappersarkiv 

Indata 

e-arkiv 

Etablerad 

Pappersrutin: 

Ärendesystem 

Ärendesystem 

Ny e-rutin: 

Kvalitetssäkrad 

ur arkivsynpunkt? 

En typisk ärenderutin kan förenklat se ut på följande sätt: 

1. Ärendet initieras av ett inkommande pappersdokument från medborgaren. 

2. Dokumentet antingen scannas och tolkas maskinellt eller registreras 

manuellt av en tjänsteman i myndighetens databas för vidare bearbetning 

3. Ärendesystemet ger handläggningsstöd med t.ex. regeltillämpning, 

kompletterande information från tidigare ärenden eller från andra databaser, 

beräknings- och beslutsstöd med hjälp av förberedda brevmallar. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 25 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

4. Ärendebeslutet skrivs ut, expedieras och arkiveras elektroniskt i 

ärendesystemets databas och ibland också i form av en pappersutskrift, 

eventuellt underskriven av ansvarig tjänsteman. 

5. De inkomna pappersdokumenten (och övrig dokumentation av ärendet) 

arkiveras i pappersform i en akt och de hålls ordnade och sökbara enligt 

fastställda registreringsbegrepp (diarienummer, person- eller 

organisationsnummer, verifikationsnummer, datum etc.). 

Denna generella rutinbeskrivning för handläggning och arkivering är sedan 

länge etablerad och accepterad. Ärendets handläggningsgång och beslut 

dokumenteras enligt följande: 

1. genom de pappershandlingar (inkomna och upprättade, original eller 

utskrivna kopior) som arkiveras och 

2. genom den loggning av händelser och den spårbarhet och sökbarhet som 

rutinen föreskriver och som det använda IT-handläggningsstödets register 

eller databas ställer till förfogande. 

Vad är då den principiella skillnaden vid övergång till en helt elektronisk 

ärendehantering? 

Den typiska elektroniska ärenderutinen kan då bli som följer: 

1. Ärendet initieras genom en inkommande transaktion som medborgaren 

själv har registrerat via en blankettfunktion på myndighetens webbplats. 

2. Medborgarens uppgifter som lämnats via webblanketten registreras 

automatiskt i myndighetens databas för vidare bearbetning. 

3. Ärendesystemet ger handläggningsstöd med t.ex. regeltillämpning, 

kompletterande information från tidigare ärenden eller andra databaser, 

beräknings- och beslutsstöd med hjälp av förberedda brevmallar. 

4. Ärendebeslutet expedieras elektroniskt och arkiveras elektroniskt i 

ärendesystemets databas, eventuellt elektroniskt signerat. 

Den inkommande transaktionen (och övrig förekommande elektronisk 

korrespondens i ärendet) arkiveras i ärendesystemets register eller databas 

(och/eller i myndighetens e-arkiv) och de hålls ordnade och sökbara enligt 

fastställda registreringsbegrepp (diarienummer, person- eller 

organisationsnummer, verifikationsnummer, datum etc.). 

Den avgörande skillnaden är att de pappersdokument, som inkommer i 

pappersrutinen och som då arkiveras fysiskt som bevis på hur ärendet har 

initierats och hanterats, inte med självklarhet har en likvärdig motsvarighet 

i den elektroniska ärenderutinen. Det är denna skillnad som måste 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 26 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

kompenseras med väl genomtänkta elektroniska handläggnings- och 

arkiveringsrutiner och med att införa lämpligt IT-stöd för dessa rutiner. 

För att på ett säkert sätt kunna avgränsa, identifiera, spåra och arkivera de 

elektroniska meddelanden som motsvarar traditionella blanketter och 

dokument så behöver sådana funktioner antingen byggas in i befintliga 

webblösningar och ärendehanteringssystem eller integreras i 

handläggningskedjans IT-stöd med hjälp av fristående blankett- och 

arkivsystem. 

Detta kan alltså göras enligt olika metoder och det bör tekniskt vara fullt 

möjligt att komplettera de flesta befintliga system så att de kan uppfylla 

rimliga krav på elektronisk arkivering. Det viktiga är att på ett tidigt stadium 

kartlägga de elektroniska arkivbehov som uppstår, både på kort och lång sikt, 

och att ta hänsyn till dem redan vid utformningen av nya rutiner och vid 

specifikation och anskaffning av kompletterande IT-stöd. 

(Observera att också dagens rutiner i bland kan vara bristfälliga ur arkiv- och 

spårbarhetssynpunkt och behöver förbättras. Om t.ex. ett ärendesystems 

databas ständigt hålls uppdaterad med aktuella uppgifter och om ett beslut 

endast lagras i form av en länk till en brevmall där aktuell adress hämtas ur 

databasen, så går det kanske inte att med säkerhet spåra varken den 

ursprungliga texten eller till vilken adress beslutet har skickats. Detta är ett 

exempel på en inte helt ovanlig brist i systemutformningen som inte 

uppfyller kraven på att bevara handlingars innehåll i ursprungligt skick. Det 

är däremot ingen ny fråga i samband med den elektroniska arkiveringen. En 

brist av detta slag kan rättas till på olika sätt, antingen genom bättre 

loggningsrutiner i systemet eller genom bättre arkiveringsrutiner, oberoende 

av om arkivet baseras på elektronik eller på papper.) 

5.2 Handlingsbegreppet 

En elektronisk handling är en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på 

annat sätt uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel. Om handlingen är 

inkommen till eller upprättad vid myndigheten är den allmän. Den skall då 

bevaras om det inte finns uttryckliga undantag i för myndigheten gällande 

gallringsregler eller särskilda gallringsbeslut. 

5.3 Original och kopia 

För elektroniska handlingar är det sällan meningsfullt eller intressant att 

skilja på original och kopia, det är informationsinnehållet som är det som 

skall bevaras i original. (Däremot kan originalbegreppet bli högst relevant 

när det handlar om att migrera informationen till en ny systemversion, t.ex. 

till nästa Office-version, eller att konvertera den till andra logiska format, till 

exempel från Office-format till PDF-format. Då blir det aktuellt att ta 

ställning till om detta också innebär att göra en partiell gallring och om den i 

så fall är tillåten enligt gällande gallringsbestämmelser). 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 27 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

5.4 Ursprungligt skick 

Ett viktigt begrepp vid elektronisk arkivering är att originalet skall bevaras i 

ursprungligt skick. Det är dock inte självklart hur detta skall tolkas. Om det 

betyder att bevara det synliga originalinnehållet så som det framstår på 

bildskärmen eller vid utskrift, om det syftar på det logiska originalinnehållet 

så som det kan bearbetas med tillhörande originalprogramvara eller om det 

handlar om att faktiskt bevara det elektroniska originalbitmönstret kan 

diskuteras och beror på sammanhanget. Ett generellt svar torde inte finnas 

men däremot är det viktigt att i förväg göra dessa överväganden eftersom 

detta kan ha stor betydelse för valet av arkiveringsmetod. 

Exempel på den praktiska betydelsen av ovanstående skillnader kan t.ex. 

hämtas från Microsofts kontorssystem där kontorsdokumenten erbjuder 

många dynamiska och dolda egenskaper när de bearbetas och presenteras 

med originalprogramvaran. Detta kan handla om spårbarheten av ändringar i 

Word-dokument, formlerna bakom det synliga cellinnehållet i Excel-ark, 

animeringarna i Powerpoint-presentationer, detaljerad avsändar- och 

transportinformation i Outlooks e-postmeddelanden mm. 

Sådana dokumentegenskaper syns normalt inte på bildskärmen och kanske är 

de ointressanta i sammanhanget, men de finns där och de kan vara beroende 

av vilken programversion som används. Vid framtida rättsliga eller 

vetenskapliga utredningar kan det då ha stor betydelse om man faktiskt har 

tillgång till originalbitmönstret eller till en konverterad kopia där vissa 

ursprungliga egenskaper kan ha gått förlorade. 

5.5 Beständighet 

Det arkiverade materialets beständighet är en central fråga. För traditionella 

arkiv handlar det om fysiska materialkrav som kvalitet på papper och bläck 

samt om miljökrav som arkivets temperatur och luftfuktighet. 

För elektroniska arkiv tillkommer ett antal krav som beror på att 

tillgängligheten är beroende av tillgången till en fungerande kedja av 

samverkande tekniska hjälpmedel. 

Det handlar om fysiska databärare (skivor, magnetband), om läsutrustning 

för dessa databärare, om datorer som kan ansluta denna läsutrustning och om 

alla de samverkande programvaror som behövs för att logiskt bearbeta och 

presentera den lagrade informationen (drivrutiner, operativsystem, 

tillämpningsprogram). 

I denna förstudie koncentrerar vi oss på frågeställningarna kring de logiska 

arkivformaten och tillämpningsprogrammen. 

Vi vill dock i sammanhanget konstatera att erfarenheten av den tekniska 

utvecklingstakten hittills indikerar att den övre tidsgränsen för att kunna 

bevara elektronisk information utan att samtidigt planera in metoder och 

resurser för tekniska generationsskiften torde vara högst tio år, i praktiken 

snarare tre till sju år. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 28 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

5.6 Migrering, konvertering, emulering 

De metoder som står till buds för att överbrygga tekniska generationsskiften 

torde i huvudsak vara följande: 

1. Bevarande av den ursprungliga tekniska miljön 

2. Emulering (simulering) av den ursprungliga tekniska miljön 

3. Migrering till andra versioner eller system 

4. Konvertering till andra format 

Metod 1 och 2 kan vara intressanta för speciella tillämpningsområden eller 

inom museer och arkivinstitutioner. För de arkivbildande myndigheterna kan 

de av praktiska och ekonomiska skäl knappast komma i fråga annat än i 

särskilda undantagsfall och de behandlas ej vidare i denna rapport. 

Enligt standarden för dokumenthantering (ISO 15489-1) innebär migrering 

resp. konvertering följande: 

Migrering =”flytt av dokument från ett system till ett annat med bevarande 

av deras autenticitet, integritet, tillförlitlighet och användbarhet”. 

Konvertering = ”överföring av dokument från ett medium till ett annat eller 

från ett format till ett annat”. 

Migrering är det minsta ingreppet och något som normalt sker vid löpande 

förvaltning och utveckling av verksamhetssystemen, t.ex. vid 

versionsuppgraderingar. Här gäller det att se till att verkligen få med sig alla 

dokument, även sådana som kanske inte har använts på länge eller har blivit 

avställda på separata databärare. Det gäller också att säkerställa att 

autenticitet och integritet verkligen inte påverkas av migreringen, vilket är 

särskilt känsligt vid krypterade eller elektroniskt signerade dokument. 

Konvertering kan göras enligt olika huvudprinciper: 

Överföring mellan olika fysiska media, t.ex. från papper till mikrofilm 

(analogt-analogt), från magnetskivor till CD-R-skivor (digitalt-digitalt), från 

papper till elektroniska bildfiler i TIFF-format (analogt-digitalt) eller mellan 

olika logiska filformat, t.ex. från Word-format till PDF-format. I samtliga fall 

kan konverteringen innebära en viss grad av partiell gallring, dvs. en viss 

informationsförlust. Fördelarna kan å andra sidan kompensera för detta 

genom att man får högre tillgänglighet, bättre sökbarhet, större 

systemoberoende och ett format bättre lämpat för långtidsförvaring. Inför 

konvertering krävs i princip alltid ett gallringsbeslut där dessa för- och 

nackdelar vägs in i beslutsunderlaget. 

En annan situation är att man konverterar dokumenten till ett arbetsarkiv som 

är det som av effektivitetsskäl används i det dagliga arbetet, men att man 

dessutom behåller originalen för framtida juridiska eller vetenskapliga 

behov. Detta är nog än så länge den vanligaste formen av elektronisk 

arkivering, som alltid kan tillämpas i avvaktan på att rutiner och rättsläge för 

en helt elektronisk hantering klarnar. Nackdelen är att detta medför visst 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 29 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

dubbelarbete och risk för inkonsistens mellan arbets- och originalarkiven, 

särskilt om rutinerna inte är tydliga eller inte efterlevs av alla berörda 

medarbetare. 

5.7 Gallring, partiell gallring 

Att gallra innebär att förstöra allmänna handlingar/uppgifter och gallring får 

endast ske med stöd av särskilda gallringsföreskrifter. 

Konvertering till annan databärare eller annat format som innebär 

• informationsförlust, 

• förlust av möjliga informationssammanställningar, 

• förlust av sökmöjligheter eller 

• förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet 

är också gallring, även kallad ”partiell gallring”, och lyder under samma 

bestämmelser. 

5.8 Fysisk lagring 

Fysiska lagringsmedia för att arkivera elektroniska handlingar är t.ex. 

magnetskivor, magnetband, optiska skivor av olika format (CD, DVD) osv. 

som förekommer i ett otal format och teknikgenerationer. De har olika 

egenskaper och hållbarhet men gemensamt är att alla media har sina 

begränsningar i såväl fysisk som teknisk/ekonomisk livslängd (vilket också 

gäller för papper och mikrofilm, men med betydligt längre livscykler). 

Lagrad information som fortsatt skall bevaras måste således 

kopieras/konverteras med några års mellanrum och för detta måste rutiner 

förberedas och resurser avdelas. Fördelen med denna digitala 

kopiering/migrering är att den i sig inte påverkar det logiska 

originalinnehållet, en digital kopia kan göras identisk med originalet, till 

skillnad från en pappers- eller filmkopia. 

Detta område behandlas inte närmare i denna förstudie. 

5.9 Logiska e-dokumentformat 

Avgörande för de elektroniska dokumentens logiska livslängd är deras 

logiska dokumentformat, vilket i sin tur är avhängigt av vilken programvara 

som har använts för att framställa dokumenten. 

Här kan några huvudtyper urskiljas: 

1. Skräddarsydda format som definieras och lagras direkt i fil- eller 

poststrukturer kopplade till verksamhetsorienterade ärendesystem. 

2. Skräddarsydda format som definieras i webblösningar som genererar 

transaktioner som sänds till verksamhetsorienterade ärendesystem. 

3. Elektroniska blanketter, skapade med något av marknadens 

standardsystem och mellanlagrade i systemets eget eller i något 

generellt e-blankettformat (som XML, PDF, Word). 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 30 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

4. E-postmeddelanden, med och utan bilagor i olika dokumentformat. 

5. Slutna kontorsdokument (Microsoft Office och liknande) 

6. Öppna kontorsdokument (OpenOffice, StarOffice och liknande) 

7. Dokumentbilder (TIFF) 

8. PDF-dokument (Portable Document Format) 

9. SGML-dokument 

10. XML-dokument 

11. Specialformat från olika specialprogramvaror, t.ex. kartor, ritningar, 

statistik etc. 

12. Ljud, bild, video 

Och dessutom samtliga varianter ovan med tillägget att de är försedda med 

en elektronisk signatur (eller flera). 

Varje format har sina egenskaper som gör dem mer eller mindre lämpade 

som arkivformat. Det är därför viktigt att kartlägga vilka format som kan 

förekomma i olika processer och att planera för hur de skall hanteras. 

5.10 Registrering och diarieföring 

Alla allmänna handlingar skall registreras i diariesystem eller hållas ordnade 

och sökbara på annat lämpligt sätt. Detta gäller givetvis också för 

elektroniska handlingar och det är viktigt att logiskt kunna hålla samman 

ärenden, även sådana som kanske består av blandade dokumenttyper på olika 

media och format. Registreringen av dokumentens metadata behöver 

samverka med arkivstrukturen så att den logiska kopplingen mellan olika 

handlingsslag, ärenden och dokument blir tydlig. 

5.11 Arkivorganisation och arkivförteckning 

I dag är det vanligt att diarieplanen och arkivförteckningen hanteras åtskilda. 

För att på ett rationellt sätt kunna hantera elektroniska handlingar så bör de 

redan från början registreras så att långtidsbevarandets krav tillgodoses. Det 

elektroniska arkivets struktur bör planeras redan från början och helst bör det 

inte vara någon skillnad på diariets, närarkivets och långtidsarkivets logiska 

organisationsstruktur. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 31 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

5.12 Ämnesdossiéer och ärendeakter 

Dagens verksamhetsarkiv organiseras efter olika principer, ibland även inom 

samma myndighet för olika verksamhetsslag. Den ena huvudprincipen är den 

ämnes- eller individorienterade dossién, där all ärendedokumentation läggs 

till så länge objektet (t.ex. personen, företaget, fastigheten) kan bli aktuellt 

för handläggning. Den andra huvudprincipen bygger på ärendeakter som 

stängs när det aktuella ärendet är slutbehandlat. Båda modellerna har sina 

för- och nackdelar och vid elektronisk arkivering så finns det möjlighet att 

samtidigt tillgodose olika arkiveringsprinciper. Tekniskt representeras de 

egentligen bara logiskt av olika metadata eller sökindex som möjliggör olika 

sammanställningar och vyer. 

5.13 Informationssökning och navigering 

Vid planeringen av det elektroniska arkivet är det viktigt att frigöra sig från 

det fysiska pappersarkivets begränsningar. Vid valet av metadata, 

indexeringsprinciper och sökmotorer kan man samtidigt tillgodose olika 

behov av sökvägar och navigeringsmöjligheter. En av de stora fördelarna 

med elektroniska arkiv är just det rumsliga oberoendet med den 

organisatoriska flexibilitet och de sökmöjligheter som detta kan erbjuda 

jämfört med pappersarkivet. 

5.14 Spårbarhet 

Spårbarhet och dokumentation av ett ärendes handläggningssteg, 

ansvarsfördelning, dokumentens status- och versionsförändringar är viktiga 

arkivegenskaper för att öka rättssäkerheten och öppenheten i fövaltningen. 

Men med elektroniska ärenderutiner så finns det också en potentiell risk att 

spårbarheten försämras genom att bara det aktuella läget finns tillgängligt, 

utan tillgång till historik. Det finns tyvärr exempel på sådana lösningar men 

detta beror i allmänhet inte på tekniska begränsningar utan på brister i rutin- 

och systemutformningen. Den elektroniska handläggningen och arkiveringen 

erbjuder tvärtom nya tekniska möjligheter till spårbarhet och uppföljning 

som är helt överlägsna motsvarande manuella rutiner. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 32 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

6 Arkivering av handlingar med elektronisk 

signatur 

Möjligheterna att förse elektroniska handlingar med en form av ”elektronisk 

underskrift”, vanligen kalla elektronisk signatur, har rönt stor 

uppmärksamhet under det senaste årtiondet. I princip kan man säga ett den 

explosion ut i en total öppenhet som ett allmänt accepterande av Internet i 

början av 1990-talet ledde till också medförde en total osäkerhet i fråga om 

äkthet och riktighet i nära nog all elektronisk kommunikation. De 

möjligheter man idag ser att återföra situationen till någorlunda hanterbara 

och kontrollerade former, utan att överge Internet och den 

kommunikationsteknik som Internet bygger på, baseras helt på de metoder 

för elektronisk signering med kryptografiskt teknik som utvecklades under 

början av 1970-talet. 

Särskilt pådrivande för utvecklingen mot elektroniska signaturer har i Europa 

varit Europaparlamentets och Rådets direktiv (1999/93/EG av den 13 

december 1999) om ett gemenskapsramverk för elektroniska signaturer. 

Detta har lett till lagstiftning i de allra flesta EU-länderna och stora 

förhoppningar om att Internet skall kunna utvecklas till en säker och 

accepterad kommunikationskanal för de allra flesta formerna av kontakter 

och affärsförbindelser, åtminstone inom EU. 

6.1 Elektroniska signaturer eller underskrifter 

Begreppsfloran kring detta med elektroniska signaturer är besvärlig. Ofta 

använder man ord och uttryck som intuitivt knyter an till det välkända arbetet 

med pappershandlingar utan att det finns en klar överensstämmelse. 

Redan ordet ”signatur” ger sådana problem. Begreppet elektronisk signatur 

har troligen kommit in i det svenska språket som en direktöversättning av 

engelskans ”electronic signature”. En riktigare översättning hade då varit 

elektronisk underskrift, men detta stämmer inte heller alltid så väl med vad 

begreppet ”elektronisk signatur” egentligen står för. 

I sin mer strikta form, EU direktivets ”avancerade” och ”kvalificerade” 

elektroniska signaturer, täcker signaturen både frågan om äkthet och 

riktighet. Detta betyder, om man skall återknyta till pappersmodellen, att den 

elektroniska signaturen svarar både för det papper där innehållet finns 

dokumenterat, detta pappers speciella egenskaper i fråga om företagslogo 

etc., möjligheterna att på detta papper kontrollera att inga ändringar har 

gjorts samt den underskrift på detta papper som garantera att en viss person 

har sett handlingen och själv medvetet påfört en underskrift. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 33 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

6.2 Problem med elektroniska signaturer i arkiv 

I princip kan en elektronisk signatur vara vilken form av ”elektroniskt 

bomärke” som helst på en elektronisk handling. Skall vi emellertid nå upp i 

nivån med EU-direktivets krav blir metoderna färre. Idag känner vi knappast 

någon annan metod för elektronisk signering, i nivå med EU-direktivet, än en 

som bygger på att frågorna om handlingens äkthet och riktighet finns lagrade 

under kryptografiskt skydd (det som ligger bakom metoder som PKI, PGP 

etc.). Ibland talar man här om ”digitala signaturer”. 

Med en digital signatur kopplad till en elektronisk handling kan man säga att 

alla de problem med dokumentformat etc., som beskrivs under kapitel 5 ovan 

har blivit fördubblade. Inte nog med att man måste hålla samman och kunna 

tolka de filer där det elektroniska dokumentet finns, nu har man kanske en 

signaturfil också att hålla reda på och kunna tolka. Dessutom kan det 

tillkomma en ny signaturfil för varje underskrift, stämpel etc. som fogas till 

handlingen. 

6.3 Sanningens minut 

När man hanterar papper med underskrifter är det egentligen först när man av 

någon anledning vill ifrågasätta handlingen och kanske äktheten hos 

underskriften, dvs. man vill verifiera handlingen, som mer detaljerade frågor 

om papper och handstil blir intressanta. På samma sätt är det med den 

elektroniska signaturen. 

Det är när man skall verifiera en digitalt signerad handling som alla frågor 

kommer om uppgraderade programvaror, olika filformat, vad den som 

undertecknade en handling egentligen såg av handlingen på sin dator, hur väl 

kryptonycklar skyddats, hur säkra kryptoberäkningarna var etc. Dessutom 

bygger en digital signatur, som framställs genom olika steg av kryptering, 

ofta på betrodda tredjeparter i ett eller flera led, tillgång till deras 

krypteringsnycklar, hur säkra dessa var när signaturen skapades och tillgång 

till listor över vilka krypteringsnycklar som dessa tredjeparter valt att spärra. 

Till alla dessa frågor kommer också, när det gäller digitala signaturer som är 

baserade på kryptering, en för underskrifter ny egenskap, signaturerna 

”åldras”. Både den teoretiska och den tekniska utvecklingen gör att den 

kryptering som vid ett tillfälle framstår som ett mycket säker skydd, en tid 

senare kan vara mer eller mindre meningslös. I den yttersta gränsen, med 

mycket stora resurser, kan alla krypto ”knäckas” och därmed kan alla 

elektroniska signaturer förfalskas. I detta avseende är den elektroniska 

signaturer inte bättre eller sämre än underskrifter, sigill eller stämplar. Med 

stora resurser kan man förfalska alla skyddade handlingar, inte minst sedlar. 

Slutsatsen av detta är att problemen med att verifiera elektroniskt signerade 

handlingar växer med tiden på ett mycket svåröverblickbart sätt. Kan man 

verifiera en handling i ”samtid” är detta sannolikt mycket enklare och säkrare 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 34 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

och än om man måste göra det i ”framtid”. Vad sedan ”samtid” resp. 

”framtid” är i tidsmått är svårt att bestämma. Idag känns ett år definitivt som 

”samtid” och tio år som väl på väg mot ”framtid”. 

6.4 Lösningar 

Den viktiga skillnaden för digitalt signerade handlingar jämfört med 

traditionella pappershandlingar är att en digital signatur kan man verifiera 

automatiskt redan i det ögonblick handlingen når myndigheten. Inga 

handlingar som skall bära en underskrift släpps in om de inte godkänns vid 

en verifiering. Detta är dessutom en mycket noggrann verifiering på en nivå 

som man underkastar pappershandlingar bara i absoluta undantagsfall. 

Det finns metoder att underhålla digitala signaturer genom regenerering och 

migrering på liknande sätt som beskrivs generellt för elektroniska handlingar 

under kapitel 5. Detta blir omfattande och svåra åtaganden på lång sikt. 

Problemen växer med tiden. 

Framtiden för myndigheternas arkiv, när det börjar komma digitalt signerade 

handlingar, är inte som den brukar vara. Situationen är inte omöjlig men den 

kräver nytänkande och nya metoder. 

En lösning kan vara att man utgår från den omfattande äkthetskontroll man 

relativt enkelt och automatiskt kan åstadkomma i ”samtid”. Utifrån denna 

punkten kan man sedan se på möjligheterna att förvara handlingen i ett 

myndighetskontrollerat format och under myndighetskontrollerade 

säkerhetsformer. Det senare kan handla om myndighetens egna digitala 

signaturer, med extra långa nycklar etc. Eller är det kanske tid att återgå till 

antikens former för arkivering där handlingar kunde förvaras säkert genom 

att flera kopior arkiverades på olika ställen. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 35 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

7 IT-system och e-arkivering – översikt 

Här följer en översikt över några kategorier av IT-lösningar som kan tänkas 

få en direkt inverkan på e-arkiveringsfrågorna. 

7.1 Förgrundssystem 

Till förgrundssystemen räknar vi i detta sammanhang sådana system där 

användaren kan befinna sig utanför myndigheten, t.ex. vara en medborgare 

som vill kommunicera med myndigheten i ett ärende. Det kan också vara en 

annan myndighets tjänsteman, t.ex. vid en samverkande myndighet. Till 

förgrundssystemen hör då t.ex. myndighetens webbplats med funktioner för 

självbetjäning, e-blankettsystem, e-post, sökverktyg och 

kontorsstödsprogram. 

7.2 Webb-gränssnitt 

Webbplatser för självbetjäning har ofta en blankettliknande 

inmatningsfunktion som skapar indata för att initiera ett ärende till 

myndighetens verksamhetssystem. Ibland sker inmatningen i en dynamisk 

dialog i flera steg, där logiska indatakontroller eller databassökningar görs 

för att kontrollera att inmatningen är korrekt och för att styra den fortsatta 

dialogen, t.ex. genom att hoppa över inmatningsfält som inte är relevanta på 

grund av redan lämnade uppgifter. Ett sådant gränssnitt har förutsättningar 

att ge god användarservice och hög indatakvalitet. För att uppfylla kraven på 

att entydigt fixera och avgränsa lämnade uppgifter bör systemet ha följande 

egenskaper: 

1. Det skall för användaren klart och tydligt framgå när transaktionen 

avslutas och bekräftas. Användaren skall då först ges möjlighet att visa, 

ändra, ångra och spara exakt det informationsinnehåll som skickas iväg, 

inklusive en tidsangivelse. 

2. Myndighetens mottagande system skall logga och i ett beständigt format 

lagra exakt den avgränsade information som har mottagits som en 

inkommen handling från avsändaren, likvärdigt med en motsvarande 

pappershandling. 

7.3 e-Blanketter 

Standardprogramvaror för e-blanketter kan tillhandahålla motsvarande 

funktioner till dem som beskrivs under webbgränssnitt ovan. 

Några fördelar med att använda standardprogram kan t.ex. vara: 

• Att gemensamma grundfunktioner finns förberedda, vilket minskar 

utvecklingsarbetet. 

• Att samma program kan användas för att utforma både pappers- och 

e-blanketter, som en förutsättning för enhetliga handläggningsrutiner 

och säker versionshantering av blanketter. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 36 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

• Att blankettinformationen levereras vidare till verksamhetssystemet 

som en fixerad inkommande handling, ofta i ett vedertaget format 

som ett XML- eller PDF-dokument. 

7.4 Kontorsstödsystem 

De i särklass vanligaste formaten för kontorsdokument är Microsoft Office 

Word- och Excel-format. De är funktionellt kraftfulla och har uppnått en 

ställning som de facto-standard, vilket gör att de oftast fungerar utmärkt som 

utbytes- och kommunikationsformat i den dagliga verksamheten. 

Ur arkivsynpunkt är de dock olämpliga genom att de bygger på 

leverantörsspecifika, ej öppet publicerade binära filformat. Därmed blir de 

leverantörs-, programvaru- och versionsberoende, vilket inte är praktiskt 

hanterbart i ett mer långsiktigt tidsperspektiv. 

Nästa version av Microsoft Office, som preliminärt släpps till hösten 2003, 

skall också stödja XML-baserade dokumentformat. Om dessa även i 

praktiken blir öppet tillgängliga och läsbara med andra programvaror återstår 

att se, men om så blir fallet så kan det bli ett genombrott för problemet med 

att kunna skapa öppna, arkivbeständiga kontorsdokument med hjälp av den 

generella användarmiljöns programverktyg. 

Produkterna Open Office och StarOffice stödjer redan idag XML-baserade 

kontorsdokumentformat. Tester och pilotprojekt med dessa produkter pågår 

både i Sverige och internationellt och resultaten bör följas upp. 

I vilken mån XML-formaten från Open Office och Microsoft Office blir 

kompatibla med varandra är t.ex. en fråga av stort framtida intresse, även ur 

standardiserings-, tillgänglighets- och arkivsynpunkt. 

7.5 e-Post 

E-post bör ur arkivsynpunkt hanteras på ett likvärdigt sätt som papperspost 

och meddelandeformatet, inklusive inbäddad transportinformation, måste 

vara dokumenterat och om möjligt standardiserat. Bilagor, vars format ju 

bestäms av avsändaren, behöver vid behov konverteras till arkivbeständiga 

standarformat. Att bygga upp en säker hantering av e-post är i första hand en 

fråga om att utarbeta och införa praktiskt fungerande rutiner där 

arkiveringsansvaret delegeras till den enskilde tjänstemannen. 

E-post är till sin karaktär ett ad hoc-betonat, ostrukturerat 

kommunikationsmedel. E-Post är mycket praktiskt i många sammanhang, 

särskilt för gallringsbara meddelanden av ringa betydelse, men för rutinartad 

ärendehantering är e-post mindre lämpat. Där bör kommunikationen så långt 

som möjligt styras över till mer strukturerade och automatiserade 

kommunikationsrutiner, t.ex. webbfunktioner för självbetjäning. Den 

enskilde har dock, från sommaren 2003, laglig rätt att kommunicera med 

myndigheter via e-post (ändring i förvaltningslagen), så det måste alltid 

finnas rutiner för att ta hand om och arkivera ärenderelaterad e-post på ett 

korrekt sätt. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 37 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

7.6 Sökverktyg och sökmöjligheter 

En av de stora fördelarna med elektronisk arkivering är de möjligheter till 

flexibel informationssökning som tekniken möjliggör. Med en väl 

genomtänkt, sökbar metadatastruktur öppnas möjligheter som är otänkbara i 

ett pappersarkiv. Samma dokument kan också utan problem ingå i olika 

sammanhang och samma information kan presenteras i olika vyer. Om man 

dessutom öppnar upp för fritextsökning i arkivets hela textmassa så ges 

ytterligare oanade möjligheter till sökning och sammanställning. 

Det finns dock skäl att i förväg överväga vad dessa utökade sökmöjligheter 

kan innebära i fråga om att skapa potentiella handlingar med rutinartade 

metoder, så att man inte omedvetet möjliggör sammanställningar som av 

någon anledning inte är avsedda eller önskvärda. 

7.7 Bakgrundssystem 

Med bakgrundssystem menar vi här sådana system som myndigheten 

använder internt för sin ärendehantering och där myndigheten respektive 

myndighetens tjänstemän själva har full kontroll över de transaktioner som 

matas in och hanteras i systemen (till skillnad från de publika 

webbgränssnitten). 

7.8 Systemarvet 

Vid införandet av 24-timmarsmyndighetens funktioner för e-förvaltning blir 

det ofta aktuellt att integrerera befintliga bakgrundssystem, där indata 

traditionellt dokumenterats genom inkommande pappershandlingar, med nya 

förgrundssystem, såsom självbetjäningsfunktioner på myndighetens 

webbplats. Detta medför ofta att nya krav måste ställas på att utveckla eller 

integrera elektroniska arkiveringsfunktioner. 

7.9 Skräddarsydda ärendehanteringssystem 

Befintliga, skräddarsydda ärendesystem är vanligt förekommande och oftast 

byggda för att ge stöd åt den traditionella handläggningsprocessen där 

ärendena initieras och dokumenteras genom pappershandlingar som 

arkiveras på vanligt sätt. IT-systemen bygger därför ofta på databasteknik 

som, genom att erbjuda ständigt uppdaterade ärendedata, ger handläggarna 

ett bra stöd i själva den aktiva handläggningsrutinen, medan spårbarhets- och 

arkivfunktionerna ibland saknas eller är ofullständiga; dessa skulle ju 

tillgodoses av de pappersbaserade ärendeakterna. Om pappersdokumenten nu 

ersätts av webbtransaktioner så saknas därmed en avgörande länk i 

ärendedokumentationen, som måste ersättas med en elektronisk 

arkivfunktion. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 38 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

7.10 Traditionella diarie/ärendehanteringssystem 

Många myndigheter har i praktiken mer än ett diarie- och 

ärendehanteringssystem. Kärnverksamheten stöds av specialutformade 

ärendesystem medan mer udda ärenden och administrativa 

förvaltningsärenden registreras och hanteras med standardprodukter för 

diarie- och ärendehantering. Äldre standardsystem för diarie- och 

ärendehantering är helt orienterade mot att ge administrativt stöd för 

pappersarkivering och kan vara svåra att anpassa för elektronisk arkivering. 

Många av de moderna systemen på marknaden är däremot utvecklade med 

sikte på att hantera både papper och elektroniska handlingar. 

Ett viktigt demokratiskt krav på 24-timmarsmyndigheten är att diariet skall 

kunna läggas ut på Internet och på sikt skall även arkivet kunna göras 

tillgängligt på Internet, givetvis med de begränsningar som gäller för 

personuppgifter och sekretessbelagd information. I praktiken innebär detta 

att diarie- och ärendesystemen behöver integreras med verksamhetens system 

för elektronisk dokumenthantering. 

Ett annat krav är att metadata i diariets registerinformation kan anpassas till 

den fastlagda arkivstrukturen så att arkiv-metadata direkt kan exporteras från 

diariesystemet vid arkivleverans i ett öppet, XML-baserat format, som kan 

förväntas bli fastställt av Riksarkivet (benämnt e-Akt). 

7.11 Dokumenthanteringssystem 

I Statskontorets ramavtal Informationsförsörjning 2002 ingår produkter och 

tjänster för elektronisk dokumenthantering som en viktig del. Enligt den 

funktionella referensmodellen nedan, som bland annat användes i denna 

upphandling, så bör dokumenthantering och elektronisk arkivering ingå som 

integererade funktioner i en processorienterad helhetssyn på verksamhetens 

IT-stöd. (De skuggade funktionsblocken ingick i upphandlingen medan de 

ofyllda blocken e-post, Office och övriga befintliga system skall illustrera det 

befintliga IT-stödet som skall integreras med tillkommande funktioner). 

STATSKONTORET 


M 


e-id 

SHS 

Indata: 

e-blanketter 

scanning/ 

tolkning 

Dnr 2003/67 39 

2003-05-21 

Ärendehantering/workflow 

sökmotorer 

dokumenthantering 

e-arkivering 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Dokumenthantering/arkivering 

i referensmodellen 

organisationsportal 

diarieföring e-post Office Övriga befintliga system 

XML / metadata 

Utdata: 

Presentation/ 

export 

e-id 

SHS 

Av funktionsmodellen framgår också att elektronisk dokumenthantering och 

e-arkivering (ofta benämnt Records Management på engelska) bör betraktas 

som två olika funktionsnivåer med delvis olika kravbild (som ibland men 

inte alltid kan tillgodoses av samma programprodukt): 

Distinktionen handlar om att e-arkivet skall innehålla inkommande eller 

upprättade handlingar i slutgiltigt och fixerat skick, medan 

dokumenthanteringssystemets fokus främst är att vara ett stödsystem för att 

administrera lagring, rättigheter och versioner under dokumentens aktiva 

livscykel. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 40 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

8 Framtidens elektroniska arkiv – prioriterade 

insatsområden 

När förstudien inleddes hade projektgruppen en intuitiv uppfattning om att 

själva problembeskrivningen skulle vara ganska tydlig och att det som 

myndigheterna mest skulle efterfråga var tekniska råd och rekommendationer 

om strukturstandarder, logiska dokumentformat och liknande. Så är också 

fallet hos föregångare som t.ex. RFV, som under ett par års tid har bedrivit 

ett aktivt utvecklingsprojekt för e-arkivering. Efter den inledande 

workshopen framstod det dock klart att vid många myndigheter är 

problemkomplexet mer omfattande. Där handlar det om att förtydliga 

kravbilden och den interna ansvarsfördelningen och att kartlägga hur nya 

elektroniska rutiner påverkar verksamhetsprocessernas utformning innan det 

är dags att mer i detalj gå in på arkivstruktur, IT-stödets utformning och 

lämpliga arkivformat. 

8.1 Process- och systemutformning 

Ledningen har ansvaret för att säkerställa att arkivrutinerna fungerar men på 

sina håll syns tendenser till att det praktiska genomförandet riskerar att falla 

mellan stolarna. 

Verksamhets- och IT-ansvariga prioriterar gärna det kortsiktiga målet att 

komma igång med nya e-tjänster och utgår ifrån det befintliga IT-stödet, 

vilket är konstruerat enligt en förutsättning som inte längre gäller, nämligen 

att dokumentationen också finns i ett pappersarkiv. 

De arkivansvariga blir inte inkopplade i tid och de har kanske inte heller 

alltid den verksamhets- eller IT-kunskap som behövs för att konstruktivt 

kunna bidra. Arkivfrågan betraktas ibland som något som man kan skjuta på 

framtiden och ta itu med senare. 

Detta är dock en felaktig syn; elektroniska handlingar som går förlorade kan 

inte återskapas. De måste därför tas om hand på ett korrekt sätt redan från 

början, till skillnad från pappersdokument, som i de flesta fall kan tas om 

hand även i ett senare skede. 

För att en myndighet skall kunna bygga upp hållbara arkivrutiner för sina 

elektroniska allmänna handlingar så förutsätter detta att ledningen 

säkerställer ett aktivt samarbete mellan tre ansvarsområden: 

1. Ansvariga för berörda verksamhetsprocesser 

2. Ansvariga för registratur och myndighetsarkiv 

3. Ansvariga för IT-strategi och -utveckling. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 41 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

• Verksamheten skall kartlägga processer och vilka handlingsslag som 

inkommer eller upprättas, 

• Registratur- och arkivfunktionerna skall upprätta gemensamma diarie- 

och arkivplaner samt metadatastrukturer och anpassa rutinerna för 

e-arkivering och 

• IT-sidan skall anpassa eller anskaffa lämpliga tekniska lösningar, 

fastställa tillåtna lagringsformat och administrera systemet. 

8.2 God offentlighetsstruktur 

I 15kap. 9 § 1 st. sekretesslagen föreskrivs att en myndighet ska ordna sin ITanvändning 

med beaktande av offentlighetsprincipen. Myndigheten ska 

enligt bestämmelsen särskilt beakta att: 

1. att allmänna handlingar bör hållas åtskilda från andra handlingar, 

2. att skyddet av sekretessbelagda uppgifter i upptagningar som är allmänna 

handlingar bör vara sådant att insynen enligt tryckfrihetsförordningen 

inte försvåras, 

3. att uppgifter i upptagningar som är allmänna handlingar inte bör 

innehålla förkortningar, koder och liknande som kan försvåra för den 

enskilde att ta del av handlingen, 

4. att det bör framgå när uppgifter tillförts en upptagning som är allmän 

handling och, om de ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta skett. 

Detta kallas för en god offentlighetsstruktur. 

I det lagförslag som framförs av Offentlighets- och sekretesskommittén i 

betänkandet ”Ordning och reda bland allmänna handlingar” utvecklas 

bestämmelsen om god offentlighetsstruktur på följande sätt: 

I delbetänkandet "Ordning och reda bland allmänna handlingar" 

uttrycks det att myndigheterna särskilt har att beakta att: 

1. Allmänna handlingar skall kunna skiljas från andra handlingar 

2. Medborgarnas rätt till insyn skall säkerställas samtidigt som ett 

fungerande sekretesskydd skall uppnås 

3. Allmänna handlingar skall kunna lämnas ut skyndsamt 

4. Allmänna handlingar skall kunna presenteras med det innehåll de hade 

när de kom in till eller upprättades vid myndigheten och det skall framgå 

om och när uppgifter har ändrats eller tillförts 

5. Handlingar som tillförs vid handläggning skall knytas till övriga 

handlingar i ärendet 

6. Allmänna handlingar skall kunna presenteras samlat så att de återger 

handläggningens gång 

7. Det skall framgå när allmänna handlingar skall gallras eller upphöra att 

förvaras hos myndigheten 

8. Allmänna handlingar skall inte innehålla onödiga förkortningar etc. som 

kan försvåra insynen. 

För att uppnå dessa mål behöver bland annat följande områden beaktas: 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 42 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

8.3 Registrering och arkivstrukturering 

Enligt offentlighets- och sekretessutredningens förslag skall alla regler om 

registrering och förteckning av allmänna handlingar samlas på ett ställe. 

Varje myndighet skall då dokumentera sitt arkiv på tre nivåer: 

1. registrera allmänna handlingar (i diarium eller annat register) 

2. föra ett register över de handlingsslag som finns i verksamheten (som 

ersätter arkivförteckningen), 

3. ta fram en handlingsbeskrivning (som ersätter arkivbeskrivningen resp. 

beskrivningen av ADB-register enligt dagens regler). 

Det föreslagna regelverket är teknikneutralt men det blir ett särskilt viktigt 

instrument för att skapa en överblick över vad det elektroniska arkivet skall 

innehålla, samband och sammanhang i strukturen och riktlinjer för hur 

arkivet skall utformas och förvaltas. 

8.4 XML och metadata 

Metadata betyder data om data och kan i vissa sammanhang även benämnas 

index eller sökattribut. Metadata förekommer på olika hierarkiska nivåer och 

de skall underlätta att navigera rätt i arkivstrukturen, att återsöka 

handlingsslag, specifika ärendeakter samt enskilda handlingar och deras 

innehåll. 

Att märka information med verksamhetsanpassade och korrekta metadata är 

avgörande för den framtida sökbarheten. Metadatasättningen bör planeras 

noggrant, den bör om möjligt automatiseras och den bör styras av fasta 

instruktioner och rutiner. Om verksamhetsområdet gör det möjligt att 

tillämpa en fast terminologi så är kontrollerade metadatavokabulärer oftast 

att föredra framför fritt valda sökbegrepp som ofta blir godtyckliga och 

personberoende. 

Arkivstrukturer och metadata för akter och handlingar anges med fördel med 

hjälp av XML-baserade standarder och metadatastrukturer. 

Arkivstrukturen kan t.ex. följa ISAD(G) och vara XML-kodad enligt EAD. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 43 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

De enskilda handlingarna kan metadatasättas enligt ett XML-schema för 

Dublin Core -modellen och när det är möjligt bör även själva 

dokumentinnehållet vara XML-strukturerat (eller lagrat i annat fastställt 

standardformat). 

XML-användning på olika nivåer: 

För struktur och metadata, 

för att beskriva sammanhang och innehåll 

Arkivstruktur XML 

Metadata 

XML 

STATSKONTORET 


Innehåll 

XML

M 


Dnr 2003/67 44 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

8.5 Standarder 

Som tidigare nämnts finns ett flertal arkiveringsstandarder med olika 

abstraktionsnivå och komplexitet. Nedan nämns några som vi har identifierat 

som aktuella för att kunna bli rekommenderade. 

SS-ISO 15489-1 som en rådgivande standard för goda 

dokumenthanteringsrutiner när det gäller övergripande policy- och 

organisationsfrågor. 

XML-baserade standarder är en tämligen säker inriktning på kommande 

rekommendationer, men på detaljnivå återstår här mycket att lägga fast. 

När det gäller standarder för arkivorganisation och -struktur så förefaller 

OAIS, ISAD(G) och EAD vara aktuella kandidater för närmare diskussion. 

Som generell metadatastruktur förefaller Dublin Core vara en väl etablerad 

de facto-standard och för dokumentinnehåll borde PDF och TIFF vara starka 

alternativ, i de fall där XML inte är möjligt att använda 

Observera dock att för att bli bindande normer förutsätts att de tas med i 

Riksarkivets nya arkivföreskrifter som f.n. är under utveckling. 

8.6 Öppna dokumentformat 

XML-baserade textdokument betraktas sedan flera år som den kommande 

framtidssäkra lösningen, men utvecklingen har bromsats genom bristen på 

användarvänliga programvaror och bristen på intresse eller förmåga hos de 

ledande leverantörerna av standardprogramvaror att ersätta sina slutna, 

binära filformat med öppna XML-format. Nu förefaller det finnas utsikter till 

ett genombrott, bland annat genom det ökande marknadsintresset för 

OpenOffice och genom att Microsoft har annonserat att en ny Officeversion 

som stöder XML kommer till hösten 2003. Dock behöver mer erfarenheter 

samlas in och fler systemtester genomföras innan det kan stå klart att 

flexibiliteten och öppenheten i dessa nya format är tillräcklig för att de skall 

uppfylla framtida arkivkrav. 

8.7 Migrering och konvertering 

Migrering och konvertering kommer med säkerhet att bli aktuellt efter några 

års systemdrift. Så länge systemen används och underhålls så är det en 

normal aktivitet i den löpande driftsförvaltningen som bör kunna genomföras 

utan större problem ur arkivsynpunkt. När systemet tas ur drift och arkivdata 

skall avställas och hållas fortsatt åtkomliga utan tillgång till 

originalprogrammen ställs däremot större krav på noggrann planering och 

långsiktigt hållbara format och konverteringsrutiner. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 45 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

8.8 Gallring 

Huvudregeln är att allmänna handlingar skall bevaras och att gallring får ske 

endast i enlighet med gallringsföreskrift i lag eller förordning, föreskrift eller 

beslut av Riksarkivet. För kommunala myndigheter kan beslut om gallring 

fattas av kommun- eller landstingsfullmäktige. 

För att verkligen kunna genomföra gallring av elektroniska arkiv i praktiken 

är det viktigt att beslutade gallringsfrister redan från början registreras som 

metadata för berörda handlingar och att systemen är förberedda för att på ett 

effektivt sätt kunna hantera framtida gallring och reorganisation av det 

återstående innehållet. 

Observera också att konvertering mellan olika format eller media ofta 

innebär förlust av autenticitet eller sök- och sammanställningsmöjligheter 

och således innebär en gallring som kräver tillstånd. Detta är t.ex. också 

fallet vid utskrift på papper med åtföljande radering av det elektroniska 

originalet, vilket i dag är en inte ovanlig rutin för hantering av e-post. 

8.9 e-Arkivsystem (Records Management Systems) 

Som tidigare nämnt så har branschen på senare år uppmärksammat att kraven 

på elektronisk dokumenthantering av aktiva dokument och på säker, 

långsiktig arkivering av slutgiltiga dokument är olika och därför i många fall 

bäst tillgodoses med hjälp av olika programprodukter. Några av de 

utmärkande skillnaderna framgår av följande jämförelsetabell, översatt från 

den av EU/IDA/DLM framtagna rapporten MoReq (Model Requirements for 

Records Management). 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 46 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Document vs.Records Management 

(Källa: MoReq, www.cornwell.co.uk/moreq) 

EDMS: ERMS: 

Tillåter att dokument ändras och 

kan finnas i flera olika versioner 

Kan tillåta att dokument tas bort 

av ägaren 

Kan ha viss 

bevarandetidskontroll 

Kan ha användarstyrd 

dokumentlagringsstruktur 

Primärt avsett för löpande 

dokumenthantering 

Hindrar att dokument ändras 

Hindrar att dokument tas bort 

(utom i strikt kontrollerad form) 

Måste ha strikt 

bevarandetidskontroll 

Måste ha strikt, 

administratörsstyrd 

dokumentlagringsstruktur 

Primärt avsett för säker 

dokumentarkivering 

Det finns många standardprodukter för elektronisk arkivering på marknaden 

och de vidareutvecklas och förbättras kontinuerligt. Ett flertal programvaror 

med arkivfunktioner kan t.ex. avropas från Statskontorets ramavtal för 

Informationsförsörjning, såväl specialprodukter som systemlösningar som 

integrerar arkivet med funktioner för t.ex. ärende- och dokumenthantering 

eller innehållshantering för webbtillämpningar. 

Att välja en standardprodukt bör alltid övervägas vid valet av framtida earkivsystem, 

då dessa ofta ger högre kvalitet och bättre funktion till lägre 

kostnad framför alternativet att låta skräddarsy en egen lösning. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 47 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

9 Förslag till fortsatta aktiviteter 

Användningen av IT innebär inte bara att nya tekniska möjligheter skapas 

utan också att helt nya arbetsformer växer fram. Det är mycket lättare att dela 

upp, slå ihop, rätta, skicka ut handlingar. Det talas mer och mer om att ett 

ärende kan initieras med några enkla fakta och att uppgifter sedan samlas in 

automatiskt myndigheter emellan. Samtidigt måste myndigheternas 

verksamhet dokumenteras på ett sätt som uppfyller högt ställda krav på 

kvalitet och säkerhet, vilket förutsätter att systemet möjliggör uppföljning 

och spårbarhet på både kort och lång sikt. 

Frågorna om arkiv och arkivering är en del av de grundlagsstyrda frågorna 

om öppenhet och offentlighet. Utvecklingen av regelverk och metoder för 

elektronisk arkivering måste gå i takt med samhällets utveckling mot ett ITsamhälle 

i övrigt, annars kommer IT-utvecklingen att få negativa 

konsekvenser i fråga om spårbarhet, öppenhet och offentlighet. 

Nedan listas ett antal aktiviteter, där Statskontoret under de kommande två 

åren skulle kunna bidra för att främja utvecklingen och införandet av 

framtidens elektroniska arkiv: Förslagen kan indelas i tre grupper: 

• Normering, standardisering och vägledning (9.1-9.3), 

• Samverkan, pilotverksamhet och utvärdering (9.4-9.5) samt 

• Omvärldsbevakning och erfarenhetsutbyte (9.6-9.7). 

9.1 Teknisk normering och utveckling av regelverket 

Riksarkivet planerar att ge ut helt omarbetade föreskrifter under 2004, bland 

annat med nya riktlinjer för elektronisk arkivering. 

Om den planerade Nämnden för elektronisk kommunikation förverkligas 

under året så kan det också förväntas att den ger ut sina första föreskrifter om 

elektroniska utbytesformat vid ungefär samma tid. 

Statskontoret bör medverka till att säkerställa att dessa delvis överlappande 

nya föreskrifter blir tydliga, harmonierar med varandra och inriktas mot 

gemensamma, samverkande mål, såväl tekniskt som juridiskt. 

9.2 Standardisering 

Statskontoret bör också bevaka utvecklingen och stödja eller samarbeta med 

de standardiseringsorganisationer som är aktiva på området. 

Statskontoret är f n medlem i SIS Tekniska Kommitté för Dokumentation, 

där arkivstandarder behandlas. Eventuellt kommer också en arbetsgrupp för 

e-blankettformat att inrättas. Även där bör Statskontoret då medverka. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 48 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

9.3 Riktlinjer, vägledningar och seminarier 

Efterfrågan från myndigheterna på tydliga riktlinjer och vägledningar om hur 

de elektroniska arkiven skall organiseras för att uppfylla gällande eller 

kommande regler förefaller vara stor. Av denna förstudie framgår att det 

faktiskt redan finns en omfattande dokumentation av förarbeten och förslag 

om vad som gäller resp. sannolikt kommer att gälla för att uppfylla kraven på 

elektronisk arkivering. Likaså finns ett omfattande internationellt material att 

hämta erfarenheter och inspiration från. 

Insatser bör därför göras för att utarbeta pedagogiska vägledningar med 

tydliga riktlinjer och om hur man kan bedriva arbetet med att lägga upp de 

elektroniska arkivrutinerna. 

Informationsspridningen behöver dessutom få särskild uppmärksamhet för 

att budskapet skall nå ut, t.ex. genom en särskild seminarieserie. 

Detta arbete bör bedrivas gemensamt av Riksarkivet och Statskontoret. 

9.4 Samverkan och pilotprojekt 

Statskontoret bör ta initiativ till att intresserade myndigheter, t.ex. inom 

e-Forums styrgrupp, inleder samverkan kring metoder och rutiner för earkivering 

samt att pilotprojekt kommer till stånd som kan tjäna som goda 

exempel på elektronisk arkivering. Statskontoret bör bidra med rådgivning 

och utvärdering och medverka till att sprida kännedom om resultaten. 

9.5 Teknisk utvärdering 

De tekniska standarder och dokumentformat som övervägs för 

rekommendation eller normering kan behöva utvärderas närmare, i den mån 

deras funktion inte är tillräckligt känd genom tidigare praktisk erfarenhet. 

Detta är i första hand aktuellt avseende de nya öppna formaten för 

kontorsdokument. 

Statskontoret bör medverka i utvärderingen men om möjligt bör det praktiska 

testarbetet utföras i samverkan ned andra institutioner, t.ex. Riksarkivet, 

större myndigheter eller EU/IDA/DLM. 

9.6 Forskning och utveckling 

Forskning och utveckling planeras bl.a. vid den nya forskningsenhet som 

man avser att inrätta i Boden, inom DLM/Cube-projektet och delvis också 

inom EU/IDA-programmet (se kapitel 3 ovan). 

Statskontoret bör om möjligt bidra i projektplaneringen, aktivt följa utvalda 

pågående projekt och medverka till att utvärdera och sprida deras resultat. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 49 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

9.7 Erfarenhetsutbyte vid nätverk och konferenser 

IDA, DLM, AIIM och andra internationella nätverk och organisationer 

genomför workshops och konferenser som Statskontoret bör bevaka för att ta 

del av den internationella utvecklingen på området. 

I Sverige genomför arkivarie- och dokumenthanteringsorganisationer som 

AAS, NLA, FALK och SIMO och vissa kommersiella arrangörer också 

mässor, seminarier och konferenser där Statskontoret bör medverka. 

Statskontorets egna nätverk, t.ex. XML-akademin, bör utnyttjas som 

plattformar för erfarenhetsutbyte. 

Informationen bör sedan spridas vidare via Statskontorets övriga nätverk och 

informationskanaler. 

10 Referenslitteratur 

Arkiv för alla, SOU 2002:78 

Offentlighetsprincipen och den nya tekniken, SOU 2001:3 

Ordning och reda bland allmänna handlingar, SOU 2002:97 

Elektronisk dokumenthantering, RA 2000:1 

Om gallring, RA 1999:1 

Elektroniska urkunder, Stk 2003:13 

Vägledning Informationsförsörjning, Stk 2003:7 

SS-ISO 15489-1 Dokumenthantering (Records Management) 

STATSKONTORET 


M 


11 Workshop om e-arkiv 

Program, Statskontoret 2003-03-18 

Dnr 2003/67 50 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Deltagare: 

1. Claes Gränström Riksarkivet 

2. Per Jansson Riksarkivet 

3. Torbjörn Hörnfeldt Riksarkivet 

4. Britt-Marie Östholm Riksarkivet 

5. Jan-Erik Aho RSV 

6. Maria Inghamn Tullverket 

7. Mats Lindahl Tullverket 

8. Sten Sundström Tullverket 

9. Jan Berggren Tullverket 

10. Lennart Sundin PRV 

11. Margareta Lagerman PRV 

12. Gull-Maj Carlsson Länsstyrelsen M 

13. Toivo Savolainen CSN 

14. Marianne Hellström CSN 

15. MariAnne Svanberg CSN 

16. Karin Wåhlberg RPS 

17. Susanne Ekroth Statskontoret 

18. Gustaf Johnssén Statskontoret 

19. Göran Ribbegård Statskontoret 

20. Karl Wessbrandt Statskontoret 

AGENDA 

13.00 - 13.10 Statskontoret hälsar välkomna och presenterar bakgrund 

inkl. avgränsningar till förstudieuppdraget om e-arkiv. 

13.10 – 13.20 Workshopdeltagarna presenterar sig kort. 

13.20 – 14.00 Riksarkivet presenterar status och utvecklingsplaner för 

hantering av elektroniska handlingar i Sverige. 

14.00 – 14.20 Statskontoret presenterar frågor om e-arkiv i relation till en 

elektronisk nätverksförvaltning/24-timmarsmyndighet och 

• Ramavtalen för elektronisk identifiering 

• En kommande upphandling av infratjänster 

• Ramavtalen om produkter för informationsförsörjning 

• En kommande nämndmyndighet för elektronisk kommunikation. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 51 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

14.20 – 15.20 Deltagande eForum-myndigheter presenterar sina aktuella 

aktiviteter och frågeställningar kring e-arkivering. 

• RSV 

• Tullverket 

• PRV 

• Länsstyrelsen M 

• CSN 

• RPS 

15.20 – 16.00 Kopplingar mellan aktuella frågor och pågående 

nationellt / internationellt arbete (forskning, utveckling, 

standardisering etc.) belyses. 

De planer och frågeställningar som framkommer diskuteras och 

sammanställs till en ”problembild” med prioriterade områden. 

16.00 – 16.30 Ett utkast till fortsatt arbetsplan skisseras. 

STATSKONTORET 


M 


Dnr 2003/67 52 

2003-05-21 

12 Om myndigheternas arkivvård 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Riksarkivet har bidragit med följande avsnitt som ett förtydligande av det 

gällande regelverket. 

12.1 Om arkivlagen och arkivförordningen 

De grundläggande bestämmelser om myndigheternas arkivvård finns i 

arkivlagen (1990:782). I lagens portalparagraf sägs att arkivet bildas av de 

allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet, och att arkiven skall 

hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna 

handlingar, samt behovet av information för rättskipning, förvaltning och 

forskning. Därtill utgör myndigheternas arkiv en del av det nationella 

kulturarvet. 

I lagen finns bestämmelser om myndigheternas arkivvård, och om arkivmyndigheterna 

och deras uppgifter. I arkivförordningen (1991:446) finns 

bestämmelser som rör Riksarkivets normgivningsrätt samt vissa arkiv-regler 

som kompletterar arkivlagen. En del av bestämmelserna gäller för alla 

myndigheter, även kommuner och landsting. 

Arkivlagen är liksom den föreslagna lagen om hantering av allmänna 

handlingar teknikneutral. Den enda bestämmelse i arkivlagen som specifikt 

rör ADB-upptagningar utgör ett undantag för upptagningar som är 

tillgängliga hos flera myndigheter. 

12.2 Arkivreglerna är både teknikneutrala och 

mediespecifika 

Tre nivåer. Då förutsättningarna för ett bevarande av handlingar varierar 

beroende på vilket medium som har valts vid framställning av handlingarna 

har Riksarkivets regelverk indelats i tre nivåer, en allmän och 

medieoberoende (dvs. teknikneutral), en mediespecifik, och en teknisk. Det 

innebär att regler som skall tillämpas på t.ex. ADB-upptagningar 

(elektroniska dokument och databaser) finns på samtliga nivåer i regelverket. 

Teknikneutral nivå. Av reglerna om framställning (RA-FS 1991:1, ändr 

1997:4) framgår att myndigheten skall välja medium (teknik) och databärare 

med beaktande av att handlingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras 

och vårdas på ett tillfredställande sätt. Av bestämmelserna framgår även att 

myndighetens handlingar skall kunna läsas och överföras till nya databärare 

under hela bevarandetiden. Det är således inte tillräckligt att handlingarna 

kan läsas i det skick som de har när de upprättas. Läsbarheten hos en 

pappershandling måste vara så god att det vid behov går att göra en kopia av 

handlingen. När det gäller ADB-upptagningar innebär ett bevarande att 

handlingarna skall kunna presenteras upprepat över tiden med det innehåll de 

STATSKONTORET 


M 


hade när de färdigställdes. 

Dnr 2003/67 53 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

Det framgår även att överföring till annat medium kan innebära gallring. 

Som gallring räknas, i enlighet med Riksarkivets regler, förstöring av allmänna 

handlingar och sådan överföring som medför förlust av information 

(= betydelsebärande data), sökmöjligheter, sammanställningsmöjligheter 

eller möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Det innebär t.ex. att 

utskrift av e-post på papper och avlägsnande av en e-underskrift från ett 

elektroniskt dokument räknas som gallring. Riksarkivet har dock möjlighet 

att utfärda gallringsföreskrifter som medger sådana åtgärder. För e-post finns 

redan tillämpbara gallringsföreskrifter (RA-FS 1991:6, ändr. 1997:6). 

Mediespecifik nivå. På den mediespecifika nivån finns idag två författningar 

som specifikt avser ADB-upptagningar. I RA-FS 1994:2 (ändr. 2003:2) 

behandlas skanning och annan överföring, utveckling och drift, ADBsäkerhet 

och dokumentation, samt krav på att de dokument och sammanställningar 

ur databaser som myndigheten har kunnat göras i sin verksam-het, 

skall kunna upprepas över tiden. I RA-FS 1994:7 (ändr 2003:3) behandlas 

rutiner kring överlämnande, provleveranser m.m. 

Teknisk nivå. På den tekniska nivån finns bestämmelser om vilka tekniska 

krav eller standarder som skall tillämpas vid överlämnandet (RA-FS 2003:1, 

har ersatt en bilaga till RA-FS 1994:7). Att standarderna bör tillämpas redan 

från det att handlingarna framställs framgår av allmänna råd i RA-FS 1994:2. 

12.3 Om gallring 

I enlighet med bestämmelserna i arkivlagen får en myndighet gallra allmänna 

handlingar endast om det finns särskilda gallringsföreskrifter. Sådana 

bestämmelser kan finnas i lag (t.ex. registerlag), förordning eller i 

Riksarkivets föreskrifter. 

För statliga myndigheter utfärdar Riksarkivet generella gallringsföreskrifter 

(RA-FS) som ofta gäller ett visst slag av handlingar t.ex. räkenskaper eller 

personalhandlingar, samt myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) om 

handlingar som förekommer hos en viss myndighet eller grupp av 

myndigheter. Kommuner och landsting får själva föreskriva om gallring. 

Riksarkivet utfärdar dock allmänna råd om handlingar som är vanligt 

förekommande hos kommunerna. 

När det gäller personuppgifter finns i flera fall särskilda registerförfatt-ningar 

som reglerar gallring. I en del registerförfattningar delegras rätten att utfärda 

bevarandeföreskrifter till Riksarkivet. I övriga fall beslutar Riksarkivet om 

gallring. Datainspektionen kan inte längre besluta om gallring. 

STATSKONTORET 


M 


PM 54 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04 

12.4 Från vilken tidpunkt gäller arkivreglerna 

Som tidigare nämnts bildas myndigheternas arkiv av de allmänna handlingarna. 

Tidpunkten för när de allmänna handlingar bildar arkiv framgår av 

en bestämmelse i 3 § arkivförordningen. Som exempel nämns att 

handlingarna i ett ärende skall arkiveras när ärendet har slutbehandlats. När 

det gäller fortlöpande förda register (t.ex. databaser) skall varje anteckning 

anses arkiverad i och med att den har gjorts. Arkivet bildas således under 

den pågående handläggningen eller i nära anslutning till 

handläggningsprocessen. Det innebär att bestämmelserna om myndigheternas 

arkivvård skall tillämpas på de allmänna handlingarna från och 

med ett tidigt skede i hanteringen. Om handlingarna har avställts, överförts 

till en arkivlokal eller överlämnats till en arkivmyndighet saknar således 

betydelse. 

I två fall har man valt att föra in bestämmelser i arkivlagen som riktar sig 

mot handlingar som ännu inte har blivit allmänna (5 §). Det gäller 

registrering och framställning av handlingar. I 5 § 2 sägs att myndigheterna 

vid framställning av handlingar skall använda materiel och metoder som är 

lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Med begreppet 

arkivbeständighet avses såväl fysisk som logisk beständighet. 

I arkivlagspropositionen (prop. 1989/90 sid 39 och 72) framhålls att det inte 

räcker med att ställa upp regler för hanteringen från det att handlingarna har 

arkivlagts, utan att vissa åtgärder bör vidtas redan på ett tidigare stadium. 

Exempelvis måste man framställa handlingar som skall bevaras, på ett 

sådant sätt att de kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas under den 

tid som de skall bevaras. Bevarandekraven gäller oberoende av vilka 

materiel och metoder som används för att framställa och presentera 

handlingarna, dvs. även vid lagring av dokumenten på elektroniska medier. 

Riksarkivets föreskriftsrätt när det gäller materiel och metoder avser inte 

bara statliga myndigheter utan även kommuner och landsting. Med hänsyn 

till den kommunala självbestämmanderätten har Riksarkivet avstått från att 

föreskriva för kommunerna. I praktiken har Riksarkivets föreskrifter ändå 

fått ett stort genomslag på den kommunala sidan, då många kommuner 

hänvisar till Riksarkivets tekniska regler i sina arkivreglementen. 

Riksarkivet har inte heller ansett det lämpligt att detaljreglera formatvalen 

för ADB-upptagningar i drift. En sådan reglering skulle ha verkat 

hämmande på utvecklingen och skulle ha omöjliggjort IT-användning inom 

många verksamhetsområden. Kraven delas därför upp i tre steg: Utveckling 

och drift, långtidslagring hos myndigheten och överlämnande till 

arkivmyndigheten, där kravens detaljeringsgrad ökar efter hand. 

STATSKONTORET 


M 


STATSKONTORET 


PM 55 

2003-05-21 

ÄNDRAD 2003-06-04

Förstudierapport om framtidens elektroniska arkiv - Statskontoret

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?