Manual del 1 - Opic

Visma Commerce AB
+46 13 47 47 500 • info.opic@visma.com • www.opic.com
Uppdaterad 2012-05-03. Version 2.0.

1. Visma TendSign Upphandling ................................................................................................. 2
2. Inloggning till Visma TendSign ............................................................................................... 3
3. Allmänt om navigeringen i Visma TendSign ......................................................................... 4
3.1. Menyval: Min startsida .......................................................................................................... 5
3.2. Menyval: Upphandlingar....................................................................................................... 6
3.3. Undermeny: Upphandlingar ................................................................................................. 7
3.4. Menyval: Aktiviteter .............................................................................................................. 8
3.5. Menyval Leverantörer ........................................................................................................... 9
3.6. Menyval: Avtal ...................................................................................................................... 9
3.7. Menyval: Annonser ............................................................................................................. 10
3.8. Menyval: Profil .................................................................................................................... 11
3.9. Menyval: Hjälp .................................................................................................................... 12
4. Visma TendSign Upphandlingsprocess ................................................................................13
4.1. Allmänt om upphandlingsprocessen .................................................................................. 13
5. Skapa enstegsupphandling ....................................................................................................14
5.1. Så hittar du funktionen........................................................................................................ 14
6. Processteg Planera .................................................................................................................15
6.1. Lägg upp upphandling ........................................................................................................ 15
6.2. Skapa grupper .................................................................................................................... 16
6.3. Lokala grupper .................................................................................................................... 17
6.4. Upphandlingstyp ................................................................................................................. 21
6.5. Tidsplan .............................................................................................................................. 24
6.6. Aktivitetsplan ...................................................................................................................... 25
6.7. Lägg till aktivitet .................................................................................................................. 26
7. Processteg: Underlag ..............................................................................................................27
7.1. Delar och kriterier ............................................................................................................... 27
7.2. Strukturerat förfrågningsunderlag ....................................................................................... 30
7.3. Viktning ............................................................................................................................... 42
7.4. Hantering av delar i upphandling ........................................................................................ 50
7.5. Simulering av anbud ........................................................................................................... 55
7.6. Bifoga dokument ................................................................................................................. 61
8. Processteg: Annonsera ..........................................................................................................63
8.1. Skapa annons ..................................................................................................................... 63
8.1. Publicera ............................................................................................................................. 68
8.2. Direktinformera ................................................................................................................... 69
9. Frågor och svar ........................................................................................................................70
10. Processteg: Öppna ..................................................................................................................73
10.1. Tid och plats ....................................................................................................................... 73
10.2. Inkomna anbud ................................................................................................................... 74
10.3. Skriv ut anbudsöppningsprotokoll ...................................................................................... 76
11. Processteg: Utvärdera ............................................................................................................77
11.1. Utvärdera anbud ................................................................................................................. 77
11.2. Välj avtalsleverantör ........................................................................................................... 80
11.3. Skapa beslutsunderlag ....................................................................................................... 80
12. Processteg: Avtala ..................................................................................................................82
12.1. Skapa avtal ......................................................................................................................... 82
12.2. Meddela beslut ................................................................................................................... 84
12.3. Avtalsspärr .......................................................................................................................... 86
12.4. Skriva avtal ......................................................................................................................... 86
1

13. Processteg Avsluta .................................................................................................................87
13.1. Efterannonsera ................................................................................................................... 87
13.2. Avtalspublicera ................................................................................................................... 90
13.3. Processen klar .................................................................................................................... 90
14. Signering av anbud .................................................................................................................91
14.1. Använda elektronisk signatur för anbudsgivning ................................................................ 91
Full flexibilitet med elektronisk upphandling.
Du genomför hela upphandlingsprocessen i Visma TendSign. Du skapar ditt förfrågningsunderlag och
din annons och utvärderar sen alla inkomna anbud direkt i systemet. Du avslutar processen med att
skicka ut beslut och gå vidare till avtalshantering.
Verktyget är uppbyggt kring ett antal fristående moduler. Det kan utvecklas och uppgraderas efter dina
behov och kan integreras med flera ledande affärssystem.
Elektronisk upphandling
Visma TendSign är helt webbaserat. Det är anpassat för att hantera elektronisk anbudsgivning; alla
leverantörer kan enkelt hämta och svara på en förfrågan direkt i verktyget.
Enkel överblick
Du navigerar dig enkelt genom hela processen.
Kvalitet och samarbete
Alla upphandlingar följer samma process och blir väldokumenterade och enkelt sökbara. Verktyget
underlättar samarbete genom att du via ett gästkonto kan bjuda in kollegor att delta i en specifik
upphandling.
Få koll på alla avtal
Säkerställ att upphandlade avtal följs av alla i organisationen. I systemet kan du sätta upp påminnelser
som exempelvis talar om när avtal skall förlängas eller löper ut. Systemet mejlar dig med automatik i
god tid innan. Slutligen kan du lägga ut alla dina avtal i en strukturerad och sökbar avtalskatalog som
går utmärkt att publicera på ert intranät så att alla beställare enkelt kan nå rätt avtal.
2

Starta webbläsaren och ange www.tendsign.com i adressfältet.
Skriv in ditt Användarnamn och Lösenord.
Klicka därefter på [Logga in].
3

I Visma TendSign kan du navigera dig till önskad del i systemet genom menystrukturen som finns
längst upp på sidan. De funktioner som just du och din organisation har tillgång till kommer du åt från
denna startsida.
Du kan komma åt de olika funktionerna som finns i Visma TendSign via menystrukturen längst upp på
sidan. Genom att föra muspekaren över respektive rubrik så kommer de möjliga val som finns
därunder att synliggöras genom en meny som fälls ned.
Det finns även tre flikar till vänster innehållande Min startsida, Upphandlingens startsida och
Processen. När Min startsida är markerad är menystrukturen längst upp på sidan enligt ovanstående
bild. Klickar du sedan på Upphandlingens startsida eller Processen kommer menystrukturen längst
upp på sidan att ändras och då blir de funktioner som du har åtkomst till under respektive flik synliga
istället. Mer information kring detta kommer senare i manualen.
4

Detta är din egen startsida som du alltid kommer till när du loggar in i systemet. Den information som
visas är anpassad till dig.
Under Personliga anteckningar kan du skriva interna anteckningar som gäller för alla upphandlingar
eller avtal du arbetar med. Du sparar anteckningarna genom att klicka på knappen Spara
anteckningar.
Nyheter från Visma TendSign visas här på din startsida. När du klickar på nyhetens rubrik öppnas ett
nytt fönster där du kan läsa hela nyhetstexten. När du läst ett nyhetsmeddelande kommer det
försvinna från din startsida och visas inte nästa gång du loggar in. Om inga nyheter finns att visa för
tillfället så döljs hela listan över nyheter. Via menyn Profil och meny-alternativet Nyheter kan du alltid
läsa tidigare publicerade nyheter.
Via menyerna överst på sidan kan du också gå in och arbeta med exempelvis dina Upphandlingar,
Aktiviteter, Leverantörer och Avtal.
Under rubriken Senast använda upphandlingar visas en lista över de upphandlingar som du arbetat
med den närmaste tiden, med den senast använda överst i listan. Klickar du på en upphandlings
namn så kommer du till upphandlingens startsida. Klickar du på Fas/Steg för upphandlingen kommer
du direkt till det steg som du arbetade med senast. Du registrerar en ny upphandling genom att klicka
på knappen Ny upphandling. Då visas första sidan i processen som skapar en ny upphandling.
Överst till vänster på sidan finns en lista över dina viktigaste Aktiviteter, utifrån prioritet och startdatum,
oavsett om det är en upphandling eller ett avtal. För att titta på en aktivitet klickar du på dess namn.
Om du vill markera en aktivitet som klar, kryssa i rutan för aktiviteten. Med automatik sätt då dagens
datum som datumet för när du gjorde klarmarkeringen.
Längst ner till höger på sidan visas en lista över länkar. Dessa kan ha lagts upp av dig men också av
en systemadministratör. På detta sätt kan du snabbt hitta till dina favoritplatser på Internet. Klickar du
på en av dessa länkar öppnas den i ett nytt fönster.
5

Härifrån når du direkt in till de moduler du/din organisation har valt att använda i systemet, såsom
Direktupphandling, Upphandlingsbibliotek, Rättsfallsbibliotek, Pärmen med flera. Du når också alla
upphandlingar från denna meny. Klicka på undermenyn Upphandlingar för att se alla dina
upphandlingsprojekt.
6

Här ligger alla pågående och avslutade upphandlingar. Härifrån kan du bryta ner alla
upphandlingsprojekt och söka på ett flertal olika sätt. Du kan börja med att välja inom vilket
tidsintervall du vill söka på upphandlingsprojekt.
Vidare kan du söka fram upphandlingsprojekt utifrån ansvarig handläggare, vilken fas upphandlingen
befinner sig inom, fritextsökning med mera.
Den statistik du vill få ut kan du sen välja att skriva ut i Excel-format eller PDF-format.
7

Här kan du söka på alla aktiviteter som sker i systemet. Du kan söka inom specifika tidsintervall, typ
av upphandling, avtal, handläggare, fas med mera.
Alla uppgifter du väljer att strukturera kan du sedan spara som en Excel-fil.
Om du vill se de förändringar som görs och de händelser som skapas, kan du se detta via Journal.
8

Via den här vyn kan du söka upp alla leverantörer som du är ansvarig för i er organisations
leverantörsregister, eller alla de leverantörer som din organisation har avtal med.
Via avtalsmenyn kan du söka efter organisationens alla avtal på ett antal olika sätt. Du kan välja att se
alla organisationens avtal, specifik upphandlares avtal, avtal under specificerat tidsintervall, leverantör,
publik avtalskatalog, avtalsområde mm. Utifrån de urval du gör kan du sedan välja att skapa rapporter
i Excel-format, eller PDF-format.
9

Via menyvalet Annonser kan du se dina upphandlingar och de annonser som du och övriga inom din
organisation har publicerat.
10

Under Profil kan du via valen Min profil och Mina inställningar styra utseendet på ditt eget konto utifrån
tillgång till moduler med mera. Om du exempelvis vill ha automatiska påminnelser från systemet, välja
hur sidorna ska se ut, ändra lösenord, så redigerar du allt det härifrån. Du kan också tillåta att
supportpersonal ser ditt konto för att lättare kunna hjälpa dig. All supportåtkomst är förbundet med ett
sekretessåtagande för vår personal och loggas.
11

Via fliken Profil kan du även se Journalanteckningar. Där loggas de händelser som sker i
upphandlingen.
Från denna vy så kan du nå vår support direkt on-line. Här kan du också läsa vanliga frågor och svar
och se symbolförklaringar med mera.
12
Kommentar [ÅC1]: Här borde vi ange
inom vilka tider användaren kan förvänta
sig att få svar. Förklara bättre ”tillåt
supportpersonal att se ditt konto”. Hur är
status vad gäller den diskussionen?

En ny upphandling skapas genom att ta sig igenom ett antal steg i upphandlingsprocessen. Du måste
ta dig igenom dessa steg i den ordning som de kommer i processen för att komma vidare. Det går inte
att hoppa över några steg, du är styrd att följa denna process varje gång en upphandling genomförs.
De övergripande stegen du tar dig igenom är:
Planera
I detta steg gör du de grundläggande valen för upphandlingen. Du döper upphandlingen och lägger
upp de grupper och eventuella behörigheter som du vill att de deltagande personerna i denna
upphandling skall ha. Val av upphandlingstyp görs också i detta steg och du kommer således att
styras rätt i den process som du kommer att genomföra upphandlingen i. Efter de val som görs här så
kommer det att skapas en tids och aktivitetsplan för den aktuella upphandlingen.
Underlag
Här skapas de dokument som du kommer att synliggöra för de leverantörer som visar intresse för den
aktuella upphandlingen. Du bygger ditt elektroniska förfrågningsunderlag och väljer den
utvärderingsmodell som är aktuell för upphandlingen.
Annonsera
När all grundläggande fakta i upphandlingen är klar är det dags för annonseringsfasen. Du gör genom
ett par enkla knapptryckningar annonsen publik via Visma Opics databas.
Öppna
När anbudstiden är till ända är det dags för att öppna de anbud som inkommit via systemet.
Utvärdera
Utvärderingen sker efter de kriterier som du på förhand har bestämt och det bästa anbudet kommer
att tydliggöras för er.
Avtala
I denna fas kommer du att teckna avtal med den/de leverantörer som blir valda. Att teckna avtal är
beskrivet på sidan XX i manualen.
Avsluta
Processen avslutas med att avtal tecknas och att det även publiceras i avtalskatalogen.
Upphandlingsprojektet kan ses som avslutat!
13

För markören över menyn Upphandlingar och välj Ny upphandling, alternativt klicka på den blå
knappen [Ny upphandling].
.
14

Du kommer nu in i upphandlingsprocessen. Första fliken i processen heter Planera och steget Lägg
upp upphandling.
I detta steg ger du upphandlingen ett namn, anger referensnummer, exempelvis diarienummer och
anger en beskrivningen av projektet. Dessa uppgifter är redigerbara fram tills dess att du annonserar
upphandlingen.
Du kan på det här steget också välja vilket avtalsområde som det kommande avtalet ska hamna i.
Detta kan annars väljas vid steget Skapa avtal.
Om din organisation valt att visa Planerade och Utgångna upphandlingar på till exempel ert intranät
måste du klicka i respektive ruta för att de ska bli synliga.
Klicka på [Nästa steg].
Vid varje tillfälle du klickar på [Nästa steg] i systemet sparas allt du fyllt i på sidan.
15

I detta steg lägger du upp de personer/grupper som du vill delge information kring upphandlingen.
Grupphanteringen sker i form av Lokala grupper (de kan du själv lägga upp) eller Mallgrupper
(generella grupper som gäller för hela organisationen). Här hanteras exempelvis referensgrupper,
arbetsgrupper etc. Du väljer själv vilken/vilka grupper som skall ha tillgång till informationen och du
sätter också de behörigheter som deltagarna ska ha, exempelvis läs- eller skrivrättigheter.
För att lägga till en ny grupp klickar du på [Lägg till grupp] under lokala grupper. Den grupp du
skapar under lokala grupper gäller endast för den aktuella upphandlingen.
Mallgrupper och medlemmar i grupperna läggs upp via systemets administratörsvy. Vanligtvis skapas
till exempel en mallgrupp med övriga medlemmar inom en upphandlingsavdelning. Alla medlemmar i
gruppen kommer då automatiskt ha behörighet, varje gång en upphandling eller ett avtal skapas.
Det är även möjligt att koppla in andra fördefinierade grupper genom att välja [Koppla in mallgrupp].
16

Så här gör du för att lägga upp en lokal grupp och lägga till medlemmar i gruppen:
1. Ange ett namn på gruppen.
2. Ange, om du vill, en beskrivning av gruppen.
3. Välj vilken typ av grupp du vill klassificera den som.
4. Tilldela gruppen rättigheter. De rättigheter som är möjliga att ange är Inga rättigheter,
Tidsbegränsade läs- och skrivrättigheter och Läs- och skrivrättigheter. Bekräfta valet genom att klicka
på den gröna bocken under Ändra.
När gruppen är skapad är det dags att koppla in de medlemmar som skall finnas med i gruppen.
Du klickar då på gruppens namn.
17
Kommentar [MP2]: Ska inte bilden
ligga ovanför texten? Den gör så i övriga
fall. Gäller för både text 3 och 4
Kommentar [ÅC3]: Bra om vi kan göra
en tydligare beskrivning här?

Du kan söka efter medlemmar till grupper på fyra olika sätt och kombinera dessa som du vill.
1. Organisationsnummer på företaget
2. Namnet på företaget
3. Personens för och/eller efternamn
4. Använd ett av ovanstående fält eller en kombination dessa. Du måste ange minst två tecken i
ett fält för att kunna söka. Skriv i det sökfält som du vill använda dig av och klicka på
[Starta sökning].
I exemplet ovan gjordes en sökning på företagsnamnet och förnamn. Då visas alla personer som har
det förnamnet på angiven organisation.
18

Om du bara söker på Namn på organisation, visas en lista med alla organisationer som har det
namnet. Klicka på organisationsnamnet för att se de individer som är kopplade till organisationen.
Individerna i organisationen listas och du väljer den du vill ha genom att klicka i rutan till höger.
Därefter klicka på [Lägg till ikryssade individer i gruppen].
19
Kommentar [MP4]: Denna knapp syns
inte på bilden. Bilden är skuren för högt
upp.

Om gruppmedlemmen inte är systemanvändare sedan tidigare finns en möjlighet att Skapa gästkonto
direkt i denna vy. Klicka på Skapa gästkonto och individen får ett e-postmeddelande med
användarnamn och lösenord.
I exemplet är Anna Andersson vald.
Klicka på [Tillbaka] och sedan [Nästa steg] för att gå vidare till steget Upphandlingstyp.
20

Det val du gör av upphandlingstyp kommer att leda dig på rätt spår i resten av processen. De val av
upphandlingstyper du kan göra är styrda av din organisations beslutade upphandlingsbelopp och är
angivna i organisationsinställningarna i Visma TendSign.
Varukontrakt
Tjänstekontrakt typ A
21

Tjänstekontrakt typ B
Byggentreprenadkontrakt och Byggkoncession
Förnyad konkurrensutsättning
22

Efter val av upphandlingstyp fyller du i uppskattat Upphandlingsvärde. Denna summa kommer inte att
synliggöras för leverantörerna. Eventuellt ändras Valuta om du inte vill ha grundinställningen som är
din organisations valuta.
Klicka på knappen [Hämta upphandlingsförfarande].
Nästa val är Upphandlingsförfarande. De val av upphandlingsförfaranden du kan göra beror på vilka
direktupphandlingsgränser eller tröskelvärden som din organisation har och som är angivna i
organisationsinställningarna i Visma TendSign.
Valen över tröskelvärde
Valen under tröskelvärde
Valen för direktupphandling
Välj sedan Typ av avtal.
Det sista valet du gör är att välja Tidsfaktor för upphandlingen, välj mellan Normal eller Påskyndat.
När detta val är gjort klickar du på [Nästa steg] för att gå vidare till tidsplanen.
23

I detta steg gör du de val som sedan ligger till grund för när upphandlingen annonseras och avslutas.
Du kan redan här fylla i uppgifter om avtalstider och eventuella förlängningar.
Välj att beräkna från Startdatum eller Slutdatum, det vill säga när du räknar med att sätta igång med
upphandlingen och/eller när den skall vara avslutad.
I kolumnen för Dagar kan du själv redigera för att skapa en tidsplan som känns relevant för den
aktuella upphandlingen.
Du kan också öppna upp alla fält genom att klicka på [Redigera datum] då du får möjlighet att skriva
in datum manuellt.
När du redigerat färdigt kräver systemet att du klickar på [Räkna om].
24

Fältet Sista datum för frågor innebär att inga frågor längre kan ställas i systemet, efter det datum du
anger. Det är fullt möjligt för dig som upphandlare att besvara frågorna efter detta datum.
Anbudens giltighetstid beräknas till tre månader efter sista anbudsdag. Detta värde kan ändras om
annat värde önskas. Anbudets giltighetstid är ett obligatoriskt fält och måste vara ifyllt.
När du angivit alla datum, klicka på [Nästa steg] för att komma till sista steget i planeringsfasen,
Aktivitetsplanen.
Här hanterar du alla aktiviteter som är aktuella för upphandlingsprojektet. De aktiviteter som redan
finns upplagda i detta steg är skapade efter de val du har gjort fram tills nu i processen. Till samtliga
aktiviteter är det du som är handläggare. Denna lista kan dock kompletteras med olika typer av
aktiviteter som andra personer än du ansvarar för. I Aktivitetsplanen visas aktuella aktiviteter i
upphandlingsprojektet. För att ändra något som rör aktiviteten, klicka på aktivitetens namn.
25

Det finns en påminnelsefunktion/datumfunktion knuten till varje aktivitet och när datumet inträffar visas
påminnelsen i ett egen fönster.
För att utöka aktivitetslistan så kan du lägga till egna aktiviteter genom att klicka på
[Lägg till aktivitet]. Du kan skapa en sammanställning över projektets aktivitetsplan i form av en
PDF-fil genom att klicka på Aktivitetsplan.
Om du väljer att lägga till en ny aktivitet kan du i nästa steg fylla i den information som du vill
synliggöra som en aktivitet. Här kan du också byta handläggare om det är någon annan som skall
ansvara för aktiviteten.
När du är klar klickar du på [Lägg till aktivitet] och aktivitetslistan uppdateras.
26

Under detta processteg har du möjlighet att välja på tre olika sätt med att skapa er förfrågan. Du kan:
Utgå från mall
Här hämtar du upp en organisationsmall eller en tidigare genomförd upphandling som används som
mall.
Skapa nytt elektroniskt underlag
Detta val ger dig möjlighet att välja en lämplig utvärderingsmodell för er upphandling.
Endast bifoga dokument
Här laddar du upp färdiga underlag i form av en Word-, Excel- eller PDF-fil.
Din process kommer att justeras beroende av vilket val du gör.
I detta steg väljer du Grunder för tilldelning av kontrakt. Välj mellan Ekonomiskt mest fördelaktiga eller
Lägsta pris.
27

Om du väljer Ekonomiskt mest fördelaktiga, öppnas en möjlighet att välja utvärderingsmodell.
Där kan du välja mellan:
- Fast pris
- Linjärskalemodell
- Mervärdesmodell
- Relativ viktning
- Uppräkningstal %
- Uppräkningstal poäng
- Uppräkningstal SEK
- Jämförelsetalsmodell
Vid val av modell visas en beskrivning av modellen och en länk till en PDF med mer information.
28

I det här exemplet är valet av utvärderingsmodell Relativ Viktning.
Här kan du ange kriterier och hantera delar i upphandlingen. Tre exempelkriterier,
Utvärderingskriterium 1, 2 och 3, finns angivna och kan enkelt ändras genom att markeras och ges
en ny benämning. Föreslagna kriterier tas bort genom att klicka på soptunnan längst ut till höger.
Kriterier läggs till genom att klicka på [Lägg till utvärderingskriterium].
Du kan välja [Lägg till del av upphandling], exempelvis om anbudsgivaren skall ges möjlighet att
enbart besvara en eller flera delar av upphandlingen. Det är möjligt att kopiera den aktuella delen.
Vid kopiering följer alla kriterier från ursprungsdelen med till den nya delen.
Genom att välja Redigera del kan bland annat byte av utvärderingsmodell ske.
Valet bekräftas genom att klicka på den gröna bocken under rubriken Ändra längst ut till höger.
Klicka på [Nästa steg] för att påbörja skapandet av ditt elektroniska underlag.
29

Börja med att klicka på [Skapa nytt dokument].
Namnge det strukturerade dokumentet. Här går det också att ge det strukturerade dokumentet en
beskrivning och välja om den automatiska rubriknumreringen skall användas.
När det är klart klickar du på den gröna bocken under Ändra.
Klicka på namnet som du gett dokumentet för att öppna det och börja arbeta med det.
30

I detta exempel har dokumentet namnet Upphandlingsföreskrifter. För att lägga till din första
rubrik, klicka på Upphandlingsföreskrifter så visas en textrad där du skriver in namnet på rubriken,
i det här fallet Inledning, och bekräftar genom att klicka på den gröna bocken.
För att lägga till ytterligare en rubrik klicka på symbolen . Ett fält öppnas där det är möjligt att ange
rubriknamn.
31

För att lägga till text under den nyskapade rubriken klickar du på rubriken och väljer sedan
Lägg till dokumentdel.
Här kan du sedan lägga till en dokumentdel med dokumentdelsrubrik och efterföljande text.
Fältet Egenskaper har en viktig funktion för skapandet av varje dokumentdel. Här anger du de
egenskaper som är viktiga för den dokumentdelen du arbetar med. Du kan till exempel ange att delen
innehåller krav och/eller delar som skall finnas med i avtalet. Det du väljer här kommer att synas för
leverantören när denne läser handlingarna och sedan lämnar anbud.
32

Här kan du skriva in text och ändra textens typsnitt, storlek och om den ska vara kursiv, fetstil osv
Om du kopierar och klistrar in text från ett annat dokument, till exempel Word, så använd
kortkommandona Ctrl + c för kopiera och Ctrl + v för att klistra in.
Datafält är en funktion som du kan använda för att hämta uppgifter som finns inmatat på andra ställen
i systemet. När du klickar i Datafält så öppnas en lista för de val du har att hämta information ifrån.
Exempel: Du skriver i din dokumentdel att anbud ska skickas in senast: Istället för att skriva in ett
datum så hämtar du datat från Sista dag för anbud och då hämtas datumet automatiskt från ditt
inmatade datum i tidplanen. Om du ändrar tiden i tidplanen så ändras den också automatiskt i ditt
dokument när du klickar på [Uppdatera dokument].
Använd kryssar du i om du vill använda denna text i ditt dokument. De dokumentdelar där
Använd inte kryssas i kommer att rensas bort från dokumentet när det är klart. Observera att denna
egenskap även är tillgängligt som en kryssruta till vänster om dokumentdelens rubrik (på listan över
dokumentdelar när du klickat på en rubrik i trädstrukturen).
Annonsering använder du för att markera om texten ska ingå i förslaget till text i annonseringen.
Krav använder du för att markera när texten innehåller obligatoriska krav (skallkrav). Dessa delar
måste då accepteras av leverantören för att de ska kunna godkännas.
33

Avtal använder du för att markera att texten ska ingå i avtalsförslaget.
Kvalificering använder du för att filtrera ut de krav som är ställda på anbudsgivaren i en första
bedömning av leverantörens förmåga.
Publicering använder du för att markera att texten ska finnas med vid publicering av avtalet mot
beställarna i organisationen. Om du särskilt vill lyfta fram denna avtalstext för beställarna, markera
egenskapen. På så sätt skapas ett utdrag från avtalstexten i avtalskatalogen.
Sekretess använder du för att sekretessbelägga en viss dokumentdel.
När du är klar med rubrik, text och egenskaper klickar du på Lägg till dokumentdel.
Om du vill ha en bild med i ditt underlag kan du lägga till den här. Tryck på [Ladda upp bild] och leta
upp din bild. Bilden måste vara i filformat .jpg eller .jpeg
Om texten ska kompletteras med en eller flera frågor klickar du på symbolen för Lägg till fråga .
34

I denna vy ser du nu de utvärderingskriterier som du har lagt upp tidigare. Det finns även en möjlighet
att lägga till nya utvärderingskriterier. Dessutom finns två fasta valmöjligheter Pris och Obligatoriska
krav (skallkrav).
I fältet vid rubriken Fråga skriver du din fråga eller ditt krav. Exempelvis Uppfylls kravet ovan? När du
har valt obligatoriska krav får du två svarsalternativ; Ja/Nej svar och Fritextsvar.
Om du väljer att kryssa i Besvaras av upphandlaren innebär det att frågan är låst och inte blir
tillgänglig för anbudsgivaren att svara på.
35

I exemplet ovan är Ja/Nej svar valet för Typ av svarsalternativ. Ja är önskat svar, är förvalt och Önskat
svar är krav går inte att välja bort i och med att det är ett obligatoriskt krav. I och med denna markering
kommer hela dokumentdelen automatiskt markeras med symbolen för krav .
Leverantören får automatiskt ett kommentarsfält vid varje fråga (förutom då du vält att frågan ska
besvaras i fritext). Du kan välja att ta bort leverantörens kommentarsfält genom att kryssa i Dölj
leverantörens kommentarsfält.
Klicka sedan på [Lägg till fråga].
Om Pris väljs i fältet utvärderingskriterium ges följande valmöjligheter:
Fritextsvar där leverantören får svara i ett textfält (med maximalt 32 000 tecken).
Prisruta innebär att anbudsgivaren får ett numeriskt prisfält att ange ett pris i.
Prismatris ger upphandlaren en möjlighet att ange en specifikation, volym och enhet för flera
tjänster/varor i samma matris. Anbudsgivaren ges då en möjlighet att svara med specifikation och
pris/enhet för varje rad i matrisen.
Om du exempelvis anger kvalitetskriteriet Leveransförmåga, ges följande typ av svarsalternativ:
36

Ja/Nej svar, där du talar om ifall Ja eller Nej är önskat svar och om det önskade svaret ska vara ett
krav som måste vara uppfyllt för att svaret ska kunna godtas.
Viktad betyder att svaret frågan kommer att bedömas vid utvärdering och ges poäng efter den skala
du som upphandlare har valt.
Visa skalans värde för leverantören för ett transparent underlag kan du kryssa i denna ruta som då
visar bedömningsskalans värde för leverantören.
Fasta svarsalternativ, där du antingen väljer en mallskala eller lägger till en ny skala som du vill ska
användas i urvalslistan över skalor.
37

Lägger du till en ny skala (via sista alternativet i urvalslistan) får du ange antal svarsalternativ
leverantören ska kunna välja mellan och sedan skriva in de olika svarsalternativen. Ange värde på
vart och ett av dem. På ett av de fasta svarsalternativen kan du också sätta en kravgräns som måste
vara uppfylld för att svaret ska kunna godtas.
Linjär skala, där du väljer vilken enhet svaret ska anges i och anger den linjära skalans bästa och
sämsta värde. Även kravgräns kan anges. Vill du ange en enhet som inte finns i urvalslistan för
enheter välj alternativet Ospecificerad, som ligger överst i urvalslistan och ange istället enheten i
frågan. Med kryssrutan Expanderad skala kan du ange om du vill ta hänsyn till svar utanför skalans
bästa eller sämsta värde.
Fritextsvar där leverantören får svara i ett textfält (med maximalt 32 000 tecken).
När du är klar med dina texter klickar du på [Tillbaka] för att återgå till dokumentöversikten.
38

Klicka på [Hämta malldokument].
Välj den typ av mall du vill hämta. Du kan välja mellan organisationsmallar (mallar för din/er egen
organisation) eller lokala mallar (tidigare genomförda upphandlingar).
Klicka på den mall som du vill använda.
39

I varje mall kan det ligga ett antal strukturerade dokument. Här väljer du vilka som ska kopieras till din
aktuella upphandling genom att bocka i respektive ruta och sedan klicka på [Kopiera valda mallar].
Vill du sedan redigera den text i mallen som du har kopierat, klicka på dokumentnamnet för att komma
in i dokumentet.
40

Markera den rubrik du vill redigera genom att klicka på huvudrubriken till vänster.
Gå sedan till textavsnittet som du vill ändra och klicka på symbolen Ändra för att kunna redigera
dokumentdelen.
När du kommit in i dokumentdelen klicka på Redigera för att kunna ändra, komplettera eller ta bort
text. När du är klar klicka på [Spara dokumentdel].
Klicka på [Tillbaka] för att komma tillbaka till listan över strukturerade dokument.
Klicka på [Uppdatera dokument] för att uppdatera numrering och datafält.
När inbjudan är klar klicka på det gula kugghjulet i kolumnen Status för att klarmarkera dokumentet.
41

Du kommer till funktionen via Upphandlingens startsida, menyval Dokument och valet Viktat
förfrågningsunderlag i rullistan. (Det är även möjligt att komma hit via nästa steg i processen).
42

Den här vyn visar steget viktning i processen. Du kan här få en överblick över din upphandlings olika
delar, vilka krav, kriterier, frågor och dess värde/vikt som är kopplade till utvärderingen och den modell
du valt.
Vill du byta utvärderingsmodell går du upp till Del av upphandling och där klickar du på Redigera del.
Du kan här redigera namn på del, lägga till/ändra beskrivning, byta handläggare på delen och byta
utvärderingsmodell. Du kan också välja om delen är obligatorisk eller ej att besvara för anbudsgivaren.
För att spara dina ändringar klicka på den gröna bocken.
Relativ viktning
Kryssa i Visa frågor längst upp till höger och alla frågor kopplade till samtliga utvärderingskriterier
visas. För att redigera frågan, klicka på symbolen för Ändra längst till höger.
43

Jämförelsetalsmodell
I rullisterna ovan kan priskriterier visas genom val i rullisten Visa prisviktning. I rullisten Filtrera på vikt
finns Alla respektive Viktade.
Priskriterierna har en symbol med mynt som kännetecknar att det är ett priskriterium.
44

Fast pris modell
Då utvärderingsmodell Fastpris används finns inget priskriterium utan endast utvärderingskriterium.
Under varje kriterium finns det möjlighet att ställa flera frågor och ge dessa inbördes viktning.
Linjärskalemodell
Om du valt utvärderingsmodell Linjärskala så skiljer denna modell sig genom att priset är ett
utvärderingskriterium och ges poäng efter en skala som du som upphandlare angett. Bästa värde är
det pris som tilldelas den högsta poängen, 100 poäng, medan sämsta värde är det värde som tilldelas
0 poäng. Priser som lämnas får poäng beroende på var de hamnar i denna skala.
45

Det går att lägga flera frågor under ett kriterium. Frågorna kan då viktas inom kriteriet. Till vänster ses
viktningen för upphandlingen och till höger ses viktningen för respektive fråga.
Lägsta pris
Om du använder modellen Lägsta pris finns det inget utvärderingskriterium utan endast obligatoriska
krav.
46

Mervärdesmodell
När du använder Mervärdesmodellen i din upphandling lägger du in värdet på varje utvärderingskrav
samtidigt som du skapar din fråga.
I Mervärdesmodellen anger mervärde på varje utvärderingskrav (varje viktad fråga). Det samlade
värdet på alla utvärderingskrav under ett kriterium summeras sedan till ett samlat värde på kriteriet.
Modellen bygger på att priskriterier och övriga utvärderingskriterier hanteras var för sig. Ett
priskriterium skapas automatiskt av systemet. För att se priskriteriet väljs Viktning av priskriterium
under filtreringen Visa prisviktning.
47

Uppräkningstal i poäng och %
För varje modell i systemet finns en kortfattad beskrivning som ovan. Det finns också en mer utförlig
beskrivning som visas om du klickar på Mer information om utvärderingsmodell.
Uppräkningstalsmodellen bygger på att anbuden som inte uppfyller ett utvärderingskriterie till fullo får
ett kvalitetsbristtillägg. Hur mycket tillägg som läggs på bestäms av uppräkningstalet. Uppräkningstal 1
ger pris och utvärderingskriterier samma vikt medan ett uppräkningstal som i ovan exempel ger högre
vikt för utvärderingskriteriet. Uppräkningstalet 1,5 ger en 50 procentig uppräkning av
kvalitetsbristtillägget.
Om utvärderingsmodellen Uppräkningstal i % används utgår systemet från att utvärderingskriterier
viktas mot varandra. Finns flera utvärderingskrav (viktade frågor) under ett kriterium så är det möjligt
att vikta dessa genom att ange viktning i fältet till vänster om frågan.
48

Observera att pris aldrig är med i viktningen utan hanteras för sig i och med att priset vid beräkning
istället räknas upp med den kvalitetsbrist som uppkommer. För att se priskriteriet väljs Viktning av
priskriterium under filtreringen Visa prisviktning.
Uppräkningstal i SEK
Vid uppräkningstal i SEK så anges ett uppräkningstal i kronor i fältet som visas ovan. Varje procent
kvalitetsavvikelse kommer att räknas upp med det tal som anges här.
Om utvärderingsmodellen Uppräkningstal i SEK används utgår systemet från att utvärderingskriterier
viktas mot varandra. Finns flera utvärderingskrav (viktade frågor) under ett kriterium så är det möjligt
att vikta dessa genom att ange viktning i fältet till vänster om frågan.
49

Observera att pris aldrig är med i viktningen utan hanteras för sig i och med att priset vid beräkning
istället räknas upp med den kvalitetsbrist som uppkommer. För att se priskriteriet väljs Viktning av
priskriterium under filtreringen Visa prisviktning.
Om du vill göra din upphandling i delar så är det möjligt att hantera detta på olika sätt i systemet.
Dessa sätt beskrivs nedan.
Lägg till del av upphandling
När du skapar en upphandling så skapas det automatiskt en Generell del. Vill du skapa fler delar så
klickar du på knappen [Lägg till del av upphandling].
50

Du ger delen ett namn, lägger eventuellt till den beskrivning och väljer utvärderingsmodell för delen.
De olika delarna kan ha olika utvärderingsmodeller. Du kan också välja om anbudsgivarna måste
besvara delen eller ej. Spara genom att klicka på den gröna bocken.
Här ser du en vy över de olika delarna i upphandlingen. Du kan ändra dina val genom att klicka på
symbolen ändra.
Kopiera delen
Om du vill göra din upphandling i flera delar kan du kopiera delarna. Ställ dig i den del du vill kopiera.
Tryck på knappen [Kopiera delen].
51

Du har nu en kopia av din del och du kan döpa om den genom att trycka på symbolen Ändra .
Kopiera del genom att kopiera ett strukturerat dokument
Om du vill göra en delad upphandling där delarna och det strukturerade dokumentet ska vara likadana
så kan du kopiera både dokument och del. Du får då samma kriterier och frågor och behöver då inte
skapa nytt.
Du vill skapa ytterligare en del och ytterligare ett strukturerat dokument. Börja med att döpa om ditt
befintliga strukturerade dokument.
När detta är gjort vill du skapa ytterligare ett strukturerat dokument med namn Kravspecifikation Tjänst
B. Detta gör du genom att använda funktionen för att hämta malldokument.
Klicka på knappen [Hämta malldokument].
52

Väj Lokal (tidigare upphandlingar) för att kunna hitta din upphandling i listan.
Ett tips är att använda sökfunktionen för att enkelt hitta din upphandling. Du ser referensnummer och
namn längst upp till höger i den svarta listen.
Markera det strukturerade dokument du vill kopiera. Klicka sedan på [Kopiera valda mallar].
Det finns nu två exakt likadana strukturerade dokument. Välj Ändra ute till höger för att ändra namn
på det strukturerade dokumentet.
53

När du är klar ser det ut som ovan. Två identiska kopior men nu med olika namn.
I viktningsvyn har det nu skapats ytterligare en del automatiskt. En del som anbudsgivaren kommer att
kunna välja om denne skall besvara eller ej. Den nya delen har samma uppsättning av kriterier och
samma viktning som den ursprungliga.
Skillnaden mot att bara kopiera delen är att alla frågor också följer med. Välj Ändra i menyn för att
ändra namn på den sista delen.
Om du vill kan du kontrollera att frågan i det strukturerade dokumentet verkligen är knuten till rätt del. I
exemplet ovan ser du att i det strukturerade dokumentet Kravspecifikation Tjänst B är den aktuella
frågan knuten till delen Tjänst B, vilket är helt rätt.
54

För att kontrollera den utvärderingsmodell och viktning du valt kan du simulera anbud. Välj Simulera
anbud från upphandlingens startsida.
Klicka på knappen [Skapa manuellt anbud].
55

Klicka på det understrukna företagsnamnet.
Klicka i vilka delar du vill simulera och klicka på knappen [Välj].
Klicka på det strukturerade dokument som tillhör den del du valt.
56

Fyll i svaren på frågorna. Bekräftelse på inmatat svar fås automatisk Sparat!
Avsluta med att klicka på knappen [Spara].
Skapa nytt simulerat anbud genom att välja Simulera anbud i menyvalet Anbud.
57

Upprepa samma sak med Simulerat anbud 2.
Välj Resultat anbudssimulering.
58

Markera den del du valt att simulera.
Klicka på knappen [Räkna om].
Resultatet visas i form av anbudssumma, sammanlagt mervärde och jämförelsesumma.
Ändra svaren i anbuden genom att klicka på pluset i trädstrukturen till vänster och välja ett
utvärderingskriterium. Klicka på knappen [Visa svarsläge].
59

Klicka på symbolen Ändra längst till höger för respektive anbud.
Välj ett annat svarsalternativ och klicka på den gröna bocken.
Markera vald del och klicka på knappen [Räkna om] för att se hur jämförelsesumman har förändrats.
Fortsätt på samma sätt med andra utvärderingskriterium för att se hur vald utvärderingsmodell och
viktning fungerar.
Gå tillbaka till upphandlingsprocessen genom att klicka på [Tillbaka] och steget Bifoga dokument.
60

För att komplettera förfrågan med andra typer av dokument klicka på knappen [Bifoga dokument].
Klicka på knappen [Ladda upp filer]. Välj de filer du vill bifoga förfrågan. Flera filer kan markeras och
laddas upp samtidigt.
Klicka på knappen [Spara och gå tillbaka].
61

Klicka på knappen [Lägg till länk].
Fyll i namnet på länken, länkens adress och eventuell beskrivning. Klicka på den gröna bocken under
rubriken Ändra.
Klicka på knappen [Lägg till Pärm].
Välj pärm, alternativt klicka på knappen [Skapa ny Pärm].
62

Dessa dokument, länkar och pärmar kommer nu att bifogas förfrågan.
Du kan välja att byta annonshandläggare genom att klicka på länken Välj annan annonshandläggare.
Klicka på [OK].
63

Sök upp ny handläggare och lägg till den som ny handläggare
I rullistorna kan du välja att kommunikationen sker via:
Elektroniskt via Tendsign
Enligt den adressen som står enligt ovan
Enligt nedan
64

Vid val Enligt nedan anger du själv adressuppgifter.
Här kan du välja om Visma Opic ska CPV-koda genom att kryssa i eller själv CPV-koda genom att
avmarkera kryssarutan som alltid är förifylld och klicka på knappen [Lägg till kod].
65

I fönstret som kommer upp kan du söka på namn och kod. Välj kod genom att klicka på symbolen
Flera koder kan väljas och läggas till.
NUTS-koden är förifylld med det val som har gjorts i administrationsverktyget. Den kan tas bort och en
ny kan läggas till genom att klicka på knappen [Lägg till kod]. Endast en kod kan läggas till.
Kontrollera att alla dokument finns med och att de strukturerade dokumenten är klarmarkerade och
har följande statussymbol: Om inte, klicka på symbolen och statusen ändras.
Om alla datum stämmer, klicka på knappen [Skapa annonsen].
66

Gå igenom annonsen och kontrollera så att alla uppgifter är korrekta. Om inte, gå tillbaka till
TendSign-processen och uppdatera med korrekta uppgifter.
För utskrift av annons, klicka på länken Visa sammanställning för utskrift.
Klicka på knappen [Färdigställ annons] och [OK] i popupfönstret.
67

Klicka på knappen [Nästa steg] för att aktivera annonsen.
Du får bekräftelse på att annonsen har skickats för publicering samt publiceringsdatum. Samtidigt får
du ett mail som bekräftar att annonsen tagits emot och ett mail som bekräftar att annonsen har
publiceras.
Klicka på knappen [Nästa steg].
68

För att ytterligare informera potentiella anbudsgivare kan du direktinformera via e-post. Det finns tre
sätt att ange e-postadress
1. Välj befintlig grupp från rullistan.
2. Skapa ny grupp via länken Skapa ny grupp och sök där upp och lägg till individer.
3. Ange e-postadress direkt i textrutan. När du anger fler e-postadresser, sätt ett semikolon
mellan adresserna, som exempel: anna.andersson@visma.com; olle.olsson@visma.com eller
ange e-postadresserna under varandra på ny rad:
anna.andersson@visma.com
olle.olsson@visma.com
De tre alternativen kan inte kombineras.
Klicka på knappen [Skicka massbrev] om du vill använda funktionen, annars tryck på knappen
[Nästa steg].
Du kommer till steget Öppna (Öppna anbud för upphandlingen.) Det går inte att komma vidare från
detta steg innan sista anbudsdag är passerad och datum för anbudsöppning har infallit.
69

Frågor och Svar nås via Upphandlingens startsida och menyvalet Massbrev. Alternativt kan du klicka
på knappen [Visa frågor och svar].
I vyn Frågor och svar visas alla obesvarade frågor som utgångsläge.
TendSign skiljer på privata och publika frågor och svar. Väljer du Svara publikt går meddelandena ut
till alla registrerade förfrågningsunderlagshämtare före sista anbudsdag och alla
anbudsgivare/ansökande efter sista anbudsdag/ansökansdag. Om du väljer Svara privat kan
meddelandet bara ses av en mottagare. Du kan också välja Markera som besvarad om du svarat på
en fråga utan stödet i TendSign.
Alla leverantörens meddelanden är privata och kan bara ses av dig. Före sista
anbudsdag/ansökansdag kan du enbart skicka privata meddelanden till leverantörer som har skickat
in en fråga. Efter sista anbudsdag/ansökansdag är det möjligt att skicka privata meddelanden till
enskilda anbudsgivare/ansökanden.
Leverantörer har normalt ingen möjlighet att bifoga dokument till frågor. Checkboxen Tillåt leverantörer
att bifoga dokument till frågor och svar innebär att du kan öppna upp för denna möjlighet.
70

Du kan skapa flera typer av meddelanden:
Fråga och svar innebär normalt att fråga är ställd från leverantör med möjlighet för dig att besvara
denna. Du kan också lägga in både fråga och svar i de fall frågan har kommit in vid sidan om
TendSign. Fråga är din möjlighet att ställa frågor till leverantörerna. Informationsmeddelande är ett
meddelande som leverantörerna inte kan besvara.
När en fråga ska besvaras ges en möjlighet att redigera den, bland annat för att kunna anonymisera
frågan. Detta sker genom att frågan visas i ett redigerbart fält. Du kan bifoga dokument kopplat till
svaret genom att klicka på [Ladda upp dokument], välja det dokument som ska bifogas via din
filhanterare och ladda upp dokumentet.
Funktionen [Publicera] lägger ut svaret direkt i systemet samt skickar ett e-postmeddelande dagen
efter till alla som hämtat ut förfrågningsunderlaget. Vill du att anbudsgivaren ska ha informationen
direkt väljer du att klicka i kryssrutan Skicka e-post direkt.
Det finns möjlighet att inte publicera ett meddelande direkt genom att välja Spara som utkast. Då kan
du återkomma till och redigera, exempelvis ett svar, vid ett senare tillfälle. Du kan välja Redigera för
att öppna upp redigera-vyn, Radera för att ta bort ditt svar i utkast och Publicera.
Genom att klicka på kolumnernas rubriker kan du sortera frågorna och svaren efter exempelvis
frågeställare eller datum.
71

Publicering av flera frågor samtidigt kan ske genom att markera flera utkast i checkboxen längst till
vänster och sedan bekräfta med Publicera markerade frågor och svar längst ned på sidan.
Checkboxen används dels till att välja vilka frågor och svar som skall publiceras och dels till att väja ut
vilka frågor och svar som skall tas med i rapporten Markerade frågor och svar.
I kolumnen Status anges om frågan är Obesvarad, Besvarad publikt eller Besvarad privat. Om ett
meddelande är sparat som utkast visas detta med texten Utkast. När ett nytt meddelande har
tillkommit sedan förra tillfället du var inne i funktionen frågor och svar visas denna med status Ny.
Alla publika frågor och svar numreras. Numreringen visas både för dig och för leverantören vilket gör
det möjligt att till exempel hänvisa till tidigare numrering. Privata frågor och svar numreras ej.
Genom att klicka på kolumnernas rubriker kan du sortera frågorna och svaren efter exempelvis
frågeställare eller datum.
72

Om Samtlig korrespondens väljs i rullistan överst på sidan visas de publika och privata meddelanden
som har gått ut till leverantörerna. Ett publikt svar visar i översikten den redigerade fråga som har gått
ut till alla leverantörer. Genom att välja Visa svar kommer du också att se frågans svar och vid val
Visa originalfråga kan du se den ursprungliga frågan och vem som är frågeställare. Frågeställare visas
också i kolumnen längst ut till höger i vyn. I rullistan finns också en möjlighet att välja specifika
listningar av Publik visning, Enbart utkast, Obesvarade frågor, Frågor och svar under anbudstiden
samt Frågor och svar efter anbudstiden.
För enstegsupphandling kan Frågor och svar användas under anbudstiden och efter anbudstiden.
Ange anbudsöppningsplats och namnet på de personer som är med och öppnar anbudet.
Klicka på [Nästa steg].
73

Här får du en lista på alla som hämtat förfrågningsunderlaget. Av de som hämtat och lämnat anbud är
rutan Inkommit med anbud förbockad.
Om det inkommit anbud i pappersformat kan du manuellt lägga till leverantören som lämnat in
anbudet genom att klicka på knappen [Lägg till anbudslämnare].
Klicka på knappen [Välj anbudslämnare].
Ange sökkriterier och klicka på [Starta sökning]. Klicka därefter på namnlänken.
74

Välj individ genom att klicka på Lägg till .
Fyll i anbudslämnarens namn och referensnummer samt datum och tid.
Klicka på knappen [Skapa manuellt anbud].
75

Den manuellt upplagda anbudslämnaren har lagts till i listan.
Klicka på [Nästa steg].
Anbudsinformation och anbudslämnare visas.
Klicka på länken Anbudsöppningsprotokoll. Då skapas ett PDF-dokument.
Skriv ut och skriv under protokollet.
76

Varje del utvärderas var för sig så du måste först välja del för att se jämförelsesummorna.
Klicka på namnet för det manuellt upplagda anbudet.
Kryssa i de delar som ska besvaras och klicka på knappen [Välj].
77

Gå in i de strukturerade dokumenten och svara enligt det manuellt inkomna anbudet.
Klicka på knappen [Färdigställ anbud].
De strukturerade dokumenten klarmarkeras och ett originalanbud i PDF-format har skapats.
78

Gå tillbaka till Utvärdera anbud och välj del för att se resultatet för respektive del. Kryssrutorna för
kvalificering och utvärdering används för att hålla reda på vilka anbud du har gått igenom och
kvalificerat respektive utvärderat.
Selektering kan göras genom att kryssa i olika alternativ:
Visa endast kvalificerade
Visa ej kvalificerade
Visa ej utvärderade
Observera! Om du har lagt in manuella anbud eller lagt in bedömning/korrigerat svar i anbuden måste
du klicka på knappen [Räkna om] för att uppdatera resultatet.
När kvalificeringen och utvärderingen är klar klickar du på [Nästa steg].
79

Välj leverantör genom att markera i kryssrutan och klicka på knappen [Nästa steg].
Om beslutsdokument finns upplagda som mallar kan dessa hämtas genom att markera i kryssrutan
och tycka på knappen [Kopiera valda mallar].
80

Skapa rapporter av de strukturerade dokumenten genom att klicka på rapportlänken:
Utskrift alla dokument.
Om du vill skicka med rapporten i ditt tilldelningsmeddelande klicka på symbolen för att kopiera ,
och välj kopiera som beslutsdokument.
Kopian på rapporten sparas som Beslutsdokument på upphandlingens startsida samt finns bifogad
som underlag i steget Meddela Beslut.
Klicka på [Nästa steg].
81

Ett avtal skapas i upphandlingsprocessen. Fyll i de uppgifter som saknas och klicka på knappen
[Skapa avtal].
Vill du skapa fler avtal med samma leverantör kryssar du i Möjliggör ytterligare skapande av avtal med
denna leverantör. Klicka på knappen [Nästa steg].
82

Ett nytt avtal har skapats. Klicka på knappen [Nästa steg].
83

Både texten i Ärendemeddelande och Motivering till beslut är möjlig att ändra. Längst ner i textfältet
under Motivering till beslut, finns en länk som inte ska tas bort.
Kryssrutan Offentliggör beslutet är ifylld default, men är möjlig att kryssa ur. Valet innebär att beslutet
kommer att visas på organisationens återspegling/webbsida (som Visma Opic tillhandahåller via
administratörskontot, förutsatt att denna funktion används) samt att Visma Opic får tillgång till
tilldelningsdokumentationen för publicering i sina informationstjänster.
Klicka på knappen [Bifoga dokument] för att hämta ytterligare beslutsdokument som gjorts utanför
systemet. Klicka på knappen [Lägg till länk] om du vill ha med en länk till beslutsdokument. Klicka på
knappen [Hämta malldokument] om du vill hämta ytterligare malldokument.
Klicka på knappen [Skicka beslutsmeddelande].
84

Bekräftelse på att meddelandet skickats står längst upp med datum och klockslag. Uppstår behov att
skicka nytt beslutsmeddelande, klicka på knappen [Lås upp för nytt beslut]. Ladda upp nya
beslutsdokument och skicka nytt beslutsmeddelande.
85

Avtalsspärr fås i antal dagar av systemet. Klicka på knappen [Nästa steg].
Parallellt med avtalsspärren kan du arbetat med avtalet. Klicka på knappen [Nästa steg].
86

Här skapar du en efterannons. (I de upphandlingar som inte omfattas av krav på efterannons kommer
detta steg att vara låst).
Klicka på knappen [Skapa annonsen].
87

Gå igenom annonsen och kontrollera att alla uppgifter är korrekta. För utskrift av annons, klicka på
länken Visa sammanställning för utskrift. Klicka på knappen [Skicka för publicering] och därefter
[OK].
88

När annonsen har skickats för publicering får du dels en bekräftelse med e-post att annonsen är
mottagen dels ett e-postmeddelande att annonsen har publicerats.
På detta steg visas en länk till annonsen som är skickad för publicering.
Det finns även en länk för om du vill hantera/redigera annonsen. Klickar du på någon av länkarna
kommer du direkt till annonsverktyget.
89

Klicka på knappen [Nästa steg] för att avtalspublicera upphandlingen.
Processen är klar!
90

När du vill att din upphandling skall kräva att anbudsgivarna signerar sina anbud eller ansökningar
med digital signatur anges detta när du skapar din upphandling. Funktionen för digital signatur visas
längst ned ovan om administratören har aktiverat funktionen under fliken Anbudsöppning i
organisationsinställningarna. När detta val är gjort och du har gått vidare med [Nästa steg] går det
inte att ändra.
91

Innan du kan publicera din annons säkerställer TendSign att det finns personer på din organisation
som kan låsa upp anbuden innan öppning kan ske efter sista anbudsdag. Om du som ansvarig
handläggare har ett certifikat hos ChamberSign redan så visas ditt namn här med automatik. Det är
också möjligt att lägga till andra personer här eller att gå till ChamberSigns sida för registrering. Det
går inte att gå vidare och annonsera utan att det finns minst en person på organisationen med rätt att
signera angiven här.
Innan anbudsöppning kan ske måste du låsa upp inkomna anbud. Du gör detta genom att klicka på
[Signera] på processteget Tid och plats.
92

När du klickat på [Signera] får du upp en dialogruta där du först väljer autentiseringsmetod.
Du väljer här vilken typ av certifikat du vill använda.
I exemplet ovan har vi valt att använda BankID. Ange ditt lösenord och klicka på:
[Jag legitimerar mig] för att komma vidare. Därefter kommer du vidare till den vanliga
öppningsprocessen i TendSign.
93