FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG - Riksarkivet
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG - Riksarkivet
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG - Riksarkivet
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
1 (25)<br />
Administrativa avdelningen Datum Dnr RA 12-2010/4076<br />
2010-09-27<br />
Sista anbudsdag 2010-11-22<br />
Anbudets giltighet 2011-03-31<br />
Upphandlingsförfarande ÖPPEN UPPHANDLING<br />
<strong>FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG</strong><br />
Detta förfrågningsunderlag avser upphandling av lokalvård till <strong>Riksarkivet</strong>s lokaler i<br />
Marieberg/Stockholm och Arninge/Täby.<br />
Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningar angivna i detta<br />
förfrågningsunderlag.<br />
Postadress: <strong>Riksarkivet</strong>, Box 125 41, 102 29 Stockholm, · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13,<br />
Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post:<br />
registrator@riksarkivet.ra.se · Internet: http://www.statensarkiv.se/ra · Organisationsnr: 202100-<br />
1074
INNEHÅLLSFÖRTECKNING<br />
2 (25)<br />
1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER.....................................................................4<br />
1.1 Bakgrund.................................................................................................................4<br />
1.2 Upphandlande enhet................................................................................................4<br />
1.3 Upphandlande enhets representant..........................................................................4<br />
1.4 Kontaktpersoner hos <strong>Riksarkivet</strong>............................................................................4<br />
1.4.1 Frågor och svar........................................................................................................4<br />
1.5 Förfrågningsunderlag..............................................................................................5<br />
1.6 Upphandlingsform..................................................................................................5<br />
1.7 Anbud......................................................................................................................5<br />
1.7.1 Omfattning..............................................................................................................5<br />
1.7.2 Giltighetstid.............................................................................................................5<br />
1.7.3 Språk.......................................................................................................................5<br />
1.7.4 Formella krav..........................................................................................................5<br />
1.7.5 Utformning..............................................................................................................6<br />
1.7.6 Alternativa anbud....................................................................................................6<br />
1.7.7 Ska- och börkrav.....................................................................................................6<br />
1.8 Ingivande av anbud.................................................................................................6<br />
1.9 Sekretess/ offentlighet i upphandlingsärenden.......................................................7<br />
1.10 Ändringar avseende förfrågningsunderlaget...........................................................7<br />
1.11 Kompletterande uppgifter till förfrågningsunderlaget............................................7<br />
1.12 Utvärdering och beslut............................................................................................7<br />
1.12.1 Anbudsprövning......................................................................................................7<br />
1.12.2 Utvärderingskriterier...............................................................................................8<br />
1.12.3 Bedömningsgrunder................................................................................................8<br />
1.13 Beslut.......................................................................................................................8<br />
2 LEVERANTÖRSKVALIFICERING.....................................................................9<br />
2.1 Juridisk ställning.....................................................................................................9<br />
2.2 Ekonomisk och finansiell ställning.........................................................................9<br />
2.3 Teknisk förmåga och kapacitet.............................................................................10<br />
2.3.1 Referenser.............................................................................................................10<br />
2.3.2 Kvalitetsarbete......................................................................................................10<br />
2.3.2 Miljöarbete............................................................................................................10<br />
2.3.4 Beskrivning av företaget.......................................................................................10<br />
2.3.5 Underleverantörer.................................................................................................10<br />
3 KRAVSPECIFIKATION......................................................................................10<br />
3.1 Orienterig om uppdraget.......................................................................................10<br />
3.1.1 Orientering om byggnaderna................................................................................10<br />
3.1.2 Visning av lokalerna.............................................................................................11<br />
3.1.3 Förändring av städytan..........................................................................................11<br />
3.2 Uppdragets omfattning lokalvård (svara under flik 2)..........................................11<br />
3.2.1 Regelmässig lokalvård..........................................................................................11<br />
3.2.2 Tider......................................................................................................................11
3 (25)<br />
3.2.3 Förutsättningar för uppdraget................................................................................11<br />
3.3 Uppdragets omfattning fönsterputs, (svara under flik 3).......................................12<br />
3.3.1 Omfattning fönsterputs..........................................................................................12<br />
3.3.2 Förutsättningar......................................................................................................12<br />
3.4 Uppdragets omfattning byte av kökshanddukar/gardiner,<br />
Option (svara under flik 4)....................................................................................12<br />
3.5 Förbrukningsartiklar mm (svara under flik 5).......................................................12<br />
3.6 Orientering om personal- och förrådsutrymmen (svara under flik 6)...................12<br />
3.7 Krav på personal (svara under flik 7)....................................................................13<br />
3.8 Krav på entreprenören (svara under flik 8)...........................................................13<br />
3.9 Preliminär projektplan/ kvalitetsplan (svara under flik 9)....................................14<br />
3.9.1 Projektplan/Kvalitetsplan......................................................................................14<br />
3.10 Anbudspris (svara under flik 10)...........................................................................15<br />
4 KOMMERISELLA VILLKOR.............................................................................15<br />
4.1 Avtalshandlingar...................................................................................................15<br />
4.2 Avtalsparter...........................................................................................................16<br />
4.2.1 Beställare...............................................................................................................16<br />
4.2.2 Entreprenör............................................................................................................16<br />
4.3 Avtalstid................................................................................................................16<br />
4.4 Avtalad specifikation.............................................................................................16<br />
4.5 Pris.........................................................................................................................16<br />
4.5.1 Volymändringar i uppdraget..................................................................................16<br />
4.6 Betalning................................................................................................................17<br />
4.7 Samråd...................................................................................................................17<br />
4.8 Tillkommande respektive avgående arbete...........................................................17<br />
4.9 Driftsförutsättningar..............................................................................................17<br />
4.9.1 Beställaren.............................................................................................................17<br />
4.9.2 Entreprenören........................................................................................................17<br />
4.9.3 Städning och slutrengöring....................................................................................17<br />
4.10 Kvalitetsuppföljning..............................................................................................18<br />
4.11 Ansvar....................................................................................................................18<br />
4.11.1 Skadeståndsskyldighet...........................................................................................18<br />
4.11.2 Försäkringar...........................................................................................................18<br />
4.12 Överlåtelse av avtal................................................................................................18<br />
4.13 Underleverantör.....................................................................................................19<br />
4.14 Miljöhänsyn...........................................................................................................19<br />
4.15 Myndighetskrav.....................................................................................................19<br />
4.16 Prisnedsättning.......................................................................................................19<br />
4.17 Sekretess.................................................................................................................19<br />
4.18 Hävning..................................................................................................................19<br />
4.19 Force Majeure........................................................................................................20<br />
4.20 Ändringar och tillägg.............................................................................................20<br />
4.21 Tvist.......................................................................................................................20<br />
5 CHECKLISTA UPPHANDLING AV LOKALVÅRD.........................................21
4 (25)<br />
1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER<br />
Samtliga nedan angivna ska-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska gå till vidare prövning.<br />
Anbudsgivaren ska skriftligen i anbudet bekräfta att denne uppfyller dessa villkor.<br />
1.1 Bakgrund<br />
<strong>Riksarkivet</strong> inrättades med 1618 års kansliordning formellt som ett självständigt ämbetsorgan inom<br />
det kungliga kansliet. <strong>Riksarkivet</strong> har högsta överinseende över landets offentliga arkivväsende.<br />
<strong>Riksarkivet</strong> har hand om Statens heraldiska verksamhet samt ger ut Svenskt Diplomatarium. Till<br />
<strong>Riksarkivet</strong>s organisation hör landsarkiven, Krigsarkivet, SVAR (Svensk arkivinformation) och<br />
MKC (Mediakonverteringscentrum).<br />
1.2 Upphandlande enhet<br />
<strong>Riksarkivet</strong> (RA)<br />
Box 125 41<br />
102 29 Stockholm<br />
1.3 Upphandlande enhetens representanter<br />
Vladimir Labus<br />
<strong>Riksarkivet</strong><br />
Tel. 010-476 71 95<br />
e-post: vladimir.labus@riksarkivet.ra.se<br />
Henrik Siipo<br />
<strong>Riksarkivet</strong><br />
Tel. 010-476 72 61<br />
e-post: henrik.siipo@riksarkivet.ra.se<br />
1.4 Kontaktpersoner hos <strong>Riksarkivet</strong><br />
Samma som ovan.<br />
För visning av lokalerna kan också följande personer kontaktas:<br />
Marieberg: Svante Wallius, Krister Söderback och Lars Erik Olsson,<br />
Tel. 010-476 73 05, 010-476 73 08<br />
Arninge: samma som ovan, samt Staffan Ragnarsson Tel. 010-476 72 49<br />
1.4.1 Frågor och svar<br />
Finner anbudsgivare att förfrågningsunderlaget i något avseende ska förtydligas eller kompletteras<br />
ska sådan begäran ställas skriftligen eller per e-post till någon av de angivna representanterna i den<br />
upphandlande enheten hos <strong>Riksarkivet</strong>. Sådan begäran ska ställas i god tid så att svar kan lämnas 6<br />
dagar före anbudstidens utgång. Frågor ställda för sent kommer inte att besvaras.
1.5 Förfrågningsunderlag<br />
5 (25)<br />
Förfrågningsunderlaget består av ett antal olika dokument. Anbudsgivaren är själv skyldig att<br />
kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt följande förteckning erhållits:<br />
Detta förfrågningsunderlag, daterat 2010-09-27.<br />
Ritningar över lokalerna, bilaga 7.1 och 7.2.<br />
Arbetsbeskrivning PM för Marieberg och Arninge (inkl. städyta), bilaga 1, 2 och 5.<br />
Prisbilaga, bilaga 3.<br />
Försäkran avseende svart arbetskraft, bilaga 4.<br />
1.6 Upphandlingsform<br />
Detta är en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Det<br />
innebär bland annat att alla leverantörer får lämna anbud och att deltagande leverantörer ska lämna<br />
skriftligt anbud. Prövningen och utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de<br />
uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Att samtliga ska-krav är uppfyllda är en<br />
förutsättning för att anbudet ska gå vidare till anbudsutvärdering. Först prövas att de ställda kraven<br />
på leverantören och städtjänsten, inklusive avtalsvillkoren, är uppfyllda. Bland de anbud som<br />
kvarstår kommer <strong>Riksarkivet</strong> att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån den<br />
nedan beskrivna utvärderingsmetoden. Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående<br />
förhandling. Anbudsgivare bör därför vid anbudstillfället lämna ett så, för RA, förmånligt anbud<br />
som möjligt.<br />
1.7 Anbud<br />
1.71 Omfattning<br />
Uppdraget omfattar regelmässig lokalvård (daglig städning, se bilagor ”Arbetsbeskrivning”).<br />
Uppdraget är geografiskt placerat i Marieberg/Stockholm och Arninge/Täby, enligt detta<br />
förfrågningsunderlag.<br />
Uppdraget är uppdelat i TVÅ delar: del 1 Marieberg och del 2 Arninge.<br />
Anbud kan lämnas på en eller de båda delarna i uppdraget.<br />
1.7.2 Giltighetstid (svara under flik 1)<br />
Anbudet ska vara giltig t.o.m. 2011-03-31, vilket skriftligen ska bekräftas i anbudet.<br />
1.7.3 Språk<br />
All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens ska vara på svenska.<br />
1.7.4 Formella krav<br />
Följande formella krav gäller för anbudet:<br />
anbudet ska inges i ett originalexemplar,<br />
anbud ska inkomma till <strong>Riksarkivet</strong> i ett slutet kuvert/paket,<br />
försändelsen ska vara märkt ”Dnr RA 12-2010/4076”,<br />
anbud ska lämnas i pärm eller på annat sätt vara inbundet/hophäftat så att bladen inte kan<br />
komma i ordning, anbud får inte lämnas i lösblad,<br />
anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för företaget (flik 1),
6 (25)<br />
anbudet ska innehålla uppgifter om adress till företaget, namn på kontaktperson samt telefon<br />
och e-post till kontaktperson (flik 1).<br />
1.7.5 Utformning<br />
För att kunna göra en rättvis och korrekt bedömning ska anbudet vara uppställt enligt de anvisningar<br />
som är specificerade. Anbudsgivaren ska på ett tydligt sätt beskriva hur denne tänker uppfylla de<br />
ställda kraven. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet eller hophäftat på så sätt att bladen inte<br />
kan komma i oordning. Anbud får inte lämnas i lösblad.<br />
Ordna anbudet på följande sätt:<br />
Där det finns angivet en hänvisning till flik, t.ex. ”svara under flik 17”, ska anbudsgivare avge sitt<br />
svar i sitt anbud efter denna flik.<br />
Syftet med detta krav är att säkerställa att informationen från anbudsgivare kan hanteras på ett så<br />
enkelt och effektivt sätt som möjligt.<br />
OBS! De intyg och övriga dokument som anbudsgivaren önskar hänvisa till i ett svar ska normalt<br />
läggas under samma flik där frågan hör hemma. Undantag är exempelvis de dokument som ska<br />
användas till flera frågor. Det viktiga är att det finns hänvisningar till dokumenten om de inte är<br />
placerade på exakt rätt ställe, som gör att man enkelt hittar rätt dokument.<br />
1.7.6 Alternativa anbud<br />
Alternativa anbud kommer inte att accepteras.<br />
1.7.7 Ska- och börkrav<br />
Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje ställd fråga. Det gäller även för varje enskild<br />
fetmarkerad ska-krav som ska bekräftas i anbudet.<br />
Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som ska-krav, bör-krav eller begäran om att<br />
anbudsgivaren ska ange eller ska beskriva någonting. Ska-kraven ska vara uppfyllda för att<br />
anbudet skall tas upp till vidare utvärdering. Bör-, ange- och beskrivakraven ligger till grund för<br />
utvärderingen av respektive kriterium, i detta fall kriteriet ”Kvalité”.<br />
Det är inte tillräckligt att endast ange att ett krav är uppfyllt, utan anbudsgivaren måste även lämna<br />
en beskrivning där så efterfrågas. Anbudsgivaren måste på ange- och beskrivakraven ge ett<br />
fullständigt svar som visar på god kunskap/kännedom/engagemang på det efterfrågade.<br />
1.8 Ingivande av anbud<br />
Anbud ska vara inkommet till <strong>Riksarkivet</strong>, på nedan angiven adress, senast 2010-11-22.<br />
Anbudsgivare svarar för att anbud inkommer i rätt tid, se <strong>Riksarkivet</strong>s öppettider nedan. Anbud som<br />
inkommer för sent kommer inte att prövas.<br />
Anbud skickas till:<br />
<strong>Riksarkivet</strong><br />
Box 125 41<br />
102 29 Stockholm<br />
Anbud kan även lämnas personligen eller genom bud till:<br />
<strong>Riksarkivet</strong>, receptionen<br />
Fyrverkarbacken 13, Stockholm<br />
Öppettider: mån-fre 08.30-16.15
Anbud skall lämnas i pappersform.<br />
7 (25)<br />
Anbud inkommet via fax eller e-post kommer inte att beaktas.<br />
1.9 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden<br />
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till<br />
dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats.<br />
Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna<br />
fullgöra uppdraget med anledning av upphandlingen.<br />
Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess<br />
till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller<br />
driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren<br />
lider skada om uppgifterna röjs.<br />
Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad<br />
som erfordras för kommersiell sekretess, ska anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om<br />
kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt<br />
vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter<br />
som rör utvärderingskriterier endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas<br />
av kommersiella skäl.<br />
1.10 Ändringar avseende förfrågningsunderlaget<br />
Ändringar avseende förfrågningsunderlaget är bindande för den upphandlande enheten, endast under<br />
förutsättning att uppgifterna:<br />
erhållits skriftligen,<br />
har lämnats av kontaktpersoner på RA enligt ovan.<br />
Ändringen avseende förfrågningsunderlaget distribueras till samtliga som beställt<br />
förfrågningsunderlag från <strong>Riksarkivet</strong> samt läggas ut på <strong>Riksarkivet</strong>s hemsida.<br />
1.11 Kompletterande uppgifter till förfrågningsunderlaget<br />
Entreprenören ska besöka <strong>Riksarkivet</strong>s lokaler för att skaffa sig kännedom om de speciella<br />
förutsättningar som råder på alla städobjekt som ingår i förfrågningsunderlaget. Besök på platsen<br />
anordnas enligt överenskommelse med de under 1.4 angivna kontaktpersoner på <strong>Riksarkivet</strong>.<br />
Se punkt 3.1.2.<br />
1.12 Utvärdering och beslut<br />
1.12.1 Anbudsprövning<br />
Här kontrolleras att samtliga ska-krav (ovillkorliga krav) som preciserats i förfrågningsunderlaget är<br />
uppfyllda. Anbud som inte uppfyller samtliga ska-krav kommer att uteslutas från vidare<br />
utvärdering.
8 (25)<br />
Endast de anbudsgivare som har uppfyllt kvalifikationskraven kommer att få sina anbud värderade. I<br />
denna fas värderas samtliga bör-, ange- och beskrivkrav. För att få en hög poäng vid värderingen<br />
måste anbudsgivaren kunna uppfylla och väl beskriva de krav som är ställda. Anbudsgivaren<br />
erhåller mellan 0 - 5 poäng på varje ställd fråga, där 5 är den högsta poängen och 0 är den lägsta<br />
poängen.<br />
1.12.2 Utvärderingskriterier<br />
<strong>Riksarkivet</strong> kommer att anta det mest ekonomisk fördelaktiga anbudet med beaktande av nedan<br />
rangordnade och viktade kriterier:<br />
Utvärderingskriterier<br />
1. Kvalitet<br />
2. Totalpris<br />
Viktning<br />
65 %<br />
35 %<br />
1.12.3 Bedömningsgrunder<br />
Kvalitet 65 %<br />
Bedömning av kvalitet kommer att ske av svaren på bör-, ange- och beskrivakraven .<br />
Samtliga krav (ej ska-krav) kommer att ingå i bedömningen. Alla krav kommer att bedömas som<br />
lika viktiga. Den eller de anbudsgivare som lämnar svar som bäst överensstämmer med de i<br />
förfrågningsunderlagen uppställda kraven kommer att få den högsta poängen. Övriga anbudsgivare<br />
får poäng i fallande skala utifrån hur kravet kan uppfyllas utifrån det efterfrågade.<br />
Betygsättningen avseende kvalité kommer att gå till enligt följande; Utgångspunkten är att högst<br />
poängsumma erhåller betyget 5. Övriga poängsummor erhåller betyg i förhållande till differensen<br />
till högsta poängsumma.<br />
Totalpris 35 %<br />
Bedömning av pris kommer att ske genom att anbudets totalpris jämförs med andra inkomna anbuds<br />
totalpris. Bedömning sker enligt det pris som lämnats i prisbilagan.<br />
Totalpriset ligger till grund för kriteriets betyg. Utgångspunkten är att lägst totalpris erhåller betyg 5.<br />
Övriga totalpriser erhåller betyg i förhållande till differensen till lägsta totalpris.<br />
Formel<br />
Jämförande anbuds poängsumma resp. totalpris/bästa poängsumma resp. lägsta totalpris *5<br />
Slutbetyg<br />
De två kriteriernas betyg viktas 65 % för kvalité och 35 % för pris i förhållande till varandra.<br />
Summan av de viktade betygen utgör anbudets totalbetyg, vilket enligt angivna förutsättningar utgör<br />
det ekonomisk mest fördelaktiga anbudet och ligger till grund för beslutet om antagandet av<br />
leverantör.<br />
1.13 Beslut<br />
Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med<br />
antagen leverantör.
9 (25)<br />
2 LEVERANTÖRSKVALIFICERING<br />
2.1 Juridisk ställning<br />
För att intresseanmälan ska kunna antas får anbudsgivaren inte:<br />
Vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord<br />
eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud.<br />
Vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller<br />
annat liknande förfarande.<br />
Vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom.<br />
Ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.<br />
Ha underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter.<br />
<br />
<strong>Riksarkivet</strong> kommer att kontrollera detta via kreditupplysningsföretag och hos Skatteverket.<br />
Anbudsgivaren ska i anbudet förbinda sig att inte anlita så kallad svart arbetskraft. Med svart<br />
arbetskraft avses personer för vilka anbudsgivaren inte innehåller och inbetalar källskatt och<br />
arbetsgivaravgifter i enlighet med gällande lagar. Anbudsgivaren ska i sitt anbud garantera att<br />
företaget, eller de underleverantörer som eventuellt anlitas, inte anlitar, har anlitat eller kommer att<br />
anlita ”svart arbetskraft”. Anbudsgivaren ska därför till anbudet bifoga ifylld och undertecknad<br />
försäkran, bilaga 4.<br />
2.2 Ekonomisk och finansiell ställning<br />
Anbudsgivaren ska ha ekonomisk stabilitet<br />
Anbudsgivaren ska redovisa nyckeltal där kassalikviditeten, (se definition), uppgår till mer än 100<br />
procent och soliditeten (se definition) är högre än 10 procent. Beräkningsgrund är de senaste<br />
nyckeltal som redovisats till Bolagsverket. I de fall lägre nyckeltal redovisats (exempelvis p.g.a. att<br />
företaget är nystartat) ska anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa om anbudsgivaren lämnat en<br />
sådan förklaring att det kan anses klarlagt att han innehar motsvarande stabilitet.<br />
<strong>Riksarkivet</strong> kommer att kontrollera detta via kreditupplysningsföretag.<br />
Definitioner:<br />
Kassalikviditet: Omsättningstillgångar exkl. lager och pågående arbeten i procent av kortfristiga<br />
skulder. Källa: SCB, Nyckeltalshandboken.<br />
Soliditet: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen. ((0,72*obeskattade reserver +<br />
summa eget kapital) / balansomslutningen) * 100. Källa: SCB, Nyckeltalshandboken.
10 (25)<br />
2.3 Teknisk förmåga och kapacitet<br />
2.3.1 Referenser<br />
Anbudsgivaren ska uppge minst 2 referenskunder för vilka anbudsgivaren har fullgjort uppdrag<br />
avseende publika lokaler av motsvarande karaktär (minst 5000m2), under de senaste 3 åren. Med<br />
publika lokaler menas museer, bibliotek, sjukhus, skolor eller liknande. Referenspersonerna ska<br />
vara angivna med namn, telefonnummer och lämpligen e-post adress.<br />
2.3.2 Kvalitetsarbete<br />
Anbudsgivaren ska genom insända handlingar kunna påvisa att företaget arbetar enligt ett<br />
kvalitetssäkringssystem (ansvariga personer, processbeskrivning).<br />
Anbudsgivare ska beskriva hur de följer upp resultatet före, under och efter genomförda uppdrag.<br />
2.3.3 Miljöarbete<br />
Anbudsgivaren ska genom insända handlingar kunna påvisa att företaget arbetar enligt ett<br />
miljöledningssystem.<br />
2.3.4 Beskrivning av företaget<br />
Anbudet ska innehålla en övergripande beskrivning över det anbudsgivande företaget (Organisation:<br />
antal anställda, geografisk spridning, historik etc., ägandestruktur-affärsidé-marknadspositionpersonalpolicy).<br />
2.3.5 Underleverantörer<br />
Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av uppdraget ska<br />
dessa anges i anbudet tillsammans med en specificering av omfattning och karaktär. Samma krav<br />
som ställs på anbudsgivaren enligt 2.1 gäller även för underleverantörer. Underleverantör måste bli<br />
godkänd av <strong>Riksarkivet</strong> för att kunna anlitas.<br />
3 KRAVSPECIFIKATION<br />
Samtliga nedan angivna ska-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska gå till vidare prövning.<br />
Anbudsgivaren ska skriftligen i anbudet bekräfta att denne uppfyller dessa villkor.<br />
3.1 Orientering om uppdraget<br />
Uppdraget omfattar regelmässig lokalvård av lokaler och fönsterputs för <strong>Riksarkivet</strong> i<br />
Marieberg/Stockholm och Arninge/Täby.<br />
I detta åtagande ingår att utföra städning och fönsterputs enligt överenskommelse. I åtagandet ingår<br />
också beställning och påfyllning av förbrukningsmaterial och övriga produkter samt att i övrigt se<br />
till att <strong>Riksarkivet</strong> får en väl fungerande lokalvård.<br />
3.1.1 Orientering om byggnaderna<br />
För närmare beskrivning av lokalerna, se bifogade ritningar, bilaga 7, 7.1 och 7.2.
3.1.2 Visning av lokalerna<br />
11 (25)<br />
Anbudsgivare ska besöka <strong>Riksarkivet</strong>s lokaler. Anbudsgivare ska i anbudet bifoga en lista på<br />
personer som har besökt <strong>Riksarkivet</strong>s lokaler samt datum och tid för besöket, bilaga 6.<br />
Visning av lokaler sker enligt överenskommelse, kontakta personer angivna i punkt 1.4.<br />
3.1.3 Förändring av städytan<br />
<strong>Riksarkivet</strong> räknar med att det kommer att ske vissa förändringar av städytan under avtalsperioden<br />
som beror på interna förändringar, ombyggnader etc. Förändring av städytan kommer att ersättas<br />
enligt de villkor som finns i avtalet. Omförhandlingsmöjlighet ska finnas vid reducering/utökning<br />
av lokalytan.<br />
3.2 Uppdragets omfattning lokalvård (svara under flik 2)<br />
3.2.1 Regelmässig lokalvård<br />
Uppdraget avser regelmässig lokalvård enligt bifogad arbetsbeskrivning och beskrivning av arbetets<br />
utförande.<br />
För arbetsbeskrivning av regelmässig lokalvård, se bilaga ”Arbetsbeskrivning för lokalvård vid<br />
<strong>Riksarkivet</strong>s lokaler i Marieberg och Arninge”. I arbetsbeskrivningen används uttrycket ”rengjort”.<br />
Detta innebär att ytan ska vara ren från alla typer av smuts, fläckar samt damm.<br />
Golv ska vårdas enligt skötselföreskrifter. Att observera är att trappor kan sakna ”skurkant” vilket<br />
medför att oförsiktigt våt tvätt kan skada intilliggande väggar. Vid skada härav åligger det<br />
entreprenören att på egen bekostnad återställa väggar till ursprungskick.<br />
3.2.2 Tider<br />
Det löpande arbetet ska utföras 5 dagar/vecka (helgfri måndag-fredag) i huvudsak på dagtid mellan<br />
kl. 06.15 – 16.30. I Marieberg ska Städpersonalen befinna sig på arbetsplatsen mellan kl. 6.15 -<br />
1630 och städning ska utföras med 12 arbetstimmar per dag, raster borträknade, med (två personer)<br />
dubbelbemanning under morgonen. I Arninge ska städning utföras på plats under 7 timmar per dag,<br />
raster borträknade, med början kl. 06.15. Tidrapport för städare ska inges vid varje månadskontroll<br />
(angivet under 3.8). Visst arbete, som golvvård, kan utföras på andra tider efter överenskommelse<br />
mellan uppdragsgivare och entreprenör i varje enskilt fall.<br />
Lokalvård ska utföras så att störningar för verksamheten i möjligaste mån minimeras.<br />
Publika lokaler (dvs. lokaler där allmänheten har tillträde) samt samtliga sammanträdes-<br />
/konferensrum ska städas före 08.15 i Marieberg och före 08.30 i Arninge eller i undantagsfall före<br />
första utnyttjandetillfället enligt aktuell lokalboknings- eller öppet schema. Lokalerna är<br />
gulmarkerade i bilaga 7 och 7.2.<br />
3.2.3 Förutsättningar för uppdraget<br />
Anbudsgivaren ska själv hålla med erforderlig utrustning och maskiner för uppdragets utförande.<br />
Anbudsgivaren ska även utföra underhåll, service och reparation av egen utrustning och maskiner.
12 (25)<br />
3.3 Uppdragets omfattning fönsterputs (svara under flik 3)<br />
3.3.1 Omfattning fönsterputs<br />
Fönsterputsuppdraget omfattar putsning av alla fönster en gång om året för <strong>Riksarkivet</strong>s byggnader i<br />
Marieberg och Arninge. Fönsterbåge med dubbelglas ska rengöras från utsidan båda sidorna<br />
invändigt vid öppnande av fönsterbågen och från insidan, totalt fyra sidor per fönsterbåge. Priset för<br />
fönsterputsuppdraget som ingår i månadspriset ska lämnas i bifogad prisbilaga 3.<br />
3.3.2 Förutsättningar<br />
Samtliga hjälpmedel för arbetets utförande, såsom lyftanordningar, ställningar eller motsvarande<br />
ska leverantören stå för och det ska ingå i priset.<br />
3.4 Uppdragets omfattning byte av kökshanddukar/gardiner, option (svara under flik 4)<br />
Detta uppdrag upphandlas som en option för de två olika delarna i upphandlingen. Det står<br />
<strong>Riksarkivet</strong> fritt att använda sig av optionerna. Priset på uppdraget ska anges.<br />
Optionen omfattar dels byte av samtliga kökshanddukar samt kemtvätt av alla gardiner en gång per<br />
år. Totalt rör det sig om 10 handdukar. Anbudsgivaren ska ange pris per styck och frekvens, dvs.<br />
hur ofta handdukarna kommer att bytas ut. Priset på nertagning, uppsättning och kemtvättning av<br />
gardinerna ska också ingå. Detta ska göras i bifogat prisformulär.<br />
3.5 Förbrukningsartiklar m.m. (svara under flik5)<br />
Inköp ska ske via statliga ramavtal av förbrukningsartiklar (www.avropa.nu). D.v.s. hygienartiklar<br />
och förbrukningsmaterial för lokalvårdens genomförande. I de fall produkterna (avser ej maskiner,<br />
städutrustning etc. som anbudsgivaren kommer att äga) finns med i något statlig ramavtal sker inköp<br />
med de villkor och priser som specificeras i ramavtalet.<br />
Anbudsgivaren ska ombesörja beställning och leverans av dessa artiklar. Det sker genom fullmakt<br />
från <strong>Riksarkivet</strong>. Fakturering av dessa artiklar ska ske direkt av leverantören till <strong>Riksarkivet</strong>, utan<br />
några påslag eller andra avgifter av anbudsgivaren.<br />
Samråd ska vid behov ske med ansvarig på <strong>Riksarkivet</strong> vid större inköp.<br />
Anbudsgivaren ska lämna specificerade inköpslistor till <strong>Riksarkivet</strong> varje kvartal.<br />
3.6 Orientering om personal- och förrådsutrymmen (svara under flik6)<br />
<strong>Riksarkivet</strong> tillhandahåller personal- och förrådsutrymmen. Anbudsgivaren kan utnyttja dessa<br />
utrymmen utan extra kostnad. Städinventarier såsom städvagnar eller annan utrustning som krävs<br />
för utförandet av uppdraget ska anskaffas på anbudsgivarens egen bekostnad.<br />
Anbudsgivaren ska ansvara för utformning/skötsel av samtliga lånade utrymmen.<br />
Anbudsgivaren ska vid avtalsperiodens slut säkerställa att motsvarande utrustning som fanns i<br />
personal- och förrådsutrymmen vid avtalsperioden början finns att tillgå vid avtalsperiodens slut.
13 (25)<br />
3.7 Krav på personal (svara under flik 7)<br />
All personal ska på ett enkelt sätt kunna identifieras, t.ex. genom synlig företagsbricka och enhetlig<br />
klädsel. Ange hur anbudsgivaren avser lösa detta.<br />
Personalen ska på uppmaning kunna uppvisa giltig legitimation eller motsvarande som visar att de<br />
är anställda av anbudsgivaren och även – i förekommande fall – dess underleverantörer. Ange hur<br />
detta avses lösas.<br />
All personal ska tillfredsställande kunna tala, förstå och läsa instruktioner på svenska.<br />
Anbudsgivarens organisation ska, så långt som möjligt, presentera sig för de som vistas i de aktuella<br />
lokalerna genom exempelvis en tryckt folder eller en inplastad sida.<br />
Personalen ska i avprickningsscheman notera tidpunkt för städning och tidpunkt för nästa städning<br />
eller dylikt. Schema ska sitta på lämpligt ställe i anslutning till städområdet.<br />
För att uppfylla funktions- och kvalitetskraven ska arbetet utföras av personal som med<br />
engagemang kan ta initiativ och arbeta självständigt och flexibelt, kan se och bedöma behov av olika<br />
insatser samt som har servicekänsla och som känner ansvar för lokalerna och arbetsmiljön. Ange<br />
hur detta avses lösas.<br />
Om städpersonal smutsar ner omgivande miljö som ligger utanför uppdraget ska personalen utan<br />
extra kostnad rengöra den nersmutsade omgivande miljön.<br />
Anbudsgivaren ska se till att sopsäckar, förpackningar och dylikt samlas på avsett område inom<br />
<strong>Riksarkivet</strong>.<br />
Personalen ska omgående till <strong>Riksarkivet</strong> rapportera skador eller förmodade skador som kan leda<br />
till större skador om de inte åtgärdas.<br />
Personalen ska vara uppmärksam på att omedelbart anmäla till ansvarig om obehöriga kan antas<br />
finnas i lokalerna under låsta perioder.<br />
3.8 Krav på anbudsgivaren (svara under flik 8)<br />
Anbudsgivaren ska medverka i månadsvisa möten med <strong>Riksarkivet</strong>s städansvarig, då även tidrapport<br />
för städare ska inges (angivet under 3.2.).<br />
Anbudsgivaren ska göra kvalitetsuppföljning<br />
Inledningsvis ska anbudsgivaren tillsammans med <strong>Riksarkivet</strong> gå igenom och bestämma hur den<br />
överenskomna kvalitetsnivån ska kontrolleras.<br />
Anbudsgivaren ska regelbundet (minst 1 gång per månad) hålla kontakt med respektive avdelnings<br />
kontaktman.<br />
Anbudsgivaren ska regelbundet (minst 1 gång per månad) lämna en lista till <strong>Riksarkivet</strong> på sådant<br />
som måste åtgärdas.<br />
Anbudsgivaren ska ansvara för att städpersonal har erforderliga passerkort och giltiga IDhandlingar.<br />
Anbudsgivaren ska överlämna namnsatt tjänstgöringslista samt hålla den uppdaterad.<br />
Anbudsgivaren ska se till att städanvisningar finns tillgängliga för städpersonalen.<br />
Anbudsgivaren ska se till att alla nycklar och passerkort som uppdragsgivaren tillhandahåller<br />
förvaras på ett betryggande sätt (se även punkt 4.9.3).<br />
Vid tillfällig frånvaro ska inställelse av ny personal ske samma dag om inte annat överenskommits<br />
med <strong>Riksarkivet</strong>. Vid utebliven städning kommer företaget att krediteras från första dagen.
14 (25)<br />
Uppgift om hur stor del av avtalet som läggs ut på underleverantörer samt namn på denne/dessa ska<br />
bifogas anbudet.<br />
Vid upprepade klagomål ska uppdragsgivaren kunna kräva utbyte av personal.<br />
Arbetsledning och den platsansvarige ska vara försedd med mobiltelefon. <strong>Riksarkivet</strong>s telefoner får<br />
inte användas utan tillstånd.<br />
3.9 Preliminär projektplan/kvalitetsplan (svara under flik 9)<br />
3.9.1 Projektplan/kvalitetsplan<br />
En preliminär projektplan/kvalitetsplan för de arbeten som anbudsgivare avser lämna anbud på, ska<br />
bifogas anbudet. Planen ska innehålla nedan uppräknade punkter (a-d). Anbudsgivare ska använda<br />
samma struktur (som punkt a-d) i sitt anbud och besvara varje fråga (a-d) under sin egen rubrik.<br />
a) Beskrivning av uppstart av uppdraget:<br />
Anbudsgivaren ska beskriva hur uppstart av detta uppdrag kommer att gå till för att säkerställa ett<br />
smidigt övertagande. Anbudsgivare ska i sin beskrivning ta upp följande (strecksatser nedan ska<br />
vara tydligt besvarade och finnas som underrubriker till denna punkt).<br />
En beskrivning av hela uppstartsperioden, från planering av uppstartsperioden till slutet på<br />
uppstartsperioden och övergång till ”normal/avsedd” lokalvård. Max 3 p<br />
En fast lokalvårdsgrupp bör sköta lokalvården. Beskriv den grupp som kommer att sköta<br />
lokalvården i <strong>Riksarkivet</strong>s lokaler. Max 3 p<br />
Introduktion/introduktionsutbildning av tilltänkt personal, både lokalvårdare och arbetsledare.<br />
Max 3 p<br />
Extra resurser under uppstartsperioden. Max 3 p<br />
Kvalitetstänkande under uppstartsperioden. Max 3 p<br />
b) Kvalitetsuppföljning<br />
Kvalitet och mätmetoder: Anbudsgivare ska ange hur denne säkerställer att god kvalitet på<br />
lokalvården efterlevs under avtalsperioden. Bifoga eventuella checklistor, standarder, enkäter etc.<br />
Max 5 p<br />
Uppföljning av kvalitet: Anbudsgivare ska ange hur anbudsgivaren kommer att följa<br />
upp/hantera/rätta till ett mätresultat som visar på avvikelse från kvalitetsmålen. Max 5 p<br />
c) Resursplan<br />
Det är av största vikt att <strong>Riksarkivet</strong> kan garanteras leveranssäkerhet vid tillfälligt personalfrånvaro.<br />
Beskriv hur anbudsgivaren säkerställer leveranssäkerhet vid följande situationer:<br />
Semester, längre tids sjukdom etc. (planerad frånvaro). Max 3 p<br />
Kortare sjukdom etc. (oplanerad frånvaro). Max 3 p<br />
Ange vilken utbildning/kännedom om uppdraget ersättningspersonal har för att klara<br />
uppdraget. Max 3 p
d) Miljö och allergi<br />
15 (25)<br />
Antagen anbudsgivare ska delta i <strong>Riksarkivet</strong>s arbete med källsortering av avfall inom respektive<br />
fastighet. I uppdraget ska ingå:<br />
Att transportera sorterat avfall från miljöstationer och avfallskorgar, som är utplacerade i lokalerna,<br />
till centrala källsorteringsstationer i respektive fastighet.<br />
Att ansvara för ordning och renhållning av miljöstationerna och runt avfallskorgar.<br />
Anbudsgivare ska i anbud beskriva hur miljöhänsyn kommer att tas vid genomförande av<br />
detta uppdrag. Max 3 p<br />
Uppgifter om vilka produkter som kommer att användas vid lokalvårdens genomförande ska<br />
bifogas.<br />
Anbudsgivaren ska målmedvetet verka för att verksamheten bedrivs på bästa miljöanpassade<br />
sätt med hänsyn till lokaler, utrustning, kemisk tekniska produkter och ekonomi.<br />
På <strong>Riksarkivet</strong> arbetar personer som har olika former av allergi. Anbudsgivare ska ange hur<br />
denne avser att arbeta för att minimera problemen för dessa personer samt vilka åtgärder som är<br />
möjliga att genomföra. Max 3 p<br />
För kriteriet ”Kvalité” kan maximalt 40 poäng uppnås.<br />
3.10 Anbudspris (svara under flik 10)<br />
Separat pris per offererat område ska lämnas på bifogade prisformulär.<br />
Priset ska inkludera samtliga med uppdragets förenade kostnader för respektive område. Det åligger<br />
anbudsgivare att kontrollera att angivna måttuppgifter är korrekta.<br />
4 KOMMERSIELLA VILLKOR<br />
Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att denne accepterar följande kommersiella villkor<br />
(svara under flik 11)<br />
4.1 Avtalshandlingar<br />
Avtalets omfattning bestäms av avtalshandlingar. Förekommer i handlingarna mot varandra<br />
stridande föreskrifter gäller de inbördes i nedan angivna ordning, såtillvida omständigheterna inte<br />
uppenbarligen föranleder annat:<br />
1. Ändringar och tillägg till avtalet<br />
2. Avtal<br />
3. Förfrågningsunderlag inkl bilagor, daterat 2010-09-27<br />
4. Anbud
4.2 Avtalsparter<br />
16 (25)<br />
4.2.1 Beställare<br />
<strong>Riksarkivet</strong>, organisationsnummer: 202100-1074<br />
Beställarens kontaktpersoner: Vladimir Labus och Henrik Siipo<br />
4.2.2. Anbudsgivaren<br />
Anbudsgivarens ombud: Fylls i vid avtalstecknande<br />
Anbudsgivarens platsansvarig: Fylls i vid avtalstecknande<br />
Anbudsgivarens arbetsledare: Fylls i vid avtalstecknande<br />
Underentreprenör: Fylls i vid avtalstecknande<br />
4.3 Avtalstid<br />
Avtalet gäller för perioden 2011-02-01 – 2013-01-31, med möjlighet till en förläggning på<br />
oförändrade villkor ett (1) år i taget. Avtalsperioden kan förlängas högst två gånger vilket innebär en<br />
maximal avtalsperiod på fyra (4) år. Avtalet förlängs på uppdragsgivarens initiativ.<br />
Om <strong>Riksarkivet</strong> önskar förlänga avtalet ska leverantören meddelas det skriftligen senast sex (6)<br />
månader före avtalstidens utgång. Förlängning av avtalet ska undertecknas av båda parterna.<br />
4.4 Avtalad specifikation<br />
Avtalet omfattar regelmässig lokalvård och årlig fönsterputs för beställaren. Uppdragets omfattning<br />
och innehåll i övrigt framgår av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren ska utföra uppdraget<br />
fackmannamässigt och iaktta god sedvänja inom branschen. Anbudsgivaren svarar för allt som<br />
erfordras för uppdragets utförande i enlighet med avtalet eller som eljest måste anses ingå i<br />
uppdraget.<br />
4.5 Pris<br />
Beställaren ersätter anbudsgivaren för lokalvård enligt prisbilaga till förfrågningsunderlaget.<br />
Priserna inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader och är exklusive mervärdeskatt.<br />
Priser är fasta under första avtalsåret. Priset får därefter justeras enligt SCB:s städ-index med<br />
november månad 2010 som basmånad. Anmälan om prisjusteringar ska lämnas skriftligen senast 30<br />
dagar innan för att vara giltiga. De nya priserna ska gälla först från närmast följande månadsskifte.<br />
En begäran om prisjustering som till exempel inkommer den 25 januari kan alltså vara giltig för den<br />
faktura som skickas under mars månad.<br />
Understiger prisförändringen två (2) % ska ingen prisjustering ske.<br />
4.5.1 Volymändringar i uppdraget<br />
Om lokalvårdsinsatser inte behöver utföras – helt eller delvis – under semesterperiod och vid<br />
eventuell stängning av lokaler ska frilagd tid användas för större åtgärder, alternativt övriga<br />
åtgärder.
17 (25)<br />
Gällande lokalvårdinsatser inom något område som – oavsett orsak – inte behöver utföras helt eller<br />
delvis, kan beställaren efter samråd med anbudsgivaren åberopa prisreducering i enlighet med<br />
gällande priser, förutsatt att detta har överenskommits en månad innan ikraftträdande.<br />
Om verksamheten för de områden som nämns i punkt 3.1.3 (städytan) ändras i framtiden så kan<br />
dessa lokaler komma att omfattas av detta avtal. Ersättning utgår då enligt de villkor som finns i<br />
avtalet.<br />
4.6 Betalning<br />
Anbudsgivaren fakturerar månadsvis i efterskott, till <strong>Riksarkivet</strong>. Fakturan ska specificeras så att det<br />
tydligt framgår vilka kostnader som avses och för respektive adress. Beställaren betalar senast 30<br />
dagar efter mottagen och godkänd faktura. Fakturerings- eller andra administrativa avgifter<br />
accepteras ej. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen (1975:635).<br />
4.7 Samråd<br />
Beställarens behov av regelmässig lokalvård enligt kravspecifikationen och arbetsbeskrivningen i<br />
förfrågningsunderlaget ska vara styrande för var och hur lokalvård ska utföras. Samråd mellan<br />
anbudsgivarens arbetsledare och beställarens kontaktperson ska ske så snart ändrat behov uppstår.<br />
Önskemål om särskilda insatser samt synpunkter på arbetets utförande ska (av beställaren utsedd<br />
kontaktperson) framföras direkt till arbetsledare eller kontaktperson.<br />
4.8 Tillkommande respektive avgående arbete<br />
Beställaren ska vid behov genom överenskommelse med arbetsledare tillfälligt kunna byta en typ av<br />
lokalvårdtjänst mot en annan. Detta sker utan prisjustering. Tilläggsarbete som enligt anbudsgivaren<br />
kommer att medföra kostnader utöver avtalssumman ska skriftligt anmälas till beställaren för<br />
godkännande. Har anbudsgivaren ej gjort sådan anmälan och arbetet har ändå utförts ska<br />
kostnaderna för arbetet anses ingå i avtalssumman. Bestående ändringar och tilläggsarbeten ska<br />
innan de får påbörjas vara skriftligen beställda av beställaren.<br />
Avtalade priser ska ligga till grund för reglering av tillkommande och inställda arbeten samt<br />
optioner för vilka särskild prisuppgift inte har lämnats.<br />
4.9 Driftsförutsättningar<br />
4.9.1 Beställaren<br />
Efter överenskommelse ställer beställaren omklädningsrum och förråd till anbudsgivarens<br />
förfogande. Detta sker utan kostnad för anbudsgivaren.<br />
4.9.2 Anbudsgivaren<br />
Anbudsgivaren ska tillhandahålla maskiner (inkl. underhåll, service och reparationer), utrustning<br />
och material för lokalvårdens utförande.<br />
4.9.3 Städning och slutrengöring<br />
Vid avtalets upphörande ska anbudsgivaren svara för rengöring av tillhandahållna utrymmen.<br />
Anbudsgivarens maskiner, utrustning och material etc. ska omhändertas och borttransporteras av<br />
anbudsgivaren.
18 (25)<br />
Anbudsgivarens eventuella kvarvarande maskiner, utrustning och material etc. som inte<br />
omhändertagits och borttransporterats av denne vid avtalets upphörande, ska tillfalla beställaren<br />
utan kostnad för beställaren. Eventuella kostnader för beställaren, ska anbudsgivaren svara för.<br />
Av anbudsgivaren ej utförd slutrengöring, kommer att ombesörjas av beställaren, varvid<br />
anbudsgivaren svarar för denna kostnad.<br />
Inpasseringskort eller nycklar ska återlämnas till beställaren utan särskild anmodan. Vid avsaknad<br />
av eller förlorade rekvirerade inpasseringskort eller nycklar ska anbudsgivaren svara för samtliga<br />
kostnader förenade med denna förlust.<br />
4.10 Kvalitetsuppföljning<br />
Inför start av anbudsuppdrag kommer en kvalitetsplan för uppföljning av uppdraget att arbetas fram,<br />
vilken ska fungera som ett uppföljningsinstrument mot uppsatta mål enligt förfrågningsunderlaget.<br />
Avtalsperiodens första två månader kommer beställaren att se som en inkörningsperiod och därför<br />
ha visst överseende med avvikelser under den perioden.<br />
4.11 Ansvar<br />
4.11.1 Skadeståndsskyldighet<br />
Om beställaren förpliktas att utge ersättning till tredje man på grund av anbudsgivaren eller dennes<br />
personals vållande, ska anbudsgivaren ersätta beställaren härför.<br />
Anbudsgivaren och dennes personal svarar för att tillhandahållen area, gällande förvaringsutrymmen<br />
för material, maskiner samt personalutrymmen handhas på överenskommet sätt.<br />
Kostnader för åtgärdande av skada på grund av oaktsamhet eller vårdslöshet från anbudsgivarens<br />
sida, svarar anbudsgivaren för.<br />
Anbudsgivaren svarar för alla direkta skador och skäliga kostnader som beställaren har haft till följd<br />
av försenad, utebliven eller ofullständigt utförd tjänst inom avtalat åtagande.<br />
4.11.2 Försäkringar<br />
Anbudsgivaren ska teckna och vidmakthålla:<br />
ansvarsförsäkring omfattande minst 5 mkr allmänt ansvar, produktansvar och omhändertagen<br />
egendom,<br />
kombinerad företagsförsäkring för sin egendom och<br />
nyckelförsäkring där anbudsgivaren påtar sig kostnaden för låsbyte på grund av förlust av<br />
utkvitterad nyckel.<br />
Försäkringsperioden ska omfatta hela avtalsperioden oavsett om verksamhet bedrivs i lokalerna<br />
eller ej.<br />
Kopia av gällande försäkringsbevis ska översändas till beställaren inför varje nytt avtalsår.<br />
4.12 Överlåtelse av avtal<br />
Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande.
4.13 Underleverantör<br />
19 (25)<br />
Anbudsgivaren svarar för att underleverantörer som anlitas för att fullgöra uppdrag enligt denna<br />
upphandling uppfyller samma krav som ställs på anbudsgivaren, det vill säga, anbudsgivaren ikläder<br />
sig ansvaret för underleverantören enligt detta avtal.<br />
Byte av underleverantör ska ske i samråd med beställaren.<br />
Om underleverantörer anlitas i strid med sagda äger beställaren säga upp avtalet helt eller delvis<br />
med omedelbar verkan.<br />
4.14 Miljöhänsyn<br />
Anbudsgivaren ska målmedvetet verka för att verksamheten bedrivs på bästa miljövänliga sätt med<br />
hänsyn till lokaler, utrustning, kemiskt tekniska produkter. Angivna uppgifter om vilka produkter<br />
som används vid lokalvårdens genomförande ska gälla. Vid eventuella avsteg från dessa uppgifter<br />
ska anbudsgivaren underrätta beställaren i god tid före användning. Om problem eller skadegörelse<br />
är orsakad av sådan oaktsamhet ska anbudsgivaren återställa det skadade till ursprungligt skick eller<br />
ersätta beställaren för kostnaderna uppkomna av sådana skador.<br />
4.15 Myndighetskrav<br />
Lokalvårdspersonalen ska anpassa sig till de arbetsmiljöföreskrifter som gäller i beställarens lokaler<br />
och i övrigt följa lagar och förordningar tillämpliga för uppdragets utförande.<br />
4.16 Prisnedsättning<br />
Prisnedsättning kan förekomma i enlighet med den kvalitetsuppföljning som parterna kommit<br />
överens om. Prisnedsättning är kopplad enbart till brister i kvalitet i enlighet med kvalitetsmålen.<br />
<strong>Riksarkivet</strong> förbehåller sig rätten att genomföra oanmälda kontroller för att säkerställa att<br />
anbudsgivaren genomför uppdraget enligt de uppgifter som har lämnats i anbudet. Om det under<br />
dessa kontroller uppdagas brister i uppdraget på något sätt kommer prisnedsättningen att åberopas.<br />
4.17 Sekretess<br />
Anbudsgivaren ansvarar för att av honom anlitad personal inte yppar sådan uppgifter som<br />
personalen fått kännedom om under arbetet i beställarens lokaler och som enligt offentlighets- och<br />
sekretesslagen (2009:400) omfattas av sekretess.<br />
4.18 Hävning<br />
Part äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten i väsentlig grad<br />
åsidosätter sina åtaganden enligt avtalet och inte inom 30 dagar efter skriftlig uppmaning vidtar<br />
rättelse.<br />
Beställaren äger rätt att häva avtalet med en (1) månads varsel om anbudsgivaren trots upprepad<br />
reklamation ej utför godkänd städning eller om en avvikelserapport av väsentlig betydelse inte<br />
åtgärdas till nästa driftsmöte.
20 (25)<br />
Beställaren har rätt att häva avtalet om anbudsgivaren försätts i konkurs, likvidation, inleder<br />
förfarande enligt lagen om företagsrekonstruktion eller eljest befinns vara på sådant obestånd att<br />
denne inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden.<br />
Anbudsgivaren skyldig att svara för beställarens merkostnader för täckningsköp under en period om<br />
tre (3) månader efter det att avtalet upphört att gälla, om avtalet hävs efter reklamation eller hävning<br />
enligt ovan. Täckningsköp kan påbörjas under varselperioden om anbudsgivaren inte förmår<br />
uppfylla avtalsvillkoren. Täckningsköp ska ske med omsorg och till skäliga kostnader.<br />
Anbudsgivaren är likaså skyldig att ersätta beställaren för uppkomna upphandlingskostnader.<br />
4.19 Force Majeure<br />
Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av<br />
omständighet utanför hans kontroll som denne skäligen inte kunde räkna med vid avtalets tecknande<br />
och vars följder inte skäligen kunde undvikas eller övervinnas. Såsom sådan omständighet ska anses<br />
krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda och beslut av statsmakterna eller<br />
myndighet.<br />
Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen<br />
underrätta motparten. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten omedelbart<br />
underrätta motparten samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation.<br />
4.20 Ändringar och tillägg<br />
Ändringar och tillägg till detta avtal kan endast göras genom skriftlig handling, undertecknad och<br />
godkänd av båda parter.<br />
4.21 Tvist<br />
Tvist i anledning av ingånget avtal ska lösas genom förhandling mellan parterna, i annat fall av<br />
svensk domstol med tillämpning av svensk rätt.<br />
Bilagor:<br />
Bilaga 1, Lokalvård Marieberg<br />
Bilaga 2, Lokalvård Arninge<br />
Bilaga 3, Pris blankett<br />
Bilaga 4, Försäkran svart arbetskraft, <strong>Riksarkivet</strong><br />
Bilaga 5, Arbetsbeskrivning PM<br />
Bilaga 6, Besöksrapport<br />
Bilaga 7, <strong>Riksarkivet</strong> Arninge arkiv o kontor<br />
Bilaga 7.1, <strong>Riksarkivet</strong> Marieberg arkiv<br />
Bilaga 7.2, <strong>Riksarkivet</strong> Marieberg kontor
21 (25)<br />
5 CHECKLISTA UPPHANDLING AV LOKALVÅRD<br />
Krav i<br />
FFU<br />
Svar i<br />
flik<br />
Formalia:<br />
Anbudet ska vara inkommet till RA senast 2010-11-22 1.8<br />
Anbudet ska vara giltig tom 2011-03-31, vilket<br />
skriftligen ska bekräftas i anbudet. 1.7.2 flik 1<br />
Anbudet ska inkomma till RA i ett slutet paket/kuvert. 1.7.4<br />
Försändelsen ska vara märkt "RA 12-2010/4076" 1.7.4<br />
Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare<br />
för företaget 1.7.4 flik 1<br />
Anbudet ska innehålla uppgifter om adress till<br />
företaget, namn på kontaktperson samt telefon och<br />
e-post till kontaktpersonen 1.7.4 flik 1<br />
All dokumentation ska vara på svenska 1.7.3<br />
Anbudsgivare ska besöka RA:s lokaler. Anbudsgivare<br />
ska bifoga i anbudet en lista på personer som har besökt<br />
RA:s lokaler samt datum och tid för besöket. 3.1.2<br />
Anbudet ska vara indelat i flikar/register 1.7.5<br />
LEVERANTÖRSKVALIFICERING<br />
Juridisk ställning:<br />
För att intresseanmälan ska kunna antas får<br />
anbudsgivaren:<br />
Ej vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under<br />
tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare<br />
ha inställt sina betalningar eller vara underkastad<br />
näringsförbud 2.1<br />
Ej vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvida-<br />
tion, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande<br />
förfarande 2.1<br />
Ej vara dömd för brott avseende yrkesutövningen<br />
enligt en laga kraftvunnen dom. 2.1<br />
Ej har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning 2.1<br />
Ej ha underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende<br />
skatter eller socialavgifter 2.1<br />
Ej anlitar "svart arbetskraft". Ifylld Bilaga 4 2.1<br />
Ekonomisk och finansiell ställning:<br />
Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk bas.<br />
Anbudsgivaren ska redovisa nyckeltal där kassalikviditeten<br />
(se definition) uppgå till mer än 100% och soliditeten (se<br />
definition), är högre än 10%. Beräkningsgrund är de senaste<br />
nyckeltal som har redovisats till PRV 2.2<br />
I de fall lägre nyckeltal redovisats (ex. p.g.a. att företaget är<br />
nystartat) ska anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa<br />
krav om anbudsgivaren lämnar en sådan förklaring att det<br />
kan anses klarlagt att denne innehar motsvarande stabilitet. 2.2<br />
Teknisk förmåga och kapacitet<br />
Referenser- anbudsgivaren ska uppge minst 2 referens-<br />
kunder för vilka anbudsgivaren har fullgjort uppdrag<br />
avseende publika lokaler av motsvarande karaktär, under
22 (25)<br />
de senaste tre åren. Med publika lokaler menas museer,<br />
bibliotek, sjukhus, skolor eller liknande. Referenserna ska<br />
vara angivna med namn, telefonnummer och lämpligen<br />
e-postadress.<br />
Kvalitetsarbete- anbudsgivaren ska genom insändna<br />
handlingar kunna påvisa att företaget arbetar enligt ett<br />
kvalitetssäkringssystem. Ansvariga personer, processbeskrivning.<br />
Anbudsgivaren ska beskriva hur de följer upp<br />
2.3.1<br />
resultatet före, under och efter genomförda uppdrag.<br />
Miljöarbete- Anbudsgivaren ska genom insändna<br />
handlingar kunna påvisa att företaget arbetar enligt ett<br />
2.3.2<br />
miljöledningssystem.<br />
Beskrivning av företaget:<br />
Anbudet ska innehålla en övergripande beskrivning över<br />
det anbudsgivande företaget. Beskrivningen ska innehålla<br />
följande:<br />
1.organisation: antal anställda, geografisk spridning, historik<br />
2. Ägandestruktur<br />
3. Affärsidé<br />
4. Marknadsposition<br />
2.3.3<br />
5. Personalpolicy<br />
KRAVSPECIFIKATIONEN<br />
Uppdragets omfattning<br />
2.3.4<br />
Det löpande arbete ska utföras 5 dagar/vecka (helgfri mån- 3.2.2 flik 2<br />
fre) i huvudsak på dagtid kl. 06.15-16.30. I Marieberg ska städning<br />
utföras med sammanlagt12 timmar per dag och i Arninge<br />
ska städning utföras med 7 timmar per dag, raster borträknade.<br />
Visst arbete, som golvvård kan utföras på andra tider efter<br />
överenskommelse mellan uppdragsgivare och entreprenör i<br />
varje enskilt fall.<br />
Lokalvård ska utföras så att störningar för verksamheten i<br />
möjligaste mån minimeras.<br />
3.2.2 flik 2<br />
Publika lokaler (d.v.s. lokaler där allmänheten har tillträde)<br />
samt samtliga konferensrum ska städas före 08.15 i Marieberg<br />
före 08.30 i Arninge eller i undantagsfall före första utnyttjandetillfället<br />
enligt aktuell lokalbokning eller öppet schema.<br />
Uppdragets omfattning fönsterputs<br />
Fönsterputsuppdraget ska omfatta putsning av alla fönster, för<br />
<strong>Riksarkivet</strong>s byggnader i Marieberg och Arninge en gång per<br />
år.<br />
Samtliga hjälpmedel för arbetets utförande, såsom lyftare,<br />
ställningar eller motsvarande ska leverantören stå för och det<br />
3.2.2 flik 2<br />
ska ingå i priset. 3.3.2 flik 3<br />
Uppdragets omfattning byte av kökshanddukar/gardiner, option<br />
Anbudsgivaren ska uppge pris per styck och frekvens, d.v.s. hur<br />
ofta handdukarna byts ut. Priset för nertagning, uppsättning och 3.4<br />
kemtvätt av gardinerna ska ingå. Detta skall göras i bifogat<br />
flik 4<br />
prisformulär.<br />
Förbrukningsartiklar m.m.<br />
Inköp ska ske via statliga ramavtal av förbrukningsartiklar.
23 (25)<br />
D.v.s.<br />
hygienartiklar och förbrukningsmaterial för lokalvårdens<br />
genomförande. I de fall produkterna (avser ej maskiner, städutrustning<br />
etc. som anbudsgivaren kommer att äga) finns med i<br />
något statligt ramavtal och med de villkor och priser som<br />
specificeras i ramavtalet.<br />
Anbudsgivaren ska ombesörja beställning och leverans<br />
av dessa artiklar. Detta genom fullmakt från <strong>Riksarkivet</strong>.<br />
Fakturering av dessa artiklar ska ske direkt av leverantören<br />
3.5 flik 5<br />
till RA, utan några påslag eller andra avgifter av anbudsgivaren. 3.5 flik 5<br />
Samråd ska vid behov ske med ansvarig på RA vid större inköp 3.5 flik 5<br />
Anbudsgivaren ska lämna specificerade inköpslistor till RA 3.5 flik 5<br />
varje kvartal.<br />
Orientering om personal- och förrådsutrymme<br />
Städinventarier såsom städvagnar eller annan utrustning för att<br />
kunna utföra uppdraget ska anskaffas på anbudsgivarens egen<br />
bekostnad.<br />
Anbudsgivaren ska ansvara för utformning/skötsel av samtliga<br />
3.6 flik 6<br />
lånade utrymmen.<br />
Anbudsgivaren ska vid avtalsperiodens slut säkerställa att<br />
3.6 flik 6<br />
motsvarande utrustning som fanns i personal- och<br />
förrådsutrymmen vid avtalsperioden början finns att tillgå vid<br />
3.6 flik 6<br />
avtalsperiodens slut.<br />
Krav på personal<br />
a) All personal ska på ett enkelt sätt kunna identifieras, t.ex.<br />
genom synlig företagsbricka och enhetlig klädsel. Ange hur<br />
anbudsgivare avser lösa detta<br />
b) Personalen ska på uppmaning kunna uppvisa giltig<br />
legitimation eller motsvarande som visar att de är anställda av<br />
anbudsgivaren och även i förekommande fall- dess underleverantör.<br />
3.7 flik 7<br />
Ange hur detta avses lösas. 3.7 flik 7<br />
c) All personal ska tillfredsställande tala, förstå och läsa 3.7 flik 7<br />
instruktioner på svenska.<br />
d) Anbudsgivarens organisation ska, så långt det är möjligt,<br />
presentera sig för de som vistas i de aktuella lokalerna genom<br />
exempelvis en tryckt folder eller en inplastad sida.<br />
e) Personalen ska i avprickningsscheman notera tidpunkt för<br />
städning och tidpunkt för nästa städning eller dylikt. Schemat<br />
3.7 flik 7<br />
ska sitta på lämpligt ställe i anslutning till städområdet.<br />
f) För att uppfylla funktions- och kvalitetskraven ska arbetet<br />
utföras av personal som med engagemang kan ta initiativ och<br />
3.7 flik 7<br />
insatser samt som har servicekänsla och som känner ansvar för<br />
lokalerna och arbetsmiljö. 3.7 flik 7<br />
g) Om städpersonal smutsar ner omgivande miljö som ligger<br />
utanför uppdraget ska personalen utan extra kostnad rengöra<br />
den omgivande miljön.<br />
3.7 flik 7<br />
h) Anbudsgivaren ska se till att sopsäckar, förpackningar och<br />
dylikt samlas på avsett område inom RA.<br />
i) Personalen ska omgående till RA rapportera skador eller<br />
3.7 flik 7
24 (25)<br />
förmodade skador som kan leda till större skador om de inte<br />
åtgärdas.<br />
j) Personalen ska vara uppmärksam på och omedelbart anmäla<br />
3.7 flik 7<br />
till ansvarig om obehöriga kan antas finnas i lokalerna under 3.7 flik 7<br />
låsta perioder.<br />
Krav på anbudsgivaren<br />
a) Anbudsgivaren ska medverka vid månadsvisa möte med<br />
RA:s städansvarig då även tidrapport för städare ska inges.<br />
3.8 flik 8<br />
b) Anbudsgivaren ska göra kvalitetsuppföljning. 3.8 flik 8<br />
c) Inledningsvis ska anbudsgivaren tillsammans med RA gå<br />
igenom och bestämma hur den överenskomna kvalitetsnivån<br />
ska kontrolleras.<br />
3.8 flik 8<br />
d) Anbudsgivaren ska regelbundet (minst 1 gång/månad) hålla<br />
kontakt med respektive avdelnings kontaktman.<br />
3.8 flik 8<br />
e) Anbudsgivaren ska regelbundet (minst 1 gång/mån) lämna<br />
lista till RA på sådant som måste åtgärdas.<br />
3.8 flik 8<br />
f) Anbudsgivaren ska ansvara för att städpersonal har<br />
erforderliga passerkort och ID-handlingar.<br />
3.8 flik 8<br />
g) Anbudsgivaren ska överlämna namnsatt tjänstgöringslista. 3.8 flik 8<br />
h) Anbudsgivaren ska se till att städanvisningar finns 3.8 flik 8<br />
tillgängliga för städpersonalen.<br />
i) Anbudsgivaren ska se till att alla nycklar och passerkort som<br />
uppdragsgivaren tillhandahåller förvaras på ett betryggande<br />
sätt.<br />
3.8 flik 8<br />
j) Vid tillfällig frånvaro ska inställelse av ny personal ske<br />
samma dag om inte annat överenskommits med RA.<br />
3.8 flik 8<br />
k) Uppgift hur stor del av avtalet som läggs ut på<br />
underleverantör samt namn på denne/dessa ska bifogas.<br />
l) Vid upprepade klagomål ska uppdragsgivaren kunna kräva<br />
3.8 flik 8<br />
utbyte av personal. 3.8 flik 8<br />
m) Arbetsledning och platsansvarig ska vara försedd med 3.8 flik 8<br />
mobiltelefon. RA:s telefoner får ej användas utan tillstånd.<br />
Projektplan<br />
En preliminär projektplan/kvalitetsplan för den del eller<br />
områden som anbudsgivare avser lämna anbud på, ska bifogas<br />
anbudet. Planen ska innehålla nedan uppräknade punkter.<br />
Anbudsgivaren ska använda samma struktur i sitt anbud och<br />
besvara varje fråga under sin egen rubrik (a-d).<br />
3.9.1 flik 9<br />
Uppgifter om vilka produkter som kommer att användas vid<br />
lokalvårdens genomförande ska bifogas anbudet. 3.9.1 flik 9<br />
a. BESKRIVNING UPPSTART AV UPPDRAGET (flik 9) 3.9.1 a flik 9<br />
Projektplan/kvalitetsplan<br />
Anbudsgivare ska beskriva hur uppstart av detta uppdrag<br />
kommer att gå till för att säkerställa ett smidigt övertagande.<br />
Anbudsgivare ska i sin beskrivning ta upp följande<br />
(nedanstående satser ska vara tydligt besvarade och finnas som<br />
underrubriker till denna punkt).<br />
En beskrivning av hela uppstartsperioden, från planeringen av<br />
uppstartsperioden och övergång till "normal/avsedd" lokalvård<br />
Max 3 p
25 (25)<br />
En fast lokalvårdsgrupp bör sköta lokalvården.<br />
Beskriv den grupp som kommer att sköta lokalvården på RA.<br />
Max 3 p<br />
Introduktion/introduktionsutbildning av tilltänk personal, både<br />
lokalvårdare och arbetsledare.<br />
Max 3 p<br />
Extra resurser under uppstartsperioden.<br />
Max 3 p<br />
Kvalitetstänkande under uppstartsperioden.<br />
Max 3 p<br />
b. KVALITETSUPPFÖLJNING 3.9.1 b flik 9<br />
Kvalitet och mätmetoder: Anbudsgivare ska ange hur denne<br />
säkerställer att god kvalitet på lokalvården efterlevs under<br />
avtalsperioden. Bifoga eventuella checklistor, standarder,<br />
enkäter etc.<br />
Max 5 p<br />
Uppföljning av kvalitet: Anbudsgivaren ska ange hur<br />
anbudsgivaren kommer att följa upp/hantera/rätta till ett<br />
mätresultat som visar på avvikelse från kvalitetsmålen.<br />
Max 5 p<br />
c. RESURSPLAN 3.9.1 c flik 9<br />
Beskriv hur anbudsgivaren säkerställer leveranssäkerhet vid<br />
följande situationer:<br />
semester, längre tids sjukdom (planerad frånvaro) etc.<br />
Max 3 p<br />
kortare sjukdom etc. (oplanerad frånvaro).<br />
Max 3 p<br />
Ange vilken utbildning/kännedom om uppdraget ersättnings-<br />
personalen har för att klara uppdraget.<br />
Max 3 p<br />
d. MILJÖ OCH ALLERGI 3.9.1 d flik 9<br />
Anbudsgivaren ska i anbudet beskriva hur miljöhänsyn kommer<br />
att tas vid genomförande av detta uppdrag.<br />
Max 3 p<br />
På RA arbetar personer som har olika former av allergier.<br />
Anbudsgivaren ska ange hur denne avser att arbeta för att<br />
minimera problemen för dessa personer samt vilka åtgärder<br />
som är möjliga att genomföra.<br />
Max 3 p<br />
Anbudspris<br />
Pris ska inkludera samtliga kostnader. 3.10 flik 10<br />
KOMMERSIELLA VILLKOR<br />
Anbudsgivaren ska acceptera kommersiella villkor. 4 flik 11