Inspektionsrapport, pdf - Riksarkivet

Avdelningen för tillsyn
Inspektionsrapport 1 (6)
N. Liljeholm 2011-12-12 Dnr RA 231-2011/4683
Inspektion av arkivverksamheten vid Linköpings universitet
Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivverksamheten hos Linköpings
universitet (LiU) den 25 november 2011 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och
allmänna råd (RA-FS). Inspektionen aviserades i förväg och omfattade hela arkivverksamheten
med fokus på frågor kring myndighetens övergripande arkiv- och
dokumenthantering samt -styrning.
Närvarande vid inspektionen:
Från Linköpings universitet
universitetsarkivarie
arkivarie
Från Riksarkivet
Nora Liljeholm, inspektör
Maria Nordström-Jarnryd, inspektör
Förelägganden
Föreläggandena nedan bör inte ses som krav på enskilda dokument utan som delar av
en myndighetsgemensam informations- och arkivhanteringspolicy främst avseende
elektronisk information samt bevarande av ljud- och bildupptagningar. Vissa styrdokument
som IT-strategi, systemförvaltningsmodell samt modell för informationssäkerhet
finns redan och bör kunna kompletteras med de uppgifter som Riksarkivet
tar upp i de angivna föreskrifterna.
Redovisa elektroniska handlingar samt analoga och digitala ljud- och bildupptagningar
i myndighetens arkivförteckning enligt RA-FS 1991:1 (ändr.
1997:4), 6 kap. 9 § alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 18 §.
Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt Riksarkivets
föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS
2009:1, 3 kap 1-2 §§.
Upprätta en plan för informationssäkerhet enligt Riksarkivets föreskrifter och
allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 6 kap. 2 §.
Dokumentera tillämpning av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter
avseende
o handlingar vid ansökan om tjänst, RA-FS 2004:1
o räkenskapshandlingar, RA-FS 2004:3 och
o handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ
verksamhet, RA-FS 2006:5.
o handlingar vid universitet och högskolor, RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3.

Inspektionsrapport 2 (6)
2011-12-12 Dnr RA 231-2011/4683
Kontrollera att inför inköp av skrivmateriel begärs leverantörsförsäkran enligt
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering,
RA-FS 2006:4, 3 kap. 1 §.
Upprätta en plan för bevarande av analoga ljud- och bildupptagningar för att
säkerställa att informationen blir sökbar och tillgänglig under hela bevarandetiden
enligt RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 4 kap. 1 § samt 5 kap. 1 §.
Åtgärderna ska färdigställas senast den 31 december 2012. Redovisning av arbetet
ska ske skriftligen till Riksarkivet senast den 30 juni 2012 och därefter den 31
december 2012.
Förutom dessa förelägganden bör LiU se över alla gällande myndighetsspecifika
gallringsföreskrifter avseende olika personregister från åren 1990 och 1991 och pröva
om det fortfarande finns behov av att tillämpa föreskrifterna. Se lista över berörda
föreskrifter under avsnittet ”Gallring”.
Inspektionen
Riksarkivet har tidigare den 16 maj 2005 inspekterat Linköpings universitet då endast
arkivredovisningen omfattades av inspektionen (dnr RA 231-2005/1170). Därefter
har Riksarkivet inspekterat det nybyggda centralarkivet den 5 november 2009 och
gett medgivande till LiU att ta lokalen i bruk (dnr RA 231-2008/4582). Den nuvarande
inspektionen var en s.k. systeminspektion då alla delar av arkivvården från
framställning till bevarande och gallring granskades översiktligt.
Sammanfattningsvis kan konstateras att Linköpings universitet har brister avseende
redovisningen av myndighetens allmänna handlingar och information. Flera viktiga
styrdokument fattas, dels avseende tillämpning av gallring med stöd av Riksarkivets
generella gallringsföreskrifter, dels avseende avgränsning, hantering och bevarande
av elektronisk information.
Ansvar och organisation
Kunskapsnivån om arkivregelverket varierar inom myndigheten. Enligt universitetsarkivarien
har dock både kunskapsnivån och intresset för arkiv- och dokumenthantering
höjts i och med en tydlig förskjutning från pappershantering till elektronisk
dokumenthantering. Arkivfrågor diskuteras nu mycket tidigare i processen än förut.
Arkivfunktionen genomför information i arkiv- och dokumenthantering för varje
nyanställd i samband med introduktionsutbildningar. Även särskilda arkivkurser
genomförs ibland. Funktionen Dokumenthantering och arkiv (DA) är placerad på
avdelningen Ledningsstöd inom Universitetsförvaltningen och består idag av ca sex
registratorstjänster samt två arkivarietjänster. Arkivansvarig för hela myndigheten är
rektor. Eftersom institutionerna betraktas som egna arkivbildare är prefekten på varje
institution arkivansvarig. Det praktiska arbetet med bl.a. ordna och förteckna handlingar
utförs av arkivsamordnarna på varje institution. Universitetet består idag av
14 institutioner plus biblioteket. DA ansvarar för uppdatering av universitetsförvaltningens
arkivförteckning samt utgör stöd till institutionernas arkivsamordnare.

Inspektionsrapport 3 (6)
2011-12-12 Dnr RA 231-2011/4683
Det finns idag problem med arkivförteckningsprogrammet Visual Arkiv vilket gör att
institutionerna inte kan uppdatera sina arkivförteckningar i systemet. DA uppdaterar
arkivförteckningarna åt dem.
DA ansvarar även för bevarande av digital information i samarbete med IT-funktionen.
Upphandling av kopiatorer hanteras av IT-funktionen. Rutinerna kring
upphandling av övrig skrivmateriel håller på att utformas och har ännu inte
formaliserats. Ingen leverantörsförsäkran finns för närvarande. Ingen större
omorganisation förväntas som skulle påverka arkivbildningen hos myndigheten.
Styrdokument
Delegationsordning saknas men är under utarbetande. Befattningsbeskrivning finns
för bl.a. arkivsamordnarna på institutionerna. Verksamhetsplan för DA tas fram varje
år. Riksarkivet har fått ta del av 2011 års VP. Diarie- och dossierplanen har avskaffats
2007. Idag klassificeras ärenden i 10 klasser samt utifrån ett antal dokumenttyper.
Dokumenthanteringsplan saknas, men rutinbeskrivningar, anvisningar och mallar
kring arkiv- och dokumenthantering inklusive hantering av e-post och personadresserad
post finns på webben som hjälp till institutionerna. Fastställandet av dessa
styrdokument har gjorts på olika sätt. Rutinerna bör hanteras enhetligt och frågan bör
lämpligen tas upp i delegationsordningen.
Tillämpningsbeslut avseende gallring av forskningshandlingar finns. De övriga
tillämpningsbesluten för exempelvis handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, PAoch
lönehandlingar, räkenskapshandlingar m.m. saknas. Även strategi för bevarande
och plan för informationssäkerhet saknas.
Arkivbildning, framställning och hantering av handlingar
Linköpings universitet har inga undantag från registerskyldigheten i 2 § offentlighetsoch
sekretesslagen (2009:400). Registrering av administrativa handlingar sker i
Public 360. Registrering av studieresultat sker i Ladok. Driftcenter för Ladok finns i
Uppsala. LiU har en objektansvarig i Linköping. Bevarandet av handlingar i elektronisk
form i Public har ökat under senare år. Handlingar som har en kort bevarandetid
(högst 2 år) bevaras endast i systemet och gallras därifrån. Både inkomna och utgående
pappershandlingar skannas och bevaras i systemet i PDF/A. Myndigheten
saknar system för bevarande, därför har ännu ingen avställning skett.
E-post skrivs ut och bevaras på papper och digitalt i Public, dock i ursprungsformat
och inte i bevarandeformat.
Utbildnings- och kursakter skapas per kurs och per termin och bevaras i pappersform.
Kursplaner arkiveras dubbelt, både under ”diarieförda handlingar” och som ”utbildningshandlingar”.
Handläggarna rensar akterna som sedan kontrolleras av arkivsamordnaren.
Samma procedur gäller för handlingar av ringa eller tillfällig betydelse
som gallras enligt Riksarkivtes föreskrifter RA-FS 1991:6, ändrad och omtryckt RA-
FS 1997:6. Beslut om tillämpning saknas.

Inspektionsrapport 4 (6)
2011-12-12 Dnr RA 231-2011/4683
Arkivering sker kronologiskt, på löpnummer sedan 2007. Avställning sker per år.
Forskningsprojekt kan löpa upp till mellan fyra och sju år. Om en handling finns både
elektroniskt och i pappersform bevaras handlingarna på papper.
Vid universitetet finns ca 100 system med information som kan utgöra allmänna
handlingar. En inventering av dessa är akut om allmänna handlingar/information inte
ska gå förlorade. Enligt de närvarande har inventering påbörjats.
Agresso används som ekonomisystem. För löneadministration används HR Plus. En
upphandling är på gång om ett nytt personaladministrativt system.
LiU delar troligtvis system med andra högskolor/universitet och/eller landsting. LiU
bör utreda om vid delade system finns behov av att fastställa arkivansvaret rörande
informationen i systemen så att handlingar kan överföras till bevarande hos respektive
myndighet enligt RA-FS 1997:4, 3 kap. 3 § Allmänna råd samt RA-FS 2009:1, 3 kap.
4 § tredje strecksatsen.
Utöver de tekniska beskrivningarna som följer med systemen saknas särskilt dokumentation
enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar,
RA-FS 2009:1, 5 kap. LiU tillämpar PM3 som systemförvaltningsmodell.
Uppgifter om systemavveckling och långtidslagring saknas dock. Modellen bör
kompletteras med sådana uppgifter. Även modell för informationssäkerhet finns.
Säkerhetsfrågor värderas högt enligt de närvarande. Oklart dock om denna modell
motsvarar de krav som ställs enligt RA-FS 2009:1, 6 kap. Även strategi för bevarande
i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2009:2, 3 kap. 1-2 §§ saknas.
LiU har en extern webbsida www.liu.se och flera konton på olika sociala medier,
såsom Facebook och Twitter. Dessutom har universitetet en YouTube-kanal och
publicerar studentbloggar. Utöver det kan flera institutioner ha egna sajter.
Avställning av äldre versioner av webbsidan har ännu inte skett. Inte heller har det
gjorts någon utredning kring vad som ska bevaras och gallras av informationen som
publiceras av universitetet på webben och på sociala medier. Detta bör snarast utredas
och om gallring sker bör detta prövas mot Riksarkivets föreskrifter om handlingar av
tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1997:6, och beslutas av myndigheten enligt 8 §
samma föreskrift. Frågor om bevarande av webbaserade handlingar bör fastställas och
tas upp i styrdokument rörande hantering och bevarande av elektronisk information.
Något system för bevarande finns inte hos LiU. Myndigheten är inte delaktig i men
bevakar det universitetsgemensamma projektet SYLL vars syfte är att ta fram ett
gemensamt e-arkiv för universitet och högskolor. Upphandling av skrivmateriel m.m.
är under utredning. Leverantörsförsäkran enligt RA-FS 2006:4, 3 kap. 1 §, fanns förut
men gäller troligtvis inte längre. LiU ska se till att det i samband med inköp av skrivmateriel
begärs en leverantörsförsäkran enligt ovannämnda föreskrift. Aktomslagen
som används är ljusgröna och arkivboxarna är bruna. Riksarkivet uppmanade LiU att
inte köpa in flera sådana utan göra slut på lagret och se till att de nya som köps in är
certifierade enligt SS 62 81 07. Märkning av boxar sker genom påskrift samt med
etiketter som skrivs ut från Visual Arkiv.

Inspektionsrapport 5 (6)
2011-12-12 Dnr RA 231-2011/4683
Det finns ett omfattande analogt filmmaterial i ett särskilt arkivlokal med anpassad
temperatur. De flesta filmer tillhör Läromedelcentralens arkiv. Det finns även
material från olika konstnärliga utbildningar och inspelningar från sk. TV-undervisningar.
Särskilt de senare är ett intressant material och kan komma att värderas
högt ur forskningssynpunkt framöver. LiU bör planera för att förteckna och upprätta
en bevarandeplan för dessa filmer annars finns det risk med att materialet förstörs
och/eller inte kan blir återsökbart. Inga magnetband förekommer i arkivet. Fotografier
som finns tillhör olika informationsprocesser. Materialet är ca 10 hm och är oförtecknat.
Gallring
Riksarkivet har utfärdat ett antal myndighetsspecifika gallringsföreskrifter åt LiU
avseende olika personregister. Vissa av dessa har upphävts genom RA-MS 2007:68.
Följande gäller dock fortfarande: RA-MS 1990:69, 1990:84, 1990:130, 1991:13,
1991:15, 1991:39, 1991:40 och 1991:41. LiU uppmanades att utreda om universitetet
har behov av att ha kvar dessa gallringsföreskrifter.
Riksarkivets generella gallringsföreskrifter tillämpas. Tillämpningsbeslut har dock
endast tagits fram för forskningshandlingar. Beslut om tillämpning av övriga
generella gallringsföreskrifter saknas och behöver tas fram.
Arkivredovisning
LiU saknar beskrivning av myndighetens allmänna handlingar enligt offentlighetsoch
sekretesslagen (2009:400, 4 kap. 2 §). Aktuell arkivbeskrivning finns för
universitetsförvaltningen och även för de flesta institutioner. Detta har dock inte
kontrollerats vid inspektionstillfället. En ny, myndighetsgemensam arkivbeskrivning
behöver upprättas enligt RA-FS 2008:4, 6 kap. 5 §.
Arkivförteckning finns upprättad enligt allmänna arkivschemat och är aktuell. Elektroniska
handlingar samt ljud- och bildupptagningar redovisas inte i arkivförteckningen.
Inte heller redovisas gallringsbara handlingar. Det kan därför konstateras att
arkivförteckningen inte fungerar som sökmedel till myndighetens hela handlingsbestånd.
En ny arkivförteckning behöver upprättas enligt de föreskrifterna om verksamhetsbaserad
arkivredovisning (RA-FS 2008:4, 6 kap. 16-17 §§). Med fördel bör klassificeringsstrukturen
omfatta samtliga institutioner samt universitetsförvaltningen.
Processkartläggningsarbete är under planering.
Arkivlokaler
Riksarkivet har tidigare inspekterat flera arkivlokaler för LiU samt utfärdat medgivande
den 24 februari 1993 (dnr RA 31-56-92), den 11 november 1993 (dnr RA

Inspektionsrapport 6 (6)
2011-12-12 Dnr RA 231-2011/4683
31-4010-93) samt den 18 februari 2010 (dnr RA 231-2008/4582). Med anledning av
detta har arkivlokaler inte omfattats av den nuvarande inspektionen.
Övrigt
I samband med inspektionen har Riksarkivet gjort stickprov och begärt att få titta på
handlingar tillhörande ett administrativt ärende. Detta har kunnat genomföras utan
problem.
Nora Liljeholm
Inspektör